Anda di halaman 1dari 16

PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKAS

V.001

Kerjasama:

DINAS PERKEBUNAN PROVINSI SULAWESI SELATAN


Dengan

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES

TAHUN 2014

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI _________________________________________________________________ ii
PENDAHULUAN _____________________________________________________________ 1
A. Latar Belakang ________________________________________________________ 1
B. Ruang Lingkup ________________________________________________________ 1
KEBUTUHAN PERANGKAT _____________________________________________________ 2
A. SIstem dan Aplikasi ____________________________________________________ 2
B. Macro Security Setting__________________________________________________ 2
PRINSIP MEKANISME KERJA APLIKASI ___________________________________________ 5
PENGGUNAAN APLIKASI ______________________________________________________ 6
A. Fitur & Interface _______________________________________________________ 6
B. Penginputan Data _____________________________________________________ 8
C. Ekspor & Beck Up _____________________________________________________ 11
D. Catatan Penting ______________________________________________________ 12
PENUTUP _________________________________________________________________ 14

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | DAFTAR ISI ii

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem Penunjang Aplikasi Keuangan Berbasis Aplikasi atau disingkat dengan SPAK
merupakan aplikasi yang bekerja sebagai alat (tool) yang memudahkan penyelesaian
pengerjaan dokumen-dokumen yang bertalian dengan pertanggungjawaban keuangan.
Dokumen pertanggungjawaban terdiri dari beberapa dukumen yang saling bertalian,
ditambah isi/kandungan dokumen harus sesuai dengan jadwal, nama, jenis pekerjaan dan
berbagai variabel lainnya baik dokumen-dokumen pada pertanggungjawaban yang sama
atau dengan dokumen pertanggungjawaban keuangan lainnya. Keadaan ini seringkali
membuka ruang terjadinya kesalahan teknis (human error) dalam dokumen,
menyebabkan seorang petugas/staf harus bolak-balik minta tanda tangan. Keadaan ini
tentu berdampak pada tidak efisien dan efektinfnya suatu proses penyusunan
petanggungjawaban keuangan.
Menyikapi hal tersebut, Dinas Perkebunan Provinsi Sulawesi Barat melalui Bidang
Keuangan berinisiatif melakukan kerjasama dengan CV. Lestari Global Resources sebagai
suautu lembaga konsultan dengan salah satu layanannya adalah pengembangan software
(perangkat lunak) untuk program computer. Dengan penggunan aplikasi SPAK ini
diharapkan dapat menjadi batu loncatan untuk terus melakukan pengembangan sistem
palaporan/pertanggungjawaban berbasis aplikasi.

B. Ruang Lingkup
SPAK Versi 001 masih merupakan prototype yang akan terus dikembangkan dan perluas
kapasitas layanannya untuk dapat mendukung seluruh kebutuhan dokumen
pertanggungjawaban. Pengembangan secara bertahap dan sisteatis dilakukan agar
dalam penggunaan aplikasi nantinya, fleksibilitas aplikasi tetap terjaga, memberikan
bentu sajian yang tidak rumit dan dilakukan secara perlahan, dan untuk mencegah
terjadinya error system akibat prosedur penggunaan yang tidak benar. Untuk itu, dalam
pengembangan SPAK Versi 001 ini, ruang lingkup pertanggungjawaban yang dapat
dilayani antara lain sebagai berikut:
1. Dokumen-dokumen Belanja Perjalanan (SPPD) yang meliputi: dokumen SPPD,
Rincian Perjalanan; dan Kwitansi Pembayaran Biaya Perjalanan;
2. Dokumen-dokumen Belanja Barang/Jasa dengan nilai Rp. 10 Juta kebawah, yang
meliputi: Nota Pesanan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang, Kwitansi
Pembayaran;
3. Dokume-dokumen Belanja Barang/Jasas Akomodasi (Hotel) atau sewa ruang
pertemuan, yang meliputi: Undangan Penawaran, Surat Perjanjian Kontrak

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | PENDAHULUAN 1

Borongan (SPK),, Berita Acara Pemeriksaan Barang, Berita Acara Serah Terima
Barang, Berita Acara Pembayaran, dan Kwitansi Pembayaran.

KEBUTUHAN PERANGKAT
A. SIstem dan Aplikasi
Aplikasi ini adalam bentuk file Excel dengan format EXCEL MACRO ENABLE FORMAT
(*.XLSM). Kebutuhan mendasar sistem untuk dapat menjalankan aplikasi adalah sebagai
berikut:
Deskripsi
Sistem Operasi
Aplikasi SPAK

Kebutuhan Minimum
MS. Windows XP
MS. OFFICE 2007

Untuk dapat menjalankan aplikasi ini, PC harus sudah terinstal software MS


M EXCEL 2007
atau versi terakhir yang telah dipastikan terinstall komponen VBA, karena aplikasi ini
dibuat dengan Visual Basic for Application (VBA).

B. Macro Security Setting


Apabila perangkat keras (laptop, computer-PC,
computer PC, notebook) anda belum enable macro
khususnya untuk MS EXCEL, pastikan terlebih dahulu bahwa Macro Security Setting pada
Aplikasi MS EXCEL sudah enabled, beberapa langkah yang harus dilakukan langkah
berikut:
1. Pilih Excel Option di Aplikasi MS.EXCEL,
M
, biasanya terdapat pada tombol menu di
pojok kiri atas, dan tombol excel options, dengan tampilan sebagai berikut:

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES


RESOURCE | KEBUTUHAN PERANGKAT 2

2. Klik Menu Trust Center,


Center dan klik tombol Trust Center Setting untuk menampilkan
window berikutnya.
berikutnya
3. Pilih radio button/option button, set to Enable All Macros, untuk
memperbolehkan macro bisa berjalan dalam lingkup aplikasi.

4. Untuk dapat menjalankan aplikasi ini juga harus dipastikan bahwa komponen
Visual Basic for Application (VBA) di MS. OFFICE telah aktif. Apabila komponen
VBA belum aktif, berikut
b
langkah-langkah
langkah untuk mengaktifkan komponen VBA
tersebut:

Jalankan Menu Control Panel dan pilih Add or Remove Program.


Program
Cari aplikasi Microsoft Office System,, tekan tombol Change, maka akan
tampil window biru;
Pilih Add or Remove Features,
Features kemudian tekan button Continue
Pilih tree view Office Shared Features, kemudian akan menampilkan isi
dari option tersebut, sebagaimana yang terlihat pada gambar berikut:
berikut

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES


RESOURCE | KEBUTUHAN PERANGKAT 3

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES


RESOURCE | KEBUTUHAN PERANGKAT 4

PRINSIP MEKANISME KERJA APLIKASI


Aplikasi ini pada prinsipnya menggantikan prosedur pengetikan atau pembuatan tabel yang
biasanya dilakukan secara manual, prosedur standar tersebut bukan lagi dikerjakan oleh
operator, melainkan dilakukan oleh perintah MACROS. Prinsip mekanisme penggnaan aplikasi
adalah sebagai berikut:
PROSES PENGINPUTAN
INFORMASI

INFORMASI
RINCIAN/TABEL

INFORMASI UMUM

LENGKAP

TIDAK

YA

PROSES

SIMPAN

PERUBAHAN/EDIT RINCIAN

PERUBAHAN/EDIT ISIAN

YA

UP DATE

TIDAK

PRATINJAU
TIDAK
ISIAN LENGKAP & TERKOREKSI
YA

EXPORT
Catatan Penting:
Setiap editing yang dilakukan dalam rincian/tabel atau paragraph/kalimat yang berada
dibawah tabel rincian, maka tekan tombol PROSES sebelum UP-DATE dan PRATINJAU
kembali;
File hasil EXPOT akan disimpan pada Direktori/Folder yang sama dimana File APLIKASI
ditempatkan.
Sehingga, sangat dianjurkan untuj menyimpan file aplikasi dalam
direktori/folder secara khusus, hal ini akan sagat membantu untuk menemukan file yang di
EXPORT.

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | PRINSIP MEKANISME KERJA APLIKASI 5

PENGGUNAAN APLIKASI
A. Fitur & Interface
1. Form USER
Form USER dalam Aplikasi ini dibagi tersedia dalam tiga bentuk, Form Login
Operator dan Form Login Admin, dan tersedia juga form untuk pergantian User
atau pengguna baru:
FORM LOGIN OPERATOR Muncul saat Star-UP Aplikasi

FORM LOGIN ADMIN Muncul Saat Tombol DATABASE di KLIK

FORM PENGGUNA BARU Muncul Saat Daftar/Ganti User di-KLIK

Username dan password standar adalah admin, tanma tanda petik


CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | PENGGUNAAN APLIKASI 6

2. Laman Awal dan Menu Utara

Laman Awal

Menu Utama
Klik pada tombol jenis pertanggung jawaban untuk masuk pada formulir
penginputan data
3. Tombol Tindak Lanjut

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES


RESOURCE | PENGGUNAAN APLIKASI 7

B. Penginputan Data
1. Klik 2 Kalli pada file aplikasi yang telah diletakkan dalam folder tersendiri
2. Pada menu awal, pilih jenis pertangungjawaban yang akan dibuat (misalnya:
BELANJA PERJALANAN);
3. Selanjutnya akan muncul LEMBARAN INPUT untuk pembuatan dokumen BELANJA
PERJALANAN seperti di bawah:

4. Setelah masuk pada LEMBARAN INPUT,


INPUT, pertama klik KODE.REK untuk
menentukan kode rekening
rekening kegiatan menurut Program, Kegiatan dan Sub
Kegiatan,, perhatikan Gambar dibawah:
dibawah

Pilih Program dengan KLIK tombol DROPDOWN pada sisi kanan, pada contoh
diatas, dipilih Program: Program Pelayanan Administrasi Perkantoran (1),
Kegiatan Rapat-rapat
rapat Koordinasi
Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah (2), Sub-Kegiatan
CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES
RESOURCE | PENGGUNAAN APLIKASI 8

Belanja Perjalanan Dinas Keluar Daerah (3). Kode rekening selanjutnya akan
muncul pada Label berwarna Biru (4). JIka telah selesai, selanjutnya KLIK OK,

Pada kota bagian bawah, akan tersusun narasi atau kombinasi sub-kegiatan,
sub
kegiatan dan progeam sesuai dengan pilihan yang telah dilakukan (5). KLIK
KELUAR untuk keluar dari FORM.
FORM
5. Perhatikan, bagian yang dilingkari pada gambar dibahwa. KODE rekening, akan
muncul pada bagian atas menu, dan pada kolom
kolom isian Maksud perjalanan Dinas
akan tersusun kalimat dengan snedirinya sesuai dengan pilihat program/kegiatan
yang telah dipilih sebelumnya (5 poin 4).

dinas, lakukan editing sesuai dengan kebutuhan


Pada bagian Maksud perjalanan dinas,
naratif, agar sejalan dengan bahasa yang terdapat dalam dokumen. Sebagai
contoh, pada kolom terlutis:
Belanja
Belanja Perjalanan Dinas Luar Daerah Kegiatan Rapat-Rapat
Rapat Rapat Kordinasi dan
Konsultasi ke Luar Daerah, Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
Perkantoran
Bisa dirubah menjadi:
Mengikuti
Mengikuti Musrembangtan Nasional di Jakarta dan mengikuti rapat koordinasi
Ditjen Perkebunan Tahun 2014 di Bogor
Apabila dalam Dokumen Pelaporan dalam penjelasannya memerlukan
memerlukan keterangan
program, kegiatan dan sub kegiatan,
kegiatan, maka kolom ini tidak perlu di
d edit (terutama
pada jenis pertanggungjawaban lainnya). Pada contoh ini, dilakukan pengeditan.
Penjelasan tambahan dapat dilihat pada bagian ahir pemabahasan ini.
ini
CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES
RESOURCE | PENGGUNAAN APLIKASI 9

6. Apabila semua penginputan telah selesai, selanjutnya Klik PROSES, selanjutnya


akan muncul POP-IP,
IP, bahwa proses telah selesai:

7. Klik OK, kemudian, KLIK SIMPAN pada menu Tindak Lanjut.,


Lanjut akan muncul
POPUP Saving,
, KLIK Yes

untuk melanjutkan..

8. Apabila proses Penyimpanan (Saving)


(
) telah selesai, selanjutnya dapat dilakukan
PRATINJAU..KLIK PRATINJAU pada menu Tindak Lanjut.
9. Khusus untuk BELANJA PERJALANAN, maka tampilan awal pratinjau yang
dimunculkan adalah SPPD, seperi berikut:

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES


RESOURCE | PENGGUNAAN APLIKASI 10

10. Klik tombol pada sisi kanan atas, untuk melihat dokumen yang dihasilkan lainnya.
Klik MENU INPUT untuk kembali ke menu awal.

C. Ekspor & Beck Up


1. Ekstraksi file hasil penginputan akan disimpan dalam folder yang sama tempat file
aplikasi SPAK_Disbun V001.xlsm berada;
2. Untuk melakukan ekstraksi file, lakukan dengan KLIK tombol EXPORT, pada
menu tindak lanjut. Selanjutnya akan muncul POPUP (1), KLIK Yes untuk
melanjutkan dan selanjutnya akan muncul POPUP yang menginformasikan dimana
file hasil export tersimpan (2).

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | PENGGUNAAN APLIKASI 11

3. Hasil Ekstraksi akan memiliki nama folder yang berbeda sesuai denga jensi
pertanggugjawaban yang dibuat, perhatikan tabel dibawah. Bagian ahir nama
folder adalah tanggal dan waktu (pukul) saat export dilakukan.
Jenis
Belanja
Belanja
Perjalanan

Belanja
Barang

Belanja
Akomodasi

Hasil Export/
Isi Folder
SPAK_Belanja
1. SPPD.xlsx
Perjalanan
2. RinciSPPD.xlsx
2014-12-25 23-59- 3. KwitSPPD.xlsx
34
SPAK_Belanja
1. NotaPesanan.xlsx
Pengadaan Barang 2. BercaPenyerahan.xlsx
2014-12-22 07-41- 3. KwitBarang.xlsx
09
SPAK_Belanja
1. HotelUndangan.xlsx
Akomodasi-Hotel
2. HotelKontrak.xlsx
2014-12-22 07-41- 3. HotelBercaPemeriksaan.xlsx
09
4. HotelBercaSerahTerima.xlsx
5. HotelBercaBayar.xlsx
6. KwitHotel.xlsx
Nama Folder

Keterangan
1. SPPD
2. Rincian Perjalanan
3. Kwitansi
1. Nota Pesanan Barang
2. Berita Acara Penyerahan
Barang
3. Kwitansi
1. Undangan Penawaran
2. Berita Acara Kontrak
3. Berita Acara Pemeriksaan
4. Berita Acara SerahTerima
5. Berita Acara PEmbayaran
6. Kwitansi

4. File hasil export secara default ada pada keadaan terproteksi, untuk
menghilangkan proteksi apabila ingin dilakukan editing lebih lanjut. Pilih Review
pada Ribbon MS.EXCEL OFFICE, kemudian KLIK Un Protect Sheet.

5.

D. Catatan Penting

Input Maksud: Pada bagian catatan penting ini, sdikit akan kami tambahkan
penjelasan terkait dengan kolom Maksud yang ada pada semua jenis entri
pertanggungjawaban. Secara default, kolom ini akan terisi berdasarkan progam,
kegiatan, dan sub kegiatan. Sehingga apabila akan dilakukan perubahan dalam
narasi, harus dipertimbangkan dalam kesesuaiannya dengan isi kandungan
Maksud Belanja yang nantinya akan tertera pada seluruh dokumen
pertannggungjawaban yang sedang dibuat. Sebagai contoh dalam pembuatan
dokumen pertanggungjawaban perjalanan di atas:

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | PENGGUNAAN APLIKASI 12

1.

2.

3.

Entri

SPPD

Kwitansi

Memilih nama pegawai:


pegawai: saat memilih nama pegawai, secara otomatis NIP,
Pangkat dan beberapa variabel yang ada dalam database akan secara otomatis
muncul pada tempat / dokumen yang dalam penyajiannya memerlukan NIP atau
Pangkat. Dengan demikian maka, dalam pembuatan dokumen tidak perlu lagi
seorang operator/pegawai mencari-cari
mencari cari pada saat pembuatan dokumen. Dalam
dropdown list,, nama pegawai tersusun berdasarkan abjad A Z.

Dengan demikian, apabila nantinya ditemukan kesalahan pada NIP atau Pangkat,
atau terjadi Perubaha baik pertambahan maupun pengurangan, maka cukup
dilakukan pengeditan pada DATABASE yang
yang menjadi otoritas ADMIN.

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES


RESOURCE | PENGGUNAAN APLIKASI 13

Pada Aplikasi ini, pengejaan nilai rupiah dan tanggal dilakukan oleh sistem,
termasuk dalam mengidentifikasi hari sehingga operator/pegawai tidak perlu
lagi mengejakan secara manual.

Editing lebih lanjut dapat dilakukan pada file hasil Export, bukan pada dokumen
pratinjau pada aplikasi. Un Potect terlebih dahulu Sheet yang akan di edit.

PENUTUP
Demikian pedoman singkat ini dibuat sesederhana mungkin dalam rangka memudahkan
penggunaan aplikasi SPAK. Besar harapan kami aplikasi yang telah disusun dengan
landasan pemikiran yang kritis terhadap maslaha teknis pertanggungjawaban ini dapat
membantu, meringankan dan menjaga konsistensi dan tingkat ketelitian dokumen
pertanggung jawaban yang dibuat. Semoga Allah Subhanahu Wataala Senantiasa
memberikan petunjuk dan rahmat untuk kita semua.

CV. LESTARI GLOBAL RESOURCES | PENUTUP 14