MODUL 9 MSDM

STAFFING

DOSEN: SUDRADJAD, MM

UNIVERSITAS MERCU BUANA

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

MODUL 9
STAFFING
A.

Pilihan Strategik

Rekrutmen dan seleksi merupakan suatu tantangan tersendiri bagi para manajer dan
direksi karena sangat menentukan pencapaian tujuan perusahaan. Banyak masalha
yang dihadapi Indonesia yang terkait dengan lapangan/kesempatan kerja, misalnya
suplai angkatan kerja yang melebihi permintaan pasar kerja, masalah pengangguran,
masalah kualifikasi karyawan dan lain sebagainya. Dalam suatu perusahaan, tenaga
kerja merupakan salah satu faktor penting yang menentukan tercapainya tujuan
perusahaan.

Dalam

proses

rekrutmen

dan

seleksinya

perusahaan

harus

menggunakan prosedur rekrutmen dan seleksi yang objektif, terperaya dan absah.
Oleh karena itu pihak perusahaan harus menentukan ragam pilihan strategis dalam
rekrutmen dan seleksi karyawan baru, antara lain:
1. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis yang berfokus pada
pendekatan gender dan lingkungan social.
2. Perusahaan dapat memilih karyawan baru (atau menyewa tenaga kerja
kurang terlatih atau yang terlatih dan professional).
3. Perusahaan membuat keputusan dengan memperhatikan anggaran yang
tersedia untuk rekrutmen dan seleksi karyawan.
4. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis untuk mencari sumber
tenaga kerja yang belum dimanfaatkan.
5. Perusahaan

membuat

keputusan

strategis

dengan

memperhatikan

kecanggihan teknologi dari cara baru rekrutmen dan seleksi.

6. Perusahaan dapat memilih cara yang terbaik, yaitu apakah merekrut dan
menyeleksi karyawan dari dalam dan atau dari luar perusahaan.
B. Metode Rekrutmen
Kebanyakan lowongan pekerjaan diisi dengan orang dari dalam perusahaan dan
posisi lainnya sangat mungkin diisi dari sumber luar. Metode rekrutmen dari dalam
meliputi penempatan pekerjaan, inventarisasi keahlian, penawaran pekerjaan dan
rekomendasi karyawan. Metode rekrutmen dari luar mencakup dari kalangan
lembaga pendidikan, penggunaan advertensi dan agen atau biro pencari kerja.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

Keunggulan dan kelemahan rekrutmen karyawan internal dan eksternal

Rekrument Internal
Keunggulan:
1. Karyawan

telah

Rekrutmen Eksternal
Keunggulan:
familiar

dengan 1.

perusahaan

baru

2. Biaya rekrutmen dan pelatihan lebih 2.

rendah

Bekerja

mulai

bersih

3. Meningkatkan moral dan motivasi

karyawan

Memiliki gagasan dan pendekatan

dan

dengan

lembaran

memperhatikan

spesifikasi pengalaman
3.

4. Peluang berhasil lebih tinggi, karena

Tingkat pengetahuan dan keahlian

tidak tersedia dalam perusahaan

penilaian kemampuan dan keahlian

sekarang.

lebih cepat.
Kelemahan:

Kelemahan:

1. Konflik politik promosi posisi

1.

2. Tidak berembang
3. Masalah moral tidak dipromosikan

Keterbatasan

keteraturan

antara

karyawan dan perusahaan.

2.

Moral

dan

komitmen

karyawan

rendah.
3.

Periode penyesuaian yang lama.

1. Rekrutmen Internal.
a). Penempatan Pekerjaan dalam metode ini, posisi yang dapat diisi diumumkan
lewat bulletin atau papan pengumuman perusahaan. Prosedur penempatan
pekerjaan membuat karyawan berusaha keras nuntuk mencapai posisi yang lebih
baik dalam perusahaan. Informasi yang disampaikan dalam pengumuman
meliputi keseluruhan kepentingan persoalan yang menyangkut pekerjaan, seperti
uraian pekerjaan, pendidikan dan pelatihan yang disyaratkan, gaji dan apakah
pekerjaan penuh waktu atau paruh waktu. Walaupun penempatan pekerjaan
dapat merupakan metode rekrutmen yang efisien, sejumlah masalah dapat
terjadi juga, misalnya, penempatan pekerjaan dapat mengarah pada konflik, jika
seorang karyawan memandang dirinya lebih berkualitas untuk pekerjaan tertentu
daripada karyawan lain yang diterima perusahaan. Untuk mengurangi dampak
negative pada system penempatan kerja, perlu dipertimbangkan beberapa hal
berikut ini:

Prosedur penempatan kerja harus ditentukan secara jelas dan diberitahukan

secara langsung dan terbuka kepada seluruh karyawan, dan jadwal waktunya
harus jelas dan tepat.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

Harus dinyatakan tentang spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.Semakin

banyak spesifikaasi yang dibutuhkan, diduga semakin sedikit jumlah pelamar
dan hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menyeleksinya.

Persyaratan aturan main dan kriteria keputusan peneriamaan harus diketahui

pelamar secara jelas dan terbuka. Hasilnya harus segera diumumkan sesuai
dengan jadwal waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

b). Inventarisasi keahlian meliputi daftar nama karyawan, pendidikan, pelatihan,

posisi sekarang, pengalaman kerja, keahlian dan kemampuan pekerjaan yang
terkait dan kualifikasi lainnya. Perusahaan dapat meneliti melalui inventarisasi
keahlian untuk mengidentifikasi calon potensial untuk mengisi lowongan kerja di
posisi tertentu, melalui penggunaan komputer.
c). Penawaran Pekerjaan prosedur ini secara khusus menspesifikasi semua
pekerjaan yang tercakup dalam pekerjaan yang harus diisi oleh pelamar yang
memiliki kualifikasi yang sesuai kebutuhan dari unit perusahaan yang
menawarkan diri dengan cara melamar. Secara normal system penawaran
pekerjaan amat mudah. Kontrak hasil negoisasi secara spesifik berisi bagaimana
prosedur untuk bekerja dengan merancang siapa yang berkualifikasi untuk
menawarkan diri, bagaimana seringnya tawaran dapat dibuat dan bagaimana
tawaran diproses. Setelah diserahkan pada perusahaan system penawaran
pekerjaan mungkin juga dapat menimbulkan kesulitan, misalnya, ketika suatu
perusahaan telah mengubah cara pekerjaan manual dengan penggunaan
komputer, maka tiap pekerjaan yang harus ditawarkan dapat berkurang.
d). Rekomendasi Karyawan karyawan menjadi sumber informasi yang berharga,
yang mungkin mengetahui seseorang yang berkualifikasi dan tertarik dengan
posisi kerja yang lowong. Penerapan metode ini harus ekstra hati-hati karena
memiliki kelemahan sebagai berikut:

Dapat terjadi fenomena kolusi dan nepotisme serta cenderung diskriminatif.

Bisa

menimbulkan

kecewa

dan

sakit

hati

bila

karyawan

yang

direkomendasikan itu ternyata ditolak.

Bias menimbulkan kelompok-kelompok yang dapat menciptakan konflik

kepentingan sehingga ligkungan kerja menjadi tidak nyaman.

Kecenderungan pilihan sangat terbatas, sehingga peluang terjadinya proses

seleksi bisa saja kurang didasarkan pada persaingan dan manfaat.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

2. Rekrutmen Eksternal.
a). Institusi Pendidikan perusahaan-perusahaan merekrut calon karyawan dari
lembaga-lembaga pendidikan ternama. Tujuannya disamping mengurangi biaya
rekrutmen dan seleksi, perusahaan juga ingin meningkatkan prestise atau citra
dirinya karena mendapat calon-calon karyawan yang unggul atau juga karena
membutuhkan calon karyawan yang berpendidikan tinggi.
b). Iklan ikalan merupakan salah satu jalur untuk menarik calon pelamar. Media
yang digunakan dapat berbentuk surat kabar, majalah, jurnal ilmiah serta bentuk
media lainnya seperti radio dan televisi. Ada beberapa keunggulan menggunakan
iklan sebagai media rekrutmen, yaitu antara lain;

Jangkauan sasaran yang sangat luas.

Informasi relatif lebih cepat diterima dan dapat segera direspon

Adapun syarat iklan yang baik dan efektif adalah sebagai berikut:
-

Topik iklan singkat, padat dan jelas

Bahasanya ringkas, jelas dan sederhana

Mencantumkan informasi tentang perusahaan secara jelas, missal: lokasi,

bidang usaha, prospek kerja, gaji yang ditawarkan, dan sebagainya.

Mencantumkan ersyaratan yang harus dipenuhi oleh pelamar

Format iklan harus menarik

Tata letak pada media cetak ditempatkan pada bagian yang langsung terlihat.

c). Agen Pemerintah pemerintah memiliki agen atau divisi penempatan tenaga
kerja yang dikelola oleh Depnaker. Setiap pelamar harus mendaftar dahulu ke
Depnaker
d). Agen Swasta biasanya perusahaan yang menyediakan lowongan kerja
memberi fee kepada agen pencari kerja swasta tersebut.
e). Agen Pencari Tenaga Eksekutif memfokuskan pada pencarian karyawan
tingkat manajer eksekutif. Pencariannya sangat agresif dan proaktif sebagai
bagian tugas dari posisi perusahaan yang berfungsi sebagai konsultan. Fee
dibayarkan oleh perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja. Calon karyawan
yang direkrut biasanya adalah tenaga-tenaga professional dan berkeahlian tinggi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

Hubungan antara Rekrutmen dan Fungsi-Fungsi MSDM

Ketersediaan pelamar mempengaruhi derajat penyeleksian

Kriteria seleksi mempengaruhi sumber dan upaya rekrutmen

SELEKSI

Kualifikasi pelamar yang terekrut mempengaruhi kebutuhan

pelatihan
Adanya pelatihan dapat membantu upaya rekrutmen

PELATIHAN
DAN
PENGEMBANGAN

E
K
R
U
T
M
E

Mutu karyawan yang terekrut mempemgaruhi standar kinerja

Penilaian kinerja menyediakan basis penilaian efektivitas
rekrutmen

PENILAIAN
KINERJA

Suplai pelamar mempengaruhi tingkat upah

Tingkat upah dapat membantu atau mengganggu rekrutmen

MANAJEMEN
KOMPENSASI

N
Dalam upaya rekrutmen, pengusaha berupaya mencegah
adanya peran
Serikat boleh jadi menyediakan sumber pelamar dan
membatasi dari luar

HUBUNGAN
PEKERJAAN

C. Penyeleksian Sumber Daya Manusia

1. Proses Penyeleksian.
Ada lima elemen pokok yang terlibat dalam proses penyeleksian, yaitu:
a.

Tujuan perusahaan

b. Rancangan pekerjaan
c. Kriteria keberhasilan pekerjaan
d. Spesifikasi pekerjaan
e. Instrumen seleksi
2. Langkah-lagkah Proses Penyeleksian
a. Pemerikasaan awal dimaksudkan untuk meminimalkan waktu yang
digunakan

departemen

SDM

selama

proses

penyeleksian

dengan

melepaskan para pelamar yang tidak memenuhi syarat yang sudah

ditentukan perusahaan. Dalam me review surat lamaran, penilai harus
menentukan dengan cepat pelamar mana yang memiliki kualifikasi minimum
yang sesuai dengan uraian pekerjaan dan segera mengeluarkan pelamar

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

yang tidak berkualifikasi. Untuk menjaga citra perusahan yang baik, tiap
pelamar harus diberi perlakuan sopan.
b. Pengisian formulir lamaran yaitu proses pencatatan formal tentang
lamaran kerja para individu pelamar.

Formulir lamaran biasanya berisi

tentang data dan informasi pelamar, yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c. Penggunaan formulir lamaran catatan permanent dari kualifikasi pelamar
untuk suatu pekerjaan. Pengisian formulir lamaran ini dapat digunakan
sebagai alat penyaringan untuk menghasilkan penilaian umum. Secara
subjektif, penilaian menyeluruh sering digunakan manakala banyak pelamar
yang

perlu

dipertimbangkan.Apabila

ditemukan

adanya

keterbatasan

kelayakan latar belakang atau keahlian, mereka dapat segera dikeluarkan.

d. Pengujian (testing) dalam melakukan pengujian, ada persoalan pokok
yang sering ditemukan yaitu penggunaan tes yang bersifat umum dan tanpa
mempertimbangkan keabsahannya. Ada 3 formula penting tes seleksi agar
prosesnya dapat berjalan optimal, yaitu sebagai berikut:

Tes adalah suatu peramalan yang abash dari kinerja karyawan.

Tes

dikembangkan,

dikelola

dan

dievaluasi

oleh

tenaga-tenaga

professional

Mereka yang gagal tes dapat mengajukan permohonan hasil tesnya atau
memiliki kesempatan untuk menambah kesempatan melalui kriteria
seleksi lainnya.

Kriteria Teknik Seleksi

Dalam proses pemilihan suatu teknik seleksi haruslah mempertimbangkan validitas
(keabsahan), reliabilitas (kehandalan), biaya dan kemudian pelaksanaan.
1. Keabsahan (validitas)
Validitas diperlukan untuk memperbaiki keputusan-keputusan agar manajer SDM
mampu memilih teknik-teknik penyelia yang lebih efektif dan menghasilkan
keputusan-keputusan penyeleksian yang lebih tepat dan tenaga kerja yang
berkualitas tinggi. Disamping itu, validitas juga mengandung derajat keadilan,
utamanya untuk memperkecil upaya-upaya intervensi pihak luar yang sering tidak
proporsional.
2. Kehandalan (reliabilitas)
Kehandalan diartikan sebagai tingkat di mana suatu teknik pengukuran
karakteristik pribadi pelamar memberikan hasil-hasil yang stabil dan taat asas

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

(konsisten). Ukurannya adalah jika individu pelamar mendapatkan skor yang

cenderung sana atau tidak jauh berbeda setiap kali dilakukan tes.
3. Biaya
Biaya memegang peran penting dalam mencapai keberhasilan penyeleksian.
Dengan biaya total yang sama untuk menyeleksi pelamar dengan jumlah yang
sama, maka peluang mereka yang lolos akan berbeda jumlahnya. Yang
terbanyaklah yang dianggap efisien dengan catatan teknik rekrutmen dan
penyeleksiannya sama.
4. Kemudahan pelaksanaan
Kemudahan pelaksanaan tes seleksi sangat diperlukan antara lain mulai dari
kondisi instrumennya sampai dnegan kualitas pelaksana dan para ahli. Semakin
tinggi derajat keahlian pelaksana tes penyeleksian, semakin mudah penyeleksian
dilakukan. Oleh karena itu, spesialis SDM, termasuk pewawancara, psikolog, dan
staf departemen SDM benar-benar harus professional dengan didukung oleh
formulir lamaran dan tes yang mudah dipahami oleh pelamar.
Beberapa Jenis Tes antara lain:
a. Tes kepribadian dan minat
b. Tes prestasi
c. Tes bakat
d. Tes pengetahuan
e. Tes kesehatan
5. Wawancara
Wawancara dalam proses penyeleksian calon karyawan baru merupakan sebuah
proses formal. Para pewawancara mencari jawaban atas tiga pertanyaan besar,
yaitu (1). Dapatkah pelamar melakukan pekerjaan?, (2). Apakah pelamar
berkehendak mengerjakannya, (3). Bagaimana pelamar membandingkan dengan
hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan untuk pekerjaannya, seperti dalam hal
prestasi, akademik, kualitas pribadi, pengalamankerja, kemampuan antarpribadi
dan orientasi karir dari pelamar? Wawancara dilakukan secara luas untuk
menyeleksi karyawan. Wawancara memiliki keterbatasan tertentu, antara lain
yang menyangkut sisi kehandalan dan keabsahannya. Keabsahan dari
wawancara

sering

dipertanyakan

karena

beberapa

departemen

dalam

perusahaan menggunakan pertanyaan standar yang ukuran keabsahannya dapat

dievaluasi.
6. Keputusan seleksi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

Penyeleksian pelamar merupakan proses memilih atau menentukan individuindividu yang berkualifikasi untuk mengisi posisi-posisi dalam perusahaan. Dalam
kondisi personal yang ideal, penyeleksian berarti pemilihan pelamar yang terbaik
saja untuk mengisi suatu posisi tertentu. Tidak ada yang pasti tentang metode
mana yang paling baik dan buruk dalam proses penyeleksian calon karyawan.
Banyak faktor subjektif yang terdapat dalam proses penyeleksian karena tak ada
satupun bentuk atau standar yang baku dari pelamar. Namun ada teknik yang
lebih objektif, yaitu meningkatkan keabsahan proses penyeleksian. Bentuknya
antara alin jika proses penyeleksian dikelola dengan baik dan dengan dukungan
administrasi dari komputerisasi yang canggih, maka karyawan baru akan
sanggup

mencapai

tujuan

karir

personil.

Sementara

perusahaan

akan

memperoleh manfaat dari karyawan yang produktif dan memuaskan. Jadi salah
satu indikasi keabsahan adalah terwujudnya derajat rasa puas yang sama antara
pelamar dan perusahaan.
Hubungan antara Penyeleksian karyawan dan Fungsi-Fungsi MSDM

S
E
L
E
K
S
I

Standar seleksi mempengaruhi sumber dan upaya rekrutmen

Keterediaan pelamar mempengaruhi derajat seleksi

Seleksi yang efektif akan mengurangi kebutuhan pelatihan

Adanya pelatihan memungkinkan diperoleh pelamar yang
memenuhi kualifikasi.

REKRUTMEN
PELATIHAN
DAN
PENGEMBANGAN

Seleksi seharusnya menghasilkan personil terbaik yang mampu

memenuhi syarat-syarat pekerjaan
Penilaian kinerja menjadi dasar untuk keabsahan seleksi

PENILAIAN
KINERJA

Standar seleksi mempengaruhi tingkat kompensasi pembayaran

yang memenuhi syarat
Tingkat kompensasi mempengaruhi derajat seleksi

MANAJEMEN
KOMPENSASI

Pelaksanaan seleksi mempengaruhi upaya-upaya serikat

pekerja
Serikat pekerja dapat emmpengaruhi siapa yang diseleksi

HUBUNGAN
PEKERJA

D. Petujuk Manajemen
Keputusan tentang proses rekrutmen dan penyeleksian sumber daya manusia/
karyawan baru merupakan hal krusial dari perusahaan. Berikut ini beberapa petunjuk
manajemen bagaimana keputusan yang efektif diharapkan dapat dihasilkan
perusahaan.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK

1. Manajer selain mempertimbangkan faktor-faktor eksternal dan internal dalam

merekrut dan menyeleksi karyawan

baru, juga perlu lebih

khusus

mempertimbangkan dimensi gender.

2. Manajer dapat meningkatkan kepuasan dan komitmen para kaaryawan dan
memperkecil biaya perputaran karyawan dengan cara memberikan promosi
dari kalangan karyawan perusahaan itu sendiri sejauh tindakan tersebut
layak.
3. Peninjauan pekerjaan realistic dapat menyediakan para karyawan dengan
harapan-harapan

akurat,

dan

sebagai

hasilnya

perusahaan

akan

memperoleh manfaat dari meningkatnya kepuasan dan mengecilnya

perputaran karyawan.
4. Pengembangan karir seharusnya menjadi bagian dari setiap bentuk pelatihan
untuk para karyawan baru.
5. bentuk prapekerjaan hendaknya bebas dari permasalahan yang dapat
dipandang sebagai diskriminasi. Lebih tepat sebaiknya disebut sebagai
orientasi pekerjaan.
6. Prinsip-prinsip kegiatan yang disepakati, jika diamati dalam proses rekrutmen
dan seleksi dapat membantu untuk mengembangkan beragam bakat
angkatan kerja
7. Pengukuran derajat kehandalan dan keabsahan proses rekrutmen dan
seleksi harus selalu menjadi perhatian manajer.
8. Metode rekrutmen dan seleksi spesifik harus taat asas dengan strategi
perusahaan secara keseluruhan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Drs. Sudradjad, MM
MSDM STRATEGIK