BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Sistem komputerisasi saat ini sangatlah penting dalam dunia bisnis, dan
pemahaman tentang teknologi komputer merupakan suatu keharusan dalam
memahami sistem informasi. Pengembangan sistem informasi yang sesuai
memerlukan perpaduan dari berbagai pengetahuan tentang sistem komputer, sistem
informasi dan pengetahuan tentang bagaimana merancang dan menerapkan sebuah
sistem informasi serta bagaimana memperoleh sistem komputer yang diperlukan.
Sebuah informasi pendaftaran sangat dibutuhkan bagi sebuah instansi, karena
informasi data ini akan sangat membantu dalam menjalankan kegiatan organisasi
dan sebagai dasar proses dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh bagian
instansi tersebut. Untuk memudahkan pelaksanaannya maka dibuat aplikasi yang
bertujuan memudahkan proses dan pelaksanaan kegiatan tersebut.Untuk mendukung
kinerja tersebut maka diperlukan sistem pendaftaran yang efisien dalam instansi
tersebut.
Salah satu aspek yang memanfaatkan kemajuan teknologi adalan dalam bidang
pendidikan. Teknologi komputer tidak hanya digunakan dalam proses belajar
mengajar, namun juga digunakan oleh bagian lain misalkan bagian penerimaan
siswa baru. Meski pada kenyataannya komputer hanya untuk membuat laporan tidak
menutup kemungkinan terjadi kesalahan yang disebabkan oleh sifat alamiah manusia
dalam pengolahan data, sehingga menjadi tidak efisien dikarenakan data yang
disimpan masih berupa dokumen-dokummen yang memungkinkan terjadinya
kehilangan karena masih berbentuk kertas. Oleh karena itu dengan adanya sebuah

sistem informasi diharapkan mampu menjadi solusi yang dapat memberikan

informasi yang di butuhkan dengan cepat, tepat dan akurat.
Begitu halnya sistem informasi yang terdapat pada SMK PERDANA
KUSUMA. Sehingga kami tertarik untuk menganalisa sistem yang ada di SMK
PERDANA KUSUMA yang kami beri judul ANALISA SISTEM PENDAFTARAN
DAN PEMBAGIAN KELAS SMK PERDANA KUSUMA JAKARTA TIMUR.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana proses-proses pendaftaran siswa di SMK PERDANA
KUSUMA ?
2. Bagaimana proses pembagiaan kelas dan wali kelas di SMK PERDANA
KUSUMA ?
1.3 RUANG LINGKUP
Penelitian ini dilakukan di SMK PERDANA KUSUMA khususnya di bagian
Pendaftaran dan pembagian kelas, yang dimulai dari proses pendaftaran, pembagian
kelas, pembagian wali kelas dan penyampain laporan kepada pimpinan.
1.4 MAKSUD DAN TUJUAN PENELITAN
1.4.1 Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuaan dari penyusunan tugas kerja praktik yang dilakukan
selama 2 bulan ini untuk dapat mengetahui secara utuh dari suatu system yang
dianalisa, dan untuk megetahui masalah yang terjadi sehingga dapat diberikan
rencana pemecahannya.

1.5 METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan adalah :
1.5.1 Metode pengumpulan data
Yaitu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yang diperlukan
untuk penelitian ini.
1.5.1.1 Wawancara
Metode yang dilakukan langsung kepada pengguna sistem untuk
memperoleh informasi dan juga masalah-masalah yang di peroleh dari
sistem yang ada.
1.5.1.2 Observasi/pengamatan
Metode ini dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan
dimana sistem tersebut digunakan untuk memperoleh gambaran dari
sistem yang digunakan untuk memperoleh data yang lebih akurat dari
hasil wawancara.

1.5.2

Metode Penelitian dan Analisis

1.5.2.1 Penelitian
Untuk mendapat data dan informasi pendukung yang lebih bagi
penyusunan laporan penelitian ini, dilakukan penelitian di SMK
PERDANA KUSUMA untuk mengetahui prosedur pendaftaran dan
pembagian kelas dari sistem yang ada.
1.5.2.2 Analisis
Setelah mendapat data dan informasi tersebut, dilakukan analisis
untuk menemukan masalah-masalah yang dihadapi.

1.6 Sistematika penulisan

Untuk mempermudah mempelajari dan menganalisa penulisan ini, penulis
menguraikannya kedalam beberapa bab yang terdiri dari :
Bab I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, pokok permasalahan,
maksud dan tujuan, ruang lingkup, metode penelitian yang digunakan, serta
sistematika penulisan.

Bab II LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang digunakan guna
mendukung penulis dalam penelitian kerja praktek ini.
Bab III ANALISA SISTEM BERJALAN DAN SOLUSINYA
Pada bab ini menjabarkan sejarah singkat perusahaan, struktur
organisasi, tugas fungsi, rancangan logika, uraian prosedur, kamus data,
dokumen berjalan dan juga sistem berjalan, serta pokok masalah dan alternatif
pemecahan masalah.

Bab IV PENUTUP
Pada bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari hasil kerja praktek
yang diperoleh dari seluruh hasil penelitian dan pengembangan system yang
telah dilaksanakan, masukan beberapa saran agar sistem dapat berjalan lebih
baik, yang sekiranya dapat berguna.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 KONSEP DASAR SISTEM

2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Hartono (2005:689),sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri
dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan.
2.1.2 Elemen Sistem
Elemen yang terdapat dalam sistem meliputi: tujuan sistem , batasan
sistem, kontrol, input, proses, output dan umpan balik. Hubungan antar elemen
dan sistem dapat dilihat pada gambar, 2.1 di bawah ini ( Kristanto, 2003:2)
Dari gambar diatas bisa di jelaskan sebagai berikut : tujun, batasan dan
kontrol sistem akan berpengaruh pada input, proses, dan output. Input dalam
sistem akan diproses dan di olah sehingga menghasilkan output, dimana output
tersebut akan di analsis dan akan menjadi umpan balik bagi si penerima,
kemudian dari umpan balik ini akan muncul segala macam pertimbangan untuk
input selanjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang sesuai
dengan permasalahan yang ada.( Kristanto, 2003:2)

2.2 KONSEP DASAR INFORMASI

2.2.1 Pengertian Informasi
Menurut Kristanto (2003:2), Informasi merupakan kumpulan data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Sedangkan menurut Mcleod (2007:15), Informasi adalah data
yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
2.2.2 Siklus Infomasi
Siklus informasi dimulai dari data mentah yang diolah melalui suatu
model menjadi informasi (output), kemudian informasi diterima oleh
penerima, sebagai dasar untuk membuat keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti akan membuat data kembali. Kemudian data tersebut akan
ditangkap sebagai input dan selanjutnya membentuk siklus.
2.2.3 Kualitas informasi
Kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal tertentu :
2.2.3.1 Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak biasa atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi
sampai kepenerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan
(noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2.2.3.2 Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah using tidak akan memiliki nilai lagi, karena
informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat, maka akan berakibat fatal bagi suatu
organisasi.
2.2.3.3 Relevan
Relevan dalam hal ini adalah dimana informasi tersebut
memiliki manfaat dan keterkaitan dalam pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap satu individu dengan individu lainnya memiliki
perbedaan (Kristanto, 2003:6)
2.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
2.3.1 Pengertian Sistem informasi
Sistem informasi adalah suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang
ditunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe
transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu
dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang baik (Hartono,2005:697)
Sedangkan menurut Kristanto (2003:11), sistem informasi didefinisikan sebagai
berikut :
2.3.1.1 Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.

2.3.1.2 Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk
mengendalikan organisasi.
2.3.2 Komponen sistem informasi
Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa
komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi, yaitu antara
lain:
2.3.2.1

Blok Masukan
Input Mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

Input dalam hal ini termaksud metode dan media untuk menangkap data
yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen dasar.
2.3.2.2

Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan
pada basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
2.3.2.3

Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan

informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua

tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

2.3.2.4

Blok Teknologi
Teknologi merupakan kotak alat ( tool box) dalam sistem

informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan

model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

2.3.2.5

Blok Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras

computer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya.

2.3.2.6

Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan di terapakan untuk

meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah

ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsungdengan cepat diatasi
(Kristanto,2003:12-13)

2.4

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi interaksi system system

informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun

kebutuhan operasi. (George M. Scott)
2.5

TEORI DASAR PERANGKAT ANALISA SISTEM

2.5.1 Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data (DAD) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan.
2.5.1.1 Kesatuan luar
Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem
yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output

dari sistem. Notasi dari kesatuan luar dapat ditunjukkan dengan simbol
kotak.

2.5.1.2 Arus Data

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan
kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat
berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini
ditunjukkan dengan simbol panah.

2.5.1.3 Proses
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam
proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.Arus
data ini ditunjukkan dengan simbol bulat.

2.6.1 Simpanan Data

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
sebagai berikut:

2.6.1.1 suatu file

2.6.1.2 suatu arsip atau catatan manual
2.6.1.3 suatu kotak tempat data di meja seseorang
2.6.1.4 suatu tabel acuan manual
2.4.3.5 suatu agenda atau buku

10

Simpanan data di DAD dapat disimbolkan dengan sepasang garis

horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya atau sepasang garis
horisontal degan kedua ujung terbuka.
Diagram alir data (DFD) digunakan untuk mewakili arus data dalam
suatu sistem yang berbentuk bagan. DFD sangat membantu sekali di dalam
berkomunikasi dengan pemakai system secara logika. DFD merupakan alat
yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. Untuk
pembuatan DFD tidak ada aturan mendasar tetapi dari berbagai referensi yang
ada, secara garis besar adalah membuat diagram konteks, diagram nol dan
diagram rinci. Diagram Konteks adalah diagram level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.
Diagram Nol adalah diagram dekomposisi dari diagram konteks
sedangkan Diagram Rinci adalah diagram dekomposisi dari Diagram Nol atau
proses yang lebih kecil (sub proses) dari proses utama yang ada di Diagram
Nol.
2.6.2 Kamus Data ( Data Dictionary)
Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo S.Kom, MM. Kamus data ikut
berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem karena peralatan ini
berfungsi untuk :
Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam data flow diagram.

Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran,

misalnya data alamat diuraikan menjadi nama jalan, nomor, kota, negara
dan kode pos.

11

Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang
mengalir dalam sistem tersebut. (Andi, 2006 : 118)
Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data yang

mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data juga berfungsi untuk
menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun
menurut abjad.
Kamus data pada tahap perancangan sistem digunakan

untuk

merancang database. Kamus laporan dan data dibuat berdasarkan arus data
yang ada pada diagram alir data. Arus data yang ada di DAD sifatnya global
dan hanya ditunjukan hanya arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut
tentang struktur dari suatu area data di DAD secara lebih terperinci dapat
dilihat pada kamus data. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan
yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud ini, maka data harus
memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya
memudahkan mencari arus data di dalam diagram alir data / data flow
diagram ( DAD / DFD ).
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di
diagram alir data, maka nama dari arus data juga harus dicatat kamus data,

12

sehingga penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram
alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke
proses yang lainya. Data yang ini biasanya dalam bentuk laporan serta
dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang
mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan
komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter
dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Stuktur data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu dituliskan
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang yang
satu dengan yang lainya.
6. Volume
Volume kamus data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus
data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data dalam satu periode
tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang banyak.

13

7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini periode perlu
dicatat di kamus data karena dapat dibenarkan untuk mengidentifikasi kapan
input data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan,dan kapan laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat
di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut.
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu
bentuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang
disebut notasi, dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data
dibandingkan dengan narasi, notasi atau simbol yang digunakan dibagi
menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

14

Tabel II.1
Notasi Tipe Data
Notasi

Keterangan

Setiap Karakter

Angka Numerik

Karakter Alphabet

Angka Nol Ditampilkan Sebagai Spasi Kosong

Titik, sebagai pemisah ribuan

Koma, sebagai pemisah pecahan

Hypen, sebagai tanda penghubung

Slash, sebagai tanda pembagi

Sumber: Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi

2. Notasi Struktur Data

Digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data, yang terdiri dari :

15

Tabel II.2
Notasi Struktur Data
Notasi

Keterangan

Terdiri dari

Dan ( And )

()

Pilihan

{}

Iterasi atau pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

Pemisah pilihan didalam []

Keterangan atau Catatan

Petunjuk ( key field )

Sumber: Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi

16

BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Profil SMK Perdana Kusuma

3.1.1 Sejarah SMK Perdana Kusuma
SMK PERDANA KUSUMA didirikan pada tahun 1988 diawali dengan 3
kelas yang setiap tahun ada peningkatan, baik dari jumlah kelas maupun jumlah
siswa. SMK Perdana Kusuma telah meluluskan sebanyak 25 angkatan, yang
sebagian besar telah berada dalam dunia pekerjaan.
Nama sekolah

: SMK PERDANA KUSUMA

Alamat

: Jl. Halim Perdana Kusuma No. 1

Kel.

Kebon pala Kec. Makasar

136510
Tahun didirakan

: 1988

Status

: Swasta

Kurikulum

: KTSP

Jurusan/ Program Studi

: Akuntansi

Waktu pendidikan

: Pagi hari

Pimpinan sekolah
A. Kepala Sekolah
Nama

: Drs. Hermansyah

B. Wakil Kepala
Nama

: Dra. Hj. Ola Purnamawati

C. Kordinator kurikulum
Nama

: Novita, S Pd

D. Koordinator Kesiswaan
Nama

: Ayuningsih, S Pd

17

3.1.2 Stuktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Perdana Kusuma

18

3.1.3 Tugas Pokok,Fungsi dan Kewenangan.

Tugas Pokok
Bagian TU mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan kegiatan
penerimaan siswa baru setiap tahunnya.
Fungsi
a.Mengatur jadwal penerimaan siswa baru.
b.Menyelenggarakan penerimaan siswa baru.
c.Membuat laporan penerimaan siswa baru kepada Pimpinan.
Kewenangan
Kewenangan bagian TU ini adalah membentuk panitia penerimaan
siswa baru dan pembuatan laporan kelas serta wali kelas di sekolah
SMK PERDANA KUSUMA.

3.1.4 Visi Dan Misi SMK PERDANA KUSUMA

3.1.4.1 Visi
Menyiapkan tamatan yang berakhlak mulia, cerdas, terampil,
professional berjiwa wirausaha dan berdaya kompetensi global
3.1.4.2 Misi

Meningkatkan kualitas keimanan, ketaqwaan dan akhlak

siswa.

Meningkatkan pemerataan kesempataan pendidikan dan

mutu layanan pembelajaraan.

Meningkatkan mutu dan relevensi program pendidikan.

Meningkatkan professionalitas dan kesejahteraan tenaga

kependidikan

19

Meningkatkan jumlah dan mutu prasarana dan sarana

pendidikan.

Meningkatkan mutu manajemen sekolah.

Meningkatkan pembinaan kesiswaan dan ekstrakulikuler.

3.1.5 Tujuan
Adapun tujuan yang akan di capai yaitu:
Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Berakhlak mulia, memiliki sikap sopan dan santun.
Memiliki kemampuan berbahasa Indonesia sesuai dengan kaidah,
baik secara lisan maupun tulisan.
Memiliki nasionalisme dan semangat kebangsaan.
Menguasai bahasa inggris dalam berkomunikasi dan tulisan, dengan
point TOEIC minimal 400.
Menguasai salah satu Bahasa asing lainya (bahasa Jepang) dalam
berkomunikasi dan tulisan.
Memiliki kemampuan menangkap dan mengolah informasi.
Memiliki kemampuan mengkoordinasi pekerjaan
Menguasai

kompetensi

kejuruan

sesuai

dengan

program

keahliannya dengan minimal 7,00

Memiliki kemampuan berwirausaha
3.1.6 Sasaran
Adapun sasaran yang akan di capai adalah siswa/siswi dapat
mempunyai kemampuan yang diinginkan oleh perusahaan perusahaan yang
membutuhkan keahliaan dari bidang bisnis dan manajemen.

20

3.2 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk
mengetahui proses kerja yang sedang berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi
analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks, dan data flow diagram. Ini
dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan gambaran rencana pemecahan
masalah yang dihadapi.
3.2.1 Kamus Data
Terdapat beberapa dokumen yang merupakan bukti tertulis untuk
menunjang pelaksanaan kegiatan. Dokumen-dokumen tersebut antara lain :
1.Formulir PSB
Nama Dokumen
Fungsi

:
:

Formulir PSB
Untuk mengisi data calon siswa atau untuk
mengetahui data diri Calon siswa secara detil

Sumber

Panitia PSB

Jumlah

1 Rangkap

Item Data

no pendaftaran, nama, tempat & tanggal lahir,

agama, alamat, No Telepon/HP, mendaftar ke kelas,
anak ke, nama_ayah, pendidikan terakhir ayah,
pekerjaan ayah, agama ayah, nama ibu, pendidikan
terakhir ibu, pekerjaan ibu, agama ibu, alamat orang
tua/wali

1. Laporan Data Siswa

Nama Dokumen

Laporan Data Siswa

Fungsi

Sebagai tanda bukti atau laporan yang akan

diserahkan kepada bagian TU.

21

Sumber

Panitia PSB

Jumlah

1 Rangkap

Item Data

no induk siswa, nama siswa, kelas, jenis kelamin,

nama orang tua, pekerjaan orang tua, alamat orang
tua

3.Laporan Data Guru

Nama Dokumen

: Laporan Data Siswa

Fungsi

: Sebagai tanda bukti atau laporan yang akan

diserahkan kepada Kepala Sekolah.

Sumber

: TU

Jumlah

: 1 Rangkap

Item Data

: nip, nama guru, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal

lahir, status pegawai, golongan, jabatan, keahlian
utama, pendidikan terakhir, tahun aktif kerja.

3.2.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui
lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi
sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem yang baru.
Adapun analisis prosedur sistem yang sedang berjalan di SMK Perdana
Kusuma adalah sebagai berikut :

22

3.2.3 Prosedur Pendaftaran

Adapun proses penerimaan siswa baru ini adalah sebagai berikut :
a) Calon siswa mendaftarkan diri ke Panitia Penerimaan Siswa Baru
dengan mengisi Formulir Penerimaan Siswa Baru.
b) Setelah Formulir Penerimaan Siswa Baru diisi kemudian diserahkan
kembali ke Panitia disertai beberapa dokumen persyaratan.
c) Panitia Penerimaan Siswa Baru melakukan pencatatan data calon
siswa dan memeriksa persyaratan.

3.2.4 Prosedur Pembayaran

Adapun proses pembayaran adalah sebagai berikut :
a) Siswa akan membayar uang pangkal untuk melakukan daftar ulang
b) Panitia akan membuatkan kwitansi 2 rangkap. 1 rangkap untuk siswa
sebagai bukti melakukan daftar ulang, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh
panita.

3.2.5

Prosedur Pembagian Kelas dan Wali Kelas

Adapun proses pembagian kelas dan wali kelas adalah sebagai berikut :
a) Panitia menyesuaikan jumlah siswa dengan jumlah kelas yang
tersedia.
b) Panitia membuat data siswa per kelas dengan 2 rangkap. Satu rangkap
diarsipkan dan satu lagi dibuatkan untuk pembagian wali kelas.
c) Pada pembagiaan wali kelas guru menyerahkan data guru yang akan
menghasilkan daftar wali kelas.
d) Panitia membuat 2 rangkap daftar wali kelas. 1 rangkap untuk
dibuatkan laporan kepada guru dan 1 rangkap lagi diarsipkan.

23

3.3 Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang
berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada
sistem tersebut. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan pada Penerimaan
Calon Siswa SMK PERDANA KUSUMA tercantum pada gambar dibawah ini :

Gambar 3.2 Diagram Konteks

24

3.4 Diagram nol (0)

Diagram nol (0), yaitu diagram yang berfungsi menggambarkan arus data yang
lebih terinci

dari diagram konteks atau merupakan rincian dan penjabaran dari

diagram konteks.

a. Diagram nol (0) Penerimaan Siswa Baru SMK Perdana Kusuma yang berjalan.

Gambar 3.3 Diagram nol (0) Penerimaan Siswa Baru SMK Halim Perdana Kusuma.

25

b. Diagram Rinci 1.0 Penerimaan Siswa Baru SMK Halim Perdana Kusuma.

Gambar 3.4 Diagram Rinci Penerimaan Siswa Baru SMK Perdana Kusuma

26

c. Diagram Rinci 2.0 Pembagian kelas dan wali kelas SMK Perdana Kusuma.

Gambar 3.5 Diagram Rinci Pembagian kelas dan wali kelas SMK Perdana Kusuma

27

3.5 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Setelah melakukan analisis terhadap sistem Pendafataran Calon siswa - siswi
yang sedang berjalan pada SMK Perdana Kusuma kami bisa menyimpulkan bahwa
masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun
kelemahan - kelemahan dari sistem penerimaan siswa baru yang sedang berjalan
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pada proses pencatatan data siswa, petugas harus mencatat berulang kali,
sehingga menjadi tidak efektif dan menyebabkan kemungkinan kesalahan.
2. Pada proses pencarian data siswa, pembagian kelas masih lambat, dikarenakan
petugas harus melihat data siswa satu persatu.

3.6 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah suatu tahapan untuk mendesain program melalui
kreatifitas dengan menggunakan bentuk operasi berupa sumber-sumber diagram alur
sistem. Dari tahapan perancangan ini menghasilkan suatu sistem baru yang benarbenar dapat menjelaskan semua aktivitas dengan baik sehingga hasil yang dinginkan
sesuai dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia.

3.6.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan
gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru dan juga merupakan
persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponenkomponen sistem informasi, objek yang digunakan, perancangan arsitektur
program yang akan dibuat, perancangan tampilan dan perancangan menu.
Selain itu, perancangan sistem ini bertujuan untuk mempermudah sistem
Pendaftaran dan Penerimaan Calon Siswa dan pembagian kelas di SMK
Perdana Kusuma.

28

3.6.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Pada tahap perancangan sistem dilakukan antara lain perancangan untuk
format masukan layar input, rancangan hasil atau keluaran dari program biasa
disebut dengan perancangan output, perancangan basis data yang sesuai dengan
file dan atribut yang ada pada analisis penyimpanan data perancangan menu
program yang menjelaskan menu atau dialog yang akan digunakan untuk
membangun suatu web dan rancangan struktur program yang berisi mengenai
alur proses program yang dimulai dari masukan sistem menjadi keluaran.
Sistem yang diusulkan merupakan tahapan lebih lanjut dari sistem yang sedang
berjalan, yang merupakan usulan pemecahan masalah yang dapat membantu
dan mempersempit permasalahan yang timbul dari sistem yang dianalisis.

3.6.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan merupakan tahap untuk
memperbaiki atau meningkatkan efisiensi kerja. Tahap perancangan sistem
yang digambarkan sebagai perancangan untuk membangun suatu sistem dan
mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat
keras sehingga menghasilkan sistem yang baik, sistem yang dirancang tersebut
menjadi satu komponen.

3.7 Identifikasi PIECES

Hasil dari penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan, maka dapat
teridentifikasi beberapa masalah. Sehingga penulis akan meninjau dengan
menggunakan sistem pemecahan PIECES. Adapun beberapa permasalahan yang
terjadi dalam penggelolahan sistem penerimaan siswa baru pada SMK Perdana
Kusuma dapat di uraikan sebagai berikut:
1. Peformance
Kinerja sistem yang terdauhulu tidak praktis karena masih sepenuhnya
menggunakan tenaga dan pikiran manusia untuk mengolahnya.

29

2. Informasi
Informasi yang diterima pada sistem yang berjalan masih kurang dan
sering terjadinya hambatan dalam penyusunan laporan penerimaan siswa baru
dikarenakan sistem yang digunakan masih memiliki kekurangan dalam
perolehan informasi pendaftaran.
3. Economic
Dari segi ekonomi, sistem yang digunakan sudah cukup baik. Akan tetapi,
pada proses penyusunan laporan masih diperlukan biaya dan waktu kerja
yang cukup memadai.

4. Control
Dalam penyimpanan file-file pada sistem yang berjalan ini masih kurang
efisien sehingga memungkinkan keamanan terhadap berkas-berkas siswa
beresiko hilang atau rusak sehingga informasi yang dibutuhkan kurang dan
tidak akurat.
5. Efficiency
Sistem berjalan yang digunakan belum memberikan kepuasan terhadap
kinerjanya dikarenakan sistem yang digunakan masih memerlukan waktu
tambahan.
6. Service
Sistem yang sedang berjalan tidak dapat menghasilkan pelayanan secara
sempurna, karena dokumentasi yang kurang baik.

30

BAB IV
PENUTUP

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan pengamatan terhadap keseluruhan sistem yang berjalan maka

pemecahan masalah yang diusulkan berdasarkan teknologi yang semakin berkembang
dengan merancang sistem pelayanan yang terkomputerisasi maka diharapkan :
1. Mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada bagian
penerimaan siswa baru serta pembagian kelas dan bagian lain yang
berhubungan dengan sistem informasi penerimaan siswa baru.
2. Memberikan informasi tentang data siswa dan lebih mudah dalampenyajian
data siswa bila sewaktu waktu di butuhkan.
3. Memberikan informasi dalam proses pendaftaran siswa baru pada SMK
Perdana Kusuma.

4.2 SARAN

Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan penulis disini adalah :

1. Agar sistem yang baru dapat berjalan dengan lancar maka perlu adanya
dukungan dari pihak organisasi/bagian dalam pengoperasiannya.
2. Pemeliharaan sistem baru yang dikomputerisasikan ini sangat perlu agar
sistem dapat bertahan dalam waktu yang relatif lama.
3. Diharapkan sistem informasi yang baru dapat dikembangkan lagi demi
kemajuan organisasi.

31

DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,H,M., Analisa dan Desain sistem informasi, Yogyakarta:
penerbit Andi, 2001.
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/496/jbptunikompp-gdl-fanirezapr24753-4-unikom_f-i.pdf (Sistem informasi menurut Andri Kristanto)
McLeod, Jr, Raymond (2001). Sistem Informasi Manajemen, Edisi ke
Tujuh. Jakarta: PT Prenhallindo. hlm. 308.

32