Anda di halaman 1dari 72

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Tuntutan penerapan sistem informasi dan teknologi maju dalam setiap
proses kerja saat ini sangat diperlukan dalam meningkatkan efisiensi kerja
disamping mendapatkan informasi yang tepat dan cepat. Penerapan ini tidak
hanya harus dilakukan oleh organisasi-organisasi non profit namun juga
diperlukan oleh perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan keuntungan dan
pelayanan terhadap pelanggan yang salah satunya adalah Sistem Administrasi
Apotek Kimia Farma.
Berdasarkan analisa survey yang telah dilakukan di Apotek Kimia Farma,
adapun alasan yang menjadi latar belakang perlunya dibuat atau dikembangkan
sistem yang sudah ada karena beberapa faktor, salah satunya adalah sistem yang
ada saat ini masih ada yang bersifat manual. Segala kegiatan yang dilakukan tidak
secara keseluruhan dilakukan menggunakan komputer dan memiliki beberapa
kelemahan diantaranya adalah:
1. Sistem belum seluruhnya terkomputerisasi. Masih ada beberapa
kegiatan yang dikerjakan secara manual, salah satunya pada pencatatan
administrasi pelanggan baru dan keluhan langganan di bagian pelayanan
langganan, dan pembuatan laporan yang masih dilakukan dengan manual
(tulis tangan).
2. Data yang disimpan kurang aman. Ini dikarenakan data tersebut
masih banyak disimpan dalam berkas-berkas secara manual dan pencarian
dokumen secara manual sehingga menghambat kinerja
3. Kebutuhan informasi yang semakin luas. Setiap bagian dari kantor
Apotek Kimia Farma membutuhkan informasi yang cepat dan akurat untuk
memudahkan pelayanan.
Mutu peningkatan pelayanan kebutuhan pelanggan di Apotek Kimia
Farma belum optimal, sehingga memerlukan suatu sistem yang dapat membantu
dalam melakukan pekerjaan agar dapat dikerjakan dengan efektif dan efisien.
Selain itu, dengan adanya sistem dapat mengorganisir pekerjaan. Data yang

1
tersimpan dapat ditampung dengan ruang yang lebih besar dan lebih aman serta
mempermudah pencarian data.
Berdasarkan permasalahan yang timbul maka perlu dibuat suatu rancangan
sistem informasi administrasi Apotek Kimia Farma yang terdiri dari lima modul
yaitu penjualan, inventory, pembelian, pencatatan keuangan dan pelaporan, agar
dapat mempermudah kinerja pihak Apotek Kimia Farma sehingga dapat
meningkatkan efisiensi kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah pada penulisan ini adalah bagaimana rancangan


sistem informasi pelayanan langganan di Apotek Kimia Farma yang terdiri dari
penjualan, inventory, pembelian, pencatatan keuangan dan pelaporan.

1.3 Tujuan Penulisan

Mengetahui rancangan sistem informasi pelayanan langganan di Apotek


Kimia Farma yang terdiri dari penjualan, inventory, pembelian, pencatatan
keuangan dan pelaporan.

1.4 Manfaat

Memberikan informasi mengenai sistem informasi administrasi Apotek


Kimia Farma yang terdiri dari lima modul yaitu penjualan, inventory, pembelian,
pencatatan keuangan dan pelaporan.

1.5 Batasan Masalah


Dengan melihat permasalahan yang ada dan untuk menghindari perluasan
pembahasan, maka hal yang akan dirancang dalam Sistem Informasi Administrasi
ini hanya sebatas pada penjualan, inventory, pembelian, pencatatan keuangan dan
pelaporan.

2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN EXSISTING SYSTEM

2.1 Tinjauan Pustaka


Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A,1983).

2.1.1 Konsep dasar sistem informasi


2.1.1.1 Komponen sistem informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan
(building block), adalah sebagai berikut:
1. Blok masukan (input block)
2. Blok model (model block)
3. Blok keluaran (output block)
4. Blok teknologi (technology block)
5. Blok basis data (database block) dan
6. Blok kendali (controls block).
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi
satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

2.1.1.2 Konsep dasar organisasi sistem informasi


Organisasi adalah sutau sistem yang saling mempengaruhi antara orang
d a l a m k e l o m p o k k e rjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama.
Salah satu aspek pengorganisaian adalah menetapkan departemen-departemen,
Istilah departemen (department) sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area yang
terpisah atau cabang dari suatu perusahaan. Di dalam suatu perusahaan,

3
daparetemen harus dikelompokkan secara tegas, karena menyangkut masalah
wewenang dan hak.

2.1.1.3 Bagan organisasi


Bagan organisasi (organization chart) menunjukkan bagaimana
departemen-departemen di dalam organisasi dikoordinasikan bersama-sama
melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Bagan organisasi adalah
penggambaran grafik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur
organisasi. Bagan organisasi hanya dapat menunjukkan hubungan wewenang
yang formal saja dan tidak dapat menggambarkan seberapa besar wewenang,
tanggung jawab dan deskripsi pekerjaaan yang terinci.

2.1.1.4 Deskripsi tugas


Deskripsi tugas (job description) merupakan suatu rincian yang
menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang
harus kerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi tugas
perlu dibuat agar masing-masing personil mengerti kedudukannya di dalam
organisasi.

2.1.2 Perangkat permodelan sistem


2.1.2.1 Diagram konteks
Diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan sebuah
sistem secara garis besar dan dari diagram ini dapat dipecah menjadi proses-
proses atau bagian yang lebih kecil lagi yang disebut DFD.

2.1.2.2 Data flow diagram (DFD)


DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan
sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir
melalui proses yang saling berkaitan. Ada beberapa simbol yang digunakan pada
DFD untuk maksud mewakili (Jogiyanto, 2005):
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

4
Batas sistem digunakan untuk memisahkan suatu sistem dengan
lingkungan luarnya.

Gambar 2.1 Notasi kesatuan luar di DFD


2. Process (Proses)
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

identifikasi identifikasi

atau atau
Nama Nama proses
Proses
Pemroses

Gambar 2.2 Notasi Proses di DFD

3. Data flow (arus data)


Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini
mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.

a 1
Nama arus data
Kesatuan
Luar Proses

Gambar 2.3 Arus Data dari Kesatuan Luar ke Proses

4. Data Store (Simpanan Data)


Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
suatu file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak
tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, dan agenda atau buku.

media Nama data store

Gambar 2.4 Simbol dari Simpanan Data di DFD

2.1.2.3 Flowchart
Simbol-simbol dalam flowchart adalah sebagai berikut:
1. ; Terminal.

5
Menunjukkkan awal atau akhir suatu proses.

2. ; Preparation.
Persiapan proses atau pemberian nilai awal.
3. ; Data.
Menunjukkan proses masukkan, pembacaan atau percetakan
data.

4. ; Process.
Menunjukkan proses pelaksanaan instruksi (selain proses
percabangan).

5. ; Decision
Menunjukkkan proses pemilihan alternative atau pengecekan
kondisi.

; Predefined Process.
6. Menunjukkan proses yang telah didefinisikan.

7. ; Connector.
Merupakan penghubung pada satu halaman.

8. ; Off-page connector.
Merupakan penghubung pada halaman lain.

9. ; Document
Merupakan dokumen (arsip) dari hasil proses.

10. ; Arrow.
Merupakan arah aliran proses.

2.1.2.4 Topologi jaringan


Topologi jaringan komputer adalah pola hubungan antar terminal dalam
suatu jaringan komputer. Pola ini berhubungan erat dengan metode akses dan
media pengiriman yang digunakan. Ada beberapa macam topologi yang dapat
digunakan, tetapi topologi yang utama adalah Bus, Star, dan Ring. Beberapa

6
aplikasi topologi lainnya adalah topologi Mesh, Tree dan Hybrid topologi.
Perencanaan topologi jaringan harus memperhatikan dan mempertimbangkan
semua kondisi dan persyaratan sebelum menetapkan pilihan topologi untuk
pembangunan jaringan.

2.1.2.5 Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman


dari pengembang aplikasi yang sudah cukup dikenal di dunia yaitu Microsoft.
Baik itu karena kemudahannya dalam pengembangan aplikasi maupun
kemampuannya yang beragam. Selain itu, Microsoft Visual Basic 6.0 didukung
oleh berbagai fasilitas dalam pengembangan aplikasi salah satunya adalah
pengembangan aplikasi database. Komponen-komponen yang umum digunakan
pada bahasa pemrograman visual ini diantaranya adalah:
a. Form
Form adalah tempat untuk membuat tampilan (user interface) bagi program
aplikasi yang dibuat. Pada form, dapat dilakukan peletakan atau penambahan
suatu objek kontrol.
b. Text Box
Text Box merupakan kontrol yang dipakai sebagai tempat untuk mengisi
maupun menampilkan data.
c. Label
Label merupakan kontrol yang dipakai sebagai tempat untuk menampilkan
keterangan.
d. Command Button
Command Button merupakan kontrol yang dipakai sebagai tombol untuk
melakukan suatu proses.
e. Combo Box
Combo Box merupakan kontrol yang dipakai sebagai tempat untuk
menampilkan daftar pilihan. Dengan combo box, user dapat memilih pilihan
yang ada pada combo box tersebut.
f. Check Box

7
Seperti pada combo box, check box juga berfungsi untuk menampilkan daftar
pilihan. Pada check box, user dapat memilih lebih dari suatu pilihan.

g. Option Button
Sama seperti pada combo box dan check box, option button juga berfungsi
untuk menampilkan daftar pilihan. Namun pada option button, user hanya
dapat memilih satu pilihan saja.
h. Menu
Hampir kebanyakan aplikasi database menggunakan menu. Menu terbagi atas
dua jenis menu, yaitu:
1. Pull Down Menu
Pull Down Menu adalah menu yang terlihat menu utama atau judul
menunya. Untuk melihat submenu yang ada di dalamnya, user hanya perlu
mengklik menu utamanya.
2. Pop Up Menu
Pop Up Menu adalah menu yang tidak terlihat pada form. Untuk melihat
pop up menu, biasanya user harus mengklik kanan pada kursor.
i. Message Box
Message Box atau kotak pesan adalah kotak untuk menampilkan pesan kepada
pemakai program aplikasi atau user. Contoh penggunaan message box seperti
pada waktu user salah mengisi data atau mengklik tombol yang salah.
Message Box bisa sebagai alat untuk menyampaikan informasi, permintaan
persetujuan, peringatan, dan lain-lain.
j. Unit Kontrol
Kontrol adalah alat bantu yang dipakai untuk membuat sebuah objek pada
form Visual Basic. Setelah kontrol ditambahkan pada form maka kontrol
berubah menjadi sebuah objek, yaitu elemen perantara pemakai yang dapat
diprogram.
Tabel 2.1 Tabel unit control pada Visual Basic

Nama Kontrol Fungsi


Label Menampilkan Teks tetapi pengguna tidak dapat

8
berinteraksi dengannya atau mengubahnya.
Text Box Menampilkan Teks dimana pengguna dapat mengisi atau
meilihat teks yang ditampikan sebagai ouput proses
Command Button Memberikan sebuah perintah atau tindakan ketika digunakan
Check Box Memberikan perintah pilihan benar atau salah. Pemakai
dapat memilih beberapa check box secara bersamaan
Option Button Memberikan grup pilihan. Pemakai hanya dapat memilih satu
option dalam satu grup pilihan
Combo Box Kombinasi antara text box dengan list box. Pemakai dapat
memilih lewat daftar drop down
Data Grid Menampilkan database pada suatu form
Message Box Kotak untuk menampilkan pesan kepada pemakai program
aplikasi atau user

2.1.2.6 SQL Server 7.0


SQL Server 7.0 adalah sebuah database relasional yang dirancang untuk
mendukung aplikasi dengan arsitektur client/server, di mana database terdapat
pada komputer pusat yang disebut Server, dan informasi digunakan bersama-sama
oleh beberapa user yang menjalankan apikasi di dalam komputer lokalnya yang
disebut dengan client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang
tinggi, karena semua user bekerja dengan informasi yang sama.
1. Pengertian SQL Server 7.0
Melalui aturan-aturan bisnis, kendali diterapkan kepada semua user
mengenai informasi yang ditambahkan ke dalam database. Arsitektur client/
server sangat mengurangi lalu lintas network, karena ia hanya memberikan data
yang diminta oleh user saja. Sebagai contoh, jika sebuah pencarian suatu
database yang mengandung 100.000 records hanya menghasilkan 3 record, 3
record ini saja yang akan dikirimkan melalui network kepada komputer client.
Pada sistem yang tradisional, ke semua 100.000 record akan dikirimkan melalui
network. Hal ini membantu tugas-tugas pemeliharaan, misalnya mem-backup dan
merestorasi data menjadi lebih mudah dilakukan karena data terletak hanya pada
satu tempat.
2. Arsitektur dan Komponen SQL Server 7.0

9
Database SQL Server dibagi ke dalam beberapa komponen logikal, seperti
misalnya tabel, view, dan element-elemen lain yang terlihat oleh user. Elemen-
elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam disk. Format
file atau lokasi dimana elemen-elemen logik ini ditulis, tidak diketahui oleh user
sistem. SQL Server 7.0 bisa mengandung beberapa database yang digunakan oleh
beberapa user. Sebuah perusahaan bisa memiliki satu database yang digunakan
oleh banyak user pada beberapa departemen, atau perusahaan tersebut bisa
memiliki beberapa database yang hanya digunakan khusus oleh beberapa user
tertentu dalam masing-masing departemen.
3. Membangun Database dengan SQL Server
Pengertian database adalah sekumpulan data/informasi yang teratur
berdasarkan kriteria tertentu yang saling berhubungan. Dalam dunia komputer,
database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi hal yang utama
dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan. Alasan database menjadi
prioritas utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan adalah :
a. Database tidak hanya berisi data tetapi juga berisi rencana atau model data.
b. Database dapat menjadi sumber utama yang digunakan secara bersama-
sama oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai kebutuhan.
Dalam mengimplementasikan database, SQL Server akan menyimpan
database baru ke dalam dua struktur yaitu :
a. Data
Data pada SQL Server akan disimpan dalam file yang berakhiran *.mdf.
File ini senantiasa berkembang sesuai dengan penyimpanan tabel dan
objek database lainnya. Selain mempunyai penyimpanan primer,
database SQL Server juga mempunyai penyimpanan sekunder yang
berfungsi sebagai backup yaitu file *.ndf.
b. LOG
File yang berisikan catatan transaksi atau perintah-perintah yang
digunakan untuk memanipulasi data disimpan dengan akhiran *.ldf.
Adapun catatan transaksi yang terjadi antara lain :
a. Mencatat data baru (Insert Table)

10
b. Mencatat modifikasi tabel (Update Table)
c. Mencatat penghapusan data (Delete Table)
Jika terjadi kesalahan perintah sehingga menyebabkan kerusakan data
(failure/crash), proses recovery otomatis dilakukan dengan membaca log
transaksi dan melakukan proses rollback untuk transaksi yang belum selesai atau
terhapus. Saat database dibuat, model database disalin dari System Tables. Data
ini disimpan dalam satuan “Page” dimana setiap “Page” terdiri dari 8 Kb. Pada
setiap “Page”, digunakan sebanyak 96 bytes untuk header, sedangkan sisanya
digunakan untuk menyimpan data. Untuk setiap baris (row) pada tabel tidak dapat
melebihi 1 page. Sedangkan untuk tabel dan indeks disimpan dalam satuan Extent
dimana satu Extent berjumlah 8 pages yang berkesinambungan.
Sedangkan log dari transaksi secara default berkembang sebanyak 25%
dari data. Untuk memperbaiki kinerja database, sebaiknya log ditempatkan pada
storage yang berbeda.
Konsep Database Management System (DBMS)
Perancangan sistem yang baik harus sesuai dengan beberapa komponen
konsep dalam database management system. Konsep tersebut diantaranya :
Definisi Database
Basis data (database) adalah kumpulan data terhubung yang disimpan
secara bersama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga
mudah untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program
aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada
program yang akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga
apabila ada penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan
dengan mudah dan terkontrol.
Definisi DBMS
DBMS merupakan kumpulan tabel yang saling berkaitan bersama dengan
program sebagai pengelolanya. Basis data adalah kumpulan datanya, sedangkan
program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program untuk membaca
data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam basis data.

11
Istilah-istilah dalam Sistem Basis Data
Beberapa istilah yang penting dan sering digunakan dalam penyusunan
suatu basis data adalah :
a) Enterprise, yaitu suatu bentuk organisasi. Data yang disimpan dalam basis
data merupakan data operasional dari suatu enterprise. Contoh : Sekolah,
Rumah Sakit, Bank dan lain sebagainya.
b) Entitas, yaitu obyek yang dapat dibedakan dengan obyek lainnya. Contoh:
dalam enterprise sekolah terdapat entitas mahasiswa, mata kuliah.
c) Atribut, yaitu sebutan untuk mewakili suatu entity. Contoh : dalam entitas
mahasiswa memiliki atribut NIM, Nama, Alamat dan Agama.
d) Nilai Data atau Data Value, yaitu informasi yang tercakup dalam setiap
elemen data. Isi dari atribut disebut Nilai Data.
e) Record (Tuple), yaitu kumpulan field-field yang saling berkaitan yang
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.
f) File, yaitu kumpulan record-record yang sejenis dimana mempunyai
panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda-beda data
value-nya.
g) Database, yaitu kumpulan file-file yang mempunyai ikatan antara satu file
dengan file lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data.
Kegunaan DBMS
Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data
adalah agar kita dapat memperoleh atau mencari data dengan mudah dan cepat.
Selain itu pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi tujuan berikut :
1. Kecepatan dan kemudahan.
Basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan dan melakukan
perubahan terhadap data dan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi ruang penyimpanan (space).
Efesiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan karena dapat dilakukan
penekanan jumlah redudansi data, baik dengan penerapan sejumlah

12
pengkodean atau dengan menggunakan relasi-relasi antar kelompok data yang
saling berhubungan.
3. Keakuratan (accuracy).
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data besama dengan
menerapkan aturan tipe data, domain data dan lainnya secara ketat dapat
menekan ketidakakuratan pemasukan data atau penyimpanan data.
4. Ketersediaan (availability).
Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang
penyimpanan yang besar, padahal tidak semua data digunakan. Karena itu kita
dapat memilih adanya data utama, data transaksi, data historis hingga data
kadaluwarsa.
5. Kelengkapan (completeness).
Lengkapnya data yang dikelola dalam sebuah basis data bersifat relatif dan
untuk menambah kelengkapan, maka dapat ditambahkan record-record data.
6. Keamanan (security).
Dalam membangun basis data, kita dapat menentukan siapa saja yang berhak
menggunakan basis data dan operasi apa saja yang boleh dilakukan.
7. Kebersamaan pemakaian (share ability).
Pemakaian basis data umumnya tidak terbatas pada satu pemakai atau satu
lokasi saja. Basis data dapat dikelola oleh sistem yang didukung lingkungan
banyak pemakai (multiuser).
Komponen DBMS
Sistem basis data yang lengkap akan memiliki komponen-komponen
utama yaitu sebagai berikut :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang mendukung sistem basis data antara lain :
a) Unit pusat pengolah (CPU), berjumlah satu untuk sistem stand alone atau
lebih dari satu untuk sistem jaringan.
b) Media penyimpan data, berupa harddisk atau removable disk untuk
keperluan backup data.
c) Media input, berupa keyboard, kamera, scanner.

13
d) Perangkat jaringan untuk koneksi, berupa LAN card, modem, wireless,
infra merah.
e) Media output, berupa monitor untuk tampilan visual atau printer untuk
mencetak laporan.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan sistem basis data
adalah sistem operasi dan program pendukung DBMS. Sistem operasi adalah
program yang mengaktifkan atau memfungsikan sistem komputer,
mengendalikan seluruh sumber daya seperti proses I/O, memanajemen file-
file. Sistem operasi yang banyak digunakan antara lain Microsoft Windows
98/Me/2000/NT/XP/2003, LINUX, UNIX, MS-DOS. Program pendukung
DBMS antara lain DBaseIII/IV, MySQL, SQL Server, Ms. Access, Oracle.
3. Basis Data (Database).
Sistem database dapat memiliki beberapa database. Setiap database
memiliki sejumlah objek database seperti tabel, indeks, prosedur tersimpan
dan lain-lain. Disamping menyimpan data, setiap database juga menyimpan
definisi struktur baik untuk database maupun objek-objeknya secara detail.
Yang sangat ditonjolkan dalam database adalah pengaturan, pemilahan,
pengelompokan dan pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai
fungsi dan jenisnya. Pemilahan, pengelompokkan dan pengorganisasian ini
dapat berbentuk sejumlah tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian
kolom-kolom atau field-field data dalam setiap tabel.
Dalam setiap tabel terdapat record-record yang sejenis, sama bentuk. Satu
record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan
bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam
satu record. Operasi yang berkenaan dengan pembuatan database dan tabel
merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya.
Sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan
operasi rutin yang akan berlangsung berulan-ulang dan karena itu operasi-
operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan dan pengolahan
data dalam database.

14
4. Pemakai (User)
Manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data. Pemakai ini
terbagi atas empat kategori :
a) System Engineer yaitu tenaga ahli yang bertanggung jawab atas
pemasangan sistem basis data dan juga mengadakan peningkatan serta
melaporkan kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual.
b) Administrator Basis Data, yaitu tenaga ahli yang mempunyai tugas
mengawasi basis data , merencanakan dan mengaturnya.
c) Programmer, yaitu bertugas membuat program aplikasi yang diperlukan
oleh pemakai akhir dengan menggunakan data yang terdapat dalam sistem
basis data.
d) Pemakai Akhir, yaitu tenaga ahli yang menggunakan data untuk
mengambil suatu keputusan yang diperlukan dalam suatu instansi atau
perusahaan.
5. Aplikasi (Perangkat Lunak) Lain.
Aplikasi lain ini bersifat opsional, artinya ada tidaknya tergantung pada
kebutuhan kita. DBMS yang digunakan lebih berperan dalam
pengorganisasian data dalam database, sementara bagi pemakai database
khususnya yang menjadi end user dapat dibuatkan program aplikasi khusus
untuk melakukan pengisian, pengubahan dan pengambilan data. Program
aplikasi ini ada yang disediakan bersama dengan DBMS-nya, ada juga yang
dirancang dan dibuat sendiri dengan menggunakan aplikasi lain yang khusus
untuk pengorganisasian database.
Abstraksi DBMS
Pembuatan DBMS dan aplikasi basis data memiliki tujuan untuk
menyediakan layanan antar muka (interface) dalam melihat data pemakai. Untuk
itu, hal detail tentang bagaimana data disimpan dan dipelihara akan
disembunyikan oleh sistem. Maka dari itu, sering kali data yang dilihat oleh
pemakai sebenarnya berbeda dengan yang tersimpan secara fisik. Abstraksi data

15
merupakan tingkatan atau level bagaimana melihat data dalam sebuah sistem
database. Terdapat 3 (tiga) tingkat abstraksi data, yaitu :
1. Tingkat Fisik (Physical Level)
Bagaimana sesungguhnya suatu data itu disimpan ditunjukkan pada tingkat
ini. Pada tingkat ini juga pemakai berkompeten dalam mengetahui bagaimana
representasi fisik dari penyimpanan dan pengorganisasian data.
2. Tingkat Logik atau Konseptual (Conceptual Level)
Dalam tingkat ini digambarkan data apa yang disimpan sebenarnya dalam
database dan hubungannya dengan data yang lain.
3. Tingkat Penampakan (View Level)
Merupakan tingkat tertinggi dari abstraksi data. Pada tingkat ini hanya
sebagian data yang ditunjukkan dari database. Hanya sebagian data atau
informasi dalam database yang dibutuhkan pemakai dan yang kemunculannya
di depan pemakai diatur oleh program aplikasi yang digunakan.
Bahasa DBMS
DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan database dalam media
penyimpanan seperti harddisk maupun removable disk. Cara berinteraksi antara
pemakai dengan database tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang
ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu disebut sebagai Bahasa
Database atau Database Language yang terdiri atas sejumlah perintah (statement)
yang diformulasikan dan dapat diberikan pemakai dan dikenali oleh DBMS untuk
melakukan suatu aksi seperti permintaan (query) data tertentu. Contoh-contoh
bahasa database seperti SQL (Structured Query Language).
Sebuah bahasa database biasanya dapat dipilah ke dalam dua kategori
yaitu :
1. Data Definition Language (DDL)
DDL adalah bahasa yang disepesifikasikan untuk medifinisikan data dan
objek database. Jika perintah ini digunakan, entri akan dibuat kedalam kamus
data (data dictionary). Di dalam kategori ini terdapat beberapa contoh-contoh
perintah seperti pada Tabel 2.2 berikut :

16
Tabel 2.2 Contoh perintah-perintah Data Definition Language (DDL)

Perintah Fungsi
CREATE TABLE Membuat tabel baru
ALTER TABLE Menambah satu atau lebih kolom (field) pada tabel

yang baru dibuat


DROP TABLE Menghapus suatu tabel
CREATE INDEKS Membuat indeks
DROP INDEKS Menghapus tabel yang sudah terindeks
CREATE VIEW Memanipulasi data
DROP VIEW Menghapus file view

2. Data Manipulation Language (DML)

Data manipulation language (DML) adalah bahasa yang diperbolehkan


pemakai untuk mengakses atau memanipulasi data yang telah diorganisasikan
sebelumnya dalam model data yang tepat. Beberapa perintah yang termasuk
dalam DML seperti pada Tabel 2.3 berikut :
Tabel 2.3 Contoh perintah-perintah Data Manipulation Language (DML)

Perintah Fungsi
SELECT Menentukan data atau informasi yang akan keluar

dari tabel-tabel
UPDATE Mengubah isi record pada suatu tabel
DELETE Menghapus sebuah field
INSERT Menyisipkan suatu record
Commit Menuliskan perubahan kedalam Disk
Rollback Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah

perintah Commit yang terakhir

Beberapa fasilitas yang telah disediakan dalam DML antara lain seperti
pada Tabel 2.4 berikut :

17
Tabel 2.4 Contoh fasilitas Data Manipulation Language (DML)

Perintah Fungsi
ALL Mendapatkan semua baris yang sesuai dengan WHERE
DISTINCT Mendapatkan baris yang tidak duplikat
WHERE Menyatakan kondisi yang akan digabungkan dengan

operator logika seperti AND, OR, NOT, dengan

operator pembanding <, >, =


GROUP BY Mengelompokkan baris-baris dengan isi kolom yang

sama
ORDER BY Menyusun tabel hasil dengan nilai pada satu atau lebih

dari satu kolom


COUNT Menghitung jumlah baris
SUM Menghitung jumlah nilai
AVG Menghitung nilai rata-rata
MIN Menghitung nilai minimal

a. Pemakaian Obyek Conection dan Recordset

Tujuan dari penggunaan object connection adalah untuk memberitahukan


ADO, databases yang ingin dikoneksikan, memasukkan nama user dan
password-nya, mengambil recordset dan mungkin memberikan beberapa pilihan
lain. Obyek connection merupakan pintu gerbang kedalam databases yang
meliputi semua fungsionalitas dari data link dan memiliki properti yang sama.
Obyek recordset merupakan obyek yang dapat diprogram dimana cursor
tersebut disimpan. Dengan obyek recordset seseorang dapat melakukan
manipulasi baris-baris cursor, melihat field-fieldnya serta meng-update tabel-tabel
yang mendasarinya.

Koneksi ODBC Driver


Salah satu kelebihan penggunaan koneksi ODBC driver adalah mudah
untuk aplikasi client-server. Selain itu, apabila ingin mengganti databases dari
aplikasi, maka tidak perlu mengganti kode pada program tetapi hanya mengganti
koneksi pada ODBC driver tersebut.

18
Koneksi ODBC Driver merupakan jenis koneksi dimana seseorang tidak
perlu menuliskan listing program pada bahasa pemrograman visual untuk
mengakses databases, tetapi cukup dengan memberikan nama DSN (Domain
Source Name) sekaligus mendaftarkannya pada ODBC yang mewakili nama
databases tersebut.

2.2 Exsisting System Apotek Kimia Farma Diponegoro

Kimia Farma adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang kefarmasian


yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan tersedianya obat-
obatan bagi masyarakat yang membutuhkan obat untuk menyembuhkan
penyakitnya.
2.2.1 Struktur organisasi
Adapun struktur organisasi sistem kepegawaian di Apotek Kimia Farma
Diponegoro adalah sebagai berikut:

19
PIMPINAN UTAMA
(DIRUT)

MANAGER BISNIS

BAGIAN TATA
USAHA

BAGIAN KASIR
BESAR

BAGIAN UMUM

BAGIAN PEMBELIAN PERSONALIA BAGIAN PENJUALAN

GUDANG FAKTUR ASISTEN


PEMBELIAN

JURU VERIFIKASI
RESEP (APOTEKER )

PEGAWAI

Gambar 2.5 Stuktur Organisasi Kepegawaian Apotek Kimia Farma Diponegoro

Direktur Utama membawahi Manager Bisnis. Manager Bisnis membawahi


Bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha membawahi Bagian Kasir Besar. Bagian
Kasir Besar membawahi Bagian Umum. Bagian Umum membawahi tiga bagian
yaitu Bagian Pembelian, Personalia, Bagian Penjualan. Bagian Penjualan
membawahi Gudang Faktur Pembelian. Bagian Penjualan membawahi Asisten,
Juru Verifikasi Resep (Apoteker) dan juga Pegawai.

20
2.2.2 Deskripsi tugas masing-masing bagian
a) Manager Bisnis
Tugas manager bisnis adalah memeriksa laporan keuangan apotek serta
membawahi atau mengawasi:
a) Bagian tata usaha
b) Bagian keuangan
c) Bagian Umum(publik)
d) Sub bagian pembelian obat
e) Sub bagian penjualan obat
f) Sub bagian kepegawaian
b) Bagian Tata Usaha
Tugas dan Kewajiban:
1. Mencatat semua kegiatan transaksi baik penjualan obat, pembelian obat
2. Merekap semua data (arsip) transaksi dan order obat yang dilakukan
oleh apotek.
3. Mencocokan semua arsip atau data yang diterima setiap hari.
4. Menyetor uang hasil pendapatan per hari ke Bank yang telah ditunjuk
pihak apotek.
5. Membuat Laporan pertanggungjawaban tahunan perusahaan (apotek).
6. Mengamankan semua berkas yang belum tertagih.
7. Merekap semua bukti transaksi dan melakukan proses pembayaran yang
menyangkut keuangan apotek.
c) Bagian Kasir Besar
Tugas dan Kewajiban:
1. Melakukan kontrol harian terhadap hasil pendapatan apotek per hari.
2. Membukukkan hasil pendapatan per hari ke dalam buku besar yang
direkap per hari.
3. Mencocokkan saldo buku besar dengan struk atau bukti transaksi..
4. Setiap akhir bulan mencocokkan baik penerimaan, pengeluaran,
pendapatan yang didapat oleh apotek.

21
5. Melakukan perbaikan-perbaikan apabila terdapat kesalahan pencatatan
melalui jurnal umum dan jurnal bantuan.
6. Melaksanakan kegiatan pencocokan saldo-saldo buku besar, buku
pembantu untuk memperoleh data yang akurat dalam rangka penyusunan
laporan kepada atasan.
7. Membuat laporan bulanan pembukuan berupa:
a) Laporan perhitungan laba-rugi.
b) Laporan penjualan obat per bulan
c) Laporan pembelian obat per bulan
d) Laporan utang apotek.
e) Laporan piutang apotek.
f) Laporan obat terjual dan tak terjual
g) Laporan obat psikotropika yang terjual
h) Laporan pengembalian barang
i) Laporan keuangan tahunan apotek
d) Bagian Umum
Membawahi atau mengawasi:
a) Sub Bagian Pembelian
Membawahi dan mengawasi : Sub bagian gudang
b) Sub Bagian Personalia.
c) Sub Bagian Penjualan.
e) Sub bagian Pembelian
Tugas dan Kewajiban:
Melakukan order obat apabila stok obat di gudang sudah dalam persediaan
minimal.
Sub Bagian Gudang
Tugas dan Kewajiban:
1. Memelihara obat yang berada di gudang.
2. Mengecek stok obat yang ada di gudang

22
f) Sub Bagian Personalia
Tugas dan Kewajiban:
1. Menyelesaikan proses perhitungan gaji dan penerimaan lain yang sah
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Membuat laporan berkala tentang kepegawaian serta hal-hal yang
dianggap perlu untuk kelengkapan berkas kepegawaian.
3. Melengkapi segala sesuatu yang berhubungan dengan masalah disiplin
sesuai dengan peraturan yang berlaku.
g) Sub Bagian Penjualan
Tugas dan Kewajiban:
1. Melakukan kegiatan penjualan tiap hari.
2. Merekap data hasil penjualan berupa struk, resep dan pendapatan per hari
untuk disetor ke bagian keuangan.
3. Melakukan kegiatan stok setiap bulan untuk mengetahui persedian obat
yang dijual.

2.2.3 Gambaran umum sistem


Berdasarkan hasil survey yang dilakukan di Apotek Kimia Farma
Diponegoro dari Bulan September sampai dengan November 2008, didapat bahwa
sistem yang ada dan dipakai masih sederhana dan beberapa hal dilakukan dengan
manual. Hal ini dapat dilihat dari proses yang ada, pencatatan data pelanggan, dan
proses verifikasi yang kurang efisien, serta pembuatan laporan yang dilakukan
dengan sistem berkas. Bagian-bagian diatas masih dikerjakan dengan manual dan
hasil tugas-tugas tersebut disimpan dengan cara konvensional yaitu dengan dibuat
suatu blok arsip yang berisikan kode-kode tertentu.

23
2.2.4 Standart Operating Procedure
1. SOP Penjualan Obat dengan Resep

Baganalir penjualanobat denganresep


Pelanggan Penjualan Peracikan

Start

resep Pemberian nomer Pemeriksaan


Pencatatan resep
resep ketersediaan obat Database obat

Sudah tersedia
No
semua

Konfirmasi
ke
pelanggan

Yes

yes
Pelanggan
Jadi
Penyajian
membeli racik Yes
etiket

No No Peracikan
obat
Pengambilan
obat
Penyajian
peracikan

Sudah
semua

Yes

Pencatatan piutang
Rekanan Yes
rekanan

No

Pencetakan
Perhitungan total
A
copy resep
belanja

No

Perhitungan
member yes Database Point > 100 no Total Point ß perhitungan point + point
point
member

yes

no Konfirmasi
Mau ambil Penukaran
Point yes Point ßPoint - Point _Tukar
point point
pelanggan

no

Database
point
member

pembayaran

Pencetakan
struk

struk

Obat ,struk ,
copy resep

end

Gambar 2.6 Gambar SOP Penjualan dengan Resep

24
2. SOP Penjualan Obat tanpa Resep

25
pelanggan kasir

Penerimaan Data
pelanggan

Menyimpan ke
database

Pencatatan data
pelanggan

Pembuatan id member

Memberikan Member
pelanggan

26
Gambar 2.7 Gambar SOP Penjualan tanpa Resep
3. SOP Penyetoran Hasil ke Pusat
Bagan alir penyetoran hasil penjualan ke pusat
pe n ju ala n K a s ir b e s a r T a ta u s a h a Bank

s ta rt

P engecekkan P engecekkan
U a n g,s tru k k e s e s u a ia n ke s e s u a ia n
p e n ju a lan u a n g te rh a d a p u a n g te rh a d a p
s tru k p e n ju a lan s tru k p e n ju a la n no

yes

no S udah sesuai S udah sesuai

yes

P e n c a ta ta n ju rn a l
k e u a ng a n

P e nc ata ta n ju rn a l
k e u a ng a n

L a p o ra n
keuangan

end

Gambar 2.8 Gambar SOP Penyetoran Hasil Penjualan ke Pusat

27
4. SOP Pemesanan dari Apotek Lain

28
B a g a n a lir p e n y e to ra n h a s il p e n ju a la n k e p u s a t
p e n ju a la n K a s ir b e s a r T a ta u s a h a Bank

s ta rt

P e ngece kka n P engecekkan


U a n,sg tru k k e s e s u a ia n k e s e s u a ia n
p e n ju a la n u a n g te rh a d a p u a n g te rh a d a p
s tru k p e n ju a la n s tru k p e n ju a la n n o

ye s

no S udah sesuai S udah sesua i

ye s

P e n c a ta ta n ju rn a l
keuangan

P e n c a ta ta n ju rn a l
keuangan

L a p o ra n
ke uang an

end

Gambar 2.9 Gambar SOP Pemesanan Obat dari Apotek Lain


5. SOP Pemesanan Obat oleh Apotek Cabang

29
Bagan alir pemesanan obat oleh apotek cabang
Gudang Apotek cabang Gudang pusat

start

Data
Pemeriksanaan
base
Stok
obat
minimum

no

Pencatatan
list obat

no

Disetujui Purchase Penerimaan list


Stock Ass. yes order order
min apoteker

Pencatatan list order

Pencatatan obat yang


tidak tersedia Obat tersedia
no
semua

Konfirmasi
Ke apotek

yes

yes

apotek Pengambilan order


No
Jadi obat
pesan

Sudah
semua

yes Yes

no
Pembuatan laporan

delivery
order

Pengiriman ke
cabang

obat

end
Gambar 2.10 Gambar SOP Pemesanan Obat oleh Apotek Cabang
6. SOP Pemesanan Obat oleh Gudang Pusat

30
B agan alir pem e sanan obat oleh guda ng pu sat
Gudang pusat p em b e lia n s u p p lie r

s ta rt

D ata
P em e rik s a naa n
b as e
S tok
o ba t
m inim um

D is e tu jui P enc atatan


S to c k P enc a tatan L is t ord e r
no K a. ye s ye s T rans ak s i
m in lis t o bat s e s u ai
gud ang pe m b elia n

no

no

P u rc has e
o rde r

P eng irim an
P O k e s up plie r

ye s

D O da ri s up plier

inv o ic e

ob a t

en d
Gambar 2.11 Gambar SOP Pemesanan Obat oleh Gudang Pusat
7. SOP Piutang Rekanan

31
Bagan alir piutang rekanan
Administrasi
Perusahaan rekanan
(kasir piutang )

start

Penerimaan nota , resep


dari penjualan

Pencatatan kas bon


obat berdasarkan
perusahaan rekanan

Data base
utang
rekanan

rekapan invoice
Perekapan
invoice

end

Gambar 2.12 Gambar SOP Piutang Rekanan

8. SOP Pemberitahuan Jatuh Tempo


Bagan alir memberi peringatan jatuh tempo
Perusahaan
administrasi
rekanan

start

Pengecekan tanggal
Jatuh tempo

Data base
utang
rekanan

Peringatan
Jatuh tempo

end

Gambar 2.13 Gambar SOP Pemberitahuan Jatuh Tempo


9. SOP Pembayaran Piutang

32
Bagan alir pembayaran piutang
Perusahaan rekanan Administrasi

start

invoice

Pengecekan
U tang rekanan

D atabase
U tang
rekanan

pem bayaran

lunas no D atabase
U tang
rekanan

yes

Pencatatan transaksi
pem bayaran

Kuitansi
pembayaran

Gambar 2.14 Gambar SOP Pembayaran Piutang


end
10. SOP Pelaporan Penjualan Obat Narkotik dan Psikotropika ke Diskes

33
B agan A lir P elaporan P enjualan Obat P sikotropika ke D iskes

administrasi D epkes

start D ata obat


narkotik dan
psikotropika
D ata obat narkotik
dan psikotropika
terjual
end

P engiriman
data obat
narkotik dan
psikotropika

Gambar 2.15 Gambar SOP Pelaporan Penjualan Obat Narkotik dan Psikotropika ke Diskes

34
11. SOP Kesalahan Pelayanan

Bagan Alir Kesalahan Pelayanan

pelanggan kasir

start

keluhan

no
Masalah pada no
pelayanan
Masalah pada obat

yes

yes

no
Pelayanan no
lambat,lama
Obat kadaluarsa,obat
tidak sesuai resep

yes yes
A
Mengecek ulang
no kesesuaian obat
A

Permohonan
maaf

Obat sudah
sesuai

yes

Penggantian
obat
ada yes
masalah
lagi

Obat sesuai dengan no


Pembayaran obat sesuai
harga sebelumnya harga baru
no

yes

Obat
baru,struk

end

Gambar 2.16 Gambar SOP Kesalahan Pelayanan

35
12. SOP Pendaftaran Member

Bagan Alir Pendaftaran M em ber


pelanggan kasir

start

D ata
pelanggan
D atabase
m em ber

P encatatan data
pelanggan

P em buatan id m em ber

M ember
pelanggan

end

Gambar 2.17 Gambar SOP Pendaftaran Member

36
BAB III
PERANCANGAN SISTEM

3.1 Sistem yang Direncanakan

Permasalahan yang terjadi dalam sistem serta struktur organisasi yang


kurang terstruktur yang ada saat ini, maka sistem yang akan direncanakan harus
dapat lebih memperjelas sistem yang ada pada Apotek Kimia Farma. Selain itu
sistem yang akan direncanakan ini akan lebih mempermudah kinerja pihak
Apotek Kimia Farma dengan melakukan penyimpanan terhadap data yang
dimasukkan melalui sistem informasi ke dalam database. Apabila data tertentu
diperlukan maka sistem informasi akan mengambil data tersebut dari database,
mengedit, dan menampilkannya. Apabila sistem yang baru lebih terkomputerisasi,
maka efisiensi kerjanya bisa lebih ditingkatkan.
Secara umum sistem yang dibangun terdiri atas beberapa komponen
diantaranya adalah input sistem yang merupakan item fisik dari perusahaan ini,
program aplikasi yang merupakan rangkaian bahasa pemrograman, kendali sistem
yang berfungsi mengontrol keberadaan sistem, database yang merupakan pusat
data dari sistem dan output sistem yang berupa hasil print out ataupun tampilan di
layar yang berupa laporan atau bentuk nota yang lainnya. Adapun desain sistem
yang akan direncanakan dapat digambarkan sebagai berikut :

Administrator

Proses
Input (Sistem Informasi Administrasi Output
Apotek Kimia Farma Diponogoro )

Database
Ms. Access

Gambar 3.1 Gambar desain sistem yang direncanakan

37
Berdasarkan hasil survey dan informasi-informasi yang diperoleh dari
lapangan maka sistem yang dibuat terdiri dari 5 buah subsistem utama sebagai
berikut:
)a Penjualan
Bagian ini bertugas menjual obat-obatan yang telah ada di apotek dan
melakukan secara terkomputerisasi.
)b Inventory
Bagian ini bertugas mengatur keluar masuknya obat-obatan di apotek dan
dilakukan secara terkomputerisasi.
)c Pembelian
Bagian ini bertugas membeli obat-obatan yang telah berada dalam kondisi
minimum di apotek dan melakukan secara terkomputerisasi.
)d Pencatatan Keuangan
Bagian ini bertugas mencatat proses keuangan yang terjadi di apotek
melakukan secara terkomputerisasi.
)e Pelaporan
Bagian ini bertugas melapporkan segala sesuatu yang telah terjadi di apotek
kepada manager dan dilakukan secara terkomputerisasi.

Input untuk sistem yang direncanakan berupa :


1. Data order obat
2. Data resep
3. Data pelanggan
- Nama pelanggan
- Alamat pelanggan
- dan lain-lain.
4. Data rekanan
- Kebijakan perusahaan
- Id pegawai
- Nama pegawai
- dan lain-lain

38
5. Data dokter
6. Data kebijakan peredaran obat
7. Delivery report barang
8. Data supplier

Proses-proses yang terjadi di Apotek untuk sistem yang direncanakan berupa :


.1 Proses Pemesanan Obat atau pembelian obat
(Purchasing)
Bagian pemesanan(pembelian) pada apotek berfungsi untuk memesan obat
dari distributor obat atau dari Pedagang Besar Farmasi (PBF). Dokumentasi
pemesanan obat ke distributor :
- Obat-obat dalam keadaan hampir habis/sudah habis dibuatkan
daftar pesanan yang dibuat secara tertulis yang biasanya disebut dengan
Surat Pesanan. (PR).
- Surat pesanan minimal dibuat rangkap 2 menggunakan form surat
pesanan (PR). Jika pesanan dilakukan melalui telepon, surat pesanan
diserahkan saat obat diterima.
- Setiap surat pesanan diberi nomor secara berurutan, nomor
dicetak/ditulis dengan baik, dan jelas.
- Apabila karena suatu hal pesanan tidak dapat digunakan, maka
surat pesanan tersebut tetap harus diarsipkan dengan memberi tanda
pembatalan yang jelas.
- Sebelum diserahkan ke distributor, surat pesanan ditandatangani
oleh penanggung jawab (bagian pembelian).
- Untuk pemesanan obat narkotik dan psikotropika, wajib
menggunakan surat pesanan.
Adapun data yang perlu dicantumkan pada surat pesanan adalah
sebagai berikut :
1. No pesanan
2. Tanggal pesanan
3. Identitas distributor (nama, alamat, no izin, no telp)
4. Identitas pemesanan/apotek (nama,alamat, NPWP)

39
5. Kode produk/ No Id, kuantitas obat, nama obat, satuan dan keterangan
6. Identitas pemesan sebagai penenggung jawab (nama, No SIK, tanda
tangan serta stempel resmi pemesan (apotek)).
.2 Proses Penerimaan Obat (Receiving)
Proses penerimaan obat dapat dibagi menjadi dua jika apotek memiliki
cabang, yaitu penerimaan obat dari distributor (PBF) dan penerimaan obat
pada cabang apotek yang dikirim oleh pusat
Pada proses penerimaan obat dari distributor atau (PBF) dilakukan beberapa
hal yaitu :
1. Pencocokan (barang, faktur, PR, tgl kadaluarsa)
Untuk memastikan bahwa obat yang diterima dalam keadaan baik, sah,
sesuai dengan yang dipesan, maka dilakukan pemeriksaan pada waktu
obat diterima dengan menggunakan checklist yang sudah disiapkan
untuk masing-masing jenis produk yang berisi antara lain :
- Kebenaran jumlah kemasan,kebenaran jumlah satuan dalam
tiap
kemasan, kebenaran jumlah produk yang diterim, kebenaran
identitas produk
- Tidak terlihat tanda-tanda kerusakkan
- Penerapan penandaan yang jelas pada lebel, bungkus, dan
brosur
- Tidak terlihat kelainan warna, bentuk, kerusakkan pada isi
produk
- Tidak ditemukan kebocoran
- Jangka kadaluarsa memadai
- Kebenaran kondisi kemasan
2. Produk yang tidak sesuai dengan kriteria diatas diproses untuk
pengembalian atau penggantian.
3. Faktur atau surat penyerahan barang asli atau salinan diberikan kepada
penanggung jawab, dan satu salinan dikirimkan ke bagian administrasi
untuk dilakukan pencatatan

40
4. Pencatatan (tgl kadaluarsa obat, penerimaan obat, jumlah penerimaan,
keadaan fisik obat, bentuk sediaan obat, kode produk/No Id, No Batch,
nama produk, satuan, tanggal surat pesanan)
5. Pencatatan identitas distributor (nama, alamat, No telp, No izin) untuk
penerimaan dari distributor
6. Menyimpan sesuai dengan persyaratan obatnya
7. Faktur atau surat penyerahan barabg sebaiknya diarsipkan berdasarkan
no urut dan tanggal penerimaan.
.3 Proses Penyimpanan Obat
.4 Proses Pengembalian Obat
- Pengembalian obat ke PBF
- Pengembalian obat ke apotek pusat
- Pengembalian obat oleh konsumen
- Pengembalian obat yang ditarik dari peredaran
.5 Proses Pengiriman Obat
.6 Proses penjualan Obat
Pada proses penjualan obat ke konsumen biasanya dilakukan secara tunai,
atau kredit. Namun itu tergantung juga pihak pengelola apotek. Secara umum
proses penjualan obat ke konsumen dibagi menjadi 2 yaitu penjualan obat
dengan resep dan penjualan obat tanpa resep. Penggolongan obat yang dapat
dijual tanpa resep adalah obat yang tergolong obat bebas dan obat bebas
terbatas. Obat yang dijual harus dengan resep adalah obat yang tergolong ke
dalam jenis obat keras, narkotik dan psikotropika.
.7 Proses Pelaporan

Output untuk sistem yang direncanakan berupa :


1. Struk
2. Form data pelanggan
3. Delivery Order Barang
4. Permintaan Pembelian (PP)
5. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPP)
6. Peringatan jatuh tempo utang rekanan

41
7. Laporan utang rekanan
8. Laporan komisi dokter
9. Surat pesanan (PO)
10. Laporan penjualan obat psikotropika

Simpanan file untuk sistem yang direncanakan berupa :


1. Simpanan Stok Obat
2. Simpanan Rekanan
3. Simpanan Order Penjualan
4. Simpanan Transaksi Penjualan
5. Simpanan Resep
6. Simpanan Master Obat
7. Simpanan Pelanggan
8. Simpanan PR
9. Simpanan Order ke Gudang
10. Simpanan Piutang Apotek
11. Simpanan Komisi Dokter
12. Simpanan Utang
13. Simpanan Member
14. Simpanan Point
15. Simpanan Transaksi Pembelian
16. Simpanan SR
17. Simpanan Data Supplier
18. Simpanan Buku Besar
19. Simpanan Piutang Rekanan

Lingkungan luar sistem yang direncanakan berupa :


1. Pelanggan
2. Rekanan Perusahaan
3. Dokter
4. Supplier
5. Apotek Lain

42
6. Manager
7. Departemen kesehatan
3.2 DFD (Data Flow Diagram)

Adapun DFD dari sistem informasi administrasi Apotek Kimia Farma


Diponogoro dapat dilihat pada gambar berikut:

3.2.1 Context diagram


Diagram konteks sistem informasi administrasi apotek di kimia farma adalah
sebagai berikut :
D e liv e ry o, rd
f a ek rt ,u r
S t ru,kk o n f irm ,ida s mi e m b e r p e m b e rit a h u a n ja t u h t e ,km upitoa un st ai n g
a
e
P e rm in t a a n , RO be as te, dp a t a p e la n ,g g a n
P e la n g g a n id re k a n, ida n m e m b e r O rd e r o ,kb ao tn f irm a s i
A p o t e k la in

P e rin g a t a n ja t u h t e m, p o u t a n g S u ra t o rd , L ea rp o ra, n
la p o ra n u t a n g re k a n a n K o n f irm a s i O/ Cp loe ns e ,PKOo n f irm a s i fP R
b
0 M anager
K e b ija k a n p e ru ,s Da ha at aa nre k a n a n Acc PR
R ekanan
p e ru s a h a a n
L a p o ra n P e n ju a la n O b a t P s ik o t ro p ik a
S is t e m g
L a p o ra n K o m is i d o k t e r
c I n f o rm a s i K e b ija k a n P e re d a ra n o b a t
a p o te k D e p a rt e m e n
d a t a d o ,Ik dt e dr o k t e r K e s e h ata n
D o k te r

D a t a O ,bDa et liv e ry o, rd e r
k u it a n s i p e m b, a y a ra n
B u k a t u t u p o rd e r
d

S u p p lie r
Gambar S3.2
u raContext
t p e s a(PnDiagram
aO),nR e k a pSitem
I n v o Informasi
ic e Apotek

43
3.2.2 Hubungan antar modul

0
Data stok obat

Data pemesanan obat

PENJUALAN
Data penjualan

Reques INVENTORY

pembelian

Data pembelian Data stok obat


PEMBELIAN PELAPORAN
stok obat gudang

Data
Data keuangan pembelian
stok obat
Data transaksi
pembelian

PENCATATAN
KEUANGAN

Data transaksi penjualan

Gambar 3.3 Hubungan Antar Modul

44
3.2.3 Hierarchy Chart

45
0

Sistem
Informasi
apotek

1 3 4
2

modul modul modul modul


penjualan inventory pembelian Pencatatan P
keuangan

3.1P 3.2P 3.3P 4.3P


2.1 2.2 2.3 2.4 4.1 4.2

Gudang Penerimaan Penerimaan Pembuatan Pencatatan Pencatatan Pencatatan


1.1P Master Obat SR Pencatatan
inti DO PR PO Utang Piutang Buku besar
Data supplier
perusahaan perusahaan
Pencatatan
order
2.4.1.1P
1.2.1P
Input 4.1.1P
2.3.1P 4.2.1P 4.3.1P
2.4.1 Transaksi
Pencatatan 2.1.1P 2.2.2P 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6
2.2.1 SR
Isi resep Manipulasi Pencatatan Peringatan Pengelolaan
1.2 Data Manipulasi Utang Jatuh Tempo Daftar
Masukan Penerimaan Pencarian Stock Transaksi Transaksi 2.4.1.2P
pemesanan SR Order obat piutang akun
obat obat spoil retur Receiving
data obat opname
Pencatatan Update
resep 1.2.2 Transaksi
SR 4.1.2P
2.4.2P
2.3.2P 4.2.2P 4.3.2P
Peracikan 2.1.2P Pencatatan
2.4.1.3P P
Obat 2.2.1P 2.2.3.1P 2.2.4.1P 2.2.5.1P 2.2.6.1P Un/Approve Utang
Manipulasi Hapus Pencatatan Pencatatan
Perbaharui SR Komisi dokter
Retur Transaksi Pembayaran Jurnal
data obat Insert data Insert umum
1.3P Insert PR Insert spoil Insert retur SR Piutang kredit
obat StockOpname
Pemeriksaan 4.1.3P
2.3.3P 2.4.1.4P
Ketersediaan Peringatan
obat 2.1.3P Jatuh P
2.2.3.2P 2.2.4.2P Report 4.3.3P
2.2.2P 2.2.5.2P 2.2.6.2P Open /Close Tempo
TransaksiSR
1.2.2.1P 1.2.2.2P 1.2.2.3P Hapus PO utang
update update update Pencatatan
data obat update PR update
Pencatatan Manipulasi detail data spoil retur Jurnal
Manipulasi StockOpname
Konsentrasi Harga obat 4.1.4P penyesuaian
1.4P Konsentrasi
obat obat obat O
Pencatatan
Perhitungan 2.2.3.3P 2.2.4.3P 2.2.5.3P 2.2.6.3P
2.2.3P Pembayaran 4.3.4P
total belanja Utang kredit
Catat delete PR delete delete spoil delete retur
transaksi Pencatatan
StockOpname P
pembelian perbulan
O
obat
1.5P
2.2.3.4P 2.2.4.4P 2.2.5.4P 2.2.6.4P
4.3.5P
Pencetakan 2.2.4P Catat Catat
struk 1.6.1P report PR transaksi transaksi report retur
Laporan Stock spoil Pencatatan
Pencatatan Penerimaan Opname pertahun
Transaksi obat
1.6P Penjualan p
gudang 2.2.4.5P 2.2.5.5P

Pencatatan
Transaksi report
1.6.2P report spoil
penjualan StockOpname
Pencatatan P
Transaksi
Penjualan
1.7P umum

Pembuatan
faktur

1.8.1P

Pencatatan
member P
1.8

p
aplikasi
member
Gambar 3.4 Hierarchy chart
1.8.2P

Penghitungan
Point
member

46
1
P13 ********Simpanan member

Rekam Data
member

P14 *********Simpanan point

Rekam nama,
point member

A
1.8 Biaya
Data pelanggan belanja,
Nama
aplikasi member
id member member

a*
P9 ************ Simpanan order ke gudang
Pelanggan Order obat, id member
Data
transaksi
P3 **Simpanan order penjualan
penjualan
Ke gudang
e** Order obat

Apotek Lain Status data obat


2
Rekam data
order obat

(modul
1.1P inventory)
1.3P
b Data rekanan, data obat
kebijakan perusahaan yang diminta PEMERIKSAAN
Rekanan PENCATATAN
KETERSEDIAAN
perusahaan ORDER
OBAT P5 Simpanan resep

Rekam
resep
P2 ****Simpanan Rekanan
A

P7 Simpanan Pelanggan
1.4P Rekam
Biaya data P11 ******Simpanan komisi dokter
belanja, rekanan
nama Status obat terpenuhi Rekam
PERHITUNGAN data
member
BIAYA pelanggan
Rekam
Komisi
dokter
P14 ********* Simpanan point
Konfirmasi, harga 1.2
obat, data obat Status obat tersedia
Rekam nama, a*
point member
Konfirmasi, PENCATATAN Resep, data pelanggan,id rekanan Pelanggan
harga obat, P4 ***Simpanan transaksi penjualan RESEP
data obat

Biaya belanja
a* Konfirmasi c
data dokter,
Setuju Data P19 Simpanan piutang rekanan Id dokter
Pelanggan membeli 1.5P transaksi Dokter
penjualan
Data piutang
struk rekanan
PENCETAKAN Data transaksi (modul
STRUK penjualan 4 pencatatan
1.6P
Data transaksi keuangan)
penjualan
PENCATATAN
Konfirmasi TRANSAKSI
Setuju PENJUALAN Data transaksi (modul
5
e** membeli penjualan pelaporan)

Apotek Lain
Rekam hutang
1.7 Apotek lain
faktur P10 *****Simpanan piutang apotek
Pembuatan Transaksi penjualan
faktur

Gambar 3.5 DFD Level 0 modul Penjualan

47
1.2

P5 Sim panan resep

P2 ****Sim panan R ekanan


P11 ******Sim panan kom isi dokter

R ekam
data P7 Sim panan Pelanggan
rekanan
R ekam P1 Sim panan stok obat
R ekam
data R ekam
resep
pelanggan Kom isi R ekam
dokter data
1.2.1P obat
Resep, data
pelanggan, P enc atatan 1.2.2
id rekanan is i res ep Status obat tersedia
a* D ata resep
P erac ik an 1.3P
Pelanggan obat
(proses pem eriksaan
ketersediaan obat
)

c D ata dokter
D okter

Gambar 3.6 DFD level 1 proses pencatatan resep

1.6

P4 ***S im p a n a n tr a n sa ksi p e n ju a la n

P1 0 *****S im p a n a n p iu ta n g a p o te k P1 9 S im p a n a n p iu ta n g r e ka n a n

D a ta
tr a n sa ksi D a ta p iu ta n g
p e n ju a la n r e ka n a n
D a ta tr a n sa ksi
p e n ju a la n
1.5P
1.6.1P D a ta p iu ta n g 1.6.2P (m o d u l p e la p o) ra n
a p o te k la in
P enc atatan P e n c a ta t a n D a ta tr a n sa ksi
T ra n s a k s i D a ta T ra n s a k s i 5
K o n fir m a si p e n ju a la n
tr a n sa ksi
S e tu ju P e n ju a la n p e n ju a la n P e n ju a la n
m e m b e li gudang um um

e**

A p o te k L a in
D a ta tr a n sa ksi
p e n ju a la n

Gambar 3.7 DFD level 1 proses pencatatan transaksi penjualan

48
1.8
P13 ********S impanan member

R ekam data
member P14 *********S impanan point

R ekam Data
Point member
1.8.1P 1.8.2P
Biaya
a*
Data P erhitungan belanja,
P enc atatan 1.4P
Pelanggan pelanggan point Nama
m em ber member
m em ber (proses perhitungan
Info point biaya)

Gambar 3.8 DFD level 1 proses aplikasi member

2
P1 Simpanan stok obat

P6 *Simpanan master obat

d**
Data Obat 2.1 Rekam Data
S upplier Obat
M aster Obat
(modul pembelian
)

PR
Data Obat 2.2 3

Gudang
DO SR inti PR,Data Stock Opname,
obat rusak,retur
P16 **********Simpanan SR f
Data Obat
Masuk, RR Data retur M anager
Konfirmasi Open/ Close PO,
Laporan receiving
, laporan
kadaluarsa

Delivery order
,
2.4 Rekam SR 2.3 invoice, Buka
d**
Status ketersediaan obat
tutup order
1 P enerimaan
SR S upplier
DO
(modul penjualan
)

Data invoice
4

(modul pencatatan
keuangan)

Gambar 3.9 DFD Level 0 modul Inventory

49
2.1
P6 *Simpanan master obat

Data baru obat

2.1.1P 2.1.2P

Masukan Perbaharui
data obat data obat
Data obat

d** Data obat

Supplier Data baru obat

Data obat terhapus 2.1.3P


f

Manager Hapus
data obat Data obat terhapus

Gambar 3.10 DFD Level 1 proses master obat

50
2.4 D a ta
2.2 2.3
o bat P6 *S im p a n a n m a s te r o b a t
2.2.1
P1 6 ** ** ** * **
S im
* pa nan SR P1 8 **S im p a n a n s to k o b a t D a ta O b a t
R eka m S R 2.2.2P P e n e rim a a n M a su k
r e ka m O b a t (m o d u l
(m o d u l
M asuk
obat
p e m e r iks a a n S to k p e n c a ta ta n
ke te r s e e d ia a n 2.4.1P S ta tu s P e n c a ria n O bat k e u a n g)a n
o b a) t k e te r s e d ia a n o b a t obat D a ta in vo ice 4
S ta tu s
1.3
k e te r se d ia a n o b a t M a n ip u la s i S R D a ta
SR 2.4.2P P1 9 S im p a n a n s to k o p n a m e 2.2.4 S to c k
D a ta o pna m e
S to c k
U n/A p p r o v e op nam e
S toc k
SR opnam e
2.3.1P
d** L a p o r a n r e c e, ka
ivind ga lu a r sa f
P2 0 S im p a n a n s p o il D e live r y o,r d e r M a n ip u la s i
in vo ic e D ata
S u p p lie r M anager
R e c e iv in g
D a ta 2.2.5 D a ta
Obat O bat J u m la h D a ta
ru sa k r u sa k r e c e ivin g
P2 1 S im p a n a n r e tu r T ra n s a k s i
s p o il P1 8 **S im p a n a n s to k o b a t

D a ta r e c e iv in g
P6 *S im p a n a n m a ste r o b a t
D a ta
Obat D a ta D a ta r e tu r
2.2.3 rusak 2.2.6 ob at f
r e tu r
3
PR
T ra n s a k s i M anager 2.3.3P
pem es anan
(m o d u l p e m b) e lia n re t u r
B u k a tu tu p 2.3.2P
o rd e r O p e/C
n lo s e
PO D a ta r e tu r
M a n ip u la s i
S to k R e tu r
O bat L a p o r a n R e tu r
P1 8 * *S im p a n a n sto k o b a t
m in im

Gambar 3.11 DFD Level 1 proses master SR,gudang inti dan penerimaan DO K o n fir m a s i O/ Cp elonse P

51
3
P17 Simpanan data supplier

Rekam
data
supplier d

Supplier

3.1P data
supplier

Pencatatan
Data supplier P12 ******* Simpanan utang

Data utang
P8 Simpanan PR
perusahaan

Rekam
PR

(modul inventory)
3.2P 3.3P PO

PR PR (modul pencatatan
2 Data PO
Penerimaan Pembuatan keuangan)
PR PO Data PO 4

2.3.3
f Acc PR
Rekam transaksi
pembelian (proses open close PO)
Manager Konfirmasi PR
Gambar 3.12 DFD LevelP151 modul Pembelian
***********Simpanan transaksi pembelian

4
(p roses m anipulasi P12 *******Simp anan utang P17 Sim pa nan data supplier
D ata
data r ece ivin) g in voice
2.3.1 D ata utang
P P4 ***Sim panan tran saksi pen ju alan
peru saha an

P1 5 ***********
Sim pana n tra nsaksi pe m b elia n
D ata
(proses pem bua tan )PO T ran saksi
4.1 pe m b elian
PO
3.3 P enc atatan
U tang
perus ahaan
D ata
T ransaksi
d** p enjualan
R eka p invoice
D ata utang (m odu l pelap ora
) n
4.3P R eka m buku besar
S upplier peru saha an
5
P11 ******S im pa nan kom isi dokter P10 *****S im pana n p iu tan g a pote k P enc atatan Lapor an buku b esar
B uk u bes ar
D ata p iu tan g
D ata a potek la in
kom isi
dokter

4.2

P enc atatan
P iutang
D ata p iu tang
perus ahaan perusah aan

Gambar 3.13 DFD Level 1 modul Pencatatan Keuangan

52
5
e**
P1 2 *******S im p an an uta n g
P4 ***Sim p a n a n tra nsa ksi pe n ju ala n A p o te k L a in
P1 1 ******S im p a n a n ko m isi d o kte r
P9 ************
S im p a na n o rd e r ke g u d a n g P1 5 ***********
S im p a n a n tr a n sa ksi p em b elia n
K w ita n si p e m b a ya r a n
5.1 0P
P3 **S im pa na n o r de r p e n ju a lan
D a ta P e n ce ta ka n
P1 Sim p a n a n stok o b at D a ta K o m isi Kw ita n si
S im p an an d o kter p e m b a yar a n D a ta tr a n sa ksi
1.6P
p e m b e lia n p e nju a la n
D a ta o r d e r D a ta (pr o se s p e ncata ta n
p e n ju a lan u ta n g tr a n sa ksi p e n ju a) la n
D a ta o rd e r
ke gu d a n g 5.3P

5.1P 5.2P
P e la p o r a n
D a ta D a ta sto k o ba t U ta n g
P e la po r an P e la po r a n
T r a n sa ksi P e ru sah aa n
P e n jua la n P e m b e lia n h
p e n jua la n
Pe r b u la n Pe r bu la n
M a n a ge r
L a po ra n P e nju a la n P e rb, Ou la
b ant T id a k T e rju
,O abla t T e rju, aPl e n g e m b a lia n B a ra
, ng
P e la n gg a n M e m, bPeiur ta n g P e ru s a h,aPane m b e lia n P erb u, Ula ta n n g P e ru s a h a a n

D a ta sto k o ba t 5.6P
D a ta
T r a n saksi i
P e la po r an L a p o ra n o b a t psiko tr op ika
p e n ju a la n O b a t T id ak
D e p a r te m e n
T e rju a l
Ke se h a ta n

5.7P P1 0 *****S im p a n a n p iu tan g a po te k


D ata D a ta o r d e r
P e la po r an
T r an sa ksi ke g u d a n g
P e re d a r a n
p en ju a la n Obat P1 9 S im p a na n p iu tan g r e ka na n
p siko tro p ika

P1 3 ********
S im p a na n m e m b e r
D a ta o r d e r 5.5P
D a ta p e n ju a lan D a ta sto k ob a t D a ta
D a ta o r d e r
T r an sa ksi Piu ta n g D a ta p iu ta n g
ke g u d a ng P e la p o ran
pe n ju ala n a po te k r eka n a n
O b a t T e r ju a l
D ata
5.9P
m e m be r 6.4P

Laporan
5.8P P ela p o ra n
Pe la n g ga n
D a ta sto k o b a t Piu ta n g
m em ber
P e ru sa h a a n
L ap or an
Pe n g e m b a lia n
barang

Gambar 3.14 DFD Level 1 modul Pelaporan

53
3.3 Database Sistem

3.3.1 Database apotek

Gambar 3.15 Hubungan antar tabel master data stok

54
Gambar 3.16 Hubungan antar tabel proses transaksi penjualan

Gambar 3.17 Hubungan antar tabel proses transaksi pembelian

Gambar 3.18 Hubungan antar tabel proses transaksi retur pembelian dan penjualan

55
Gambar 3.19 Hubungan antar tabel proses transaksi transfer barang (obat)

56
BAB IV
ANALISIS SISTEM (SYSTEM ANALYSIS)

Tahap analisis merupakan bagian dari suatu perancangan sistem


informasi dimana seorang analis perlu melengkapi identifikasi, pemahaman
analisis atas sistem yang telah ada dan sistem yang akan direncanakan, serta
mendokumentasikan rincian langkah-langkah pengoperasian prosedur hasil
analisis tersebut.

4.1 Alasan Melakukan Analisis Sistem

Sistem Informasi Pelayanan Langganan yang yang ada pada saat ini
perlu dikembangkan karena terdapat beberapa permasalahan yaitu secara
umum terpusat pada rancangan database dan DBMS yang digunakan, maka
dari itu perlu didesain suatu sistem informasi yang baru untuk
mengatasinya.

4.2 Permasalahan-permasalahan yang Terjadi


Permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem pelayanan
Langganan telah duraikan di tahap perencanaan sistem, yaitu :
.1 Sistem yang masih kurang user friendly.
.2 Media penyimpanan yang kurang efektif

4.3 Identifikasi Penyebab Masalah


Permasalahan-permasalahan di atas tidak akan terjadi dengan
sendirinya, tetapi pasti ada yang menyebabkannya. Identifikasi penyebab
dari masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang masih kurang user friendly pada proses pembuatan
rekening.
Penyebabnya adalah kurang dikuasainya teknologi yang diterapkan
dalam sistem yang ada.
2. Media penyimpanan yang kurang efektif

57
Penyebabnya adalah masih digunakannya sistem manual dalam
melakukan penyimpanan data, sehingga proses pencarian dan
penambahan data menjadi kurang efektif dan efisien.
4.4 Analisis Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Apotek adalah :
1. Resep
Merupakan dokumen yang berisikan data obat yang ditulis oleh dokter,
dimana pasien dari dokter tersebut diharapkan untuk menebus resepnya
di apotek terdekat.
2. Kebijakan Rekanan
Merupakan kebijakan yang dikeluarkan oleh perusahaan rekanan pada
pihak pasien untuk menanggung obat yang di beli pasien pada apotek
tertentu dimana apotek tersebut sudah memiliki hubungan kerja sama
dengan perusahaan yang bersangkutan.
3. KTP (Kartu Tanda Penduduk).
Merupakan tanda pengenal yang menjadi syarat utama dalam pengisian
formulir pendaftaran member pada apotek
4. Kebijakan Depkes
Merupakan kebijakan yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan
pada pihak apotek untuk menjual obat khususnya psikotropika pada
masyarakat.
5. Kartu Id Pelanggan Rekanan
Merupakan kartu yang diberikan oleh perusahaan rekanan pada
karyawan perusahaan tersebut sebagai tanda bukti bahwa yang
bersangkutan adalah bagian dari perusahaan yang telah memiliki kerja
sama dengan apotek yang bersangkutan.
4.5 Analisis Software dan Hardware
4.5.1 Analisis software
Guna menunjang rancangan sistem yang akan dibuat maka dapat
digunakan software sebagai berikut:

58
1. Untuk operating system (OS) dapat menggunakan Windows XP.
Tetapi untuk kestabilan dapat menggunakan Windows XP Service Pack
2 karena telah teruji kelayakannya.
2. Software Database Management System (DBMS) dapat
menggunakan Microsoft Acces atau SQL server 2000, tetapi untuk
kestabilan dan keamanan dianjurkan menggunakan SQL server 2000.
3. Untuk proses pengetikan, pemasukkan data ke sistem digunakan
user interface Microsoft Visual Basic 6.0 atau Visual Studio 2008. Hal
ini disebabkan karena bahasa pemrograman ini memilki keunggulan
yang terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat
lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat
dengan pemrograman yang terstruktur. Keunggulan lain dari Microsoft
Visual Basic 6.0 adalah dapat digunakan untuk merancang program
aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang
berbasis Windows.
4. Pembuatan laporan memanfaatkan fasilitas report dalam Cristal
Report
4.5.2 Analisis hardware
Sistem Informasi Pelayanan Langganan ini akan menggunakan
topologi jaringan star dengan sebuah server yang diletakkan di ruang bagian
administrasi dan lima komputer client. Sebuah komputer client diletakkan di
bagian rekening untuk melayani pembuatan dan pencatatan rekning secara
lebih cepat. Dua buah komputer client diletakkan di bagian front office,
komputer pertama digunakan untuk melayani pelanggan yang akan
melayani administrasi pendaftaran sambung baru dan komputer kedua
digunakan untuk pelayanan pembayaran dan pencarian rekning. Sebuah
komputer ditempatkan di bagian persediaan untuk mengolah transaksi
keluar masuknya barang. Sebuah komputer ditempatkan diruangan direktur
utama, yang digunakan untuk menerima laporan-laporan dari sub sistem lain
yang berada dibawahnya.

59
Komputer server dan client memiliki spesifikasi yang direncanakan
sebagai berikut:
1. Spesifikasi komputer server yaitu:
- Komputer minimal pentium IV atau yang sederajat
- Memory minimal 1 GB
- Kapasitas Harddisk minimal 120 GB
- VGA card minimal 128 MB dan telah mendukung direct 8
keatas
- Monitor 17 inchi
2. Spesifikasi untuk komputer client yaitu:
- Komputer minimal pentium IV atau yang sederajat
- Memory minimal 256 MB
- Kapasitas Harddisk minimal 40 GB
- VGA card minimal 64 MB dan telah mendukung direct 8
keatas
- Monitor 15 inchi
4.6 Topologi Jaringan

60
` ` ` ` Gudang
`

TU2 TU3 GUDANG FAKTUR


TU1 R.MANAGER BISNIS
(LETAKNYA BERSEBERANGAN DENGAN KANTOR )

TU4

`
R. KEPALA TU
Kepala Inventory
TU7
TU6 TU8

`
` `
`
TU5
`

KEPEGAWAIAN 2

KEPEGAWAIAN 1

CONTROL ROOM

R. PERACIKAN R. OBAT

CASHIER

` ` `
BAGIAN UMUM

R. TUNGGU

MINI MART

PEMBELIAN 1
PEMBELIAN 2 KASIR UTANG R.BENDAHARA R.PRAKTEK
KASIR BESAR

`
` ` `
` KASIR `
PIUTANG

Gambar 4.1 Topologi Jaringan Apotek Kimia Farma


4.7 Desain User Interface
4.7.1 Desain user interface project yang dibuat

61
Gambar 4.2 Form Login

Form login di atas merupakan form tampilan awal sistem informasi


pelayanan langganan di Apotek Kimia Farma. Untuk masuk ke form main
menu, pengguna sistem harus menginputkan user name (KIMIA_FARMA)
dan password (12345) dengan benar.

62
Gambar 4.3 Form pendaftaran member

Form pendaftaran member di atas memiliki 5 buah input dimana


input tersebut dimasukkan secara manual dari keyboard. Berikut penjelasan
masing-masing input yang terdapat pada form sambung baru di atas:
1. Nama : input ini merupakan identitas yang dimiliki oleh pelanggan
yaitu berupa nama calon member.
2. No KTP : input ini merupakan identitas yang tertera pada kartu
identitas penduduk milikpelanggan.
3. Tempat tanggal : input yang dimiliki oleh pelanggan yang
menerangkan tanggal serta tempat kelahiran pelanggan.
4. Alamat rumah : input ini merupakan identitas yang dimiliki oleh
calon member yaitu berupa alamat rumah member yang bersangkutan.
5. No tlp : input dari pelanggan dimana pelanggan memberikan no
telepon pelanggan agar bisa dihubungin apabila diperlukan.
6. Point : adalah hasil akumulasi point member yang didapatkan dari
perhitungan nilai belanja dari member.

63
Gambar 4.4 Form stok obat

Form diatas digunakan untuk menginputkan properties dari barang


masuk. Pada form diatas bias dilakukan perintah insert, update, delete, save,
edit, find, cancel dan close. Dari form ini nantinya juga dapat ditampilkan
tanggal masuk dan tanggal kadaluarsa dari obat yang bersangkutan serta
stok obat tersebut di gudang.

64
Gambar 4.5Form data pesanan

Form pemesanan diatas digunakan untuk proses pemesanan yang


dilakukan oleh pihak gudang ke bagian pembelian, melalui form ini gudang
mengirimkan purchase request yang nantinya akan di cek kembali oleh
bagian pembelian, yang apabila disetujui maka bagian pembelian akan
memesan pada supplier yang bersangkutan.

65
Gambar 4.6 Form transaksi penjualan
Form transaksi penjualan ini digunakan oleh bagian penjualan
disaat transaksi penjualan berlangsung. Form di atas menunjukkan total
pembelian yang dilakukan pelanggan dengan nama obat tertentu dan pada
waktu tertentu.

66
Gambar 4.7 Form pembelian

Form pembelian digunakan oleh bagian pembelian untuk


melakukan pembelian ke supplier. Awalnya bagian pembelian
memndapatkan purchase request dari bagian gudang. Setelah purchase
request diperiksa dan dianggap benar maka bagian pembelian akan
mengirimkan purchase order kepada supplier

67
Desain Report yang Akan Diimplementasikan

Gambar 4.8 Report stok obat

68
Gambar 4.9 Report Supplier

Gambar 4.10 Report kategori obat

69
Gambar 4.11 Report merek obat

70
BAB V
PENUTUP

5.1 Simpulan

Dari hasil analisis yang telah dilakukan, dapat disimpulkan hal-hal


sebagai berikut:
1. Sistem informasi yang dirancang terdiri dari
empat buah modul utama yaitu penjualan, pembelian, inventory,
pencatatan keuangan, pelaporan. Keterkaitan antar modul didasari atas
keperluan data dari modul-modul yang ada.
2. Sistem informasi yang direncanakan memiliki
keunggulan dipandang dari PIECES yaitu
a) Performance
Sistem yang baru dapat memberikan kinerja yang lebih baik karena
mulai dari proses pendaftaran member sampai pembuatan laporan
sudah terkomputerisasi.
b) Information
Informasi yang diterima dari sistem ini akan lebih sesuai dengan
kualitas informasi yaitu:
• Akurat: kesalahan dapat
diminimalisasi mulai dari kesalahan dalam pencatatan transaksi
dan pembuatan laporan.
• Relevan: sistem ini memberikan
informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Tepat waktu: informasi yang didapat
lebih tepat waktu karena sudah tersimpan dalam database.
c) Economic
Terkomputerisasinya sistem, dapat mengurangi tingkat kecurangan
ekonomi dimasing-masing bagiannya.
d) Control

71
Terjadi peningkatan kontrol kesalahan keakuratan data karena sudah
tercatat dalam database.
e) Eficiency
Terjadinya peningkatan efisiensi dalam penggunaan sumber daya
atau bahan baku akibat terkomputerisasinya sistem.
f) Service
Lebih meningkatnya mutu pelayanan terhadap pelanggan.
3. Walaupun memiliki keunggulan seperti diatas,
sistem informasi ini memiliki beberapa kelemahan diantaranya:
a) Sistem belum seluruhnya terkomputerisasi. Masih ada
beberapa kegiatan yang dikerjakan secara manual, salah satunya
pada pencatatan data member baru dan pembuatan laporan yang
masih dilakukan dengan manual (tulis tangan).
b) Data yang disimpan kurang aman. Ini dikarenakan data
tersebut masih banyak disimpan dalam berkas-berkas secara manual
dan pencarian dokumen secara manual sehingga menghambat kinerja
4. Berdasarkan keunggulan sistem yang dirancang dibandingkan dengan
sistem yang ada di Apotek saat ini. Sistem yang dirancang layak untuk
diimplementasikan di Apotek khusunya Apotek Kimia Farma sehingga
dapat meningkatkan efisiensi kerja dan mutu pelayanan.
5.2 Saran
Diharapkan, perusahaan-perusahaan dapat memperhatikan
perkembangan teknologi saat ini dan dapat mengimplementasikan teknologi
tersebut dengan baik untuk kemajuan perusahaan tersebut. Disamping itu,
untuk menunjang teknologi tersebut, perusahaan hendaknya mengadakan
pelatihan terhadap pegawai dalam penggunaan teknologi.

72