Anda di halaman 1dari 49

LANDASAN TEORI

A.

KAS

1.1

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas


I.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Anthony dan Govindarajan yang diterjemahkan oleh Tjakrawala
(2008:7): Suatu sistem merupakan cara tertentu dan bersifat representatif untuk
melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas yang berupa rangkaian langkahlangkah yang terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Menurut Gelinas dan Dull (2008) yang menyatakan bahwa, A system is an
asset of interdepent elements that together accomplish specific objectives. A
system must have organization, interrelationship, integration, and central
objectives.
Berdasarkan kutipan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
merupakan suatu kesatuan yang terbentuk dari komponen-komponen dan unsur
yang saling berinteraksi, terkoordinasi dan berhubungan erat satu dengan lainnya
untuk mencapai tujuan bersama.

1.1.2 Pengertian Akuntansi


Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi (2008:2)
menyatakan : Akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, pemeriksaan
dan penyajian dengan cara-cara tertentu, transaksi keuangan yang terjadi dalam
perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran terhadap hasilnya

Menurut Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2009:4) pengertian akuntansi


adalah sebagai berikut: Accounting is an information system that identifies,
records, and comunicates the economic events of an organization to interested
users.
Yang artinya akuntansi adalah sebuah sistem yang mengidentifikasi,
merekam, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi suatu organisasi kepada
pemakai informasi yang berkepentingan.

1.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi


Menurut Warren, Reeve, dan Fees yang diterjemahkan oleh Farahmita
(2008): Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan,
mengklasifikasi, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi
sebuah perusahaan.
Sementara itu, menurut Narko (2008:23)

: Sistem akuntansi adalah

jaringan yang terdiri dari formulir, catatan, alat-alat, dan sumber daya manusia
dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan
pengawasan operasi yang efektif dan efisien, dan untuk kepentingan
pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari
beberapa unsur akuntansi meliputi organisasi, formulir, catatan, dan laporan
yang saling terkait untuk mencapai tujuan, yaitu menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna yang berwenang khususnya

manajemen dalam mengelola perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan


ekonomis.
1.1.4 Pengertian Kas
Menurut Sofyan Syafri Harahap dalam bukunya yang berjudul
Analisis Kritis Atas Laporan Keuangan menyatakan bahwa : Kas adalah
uang dan surat berharga lainnya yang dapat di uangkan setiap saat, serta
surat berharga lainnya yang sangat lancar yang harus memenuhi syarat :
1. Setiap saat dapat ditukar dengan uang,
2. Tanggal jatuh temponya sangat dekat,
3. Kecil resiko perubahan nilai yang disebabkan perubahan tingkat
bunga.
(2006;258)
Kas menurut Zaki Baridwan (2004:83) Kas menurut pengertian
akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan
utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah
sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau

tempat-tempat

lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu.


Berdasarkan pengertian kas tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa
kas merupakan sesuatu yang dapat diterima sebagai alat pelunasan
kewajiban pada nilai nominalnya.

1.1.5

Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
menyatakan bahwa : Pengeluaran Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang
tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. (2008: 543)

Menurut Soemarso S.R dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu


Pengantar menyatakan bahwa : Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang
menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang
diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi
yang menyebabkan berkurangnya kas. (2004: 299)
Menurut Depdiknas Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Depdiknas
(2003:535). Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses, cara,
perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang
dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar
nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lainnya yang dapat
diambil sewaktu waktu.

1.2

Sistem Pengeluaran Kas


Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
menyatakan bahwa : Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua
system yakni system pengeluaran kas menggunakan cek dan system
pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil. Pengeluaran
kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( biasanya karena jumlah relative
kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah
satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system dan imprest system.
Mulyadi (2008:509)
Menurut James A. Hall dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi menyatakan bahwa : Sistem pengeluaran kas memproses
pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian.Tujuan
utama sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang benar valid
menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika
sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas
penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkannya atas dana tersebut.
Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan

diskon pembeliaan atau dapat merusak peringkat kreditnya. (2009:330). Figur


5-11 menyajikan DFD yang menunjukkan informasi dasar dan arus sumber
daya sistem pengeluaran kas. Sistem ini terdiri atas tiga proses (2009: 331)
1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen
yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk
melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para
pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian
utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar dan akun utang
usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran maupun utang usaha mengirim
informasi ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke
akun pengendali kas serta utang usaha.

1.2.1 Proses Pengeluaran Kas Menggunakan Cek


Pengeluaran

kas

dengan

cek

memiliki

kebaikan

ditinjau

dari

pengendalian intern berikut ini, Mulyadi (2008:508) :


1.

Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh


pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.

2.

Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic
mengirimkan rekening Koran bank (bank statement) kepada perusahaan
nasabahnya. Rekening Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh
perusahaan yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

3.

Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check


issuer. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi
perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled
check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.

1.3 Dokumen yang Digunakan


1.3.1 Pengertian Dokumen
Menurut Burhan Bungin ( 2007 : 121 ) Metode dokumenter adalah salah
satu metode pengumpulan data yang digunakan dalam metodologi penelitian
sosial untuk menelusuri data histories.
Sedangkan Sugiyono ( 2007 : 329 ) menyatakan bahwa Dokumen
merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu yang berbentuk tulisan,
gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang
1.3.2 Dokumen yang Digunakan dengan Cek
Mulyadi (2008:210), Adapun Dokumen yang digunakan dalam system
akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa
sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi
sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber
bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum pada cek. Ada 2 pilihan dalam penggunaan cek untuk
pembayaran :

Check issuer membuat cek atas nama

Check issuer membuat cek atas unjuk

3. Permintaan cek(ceck request)


Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas
keluar.Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang
yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis
permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan
pembuatan bukti kas keluar.

Mulyadi (2008:513), Adapun Permintaan Cek yang digunakan dalam


system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah

NAMA

NAMA

TANGGAL

NOMOR

BAGIAN

DEPARTEMEN

PERMINTAAN

PERMINTAAN

UNTUK KEPERLUAN _______________________________________


________________________________________________________________
______________________________________________________
JUMLAH RUPIAH DALAM HURUF __________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
JUMLAH

DEPARTEMEN YANG BAGIAN YANG

DALAM

MENYETUJUI

MEMINTA

ANGKA

1.4 Catatan akuntansi yang digunakan


1.4.1 Pengertian Catatan Akuntansi
Catatan Akuntansi adalah Catatan rinci tentang transaksi keuangan bisnis.
Transaksi yang tercantum dalam urutan kronologis, dengan jumlah, dengan
account yang terpengaruh, dan ke arah akun yang terpengaruh. (Blog: 2012)
Menurut James A. Hall dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi menyatakan bahwa : Tujuan Catatan Akuntansi adalah untuk
menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi
dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. (2009: 336)

1.4.2 Catatan Akuntansi dengan Cek


Mulyadi (2008:513), Catatan akuntansi yang digunakan dalam system
akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Jurnal pengeluaran kas
Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas
adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat
5transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat
pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
2. Register cek
Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang
dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas
keluar dan register cek.

1.5 Fungsi yang Terkait


1.5.1 Fungsi yang Terkait Pengeluaran Kas dengan Cek
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
menyatakan bahwa : Bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas menurut Mulyadi (2008:513) adalah:
1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian
jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan
permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus
mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan
menggunakan voucher payable sistem, bagian utang kemudian membuat bukti
kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasir mengisi cek sejumlah
permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

2. Fungsi Kas dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek


Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, dan memintakan otorisasi
atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur melalui pos atau membayar
langsung kepada kreditur. Karena sistem perbankan di negara kita belum
memudahkan pembayaran cek untuk kreditur diluar kota atau kreditur
mempunyai bank yang berbeda dengan bank perusahaan pembayar, maka
umumnya pembayaran kepada kreditur dilakukan dengan cara pemindah bukuan
atau transfer ke rekening kreditur. Dewasa ini bank bank di negara kita telah
menggunakan sistem komputerisasi secara online dalam pelayanan clearing-nya,
sehingga prosedur pembayaran dengan cek yang dikirim melalui pos akan mudah
dilakukan.

3. Fungsi Akuntansi dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek


Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
a. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, fungsi
ini berada di bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya.
b. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal.
c. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam pengeluaran cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan
dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas keluar. Dalam metode pencatatan utang tersebut (full-fledged
voucher

sistem)

fungsi

akuntansi

juga

bertanggung

jawab

untukmenyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid


voucher file) yang berfungsi sebagai buku pembantu perusahaan.
4. Fungsi Pemeriksaan Intern
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung
jawab untuk melaksanakan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan

10

mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi


(rekening kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan intern secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang
ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

1.5.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem


Mulyadi (2008:514), Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dibagi
menjadi 3 macam, yang masing-masing sistem tersebut terdiri dari berbagai
jaringan prosedur berikut ini :
1. System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan
permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

prosedur pembuatan bukti kas keluar

prosedur pembayaran kas

prosedur pencatatan pengeluaran kas

1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek yang Tidak Memerlukan


Permintaan Cek. Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian,
system akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen
pendukung seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok ditangan bagian utang. Selanjutnya bagian utang
membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung tersebut.Pada saat
utang kepada pemasok jatuh tempo bukti kas keluar dipakai sebagai perintah
kepada bagian kasa untuk membuat cek.Selanjutnya bagian kasa mengisi cek,
mendapat otorisasi atas cek dari penjabat yang berwenang dan kemudian
mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.

2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek yang Memerlukan Permintaan


Cek. Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi
pembelian, dokumen-dokumen pendukung seperti kontrak-kontrak pembelian
jasa berada di tangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut.Pembuatan bukti

11

kas keluar oleh bagian utang dilakukan berdasarkan permintaan cek yang
diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini:

Prosedur Permintaan Cek. Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan


pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi
permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang
bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai
dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.

Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung


yang dkumpulkan melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek
yang diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur
pembuatan bukti kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti
kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek
sebesar jumlah rupih yang tercantum pada dokumen tersebut dan
mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam
dokumen tersebut.

Prosedur Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek,
meminta tanda tangan atas cek kepada pejabatyang berwenang, dan
mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada
bukti kas keluar.

Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi


akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek. di samping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam
jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran
dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan)

.
12

1.6

Unsur Pengendalian Intern


Mulyadi (2008:516), Sistem pengendalian intern yang baik dalam system kas

mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas
perusahaan dengan cara sebagai berikut :
1. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari ini yang sama
dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya.
2. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.
3. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya
kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest
system.

Dalam sitem pengendalian intern yang baik, setiap penerimaan kas harus disetor
dalam jumlah penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada
hari kerja berikutnya..Tidak diperkenankan melakukan pengeluaran kas dari kas dari
kas yang diterima dari sumber-sumber tersebut.Dengan demikian maka catatan
setoran ke bank yang tercantum dalam rekening Koran bank.

Sistem pengendalian intern yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas


dilakukan dengan cek dan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan
cek (karena jumlahnya relatif kecil), dilakukan melalui dana kas kecil yang
diselengarakan dengan imprest system.
Dengan unsure-unsur pengendalian intern dalam system kas yang mengharuskan
penyetoran dengan segera ke bank seluruh penerimaan kas, pengeluarank as dengan
cek, dan penyelenggaraan danak as kecil dengan imprest system, maka perusahaan
dapat memanfaatkan catatan pihak bank untuk mengawasi catatan kas perusahaan.

13

Penjelasan Unsur Pengendalian Intern


Organisasi

Fungsi penyimpanan kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Unsur sistem
pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi
penyimpanan, agar data akuntasnsi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin
keandalannya.Dengan pemisahaan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan
oleh fungsi penyimpanan kas.

Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri Oleh Bagian Kas
Sejak awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi Yang
Lain. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi
oleh lebih dari fungsi agar tercipta adanya Internal Check. Dalam transaksi kas,
bagian kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, pengeluaran kas, dan fungsi
penyimpanan kas.Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas
oleh lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data
akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan
keandalannya.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pengeluaran

Kas

Harus

Mendapat

Otorisasi

dari

Pejabat

yang

berwenang. Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berewenag


dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar.Berdasarkan bukti kas keluar ini kas
perusahaan berkurang dan catatan akuntansi dimutakhirkan.

14

Pembukaan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan Persetujuan


dari Pejabat Yang berwenang.Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap
pembukuan dan penutupan rekening bank mendapatkan persetujuan dari manajemen
puncak. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro perusahaan di bank
tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, akan terbuka kemungkinan penyaluran
penerimaan kas perusahaan ke rekening yang giro yang tidak sah dan pengeluaran kas
perusahaan untuk kepentingan pribadi karyawan.

Pencatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas ( atau dalam Metode Pencatatan


Tertentu dalam Register cek) Harus Didasarkan atas Bukti Kas Keluar yang
telah Mendapat Otorisasi dari Pejabat Yang Berwenang dan Dilampiri Dengan
Dokumen Pendukung Yang Lengkap. System pengendalian intern mengharuskan
setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap, yang telah diproses melalui system otorisasi yang berlaku.
Praktek Yang Sehat

Saldo Kas Yang Ada di Tangan Harus Dilindungi dari Kemungkinan Pencurian
atau Penggunaan Yang Tidak Semestinya. Dalam system kas seperti ini yang
digambarkan di atas, saldo kas yang di tangan adalah berupa dana kas kecil dan
penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari piutang yang belum disetor ke bank
(unde-po-sited cash receipts). Saldo kas ini perlu dilindungi dari kemungkinan
pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir di
suatu ruangan terpisah.

Dokumen Dasar dan Dokumen Pendukung Transaksi Pengeluaran Kas Harus


Dibubuhi Cap Lunas oleh Bagian Kasa Setelah Transaksi Pengeluaran Kas
Dilakukan. Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi
akuntansi ( bagian Utang) setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar

15

ini merupakan dokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang
kepada fungsi keuangan. Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen
pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar prmbuatan bukti kas keluar,fungsi
keuangan harus membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar beserta dokumen
pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada kreditur dilakukan.

Penggunaan Rekening Koran Bank ( Bank Statement) yang merupakan


informasi dari Pihak Ketiga, untuk Mengecek Ketelitian Catatan Kas Oleh
Fungsi Yang TIdak Terlibat dalam Pencatatan dan penyimpanan Kas. Transaksi
penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan
fungsi akuntansi. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang
dicatat dalam register cek dan jurenal penerimaan kas, dalam system kas dapat
dirancang penggunaan rekening Koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan
kas perusahaan. Rekening Koran bank yang diterima secara periodic oleh perusahaan
digunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kas dalam
kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. System pengendalian intern mengharuskan
rekonsiliasi bank dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function)
yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan tidak
memegang fungsi penyimpanan kas.

Semua Pengeluaran Kas Harus Dilakukan Dengan Cek atas Nama Perusahaan
Penerima Pembayaran Atau dengan Pemindahbukuan. Pembayaran dengan cek
dapat dilakukan dengan dua cara : dengan menuliskan kata tunai dan dengan
menuliskan nama penerima cek yang dituju. Cek atas unjuk yaitu cek tersebut dapat
diuangkan oleh siapa saja yang dapat menyerahkan (menunjukkkan) cek tersebut ke
bank. Cek atas nama yaitu cek yang hanya dapat diuangkan oleh orang atau
perusahaan yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pembayaran melalui bank
dapat pula dilakukan dengan pemindahbukuan dana dari rekening giro perusahaan
pembayar ke rekening giro perusahaan penerima. Pembayaran dengan menggunakan
cek atas nama dengan cara pemindahbukuan ini dilakukan agar perusahaan

16

memperoleh kepastian bahwa kas yang dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju
( tidak ke tangan pribadi penagih atau karyawan perusahaan penerima).

Jika Pengeluaran Kas Hanya Menyangkut Jumlah yang Kecil, Pengeluaran ini
Dilakukan Melalui Dana Kas Kecil, yang Akuntansinya Diselenggarakan
denganImprest System.Agar catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi
ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas setiap
penerimaan dan pengeluaran kas harus melibatkan bank.Untuk itu, setiap penerimaan
kas harus segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan
dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( karena
jumlahnya relative kecil) dilakukan melaui dana kas kecil yang penyelenggaraannya
dengan Imprest system.

Secara Periodik Diadakan Pencocokan Jumlah Fisik Kas yang Ada Di Tangan
dengan Jumlah Kas Menurut Catatan. Penghitungan fisik kas (cash Count) yang
ada di tangan perusahaan harus dilakukan secara periodic untuk mencegah karyawan
perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas. Penghitungan
fisik kas dilakukan terhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana
kas kecil yang ada di tangan perusahaan pada saat tertentu. Jumlah kas yang belum
disetor ke bank pada saat perhitungan fisik kas dicocokkan dengan jumlah kas yang
diterima oleh perusahaan menurut jurnal penerimaan kas. Besarnya saldo dana kas
kecil yang dihitung harus sama dengan saldo dana kas kecil yang dibentuk menurut
keputusan Direktur Keuangan dikurangi dengan jumlah dana kas kecil yang telah
dikeluarkan namun belum diganti.

Kas Yang Ada di Tangan (Cash in Safe) Dan Kas yang Ada di Perjalanan (Cash
in Transit) Diasuransikan dari Kerugian. Jika kas yang ada di tangan edan kas
yang ada di perjalanan jumlahnya relative besar, sehingga diperkirakan akan timbul
kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya
menutup asuransi untuk menghindari risiko kerugian tersebut.

17

Kasir Diasuransikan (Fidelity Bond Insurance). Untuk menghindari kerugian


akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai
penyimpan kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan.Fidelity bond Insurance
menjamin penggantian atas kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang
dilakukan oleh kasir.

Kasir Dilengkapi Dengan Alat-alat yang Mencegah Terjadinya Pencurian


Terhadap Kas Yang Ada di Tangan ( misalnya Mesin Register Kas, Almari
Besi,dan Strong Room). Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa
harus diberi perlengkapan yang memadai.Umumnya setiap perusahaan menempatkan
bagian kasa dalam suatu ruangan yang tidak setiap karyawan diperkenenkan
melakukan akses kedalamnya, tanpa izin dari pejabat yang berwenang. Mesin register
kas, almari besi, dan strong room merupakan perlengkapan yang biasanya disediakan
bagi bagian kasa untuk melindungi kas yang ada di perusahaan.

Semua Nomor Cek Harus Dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. Karena


formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah
uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka
penggunaan cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut.
Setiap nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa karena bagian ini
bertugas untuk mengisi cek (berdasarkan bukti kas keluar yang diterbitkan oleh
fungsi pencatat utang ) dan memintakan otorisasi atas cek tersebut.

18

1.7

Dampak Cancelled Check Terhadap Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas


Dengan Cek

Mulyadi (2008:522), Jika sistem perbankan mengembalikan Cancelled


Check kepada Check Issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yang
diterimanya melalui check clearing, system pengeluaran kas perusahaan pembayar
tidak menuntut penyerahan kwitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari
pihak yang menerima pembayaran.

Jika sistem perbankan tidak mengembalikan Cancelled Check kepada Check


Issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yang diterimanya
melaluiCheck Clearing,sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar menuntut
penyerahan

kuitansi

sebagai

tandapenerimaan

pembayaran

dari

pihak

yang menerima pembayaran.

1.8

Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek

Mulyadi (2008:522), Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi 4


macam berikut ini :
1. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Account Payable System
2. Sistem

Pengeluaran

kas

dengan

cek

dalam

Strong

Roomoucher Payable System.


a. One time Strong Roomoucher Payable System dalam cash basis
b. One time Strong Roomoucher Payable System dengan accural basis (fuilfledged Strong Roomoucher payable system).
c. Built up Strong Roomoucher payable system

19

1.9

Bagan Alir Dokumen sistem Pengeluaran kas dengan cek dalam Account

Payable System

Dalam account payable pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal


pembeliandilaksanakan oleh bagian jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai
dokumen sumber.Rekening yang didebit dan dikredit dalam jurnal pembelian ini
adalah :

Persediaan

xx

Utang Dagang

xx

Faktur dari pemasok kemudian dicatat dalam kartu utang dan disimpan
bersamadengan dokumen pendukung yang bersangkutan (surat order pembelian dan
laporanpenerimaan barang) oleh bagian utang berdasarkan tanggal jatuh temponya.

20

21

Pada saat jatuh tempo, faktur dari pemasok dilampiri dengan dokumen
pendukungnya diserahkan oleh bagian utang kepada bagian kasa. Bagian kasa
membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang
berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur. Faktur dari pemasok dan
dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk
dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam jurnal pengeluaran kas. Rekening yang
didebit dan dikredit dalam jurnal pengeluran kas ini adalah :

Utang dagang

xx

Kas

1.10

xx

Bagan Alir Dokumen One-time Voucher Payable System dengan Cash

Basic

Dalam On-time voucher payable system-cash basis pencatatan transaksi


pembelian didasarkan atas bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok
jatuh tempo. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh Bagian
Utang dengan jurnal sebagai berikut:

Persediaan

xx

Bukti Kas Keluar yang akan dabayar

xx

Dalam voucher payable system-cash basis ini pencatatan biaya atau persediaan
didasarkan bukti kas keluar lembar ke-3 yang dibuat pada saat faktur dari pemasok
jatuh tempo. Pada saat jatuh tempo, faktur dari pemasok dilampiri dengan dokumen
pendukungnya dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang dan bukti kas keluar
dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian

22

kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang
berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti
kas keluar lembar ke-1 sebagai surat pemberitahuan (remittance adbvice). Bukti kas
keluar dan dokumen pendukungnya setelah dicap lunas diserahkan oleh bagian kasa
kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam register cek.
Rekening yang didebit dan dikredit dalam register cek ini adalah :

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar


Kas

xx
xx

23

24

1.11

Bagan Alir Dokumen On-Time Voucher Payable System dengan Accrual


Basis

Dalam voucher payable system- accrual basis pencatatan transaksi pembelian


didasarkan bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok oleh Bagian
Utang dari Bagian Pembelian. Bukti kas keluar dicatatat dalam register bukti kas
keluar oleh bagian jurnal sebagai berikut:

Persediaan

xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar

25

xx

26

Bagian utang dari bagian pembelian. Pada saat jatuh tempo, oleh nagian utang
bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada
bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek
dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada debitur dilampiri
dengan bukti kas keluar lembar ke-1 sebagai surat pemberitahuan (remittance
advice). Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah dicap lunas diserahkan
oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini
dalam register cek. Rekening yang didebit dan dikredit dalam register cek ini adalah :

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar

xx

Kas

xx

1.12 Bagan alir dokumen built up voucher payable system

Dalam sistem ini satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu
fakturdari pemasok yang sama. Bulit up voucher payable system digunakan jika perus
ahaanmelakukan pembayaran kepada krediturnya secara periodik. Misalkan
perusahaan membuat perjanjian dengan para pemasoknya untuk melakukan
pembayaranutangnyapada tanggal 1 setiap bulan untuk pembelian yang dilaksanakan
oleh perusahaan dalam jangka waktu sejak tanggal 2 sampai dengan tanggal 30, bulan
sebelumnya. Bukti kaskeluar dibuat oleh bagian utang untuk mencatat faktur-faktur
yang diterima dari pemasok dalam jangka waktu tertentu. Pada saat pembayaran yang
dijadwalkan, bagian utangmenjumlah rupiah faktur yang dicatat dalam bukti kas
keluar, kemudian mencatat buktikas keluar tersebut dengan jurnal sebagai berikut :

Persediaan

xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar

27

xx

Dalam bulit up voucher system ini pencatatan biaya atau persediaan didasarkan
atas bukti kas keluar lembar ke 3 yang

dibuat pada saat pembayaran

yang

dijadwalkan. Padatanggal pembayaran yang dijadwalkan, oleh bagian utang, bukti


kas keluar dilampiridengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian,
laporan penerimaan barangdan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa.
Bagian kasa membuat cek atasnama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat
yang berwenang, serta mengirimkancek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan
bukti

kas

keluar

lembar

ke

sebagai

surat pemberitahuan. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah di cap lun
as diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang
terakhir ini dalam register cek. Rekening yang di debet dan di kredit dalam register
cek ini adalah :

Bukti kas keluar yang akan di bayar

xx

Kas

xx

28

29

B. KAS KECIL
2.1 Sistem Dana Kas Kecil
2.1.1

Pengertian Kas Kecil


Menurut Rudianto dalam bukunya Pengantar Akuntansi menyatakan

bahwa : Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak
ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro. (2012: 188)
Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan oleh
perusahaan untuk membayar pengeluaran rutin dalam jumlah relatif kecil,
misalnya biaya konsumsi rapat, biaya fotokopi, biaya materei, membeli alat tulis
dll, pengeluaran-pengeluaran tersebut tidak ekonomis apabila dibayar dengan
cek. (Lingga Wastu: 2010)

2.1.2

Pengertian Dana Kas kecil

Pengertian Dana kas kecil adalah dana yang meliputi pembayaran, yang tidak
menggunakan cek melainkan menggunakan uang tunai (Kusnadi: 2006)
Definisi dana kas kecil menurut David yang dikutip dari Drs. J. Tanzil dan
Rekan dalam situs http://www.beritajatim.com, menjelaskan bahwa: Kas kecil
adalah suatu dana kas khusus yang disisihkan oleh perusahaan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil jumlahnya.
Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa Dana Kas Kecil adalah biaya yang
dikeluarkan tanpa menggunakan cek karena nominal harga relatif kecil.

2.2 Penyelenggaraan Dana Kas Kecil


2.2.1 Fluctuating Fund Balance System
Mulyadi (2008:529), Penyelenggaraan dana kas kecil fluctuating fund
balance system dapat di lakukan dengan cara, yaitu :
1.

Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas
Kecil.

30

2.

Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas
Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

3.

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

2.2.2

Imprest System
Mulyadi (2008:529) Imprest System Penyelenggaraan dana kas kecil

dilakukan sebagai berikut:


1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini
tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika
saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.

2.3

Dokumen yang digunakan

Mulyadi (2008:530), Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil
adalah sebagai berikut:
1.

Bukti Kas Keluar


Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi
kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
system dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dan
pengisian dana kas kecil.

2.

Cek
Dokumenyang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek

31

3.

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil


Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke
pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi
sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil


Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung
jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti
pengeluaran kas kecil dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam
imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen
pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana kas kecil untuk
keperluan pengisian kembali dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil


Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian
Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas
kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum
dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang

32

dana kas kecil. Sedangkan dengan fluctuating fund balance system, pengisian
kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah
dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan
kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas
kecil.

2.4

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Mulyadi (2008:532), Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil
adalah :
1.

Jurnal Pengeluaran Kas.


Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat pngeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam
pengisian kembali dana kas kecil.

2.

Register cek.
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil.

33

3.

Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil.


Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal
khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan
yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

34

2.4

Fungsi yang Terkait


Sistem Akuntansi Pengeluaran Dana Kas Kecil. Menurut Mulyadi (2008: 534)

fungsi yang terkait dalam hal ini adalah sebagai berikut:


a) Fungsi kas
Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas
cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan
dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. (Mulyadi: 533)

35

b) Fungsi akuntansi
Dalam

sistem

dana

kas

kecil(Mulyadi:

533),

fungsi

akuntansi

bertanggungjawab atas antara lain:


(1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.
(2) Pencatatan transaksi pembetukan dana kas kecil.
(3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas
atau register cek.
(4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas kecil.
(5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan
dan keabsahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas keluar.
c) Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran
dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan
permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
e) Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik
dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga
bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil
yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

36

2.5

Bagan Alir Dokumen Sistem Dana Kas Kecil


2.5.1

Prosedur Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai


Berikut ini Prosedur Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang

Tunai menurut Mulyadi (2008, 535) :


1.

Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)


Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana


Kas Kecil.

Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana


Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai


dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas
Kecil.

2.

Imprest System
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:

Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini
tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika
saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.

Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat
dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.

Bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil dilukiskan pada Gambar
14.13. Pada gambar tersebut, Bagian Utang mencatat pembentukan dana kas kecil di
dalam register bukti kas keluar dengan jurnal :

37

Dana Kas Kecil

xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar

xx

Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentuksn dana


kas kecil diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kasa. Berdasarkan bukti kas
keluar tersebut, Bagian Kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan
otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas
keluar diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa.
Bagian Jurnal mencatat pengeluaran kas dalam regiter cek dengan jurnal sebagai
berikut:
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar
Kas

xx
xx

38

39

2.5.2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas


Kecil
Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan
akuntansi. Oleh karena itu, pada Gambar 14.14 tidak terlihat dokumen yang
dikirimkan oleh pemegang dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan
pencatatan. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan
pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran
dana kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang
dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan
permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen
ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas
kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system, saldo
rekening dana kas kecil didalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan
jumlah pengisian dan pemakaian. Dengan jurnal sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil :
Register Bukti Kas Keluar
Dana kas kecil

xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar

xx

Register cek
Bukti kas keluar yang akan dibayar

xx

Kas

xx

2. Pengeluaran dana kas kecil


BOP

xx

Biaya adm dan umum

xx

Biaya pemasaran

xx

Dana kas kecil

xx

40

3. Pengisian kembali dana kas kecil


Register bukti kas keluar
Dana kas kecil

xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar

xx

Register cek
Bukti kas keluar yang akan dibayar

xx

Kas
Bagan

alir

xx
dokumen

prosedur

permintaan

dan

pertanggungjawaban

pengeluaran kas kecil dengan fluctuating fund balance system disajikan pada
gambar 14.15
Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil, bagian jurnal mencatat pengeluaran
mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus sebagai berikut:
BOP

xx

Biaya adm dan umum

xx

Biaya pemasaran

xx

Dana kas kecil

xx

41

42

43

2.5.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil


Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana
kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya diserahkan oleh pemegang danakas kecil kepada bagian utang. Bagian
utang kemudian membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang dicantumkan
dalam permintaan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat di dalam
register bukti kas keluar oleh Bagian Utang dengan jurnal berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya

xx

Biaya Administrasi dan Umum

xx

Biaya Pemasaran

xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar

xx

Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu
Biaya untuk kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik, biaya aministrasi
dan umum, dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan.
Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh
bagian utang ke bagian kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa
membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek
diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Bagian
jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar
Kas

xx
xx

44

45

46

Bagan alir prosedur pengisisan kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas
kecil dengan fluctuating fund balance system sedikit berbeda dengan yang dilukiskan
pada gambar 14.16. dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil
dan dokumen pendukungnya karena dalam fluctuating fund balance system, dokumen
pendukungnya telah diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian jurnal
untuk kepentingan catatan pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas
kecil yang telah dibuat diserahkan ke bagian

utang tanpa dilampiri dokumen

pendukung. Akan dilukiskan pada gambar 14.16.


Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system, bagian
utang mencatat bukti kas keluar didalam register bukti kas keluar, jurnal :
Dana Kas Kecil

xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar

47

xx

Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................. i
DAFTAR ISI ................................................................................................ ii
A. KAS
1.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas .................................................. 1
1.1.1 Pengertian Sistem ...................................................................... 1
1.1.2 Pengertian Akuntansi ................................................................ 1
1.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi .................................................... 2
1.1.4 Pengertian Kas .......................................................................... 3
1.1.5 Pengeluaran Kas ........................................................................ 3

1.2 Sistem Pengeluaran Kas .................................................................. 4


1.2.1 Proses Pengeluaran Kas dengan Cek ...................................... 5
1.3 Dokumen Yang Digunakan ............................................................. 6
1.3.1 Pengertian Dokumen ............................................................... 6
1.3.2 Dokumen Yang Digunakan dengan Cek .................................. 6
1.4 Catatan Akuntansi Yang Digunakan ................................................ 8
1.4.1 Pengertian Catatan Akuntansi .................................................. 8
1.4.2 Catatan Akuntansi dengan Cek ................................................ 9
1.5 Fungsi yang Terlibat ....................................................................... 9
1.5.1 Fungsi yang Terkait Pengeluaran Kas dengan Cek.................. 9
1.5.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem .......................... 11
1.6 Unsur Pengendalian Intern ............................................................ 13
1.7 Dampak Cancelled Check terhadap Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek ................................................................................... 19
1.8 Bagan Alir Pengeluaran Kas dengan Cek ...................................... 19
1.9 Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek dalam
Account payable system ................................................................ 20
1.10 Bagan Alir Dokumen On time voucher payable system dengan
cash basic ..................................................................................... 22
1.11 Bagan Alir Dokumen On Time Voucher Payable System
dengan Accrual Basis ................................................................... 25

48

1.12 Bagan Alir Dokumen Built-Up Voucher Payable System ............ 27


B.Kas Kecil
2.1 Sistem Dana Kas Kecil .................................................................. 30
2.1.1 Pengertian Kas Kecil .............................................................. 30
2.1.2 Pengertian Dana Kas Kecil ..................................................... 30
2.2 Penyelenggaraan Dana Kas Kecil .................................................... 30
2.2.1 Fluctuating Fund Balance System .......................................... 30
2.2.2 Imprest System ........................................................................ 31
2.3 Dokumen yang Digunakan ............................................................... 31
2.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan dan Fungsi yang terkait .......... 33
2.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Dana Kas Kecil ................................. 37
2.5.1 Prosedur Pengeluarkan Kas dengan Uang Tunai .................... 37
2.5.2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban
Pengeluaran Dana Kas Kecil ................................................ 40
2.5.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ......................... 44
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 48

49