PENGANTAR

KEARSIPAN DAN UU 43

BIODATA

NAMA

: ANNA N. NURYANI , DRA

JABATAN

: ARSIPARIS MADYA/IVB

ALAMAT

: GRAHA PRIMA S. 3, KASIHAN, BANTUL

KELUARGA

: BERSUAMI DENGAN 3 ANAK

RIWAYAT PEK.

- ARSIP NASIONAL RI
- KAD PROVINSI DIY
- BPAD DIY

UNSUR-UNSUR ARSIP
EVIDENCE
Bukti dari suatu peristiwa/ kejadian
TANGIBLE
Terekam didalam media yg sifatnya
nyata (diraba, dilihat & didengar)
RETRIAVABLE
Harus dapat ditemukan kembali

Pasal 1 UU No.43/2009
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

ARSIP NEGARA
Pasal 33 UU No.43/2009
Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik
negara

ALASAN ARSIP DISIMPAN

Pribadi, menyangkut
riwayat hidup
Sosial, persyaratan
dalam hidup
bermasyarakat
Ekonomis, kontrol
terhadap aktivitas
Hukum, bukti
kepemilikan terkait
dgn masalah hukum

Instrumental,
sebagai sarana/
alat untuk
melakukan tugas
Simbolis, bentuk
pengakuan
Ilmu pengetahuan,
menyusun
pengetahuan/
informasi yg baru

JENIS MEDIA DOKUMEN

LETTERER
(TERTULIS)
1. Arsip
2. Bahan
Pustaka

KORPORIR
(NON TERTULIS)
Artifak, bendabenda eks
peninggalan jaman
dahulu & tersimpan
di museum

PERBEDAAN ARSIP & BAHAN

PUSTAKA
ARSIP
Tercipta karena adanya

aktivitas
Sumber primer
Terekam kedalam semua
bentuk media
Aslinya tidak dapat
tergantikan
Penggunanya terbatas
Disimpan untuk dijadikan
khazanah
Pengelolanya disebut
Arsiparis

BAHAN PUSTAKA
Tidak terikat adanya aktivitas
Sumber sekunder
Hanya dituangkan dalam

bentuk buku
Aslinya dapat tergantikan
Penggunanya sangat luas
Disimpan untuk dikumpulkan
& dikoleksi
Pengelolanya disebut
Pustakawan

PERSAMAAN ARSIP & BAHAN PUSTAKA

Apabila didayagunakan akan menjadi

informasi
Memerlukan media sebagai penyimpan
informasi
Membutuhkan pemeliharaan dan
pelestarian

MEDIA ARSIP
ARSIP DAPAT BERUPA:

SUBJEK
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF (CURRENT

RECORDS)

Arsip yg informasinya masih

dipergunakan secara terus
menerus oleh organisasi
pencipta arsip;

Frekuensi kegunaannya masih

tinggi & masih menjadi berkas
kerja;

Berada di Central File, Tata

Usaha dan Unit Pengolah.

ARSIP IN AKTIF
(DORMANT RECORDS)

Arsip yg informasinya sudah mulai

menurun dan jarang digunakan
oleh organisasi pencipta arsip;

Frekuensi kegunaannya sudah

mulai menurun/ berkurang dan
sudah selesai sebagai berkas
kerja

Berada di Records Center/ In

Active Storage/ Pusat Arsip dan
Unit Kearsipan

LINGKUP OBJEK
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF

Manajemen Formulir
Tata Naskah
(Correspondences)
Manajemen Laporan
(Report Manag)
Manajemen Pengarahan
(Directives Manag)
Pengurusan Surat (Mail
Handling)
Pemberkasan (Filing)
Klasifikasi Arsip

ARSIP IN AKTIF

Penyusutan Arsip (Records

Disposal)
Penilaian Arsip (Records Appraisal)
Pengolahan (Arrangement)
Pemusnahan Arsip (Records
Destruction)
Jadwal Retensi Arsip (Records
Retention Schedule)
Program Arsip Vital (Vital Records
Programme)
Pusat Arsip (Records Center)
Penyerahan Arsip Statis (Transfer
Archives to Institutional Archives)

Komposisi Records dengan Archives

1-5 % arsip mempunyai nilai guna dan jangka

simpan yang panjang
25 % arsip yg frekuensinya penggunaannya
masih aktif
35 % arsip yg frekuensi penggunaannya mulai
berkurang atau inaktif
40 % arsip yang tidak memiliki nilai guna dan
dapat dimusnahkan

TUJUAN PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN

1. Menjamin

terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan

oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan,
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan dan keamanan
sebagai identitas dan jati diri bangsa;
6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.

Pengelolaan Arsip Dinamis

Penciptaan

Penggunaan
(Use) &

Penyusutan

(Creation) Pemeliharaan (Disposition)

(Maintenance)

PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 49 UU 43/2009
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
40 ayat (2) huruf c meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang
tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
Pasal 52 PP 28/2012:
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan
JRA.

JADWAL RETENSI ARSIP

Pasal 40 (4) UU No. 43 Tahun 2009
Untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis yang efektif dan efisien, pencipta
arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, jadwal retensi arsip, serta
sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip.

Jadwal Retensi Arsip

Pasal 1 No. 22 UU 43/2009

Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat

JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jenis arsip, jangka waktu
penyimpanan atau retensi, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai
pedoman
penyusutan
dan
penyelamatan arsip.

KEGUNAAN JADWAL RETENSI ARSIP

1.
2.
3.

4.
5.

Efisiensi dalam pengelolaan arsip (ruang,

peralatan, SDM, dan biaya);
Efektivitas dalam pendayagunaan arsip (retrieval
of archives);
Penyelamatan arsip bernilai guna sekunder
(statis) sebagai memori kolektif bangsa dan
pertanggungjawaban nasional;
Jaminan kepastian hukum (arsip sebagai alat
bukti yang sah);
Penyelamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi dan sosial, politik, budaya, pertahanan,
serta keamanan.

Kewajiban Memiliki JRA

1.

2.

3.

Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta

BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. (Pasal 48 UU No. 43
Tahun 2009)
Perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan harus memiliki JRA dalam penyusutan dan
penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan
bernegara.
(Pasal 53 (3)PP 28 Tahun 2012)
JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan
perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala
ANRI.
(Pasal 53 (4) PP 28 Tahun 2012)

Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang

kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain
yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan
negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

PEDOMAN RETENSI ARSIP

Sebagai acuan dalam penentuan retensi arsip

yang akan dituangkan dan ditetapkan dalam
Jadwal Retensi Arsip oleh masing-masing
pencipta arsip.
Pedoman retensi arsip disusun berdasarkan
urusan yang spesifik pada lembaga teknis
terkait (diperlukan juga masukan dari lembaga
teknis terkait yang ada di daerah).
Produk
hukum dalam bentuk Peraturan
Bersama antara ANRI dengan lembaga teknis
terkait.

Penyusunan Pedoman Retensi

Arsip
Pasal 54 PP 28/2012
(1) Retensi arsip dalam JRA ditentukan
berdasarkan pedoman retensi arsip.
(2) Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala
ANRI bersama dengan lembaga teknis
terkait.

Retensi arsip adalah akumulasi retensi aktif

dan retensi inaktif. Penentuan masa retensi
arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan
selesai atau closed file.

Pertimbangan Kepentingan dalam

Penetapan Retensi Arsip
Pasal 47 (2) UU No. 43 Tahun 2009
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan
JRA dengan memperhatikan kepentingan

pencipta arsip serta kepentingan

masyarakat,
bangsa
dan
negara.

BATAS WAKTU PENYUSUNAN PEDOMAN

RETENSI

Pasal 165 PP 28/2012

Pedoman retensi arsip yang disusun ANRI bersama
lembaga teknis terkait harus ditetapkan paling lama
3 (tiga) tahun terhitung sejak Peraturan Pemerintah
ini diundangkan.
Pasal 166 PP 28/2012
Pada saat Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku,
maka Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun
1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3151) dicabut dan dinyatakan tidak

ALUR PENYUSUNAN
PEDOMAN
RETENSI ARSIP

SKB

LEMBAGA TEKNIS (BPK,

BKN, PU, KKP,
KEHUTANAN,
PERTANIAN, dll)
&
ANRI

PENYUSUNAN
DRAF JRA OLEH
PENCIPTA ARSIP

DRAF JRA

TELAAH
OLEH ANRI

PERSETUJUAN
KEPALA ANRI

JADWAL RETENSI ARSIP

(JRA)

PENETAPAN JRA OLEH

PIMPINAN
LEMBAGA/DAERAH

Pengelompokkan
Pedoman Retensi Arsip
Sektor Perekonomian
2. Sektor Kesejahteraan Rakyat
Sektor Politik, Hukum dan Pertahanan
Keamanan
1.

3.

Urusan Perekonomian
Urusan perdagangan;
Urusan perindustrian.
Urusan koperasi dan usaha kecil dan menengah;
Urusan ketenagakerjaan dan ketransmigrasian;
Urusan penanaman modal;
Urusan kehutanan;
Urusan pertanian dan ketahanan pangan;
Urusan kelautan dan perikanan;
Urusan perumahan;
Urusan perhubungan;
Urusan pekerjaan umum;
Urusan komunikasi dan informatika;
Urusan energi dan sumber daya mineral;
Urusan statistik;
Urusan moneter dan fiskal nasional,
Urusan Lingkungan Hidup
Urusan Perencanaan Pembangunan
Urusan Pengelolaan BUMN/BUMD

Urusan KESRA
Kesehatan
Pendidikan dan Kebudayaan
Sosial
Agama
Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
Lingkungan Hidup
Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Perumahan
Kepemudaan dan Olah Raga
Keluarga berencana dan keluarga sejahtera
Kearsipan
Kepegawaian
Kepustakaan
Kediklatan
Pengawasan
Penanggulangan Bencana

Urusan Polhukkam
Urusan Pertahanan
Urusan Kemiliteran
Urusan Kepolisan
Urusan Kejaksaan
Urusan Hukum dan HAM
Urusan Intelijen
Urusan Narkotika
Urusan Persandian
Urusan Luar Negeri
Urusan Dalam Negeri
Urusan Informasi
Urusan Ketahanan Nasional
Urusan Pengaduan Perkara
Urusan Pengaduan Masyarakat terhadap Hukum
Urusan Pengaduan Masyarakat terhadap Kepolisian
Urusan Pengaduan Masyarakat terhadap HAM

SANKSI PIDANA
Pasal 86 UU 43/2009
Pidana penjara paling lama 10 (sepuluh)
tahun dan denda paling banyak Rp
500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah),
bila dengan sengaja memusnahkan arsip
di luar prosedur ( tidak sesuai dengan
JRA).

TEKNIK DAN PROSEDUR PENYUSUNAN

JRA
INVENTARISASI
PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP

PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI

PENENTUAN NASIB AKHIR
PENYUSUNAN KONSEP
PENGESAHAN

PELATIHAN

KONTROL PENGGUNAAN DAN

PENYEMPURNAAN

INVENTARISASI
1. PERATURAN
2. ARSIP
Bila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data
tentang: jenis / series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan dll.
Bila arsip belum tertata dengan baik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis
fungsi-fungsi organisasi, dengan langkah-langkah:
1.

Identifikasikan seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang

ada.

2.

Pisahkan fungsi fasilitatif dan substantif

3.

Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional

4.

Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan

5.

Tentukan caption dari jenis arsip

6.

Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi

7.

Kelompokkan dan susun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan
sistematis

FORMULIR INVENTARISASI ARSIP

Nama Unit Kerja

: Keuangan

Alamat

: Jl. ..

Penanggungjawab

: Suwarno

Nama jenis arsip

: Rekening koran

Deskripsi

: Rekening koran tahun

1/1/1990 s/d Mei 1997

Sistem Penataan

: Kronologis/ Numerik

Tahun arsip

: 1/1/1990 s/d Mei 1997

Frekuensi penggunaan

: 6 kali/ tahun

Duplikat ? Dimana?

: Ada di bag.Perlengkapan

Saran Retensi

: 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif

Volume

: 16 boks

Format/ Media

: kertas

Tempat simpan

: file kabinet

Keterangan

:-

Di daftar oleh

Tgl.

Formulir Analisis Fungsi

NO

1.

UNIT KERJA

FUNGSI

Humas

Keprotokolan

KEG.

a. Pimpinan

b. Acara dinas
c. Tamu
d. dll

2.

Hukum

JENIS ARSIP

- Agenda
pimpinan
- Naskah
pidato
- Perjalanan
dinas

Daftar Jenis Arsip

No

Subjek

Jenis Arsip

PENILAIAN

SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH

SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP.

DILAKUKAN DENGAN CARA:

TRADISIONAL:
1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP
2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA
PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN.
MODERN:
1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK,
KEGIATAN ORGANISASI
2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN

PENENTUAN JANGKA SIMPAN

Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/

transaksi dinyatakan selesai.
Berdasarkan peraturan perUUan
Berdasarkan nilaiguna
Memperhatikan nilai informasi, biaya
pengelolaan dan dampaknya.
Selalu memperhatikan konteks penciptaan
Retensi dapat dinyatakan dengan angka,
kalimat atau gabungan keduanya.
Dan lain-lain

PENENTUAN RETENSI
Penentuan Retensi Arsip didasarkan pada
akumulasi
retensi arsip aktif dan inaktif, dengan 3 (tiga) pola:
2 tahun (jangka pendek)
5 Tahun (jangka menengah)
10 tahun (jangka panjang)
2. Penentuan retensi agar memperhatikan
ketentuan:
Peraturan yang mewajibkan arsip harus disimpan
dalam jangka waktu tertentu;
Peraturan yang mengatur kedaluarsa tuntutan
hukum;
Apabila terdapat suatu tindak pidana yang
diancam dengan peraturan berbeda maka diambil
1.

3. Penentuan retensi pada dasarnya dapat diukur

secara
kuantitatif, namun pada kondisi tertentu terdapat
jenis
arsip yang tidak dapat diukur retensinya secara
kuantitatif maka dimungkinkan mencantumkan
retensi
gabungan kuantitatif dan kualitatif seperti: 2
tahun
setelah tahun anggaran berakhir.

PENENTUAN NASIB AKHIR

Penentuan nasib akhir diperlukan untuk
mengisi kolom keterangan dalam JRA.
Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan
Permanen.
Namun jika ada keragu-raguan dapat
dinyatakan: Dinilai Kembali
Dinilai kembali pada akhirnya akan
ditentukan musnah atau permanen juga.

Daftar Penilaian
No Jenis Arsip

Nilaiguna

Retensi
Aktif
inaktif

Ket.

PENGESAHAN JRA
JRA disahkan

oleh Gubernur

sebelum

disahkan perlu mendapat:

Persetujuan Kepala ANRI

> Pengesahan JRA diujudkan dalam

Peraturan Gubernur.

IMPLEMENTASI DAN
PENYEMPURNAAN
1.
2.
3.

a.
b.

Sosialisasi/ pelatihan penggunaan

JRA (prosedur penggunaan JRA)
Kontrol penggunaan
Penyempurnaan
Secara periodik
Secara menyeluruh

JRA harus disempurnakan jika

terdapat perubahan tupoksi.

TERIMAKASIH
DALAM SEGALA
BENTUK DAN
CORAK APAPUN