Anda di halaman 1dari 10

BAB VII

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI


A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi oleh sebagian orang sekedar sebagai proses pemberitahuan
dari satu pihak ke pihak lain, yang dapat berupa rencana-rencana, instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk, sarana-sarana dan sebagainya. Oleh karena itu apabila
seseorang mengirimkan surat, menempelkan pengumuman pada papan
pengumuman, menelepon dan sebagainya maka orang tersebut telah menganggap
bahwa dirinya telah melaksanakan komunikasi.
Komunikasi dapat diartikan sebagai suatu proses penyampaian dan
peneriman berita atau informasi dari seseorang ke orang lain ( Thoha, 2001 ). Dalam
organisasi atau perusahaan, komunikasi memegang peran penting, terutama dalam
membentuk organisasi yang efektif dan efisien. Peran komunikasi dalam organisasi
memang harus dipahami dengan baik ol
eh semua pihak. Berbagai hubungan atau komunikasi dalam organisasi atasan
dengan bawahan, bawahan dengan bawahan, atasan dengan atasan, jika terjalin
dengan baik maka organisasi tersebut akan menjadi sehat.
Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi
dari pengirim kepada penerima, baik secara lisan, tertulis maupun menggunakan
alat komunikasi ( Nimran, 2004 ). Pertukaran informasi yang terjadi di antara
pengirim dan penerima tidak hanya dilakukan dalam bentuk lisan maupun tulisan,
tetapi juga yang menggunakan alat komunikasi canggih. Dewasa ini banyak manajer
mengirim informasi dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dimana
data berasal dari berbagai sumber yang kemudian dianalisis oleh komputer dan
disampaikan kepada penerima secara elektronik.
B. Fungsi Komunikasi
Komunikasi di dalam organisasi penting sekali dan dapat dipakai untuk
melaksanakan fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Komunikasi berfungsi sebagai pengendali perilaku anggota.
Fungsi ini berjalan jika karyawan diwajibkan untuk menyampaikan keluhan terkait
dengan pelaksanaan tugas kewajiban karyawan itu di dalam perusahaan.
2. Komunikasi berfungsi untuk membangkitkan motivasi karyawan.

Fungsi ini berjalan ketika manajer ingin meningkatkan kinerja karyawan, misalnya
manajer menjelaskan atau menginformasikan seberapa baik karyawan telah bekerja
dan dengan cara bagaimana karyawan dapat meningkatkan kinerjanya.
3. Komunikasi berperan sebagai pengungkapan emosi.
Fungsi ini berperan ketika kelompok kerja karyawan menjadi sumber pertama dalam
interaksi sosial.
4. Komunikasi berperan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan di
mana komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan
kelompok untuk mengambil keputusan dengan penyajian data guna
mengenali dan menilai berbagai alternatif keputusan.

C. Proses dan Unsur-Unsur Komunikasi


Dalam prosss komunikasi terdapat tahap-tahap di mana suatu gagasan atau
pengertian dikirimkan dari sumbernya, yang disebut sebagai komunikator atau
pengirim, sampai gagasan atau pengertian tersebut dijalankan oleh yang menjadi
sasaran komunikasi, yang disebut komunikan atau penerima. Dengan memahami
tahap-tahap proses komunikasi, beserta hambatan yang mungkin terjadi, maka akan
dicapai komunikasi yang efektif.
Munurut Anoraga dan Suyati ( 1995 ) Tahap-tahap komunikasi
tersebut sebagai berikut :
1. Tahap Idiasi
Merupakan tahap pertama dalam suatu komunikasi. Idiasi adalah proses penciptaan
gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.
2. Tahap Encoding
Dalam tahap encoding ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian
bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan
juga pilihan saluran media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi
dapat berbentuk kata-kata ( lisan atau tertulis ).
3. Tahap pengiriman
Pengiriman gagasan atau pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis,
menggambar, dan bertindak melalui saluran atau media komunikasi yang tersedia
dalam organisasi.
4. Tahap penerimaan

Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca,


atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk
mengirimkannya.
5. Tahap decoding
Pada tahap ini pesan-pesan yang diterima diinttrepretasikan, dibaca, diartikan,
dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berpikir. Pada
tahap ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan
atau idea yang di encoding
6. Tahap tindakan
Dalam tahap ini tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon
terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap akhir dalam suatu
proses komunikasi, dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi
tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan
komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka
dapat dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.
Unsur-unsur komunikasi terdiri dari 7 (tujuh) unsur utama, yaitu : 1) pengirim
informasi, 2) proses, 3) penyandian, 4) pesan, 5) saluran, 6) penafsiran, 7) penerima
umpan balik.
Ketujuh unsur organisasi tersebut, adalah sebagai berikut :
1. Pengirim
Adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya
kepada orang lain. Pengirim atau komunikasi dalam organisasi bisa karyawan dan
juga pimpinan.
2. Penyandian
Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau
simbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh
pengirim.
3. Pesan
Adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian
besar pesan dalam bentuk kata, baik berupa ucapan maupun tulisan. Akan tetapi
beraneka ragam perilaku non-verbal dapat juga digunakan untuk menyampaikan
pesan, seperti gerakan tubuh, raut muka dan lain sebagainya.

4. Saluran atau sering juga disebut dengan media


Adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran
merupakan jalan yang dilalui informasi secara fisik. Saluran yang paling mendasar
dari komunikasi antar pribadi adalah komunikasi berhadapan muka secara langsung.
Beberapa saluran media utama seperti televisi, radio, jaringan komputer, surat
kabar, majalah, buku dan lain sebagainya.
5. Penerima
Adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses
penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.
6. Penafsiran
Adalah proses menerjemahkan pesan dari pengirim, seperti mengartikan huruf
morse dan sejenisnya.
7. Informasi yang disampaikan pengirim.
Umpan balik hanya terjadi pada komunikasi dua arah
8. Gangguan
Adalah setiap faktor yang mengganggu panyampaian atau penerimaan pesan dari
pengirim kepada penerima. Gangguan dapat terjadi pada setiap elemen komunikasi.
D. Arah Komunikasi
Menurut Robbin ( 2006 ) komunikasi yang terjadi bisa berbentuk seperti
berikut :
1. Komunikasi ke bawah
Komunikasi ini digunakan manajer dalam memberikan instruksi kepada bawahan
atau untuk mensosialisasikan kebijakan manajemen puncak kepada karyawannya.
2. Komunikasi ke atas
Komuniksai ke atas digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, baik
berupa informasi mengenai kemajuan pekerjaan atau informasi tentang masalah
yang ada di lapangan.

3. Komunikasi horisontal
Yaitu komunikasi horizontal sesama anggota dalam kelompok. Biasanya komunikasi
ini digunakan untuk mempermudah terjadinya koordinasi di antara anggota
kelompok sehingga tidak terjadi tumpang tindih pelaksanaan tugas di antara anggota
E. Media
Menurut Nimran ( 2004 ), dari segi media atau alat yang digunakan untuk
mentransfer pesan, dikenal adanya komunikasi visual, audial, dan audio-visual.
Komunikasi visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu untuk
mengirim pesan yang dapat ditangkap oleh indah pengelihatan (mata). Komunikasi
audial adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap
oleh indra pendengaran (telinga). Selanjutnya komunikasi audio-visual adalah
komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang pesannya ditangkap oleh
penglihatan dan pendengaran secara bersamaan. Contoh komunikasi visual adalah :
memo, poster, surat kabar, gambar, dan semacamnya, sedangkan komunikasi,
audial diantaranya adalah radio, telepon, kuliah dan lain-lain, dan komunikasi audio
visual termasuk di dalamnya, video, film, laser, disc, dan sebagainya.
F. Cara Penyampaian Verbal- Non Verbal
Berdasarkan segi cara menyampaian pesan dapat dibedakan antara
komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi
yang pesan-pesannya disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang dapat
dimengerti oleh kebanyakan orang, baik melalui media tulis maupun lisan. Penyiar
televisi dan radio atau penulis berita di koran yang pesannya dapat dengan mudah
kita tangkap makna pesannya disebut melakukan komunikasi verbal pada
hakekatnya lebih mudah dimengerti.
Menurut Robbin ( 2006 ), komunikasi nonverbal mencakup gerakan tubuh,
intonasi atau tekanan yang kita berikan pada kata-kata, ekspresi wajah, dan jarak
fisik antara pengirim dan penerima. Bisa dikatakan bahwa setiap gerakan tubuh
mempunyai makna dan tidak ada gerakan yang bersifat kebetulan.
Di lain pihak , komunikasi non-verbal disebut juga komunikasi tanpa kata,
adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan melaui simbol-simbol ,
isyarat atau perilaku tertentu yang bukan dengan kata-kata. Biasanya komunikasi
seperti ini dipahami oleh kalangan yang terbatas, tergantung pengalaman,
pendidikan, latar belakang, budaya, dan adat-istiadat, dan sebagainya. Misalnya,
atasan yang marah pada bawahan karena tidak puas dengan hasil kerjanya menulis
disposisi dengan tinta merah, orang yang berdiam diri di luar kebiasaan untuk

mengkomunikasikan kesedihan, dan sebagainya adalah bentuk-bentuk komunikasi


non-verbal. Karenanya, bentuk komunikasi ini pada tahap-tahap awalnya sukar
dimengerti.
G. Hambatan-Hambatan dalam Komunikasi
Ada banyak hambatan yang bisa ditemui dalam komunikasi, dan berakibat
pada tidak efektifnya komunikasi. Menurut Robbin (2001) meringkaskan beberapa
hambatan komunikasi itu sebagai berikut :

1. Penyaringan (filtering)
Yaitu komunikasi yang dimanipulasikan oleh si pengirim sehingga nampak lebih
bersifat menyenangkan si penerima. Banyak manajer melaporkan keadaan yang
tidak sebenarnya atau menutup-nutupi kebenaran hanya karena ingin atasannya
menjadi senang.

2. Persepsi selektif
Keadaan dimana penerima pesan di dalam proses komunikasi melihat dan
mendengar atas dasar keperluan , motivasi, latar belakang, pengalaman, dan ciri-ciri
pribadi lainnya. Jadi, boleh jadi tidak sama dengan apa yang dilihat dan didengar
orang lain.

3. Perasaan
Bagaimana perasaan penerima pada saat dia menerima pesan komunikasi akan
mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan. Pesan yang sama yang
diterima oleh seseorang disaat sedang marah akan berbeda penafsirannya jika dia
menerima pesan itu dalam keadaan normal.

4. Bahasa
Kata-kata memilki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain.
Kadang-kadang, arti dari sebuah kata tidak berada pada kata itu sendiri tetapi pada
kita. Umur, pendidikan, lingkungan kerja dan budaya adalah hal-hal yang
secara nyata dapat mempengaruhi bahasa yang dipakai oleh seseorang, atau

definisi yang dilekatkan pada suatu kata. Contohnya, istilahnya by pass oleh
pengendara mobil dihubungkan dengan jalan yang ditempuh, sementara dikangan
kedokteran berhubungan dengan suatu operasi jantung misalnya.
Di dalam melihat hambatan-hambatan komunikasi memang para ahli biasa
berbeda pandang. Selain dari klasifikasi yang dikemukakan diatas juga terdapat
klasifikasi lain yang pernah diajukan oleh beberapa penulis. Reksohadiprodjo dan
Handoko (1990) mengklasifikasilan hambatan-hambatan komunikasi ke dalam 4
(empat) kategori, yaitu :
1. Hambatan dalam diri pribadi
Persepsi selektif
Perbedaan individual dalam ketrampilan dan berkomunikasi
2. Hambatan antara pribadi
Iklim/suasana dalam kelompok
Kepercayaan penerima
Kredibilitas sumber informasi
Derajat kesamaan pengirim dan penerima
3. Hambatan organisasional
Status
Hirarki organisasi
Ukuran kelompok
Ruangan/wilayah dalam organisasi
4. Hambatan teknologi
Bahasa dan pengertian
Isyarat-isyarat non verbal
Efektivitas saluran
Kesemua hambatan diatas harus disadari keberadaannya dan perlu
diusahakan sedapat mungkin untuk dihindari agar supaya seseorang dapat
berkomunikasi dengan baik dan mendapatkan hasil komunikasi yang optimal.
I. Kunci bagi Komunikasi yang Efektif

Secara spesifik beberapa ketrampilan yang juga perlu dimiliki dan


dikembangkan sebagai prasyarat bagi komunikasi yang efektif, adalah sebagai
berikut :

1. Ketrampilan mendengar aktif-mendengar aktif yang efektif


Mendengar secara aktif adalah mendengar dengan penuh perhatian, minat,
penerimaan dan disertai keinginan untuk mengambil tanggung jawab dalam
penyelesaian sesuatu. Untuk mencapai hal tersebut, maka beberapa perilaku yang
perlu diperhatikan adalah :
a. Tatapan mata
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Anggukan kepala dan ekspresi wajah yang tepat


Hindari tindakan distraktif
Ajukan pertanyaan
Menyimak
Hindari memotong pembicaraan
Hindari berbicara terlalu banyak

2. Ketrampilan umpan balik-umpan balik yang efektif

a.
b.
c.
d.

Umpan balik bisa berupa positif dan negatif. Umpan balik positif adalah yang bersifat
penghargaan atau pujian atas suatu capaian yang bersifat positif, sedangkan umpan
balik negatif adalah umpan balik yang bersifat kritikan atas hasil capaian yang tidak
memuaskan. Biasanya, umpan balik positif sering ditanggapi dengan senang hati
oleh si penerimanya, sedangkan yang negatif tidak demikian halnya.
Agar efektif, maka di dalam memberikan umpan balik perlu dilakukan hal-hal
sebagai berikut :
Fokuskan pada perilaku khusus
Menjaga agar umpan balik bersifat oyektif impersonal
Menjaga umpan balik selalu berorientasi pada tujuan
Tepat waktu

e. Meyakinkan pemahaman
f. Umpan balik negatif langsung pada perilaku yang dapat dikendalikan oleh si
penerima.

Selain dari sudut pihak-pihak yang terlibat maka hal yang perlu diperhatikan

1.
2.
3.
4.
5.

untuk efektifnya komunikasi adalah dari sudut sifat pesan atau beritanya sendiri.
Adapun, sifat-sifat beritanya yang dimaksud, adalah sebagai berikut :
Jelas
Lengkap
Tepat waktu
Fleksibel
Menarik minat
Menurut Anoraga dan Suryati ( 1995 ) komunikasi yang baik sebagai berikut :
1. Komunikasi harus mudah dimengerti
2. Komunikasi harus lengkap
3. Komunikasi harus tepat waktu dan tepat sasaran
4. Komunikasi perlu landasan saling kepercayaan
5. Komunikasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi
6. Komunikasi perlu menghindarkan kata-kata yang kurang enak
7. Persesuaian dalam komunikasi
8. Pemilihan media komunikasi
9. Komunikasi terhadap pihak luar tidak boleh diabaikan
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi
tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan
status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan.
Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk
menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang
komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan
atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau
penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi
(miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh :
pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri
sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga
dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan
yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan
sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada
beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata jangan dalam
bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis
makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya
komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya
yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi.
Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara
radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram
pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya
respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia.
Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para
karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau
respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.