Manajemen Integrasi

Proyek

Manajemen Integrasi Proyek

Mencakup pekerjaan untuk
mengoordinasikan semua area
pengetahuan yang lain sepanjang siklus
hidup proyek.

9 Knowlegde Areas
FUNGSI INTI

KEBUTUHAN
&
HARAPA
N
STAKEHOLDER

MANAJM
LINGKUP

MANAJM
WAKTU

MANAJM
BIAYA

MANAJM
MUTU

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

PIRANTI
&
TEKNIK
PROYEK

BERHASIL

MANAJM
SDM

MANAJM
KOMUNI
KASI

FUNGSI

MANAJM
RESIKO

MANAJM
PEMBE
LIAN

PENDUKUNG

Kunci sukses proyek:

Manajemen Integrasi Proyek yang Baik
Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge
areas selama siklus hidup proyek
Bbrp manajer proyek yg baru mpy masalah dlm melihat
big picture dan ingin fokus ke banyak detail
Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi
software

Proses Manajemen Integrasi Proyek

Membuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk
membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk
menjalankan proyek
Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama
dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek
utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan
membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek
Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua
usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren
dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek

Proses Manajemen Integrasi Proyek

Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek:
menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan
aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya
Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau
pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan
proyek
Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir
perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset
proses organisasional
Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr
formal menutup proyek

Rencana Strategis dan Seleksi Proyek

Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka
panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan
memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa
baru
Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT
Strength Weaknesses Opportunities Threats
Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:
- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg
akan dikerjakan (proses seleksi)
- Memformalkan proyek dgn membuat project charter

Mengidentifikasi Proyek-proyek
Potensial
Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk
memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT
Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn
strategi bisnis
Penelitian menunjukkan bahwa:
Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan utama
yg dipakai utk investasi dlm proyek IT
Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya
operasional per user end 24% lebih rendah
Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya
pengembangan aplikasi (41% per user)

Proses Perencanaan IT
Tingkatan
Perencanaan
IT

Rencana
Strategis
IT

Analisis area
bisnis

Rencana
proyek

Alokasi
sumber daya

Strategi IT menuju misi

dan visi organisasi.
Identifikasi area bisnis
pokok
Dokumentasi proses
bisnis pokok yg dpt
diperoleh dr IT
Mendefinisikan proyekproyek potensial.
Mendefinisikan lingkup
proyek, kelebihan dan
kendalanya
Memilih proyek IT.
Mengalokasikan
sumber daya
9

Metode Seleksi Proyek

Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan
sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyek
Metode utk seleksi proyek mencakup:

Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas

Membuat kategori proyek-proyek IT
Melakukan net present value atau analisis finansial yg lain
Menggunakan model penilaian dengan pembobotan
Menggunakan penilaian berimbang

10

Fokus pd kebutuhan organisasi

Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun
biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb
mpy nilai yg tinggi
Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:
Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan
Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb
Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb sukses

11

Kategorisasi Proyek IT
Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan
respon pd:
Problem atau masalah
Peluang
Pengarahan (directive)

Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan

utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian
proyek
Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr
keseluruhan

12

Analisis Finansial Proyek

Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting
dlm proses seleksi proyek
Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:
Analisis NPV (Net Present Value)
ROI (Return on Investment)
Analisis payback

13

Analisis Net Present Value

1000 rupiah sekarang lebih berharga dibandingkan
dengan 1000 rupiah lima tahun lagi
Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk
menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek
dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows
di masa mendatang
Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai
finansial mrpk kriteria utama
Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

14

Analisis Net Present Value

Present Value (PV)
Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada
tahun mendatang

Net Present Value (NPV)

Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per thn

Discount Rate
Bilangan yang dipergunakan untuk mendiscount penerimaan
yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai
sekarang.
Discount rate dapat dilihat dari tabel discount rate yang telah
ditentukan oleh tingkat suku bunga (i) dan tahun (t)

Analisis Net Present Value

Untuk menghitung discount rate :
Rumus :
d = discount rate
i = interest rate
t = tahun

d=1/(1+i)

Cont: discount rate pada tahun ke-5 dengan

interest rate 10% = 0.621

Analisis Net Present Value

Metode Nilai sekarang bersih :
Metode ini memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku
bunga diskonto yg akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.
Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun
dikurangi dengan total proceed tiap tiap tahun yg dinilai uangkan ke
tahun awal dengan tingakt bunga diskonto.
Rumus :
NPV = - nilai proyek + Proceed1/ ( 1 + i ) 1 + Proceed2 / ( 1 + i ) 2
+ Proceed n / ( 1+i ) 2 .
Keterangan :
NPV = net present value
i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n = umur proyek investasi
bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti invest
menguntungkan dan dapat diterima.

Soal contoh :
Umur investasi adalah 4 tahun
nilai investasi adalah Rp 173.000.000,Proceed tahun ke 1 : Rp 55.800.000,Proceed tahun ke 2 : Rp 74.500.000,Proceed tahun ke 3 : Rp. 97.200.000,Proceed tahun ke 4 : Rp. 108.845.000 ,Hitunglah besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yg diperhitung
Kan 18 % per annum. Besarnya NPV adalah :
NPV = -173.000.000 +

55.800.000 / ( 1 + 0,18) 1
+ 74.500.000/ (1+0,18) 2 + 97.200.000/ (1+0,18) 3
+ 108.450.000 / ( 1 + 0,18 ) 4

= -173.000.000 + 215889098,6
= Rp 42889098,6

(Return on Investment)
ROI
ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari
keuntungan kmd dibagi dgn biaya
ROI = (keuntungan biaya proyek)/biaya proyek
Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi
proyek-proyek yg akan didanainya
IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn
membuat NPV = nol

19

Contoh Pengukuran ROI

PT. XYZ yang bergerak dibidang jasa
perbankan akan mengadakan suatu
pelatihan baga para customer service
dengan durasi pelatihan selama 48 jam,
jumlah perserta 50 orang dan jangka waktu
perhitungan keuntungan adalah 12 bulan.

Durasi Pelatihan

48 jam

Perkiraan Jumlah Peserta

50 orang

Jangka Waktu Perhitungan

Keuntungan

12 bulan

Biaya-biaya :
Desain dan Pengembangan

Rp.10.000.000

Promosi

Rp. 5.000.000

Administrasi

Rp. 3.000.000

Material

Rp. 5.000.000

Fasilitas

Rp.10.000.000

Fakultatif

Rp. 7.500.000

Peserta

Rp.15.000.000

Evaluasi

Rp. 2.500.000

Total Biaya

Rp.58.000.000

Keuntungan (Bersih)
Produktivitas

Rp.50.000.000

Penghematan

Rp.40.000.000

Pendapatan

Total Keuntungan

Return on Invesment (*)

Rp.

Rp.90.000.000

155%

Jangka Waktu Pengembalian

Biaya (**)

7 bulan

(*) ROI = 90.000.000/58.000.000 = 155%

(**) Rp.90.000.000/12 = Rp. 7.500.000

(keuntungan bulanan) maka jangka waktu
pengembalian adalah : 58.000.000/7.500.000 =
7,73 7 bulan

Analisis Payback
Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk
pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek
Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan
biaya adl lebih besar daripad nol
Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT
mpy periode payback yg cukup pendek

22

METODE PENGEMBALIAN INVESTASI

( Return on Investment)
Untuk mengukur prosentase manfaat yg dihasilkan oleh proyek
dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkannya. ROI dari suatu
proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :
ROI = Total manfaat total biaya / total biaya.
Contoh :
manfaat tahun ke 1
manfaat tahun ke 2
manfaat tahun ke 3
manfaat tahun ke 4
Total manfaat

= Rp 68.000.000,= Rp 88.000.000,= Rp 113.000.000,= Rp 125.500.000,____________________ +

= Rp 394.500.000,-

Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah :

biaya tahun ke 0 = Rp 173.000.000,biaya tahun ke 1 = Rp 12.200.000,biaya tahun ke 2 = Rp 13.500.000,biaya tahun ke 3 = Rp
15.800.000,biaya tahun ke 4 = Rp
17.050.000,___________________ +
Total biaya
Rp 231.550.000,ROI = (394.500.000 231.550.000 / 231.550.000) * 100 % = 70,373 %

Suatu proyek investasi yg mempunyai ROI lebih besar

dari 0 adalah proyek yg dapat diterima. ROI sebesar
70,373% = 0,70373 , maka proyek diterima karena
memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya
investasi.

Contoh Grafik Periode Payback

25

Model Weighted Scoring

Model weighted scoring adl tools yg menyediakan proses
sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteria
Langkah-langkah dalam identifikasi:
Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi
Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya
100%
Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyek
Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor total

Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

26

Contoh Model Weighted Scoring

27

Implementasi Balanced Scorecard

Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen
proyek yg selaras dgn strategi bisnis
Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah
penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen,
inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial
menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics)
Akses www.balancedscorecard.org

28

Project Charter
Project charter adl dokumen yg scr formal
memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu
proyek serta menentukan arah dan manajemen
proyek
Para stakeholder kunci hrs menandatangai project
charter shg mengetahui perjanjian terkait
kebutuhan dan tujuan proyek
Project charter yg telah ditandatangani mrpk
keluaran pokok manajemen integrasi proyek

29

Pernyataan Lingkup Awal

Pernyataan lingkup adl dokumen yg digunakan utk
membuat dan memastikan pengertian lingkup proyek
Adl sangat penting utk mencegah scope creep yaitu
suatu kecenderungan lingkup proyek yg semakin
membesar
Biasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama inisiasi
proyek dan kemudian membuat detail lingkupnya sejalan
dgn perkembangan proyek

30

Isi Pernyataan Lingkup Awal

Tujuan proyek
Karakteristik dan ketentuan produk atau jasa
Batasan proyek
Deliverables (hasil setiap tahap dlm proyek)
Kriteria produk yg diterima
Asumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyek
Struktur organisasi proyek
Daftar resiko awal
Ringkasan jadwal proyek
Gambaran kasar besarnya estimasi biaya
Konfigurasi manajemen yg dikehendaki
Deskripsi persetujuan yg dikehendaki

31

Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen proyek adl dokumen yg digunakan
utk mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan
proyek dan utk membantu dalam memandu pelaksanaan
dan pengendalian proyek

Rencana-rencana yg dibuat dalam knowledge area yg

lain mrpk bagian dari rencana manajemen proyek scr
keseluruhan

32

Sifat-sifat Rencana Proyek

Proyek adl unik shg rencananya jg unik
Rencana proyek hrs
Dinamis
Fleksibel
Diperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadi

Rencana proyek akan memandu eksekusi proyek krn

akan membantu manajer proyek dlm memimpin tim dan
jg dlm hal mengetahui status proyek

33

Elemen-elemen Umum Rencana

Manajemen Proyek
Pendahuluan atau gambaran umum proyek
Deskripsi bgmn proyek akan diorganisasikan
Proses-proses manajemen dan teknis yg akan
digunakan
Pekerjaan yg akan dilakukan, jadwal, dan informasi
anggaran

34

Analisis Stakeholder
Analisis stakeholder adl dokumen penting mengenai
informasi ttg stakeholder (bahkan kadang mrpk informasi
yg sensitif), misalnya ttg:

Nama dan organisasi stakeholder

Peran stakeholder dlm proyek
Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder
Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek
Ketertarikan stakeholder pd proyek
Saran-saran utk membina hubungan dengan setiap
stakeholder

35

Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder
Ahmed

Susan

Erik

Mark

David

Organisasi

Internal Senior
Management

Tim Proyek

Tim Proyek

Vendor perangkat
keras

Manajer proyek
utk proyek
internal yg
lain

Peran dlm
proyek

Sponsor proyek dan

salah satu pendiri
perusahaan

Ahli DNA
Sequencing

Programmer senior

Supplier utk bbrp

instrument
perangkat
keras

Saingan dlm hal

memperoleh
sumber daya
dr
perusahaan

Fakta-fakta
unik

Pendiam, banyak
kemauan, suka
pada detail, fokus
pd bisnis,
lulusan Stanford (MBA)

Ph.D dlm Biologi,

mudah
bekerja
sama, mpy
anak kecil
usia balita

Sangat pandai,
programmer
yg terbaik yg
saya tahu,
mpy rasa
humor yg
aneh

Pimpinan pendiri
perusahaan,
dia tahu
bahwa dia
bisa kaya
jika proyek
ini berhasil

Pria yg baik, salah

satu yg tertua
dlm
perusahaan,
mpy tiga
anak yg sdg
kuliah

36

Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder
Ahmed

Susan

Erik

Mark

David

Tingkat
ketertarikan pd
proyek

Sangat tinggi

Sangat tinggi

Tinggi

Sangat tinggi

Rendah hingga
medium

Tingkat pengaruh
pd proyek

Sangat tinggi; dpt

membatalkan proyek

Ahli dlm hal yg

sangat penting
dlm proyek;
sangat
berpengaruh pd
kesuksesan proyek

Tinggi; sangat
sulit mencari
penggantinya

Rendah; banyak
vendor lain yg
bisa dipakai

Rendah hingga
medium

Saran utk
membina
hubungan

Sll beri informasi,

biarkan dia memimpin
pembicaraan, kerjakan
sesuai apa katanya dan
cepat

Pastikan dia
melihat
spesifikasinya dan
pastikan dia yang
memimpin tes; dia
bisa mengerjakan
tugasnya dari
rumah

Buat dia senang

shg tetap mau
bekerja dlm
proyek; pastikan
ada banyak
makanan
Meksiko

Beri cukup
waktu utk
mengirim
perangkat keras

Dia tahu
proyeknya adl
saingan dari
proyek ini,
namun saya bisa
belajar banyak
dari dia

37

Eksekusi Proyek
Eksekusi proyek mencakup pengaturan dan
pelaksanaan pekerjaan yg telah dideskripsikan dlm
rencana manajemen proyek
Sebagian besar waktu dan biaya biasanya digunakan
dlm proses ini
Wilayah penerapan (aplikasi) proyek berpengaruh scr
langsung pd pelaksanaan proyek krn produk proyek
dihasilkan selama pelaksanaan proyek

38

Koordinasi Perencanaan dan

Pelaksanaan
Perencanaan dan pelaksanaan proyek mrpk dua hal yg
sangat berkaitan dan tdk dpt dipisahkan
Pihak-pihak yg akan mengerjakan pekerjaan hrs
membantu membuat rencana
Manajer proyek hrs memperoleh input dari tim proyek
utk dpt membuat rencana yg realistis

39

Kepemimpinan dan Budaya yang

Mendukung
Manajer proyek hrs memimpin dgn contoh yg
memperlihatkan bgmn pentingnya membuat rencana yg
baik kmd melaksanakan pekerjaan sesuai rencana tsb
Budaya organisasi dpt membantu pelaksanaan proyek
dgn cara:
Menyediakan panduan
Tracking kinerja berdasarkan rencana

Manajer proyek mungkin hrs melanggar aturan utk

mencapai tujuan, manajer senior hrs mendukung jika
mmg hal ini terpaksa dilakukan

40

Skills Penting utk Pelaksanaan Proyek

Skills manajemen scr umum spt:
Kepemimpinan
Komunikasi
Skills politis

Pengetahuan dan skills dlm hal produk, bisnis, dan

wilayah aplikasi
Menggunakan tools dan teknik khusus

41

Tools dan Teknik Pelaksanaan Proyek

Metodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yg
tlh berpengalaman percaya bhw cara yg plg efektif utk
memperbaiki manajemen proyek adl dgn mengikuti
metodologi yg menggambarkan apa yg hrs dilakukan
dlm menjalankan proyek dan bgmn cara melakukannya
Sistem informasi manajemen proyek. Ratusan produk
perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran
bahkan yg dpt di akses via internet

42

Memantau dan Mengendalikan

Pekerjaan Proyek
Perubahan adl suatu hal yg pasti dlm proyek shg sangat
penting utk membuat dan mengikuti proses utk
memantau dan mengendalikan perubahan tsb
Memantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan,
mengukur, dan menyebar-luaskan informasi kinerjanya
Dua keluaran penting dr proses pemantauan dan
pengendalian pekerjaan proyek mencakup rekomendasi
tindakan koreksi dan tindakan prevenntif

43

Kendali Perubahan Terintegrasi

Tujuan:
Mempengaruhi faktor-faktor yg menyebabkan perubahan
utk memastikan perubahan tsb menguntungkan
Memastikan bahwa perubahan mmg terjadi
Mengatur perubahan itu sendiri

Sebuah baseline adl rencana manajemen proyek yg

telah disetujui ditambah dgn perubahan-perubahan yg
juga telah disetujui

44

Dari Media
SLOC (Salt Lake Organizing Committee) memperoleh
Project of the Year Award krn bisa menyelenggarakan
pertandingan kelas-dunia.
Lima tahun sblm pertandingan Olympic Winter Games and
Paralympics 2002, SLOC menggunakan Primavera
Software-based System dgn cascading color-coded
WBS utk mengintegrasikan perencanaan.

45

Kendali Perubahan pd Proyek IT

Pandangan kuno: Tim proyek hrs berusaha keras utk
melakukan pekerjaan tepat spt rencana, tepat waktu,
dan sesuai anggaran
Permasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui scr
langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu
dan biaya tdk akurat
Pandangan modern: Manajemen proyek mrpk suatu
proses komunikasi dan negosiasi scr berkelanjutan
Penyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan,
dan tim proyek hrs merencanakannya

46

Sistem Kendali Perubahan

Sebuah proses yang terdokumentasi scr formal yg
menggambarkan kapan dan bgmn dokumen-dokumen
dan pekerjaan proyek berubah
Mendiskripsikan siapa yg berwenang utk membuat
perubahan dan bgmn caranya

47

Change Control Boards (CCBs)

Sekelompok orang yg scr formal bertanggung jawab utk
menyetujui atau menolak perubahan dlm suatu proyek
CCBs menyediakan panduan utk mempersiapkan
permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan
perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan
yg telah disetujui
CCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi

48

Change Control Boards (CCBs)

CCBs dpt melakukan pertemuan, jika CCBs jarang
melakukan pertemuan maka perubahan dpt memakan
waktu yg lama
Peraturan lain yg biasa digunakan:
Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan utk perubahan
dan mpy wkt 48 jam utk mdptkan persetujuan dr manajemen
tertinggi.
Aturan lain mendelegasikan perubahan kpd level manajemen
paling bawah

49

Menutup Proyek
Utk menutup proyek mk semua aktivitas hrs
diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yg
terselesaikan maupun yg dibatalkan) kpd pihak yg
sesuai atau berwenang
Keluaran meliputi:

Prosedur penutupan scr administrasi

Prosedur kontrak penutupan
Produk atau jasa akhir atau hasil akhir
Update asset organisasi

50

Menggunakan Software dlm

Manajemen Integrasi Proyek
Bbrp tipe sofware yg dpt digunakan:

Word processing utk membuat dokumen

Presentation software utk membuat presentasi
Spreadsheets atau databases
Communication software utk memfasilitasi komunikasi
misalnya mll email
Project manajemen software

51