P. 1
Fail Meja Ketua Pen Asrama

Fail Meja Ketua Pen Asrama

5.0

|Views: 3,693|Likes:
Dipublikasikan oleh Roszelan Majid
panduan fail meja penyelia asrama
panduan fail meja penyelia asrama

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: Roszelan Majid on Jan 13, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as XLS, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/06/2015

pdf

text

original

SMK KG GELAM,MELAKA

SMK KG GELAM, MELAKA

SMK KG GELAM,MELAKA

KANDUNGAN
Bil
1 2 3 Senarai Tugas Carta Organisasi Staf Sokongan Kedudukan Perjawatan Sekolah Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak :4 5 6 7
8

Perkara

Muka Surat
1 2 3

Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Urusan Pengurusan Kerosakan Bangunan Urusan Melayani Pengaduan Pelajar Urusan Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat Urusan Penyediaan Makanan Urusan Penyeliaan Kebersihan Dapur dan Keceriaan Dewan Makan Urusan Pengruusan Stok Makanan Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik dan Alatan Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar Urusan Pembayaran Asrama Urusan Pengurusan Stor Asrama Urusan Penyeliaan Makanan Urusan Penyeliaan Kebersihan Pengurusan Stok dan Inventori Urusan Pembelian Urusan Terimaan dan Pungutan Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama Senarai Undang-Undang dan Peraturan Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Norma Kerja bagi tugas-tugas Senarai Tugas Harian

4-6 7-9 10 - 12 13 - 15
16 - 19 20 - 23

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

24 - 27 28 - 30 31 - 34 35 - 37 38 - 41 42 - 48 45 - 49 50 - 53 54 - 57 58 - 61 62 - 65
66 66 67 68

SMK KG GELAM, MELAKA

SMK KG GELAM,MELAKA

SENARAI
Nama Anggota Jawatan No. Kad Pengenalan : : : :

TUGAS

KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

Tarikh mula bertugas di sekolah ini

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai Jumaat " Sabtu "

8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8 Terima yuran asrama. Menulis dan menandatangani resit yuran asrama bagi penghuni asrama. Merekod yuran asrama didalam Daftar Kutipan Harian Asrama. Memasukkan kutipan yuran asrama ke bank. Membuat dan menyelaras semua pesanan tempatan bagi Fund Asrama. Menyediakan Borang Pesanan Makanan Asrama. Menyerah slip bank dan Daftar Kutipan harian kepada Pembantu Tadbir Kewangan. Menyediakan Borang Permohonan Wang Lebihan Makanan.

PENTADBIRAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Menyelia kakitangan kontrak bagi pembersihan kawasan dan bangunan asrama. Memeriksa stok bekalan mentah yang kering dan basah di dewan makan. Memantau kebersihan asrama putera dan puteri. Menyediakan senarai tugas kepada pekerja Kontrak Pembersihan Bangunan & Kawasan. Memeriksa dan menyelia lanskap asrama. Menghantar pelajar sakit ke klinik (waktu pejabat ) sekiranya pemandu bercuti atau bertugas luar daerah. Memeriksa dormitori-dormitori pada setiap hari bertugas. Menyediakan dan menyelenggara kad dan buku stok Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat. Menyediakan laporan pemeriksaan Dewan Makan dan Kontraktor Pembekal kepada Pengetua. Menyelia dan memantau Penyelia Asrama Gred N17 Membuat laporan prestasi kerja-kerja pembersihan bangunan dan kawasan asrama. Memeriksa kerosakan bangunan asrama dan menyediakan laporan kerosakan

SMK KG GELAM, MELAKA

SMK KG GELAM,MELAKA

1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH SEPERTI PADA :
BIL. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 JAWATAN PENGETUA / GURU BESAR PEN. KANAN PENTADBIRAN PEN. KANAN HAL EHWAL MURID PEN. KANAN KO-KURIKULUM PENYELIA PETANG GURU KANAN M/PEL BAHASA GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL GURU MEDIA KAUNSELOR GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) GURU PENOLONG JUMLAH GURU :14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 PEMBANTU TADBIR GRED N17 PENYELIA ASRAMA GRED N17 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0 LULUS ISI KOSONG

SMK KG GELAM, MELAKA

SMK KG GELAM,MELAKA

25

PEKERJA RENDAH AWAM JUMLAH BUKAN GURU :0 0 0 0 0 0

JUMLAH BESAR :3

SMK KG GELAM, MELAKA

MANUAL PROSEDUR KERJA KETUA PENYELIA ASRAMA
1

Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran,
1.1. Proses Kerja Urusan Penyeliaan, Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran.

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Membuat agihan kawasan untuk pekerja PRA membuat kerja-kerja pembersihan

2. Mengeluarkan barang-barang keperluan untuk kerja kerja pembersihan.

3

Membuat penyeliaan, memeriksa dan menilai kerja-kerja pembersihan.

4.

Membuat laporan harian.

5. Menyediakan laporan bulanan untuk dihantar ke JPN.

4 1.2. Carta Aliran - Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Bangunan
Asrama dan Persekitaran.

Agihkan kawasan untuk pekerja PRA membuat kebersihan / keceriaan,

PRA

belum selesai

Mengeluarkan barang-barang keperluan kerja-kerja pembersihan.

membuat laporan kebersihan / keceriaan

Rujukan Pengetua

komen

5
1.3. Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran. Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Tandas dan Bilik mandi bersih

2

Koridor dan bilik-bilik khas bersih

3

Pokok-pokok bunga disiram

4

Koridor bangunan dan kaki lima bersih

5

Longkang dan parit sekeliling bersih

6

Sampah sarap dikumpul dan dibuang di tempat yang telah disediakan Buku Laporan disediakan

7

6

2

Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar.
2.1. Proses Kerja Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Membuat pemeriksaan kerosakan di bangunan Asrama.

2

Catatkan kerosakan ke dalam Buku Daftar Kerosakan.

3

Membuat kerja-kerja telah siap dan memuaskan

4. Sahkan kerja-kerja telah siap dan memuaskan.

5. Membuat pemeriksaan / semakan barang-barang keperluan asrama.

6. Catatan laporan keperluan ke dalam Buku Alatan keperluan pelajar.

7.

Jika perlu pesanan pembelian.

7 2.2 Carta Aliran : Pengurusan Kerosakan bangunan / Alatan
Keperluan pelajar.

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama

Pengetua

Catatkan kerosakan ke dalam Buku Daftar Kerosakan

Mendapat Terima / bertindak Kebenaran

Rujuk kepada kontraktor

Kerja-kerja membaikpulih kerosakan

belum selesai

Selesai ./ memuaskanm

Sahkan kerja-kerja telah siap dan memuaskan.

Membuat pemeriksaan / semakan barang-barang keperluan Membuat laporan ke dalam Buku Laporan Keperluan Asrama Pengetua Terima / Bertindak untuk semakan

Jika perlu buat pesanan pembelian

8
2.3 Senarai Semak : Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar. Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Periksa kerosakan bangunan

2

Catat Kerosakan dalam Buku Daftar kerosakan

3

Baiki kerosakan atau panggil kontraktor

4

Sahkan kerja-kerja yang telah disiapkan

5

Semak dan periksa barang keperluan asrama

6

Catat keperluan alatan asrama

7

Sediakan Borang Pesanan Pembelian

9

3

Urusan Melayani Pengaduan pelajar
3.1 Proses Kerja Pengaduan Pelajar-Pelajar.

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja Tetapkan masa yang sesuai untuk pelajar-pelajar membuat sebarang pengaduan. Memastikan jenis masalah yang dikemjukakan oleh pelajar-pelajar. (a) (b) Masalah kerosakan. Alatan asrama yang perlu diganti.

Membuat laporan segala aduan pelaajr-pelajar kedalam Buku Laporan Pengetua Kebenaran untuk mengganti atau baikpulih segala kerosakan.

10 3.2 Carta Aliran : Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar.

Tetapkan masa untuk pelajar membuat aduan

Pastikan jenis kerosakan Buku Daftar Kerosakan

Catatkan kerosakan kedalam Buku Daftar alat keperluan

Pengetua

belum Terima

Terima / Bertindak

Jika perlu terus diuruskan secepat mungkin

11
3.3 Senarai Semak : Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar

Bil 1 Terima aduan pelajar

Tindakan

Tandakan ( _/ )

Catatan

2

Catat aduan didalam Buku Daftar

3

Ambil tindakan untuk membaiki kerosakan

4

Lapor kepada Pengetua / PK HEM

12

4

Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat Asrama
4.1 Proses Kerja Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat Asrama

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Pastikan penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik dari segi kualiti. 2. Cop akuan terima di invois atau Nota Penghantaran dan rekod kedalam Kad Stok Kew 312, 313 atau Buku Stok Kew 314 mengikut mana yang sesuai. 3 Mesti kemaskini tiap-tiap 3 bulan sekali dan hantar ke pejabat untuk disemak dan disahkan.

4. Pastikan inventori perabot , perkakas, peralatan kemaskini dari masa ke semasa. 5 Labelkan semua peralatan, perkakas, peralatan disemua domentori dan semua bilik di bangunan asrama. Sediakan Inventori List (Senarai Inventori) bagi setiap peralatan, perabot dan perkakas disetiap dormentori, bilik , ruang yang ada di bangunan asrama. Senarai hendaklah disediakan dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan didalam fail inventori di pejabat Asrama dan 1 salinan lagi di gantung / pamerkan didalam bilikbilik / ruang berkenaan Kemaskini kad inventori setiap 3 bulan sekali untuk tindakan Pengetua. Perabut , perkakas dan peralatan yang rosak hendaklah dilupuskan mengikut tatacara Pelupusan / Hapuskira Stok. Sediakan senarai barang-barang yang hendak dilupuskan dan serah kepada Pembantu Tadbir / Ketua Pembantu Tadbir untuk pengurusan pelupusan. Asingkan barang-barang tersebut di tempat yang sesuai sebelum dilupuskan.

6.

7

8

9

10

13 4.2 Carta Aliran : Mengemaskini Buku Stok /
Inventori

Penerimaan barang-barang cukup dari segi kualiti

Pengetua

Cop akuan terima di invois rekodkan kedalam Buku Stok Kew. 313 Mesti dikemaskini tiap-tiap 3 bulan sekali hantar ke pejabat untuk tindakan Mendapat Pengesahan Komen Terima / bertindak Pastikan inventori perbot, perkakas, peralatan sentiasa kemaskini dari masa ke semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas, di semua dometri dan di semua bilik Kemaskini Kad Inventori/ hantar ke pejabat untuk tindakan. ( Tiap-tiap 3 bulan sekali )

Pengesahan Rujukan Pengetua Komen

14
4.3 Senarai Semak : Mengemaskini Buku Stok / Inventori Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Pastikan penerimaan barang cukup dan baik

2

Cop akuan terima dan rekod dalam Buku Stok Kew.312 Kew 313 dan Kew 314 (Bekalan Pejabat) Kemaskini setiap 3 bulan sekali dan hantar ke pejabat

3

4

Pastikan perabot,peralatan dan perkakas dikemaskini

5

Label semua perabot,peralatan dan perkakas

6

Senaraikan jumlah inventori

7

Kemaskini kad inventori setiap 3 bulan sekali

15

5

Urusan Penyediaan Makanan
5.1 Proses Kerja Urusan Memesan Dan Menerima Bahan- Bahan Makanan Dan Lain- lain Keperluan Dapur Dan Dewan Makan

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Sediakan Borang Pesanan 2 hari sebelum Makanan Bermasak dari Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak. 2. Menyelia tugas Tukang Masak dan Penolong-Penolong Dapur semasa menyediakan makanan bermasak di dapur dewan makan. Pastikan makanan yang disaji menepati spesfikasi perjanjian kontrak dan menu harian. Pastikan kualiti dan kuantiti makanan mencukupi untuk semua pelajar Pertukaran menu hendaklah mendapat kebenaran Pengetua / Guru Besar.

3.

4.

5

6. Laporkan kualiti makanan dan kuantiti makanan mencukupi atau tidak mencukupi didalam Buku Laporan Penyeliaan Dewan Makan. 7 Hantar Buku Laporan kepada Pen. Kanan HEM seminggu sekali untuk disemak.

16 5.2 Carta Aliran : Urusan Penyediaan Makanan.

Buat pesanan makanan bermasak 2 hari sebelum makanan disediakan.

Pastikan bahan mentah yang dipesan mengikut spesifikasi dan kualiti yang dikehendaki oleh KPM Minta Pembekal ganti

tidak berkualiti

Makanan dimasak Periksa kualiti makanan yang sedang dimasak.

Makanan disajikan di kaunter Pastikan Pembantu Dewan Makan (pekerja kontraktor dewan makan) berpakaian kemas dan bersih

Pastikan makanan mencukupi untuk semua pelajar

17
5.3 Senarai Semak : Urusan Penyediaan Makanan.

Bil 1

Tindakan Menyediakan Borang Pesanan Makanan Bermasak

Tandakan ( _/ )

Catatan

2

Selia tugas Tukang Masak dan penolong-penolongnya

3

Periksa kualiti makanan

4

Pastikan makanan mencukupi

5

Pastikan makanan dan minuman dihidangkan mengikut masa yang telah ditetapkan. Sediakan laporan harian mengenai penyediaan makanan bermasak asrama.

6

18
5.4. Borang Digunakan

1 2 3 4

Buku Pesanan Sekolah ( Untuk Makanan Bermasak ) Buku Laporan Makanan Borang Teguran Prestasi Makanan. Buku Terimaan Bahan Mentah

19

6

Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.
6.1 Proses Kerja Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur dan Dewan Makan Asrama. Proses Kerja 1. Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur dan Dewan Makan untuk kerja pembersihan. 2. Mengeluarkan barang- barang dan alatan untuk membersih kepada pekerja. 3. Membuat penyeliaan ke atas pekerja- pekerja. 4. Membuat laporan harian.

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

20 6.2 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan,
Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur Dan Dewan Makan untuk kerja pembersihan

Mengeluarkan barang- barang dan alatan Untuk membersih kepada pekerja.

Membuat penyeliaan ke atas Pekerja- pekerja.

Bersih

Minta pekerja Bersihkan

Tidak Bersih

Membuat laporan harian.

21
6.3 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Membuat agihan tugas kepada pekerja

2

Keluarkan barang- barang dan alatan pembersih

3

Menyelia pekerja- pekerja

4

Membuat laporan harian

22
6.4 Borang Digunakan

1

Buku Laporan Harian

23

7

Urusan Pengurusan Stok Makanan
7.1 Proses Kerja Urusan Pengurusan Stok Makanan

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Buat pesanan untuk barang- barang ang diperlukan 2. Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua 3. Pos atau serahkan pesanan. 4. Terima bahan yang di pesan dan masukkan ke dalam buku stok 5. Tandatangan dan serahkan Bil dan L/O 6. Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil. 7. Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir.

24 7.2 Carta Aliran : Urusan Pengurusan Stok Makanan.

Buat pesanan untuk barang- barang Yang diperlukan

Dapatkan Tandatangan Dan cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan

Terima bahan yang dipesan dan masukkan Ke dalam Buku Stok.

Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil.

Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir

25
7.3 Senarai Semak : Urusan Pengurusan Stok Makanan

Bil 1

Tindakan Buat pesanan barang- barang yang diperlukan

Tandakan ( _/ )

Catatan

2

Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua

3

Pos atau serahkan pesanan

4

Terima bahan dan masukkan ke dalam Buku Stok

5

Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

6

Daftar Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil

7

Serahkan Buku Rekod Daftar Bil dan Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir

26
7.4 Borang Digunakan 1 Buku Pesanan erajaan AM 25

27

8

Urusan Penyeliaan Kebersihan
8.1 8.1.1 Penyeliaan Kebersihan Bilik Dan Alatan Proses Kerja Bagi Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan Serta Persekitarannya Alatan Serta Ubat-ubatan. Proses Kerja 1. Mengurus Bilik sakit/Bilik Rawatan - Pastikan Bilik Sakit dan Bilik Rawatan bersih, kemas dan teratur. - Pastikan ubat-ubatan dan alatan rawatan lengkap dan mencukupi.

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

28 8.1.2 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan
Serta Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat- Ubatan.

Membuat penyeliaan ke atas Pekerja-pekerja.

Tindakan PAR/ PRA

Selesai

Buat Pesanan Kontraktor

Tidak Lengkap

Selesai

29
8.1.3 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan Serta Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat-Ubatan. Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil 1

Tindakan Memastikan bilik sakit dan bilik rawatan kemas

2

Memastikan ubat-ubatan dan alat rawatan lengkap

30

8.2 8.2.1

Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar
Proses Kerja Jawatan Bagi Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar Proses Kerja 1. Pastikan pelajar yang memerlukan rawatan membawa borang/surat memohon rawatan yang telah ditandatangani oleh warden atau guru kelas. 2. Memeriksa jenis penyakit yang diperlukan - Penyakit dan luka ringan dirawat di Klinik Asrama. -Penyakit berat dan cedera berat dirujuk ke hospital. 3. Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L).

Ketua Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

4. Memaklumkan kepada Pengetua atau HEM berkenaan pelajarpelajar yang mendapat cuti sakit, yang diasingkan di Bilik Sakit dan yang dimasukkan ke Wad Hospital -Jika perlu hubungi ibu bapa/penjaga pelajar berkenaan.

Pengetua /HEM

5. Membawa pelajar balik dari Wad Hospital. 6. Menyediakan rekod-rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian

31 8.2.2 Carta Aliran : Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Pastikan pelajar yang hendak menerima Rawatan membawa borang surat rawatan yang Telah ditandatangani oleh Warden/guru kelas

Memeriksa jenis penyakit dan rawatan yang Diperlukan -Penyakit ringan dirawat di Klinik Asrama

Tindakan Doktor

Penyakit berat dirujuk ke Hospital -sediakan Borang Kebenaran (G/L)

Tindakan

Memaklumkan kepada Pengetua/HEM bagi Pelajar-pelajar yang mendapat cuti sakit Yang diasingkan ke Wad Hospital. -Jika perlu hubungi ibu bap/penjaga pelajar Berkenaan.

Pengetua/ HEM

Tindakan

Menyediakan rekod-rekod kesihatan harian pelajar. -Gunakan buku atau format khas. -Dipanjang ke pengetahuan pengetua/HEM.

Selesai

32
8.2.3 Senarai Semak : Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Bil 1

Tindakan Pastikan pelajar mendapat borang/surat permohonan yang telah disahkan

Tandakan ( _/ )

Catatan

2

Periksa jenis penyakit dan rawatan yang diperlukan

3

Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L)

4

Maklumkan kepada Pengetua/HEM berkenaan pelajar yang mendapat cuti sakit.

5

Membawa pulang pelajar dari Wad Hospital

6

Sediakan rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian Pelajar

7

Dipanjangkan ke pengetahuan Pengetua/HEM

33
8.2.4 Borang digunakan : Laporan Penyeliaan Kesihatan

1

Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar atau Format Rekod Rawatan Kesihatan Harian Pelajar Surat Kebenaran Pelajar untuk mendapat rawatan Surat Akuan Rawatan Hospital Borang Pesanan Kerajaan ( AM 75 )

2 3 4

34

9

Urusan Pembayaran -Asrama
9.1 Proses Kerja Urusan Pembayaran - Asrama

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Pastikan pesanan telah dibuat kepada pembekal dengan menggunakan Pesanan Kerajaan (AM 75) - Disediakan tiga salinan - Kepada Pembekal 2 salinan. 2. Terima bil dari pembekal dan pastikan - Pesanan asal disertakan - Jumlah betul - Daftar bil 3. Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat Pembayaran 4. Sediakan baucer pembayaran dan pastikan - Cop stok telah dimasukkan ke dalam stok - Stok Kew.312 (Harta Modal) - Stok Kew.313 (Inventori) - Stok Kew.314(Daftar Stok beklalan Pejabat0 Dapatkan pengesahan dari Pengetua. 5. Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen. 6. Failkan.

Penyelia Asrama

Ketua Pembantu Tadbir

Pengetua Ketua Pembantu Tadbir Pembantu Am Rendah

35 9.2 Carta Aliran : Urusan Pembayaran - Asrama

Pastikan pesanan telah dibuat kepada Pembekal - Sediakan 3 salinan - Kepada Pembekal 3 salinan Terima invois dari pembekal-pembekal,pastikan - Pesanan asal disertakan bersama - Jumlah RM betul dan tepat - Daftar bil Tidak Lengkap Lengkap Ya Pastikan peruntukan mencukupi sebelum Membuat bayaran

- Cop stok di atas bil dan catatkan stok dibuat

Dapatkan pengesahan Pengetua

Tidak Lulus Lulus Minta lengkapkan Semula baucer/ bil Ya

Serahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir untuk tindakan bayaran Masukkan fail

Masukkan fail

36
9.3 Senarai Semak : Urusan Pembayaran - Asrama

Bil 1

Tindakan Pastikan pesanan dibuat menggunakan Pesanan Kerajaan ( AM 75 )

Tandakan ( _/ )

Catatan

2

Terima bil dari pembekal

3

Pastikan peruntukan mencukupi

4

Sediakan baucer pembayaran

5

Dapatkan pengesahan Pengetua

6

Tulis cek pembayaran dan cop jelas dokumen

7

Failkan

37

10

Urusan Pengurusan Stor Asrama
10.1 Proses Kerja Urusan Pengurusan Stor - Asrama

Jawatan Pengetua Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Pastikan ada stor yang sesuai 2. Susun borang mengikut kumpulan - Kumpulan A - 30% Barang yang mempunyai nilai Pembelian tahunan tertinggi - Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya 3. Pastikan tahap stok barang mengikut stok maksima. - Kumpulan A - Kuantiti stok maksima : 4 bulan penggunaan - Angka menokok stok : 3 bulan penggunaan - Kuantiti stok minima : 2 bulan penggunaan Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok berada di stok minima atau menokok stok.

Penyelia Asrama

4. Semak barang yang diterima. - Kualiti - Kuantiti 5. Semak dan rekod mengikut jenis: - Kew.312 - Barang tak luak nilai RM 500.00 dan ke atas Tidak termasuk perabot, permaidani dan langsir Tanpa mengira kos/ rekod penyelenggaraan. - Kew.313 - Barang tak luak nilai RM 500.00 ke bawah Termasuk perabot, permaidani dan perabot Tanpa mengira kos. - Kew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tidak luak Tapi nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya. - Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal/ inventori.

Penyelia Asrama

38
Jawatan Proses Kerja Senarai Inventori - iaitu senarai penempatan semua jenis barang dalam sesuatu penempatan. Ketua Penyelia Asrama Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok. Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok bersmaan. - Bagi barang yang amat menarik - 2 kali setahun - Bagi barang yang menarik - 1 kali setahun - Bagi barang tidak menarik - 2 tahun sekali Pengetua Penyelia Asrama Lantik pegawai - Penverifikasi Stor - bagi tujuan menyemak stok. Buat pelupusan barang-barang bila didapati. Barang-barang tidak diperlukan lagi. Barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi.

10.2

Carta Aliran :

39 Pengurusan Stor Asrama
(Bangunan, Makanan dan Kesihatan )

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama Susun barang mengikut kumpulan A & B Pastikan tahap stok barangan Terima barang yang dipesan

Minta dibekalkan barang semula Tidak lengkap

Semak barang yang diterima - kualiti dan kuantiti. Lengkap Ya

Rekod dalam stok (Kew 312, Kew 313 atau Kew 314 ) Susun didakam tempat yang sesuai.

Sediakan borang bagi pengeluaran barang dari stok Dapat tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang.

Semak stok dari masa ke masa. Pastikan catatan keluar masuk barang pada masa berlaku urusan untuk semakan Lantik pegawai - "Pemverifikasi Stor"

Sediakan pelupusan jika didapati barang tidak diperlukan lagi atau barang yang tidak boleh digunakan.

40
10.3 Senarai Semak : Pengurusan Stor Asrama

Bil 1

Tindakan Semak tahap baki stok

Tandakan ( _/ )

Catatan

2

Periksa kualiti barang yang diterima.

3

Pastikan kuantitinya mencukupi sebagaimana yang dipesan. Simpan barang yang diterima di stor yang sesuai

4

5

Rekodkan terimman barang didalam stok

6

Sediakan Borang 300V bagi pelupusan stok.

7

Semak stok fizikal dengan rekod stok.

41

11 Urusan Penyeliaan Makanan. 11.1 Peraturan Pentadbiran : Urusan Penyediaan Makanan. I Bekalan yang diterima hendaklah dipastikan kualiti dan kuantiti sepertimana pesanan.

ii

Penyeliaan mestilah dilaksanakan ke atas Pembekal makanan bermasak

iiii

Mutu masakan perlu dipastikan memuaskan dan mencukupi untuk semua pelajar.

42
11.2 Proses Kerja Menguruskan Pesanan Makanan.

Bil 1

Proses kerja Menyediakan borang pesanan tempahan makanan 2 hari sebelum penyediaan makanan kepada Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak.

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan Ketua Penyelia Asrama / Penyelia Asrama.

2 Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang sedang dimasak oleh pekerja-pekerja kontraktor pembekal,

Ketua Penyelia Asrama

43 11.3 Carta Aliran : Urusan Penyediaan makanan.

Sediakan borang pesanan tempahan makanan bermasak.

Dapatkan tandatangan kelulusan Pengetua

Serahkan borang pesanan kepada pembekal. Borang pesanan hendaklah diserahkan hendaklah diserahkan kepada pembekal sekurang-kurangnya 2 hari sebelum makanan disediakan.

Minta Pembekal cukupkan Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan menepati tempahan Tidak menempati pesanan

Makanan dihidangkan untuk pelajar

44
6.3 Bil 1 Senarai Semak : Urusan Penyediaan Makanan Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Sediakan borang pesanan tempahan makanan bermasak Dapatkan tandatangan kelulusan Pengetua / Penolong Kanan HEM Serahkan borang pesanan tempahan Makanan Bermasak kepada pembekal 2 hari sebelum makanan disediakan. Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang sedang disediakan. Makanan yang dihidangkan mencukupi untuk semua pelajar

2

3

4

5

45

12

Urusan Penyeliaan Kebersihan 12.1 Peraturan Pentadbiran : Urusan Penyediaan Kebersihan Membuat penyeliaan ke atas pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi membersihkan ruang dapur dan dewan makan serta sekeliling bangunan dewan makan. Membuat laporan harian.

I

2

46
12.2 Proses Kerja Penyeliaan Kebersihan Dapur Dan Dewan Makan

Bil 1

Proses kerja Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi membersihkan ruang dapur dan dewan makan.

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan Ketua Penyelia Asrama / Penyelia Asrama.

2

Membuat laporan harian.

47 12.3 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan

Minta pekerja bersihkan tidak bersih

Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bagi kerja-kerja pembersihan dapur dan dewan makan.

Bersih

Membuat laporan harian

48
12.4 Bil 1 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi kerja-kerja pembersihan dan keceriaan dapur dan Dewan Makan. Membuat laporan harian.

2

49

13

Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori 13.1 Peraturan Pentadbiran : Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori Sebarang pesanan pembelian hendaklah mendapatkan tandatangan dan Cop Pengetua.

I

2 3

Sebarang penerimaan barang perlu dicatatkan ke dalam buku stok. Buku Rekod Daftar Bil berserta bil perlu diserahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir.

50
13.2 Proses Kerja Pengurusan Stok Dan Inventori

Bil 1

Proses kerja Sediakan pesanan untuk barang-barang yang diperlukan. Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua. Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal Terima bahan yang dipesan dan dimasukkan ke dalam buku atau kad stok Tandatangan dan sahkan Invois/ Bil dan pesanan tempatan. Daftarkan bil atau invois ke dalam buku Daftar Bil

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan Pengetua

2 3 4

Pengetua Pembantu Tadbir Ketua Penyelia Asrama Ketua Penyelia Asrama Pembantu Tadbir Kewangan Ketua Pembantu Tadbir

5

6

7

Serahkan daftar bil beserta Invois kepada Ketua Pembantu Tadbir bagi tujuan proses pembayaran

51 13.3 Carta Aliran : Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

Sediakan pesanan untuk barang-barang yang diperlukan

Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal Kemaskinikan pesanan tidak lengkap

Lengkap

Terima bahan yang dipesan dan masukkan ke dalam buku atau kad stok

Tandatangan dan sahkan Invois dan L/O

Daftarkan Invois / bil ke dalam buku daftar Bil

Serahkan buku Daftar Bil dan Invois kepada Ketua Pembantu Tadbir

52
13.4 Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 Senarai Semak : Pengurusan Stok Dan Inventori Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Sediakan borang pesanan tempatan. Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua. Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal. Terima barang. Masukkan ke dalam buku atau kad stok. Tandatangan dan sahkan L/O dan Invois / Bil Catat di dalam Daftar Bil Serahkan buku Daftar Bil kepada KPT.

53

14

Urusan Pembelian 14.1 1 2 3 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian Senarai pembelian perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua Sistem kawalan pembelian perlu dikemaskinikan dari masa ke semasa.

54
14.2 Proses Kerja Tugas Pembelian

Bil 1 2

Proses kerja Pastikan tahap stok berkurangan/ berlebihan. Semak peruntukan sebelum membuat pembelian.

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan

Pengetua/ Ketua Pembantu Tadbir

3

Pastikan jenis/ kaedah pembelian - Pembelian sebutharga - 3 Pembekal - Pembelian melebihi RM10,000.00 bagi satu unit bahan / satu jenis item bagi kegunaan satu tahun, perlu mendapatkan kebenaran JPN. Senaraikan jenis pembelian Dapatkan kelulusan daripada Pengetua Sediakan borang pesanan - 3 salinan Semak borang pesanan dan tandatangan Pengetua Hantar borang pesanan kepada pembekal. Terima dan semak barang yang diterima dan pastikan - Tandatangan pada Nota Penghantaran (D/O) dan Invois - Kuantiti barang dan bil/ Invois bersamaan - Pesanan asal disertakan. Rekodkan terimaan di dalam buku/ kad stok. Catatkan dalam Daftar Bil. Pengetua Pengetua

4 5 6 7 8 9

10 11

55 14.3 Carta Aliran : Mengemaskinikan Buku Stok / Inventori

Penerimaan barang-barang cukup dan baik dari segi kualiti Cop akuan terima Invois, rekodkan ke dalam buku stok Kew.8.

Mesti dikemaskini setiap 3 bulan sekali, hantar ke pejabat untuk tindakan Kemaskinikan semula

tidak lengkap

Lengkap

Pastikan Inventori perabot, perkakas pembuatan sentiasa kemaskini dari masa ke semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas di semua Dormentori dan di semua bilik

Senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas dan lekatkan di setiap dormentori dan semua bangunan Kemaskinikan Inventori

Kemukakan laporan kepada Pengetua Buat pembetulan/ kemaskinikan tidak lengkap Disahkan lengkap

Rekod dan lengkapkan

56
14.4 Bil 1 Senarai Semak :

Mengemaskinikan Buku Stok / Inventori
Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik dari segi kuliti. Cop akuan terima di Invois dan rekod ke dalam buku stok. Kemaskini buku/ kad stok setiap 3 bulan sekali dan hantar ke pejabat untuk semakan. Inventori perabot, perkakas, peralatan sentiasa kemas dan terkini. Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas di semua dormentari atau bilik. Senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas dan dilekatkan di setiap dormentari atau bilik.

2

3

4

5

6

57

15

Urusan Terimaan dan Pungutan 15.1 1 2 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap teimaan wang. Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.

58
15.2 Proses Kerja Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil 1

Proses kerja Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang (AP.69) Dapatkan Buku Resit daripada Pegawai yang menjaga dan pastikan siri Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan dibuat Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan harian Merekodkan ke dalam Buku Tunai Menyerahkan wang dan Buku Kutipan harian kepada Pengetua untuk disemak

Pegawai yang Seksi undang-undang meluluskan / dirujuk peraturan

2

3

4 5 6

59 14.3 Carta Aliran : Urusan Terimaan dan Pungutan
Terima Surat Penurunan Kuasa, keluar surat kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan Dapatkan Buku Resut Rasmi daripada Pembantu Tadbir Kewangan Terima yuran asrama dari penghuni asrama dan keluar resit serta-merta Rekod dalam Buku Daftar Penghuni Asrama (Individu) Rekodkan di dalam Buku Kutipan Harian Asrama Serah wang kutipan bersama dengan Buku resit Buku Rekod Kutipan Individu Asrama kepada Pembantu Tadbir Kewangan Semak jumlah kutipan, Buku resit dan buku Rekod Kutipan Individu Asrama bangunan Betul tidak betul Turun tandatangan pada Buku Rekod Kutipan Harian Asrama Keluarkan Resit Induk kepada Penyelia Asrama sebagai penerimaan Catatkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian Asrama Tulis slip masuk bank

Minta penjelasan dari guru tingkatan dan pembetulan

Masukkan wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank dan failkan Rekodkan dalam Buku Tunai

60
15.4 Bil 1 2 3 4 5 6 7 Senarai Semak :

Urusan Terimaan dan Pungutan
Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan Dapatkan Daftar Stok Buku Resit Pastikan Buku Resit ada untuk digunakan Sediakan Borang Serahan Kutipan Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian Sediakan slip masuk bank Sediakan Buku Tunai

61

16

Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama 16.1 1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Penyelia Asrama menandatangani Buku kedatangan atau mengetik Kad Perakam Waktu masa masuk kerja dan balik. Peralatan semua kakitangan kontrak pembersihan mencukupi. 3 Penyelia Asrama senantiasa memberi perkhidmatan yang memuaskan kepada ibu bapa atau penjaga yang datang ke Pejabat Asrama untuk urusan rasmi.

2

62
16.2 Proses Kerja Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

Jawatan Ketua Penyelia Asrama

Proses Kerja 1. Membuat agihan tugas kepada Penyelia Asrama. 2. Mengesahkan tempahan makanan harian yang disediakan oleh Penyelia Asrama. 3. Memeriksa Buku Resit dan Daftar Kutipan Harian Individu Asrama Puteri. 4. Memeriksa dan mengesahkan daftar Keramaian Penghuni Asrama Puteri. 5. Menerima aduan daripada Penyelia Asrama mengenai kerosakan bangunan di Asrama Puteri. 6. Memastikan kakitangan PRA Kontrak mengikut arahan Penyelia Asrama mengenai tahap kebersihan di Asrama Puteri. 7. Memastikan semua aduan yang diterima oleh Penyelia Asrama telah diambil tindakan.

63
16.3 Carta Aliran Urusan menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

Agihkan tugas untuk Penyelia Asrama khusus di Asrama Puteri

Memastikan tugasan yang diberi dilaksanakan Kembalikan kepada Penyelia Asrama untuk dibetulkan tidak memuaskan

memuaskan

Sediakan laporan kepada Pengetua untuk disahkan

64
16.3 Bil 1 2 Senarai Semak : Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama Tandakan ( _/ ) Catatan

Tindakan Sediakan senarai tugas harian Penyelia Asrama Memeriksa Buku Resit dan Daftar Kutipan Harian Individu Memastikan pesanan makanan bermasak telah disediakan Memastikan tahap kebersihan Asrama Puteri dan Dewan Makan adalah memuaskan. Memastikan pekerja kontrak telah melaksanakan tugas harian. Memastikan aduan pelajar telah diambil tindakan

3

4

5

6

65

17

Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Penyelia Asrama N22 1 2 3 4 Arahan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah Surat Pekeliling Kewangan Penggunaan Wang Lebihan Makanan Pekeliling Pengurusan Bekalan Makanan Asrama.

18

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai 1 2 Jawatankuasa Pengurusan Asrama Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Sekolah

19

Senarai Borang yang digunakan 1 2 Buku Laporan Penyeliaan Dapur dan Dewan Makan Buku Laporan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Asrama

66
20 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas Jumlah unit yang boleh dijelaskan dalam seminggu.

Bil

Jenis Kerja

Masa yang diambil

67
21 Senarai Tugas Harian

JAWATAN :

KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

NAMA : JAWATAN : TARIKH : Bil. Tugas saya hari ini Catatan

68

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->