Anda di halaman 1dari 57

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor


Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya
saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana
lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana
lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang
digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat,
dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi
menjadi 3, antara lain :
o

Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

Berbentuk buku, antara lain :

Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan


untuk menulis catatan harian sekretaris.

Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang


informasi yang berkaitan dengan organisasi.

Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar


alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi
yang khususnya sering melakukan kerjasama.

Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari


berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor
penting lainnya.

Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

Peta kota-kota besar.


1

Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi


perkembangan atau kemajuan perusahaan selama
setahun terakhir.

Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat


tamu yang datang ke perusahaan.

Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar


masuknya surat setiap hari.

Buku catatan keuangan.

Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi


menjadi 2, antara lain :
o

Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang


penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau
barang tidak tahan lama.

Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya tahan lama.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)


Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang
bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi.
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau
besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
5. Interior Kantor (Office Arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk
menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan
kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
2

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)


Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan
ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan
kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa
ahliadministrasi perkantoran yaitu :

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi


Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah
penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya.

Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern


Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang
yang tersedia.

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan


pedomannya
1. Tujuan Tata Ruang Kantor
o

Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan


betah dalam bekerja.

Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak


ada ruang yang tidak berguna.

Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

Memudahkan dalam pengawasan.

Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan


kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun


tamu perusahaan.

2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan


dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersamasama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok
atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

Mudah merubah ruangan.

Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi


antarkaryawan.

Mudah dalam pengawasan.

Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

Memudahkan penempatan, penggunaan, dan


perawatan peralatan kerja.

Memperlancar arus pekerjaan.

Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar


sehingga suasana jadi lebih segar.

Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja


terganggu.

Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut


pribadi.

2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah


ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau
penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat


terjaga.

Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja


lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

Pengawasan lebih sulit karena terhalang


oleh penyekat.

Cahaya sulit masuk dan udara lebih


sulit beredar sehingga suasana lebih
pengap.

Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

2. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat


hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi
tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata
ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih
sulit dilakukan.
2. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

Asas jarak terpendek.

Asas rangkaian kerja.

Asas penggunaan seluruh


ruangan.

Asas integrasi kegiatan.

Asas perubahan susunan tempat


kerja.

Asas keamanan dan kepuasan


karyawan.

2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

Bagian atau fungsi kerja yang


berhubungan diempatkan
berdekatan.

Pekerjaan dilakukan secara


berkesinambungan dalam garis
lurus.

Alur kerja harus sederhana.

Perlengkapan kantor diletakkan


dekat karyawan yang
menggunakannya.

Sebaiknya meja dan kursi dalam


satu bagian mempunyai ukuran
yang sama.

Perhatikan cahaya, sebaiknya


tidak ada karyawan yang
menghadap cahaya langsung.

Jika pekerjaannya banyak


berhubungan dengan masyarakat,
sebaiknya ditempatkan di bagian
terdepan.

Jika ada pekerjaan yang dapat


mendatangkan kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian
yang lain dan dtempatkan dekat
jendela.

3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang


kantor antara lain :
1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4,
yaitu :

Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari


sinar matahari.

Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal


dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit
ruang kantor.

Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan


hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan


cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

Penerangan semi direct dilakukan dengan


mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan
sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali
ke bawah.

Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan


cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan
ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke
area kerja.

Penerangan semi indirect dilakukan dengan


mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke
6

atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga


diarahkan ke area kerja.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002,
pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.
2. Sistem Warna
1. Macam-macam warna ada 3, yaitu :

Warna primer (warna pokok).

Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran


warna primer).

Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran


warna primer dan sekunder).

2. Arti warna dan efek psikologis

Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah


dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan
suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias,
meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan
bersemangat.

Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah.


Warna kuning dapat membangkitkan
energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.

Hijau berarti alami. Warna hijau dapat


menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih
stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.

Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru


dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk,
tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.

Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram,


nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih
dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan
kaku.

Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah


muda dapat memberikan kesan lembut,
menenangkan, mengesankan anak muda, dan
bersifat kekanak-kanakan.

Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir


sama dengan merah. Warna oranye dapat
7

memberikan efek energik, fit, ramah, senang,


gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat
mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun
bila berlebihan dapat merangsang perilaku
hiperaktif.

Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat


dapat memberikan kenyamanan, kehangatan,
anggun, dan elegan.

Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna


abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan
luas.

Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius,


klasik, elegan.

Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim,


antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik
perhatian orang.

3. Pertimbangan dalam memilih warna ruang

Ukuran ruang.

Lokasi bangunan.

Lokasi ruangan.

Tipe ruang.

Bentuk ruang.

Tinggi ruang.

4. Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

Kantor lebih menarik dan menyenangkan.

Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang


berlebihan.

Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan


gembira.

Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.

Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat


berkurang.

Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan


Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah
25,6 Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat
mempengaruhi prestasi kerja karyawan.
Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :
8

Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur


suhu udara ruang kerja secara otomatis.

Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.

Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.

Semangat kerja karyawan dapat meningkat.

Kesehatan karyawan lebih terpelihara.

Produktivitas kerja lebih meningkat.

Kualitas kerja menjadi lebih baik.

Memberi kesan yang baik kepada tamu.

4. Sistem Penataan Suara


Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara
lain :

Konsentrasi karyawan terganggu.

Semangat kerja karyawan menurun.

Dapat terjadi gangguan mental atau saraf


karyawan.

Karyawan tambah lelah.

Kesalahan kerja banyak terjadi.

Produktivitas kerja rendah.

Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak


terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :
o

Ruangan diberi penyadap suara.

Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik
dapat diredam.

Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara


(laser).

Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor


Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua
kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
9

administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan


efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan
beberapa kegiatan antara lain :
1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor antara lain :

Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana


yang dibutuhkan.

Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan


biaya yang tersedia.

Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan


operasional.

Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur


yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya,


maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya,
yaitu :
o

Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai


berikut :

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan


dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.

Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk


pengadaan barang tersebut setiap bulan.

Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana


triwulan dan menjadi rencana tahunan.

Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan


sebagai berikut :

10

Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai


dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan
yang masih ada dan masih dapat dipakai.

Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan


standar yang telah ditentukan.

Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan


urgensi kebutuhan.

Menyusun rencana pengadaan tahunan.

Barang tidak bergerak meliputi :

Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :


Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya

disesuaikan dengan kebutuhan.


Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik

dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata


kota.
Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik,

telepon, air, dan alat angkutan.


Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan

untuk bahan pengajuan rencana anggaran.


Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang

ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan


melampirkan data yang disusun dari hasil survei.
o

Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk


memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur
organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan
jumlah perabot yang akan ditempatkan.

Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan


dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan


harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.

Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan


dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta
memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan
memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.
11

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan


kantor antara lain :

Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau


daftar permintaan barang ke bagian gudang.

Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang.


Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon
pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut
diberi nomor dari buku induk.

Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan


memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli
dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.

Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat


diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang
yang dibutuhkan.

Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan


kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima
dengan menggunakan buku serah terima barang.

Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk


didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.
2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang


dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
o

Agar barang tidak cepat rusak.

Agar tidak terjadi kehilangan barang.

Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila


barang tersebut dicari.

Memudahkan dalam pengawasan.

Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau


bahan kantor dilakukan antara lain :

Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.


12

Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.

Sifat barang yang disimpan.

Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

Prosedur dan tata kerja.

Biaya yang disediakan.

Tenaga yang diperlukan.

Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan


satuan barang).

Barang disimpan dalam keadaan bersih.

Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

Barang disimpan di tempat yang memadai.

Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari.

Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau


siraman air.

Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan.

Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di


bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama
disimpan lebih dalam.
3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terusmenerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
o

Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.

Agar barang tidak mudah hilang.

Agar barang tidak kadaluarsa.

Agar barang tidak mudah susut.

Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

13

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan


berbagai cara antara lain :

Pemeliharaan berdasarkan waktu


o

Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).

Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).

Pemeliharaan berdasarkan jenis barang


o

Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau


berkala).

Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau


berkala).
4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan


usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan
prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

Agar peralatan tidak mudah hilang.

Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan


barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

Memudahkan dalam pengecekan barang.

Memudahkan dalam pengawasan.

Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau


penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan


inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan


untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau
pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu


yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris
menurut golongan yang ditentukan, masing-masing
berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan.
Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak
habis pakai.
14

Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang


digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris
(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki
oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang yang habis pakai.

2. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor


Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana
tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
o

Sebagai bahan pertanggung jawaban.

Sebagai pengendali persediaan.

Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi


barang.

Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan


pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya


dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :
o

Bukti penerimaan barang.

Bukti pembelian barang.

Bukti pengeluaran barang.

Kartu barang.

Kartu persediaan.

Daftar inventaris.

Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :


o

Memeriksa barang.

Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.

Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

Menghitung pengeluaran barang.

Menghitung sisa persediaan.

Mencatat mutasi barang.

Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.


15

MEMPERSIAPKAN DAN
MENGIDENTIFIKASI
PENGELOLAAN KARTU
PERSEDIAAN SUPPLIES

Written by Eko Trisnaning Tias


KD 1-2
0 comments

1. Prosedur pengelolaan kartu persediaan supplies


Kartu persediaan supplies, seperti halnya piutang atau buku hutang merupakan buku
tambahan dalam hal ini untuk perkiraan perlengkapan. Buku tambahan kartu
persediaan supplies digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo
akhir dari setiap jenis barang supplies/perlengkapan.
Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang supplies harus di catat, baik di
kartu persediaan supplies maupun di perkkiraan buku besar supplies/perlengkapan
2. Peralatan untuk pengelolaan persediaan suppies
Kartu persediaan supplies
Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan,
pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies.


Penambahan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya Pembelian,
atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda penerimaan dari
pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh
bagian gudang. Pengurangan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena
adanya pemakaian barang supplies, atau karena adanya kerusakan barang supplies.
Contoh kartu persediaan supplies:

16

Pengurangan dalam kartu persediaan supplies terjadi karena ada pemakaian barang
supplies, pengurangan lain dapat terjadi karena ada kerusakan barang supplies dalam
penyimpanan.
Dasar untuk mencatat pengurangan dalam kartu persediaan adalah pengeluaran
barang dari gudang, dan bukti pengiriman barang telah ditandatangani oleh bagian
pengiriman barang.
Harga pokok barang supplies yang dipakai/dikeluarkan dalam satu periode tergantung
pada penetapan harga pokok yang digunakan.
Pada Akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan
ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang
3. Dokumen penerimaan barang supplies

Barang supplies yang diterima, baik dari bagian gudang/logistik, maupun barang
supplies yang diterima dari pembelian tunai/kredit. Dicatat berita acaranya oleh
pejabat/pegawai yang berwenang.

17

Laporan penerimaan barang


Berdasarkan bukti-bukti penerimaan barang, dicatat kedalam buku penerimaan barang
diurut berdasarkan tanggal bukti penerimaan barang

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies:

1. Bagian inventarisasi
Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis
dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2. Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies
3. Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan barang supplies,
sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam
perusahaan.

4. Pengelompokan persediaan barag supplies


Barang supplies ada 2 macam yaitu sebagai berikut :

18

1. Barang supplies yang habis dipakai, yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pakai dalam kegiatan perrusahaan. Hal ini berarti selalu habis tanpa
meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya.
Misalnya:
Perlengkapan kantor : Kertas, karet penghapus, tinta,alat tullis, map,amplop, karbon dll
Perlengkapan toko : Kertas pembungkus, plastik, buku nota, tali rafia, dll
Perlengkapan salon : Kosmetik, shampoo, cream dll
Perlengkapan bengkel : Oli, bensin, paslin, amplas, dll
2. Barang supplies tidak habis pakai, yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulangulang dan
tahan lama dalam pemakaiannya.

Misalnnya:
Perlengkapan kantor : Gunting, steples, pelubang kertas (perforator), cap tanggalan,
bantalan cap, bakbak surat,dll

Perlengkapan toko : Timbangan, meteran, gunting, kalkulator, dll


Perlengkapan salon : Sisir, sabun, handuk, rak kosmetik, dll
Perlengkapan bengkel : Kunci pas, obeng, perlengkapan bengkel lainnya (spare part)
5. Dokumen pengeluaran barang supplies
Bukti pengeluaran barang supplies
Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian
pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti
pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

19

20

21

22

23

24

25

26

Administrasi Sarana dan Prasarana


PEMBAHASAN
A. Arti Manajemen Perlengkapan Sekolah
Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya
mewujudkan tujuan tersebut, serangkaian masalah dapat muncul. Masalah-masalah itu
dapat dikelompokkan sesuai dengan tugas-tugas administrative yang menjadi tanggung
jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas-tugas aadministratif
kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang dikelompokkan
menjadi substansi perlengkapan sekolah.
Dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang dikelompokkan sebagai substansi
perlengkapan sekolah itu, digunakan suatu pendekatan administrative tertentu yang disebut
juga dengan manajemen, merupakan istilah yang cukup popular. Manajemen merupakan
proses pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan disebut manajemen.
Berdasarkan uraian singkat di atas dapat dikatakan bahwa manajemen perlengkapan
sekolah merupakan salah satu bagian kajian dalam administrasi sekolah (school
administration), atau administrasi pendidikan (educational administration) dan sekaligus
menjadi bidang garapan kepala sekolah selaku administrator sekolah. Sebagai salah satu
bagian dalam kajian administrasi pendidikan, manajemen perlengkapan sekolah mengkaji
administrasi pendidikan ditinjau dari sisi bagaimana memberikan layanan secara
professional dalam bidang perlengkapan atau fasilitas kerja bagi personel sekolah. Dengan
manajemen yang efektif dan efisien diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kerja
personel sekolah. Namun dalam pembahasannya, kami akan menggunakan istilah
Administrasi Sarana dan Prasarana, yang berarti proses kegiatan yang direncanakan dan
diusahakan secara sengaja yaitu pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perlengkapan sekolah, atau juga sering disebut dengan fasilitas sekolah, dapat
dikelompokkan menjadi: 1). Sarana pendidikan; dan 2). Prasarana pendidikan.[1]
Prasarana dan sarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun yang tidak
bergerak, yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik
secara langsung maupun tidak langsung.[2]
Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara
langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Sedangkan prasarana pendidikan
adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang
pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.[3]
Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis atau sifatnya.
1). Ditinjau dari fungsinya:
Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung
(kehadirannya tidak sangat menentukan). Termasuk dalam prasarana pendidikan adalah
tanah, halaman, pagar, tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air, listrik,
telepon, serta perabot.
Sedangkan sarana pendidikan berfungsi langsung (kehadirannya sangat menentukan)
terhadap PBM, seperti alat pelajaran, alat peraga, alat praktek, dan media pendidikan.
2). Ditinjau dari jenisnya:
Ditinjau dari jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi fasilitas fisik atau
27

fasilitas nonfisik.
Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu segala sesuatu yang berwujud benda mati atau
dibendakan yang mempunyai peranuntuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha,
seperti kendaraan, mesin tulis, computer, perabot, alat peraga, model, media, dan
sebagainya.
Fasilitas nonfisik yakni sesuatu yang bukan benda mati, atau kurang dapat disebut benda
atau dibendakan, yang mempunyai peranan untuk memudahkan atau melancarkan sesuatu
usaha seperti manusia, jasa, uang.
3). Ditinjau dari sifat barangnya:
Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi barang
bergerak dan barang tidak bergerak, yang kesemuanya dapat mendukung pelaksanaan
tugas.[4]
B. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah
Secara umum, tujuan administrasi perlengkapan sekolah adalah memberikan layanan ecara
professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya
proses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara rinci, tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui system
perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan pengertian bahwa
diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan
prasarana pendidikan yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan
dengan dana yang efisien.
2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.
3. Untuk mengupayakan sarana dan prasarana sekolah, sehingga keberadaannya selalu
dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel sekolah.[5]
C. Prinsip-Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Agar tujuan-tujuan administrasi sarana dan prasarana bisa tercapai, ada beberapa prinsip
yang perlu diperhatikan dalam mengelola perlengkapan pendidikan di sekolah. Prinsipprinsip yang dimaksud adalah 1). Prinsip pencapaian tujuan; 2).Prinsip efisiensi; 3). Prinsip
administrative; 4). Prinsip kejelasan tangguang jawab; dan 5). Prinsip kekohesifan. Apabila
kelima prinsip tersebut diterapkan, administrasi sarana dan prasarana bias menyokong
tercapainya tujuan pendidikan.
Prinsip Pencapaian Tujuan
pada dasarnya administrasi sarana dan prasarana sekolah dilakukan dengan maksud agar
semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh karena itu, administrasi
sarana dan prasarana sekolah dapat dikatakan berhasil jika fasilitas sekolah itu selalu siap
pakai setiap saat, pada setiap ada seseorang personel sekolah akan menggunakannya.
Prinsip Efisiensi
Dengan prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah
dilakukan dengan perencanaan yang hati-hati, sehingga bias memperoleh fasilitas
berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi juga berarti
bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya,
sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dalam rangka itu maka perlengkapan sekolah
hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk
teknistersebut dikomunikasikan kepada semua personel sekolah yang diperkirakan akan
28

menggunakannya. Selanjutnya, bilamana dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap


semua personel.
Prinsip Administratif
Di Indonesia teradapat sejumlah peraturan perundang-undangan yang berkenaan dengan
sarana dan prasarana pendidikan. Sebagai contohnya adalah peraturan tentang
inventarisasidan penghapusan perlengkapan milik Negara. Dengan prinsip administrative
berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya
selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah
diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggung jawab
penelolaan perlengkapan pendidikan hendaknya memahami semua peraturan perundangundangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel sekolah yang
diperkirakan akan berpartisipasidalam pengelolaan perlengkapan pendidikan.
Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Di Indonesia tidak sedikit adanya lembaga pendidikan yang sangat besar dan maju. Oleh
karena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga pada kepengaturannya
(administrasinya) melibatkan banyak orang. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya
pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam pengorganisasiannya,
semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat ituperlu dideskripsikan dengan
jelas.
Prinsip Kekohesifan
Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah
hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak. Oleh
karena itu, walaupun semua orangyang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah
memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang
lainnyaharus selalu bekerja sama dengan baik.[6]
D. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah
Kegiatan dalam administrasi prasarana dan sarana pendidikan meliputi:
Perencanaan Kebutuhan
Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana di sekolah didasarkan atas
pertimbangan bahwa:
a) pengadaan kebutuhan prasarana dan sarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah.
b) Pengadaan prasarana dan sarana untuk penggantian barang-barang yang rusak,
dihapuskan, atau hilang.
c) Pengadaan prasarana dan sarana untuk persediaan barang.
Pengadaan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pengadaan adalah kegiatan untuk menghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam
rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas sekolah.
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:
a) Pembelian
b) Buatan sendiri
c) Penerimaan hibah atau bantuan
d) Penyewaan
e) Peminjaman
29

f) Pendaurulangan
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di sustau lembaga pendidikan atau sekolah
dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari masyarakat atau dana bantuan dari
pemerintah daerah atau anggota masyarakat lainnya.
Penyimpanan Prasarana dan Sarana
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan
persediaan prasarana dan sarana di dalam ruang penyimpanan/gudang. Penyimpanan
hanya bersifat sementara. Penyimpanan dilakukan agara barang/prasarana dan sarana
yang sudah diadakan /dihadirkan tidak rusak sebelum tiba saat pemakaian. Penyimpanan
jarus dialkukan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat-sifat barang yang disimpan.
Dengan demikian nilai guna barang tidak susust sebelum barang itu dipakai.

Inventarisasi Prasarana dan Sarana Pendidikan


Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusa penyelenggaraan, pengaturan, dan
pencatatan barang-barang yang menjadi milik sekolah menengah yang bersangkutan dalam
semua daftar inventaris barang.
Daftar barang inventaris merupakan suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang baik
bergerak maupun tidak bergerak yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada di
bawah tanggung jawab sekolah. Daftar barang itu terdiri dari:
a) kartu inventaris ruangan
b) kartu inventaris barang
c) buku inventaris
Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu
barang, sehingga barang tersebut kondisi baik dan siap dipakai.
Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barng inventaris.
Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan cara berhati-hati dalam
menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas
profesional yang mempunyai keahlian sesuai dengna jenis barang yang dimaksud.
Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:
a) Perawatan
b) Pencegahan kerusakan
c) Penggantian ringan
Penghapusan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik negara/derah dari daftar
inventaris karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak
berfungsi sebagaimanan yang diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.
Pengawasan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pengawasan prasarana dan sarana merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan
penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah.
Pengawasan dapat dilakukan oleh kepala sekolah (pengawasan melekat), aparat
Departemen P dan K atau aparat lain yang berwenang.
30

Pengawasan dapat dilakukan secara objektif, artinya pengawasan harus didasarkan atas
bukti-bukti yang ada. Apabila dari hasil pengawasan/pemeriksaan ternyata terdapat
kekurangan-kekurangn, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakan-tindakan perbaikan
dan penyelesaiannya.
Untuk pendokumentasian hasil pemeriksaan, perlu adanya buku pemeriksaan untuk diisi
oleh pemeriksa.
Peranan Guru dalamAdministrasi Prasarana dan Sarana
Peranan guru dalam administrasi prasarana dan sarana dimulai dari perencanaan,
pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana
yang dimaksud.
1. Perencanaan
Perencanaan pengadaan barang menuntut keterlibatan guru karena semua barang yang
dipergunakan dalam proses belajar-mengajara harus sesuai dengan rancanagn kegiatan
belajar-mengajar itu.
Perencanaan pengadaan barang yang menuntut keterlibatan guru di antaranya adalah
pengadaan alat pengajaran dan media pengajaran.
2. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Guru harus dapat memanfaatkan segala sarana seoptimal mungkin dan bertanggung jawab
penuh terhadap keselamatan pemakaian sarana dan prasarana pengajaran yang ada. Juga
bertanggung jawab terhadap penempatan sarana dan prasarana
3. Pengawasan Penggunaan
Apabila sarana dan prasarana pendidikan itu digunakan oleh siswa yang ada di kelasanya,
maka tugas guru adalah melakukan pengawasanan atau memberikan arahan agar siswa
dapat menggunakan atau memakaik sarana dan prasarana pendidikan itu sebagaimana
mestinya.[7]
Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis
(terpadu). Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan
tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya
pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.[8]
Namun secara ringkasnya, seluruh proses tersebut diatas dapat dideskripsikan
sebagaimana Gambar di bawah ini:
1
Pengadaaan
- Analisis kebutuhan
- Analis Anggaran
- Seleksi
- Keputusan
- Pemerolehan
2.
Pendistribusian
- Pengalokasian
- Pengiriman
5.
Penghapusan
31

4.
InventarisasiPERLENGKAPAN SEKOLAH
3.
Penggunaan dan Pemeliharaan

Gambar. 1 Proses Administrasi Sarana dan Prasarana


Pendidikan di Sekolah
[1] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), h.,115.
[2] Soetjipto & Raflis Kosasi, Profesi Keguruan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), Cet. II, h.,
170.
[3] Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah, (Jakarta: Bumi Aksara, 2004), h., 2.
[4] Ary H. Gunawan,h.,115.
[5] Ibrahim Bafadal,h., 5.
[6] Ibrahim Bafadal,h.,5-6.
[7] Soejipto & Raflis Kosasih,h.,170-174.
[8] Ary H. Gunawan, h., 117.

32

ADMINISTRASI SARANA DAN


PRASARANA PENDIDIKAN
12 f 2008 at 8:12 am (Administrasi dan Supervisi)
Tags: Pendidikan

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang atas
tercapainya suatu tujuan dari pendidikan, sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk
menguasi dan memahami administrasi sarana dan prasarana, untuk meningkatkan daya kerja yang efektif
dan efisien serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan, sehingga akan tercipta
keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah
maupun warga masyarakat sekitarnya. Lingkungan pendidikan akan bersifat positif atau negatif itu
tergantung pada pemeliharaan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri.
Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi sarana dan
prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan memahaminya dengan
sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun makalah ini.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Bagaimanakah macam-macam sarana dan prasarana?
1.2.2 Apa saja komponen sarana dan prasarana pendidikan?
1.2.3 Bagaimanakah hubungan antara sarana dan prasarana dengan program pengajaran?
1.2.4 Bagaimanakah pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan?
1.2.5 Bagaimanakah fungsi administrasi sarana dan prasarana?
1.2.6 Apakah tujuan administrasi sarana dan prasarana?
1.3 Tujuan
1.3.1 Mengetahui macam-macam sarana dan prasarana
1.3.2 Mengetahui komponen sarana dan prasarana pendidikan
1.3.3 Mengetahui hubungan antara sarana dan prasarana dengan program pengajaran
1.3.4 Mengetahui pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan

33

1.3.5 Mengetahui fungsi administrasi sarana dan prasarana


1.3.6 Mengetahui tujuan administrasi sarana dan prasarana pendidikan

PEMBAHASAN
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untukmencapai tujuan dalam
pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga, uang dsb. Sedangkan sarana
berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. misalnya; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium
dsb.
Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa Administrasisarana dan prasarana
pendidikan itu adalah semua komponen yang sacaralangsung maupun tidak langsung menunjang jalannya
proses pendidikan untukmencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri. Menurut keputusan menteri P dan K
No 079/ 1975, sarana pendididkan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :
a. Bangunan dan perabot sekolah
b. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan laboratorium.
c. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan
media yang tidak menggunaakan alat penampil.[1]
Secara micro (sempit) kepala sekolahlah yang bertanggung jawab atas pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan yang di perlukan di sebuah sekolah.
Sedangkan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri mempunyai peranan yang sangat penting
bagi terlaksananya proses pembelajaran di sekolaah serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sebuah
sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara umum.
Terdapat beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana dan prasarana di antaranya adalah :
a. Berdasarkan konsepsi lama dan modern
Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di artikan sebagai sebuah system
yang mengatur ketertiban peralatan yang ada di sekolah . Menurut konsepsi modern administrasi sarana
dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di
sekolah. Guru menurut konsepsi lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah,
menurut konsepsi modern guru bertugas sebagai administrator dan bertanggung jawab kepada kepala
sekolah.
b. Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu

34

1. Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban penggunaan sarana dan


prasarana di sekolah melalui penggunaan di siplin (pendekatan otoriter )
2. Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana dan prasarana
sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi
3. Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana
sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan permisif)
4. Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana dan prasarana
sekolah sesuai dengan program pembelajaran (pendekatan intruksional)
5. Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan prasarana sekolah
6. Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan keamanan dari sarana
dan prasarana yang ada di sekolah.
Pengertian lain dari administrasi sarana dan prasarana adalah suatu usaha yang di arahkan untuk
mewujudkan suasana belajar mengajar yang efektif dan menyenangkan serta dapat memotivasi siswa untuk
belajar dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kelengkapan sarana yang ada.
Dengan demikian adminitrasi sarana dan prasarana itu merupakan usaha untuk mengupayakan
sarana dan alat peraga yang di butuhkan pada proses pembelajaran demi lancarnya dan tercapainya tujuan
pendidikan .[2]
2.1 MACAM MACAM SARANA DAN PRASARANA
Adapun macam-macam sarana dan prasarana yang di perlukan di sekolah demi kelancaran dan
keberhasilan kegiatan proses pendidikan sekolah adalah :
1. Ruang kelas: tempat siswa dan guru melaksanakan proses kegiatan belajar mengajar.
2. Ruang perpustakaan: tempat koleksi berbagai jenis bacaan bagi siswa dan dari sinilah siswa dapat
menambah pengetahuan.
3. Ruang laboratorium ( tempat praktek) : tempat siswa mengembangkan pengetahuan sikap dan
keterampilan serta tempat meneliti dengan menggunakan media yang ada untuk memecahkan suatu
masalah atau konsep pengetahuan .
4. Ruang keterampilan adalah tempat siswa melaksanakan latihan mengenai keterampilan tertentu.
5. Ruang kesenian: adalah tempat berlangsungnya kegiatan-kegiatan seni
6. Fasilitas olah raga: tempat berlangsungnya latihan-latihan olahraga.
Pemeliharaan sarana dan prasarana
Untuk menyempurnakan pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana para ahli menyarankan
beberapa pedoman pelaksanaan administrasinya, diantaranya adalah sebagai berikut :

35

a. Kepala sekolah tidak terlalu menyibukkan diri secara langsung dengan urusan pelaksanaan administrasi
sarana dan prasarana pengajaran.
b. Melakukan sistem pencatatan yang tepat sehingga mudah di kerjakan.
c. Senantiasa di tinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran.
Adapun masalah yang sering timbul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana di sekolah adalah
pengrusakan yang di lakukan oleh siswa siswa di sekolah itu sendiri. Namun ada beberapa upaya yang
bisa di lakukan dalam menangani masalah tersebut diantaranya adalah :
1. Membangkitkan rasa memiliki sekolah pada siswa siswi
2. Sarana dan prasarana sekolah di siapkan yang prima sehingga tidak mudah di rusak
3. Membina siswa untuk disiplin dengan cara yang efektif dan di terima oleh semua siswa .
4. Memupuk rasa tanggung jawab kepada siswa untuk menjaga dan memelihara keutuhan dari sarana dan
prasarana sekolah yang ada.
Koordinasi dalam mengelola dan memelihara sarana dan prasarana sekolah agar tetap prima
adalah tugas utama dari administrator , oleh karena itu para petugas yang berhubungan dengan sarana
dan prasarana sekolah bertanggung jawab langsung kepada kepala sekolah Adapun kebijaksanaan yang di
perlukan dalam memelihara dan mengelola sarana dan prasarana sekolah adalah :
1. Membina hubungan kerja sama yang baik dengan petugas
2. Memimpin kerja sama dengan staf yang membantu petugas.
3. Memberikan pelatihan pada petugas untuk peningkatan kerjanya.
4. Mengawasi pembaharuan dan perbaikan sarana dan prasarana
5. Mengadakan inspeksi secara periodik dan teliti terhadap sarana dan prasarana.
Prinsip dan tata tertib.
Setiap sekolah memiliki prinsip-prinsip dan tata tertib mengenai penggunaan dan pemeliharaan
sarana dan prasarana sekolah, hal itu bertujuan untuk mempermudah administrator dalam mengawasi
dan mengatur sarana dan prasarana yang ada di sekolah tersebut. [3]
2.2 KOMPONEN-KOMPONEN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
2.2.1 LAHAN

36

Lahan yang di perlukan untuk mendirikan sekolah harus di sertai dengan tanda bukti
kepemilikan yang sah dan lengkap (sertifikat), adapun jenis lahan tersebut harus memenuhi
beberapa kriteria antara lain :
a. Lahan terbangun adalah lahan yang diatasnya berisi bangunan ,
b. Lahan terbuka adalah lahan yang belum ada bangunan diatasnya.
c. Lahan kegiatan praktek adalah lahan yang di gunakan untuk pelaksanaan kegiatan praktek
d. Lahan pengembangan adalah lahan yang di butuhkan untuk pengembangan bangunan dan
kegiatan praktek.
Lokasi sekolah harus berada di wilayah pemukiman yang sesuai dengan cakupan wilayah
sehingga mudah di jangkau dan aman dari gangguan bencana alam dan lingkungan yang kurang
baik.
2.2.2 RUANG
Secara umum jenis ruang di tinjau dari fungsinya dapat di kelompokkan dalam
a. Ruang pendidikan
Ruang pendidikan berfungsi untuk menampung proses kegiatan belajar mengajar teori dan
praktek antara lain :
a.
1. Ruang teori sejumlah rombel 4. Ruang perpustakaaan
2. Ruang Laaboraatorium 5. Ruang kesenian
3. Ruang Olah raga 6. Ruang keteraampilan
b. Ruang administrasi
Ruang Administrasi berfungsi untuk melaksanakan berbagai kegiatan kantor. Ruang administrasi
terdiri dari :
a.
1. Ruang kepala sekolah 3. Ruang tata usaha
2. Ruang guru 4. Gudang
c. Ruang penunjang
Ruang penunjang berfungsi untuk menunjang kegiatan yang mendukung proses kegiatan belajar
mengajar antara lain :

37

a.
1. Ruang Ibadah 5. Ruang serbaguna
2. Ruang koperasi sekolah 6. Ruang UKS
3. Ruang OSIS 7. Ruang WC/ kamar mandi
4. Ruang BP
2.2.3 PERABOT
Secara umum perabot sekolah mendukung 3 fungsi yaitu : fungsi pendidikan, fungsi
administrasi, fungsi penunjang. Jenis perabot sekolah di kelompokkan menjadi 3 macam :
a. Perabot pendidikan
Perabot pendidikan adalah semua jenis mebel yang di gunakan untuk proses kegiatan belajar
mengajar. Adapun Jenis, bentuk dan ukurannya mengacu pada kegiatan itu sendiri.
b. Perabot administrasi
Perabot administrasi adalah perabot yang di gunakan untuk mendukung kegiatan kantor.
jenis perabot ini hanya tidak baku / terstandart secara internasional.
c. Perabot penunjang
Perabot penunjang adalah perabot yang di gunakan / di butuhkan dalam ruang penunjang.
seperti perabot perpustakaan, perabot UKS, perabot OSIS dsb.
2.2.4 ALAT DAN MEDIA PENDIDIKAN
Setiap mata pelajaran sekurang kurangnya memiliki satu jenis alat peraga praktek yang
sesuai dengan keperluan pendidikan dan pembelajaran, sehingga dengan demikian proses
pembelajaran tersebut akan berjalan dengan optimal.
2.2.5 BUKU ATAU BAHAN AJAR
Bahan ajar adalah sekumpulan bahan pelajaran yang di gunakan dalam kegiatan proses
belajar mengajar. Bahan ajar ini terdiri dari
a. BUKU PEGANGAN
Buku pegangan di gunakan oleh guru dan peserta didik sebagai acuan dalam pembelajaran
yang bersifat Normatif, adaptif dan produktif.
b. BUKU PELENGKAP
Buku ini di gunakan oleh guru untuk memperluas dan memperdalam penguasaan materi

38

c. BUKU SUMBER
Buku ini dapat di gunakan oleh guru dan peserta didik untuk memperoleh kejelasan
informasi mengenai suatu bidang ilmu / keterampilan.
d. BUKU BACAAN
Buku ini dapat di gunakan oleh guru dan peserta didik sebagai bahan bacaan tambahan (non
fiksi) untuk memperluas pengetahuan dan wawasan serta sebagai bahan bacaan (fiksi ) yang
bersifat relatif.[4]
2.3 HUBUNGAN ANTARA SARANA DAN PRASARANA DENGAN PROGRAM PENGAJARAN
Jenis peralatan dan perlengkapan yang di sediakan di sekolah dan
cara pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap proses belajar mengajar.

cara-

Persediaan yang kurang dan tidak memadai akan menghambat proses belajar mengajar ,
demikian pula administrasinya yang jelek akan mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan
tersebut, sekalipun peralatan dan perlengkapan pengajaran itu keadaannya istimewa. Namun yang lebih
penting dari itu semua adalah penyediaan sarana di sekolah di sesuaikan dengan kebutuhan anak
didik serta kegunaan hasilnya di masa mendatang.
2.4 PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang,
sehingga barang tersebut selalu dalam kondisi baik dan siap pakai.
Pemeliharaan dilakukan secara continue terhadap semua barang-barang inventaris kadangkadang dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal pemeliharaan ini merupakan suatu tahap kerja
yang tidak kalah pentingnya engan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana.
Sarana dan prasarana yang sudah dibeli dengan harga mahal apabila tidak dipelihara maka tidak dapat
dipergunakan.
Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan berhati-hati dalam menggunakannya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas professional yang mempunyai keahlian
sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
Pelaksanaan barang inventaris meliputi:
a. Perawatan
b. Pencegahan kerusakan
c. Penggantian ringan
Pemeliharaan berbeda dengan rehabilitasi, rehabilitasi adalah perbaikan berskala besar dan
dilakukan pada waktu tertentu saja.[5]

39

2.5 FUNGSI ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA


Selain memberi makna penting bagi terciptanya dan terpeliharanya kondisi sekolah yang
optimal administrasi sarana dan prasarana sekolah berfungsi sebagai:
a. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang di perlukan dalam proses belajar
mengajar.
b. Memelihara agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar dan
optimal.
Fungsi administrasi yang di pandang perlu dilaksanakan secara khusus oleh kepala sekolah
adalah :
2.5.1 Perencanaan
Perencanaan dapat di pandang sebagai suatu proses penentuan dan penyusunan rencana dan
program-program kegiatan yang akan di lakukan pada masa yang akan datangsecara terpadu dan
sistematis berdasarkan landasan ,prinsip-prinsip dasardan data atau informasi yang terkait serta
menggunakan sumber-sumber daya lainnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan
sebelumnya.
Rencana tersebut hendaknya memiliki sifat-sifat sbb
1. Harus jelas
Kejelasan ini harus terlihat pada tujuan dan sasaran yang hendak di capai, jenis dan bentuk,
tindakan (kegiatan) yang akan di laksanakan, siapa pelaksananya, prosedur, metode dan teknis
pelaksananya, bahan dan peralatan yang di perlukan serta waktu dan tempat pelaksanaan
2. Harus realistis
Hal ini mengandung arti bahwa ;
a. rumusan, tujuan serta target harus mengandung harapan yang memungkinkan dapat di capai
baik yang menyangkut aspek kuantitatif maupun kualitatifnya. Untuk itu harapan tersebut
harus di susun berdasarkan kondisi dan kemampuan yang di miliki oleh sumberdaya yang
ada.
b. jenis dan bentuk kegiatan harus relevan dengan tujuan dan target yang hendak di capai.
c. prosedur, metode dan teknis pelaksanaan harus relevan dengan tujuan yangnhendak di capai
serta harus memungkinkan kegiatan yang telah di pilih dapat dilaksanakan secara efektif dan
efisien.

40

d. Sumberdaya manusia yang akan melaksanakan kegiatan tersebut harus memiliki kemampuan
dan motivasi serta aspek pribadi lainnya yang memungkinkan terlaksananya tugas dan
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya .
3. Rencana harus terpadu
a. rencana harus memperlihatkan unsur-unsurnya baik yang bersifat insani maupun non insani
sebagai komponen-komponen yang bergantung satu sama sama lain., berinteraksi dan
bergerak bersama secara sinkron kearah tercapainya tujuan dan target yang telah di
tetapkan sebelumnya.
b. rencana harus memiliki tata urut yang teratur dan di susun berdasarkan skala prioritas.
2.5.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah suatu proses yang menyangkut perumusan dan rincian pekerjaan
dan tugas serta kegiatan yang berdasarkan struktur organisasi formal kepada orang-orang yang
memiliki kesanggupan dan kemampuan melaksanakan nya sebagai prasyarat bagi terciptanya
kerjasama yang harmonis dan optimal ke arah tercapainya tujuan secara efektif dan efisien.
Pengorganisasian ini meliputi langkah-langkah antara lain :
a. Mengidentifikasi tujuan-tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan sebelumnya.
b. Mengkaji kembali pekerjaan yang telah di rencanakan dan merincinya menjadi sejumlah tugasdan
menjabarkan menjadi sejumlah kegiatan.
c. Menentukan personil yang memiliki kesanggupan dan kemampuan untuk melaksanakan tugas dan
kegiatan tersebut.
d. Memberikan informasi yang jelas kepada guru tentang tugas kegiatan yang harus di laksanakan,
mengenai waktu dan tempatnya, serta hubungan kerja dengan pihak yangn terkait.
2.5.3 Menggerakkan
Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk memberikan pengaruhpengaruh yang
dapat menyebabkan guru tergerak untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya secara bersamabersama dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2.5.4 Memberikan arahan
Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk memberikan informasi, petunjuk, serta
bimbingan kepada guru yang di pimpinnya agar terhindar dari penyimpangan, kesulitan atau
kegagalan dalam melaksanakan tugas. Fungsi ini berlaku sepanjang proses pelaksanaan kegiatan.
2.5.5 Pengkoordinasian

41

Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk menyelaraskan gerak langkah dan
memelihara prinsip taat asas (konsisten) pada setiap dan seluruh guru dalam melaksanakan seluruh
tugas dan kegiatannya agar dapat tujuan dan sasaran yang telah di rencanakan .Hal ini di lakukan oleh
kepala sekolah melalui pembinaan kerja sama antar guru, dan antar guru dengan pihak-pihak luar
yang terkait. Di samping itu penyelarasan dan ketaatan pada sas diupayakan agar fungsi yang satu
gengan yang lainnya dapat mercapai dan memenuhi target yang di tetapkan sebelumnya.
2.5.6 Pengendalian
Fungsi ini mencakup upaya kepala sekolah untuk:
a. Mengamati seluruh aspek dan unsur persiapan dan pelaksanaan program-program kegiatan yang
telah di rencanakan
b. Menilai seberapa jauh kegiatan-kegiatan yang ada dapat mencapai sasaran-sasaran dan tujuan.
c. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan beserta faktor-faktor
penyebabnya.
d. Mencari dan menyarankan atau menentukan cara-cara pemecahan masalah-masalah tersebut.
e. Mengujicobakan atau menerapkan cara pemecahan masalah yang telah dipilih guna menghilagkan
atau mengurangi kesenjangan antara harapan dan kenyataan.
Dengan demikian dalam melaksanakan fungsi ini kepala sekolah dapat menggunakan
sekurang-kurangnya 3 pendekatan yaitu :
a. Pengendalian yang bersifat pencegahan
b. Pengendalian langsung
c. Pengendalian yang bersifat perbaikan.
2.5.7 Inovasi
Fungsi ini menyangkut upaya kepala sekolah untuk menciptakan kondisikondisi yang
memungkinkan diri para guru untuk melakukan tindakantindakan atau usaha-usaha yang bersifat
kreatif inovatif.dengan demikian kepala sekolah dan guru-guru perlu mencari atau menciptakan caracara kerja atau hal-hal yang baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan. Sekurangkurangnya mereka di
harapkan mampu dan mau memodifikasi hal-hal atau cara-cara yang lebih baik atau lebih efektif dan
efisien, agar pembaharuan pendidikan dapat muncul dari warga sekolah ,hal ini juga akan
menumbuhkan sikap dan daya kreatif warga sekolah itu sendiri.
Dalam melakukan fungsi ini kepala sekolah perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Harus di sadari bahwa sesuatu yang baru belum tentu lebih baik dari yang lama.

42

b. Jika mampu menemukan atau menciptakan sesuatu hal atau cara baru, ia tidak perlu memandang
rendah yang lama
c. Perlu di konsultasikan kepada pihak-pihak yang berwenang.
2.6 TUJUAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Adapun yang menjadi tujuan dari administrasi saran dan prasarana adalah tidak lain agar
semua kegiatan tersebut mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Administrasi sarana dan prasarana
semakin lama di rasakan semakin rumit karena pendidikan juga menyangkut masyarakat atau orang tua
murid, yang terlibat langsung dalam pendidkan tersebut. Oleh karena itu apabila administrasi sarana
dan prasarana berjalan dengan baik maka semakin yakin pula bahwa tujuan pendidikan akan tercapai
dengan baik.
Mengingat sekolah itu merupakan subsistem pendidikan nasional maka tujuan dari
administrasi sarana dan prasarana itu bersumber dari tujuan pendidikan nasional itu sendiri . sedangkan
subsistem administrasi sarana dan prasarana dalam sekolah bertujuan untuk menunjang tercapainya
tujuan pendidikan sekolah tersebut, baik tujuan khusus maupun tujuan secara umum.
Adapun tujuan dari administrasi sarana dan prasarana itu adalah :
1. mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar maupun sebagai
kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan
semaksimal mungkin.
2. Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam
pembelajaran
3. Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan
siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa dalam proses
pembelajaran
4. Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta sifatsifat individunya.

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari makalah ini adalah :
3.1.1 Administrasi sarana dan prasarana adalah suatu usaha yang di arahkan untuk mewujudkan suasana
belajar mengajar yang efektif dan menyenangkan serta dapat memotivasi siswa untuk belajar
dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kelengkapan sarana yang ada.

43

3.1.2 Adapun masalah yang sering timbul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana di sekolah adalah
pengrusakan yang di lakukan oleh siswa siswa di sekolah itu sendiri.
3.1.3 Adapun yang menjadi tujuan dari administrasi saran dan prasarana adalah agar semua kegiatan
administrasi sarana dan prasarana mendukung tercapainya tujuan pendidikan
3.1.4 Tujuan dari administrasi sarana dan prasarana itu bersumber dari tujuan pendidikan nasional.
3.2 Saran
3.2.2 Sebagai seorang personal administrasi pendidikan berusahalah untuk belajar dan belajar lagi lebih
giat dalam memahami dan mendalami administrasi sarana dan prasarana demi terwujudnya
tujuan dari pendidikan nasional
3.2.3 Agar kita tidak ketinggalan maka kita harus aktif mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang
semakin lama semakin berkembang seiring dengan perkembangan zaman supaya tidak gaptek (
gagap teknologi ) .

DAFTAR PUSTAKA
Soetjipto, Prof. Profesi Keguruan. Rineka Cipta. Jakarta. 2004
Http://Media.Diknas.Go.Id
Oteng, Sutisna. Administrasi Pendidikan. Penerbit Angkasa. Bandung. !985
Burhanuddin, Yusak. Administrasi Pendidikan. Pustaka Setia. Bandung. 2005

[1] Yusak Burhanudin. Aministrasi Pendidikan. Bab III, Hlm 77.


[2] Http://Media.Diknas.Go.Id
[3] Sutisno, Oteng. Administrasi Pendidikan. Bab II. Hlm 33.
[4] Ibid. Hlm 53.
[5] Prof. Soetjipto. Profesi Keguruan. Bab VII. Hlm 172.

44

amis, 27 September 2012


IV. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

I. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN


A. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih
mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer,
mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah,
gedung, ruangan dll.
a

Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)


Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan
menjadi 2 (dua), yaitu:

1.) Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya


a)
b)
c)
(1)

Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)
Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip,
sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.
Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)

Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan
organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)

Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam
organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)

Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)

Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)

Peta kota-kota besar

(7)

Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan
perushaan selama setahun terakhir

(8)

Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)

Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

45

(10) Buku catatan keuangan


(11) Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)
2.) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya
a)

Barang habis pakai


Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau
tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)

Barang tidak habis pakai


Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama
contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

Mesin-mesin kantor (Office Mechine)


Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display),
mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda
dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

Mesin Komunikasi Kantor


Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh:
telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

46

Perabot Kantor (Office Furniture)


Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk
membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi
untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat
majalah/koran meja resepsionis.

Interior kantor (Office Arrangement)


Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana
jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.
1)

Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)


Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga
memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)

Tujuan tata ruang kantor

a)

Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)

Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)

Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d) Memudahkan dalam pengawasan


e)

Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)

Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)

Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)

Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)

Memberikan pencitraan yang baik

3)

Bentuk-bentuk tata ruang kantor

a)

Ruang kantor terbuka (open plan office)


Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun
penyekat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor terbuka:

Mudah merubah ruangan


47

Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

Mudah dalam pengawasannya

Menghemat tenaga

Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

Memperlancar arus pekerjaan

Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar


Kerugian ruang kantor terbuka:

Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)

Ruang kantor tertutup Closed plan office)


Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh temboktembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor tertutup

pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

karyawan lebih leluasa dalam bekerja


Kerugian ruang kantor tertutup

pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)

Ruang kantor semi tertutup


Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4)

Pedoman pembuatan tata ruang kantor

a)

Asas-asas tata ruang kantor

Asas jarak terpendek


48

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan
tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependekpendeknya.

Asas rangkaian kerja


Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan
yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

Asas penggunaan seluruh ruangan


Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan
pemborosan dan tidak efisien

Asas integrasi kegiatan


Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

Asas perubahan susunan tempat kerja


Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

Asas keamanan dan kepuasan karyawan


Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

b) Prinsip-prinsip tata ruang kantor

Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan

pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

alur kerja harus sederhana

perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama

Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian


depan

Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.

c)

Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

(1) Sistem pencahayaan


Natural lighting
Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi,
jendela, kaca, dinding dll.

49

Task lighting
Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.
Ambient lighting
adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor
Accent lighting
Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau
area lain yang memerlukan cahaya.

50

(2) Sistem warna


Macam-macam warna
warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.
warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange
mrp campuran wrna merah dan kuning.
warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya
merah dengan jingga.
Arti warna dan efek psikologinya
merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif
dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh
Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.
Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.
Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.
Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan
perasaan dingin. dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruangan
ukuran ruangan
lokasi ruangan
lokasi bangunan
tipe ruangan
bentuk ruangan
tinggi ruangan
Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai
kantor lebih menarik dan menyenangkan
ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan
karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira
produktivitas meningkat
karyawan merasa lebih lega
meningkatkan citra yang baik pada perusahaan
(3) Sistem pengaturan udara ruangan
51

Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab
Menggunakan AC
Membuat ventilasi yang cukup
Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan
Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:
karyawan lebih nyaman dalam bekerja
semangat kerja meningkat
kesehatan karyawan lebih terpelihara
produktivitas meningkat
kualitas kerja lebih baik
memberi kesan baik bagi tamu
(4) Sistem penataan suara
Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat
karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.
Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:
konsentrasi terganggu
semamgat menurun
dapat terjadi gangguan mental/syaraf
karyawan tambah lelah
kesalahan kerja banyak terjadi
produktivitas kerja rendah
Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal
berikut:
ruangan diberi peredam suara
dibawah mesin tik diberi alas karet
memilih printer yang tidak terlalu bersuara
gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan
pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

52

B. Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor


a.

Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun
untuk satu tahun anggaran.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor antara lain:

1)

Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana

2)

Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan

3)

Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia

4)

Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional

5)

Penyimpanan sarana prasarana

6)

Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana

7)

Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b.

Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang
diperoleh dari bantuan.

1)

Tujuan penyimpanan

a)

agar barang tiddak cepat rusak

b)

agar tidak terjadi kehilangan barang

c)

agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan

d) memudahkan dalam pengawasan


e)

memudahkan dalam analisis barang

2)

Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

a)

Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia

b)

Pergudangan yang memenuhi syarat

c)

Sifat barang yang disimpan

d) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

53

e)

Prosedur dan tata kerja

f)

Biaya yang tersedia

g)

Tenaga yang diperlukan

h)

Jangka waktu penyimpanan

3)

Cara penyimpanan

a)

Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis

b)

Barang disimpan dalam keadaan bersih

c)

Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi

d) Barang disimpan di tempat yang memadai


e)

Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan

f)

Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan

g)

Barang disimpan di ruangan yang terkunci

h)

Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan

i)

Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

c.

Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan
kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:

1)

agar barang tidak mudah rusak

2)

agar barang tidak mudah hilang

3)

agar barang tidak kedaluarsa

4)

agar barang tidak mudah susut

5)

agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.


Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:

1)

Pemeliharaan berdasarkan waktu

a)

pemeliharaan sehari-hari

b)

pemeliharaan berkala

2)

Pemeliharaan berdasarkan jenis barang


54

a)

pemeliharaan barang bergerak

b)

pemeliharaan barang tidak bergerak

d.

Inventarisasi
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Tujuan inventarisasi

1)
2)

agar peralatan tidak mudah hilang


adanya
bukti
tertulis
dipertanggungjawabkan

terhadap

pengelolaan

barang

3)

memudahkan dalam pengecekan barang

4)

memudahkan dalam pengawasan

5)

memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

sehingga

dapat

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan,


dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku
inventarisasi barang:
1)

Buku induk barang inventaris


Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang
sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis
pakai.

2)

Buku golongan barang inventaris


Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut
menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan.

3)

Buku catatan barang noninventaris


Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang
yang belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang-barang yang habis pakai.

e.

Laporan sarana prasarana


Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan
sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana
prasrana tersebut dalam periode tertentu.
Fungsi adanya laporan adalah:

1)

Sebagai bahan pertanggungjawaban


55

2)

sebagai pengendali persediaan

3)

memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)

sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.


Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1)

Bukti penerimaan barang

2)

bukti pembelian barang

3)

Bukti pengeluaran barang

4)

Kartu barang

5)

Kartaui persediaan

6)

Daftar inventaris

7)

Daftar rekapitulasi barang inventaris

56

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:


1)

Memeriksa barang

2)

menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3)

menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)

menghitung pengeluaran barang

5)

menghitung sisa persediaan

6)

mencatat mutasi barang


melaporkan kepada atasan atau pimpinan (bersambung)

57