TAKRIF SURAT

Surat ialah kertas atau segala sesuatu

yang bertulis
Surat kiriman ialah kertas yang
mengandung khabar, maklumat, dan
seumpamanya
Ditulis oleh sesuatu pihak untuk
disampaikan kepada pihak lain secara
berkirim

PENTING DALAM SURAT

KIRIMAN
Pengirim
Penerima
Kandungan Surat

PENGERTIAN SURAT RASMI

Surat yang dituliskan dalam urusan rasmi.
Rasmi bermaksud segala urusan yang
berhubung dengan jabatan seperti
permohonan, pemberitahuan, arahan,
makluman, notis, dan lain.
Pejabat termasuk jabatan kerajaan, badan
berkanun, syarikat swasta dan
perniagaan, institusi pendidikan, dan lain.

BENTUK & FORMAT SURAT

RASMI
Surat rasmi disusunkan mengikut
bentuk dan format yang khusus
mengikut ketetapan jabatan, badan,
dan institusi sebagai gaya khusus
jabatan, badan, dan institusi
berkenaan

UNSUR SURAT RASMI

Maklumat pengirim, maklumat penerima,
kandungan surat, dan beberapa unsur
sampingan

MAKLUMAT PENGIRIM
Maklumat yang terkandung pada
kepala surat ialah nama jabatan,
alamat lengkap jabatan/syarikat,
nombor telefon/ teleks/ faks (yang
berkaitan), maklumat surat (rujukan
pengirim/penerima), dan tarikh

KEPALA SURAT
Format kepala surat pelbagai,
direkabentukkan sesuai untuk
mencerminkan keperibadian jabatan
Kepala surat dimuatkan logo atau
lambang jabatan

ALAMAT PENGIRIM
Alamat pengirim biasanya termuat
dalam kepala surat.
Kepala surat direkabentukkan sebegitu
rupa supaya dapat memuatkan semua
maklumat berkaitan

RUJUKAN SURAT
Pada bahagian kepada surat,
dimuatkan beberapa rujukan surat
Biasanya ada dua rujukan rujukan
penerima (jika ada dan untuk surat
jawapan) dan rujukan pengirim

RUJUKAN SURAT
Tujuan memuatkan maklumat ini
adalah bagi memudahkan rujukan,
baik kepada pihak pengirim mahupun
kepada pihak penerima

RUJUKAN SURAT
Rujukan surat biasanya pada bahagian
kanan surat, sama ada sebahagian
daripada kepala surat, mahupun pada
bahagian bawah kepada surat
Biasanya, rujukan penerima (jika ada)
di atas dan rujukan penerima di bawah

RUJUKAN SURAT
Bagi surat yang tidak menggunakan
kertas surat berkepala, rujukan
biasanya dicatatkan pada bahagian
atas surat sebelah kanan

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM
Biasanya, dalam jabatan kerajaan,
badan berkanun, syarikat swasta,
institusi kewangan, dan seumpamanya,
surat ditandatangani atas nama ketua
eksekutif

TARIKH SURAT
Tarikh surat, sama ada daripada
pejabat mahupun daripada individu,
mestilah dicatatkan pada surat
Biasanya, tarikh dicatatkan di bawah
rujukan surat, pada bahagian kanan
surat

TARIKH SURAT
Ada banyak cara menuliskan tarikh.
Yang lazim digunakan:
21 Mei 2003
28 h.b. Mac 1995
Gaya Dewan:
28 Mac 1995
26 Syawal 1415

MAKLUMAT TAMBAHAN
Surat rasmi biasa juga dituliskan
mengikut keadaan tertentu. Misalnya,
ada surat yang ditandai segera,
hantar tangan, sulit atau rahsia,
dan seumpamanya.
Bagi surat khusus ini, lazimnya
dinyatakan pada bahagian maklumat
pengirim, di bawah kepada surat.

MAKLUMAT PENERIMA
Mengandung nama dan/atau gelar
jawatan penerima surat diikuti alamat
lengkap
Sebagai amalan lazim, surat rasmi
dikirimkan kepada ketua eksekutif
mengikut gelar rasmi institusi
Gelar anugerah penerima hendaklah
diikutsertakan

MAKLUMAT PENERIMA
Jika diketahui pengendali surat, maka
masukkan maklumat tersebut pada
bahagian bawah alamat penerima, iaitu
dengan mencatatkan nama penerima
atau gelar rasmi (gelar jawatan),
melainkan harus melalui saluran tertentu

MAKLUMAT PENERIMA
Jika melalui saluran tertentu, maklumat
tersebut hendaklah dinyatakan dengan
mencatatkan Melalui: diikuti nama dan
alamat lengkap saluran berkaitan yang
boleh lebih daripada satu

MAKLUMAT PENERIMA
Jika lebih daripada satu, maka
hendaklah menyenaraikan penamapenama yang harus dilalui.

MAKLUMAT PENERIMA
Ada dua cara menyusunkan senarai
laluan ini:
Pertama, mengikut hierarki pangkat
Kedua, mengikut susunan penerima

KANDUNGAN SURAT
Bahagian kandungan surat
memuatkan tiga unsur, iaitu tajuk,
kandungan surat, dan penutup

SEBELUM KANDUNGAN
Sebelum kandungan sebenar surat
ialah kata sapaan
Biasanya, kata sapaan dicatatkan
langkau dua baris di bawah baris
akhir alamat penerima
Dilangkaukan dua baris pula sebelum
menurunkan tajuk surat

TAJUK SURAT
Surat rasmi seharusnya mempunyai
tajuk surat
Tajuk surat dituliskan mendahului
kandungan surat dan mengikuti rujukan
hormat penerima
Tajuk surat mencerminkan isi
kandungan surat; ringkas dan padat

TAJUK SURAT
Tajuk tidak perlu diakhiri dengan
noktah
Contohnya:
Laporan Tentang Prestasi Klinik 1
Malaysia
Kempen Derma Darah

TAJUK SURAT
Tajuk surat digarisbawahi dan boleh
dalam huruf besar atau huruf kecil
Contohnya:
Permohonan Mengikuti Kursus
Keterampilan Berbahasa Dewan
Bahasa dan Pustaka
Sayembara Penulisan Puisi
Kesihatan

TAJUK SURAT
Contohnya:
PENJELASAN TENTANG
KEKURANGAN BEKALAN SIMEN
DAN BESI

TAJUK SURAT
Dalam perkembangan moden
(menggunakan komputer), tajuk boleh
dicetakkan hitam
Contohnya:
Memohon Cuti Sambilan Selama
Dua Hari Dari 26 Februari 2004
Hingga 27 Februari 2004

KANDUNGAN SURAT
Kandungan surat ialah maklumat,
berita, dan segala sesuatu yang ingin
disampaikan pengirim kepada
penerima

KANDUNGAN SURAT
Kandungan surat dapat disusunkan
dalam beberapa perenggan mengikut
kesesuaian

KANDUNGAN SURAT
Penyampaian surat harus jelas dan
memuatkan hanya maklumat penting
yang berkaitan

KANDUNGAN SURAT
Lazimnya, perenggan-perenggan
kandungan dinombori bagi
memudahkan rujukan
Secara konvensinya, perenggan
pertama dan terakhir tidak dinombori

KANDUNGAN SURAT
Contohnya:
Tuan,
Kursus Keterampilan Berbahasa Pada
26 Februari 2004

Dengan
hormatnya
saya
merujuk
perbincangan saya dan tuan pada 26
Februari 2004.

KANDUNGAN SURAT
Penutup:
Sekian, terima kasih.

SUBPERENGGAN
Ada kalanya maklumat yang termuat
dalam perenggan perlu dipecahpecahkan ke dalam subperenggan

SUBPERENGGAN
Subperenggan boleh dipecahkan
dengan memberikan nombor pecahan:
Misalnya, 2.1, 2.2 dan seterusnya untuk
perenggan dua, dan 3.1, 3.2, 3.3 dan
seterusnya untuk perenggan tiga.

SUBPERENGGAN
Jika sistem ini tidak mahu diikuti, maka
kita boleh memisahkan perenggan
menggunakan sistem penomboran
yang lain

SUBPERENGGAN
Boleh menggunakan nombor roman
(i, ii, iii dan seterusnya, sama ada
nombor besar atau nombor kecil.
Boleh juga menggunakan abjad a,b,
c, dan seterusnya.

PENUTUP SURAT
Surat rasmi lazimnya ditutupkan
dengan memasukkan maklumat
berkaitan dengan arahan, syarat, dan
seumpamanya.

PENUTUP SURAT
Lazimnya, surat-surat rasmi daripada
jabatan kerajaan, badan berkanun,
institusi, dan lain diakhiri dengan
ungkapan seperti BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA, BERSATU
BERTAMBAH MUTU dll.

HUJUNG SURAT
Bahagian ini memuatkan maklumat
tentang pengirim, nama, dan gelar
jawatan rasmi pengirim
Hujung surat juga memuatkan
maklumat tambahan, jika perlu

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM
Tidak semua surat ditandatangani oleh
ketua eksekutif.
Ada pegawai tertentu yang dibenarkan
menandatangani surat, mengikut
kepentingan, hierarki, dan sebagainya.

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM
Penama yang mendapat kebenaran
menandatangani surat mencatatkan
namanya pada bahagian bawah
tandatangannya.
Contohnya:
T.T.

(HJ. AMIN BIN ABU)

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM
Di bawah namanya, diturunkan gelar
jawatan rasminya diikuti dengan
kependekan b.p. (bagi pihak) dan
gelaran ketua eksekutif jabatan
tersebut.

TANDATANGAN & NAMA

PENGIRIM
Contohnya:
T.T.
..
(HJ. AMIN BIN ABU)
b.p. Pengarah Urusan,
Syarikat Gaya Hidup Sihat Sdn.
Bhd.

SUASANA SURAT RASMI

Suasana yang dibawa oleh surat
rasmi adalah formal atau tak
bersahaja
Terbina satu gaya atau laras bahasa
yang tersendiri

SUASANA SURAT RASMI

Ada beberapa gaya dan laras bahasa
bagi mengungkapkan sesuatu secara
khusus untuk menyatakan sesuatu
maksud.

PENGGUNAAN GANTI NAMA

DIRI
Kata ganti diri pertama yang digunakan dalam surat rasmi ialah SAYA
untuk tunggal dan KAMI untuk jamak

PENGGUNAAN GANTI NAMA

DIRI
Jika ditujukan kepada raja pemerintah
seperti D.Y.M.M. Seri Paduka Baginda
Yang di-Pertuan Agong, dan Sultan
digunakan kata ganti diri orang
pertama PATIK

PENGGUNAAN GANTI NAMA

DIRI
Bagi orang yang bergelar RAJA,
tetapi bukan pemerintah negeri,
digunakan ganti nama diri orang
pertama biasa SAYA, KAMI, dan
lain yang sesuai dengan jawatannya

Kata Ganti Diri Kedua

KGD kedua yang sesuai untuk surat
rasmi ialah TUAN dan PUAN menurut
kesesuaian
Tidak dibezakan wanita berkahwin
dengan wanita bujang keduaduanya dirujuk dengan ganti nama
diri orang kedua PUAN

Kata Ganti Diri Kedua

Jika penerima surat orang bergelar,
maka lebih wajar jika kita
menggunakan gelarannya sebagai
ganti nama orang kedua.
Ada cara panggilan hormat yang
harus dicatatkan, mendahului gelar
dan/atau namanya.

Cara Panggilan Hormat

Raja pemerintah Duli Yang Maha
Mulia
Orang Kenamaan Yang Berbahagia
PM/MB/KM Yang Amat Berhormat

Cara Panggilan Hormat

Wakil Rakyat/ Senator/ SKN/
Penasihat Undang-Undang Negeri:
Yang Berhormat (jika raja Yang
Berhormat Mulia)
Yang Dipertua Negeri/Duta Besar
Tuan Yang Terutama

Cara Panggilan Hormat

Ketua Hakim Negara Yang Amat
Arif
Hakim Yang Arif (jika raja Yang
Arif Mulia)
Orang biasa Tuan/Puan

Kata Ganti Diri Orang Ketiga

Dalam surat rasmi, rujukan orang
ketiga ialah BELIAU.
Raja pemerintah baginda bersama
atau tanpa kata TUANKU, SERI
PADUKA, dan seumpamanya.

Ungkapan Khusus
Dalam surat-menyurat terdapat
ungkapan yang bagaikan khusus
bentuknya, hingga dapat membentuk
gaya dan laras bahasa persuratan
rasmi.
Semua ini menjadi penanda dilihat
daripada beberapa kelompok.

Penanda Rujukan
Penanda rujukan diwujudkan oleh
ungkapan yang merujuk kembali
perkara yang sudah berlaku atau
disebut, mungkin secara langsung
mahupun tidak langsung.

Contoh Penanda Rujukan

Merujuk kepada (perkara yang
tersebut di atas)
Berhubung dengan surat tuan
(perenggan 2)
Sehubungan dengan (permohonan
tuan untuk)

Contoh Penanda Rujukan

Berkenaan dengan (maklumat
tersebut)
Menurut (pendapat yang
dikemukakan)
Menurut (aturan yang ditetapkan)

Menggunakan ayat lengkap

Sukacita saya merujuk kepada perkara
yang tersebut di atas.
Perbincangan kita tempoh hari dirujuk.
Perbualan telefon antara saya dan
pihak tuan pada 21 Mei 2003 dengan
hormatnya dirujuk.

Penanda Penyertaan
Ungkapan ini memberikan semacam
tanda bahawa disertakan sesuatu dengan
surat berkaitan.
Contohnya:
Bersama-sama surat ini (disertakan.)
Dengan ini (saya lampirkan.)

Penanda Pemakluman
Pihak kami ingin memaklumkan
bahawa
Dengan hormatnya dimaklumkan
bahawa
Sukacita/dukacita dimaklumkan
bahawa

Penanda Pemakluman
Seperti yang sedia tuan/puan
maklumi bahawa
Sukacita saya memaklumi tuan
bahawa
Sukacita saya memaklumkan
bahawa

Penanda Sebab-Musabab
Penanda sebab-musabab berfungsi
menimbulkan perkaitan peristiwa.
Contohnya:
Berhubung dengan lawatan Yang
Amat Berhormat Perdana Menteri ke
Beijing, jabatan ini mencadangkan
dua orang wakil untuk turut serta
dalam rombongan tersebut.

Penanda Sebab-Musabab
Oleh sebab 15 hari bulan hari Ahad,
maka cuti am digantikan pada hari
Isnin, 16 hari bulan.
Atas kerjasama tuan (Oleh sebab
tuan memberikan kerjasama), kami
mengucapkan terima kasih banyak.

Penanda Perintah
Dalam surat rasmi, ungkapan
perintah dapat dilihat daripada dua
sudut.
Pertama Perintah Hormat: dapat
diungkapkan dengan menggunakan
ungkapan yang membawa maksud
harapan, nasihat, dan permohonan.

Penanda Perintah
Perintah Hormat Harapan
Contohnya:
Saya harap tuan maklum bahawa
Kami mengharapkan bahawa
Perkara itu menjadi harapan kami
bahawa

Penanda Perintah
Perintah Hormat Nasihat
Contohnya:
Tuan dinasihatkan supaya
Sukacita saya menasihati tuan
Dalam hal ini, saya ingin menasihati
tuan supaya

Penanda Perintah
Perintah Hormat Permohonan
Contohnya:
Tuan diminta mengemukakan
Sukacita kami meminta tuan
melaporkan
Sila sampaikan borang tuan

Perintah Kurang Hormat

Menggunakan ungkapan yang
ditandai kata arahan
Contohnya:
Saya telah diarahkan supaya
memberitahu tuan
Tuan diingatkan bahawa
Puan dikehendaki melapor diri

Penanda Matlamat
Penanda jenis ini menunjukkan
adanya matlamat atau tujuan yang
hendak dicapai. Ungkapan yang
menjalankan tugas ini biasanya
bermula dengan kata untuk.

Penanda Matlamat
Contohnya:

Untuk tujuan
Untuk makluman dan tindakan
tuan
Untuk makluman puan
Untuk pertimbangan puan

Penanda Perwakilan
Ungkapan jenis ini diwujudkan untuk
menyatakan bahawa surat tersebut
dituliskan bagi pihak atau dituliskan
sebagai wakil.
Contohnya:
Bagi pihak rakan sejawatan dan diri
saya sendiri, saya
Saya
bagi
pihak
Pengarah
merakamkan penghargaan

Penanda Pendapat
Umumnya, ungkapan yang
menunjukkan pendapat ditandai oleh
kata-kata seperti pendapat, fikiran,
hemat, pandangan, dan
seumpamanya.
Contohnya:
Pada pendapat saya,
Pada fikiran kami,
Kami berpandangan bahawa
Pada hemat kami,

Penanda Sambungan
Ungkapan yang sering digunakan
sebagai penanda sambungan seperti:
Sebagai lanjutan kepada surat tuan
Berikutan daripada percakapan telefon
antara
Lanjutan daripada perbincangan kita
tempoh hari

Penanda Sikap
Penanda sikap positif sikap positif
dapat ditandai dengan ungkapanungkapan penghargaan, pernyataan
kesanggupan, persetujuan, dan
seumpamanya.

Penanda Sikap Positif

Contohnya:
Saya mengucapkan ribuan terima
kasih kerana
Kerjasama tuan itu sangat kami
hargai.
Sukacita dimaklumkan bahawa
tuan
Kami tidak keberatan membantu
Saya bersetuju membenarkan tuan

Penanda Sikap Negatif

Sikap negatif ditandai dengan
ungkapan-ungkapan yang berentuk
kesal, enggan, dan seumpamanya.
Contohnya:
Dukacita dimaklumkan bahawa tuan
Kejadian itu sangat dikesali
Kami keberatan menerima cadangan
tuan
Saya memandang berat kejadian itu

Penanda Jangkaan
Ada kalanya kita membuat andaian
terhadap sesuatu. Untuk itu, kita
tandai dengan ungkapan yang
menunjukkan adanya andaian atau
antisipasi.
Contohnya:
Segala kerjasama pihak tuan, kami
dahului dengan

Penanda Penamat
Penanda penamat ialah ungkapan
yang menandai bahawa surat akan
berakhir.
Contohnya:
Sekian
untuk
makluman
dan
perhatian tuan.
Kerjasama tuan kami dahului dengan
setinggi-tinggi terima kasih.

BAHASA AKHIR SURAT

Biasanya, akhiran surat memadai dengan
ungkapan:

Sekian.
Sekian, terima kasih.
Sekian, kerjasama tuan didahului
dengan ucapan terima kasih.
Sekian, semoga mendapat kerjasama
tuan. Terima kasih.

TERIMA KASIH
JUMPA LAGI
Terima kasih atas perhatian
dan kerjasama baik kalian
semua.

BENGKEL
KUMPULAN 1
Tulis sepucuk surat kepada Yang
Amat Berhormat Ketua Menteri untuk
memohon
kesudian
beliau
merasmikan bangunan tambahan
jabatan anda dengan mematuhi
tatacara dan format surat rasmi yang
betul.

BENGKEL
KUMPULAN 2
Tulis sepucuk surat rasmi kepada
Ketua
Jabatan
anda
untuk
memaklumkan perkembangan projek
yang sedang anda laksanakan
dengan mematuhi tatacara dan
format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL
KUMPULAN 3
Tulis sepucuk surat kepada Yang
Dipertua Majlis Kerajaan Tempatan
memohon kerjasama beliau untuk
membekalkan tong sampah yang
sesuai di kawasan kediaman anda
dengan mematuhi tatacara dan
format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL
KUMPULAN 4
Tulis sepucuk surat kepada Menteri
Pembangunan Luar Bandar dan
Urbanisasi memohon peruntukan
untuk membina jambatan baharu di
kampung anda untuk menggantikan
jambatan lama yang sudah usang
mengikut tatacara dan format surat
kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL
KUMPULAN 5
Tulis sepucuk surat kepada seorang
pegawai yang bertanggungjawab di
sebuah jabatan kerajaan melalui
ketua
jabatan
beliau
untuk
mendapatkan khidmat kepakaran
beliau dengan mematuhi tatacara dan
format surat rasmi yang betul.

BENGKEL
KUMPULAN 6
Tulis sepucuk surat kepada seorang
Hakim Mahkamah memohon khidmat
beliau untuk menyampaikan ceramah
tentang aspek perundangan dalam
pengurusan harta tanah dengan
mematuhi tatacara dan format surat
rasmi yang betul.

Biodata Ringkas
ABANG PATDELI ABANG MUHI lahir pada 12 Oktober 1962. Berkelulusan Sarjana Muda Sastera
Psikologi dan Komunikasi dari Universiti Kebangsaan Malaysia dan MA in Arts Management, City of
London University, United Kingdom. Kini bertugas di Dewan Bahasa dan Pustaka Malaysia, Kuala
Lumpur. Beliau aktif dan prolifik sebagai penulis kreatif dan non-kreatif, selain sebagai dramatis dan
sutradara teater. Dalam bidang penulisan, beliau menekuni genre cerpen, naskhah drama radio dan
naskhah teater, selain penulisan rencana, esei dan kritikan. Kumpulan naskhah drama radio
persendirian beliau yang diterbitkan Dewan Bahasa dan Pustaka ialah Kerana Budi (1995), dan
kumpulan cerpen Urip (2013).

Puluhan tulisan beliau, kreatif dan non-kreatif banyak disiarkan dalam akhbar, majalah dan jurnal
dalam negeri dan luar negeri seperti Jurnal Perisa, Jurnal Pangsura, Dewan Siswa, Pelita Bahasa,
Dewan Bahasa, Dewan Sastera, akhbar Utusan Malaysia, Borneo Post/Utusan Borneo, dan Utusan
Sarawak, selain diterbitkan dalam pelbagai antologi bersama seperti Pelagus I, Pelagus II, Ketipung
Bunga Jambu, Sungai Kasih, Perkasihan Musim, Menganyam Kedukaan, Tukang Engsera dan banyak
lagi. Beliau juga telah menghasilkan tidak kurang daripada 30 makalah yang telah dibentangkan dalam
seminar pada peringkat negeri, kebangsaan dan antarabangsa. Beliau juga telah menyertai pelbagai
seminar di Moskow, Beijing, Jakarta, Bandung, Banjarmasin, Pontianak, Samarinda, Jambi, Sibolga,
London, Paris, Frankfurt, Singapura, India dan seluruh negeri di Malaysia.
Juga banyak memenangi pelbagai hadiah penulisan karya kreatif (cerpen, puisi,skrip drama
bangsawan dan skrip drama pentas) dan penulisan esei pada peringkat negeri Sarawak dan nasional
sejak tahun 1981 hingga tahun 2011. Antaranya, menerima Hadiah Penghargaan Penulis Sarawak
bagi genre cerpen Kumang (1991), Y.B. Keling (1992), Fajar Merah (1993), Warkah Dari London
(2002), Cauvinis (2004) dan Membaca Iqbal (2006). Pada tahun 2008, 2010 dan 2011 menerima
Hadiah Penghargaan Penulis Sarawak bagi esei kritikan, dan pada tahun 2010 bagi genre. Cerpen
Temudaq telah menerima Hadiah Sastera Utusan Public Bank pada tahun 1993. Pada tahun 1999
dinobatkan sebagai penerima Anugerah Sastera Kebangsaan Sarawak bagi genre esei kritikan.
Banyak membimbing pelbagai bengkel bahasa, sastera, penulisan, komunikasi, dan drama.