Anda di halaman 1dari 65

MANUAL BOOK

KEARSIPAN DIGITAL

Oleh Kelompok A1.2:


1. Danik Ratri Wulandari

(11402241002)

2. Kennia Utami

(11402241004)

3. Maria Pransiska

(11402241010)

4. Bethi Dian Paramita

(11402241013)

5. Fiska Purwanita Rahayu

(11402241023)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN


FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA


2014/ 2015

1
SKENARIO PRAKTIK

Profil PT Jogja Computindo


Jogja Computindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyedia barang
elektronik, khususnya komputer dan perlengkapannya. Perusahaan ini berdiri sejak 11 Januari
2004 yang beralamat di Jalan Kusumanegara 33 A Yogyakarta. Telepon (0274) 547233. Email : jogjacomputindo@yahoo.com .
Bagian-bagian dan level kerja dalam PT Jogja Computindo:
1. Pimpinan Perusahaan
Pimpinan PT Jogja Computindo adalah direktur.
2. Sekretaris
Di PT Jogja Computindo, sekretaris juga berperan sebagai administrator yang
mengendalikan sistem kearsipan digital di PT Jogja Computindo.
3. Arsiparis
4. Bagian Keuangan
Dalam bagian keuangan terdapat kepala bagian keuangan dan staf.
5. Bagian Pemasaran
Dalam bagian pemasaran terdapat kepala bagian pemasaran dan staf.

Dalam praktik ini diasumsikan bahwa masing-masing bagian dalam PT Jogja


Computindo telah mempunyai akun sesuai dengan jabatan dan pekerjaannya. Seluruh bagian
kerja PT Jogja Computindo dibuatkan akun pada sistem kearsipan digital (http://pspap.org),
dengan detail sebagai berikut:
No.

Jabatan

Username

Password

1. Administrator

Admin_a1.2

Admin_a1.2

2. Direktur

Direktur_a1.2

Direktur_a1.2

3. Kepala Bagian Pemasaran

KabagPemasaran_a1.2 KabagPemasaran_a1.2

4. Tata Usaha/Sekretaris

TU_a1.2

TU_a1.2

Kemudian dalam kegiatan mail handling dapat dijelaskan bahwa PT Jogja Computindo
menerima surat dari PT Mahardika Komp. perihal permintaan penawaran. Setelah surat

2
diterima PT Jogja Computindo membalas surat tersebut, yaitu berupa surat penawaran kepada
PT Mahardika Komp. atas produk yang dimiliki oleh PT Jogja Computindo. Untuk lebih
jelasnya dapat digambarkan alurnya sebagai berikut:
PT Mahardika Komp.
mengirim Surat
Permintaan Penawaran

PT Jogja Computindo
menerima Surat
Permintaan Penawaran

PT Jogja Computindo
membalas dengan surat
penawaran dan
mengirim surat

PT Mahardika Komp.
menerima surat
penawaran

3
STANDAR KOMPETENSI
Pengelolaan Sistem Kearsipan Digital
I.

II.

KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR


Kompetensi Dasar
Memahami alur pengelolaan surat masuk
dan surat keluar dalam perusahaan

Indikator
Memahami dan menceritakan
skenario pengelolaan surat masuk
dalam perusahaan dengan sistem
kearsipan digital
Memahami dan menceritakan
skenario pengelolaan surat keluar
dalam perusahaan dengan sistem
kearsipan digital

Mampu mengoperasikan printer merk HP


Laserjet P1005

Memahami dan mempraktikkan cara


menginstall printer merk HP Laserjet
P1005
Memahami dan mempraktikkan cara
mensharing printer merk HP Laserjet
P1005

Mampu mengoperasikan scanner merk


Canon DR-2580C

Memahami dan mempraktikkan cara


menginstall scanner merk Canon DR2580C
Memahami dan mempraktikkan cara
mensharing dokumen hasil scan
dengan scanner merk Canon DR2580C

TUJUAN PRAKTIK
Praktikum ini mempunyai beberapa tujuan, yaitu:
A. Untuk mengetahui cara menginstal printer merk HP Laserjet P1005.
B. Untuk mengetahui cara mensharing printer merk HP Laserjet P1005.
C. Untuk mengetahui cara menginstal scanner merk Canon DR-2580C.
D. Untuk mengetahui cara mensharing dokumen hasil scan dengan scanner merk
Canon DR-2580C.
E. Untuk mengetahui alur pengelolaan surat masuk dengan sistem kearsipan digital.

4
F. Untuk mengetahui alur pengelolaan surat keluar dengan sistem kearsipan digital.
III. DASAR TEORI
A. Printer HP Laserjet P1005
1. Printer
Printer merupakan perangkat yang menghasilkan teks atau gambar pada
kertas atau media lainnya (Setya Nugraha: 2004). Printer merupakan alat yang
dipakai untuk mencetak tampilan monitor ke kertas. Informasi yang dicetak
dapat berupa teks maupun gambar. Dilihat dari sudut teknologi yang digunakan
untuk mencetak, printer dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu:
a) Printer dot-matrix, yakni jenis printer yang digunakan kepala cetak berupa
sekumpulan jarum. Kumpulan jarum memukul pita dan menghasilkan
cetakan pada kertas.
b) Printer laser, yakni jenis printer yang menggunakan sinar laser untuk
mengendalikan pencetakan yang dihasilkan oleh bubuk toner.
c) Printer ink-jet, yakni jenis printer yang mencetak dengan cara
menyemprotkan titik-titik tinta yang bermuatan listrik ke kertas.
(http://www.artikeltik.com/pengertian-printer.html)
2. Instal Printer
Dikutip
dari
laman
http://www.anneahira.com/langkah-langkahmenginstal-komputer.htm, install berarti proses pemasangan perangkat lunak
(software) tertentu ke dalam komputer. Software atau program apapun akan
menjalani proses install agar dapat dijalankan atau digunakan dalam komputer.
Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa install printer
merupakan proses pemasangan driver printer ke dalam komputer agar printer
dapat digunakan untuk mencetak informasi berupa tulisan maupun data melalui
komputer yang bersangkutan.
3. Sharing Printer
Sharing adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk membagi suatu file,
perangkat, dan koneksi internet untuk dapat digunakan secara bersama-sama
dalam jangkauan tertentu. Sharing printer merupakan fasilitas yang dapat
membagi driver printer agar printer dapat digunakan secara bersama-sama
untuk mencetak oleh beberapa komputer yang disharing.

5
4. Gambar Printer HP Laserjet P1005

Sumber : http://www.ebay.com/itm/Hp-Laserjet-P1005-Portable-Laser-Printer/271174979961

B. Scanner Canon DR-2580C


1. Scanner
Sebuah scanner atau pemindai adalah alat yang menggunakan cahaya dan
alat peka cahaya untuk mendigitalisasi foto atau gambar yang sudah dicetak di
kertas (Setya Nugraha: 2004). Hasil pemindaian itu pada umumnya akan
ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital. Fungsi scanner
adalah alat yang bisa membaca, merekam dan mengambil informasi suatu
benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk
gambar. Sementara itu, scanner berguna sebagai penyimpan gambar, baik itu
foto, surat-surat penting seperti ijazah, atau berita dari koran dalam bentuk file
digital.
2. Install Scanner
Install berarti proses pemasangan perangkat lunak (software) tertentu ke
dalam komputer. Software atau program apapun akan menjalani proses install
agar dapat dijalankan atau digunakan dalam komputer.
Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa install scanner
merupakan proses pemasangan driver scanner ke dalam komputer agar scanner
dapat digunakan untuk memindai atau menscan dokumen.

3. Sharing Dokumen Hasil Scan dengan Scanner Canon DR-2580C


Sharing adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk membagi suatu file,
perangkat, dan koneksi internet untuk dapat digunakan secara bersama-sama

6
dalam jangkauan tertentu. Sharing dokumen hasil scan merupakan fasilitas yang
dapat membagi software scanner agar hasil scan dapat dilihat dan diakses oleh
semua komputer dalam satu jaringan yang sama dengan komputer utama yang
digunakan untuk menginstal scanner. Dalam melakukan sharing dokumen hasil
scan menggunakan suatu program, yaitu Hierarchical File System (HFS).
Dari laman http://sikola-it.blogspot.com/2012/06/file-server-berbasis-httphfs.html diketahui bahwa HFS adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan
untuk sharing file melalui jaringan, baik itu lewat jaringan internet maupun di
jaringan LAN. Dalam melakukan sharing file, aplikasi ini menggunakan
protokol HTTP (berbasis Web).
Berdasarkan pemaparan di atas, diketahui bahwa sharing dokumen hasil
scan dengan scanner Canon DR-2580C adalah fasilitas membagi dokumen atau
file agar dokumen tersebut dapat dilihat dan diakses oleh semua komputer
dalam satu jaringan tertentu dengan menggunakan protocol HTTP (berbasis
web).

7
4. Gambar Scanner Canon DR-2580C

Sumber : http://www.geminibv.nl/labware/canon-scanner-dr-2580c
C. Surat
Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi
bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan,
keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau
disampaikan kepada pihak lain. Definisi lain mengeni surat adalah suatu sarana
untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.
D. Arsip dan Kearsipan
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archivum yang berarti tempat
untuk menyimpan. Dalam bahasa Belanda dikenal istilah archief yang berarti:
1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain;
2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan berupa gambar, tulisan, grafik, dan
sebagainya; serta
3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara diketemukan
kembali (The Liang Gie dalam Mulyono, 1985). Sedangkan menurut UndangUndang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

8
Menurut Ensiklopedi Administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan
tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Sementara itu, George R. Terry melalui Mulyono (1985: 3) mendefinisikan
kearsipan sebagai penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan
yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali
dengan mudah dan cepat. Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan
dan diolah di dalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat
memprosesnya.
E. Sistem Kearsipan Digital
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam
yaitu :
1) Sistem abjad (alphabetic system)
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi
/ kantor.
2) Sistem subjek ( subjeck system )
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan pokok soal/masalah.
3) Sistem, wilayah ( geographic system)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dan lain sebagainya.
4) Sistem nomor ( numeric system)
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang
dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang
bersangkutan.
5) Sistem tanggal (chronological system)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan,
dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990.
Atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26.

9
Dari pemaparan tersebut, dapat diketahui bahwa sistem kearsipan digital adalah
suatu sistem pengurusan surat masuk maupun surat keluar dengan
menggunakan sistem komputerisasi.
IV. ALAT DAN BAHAN
A. Alat
Alat yang dibutuhkan dalam praktik kearsipan digital adalah:
1) Komputer
2) Printer
3) Scanner
4) Koneksi Internet
5) Aplikasi Sistem Kearsipan Digital (pspap.org)
B. Bahan
Bahan yang dibutuhkan dalam praktik kearsipan digital adalah:
Surat yang hendak dikirim
1) Surat masuk
2) Surat keluar

10

11

12
V.

LANGKAH KERJA
A. Instal Printer HP Laserjet P1005:
1) Download driver printer merk Hp Laserjet P1005 di situs resmi HP, yaitu
http://www8.hp.com/id/en/home.html. Simpan driver printer HP Laserjet
P1005 di komputer.

2) Setelah proses download driver printer HP Laserjet P1005 selesai, kemudian


instal di komputer dengan cara Klik kanan Klik Run as administrator seperti
gambar dibawah ini:

13
3) Maka akan muncul kotak dialog (Getting Started Guide) seperti di bawah ini
lalu pilih (klik) produk printer HP Laserjet seri P1500.

4) Sehingga muncul kotak dialog selanjutnya dan klik USB (karena koneksi
printer menggunakan kabel USB)

14
5) Pilih Begin Setup untuk mengetahui pengaturan awal printer.

6) Setelah meng-klik Begin Setup, akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini
yaitu terkait dengan penempatan printer dan suhu. Apabila sudah mengerti lalu
klik Install Printer Software dan akan muncul kotak warna merah muda seperti
dibawah yang berisi peringatan untuk tidak menghubungkan kabel USB
terlebih dulu sampai proses instal selesai. Kemudian klik Install Printer
Software yang terdapat pada kotak dialog warna merah muda.

15
7) Maka akan muncul kotak dialog welcome to HP Laserjet P1500, kemudian
Klik button Next.

8) Kemudian muncul kotak dialog End User License Agreement dan Klik Yes

16
9) Lalu pilih model printer yaitu HP Laser Jet 1005 dan Klik button Next.

10) Kemudian pada HP Laserjet P1005 Setup Wizard Klik button Next.

17
11) Pilih opsi Add Printer Klik Next.

12) Klik Next.

18
13) Muncul kotak dialog seperti dibawah ini, yaitu perintah untuk menghidupkan
printer dan menyambungkan kabel USB ke komputer

14) Klik Finish

19
B. Sharing Printer HP Laserjet P1005
Sebelum melakukan Sharing printer, terlebih dahulu perlu untuk mengetahui
IP Address komputer yang telah terinstal printer HP Laserjet P1005 (komputer
utama). IP Address adalah suatu identitas numerik yang dilabelkan kepada
komputer yang terdapat dalam suatu jaringan komputer yang menggunakan internet
protocol sebagai sarana komunikasi. Caranya adalah dengan tekan tombol
Windows + R pada keyboard, lalu muncul kotak dialog Run dalam kolom open
ketikkan perintah cmd (command), lalu tekan Enter atau Klik OK.

Setelah itu lalu ketikkan ipconfig lalau enter. IP address komputer (IPv4
Address)akan muncul berupa angka-angka disertai tanda titik. Contoh IP address :
172.22.2.60
Setelah mengetahui IP Addreess kemudian mulai dengan men-share printer.
Sharing printer dapat dilakukan dengan catatan seluruh komputer terhubung dalam
satu jaringan. Adapun caranya adalah sebagai berikut:

20
1.

Klik start pilih Deices and Printers, atau dapat dilakukan dengan klik control
panel Hardware and Sound Devices and Printers.

2.

Muncul kotak dialog seperti dibawah ini dan pastikan bahwa printer HP
Laserjet P1005 sudah tersetting default printer.

21
3.

Lalu klik kanan klik Printer properties

4.

Pada kotak dialog HP Laserjet P1005 Properties klik Sharing

22
5.

Kemudian muncul kotak dialog sseperti dibawah. Pada Share this printer
pastikan terdapat tanda centang lalu klik OK

6.

Apabila printer sudah ter-sharing akan muncul keterangan seperti yang


dilingkari warna merah di bawah ini:

23
Untuk mengecek apakah printer sudah terhubung ke komputer lain dapat dicek
dengan cara:
a.

Klik start klik computer

b.

Klik Network

24
c.

Pada address bar ketikan IP Address komputer utama yaitu \\10.22.2.101


Enter

d. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini, yang menandakan


bahwa address bar yang telah diketikkan tadi belum dapat di akses karena
harus menggunakan izin dari administrator (komputer utama). Klik OK

Untuk dapat mengakses printer yang telah di share ke seluruh komputer


dalam satu jaringan, maka pada komputer utama dapat dilakukan langkahlangkah sebagai berikut:

25
a.

Pada tampilan desktop pada toolbar pojok kanan klik kanan network
internet Access

b.

Sehingga akan muncul 2 pilihan, pilih Open Network and Sharing Center

c.

Maka akan muncul tampilan seperti ini, dan klik Windows Firewall

26
d.

Lalu klik Turn Windows Firewall on or off

e.

Pada Costumize setting for each type of network pilih Turn off Windows
Firewall, lalu OK

27
Kemudian di cek lagi pada komputer lain apakah printer sudah tersharing atau belum dengan cara seperti yang telah disebutkan diatas, yaitu:
a.

Klik start klik computer

b.

Klik Network

28
c.

Pada address bar ketikan IP Address komputer utama yaitu \\10.22.2.101


Enter

d.

Apabila masih muncul peringatan seperti di bawah ini, yang menandakan


bahwa address bar yang telah diketikkan tadi masih belum dapat di akses
oleh komputer lain karena harus menggunakan izin dari administrator
(komputer utama) maka perlu dilakukan langkah lain. Klik OK

29
Langkah tersebut yaitu:
a.

Klik network and sharing center pada Windows Firewall

b.

Lalu Klik Change advanced sharing setting

c.

Pada Password protected sharing pilih Turn off password protected


sharing klik save changes

30
Kemudian di cek lagi pada komputer lain dengan cara yang sama pada
sebelumnya. Dan apabila setelah di ketikkan IP Address 10.22.2.101 pada
address bar komputer lain muncul seperti di bawah ini berarti printer yang di
share pada seluruh komputer dalam satu jaringan dapat mulai di instal.

Lalu untuk dapat menggunakan printer tersebut maka perlu untuk


menginstal dengan cara:
a. Klik kanan pada HP Laserjet P1005 klik Open

31
b.

Akan muncul kotak dialog seperti gambar berikut ini, lalu klik Install
driver

c.

Lalu akan muncul tampilan seperti ini (HP Laserjet P1005 on


10.22.2.101) yang berarti bahwa printer sudah dapat digunakan untuk
mencetak dari komputer lain yang telah terhubung dengan komputer
utama dalam satu jaringan.

32
C. Instal Scanner Canon DR-2580C
1.

Download driver scanner merk Canon tipe DR-2580C di web resmi canon,
yaitu di www.canon.co.id

2.

Setelah driver scanner Canon DR-2580C terdownload segera lakukan


penginstalan dengan cara klik kanan Open

33
3.

Kemudian buka folder driver

4.

Selanjutnya pilih setup.exe

34
5.

Maka akan muncul tampilan kotak dialog seperti ini kemudian klik Next

6.

Pada License Agreement klik button Yes

35
7.

Proses instalasi berjalan, kemudian muncul kotak dialog seperti di bawah ini
(InstallShield Wizard Complete) klik Finish. Maka Scanner sudah siap untuk
digunakan.

36
Cara menggunakan scanner atau menscan (surat) dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut:
1.

Klik start search Adobe Photoshop CS3 klik Adobe Photoshop CS3 seperti
di bawah ini:

37
2.

Akan muncul tampilan Adobe Photoshop seperti ini:

3.

Untuk memulai proses scan maka dapat dilakukan dengan Klik File Import
Klik Canon DR-2580C TWAIN (merk dan tipe scanner)

38
4.

Lalu muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Terdapat kolom-kolom pada
kotak dialog tersebut yang merupakan pengaturan untuk hasil surat yang akan
di scan, ada Mode, Page Size, Dots per inch, Brightness, Conrast, dan yang
lainnya. Kemudian langsung saja Klik Scan.

39
5.

Setelah di Klik Scan maka akan terjadi proses pemindaian surat yang telah
dimasukkan ke dalam mesin scanner. Tunggu proses tersebut dan akan muncul
hasil dari proses scan seperti ini:

40
6.

Lalu simpan file tersebut dengan cara Klik File Save/ Save As

7.

Muncul kotak dialog Save As. Simpan file hasil scanan pilih format
penyimpanan (Photoshop PDF).

41
8.

Lalu Klik Save, maka file akan tersimpan.

D. Sharing Dokumen/File Hasil Scan dengan Menggunakan HFS


1.

Download software HFS dan search pada browser, Klik web yang akan
dikunjungi. HFS merupakan singkatan dari HTTP File Server adalah sebuah
program khusus untuk file sharing antar komputer yang memanfaatkan jalur
HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).

42
2.

Kemudian Klik download

3.

Maka akan muncul kotak dialog Opening hfs.exe, klik Save File dan proses
download akan berjalan.

43
4.

Apabila software HFS sudah terdownload, langkah selanjutnya adalah instal


software tersebut dengan cara Klik kanan Klik Run as administrator.

5.

Akan muncul kotak dialog Option seperti di bawah ini, kemudian klik Yes.

44
6.

Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar sebelah kanan (HFS-HTTP


File Server 2.2f). Untuk men-share file ke semua komputer maka tinggal
lakukan drag and drop atau menarik file surat hasil scanan tadi ke HFS atau
dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:

7.

Maka file sudah berhasil di share ke semua komputer dengan catatan


komputer masih dalam satu jaringan dengan komputer utama.

45
Untuk melihat file hasil scanan yang telah di share, maka dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
1.

Buka browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explore, atau yang
lainnya).

2.

Ketikkan IP Address komputer utama pada address bar browser yaitu


10.22.2.101, lalu tekan enter.

46
3.

Akan keluar file surat hasil scanan yang telah di share oleh komputer utama
dengan tampilan seperti di bawah ini. Kemudian untuk mengunduh/
mendownload file tersebut dapat dilakukan dengan cara klik file yang telah di
share.

47
4.

Muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Ada pilihan untuk mengunduh file
tersebut yaitu Open (dipilih apabila langsung ingin melihat file surat tersebut
setelah proses download selesai) atau Save File (dipilih apabila file surat
tersebut ingin disimpan), kemudian klik OK. Proses download file scanan surat
sudah selesai.

48
E. Pengelolaan Surat Masuk
1. Menerima surat
a) Buka laman Yahoo atau Gmail pada browser untuk membuka e-mail. Dalam
praktik ini, laman yang digunakan adalah Yahoo.

b) Sign in dengan menggunakan e-mail/ID yang dimiliki. Alamat e-mail yang


digunakan dapat berupa e-mail pribadi maupun e-mail perusahaan.

49
c) Pilih pesan baru yang diterima di inbox.

d) Klik view untuk melihat surat atau klik download untuk mengunduh surat
yang ada dalam lampiran.

50
e) Log in sebagai Tata Usaha pada sistem Kearsipan Digital

51
f) Setelah log in, pilih menu Tambah untuk menginput surat masuk dalam
agenda.

g) Isi form yang tersedia dengan data yang sesuai dengan surat masuk yang
hendak diinput dalam agenda surat masuk, lalu klik Submit.

52
h) Setelah klik Submit, maka tampilan akan berubah menjadi seperti gambar
berikut:

2. Disposisi oleh direktur


a) Log in sebagai direktur dalam sistem kearsipan digital.

53
b) Klik Agenda Surat Masuk, maka tampilan akan berubah seperti gambar
berikut:

c) Pilih salah satu surat masuk, lalu klik Disposisi.

54
d) Isi disposisi surat pada kolom yang tersedia, lalu klik Submit.

e) Setelah klik Submit, maka tampilan akan berubah menjadi seperti berikut
ini:

55
3. Kepala Bagian Membalas Disposisi dari Pimpinan
a) Log in sebagai Kepala Bagian Pemasaran dalam Sistem Kearsipan Digital

56
b) Klik Daftar Disposisi dan Balas Disposisi pada kolom Action.

57
c) Isi balasan disposisi pada kolom yang tersedia. Apabila telah selesai, klik
Submit.

Balasan
disposisi

4. Setelah membalas disposisi dari direktur, selanjutnya kepala bagian memberikan


konsep surat balasan kepada TU untuk diketik. Konsep surat yang sudah diketik
lalu diserahkan kepada direktur untuk dikoreksi dan ditandatangani. Apabila
surat telah ditandatangani atau disetujui direktur, TU mendigitalisasikan surat
tersebut untuk diunggah di sistem kearsipan digital sebagai surat keluar dari PT
Jogja Computindo.

58
F. Pengiriman Surat Keluar
1.

Mengagendakan surat keluar yang telah disetujui/ditandatangani direktur


a) Log in sebagai TU dalam sistem kearsipan digital.

b) Klik Agenda Surat Keluar dan klik Tambah untuk menambahkan


agenda surat keluar.

59
c) Isi form yang tersedia sesuai dengan informasi yang termuat dalam
surat keluar yang akan dikirim. Jika semua data telah diinput dalam
sistem, selanjutnya klik Submit.

d) Setelah klik Submit, maka tampilan layar akan berubah seperti


gambar di bawah ini. Perhatikan tiga pilihan pada kolom Action!

60

Pilihan Kirim untuk mengirim data atau agenda surat keluar ke


dalam sistem kearsipan digital.
Pilihan Edit berfungsi untuk mengubah informasi yang termuat
dalam daftar surat keluar. Apabila data atau informasi yang diinput
ternyata tidak sesuai atau masih terdapat kesalahan, maka user TU
dapat mengubah data dengan mengklik Edit. Maka tampilan akan
tampak seperti sebelumnya (lihat gambar pada poin c)). Apabila
sudah selesai, klik Submit, lalu klik Kirim.
Pilihan Hapus untuk menghapus surat keluar yang baru saja
diproses dari sistem kearsipan digital.
e) Setelah klik Kirim, tampilan pada layar akan berubah menjadi seperti
gambar di bawah ini. Apabila di bawah button Tambah ada tulisan
Surat berhasil disimpan, maka surat keluar telah berhasil disimpan
dalam sistem. Perhatikan tanda anak panah. Pilihan Kirim menjadi
Terkirim menunjukkan bahwa surat keluar telah masuk ke dalam
sistem kearsipan digital.

61

VI. KESIMPULAN
A. Dalam dunia kearsipan, kegiatan pengelolaan surat telah mengalami berbagai
perubahan. Salah satu dari perubahan itu adalah mengenai sistem kearsipan.
Apabila pada zaman dahulu pengelolaan surat masih dilakukan secara manual, pada
zaman modern seperti sekarang pengelolaan surat dilakukan dengan menggunaan
sistem komputerisasi berbasis internet, atau sistem kearsipan digital.
B. Sebelum mengelola surat menggunakan sistem kearsipan digital, terlebih dahulu
pengguna (user) perlu menginstall printer, mensharing printer, menginstall scanner,
serta mensharing file/dokumen hasil scan. Hal ini berguna untuk mempermudah
kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan sistem kearsipan digital.
C. Alur pengelolaan surat masuk:
1.

Bagian Tata Usaha menerima surat dari perusahaan lain melalui e-mail atau
bisa juga secara manual. Surat di scan dan diagendakan dalam surat masuk
pada sistem kearsipan digital.

2.

Direktur membuka agenda surat masuk dan mendisposisi surat.

3.

Kepala Bagian menerima disposisi surat dan menindaklanjuti surat (membuat


konsep surat balasan).

D. Alur pengelolaan surat keluar:


1. Kepala Bagian menindaklanjuti disposisi dan mengonsep surat balasan.
2. Tata Usaha mengetik konsep surat balasan dan mencetaknya.
3. Tata Usaha meminta tanda tangan direktur pada surat keluar.
4. Tata Usaha menscan surat keluar sebelum dikirim.
5. Surat dikirim melalui e-mail, kurir, atau pos.

62
VII. SARAN
A. Sebaiknya fitur dalam sistem kearsipan digital yang diciptakan lebih dilengkapi dan
disesuaikan dengan langkah-langkah pengelolaan surat yang ada dalam teori, seperti
penambahan fitur konsep surat keluar oleh kepala bagian.
B. Sebaiknya jumlah scanner dan printer yang digunakan untuk praktek ditambah atau
disesuaikan dengan kelompok yang

ada agar praktek kearsipan digital dapat

terlaksana secara efektif dan efisien.


C. Sebaiknya waktu yang digunakan untuk praktek kearsipan digital diperpanjang agar
para praktikan dapat lebih memahami dan menguasai praktik yang sedang
dilakukan.

63
D. DAFTAR PUSTAKA

http://sikola-it.blogspot.com/2012/06/file-server-berbasis-http-hfs.html diakses pada 10


Desember 2014 pukul 11.00 WIB
http://www.artikeltik.com/pengertian-printer.html diakses pada 10 Desember 2014 pukul
09.00 WIB
http://www.ebay.com/itm/Hp-Laserjet-P1005-Portable-Laser-Printer-/271174979961 diakses
pada 10 Desember 2014 pukul 09.30 WIB
http://www.geminibv.nl/labware/canon-scanner-dr-2580c diakses pada 10 Desember 2014
pukul 09.45 WIB
Mulyono, Sularso, dkk. (1985). Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty
Setya Nugraha, Aries. (2004). Teknologi Informasi dan Komunikasi. Yogyakarta: Erlangga