Anda di halaman 1dari 11

Analisis Metode, Sistem Controlling dalam Penerimaan Bahan Makanan

a. Teori Sistem Penerimaan Bahan Makanan


Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi memeriksa,
meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan tentang macam dan jumlah bahan
makanan sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan serta waktu
penerimaannya (PGRS, 2013). Tujuannya adalah untuk menyediakan bahan makanan
yang siap untuk diolah.
Menurut Direktorat Bina Pelayanan Medik dalam Pedoman Penyelenggaraan
Makanan Rumah Sakit (2007), prinsip penerimaan bahan makanan adalah sebagai
berikut:
a. Jumlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan makanan
yang tertulis dalam faktur pembelian dan sama dengan jumlah bahan makanan
dalam daftar permintaan institusi
b. Mutu bahan makanan yang diterima harus sesuai spesifikasi bahan makanan yang
diminta pada surat kontrak perjanjian jual beli
c. Harga bahan makanan yang tercantum pada faktur pembelian harus sama dengan
harga bahan makanan yang tercantum pada penawaran bahan makanan
Adapun langkah-langkah penerimaan bahan makanan adalah sebagai berikut:
1) Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat satuan dan
jumlah volume) dan spesifikasi bahan makanan.
2) Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan
makanan kering disimpan di gudang/ penyimpanan kering.
3) Bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan
penyimpanan di ruang penyimpanan.
Metode penerimaan bahan makanan dibedakan menjadi dua (Direktorat Bina
Pelayanan Medik.Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit.2007), yaitu:

Blind Receiving
Petugas penerimaan tidak menerima spesifikasi bahan makanan serta faktur
pembelian dari pihak penjual. Petugas penerimaan langsung mengecek,
menimbang dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang penerimaan
kemudian dicatat di buku laporan.

Konvensional
Petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan
jumlah bahan makanan yang dipesan. Petugas penerimaan menerima dan
mengecek waktu, jadwal, macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan sesuai
dengan kesepakatan SPBJ (Surat Perjanjian Jual Beli). Dalam cara konvensional
ini dapat dilakukan sistem penolakan bahan makanan jika jumlah dari mutu tidak
sesuai, petugas penerima harus mencatat semua bahan makanan yang diterima
dan bahan yang dikembalikan untuk dilaporkan kepada bagian pembayaran.
Tempat penerimaan bahan makanan idealnya terletak dekat dengan pintu sebelum

tempat penyimpanan, dilengkapi dengan meja penerimaan dan timbangan, daftar


makanan dan daftar bahan lain yang dapat diterima serta terdapat thermometer dan
kalkulator. Kalkulator disini dimaksudkan untuk mengecek jumlah total pengeluaran,
apakah sudah sesuai dengan pesanan.
b. Analisis Sistem Penerimaan Bahan Makanan
Adapun kegiatan penerimaan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Jiwa Dr.
Radjiman Wediodiningrat Lawang adalah sebagai berikut:
Metode penerimaan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman
Wediodiningrat Lawang adalah metode konvensional yaitu dengan cara petugas
mengecek jenis, jumlah dan harga bahan makanan yang datang dengan bahan
makanan yang dipesan sesuai bon pemesanan. Dengan menggunakan metode ini
Instalasi Gizi memiliki banyak keuntungan karena barang yang diterima sesuai
dengan barang yang dipesan. Jika tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan
makan dapat dikembalikan, selama pengamatan dilapangan barang pernah
dikembalikan karena waktu itu barang sudah layu dan tidak sesuai dengan
spesifikasi yang ditentukan. Penerimaan bahan makanan di instalasi RSJRWL
dilakukan oleh petugas gudang bahan makanan rumah sakit dan panitia
penerimaan bahan makanan rumah sakit setelah diperiksa sesuai dengan jenis
spesifikasi dan permintaan bahan makanan.
Tempat penerimaan bahan makanan basah terletak di dekat pintu belakang
instalasi gizi dengan latar belakang terbuka. Letak tempat penerimaan dekat
dengan ruang persiapan, dengan alasan tempat pengolahan dekat dengan tempat
penerimaan dan bisa cepat diolah. Sedangkan penerimaan bahan makanan kering
terletak di gudang penyimpanan rumah tangga. Kondisi kebersihan dari tempat

penerimaan kondisi lantai agak sedikit licin karena semalam terjadi hujan,selain
itu di tempat penerimaan dekat saluran pembuangan air. Kondisi lantai yang licin
dapat mempengaruhi dari keselamatan kerja petugas penerimaan.
Penerimaan bahan makanan basah di Instalasi Gizi berjumlah 6 orang dari
berbagai profesi, dan ditambah 1 orang dari gizi untuk memastikan barang yang
diterima sudah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Selain 5 petugas
penerimaan tersebut, petugas penerimaan dibantu oleh pihak rekanan dan pasien
yang telah sembuh. Sedangkan untuk penerimaan bahan makanan kering
berjumlah 1 orang dari petugas gudang penyimpanan rumah tangga.

Prinsip penerimaan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman


Wediodiningrat adalah jumlah, harga dan waktu seperti yang disebutkan dalam
surat perjanjian. Jumlah harus sesuai dengan bon pemesanan, harga tidak boleh
melebihi harga pasar atau paling tinggi sesuai harga pasar. Dan waktu pengiriman
disesuaikan dengan permintaan kebutuhan Instalasi Gizi. Mutu bahan makanan
disebutkan dalam surat perjanjian adalah jika bahan yang dikirim rusak maka
boleh diganti, dna juga bahan yang dikirim harus sesuai dengan spesifikasi yang
diinginkan. Namun dalam pengamatan hari pertama, selasa 11 November 2014
pihak rekanan sedikit terlambat mengantar pesanan bahan makanan yaitu pukul
8.30 barang baru diantar ke instalasi gizi.

Prosedur penerimaan bahan makanan basah di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman
Wediodiningrat sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh pihak RS tanggal 11
November 2014:
1. Panitia penerimaan menerima bahan makanan basah yang datang kemudian
dicocokkan dengan faktur/ bon pemesanan yang telah dipesan pihak RS.
2. Petugas mengecek kuantitas bahan makanan yang dipesan dengan cara
menimbang bahan makanan
3. Apabila bahan makanan yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi bahan
makanan yang dipesan, petugas meminta ganti kepada pihak rekanan.
4. Bahan makanan makanan langsung didistribusikan ke bagian pengolahan.
5. Petugas melakukan pencatatan dan pelaporan.

Transaksi penerimaan bahan makanan basah dilakukan setiap hari, sedangkan


untuk bahan makanan kering diterima dari rekanan setiap 15 hari sekali tetapi jika
bahan sudah habis sebelum waktu yang ditentukan maka bisa memesan lagi.

Ditempat penerimaan tersebut tidak terdapat meja penerimaan, meja dada, alat
tulis dan termometer. Yang ada hanya daftar pemesanan bahan makanan dan
timbangan saja.

b. Teori System Controlling


Prinsip (PPMRS, 2007):
1. Jumlah BM yang diterima harus sama dengan jumlah BM yang tertulis dalam
faktur pembelian dan sama dengan jumlah BM dalam daftar permintaan institusi
2. Mutu BM yang diterima harus sesuai spesifikasi BM yang diminta pada surat
kontrak perjanjian jual beli
3. Harga BM yang tercantum pada faktur pembelian harus sama dengan harga BM
yang tercantum pada penawaran BM
Penerimaan bahan makanan di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat
dibedakan menjadi 2, yaitu:
1. Penerimaan bahan makanan kering
Penerimaan bahan makanan kering dari rekanan dilakukan dengan
metode konvesional, ada faktur dan spesifikasi bahan makanan serta form daftar
pesanan bahan makanan. Petugas penerimaan mengecek barang sesuai dengan
spesifikasi bahan makanan yang dipesan, macam, dan jumlahnya. Penerimaan
bahan makanan kering ini biasanya dilakukan oleh petugas penerimaan di
gudang penyimpanan rumah tangga. Petugas penerimaan ini sudah sesuai
dengan yang ditetapkan oleh SOP yang ditetapkan oleh RS.
Barang yang sudah sesuai kemudian dimasukkan ke dalam gudang
sesuai tempatnya masing-masing. Barang akan diperiksa sesuai dengan

spesifikasinya kemudian dimasukkan melalui system FIFO (First In First Out).


Apabila

ada barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi, barang tersebut

dikembalikan kepada rekanan dan akan diganti sesuai dengan spesifikasi yang
ditetapkan.
Kesimpulan : penerimaan bahan makanan kering dengan menggunakan metode
Konvensional dan sisitem penyimpanan menggunakan metode FIFO. Tetapi
penerimaan bahan makanan kering tidak berada di instalasi gizi tetapi terdapat
di gudang penyimpanan rumah tangga yang letaknya 50 meter dari Instalasi
Gizi.

2.

Penerimaan bahan makanan basah/ segar


Penerimaan bahan makanan segar dilakukan dengan metode
konvensional. Petugas penerimaan ini dilakukan oleh petugas penerimaan bahan
makananan, barang yang datang kemudian dicek, ditimbang, sesuai dengan
kualitas dan kuantitasnya. Bahan makanan yang sudah diterima dicatat sesuai
dengan form daftar pemesanan dan penerimaan bahan makanan. Jika bahan
makanan tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah dipesan oleh petugas
pemesanan, maka bahan makanan tersebut akan dikembalikan ke pihak rekanan
dan ditukar dengan bahan makanan sesuai dengan spesifikasi. Pengecekan
faktur dan daftar pesanan dilakukan oleh petugas penerimaan bahan makanan
dengan pendampingan ahli gizi. Penerimaan bahan makanan segar ini memiliki
petugas khusus.
System controlling dalam penerimaan bahan makanan dilakukan
dengan menggunakan form daftar pemesanan dan penerimaan bahan makanan.
Control pada penerimaan bahan makanan sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan oleh RS, yaitu bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan
spesifikasi dan jumlah yang ditentukan. Apabila bahan yang diterima tidak
memenuhi spesifikasi, maka bahan makanan tersebut harus diganti. Pengecekan
faktur dan daftar pesanan dan penerimaan bahan makanan dilakukan oleh
petugas penerimaan bahan makanan dengan pendampingan ahli gizi.

c. Teori System Penyimpanan


Penyimpanan adalah suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan
bahan makanan kering dan basah baik kualitas maupun kuantitas di gudang bahan

makanan kering dan basah serta pencatatn dan pelaporannya (PGRS, 2005). Tujuan
dari penyimpanan bahan makanan adalah tersedianya bahan makanan siap pakai
dengan kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai dengan perencanaan
Syarat-syaratnya:
-

Adanya sistem penyimpanan barang

Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai persyaratan

Tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makanan

Langkah penyimpanan bahan makanan:


-

Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima harus segera dibawa ke
ruang penyimpanan, gudang atau ruang pendingin

Apabila bahan makanan langsung akan digunakan, setelah ditimbang dan diawasi
oleh bagian penyimpanan bahan makanan setempat dibawa ke ruang persiapan
bahan makanan

Sesuai jenis bahan makanan, tempat penyimpanan dapat dibedakan menjadi dua
(PPMRS, 2007), yaitu:
1. Gudang Bahan Makanan Kering
Merupakan tempat penyimpanan bahan makanan kering yang tahan lama seperti
beras, gula, tepung-tepungan, kacang hijau, minyak, dll. Syarat utama untuk
menyimpan bahan makanan kering adalah ruangan khusus kering, tidak lembab,
pencahayaan cukup, ventilasi dan sirkulasi udara baik, serta bebas dari serangga dan
binatang pengerat lainnya. Syarat lebih lengkap untuk bahan makanan kering adalah
sebagai berikut:
a)

Bahan makanan harus ditempatkan secara teratur menurut macam, golongan


ataupun urutan pemakaian bahan makanan.

b) Menggunakan bahan yang diterima terlebih dahulu (FIFO). Untuk mengetahui


bahan makanan yang diterima diberi tanda tanggal penerimaan.
c)

Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di


penyimpanan bahan makanan ini, termasuk kartu stok bahan makanan harus
segera diisi tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya, diperiksa dan diteliti
secara kontinyu.

d) Kartu/buku penerimaan, stok dan pengeluaran BM harus segera diisi dan


diletakkan pada tempatnya.
e)

Gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan.

f)

Semua bahan makanan ditempatkan dalam tempat tertutup, terbungkus rapat


dan tidak berlubang. Diletakkan di atas rak bertingkat yang cukup kuat dan
tidak menempel pada dinding.

g) Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak ada kegiatan serta dibuka pada
waktu-waktu yang ditentukan. Pegawai yang masuk keluar gudang juga hanya
pegawai yang ditentukan.
h) Suhu ruangan harus kering hendaknya berkisar antara 19-210C.
i)

Pembersihan ruangan secara periodik yaitu 2 kali seminggu.

j)

Penyemprotan ruangan dengan insektisida hendaknya dilakukan secara periodik


dengan mempertimbangkan keadaan ruangan.

k) Semua lubang yang ada di gudang harus berkasa, serta bila terjadi pengrusakan
oleh binatang pengerat, harus segera diperbaiki.
Syarat untuk gudang penyimpanan bahan makanan kering menurut PGRS 2005
adalah sebagai berikut:
a)

Bangunan dirancang bebas dari kelembaban, mudah dibersihkan serta bebas dari
serangga dan hewan pengerat

b) Dinding dan langit-langit dibuat dari benda yang tidak mudah keropos
c)

Lantai terbuat dari ubin , teraso atau beton dan tidak licin

d) Gudang tidak gelap


e)

Pintu gudang satu untuk memudahkan pengawasan

f)

Lokasi gudang dekat dengan penerimaan, tempat persiapan dan produksi

g) Pintu gudang selalu terkunci dan yang bertanggung jawab atas semua barang di
gudang kering adalah petugas pengawas
h) Ada meja untuk mencatat bon atau label keluar masuknya barang
i)

Terdapat rak yang digunakan untuk menyimpan bahan makanan

j)

Terdapat termometer dalam ruangan untuk mengontrol temperatur gudang.

k) Jendela bertirai dan tidak tembus pandang sehingga cahaya matahari tidak
langsung masuk dan tidak merusak bahan
l)
b.

Cukup ventilasi dan sirkulasi udara.


Gudang Bahan Makanan Segar
Merupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang masih segar seperti daging,
ikan unggas, sayuran dan buah. Bahan makanan tersebut umumnya merupakan bahan
makanan yang mudah rusak, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memperlambat
kerusakan terutama disebabkan oleh mikroba.

Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu penyimpanan tertentu
yang optimal untuk menjaga kualitas. Pengelompokan bahan makanan segar sesuai
dengan suhu penyimpanan adalah:

Penyimpanan segar (fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam lemari


pendingin dengan sushu berkisar antara 1 4o C untuk telur dan makanan
matang. Untuk sayuran segar berkisar antara 10 15o C.

Penyimpanan dingin (chilly), bahan makanan disimpan di lemari es dengan suhu


antara (-5) 0o C. Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan daging, ikan atau
unggas tidak lebih dari 3 hari.

Penyimpanan beku (freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah dingin


yaitu sekitar (-10)o C, dapat digunakan untuk menyimpan daging dalam waktu
lama. Pengecekan bahan makanan dilakukan setiap hari. Penempatan di tempat
terpisah dan telah terbungkus plastik.

Penyimpanan bahan makanan di instalasi gizi Rumah Sakir Jiwa Dr. Radjiman
Wediodiningrat meliputi:

Sistem penyimpanan bahan makanan menggunakanan system FIFO.


SPO penyimpanan dan penanganan bahan makanan ;
1.

Penyimpanan bahan makanan kering


-

Menempatkan bahan makanan secara teratur menurut macam, golongan,


ataupun urutan pemakaian bahan makanan

Menggunakan sistem FIFO (First In First out)

Mencatat pemasukan dan pengeluaran bahan makanan

Gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan

Pegawai yang masuk keluar gudang hanya petugas yang telah ditentukan

Suhu ruangan kering hendaknya berkisar 19-21C

Membersihkan ruangan secara periodic 2 kali seminggu

Menyalurkan bahan makanan sesuai dengan permintaan

2.

Penyimpanan bahan makanan segar


-

Suhu tempat harus betul-betul sesuai dengan keperluan bahan makanan


agar tidak menjadi rusak

Penegcekan terhadap suhu dilakukan satu kali sehari yaitu jam 08.00

Suhu penyimpanan bahan makanan segar:

c.

Daging, ikan, udang : -5- 0C (untuk lama penyimpanan <3 hari)

Telur : suhu ruang (untuk lama penyimpanan < 3 hari0

Sayur dan buah : 10C (untuk lama penyimpanan < 3 hari)

Tepung dan biji2an: 25C (untuk lama penyimpanan < 3 hari)

Analisa Penyimpanan Bahan Makan di RSJ Radjiman Wediodiningrat Lawang


Sistem penyimpanan bahan makanan di RSJRWL secara umu sudah baik dalam hal

pelaksanaan SPONya. Sistem penyimpanan dengan menggunakan FIFO (First In First Out)
sudah dilakukan sehingga mampu memenuhi prinsip dasar penyimpanan yaitu tetpat tempat,
waktu, tepat mutu, dan tepat jumlah.
1.

Penyimpanan bahan makanan kering


Beberapa hal terkait penyimpanan di gudang instalasi gizi di RSJRWL sudah sesuai
dengan teori namun ada sebagian yang kurang sesuai dengan teori di antaranya :

Keadaan ruang penyimpanan sudah memadai, ruangan untuk penyimpanan


bahan makanan kering sudah bersih dan letaknya berdekatan dengan ruang
penerimaan dan produksi. Namun ventilasinya kurang sehingga siklus udara
kurang baik dan ruangan menjadi agak gelap.

Dalam penempatan barang bahan makanan sudah beraturan. Namun bahan


makanan yang perputarannya cepat, dilektakkan dekat dengan tempat
penyaluran dan sebaliknya, penerapan FIFO dilakukan dengan menempatkan
bahan makanan yang masuk lebih dahulu pada bagian depan. Pengkodean
belum dilakukan pada semua bahan makanan karena umunya bahan makanan
yang diambil dari gudang pusat langsung digunakan pada hari yang sama, hanya
beberapa yang di simpan.

Jarak rak dengan lantai, dinding, dan langit-langit sudah sesuai dengan PGRS
2013 yakni sebagi berikut :
Tabel jarak penyimpanan Bahan Makanan di RSJWRL :
PGRS 2013

Instalasi Gizi RSJWRL

Jarak dengan lantai

15 cm

> 15 cm

Jarak dengan tembok

5 cm

>5 cm

Jarak
langit

dengan

langit- 60 cm

> 60 cm

Namun untuk penyimpanan beras diletakkan menempel pada tembok. Hal ini
kurang sesuai karena bisa menyebabkan lembab. Kondisi lembab akan
merangsang pertumbuhan jamur.

2.

Penyimpanan bahan makan segar


Pemasukkan dan pengeluaran BM serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan

BM, termasuk kartu stok BM harus segera diisi tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya,
diperiksa, dan diteliti secara kontinu. Gudang dibuka hanya pada waktu yang ditentukan
Sistem controlling penyimpanan bahan makananan di RSJ Dr. Radjiman
Wediodiningrat dilakukan dengan pengecekan suhu secara otomatis, pembersihan rak dan
refrigrator dilakukan tiap hari dan pembongkaran dilakukan 1x dalam seminggu dan ruangan
penyimpanan dibersihkan setiap hari.

3.4 Rekomendasi

Sistem Penerimaan, Penyimpanan berdasarkan masalah yang

ditemukan
1. Rekomendasi Penerimaan
Di tempat penerimaan bahan makanan sudah dilengkapi dengan timbangan dan
belum pernah dikalibrasi

Tempat/ruang penerimaan menjadi sebuah kekurangan dalam instalasi gizi RSJ Dr.
Radjiman Wediodiningrat karena menurut teori yang ada seharusnya ada tempat
tertutup dan jauh dari saluran air untuk menerima barang, tetapi pada kenyataannya
tempat penerimaaan barang ada di tempat terbuka dengan dekat saluran air.

2. Rekomendasi Penyimpanan
Sistem penyimpanan bahan makanan menggunakanan system FIFO.
Tidak terdapat termometer dan AC (Air Conditioner) dalam ruang penyimpanan
sementara
Terdapat pencahayaan berupa lampu sehingga memungkinkan cukupnya cahaya yang
masuk kekurangan tanpa bersentuhan langsung dengan bahan makanan kering.