BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Perencanaan bermaksud merumuskan dan melaksanakan kegiatankegiatan

pada

masa

mendatang

(yang

akhirnya

bertujuan)

untuk

meningkatkan derajat produktivitas. Sebagai langkah awal dari suatu siklus

manajemen, perencanaan mempunyai makna yang paling mendasar jika
dibandingkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Perencanaan
mempunyai peran yang besar terhadap berhasil tidaknya pelaksanaan fungsi
manajemen, karena perencanaan sendiri adalah sebagai langkah awal dari
siklus manajemen.
Perencanaan telah mengalami perubahan, yaitu dari kegiatan
pembuatan proyeksi secara spontan, intuitif dan subjektif berdasarkan
pengalaman yang lampau, menjadi lebih banyak menggunakan berbagai
pertimbangan, sistematis dan objektif dalam memobilisasi informasi dan
mengelola sumber daya.
Perencanaan yang efektif menuntut penerapan yang bijaksana akan
metode multidisiplin dan prosedur yang dipilih, guna merancang program dan
proyek dalam suatu kerangka dan jangka waktu yang ditentukan. Perencanaan
bukan hanya

sekedar suatu kegiatan teknis, namun suatu proses

berkesinambungan

dari

mengamati,

penyesuaian

untuk

mengadakan

perubahan serta proses belajar, yang mana harus dijaga keseimbangannya.

Makalah ini bertujuan untuk memahami proses perencanaan, dan tata cara
prosedur sekaligus sistematika dalam merumuskan rencana.
1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan perencanaan?

2. Bagaimana hubungan perencanaan dengan fungsi manajemen lainnya?
3. Sebutkan jenis-jenis perencanaan?
4. Sebutkan tipe perencanaan?
5. Bagaimana ciri-ciri perencanaan yang efektif dan efisien?
6. Bagaimana tahapan menyusun perencanaan?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui arti dan maksud perencanaan

2. Untuk mengetahui hubungan perencanaan dengan fungsi manajemen

3.
4.
5.
6.

lainnya
Untuk mengetahui jenis jenis perencanaan
Untuk mengetahui tipe perencanaan
Untuk mengetahui ciri-ciri perencanaan yang efektif dan efisien
Untuk mengetahui tahapan penyusunan perencanaan

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perencanaan
2

Perencanaan

(planning)

adalah

fungsi

dasar

(fundamental)

manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus

terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan
ini ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena
adanya perubahan kondisi dan situasi. Merencanakan berarti mengupayakan
penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya
lainnya untuk mencapai tujuan.
Perencanaan adalah proses untuk mengantisipasi peristiwa di masa
datang dan menentukan strategi (cara, tindakan adaptif) untuk mencapai
tujuan organisasi di masa mendatang (The process or anticipating future
events and determining strategic to achieve organizational objectives in the
future).
Perencanaan adalah proses memobilisasi informasi dan sumberdaya
dari sifat alamiah, spontan, peramalan subjektif menjadi disengaja, sistematik,
dan objektif.

Proses mobilisasi informasi, sumber

daya

Sifat :

Sifat :

Alamiah, spontan, peramalan subyektif

disengaja, sistematik, dan objektif.

Gambar 1.1 Evolusi sifat atau proses

Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha
memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu
sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai (Siswanto: 2006).
Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga
karakteristik berikut :
a. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.

b. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu

serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh
perencana.
c. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi serta organisasi
merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.
Penerapan perencanaan memerlukan penerapan secara sistematik,
metode atau prosedur dari disiplin ilmu untuk program dan proyek yang
direncanakan dalam kurun waktu tertentu di masa datang. Perencanaan
bukanlah suatu pelatihan teknis belaka. Perencanaan lebih merupakan proses
belajar, menyesuaikan diri dengan perubahan dan mendidik secara terusmenerus. Tujuan perencanaan kesehatan dititik beratkan pada upaya
meningkatkan hasil kerja system kesehatan.
2.2 Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya
Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan
meresap ke seluruh fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial
lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi,
seperti pada gambar 2.3 berikut.

Gambar 1.2 Perencanaan dihubungkan dengan fungsi-fungsi

manajemen lainnya
Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber dayasumber daya keuangan phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan
menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber dayasumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh,
penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa
perencanaan personalia.
Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan
menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan,
sumber daya-sumber daya, dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk
mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan
unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat,
sehingga sering disebut sebagai kembar siam dalam manajeman.
Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif
Rencana

Rencana Baru
(sintesa)

Pengawasan
Pengawasan

Rencana Baru
(sintesa)

Pengawasan

Gambar 1.3 Pengawasan

Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumber
daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan
sasaran organisasi.

Pengambilan keputusan
Fungsi Perencanaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan
pengambilan keputusan. Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian
kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan
keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan
membuat keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi.
Manajer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi
yang berbeda pula.
Pembuatan keputusan merupakan bagian terpenting dari manajer, yang
dihubungkan dengan pelaksanaan perencaaan, dalam hal memutuskan tujuan
yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan,
siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain
sebagainya.
Keputusan sangat diperlukan pada setiap hierarki proses perencanaan.
Oleh karena itu, sulitlah kiranya untuk memisahkan antara pengambilan
keputusan dengan perencanaaan. Pengambilan keputusan merupakan aspek
penting perencanaan, yaitu proses pengembangan dan pemulihan arah untuk
memecahkan permasalahan tertentu. Keputusan harus diambil pada setiap
titik dalam proses perencanaan.
2.3 Jenis Jenis Perencanaan
Berdasarkan corak dan isi perencanaan, dapat diadakan pembedaan
ruang lingkup dan macam struktur perencanaan. Perencanaan yang ditinjau
dari segi jangka waktunya, segi ruang lingkupnya, segi bidang kerjanya atau
dilihat dari segi tata jenjang organisasi dan tingkat kedudukan manajer.
Perencanaan ditinjau dari segi Cakrawala waktu, dapat dibedakan
sebagai berikut :
a. Perencanaan jangka pendek (Kurang 1 tahun)
b. Perencanaan jangka menengah (2-5 tahun)
c. Perencanaan jangka panjang (lebih dari 5 tahun)
1) Perencanaan jangka pendek
Perencanaan di sini melihat sasaran yang lebih mudah diwujudkan,
karena proyeksi ekonomis yang diadakan untuk menghitung sasaran

jangka pendek lebih dapat dipercaya kebenarannya. Hal ini dapat

dimengerti karena factor ketidakpastian masih dapat ditekan sampai batas
yang paling rendah. Oleh sebab itu, perencanaan ini sering disebut sebagai
perencanaan kegiatan-kegiatan operasional, karena rencana tadi dapat
langsung dilaksanakan. Rencana tahunan, tengah tahunan dan rencana
anggaran dapat dikategorikan ke dalam rencana jangka pendek.
Perencanaan yang mengacu pada strategi BCG (Boston consulting
Group) maka perencanaan jangka pendek adalah strategi Cash Flow atau
Sapi Perah dimana keuntungan jangka pendek dapat dicapai.
2) Perencanaan jangka menengah
Perencanaan jangka menengah diperuntukkan untuk perencanaan
program bukan proyek. Perencanaan jangka menengah merupakan
penjabaran dari perencanaan jangka panjang, yang nantinya akan
dijabarkan lebih terperinci pada perencanaan jangka pendek.
3) Perencanaan jangka panjang
Merupakan perencanaan strategi organisasi, yang akan menjadi
acuan dan pedoman perencanaan jangka menegah dan pendek. Hasil
perencanaan jangka panjang disebut rencana strategi atau Restra.
TINGKAT MANAJEMEN

PERIODE

PERENCANAAN

(dalam tahun)
Rencana-rencana

jangka

Manajer Puncak

panjang antara 2-5 tahun

Presiden direktur, wakil direktur,

manajer umum, kepala atau manajer
divisi.

atau lebih. Sebagai contoh:

apa strategi persaingan
perusahaan? Apa rencana
produk

baru?

Berapa

tingkat pertumbuhan yang

akan
dicapai?
Manajer Menengah

Rencana-rencanajangka
menengah antara

Manajer fungsional, kepala

departemen, manajer produk.
7

beberapa bulan sampai 3

tahun.

Sebagai

contoh:

Bagaimana

memperbaiki schedulingdan
koordinasi?Bagaimana
memanfaatkanpara manajer
lini pertama secara lebih
baik?

Manajer lini-pertama
Penyedia, manajer satuan, pemimpin
kelompok

Rencana-rencana jangka
pendek harian,
mingguan, bulanan (dari
harian
tahun).

sampai
Sebagai

contoh:

Bagaimana
mengimplementasikan
kebijaksanaan,
kerja

penugasan

dan metoda

baru?

kerja

Bagaimana

menaikkan efisien?
Gambar 1.4. Perencanaan pada tingkatan manajemen dan jangka waktu
yang berbeda
Perencanaan ditinjau dari ruang lingkup terdiri dari :
a. Rencana strategi yaitu rencana yang ruang lingkupnya lebih luas
b. Rencana taktikal yaitu rencana yang ruang lingkupnya lebih sempit
dan menjelaskan lebih mendetail mengenai bagaimana strategi
perusahaan diterapkan.
c. Rencana operasional adalah rencana ini meliputi perencanaan terhadap
kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pandek.

2.4 Tipe Perencanaan

Menurut Malayu.SP Hasibuan tipe atau ancangan perencanaan dapat
dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Top-down planning (perencanaan yang disusun oleh manajer tingkat atas
dan dilakukan oleh bagian operative)
Konteks perencanaan ini memiliki kelebihan dan kekurangan,diantaranya:
a. Kelebihan
1) Penyusunan rencana relative cepat
2) Rencana cukup praktis dan fleksibel
3) Memungkinkan dekatnya manajer pada masalah yang
bersangkutan
b. Kekurangan
1) Menghabiskan banyak waktu manajer,sehingga waktunya untuk
memimpin perusahaan berkurang
2) Rencana yang disusun relative kurang baik,karena tidak mendapat
pertimbangan, pendapat, saran-saran dari para bawahan
3) Pengembangan dan pembinaan karyawan serta kebaikan
manajemen partisipasi tidak dimanfaatkan.
2. Bottom-up planning (manajer tingkat bawah mengusulkan perencanaan
pada manajer tingkat menengah berdasarkan usulan-usulan dari bawahan
dan kemudian diputuskan oleh top manajer)
Konteks perencanaan ini memiliki kelebihan dan kelemahan,diantaranya:
a. Kelebihan
1) Meringankan tugas top manajer dalam perencanaan
2)Pembinaan dan pengembangan bawahan lebih baik,karena
berdasarkan

pengetahuan

dari

bawahan

dilapangan

langsung.
b. Kekurangan
1) Adanya resiko bahwa rencana itu kurang mantap

secara

dan kurang

sesuai
2) Kesertaan manajer dan pentingnya peranan pribadinya berkurang
2.5 Ciri-Ciri Perencanaan yang Efektif dan Efisien
a.
b.

Simpel, sederhana dan mudah dimengerti.

Fleksibel. Rencana yang baik haruslah dapat menyesuaikan diri dengan

c.

keadaan yang selalu berubah-ubah.

Stabil yaitu tidak perlu selalu mengalami perombakan dan perubahan.

d.

Faktual. Dibuat berdasarkan fakta-fakta yang ada dan diselaraskan pula

dengan

kejadian-kejadian

yang

akan

timbul

dalam

tindakan

e.

pelaksanaannya.
Rasional yaitu dibuat atas dasar pemikiran yang sehat, ilmiah dan dapat

f.

dipertanggung-jawabkan.
Kontinyu yakni dipersiapkan untuk tanda-tanda yang terus-menerus dan

g.

berkelanjutan.
Dinamis. Salah saru ciri perencanaan yang baik, apabila sifatnya
dinamis. Perencanaan dibuat dan dipersiapkan untuk memikirkan
peningkatan perbaikan dan pembaharuan dalam mencapai kemajuan

h.

dan kesempurnaan pada masa yang akan datang.

Praktis dan pragmatis artinya planning mampu dilakukan dan dicapai

i.

serta dapat mendukung program organisasi.

Akurat artinya di buat secara terperinci dan mendetail dan dirumuskan
segala aspek organisasi, tata kerja, metode kerja, penggunaan tenaga

j.

kerja, pembiayaan, jadwal waktu, target hasil dari sistem pengawasan.

Sistematik artinya suatu perencanaan itu dipandang baik apakah
susunannya teratur baik.

2.6 Tahapan Menyusun Perencanaan

Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik dilakukan dengan
cara sebagai berikut:
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah,usaha dan tujuan yang
akan di rencanakan itu
2. Mengumpulkan data,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data,informasi,dan fakta serta
hubungan-hubungannya
4. Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan-hambatan sreta hal-hal
yang mendorongnya
5. Menentukan beberapa alternative
6. Pilihlah rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada
7. Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi
rencana yang diusulkan itu
8. Laksanakanlah pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

10

Perencanaan

(planning)

adalah

fungsi

dasar

(fundamental)

manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus

terlebih dahulu direncanakan

Perencanaan mempunyai hubungan yang

erat dengan fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian dan

penyusunan

personalia,

pengawasan,

pengarahan

serta

pengambilan

keputusan dalam sebuah organisasi.

Konteks atau ancangan perencanaan dibedakan menjadi dua yaitu topdown planning dang bottom-up planning.

DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan,Malayu S.P .2009.Manajemen:Dasar,pengertian
danmasalah.Jakarta.BumiAksara
Supriyanto,S&Damayanti,Nyoman

Anita.2007.Perencanaan

danEvaluasi.

Surabaya. Airlanggauniversity Press

Siswanto,H.B.2006.PengantarManajemen.Jakarta. PT BumiAksara

Handoko, T. Hani. (2003). Manajemen.

11

12