SOAL 1

Problem 7.4
The Gardner Company, a client of your firm has come to you with the following problems. It has three
clerical employees who must perform the following functions:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Maintain the general ledger

Maintain the A/P ledger
Maintain the A/R ledger
Prepare checks for signature
Maintain the cash disbursements journal
Issue credits on returns and allowances
Reconcile the bank account
Handle and deposit cash receipts

Assuming equal abilities among the three employees, the company asks you to assign the eight
functions to them to maximize internal control. Assume that these employees will perform no
accounting functions other than the ones listed.
Required:
a. List four possible unsatisfactory pairings of the functions
Possible Unsatisfactory Pairings
Maintain the general ledger - Handle and deposit
cash receipt

Explanations
Kedua fungsi ini tidak boleh dilakukan oleh orang
yang sama, sebab staf tersebut bisa saja mencuri
uang perusahaan yang diterimana lalu kemudian
mengurangi saldo cash masuk yang tercatat di
general ledger

Maintain the A/R ledger - Handle and deposit cash

receipt

Kedua fungsi ini tidak boleh dilakukan oleh orang

yang sama, sebab staf tersebut bisa mencuri uang
masuk dari pelanggan kemudian mencurangi akun
A/R di general ledger dengan cara tidak
mengurangkan saldo A/R sehingga seolah-olah
pelanggan belum membayar atas piutang tersebut.

Maintain the A/P ledger - Prepare check for

signature

Kedua fungsi ini tidak boleh dilakukan oleh orang

yang sama, sebab staf tersebut bisa membuat cek
yang seolah-olah ditujukkan untuk pembayaran
kepada vendor namun sebenarnya ditujukkan
untuk dirinya sendiri untuk nanti dicarikan.

Reconcile the bank account - Handle and deposti

cash receipts

Kedua fungsi ini tidak boleh dilakukan oleh orang

yang sama, sebab staf tersebut bisa saja membuat
laporan rekonsiliasi bank fiktif dimana dari nilai
saldo tersebut sudah dikurangi oleh staf tersebut
untuk pencurian uang dengan mengkredit akun
cash denga jurnal palsu.

b. State how you would distribute the functions among the three employees. Assume that with
the exception of the nominal jobs of the reconciliation and the issuance of credit on returns and
allowances, all functions require an equal amount of time.
Employee
Employee 1

Employee 2

Employee 3

Job function
Maintain the general ledger
Maintain the cash disbursement journal
Issue credits on return and allowances
Maintain A/P ledger
Maintain A/R ledger
Reconcile the bank account
Prepare check for signature
Handle and deposit cash receipt

SOAL 2

SIKLUS REVENUE K & S Limousine Service

K & S Limousine Service perusahaan jasa transportasi dengan menggunakan mobil-mobil mewah.
Perusahaan berlokasi di Depok dan menerima order dari pelanggan yang meminta untuk diantar ke
tujuan tertentu. K & S Limousine Service menyediakan jasa dengan kualitas terbaik. Mobil-mobil
limousine dilengkapi dengan bar dan interior dari bahan kulit yang nyaman untuk digunakan.
Selama dua dekade terakhir ini perusahaan selalu untung. Hanya dengan 100 orang pegawai
perusahaan telah memiliki pengalaman dalam mengendalikan berbagai masalah yang muncul ke
permukaan. Perusahaan memiliki 100 orang pegawai, 60 orang dinataranya adalah supir, 15 orang
tenaga administrasi, 5 orang pegawai eksekutif dan 20 orang tenaga maintenance. Dengan
berkembangnya usaha, manajemen kesulitan dalam menangani operasi harian. Manajemen juga
memberikan perhatian pada kemungkinan terjadinya berbagai aktifitas penyelewengan. Untuk
menangani hal ini manajemen menyewa konsultan untuk menilai proses bisnis perusahaan.
Pada siklus revenue terdapat dua fungsi utama yaitu sistem pengolahan pesanan penjualan dan sistem
penerimaan kas. Sistem pengolahan pesanan penjualan terdiri dari beberapa tahap dimulai dengan
pesanan pelanggan dan diakhiri dengan customer drop off dan entry of ride informasi. Sistem
penerimaan kas mencatat pendapatan yang yang masuk.
K & S Limousine Service memili 3 kelas pelanggan, yaitu satu, pelanggan hotel yang telah memiliki
kontrak tetap dengan perusahaan untuk menjemput tamu dari bandara ke hotel dan sebaliknya. Dua,

pelanggan umum yang menelpon secara periodik untuk diantar ke event-event sosial, bandara, dsb.
Tiga, pelanggan yang berasal dari perusahaan yang memiliki kontrak kerja dengan K & S Limousine
Service untuk mengantar para pegawai eksekutif dari hotel ke kantor dan sebaliknya.
Sistem pengolahan transaksi manual untuk ketiga jenis pelanggan adalah mirip. Pelanggan umum
diminta untuk melakukan pemesanan melalui telpon setidaknya 7 hari sebelumnya. Pelanggan hotel
agak berbeda. Untuk pelanggan jenis ini telah ada kontrak bahwa 2 mobil limousine selalu tersedia
untuk menjemput dan mengantar tamu dari hotel ke bandara dan sebaliknya. Pelanggan yang berasal
dari perusahaan melakukan pesanan 7 hari sebelumnya seperti pelanggan umum. Misalnya perusahaan
ABC menelpon K & S Limousine Service pada tanggal 5 Maret untuk dipakai pada tanggal 15 Maret
untuk mengantar 5 pegawai eksekutif dari hotel ke kantor. Mula-mula telpon diterima oleh resepsionis
yang mencatat pesanan secara manual di buku pesanan. Resepsionis mencatat seluruh pesanan yang
datang setiap harinya. Pada akhir hari resepsionis memberikan catatan tersebut ke pegawai yang
mengurus jadwal. Pegawai tersebut mengkompilasi dan mengurutkan pesanan kemudian membuat
jadwal untuk esok hari dengan menggunakan aplikasi spreadsheet. Spreadsheet diurutkan berdasarkan
tanggal dan dicetak setiap akhir hari. Dari jadwal tersebut kemudian dibuatkan invoice bulanan
sebanyak 3 rangkap. Salinan pertama diarsip, salinan kedua diberikan ke pelanggan sebagai tagihan,
dan salinan ketiga diberikan ke bagian A/P digunakan untuk mengupdate record-record A/R. Informasi
ini kemudian diposting ke A/R subsidiary ledger. Kemudian invoice diarsip. Yang terakhir, general
ledger diupdate dan proses selesai.

Pada bagian Penerimaan Kas,

Pelanggan mengembalikan remittance advice dengan disertai cek senilai jasa/pelayanan yang diterima
dalam satu bulan. Setelah diterima perusahaan, klerk akan mengurutkan amplop-amplop yang datang
dan memisahkan remittance advice dari cek. Kemudian remittance advice direkonsiliasi dengan cek.
Penerimaan kas diproses dan A/R subsiadiary ledger diupdate ke jurnal penerimaan kas. Jurnal voucher
dibuat dari jurnal penerimaan kas sementara account summary dibuat dari A/R subsidiary ledger. Tiga
lembar deposit slip dibuat setelah cek dan remittance advice direkonsiliasi. Dua salinan deposit slip
dikirim ke bank sementara lembar ketiga diarsip dengan cek dan remittance advice. Selanjutnya,
account summary dikirim ke bagian kontroler. Deposit slip dari bank direkonsiliasi dengan batch total
dari A/R atau bagian penerimaan kas.

Analisa kelemahan internal kontrol pada sistem di atas.

Kelemahan Pengendalian
1.
2...dst

Masalah yang timbul

Rekomendasi

Jawaban :

A. Siklus Pendapatan
Kelemahan pengendalian
Segregation of duties antara
resepsionis dan pegawai bagian
penjualan

Dokumen pemesanan seperti

Sales order atau bukti pemesanan
tidak ada (hanya berdasarkan
catatan jadwal resepsionis)

Pegawai bagian sales tidak

mengecek history costumer
karena tidak ada database
pelanggan umum

Pencatatan pesanan yang tidak

real-time

Segregation of duties antara

bagian A/R dan bagian penjualan

Masalah yang timbul

Resepsionis melakukan tugas
yang bukan merupakan job
descriptionnya, sehingga
pencatatan yang ia lakukan secara
manual bisa menimbulkan banyak
kesalahan baik yang disengaja
maupun tidak.

Rekomendasi
Ketika ada telepon dari pelanggan
umum maupun pelanggan
perusahaan yang ingin memesan,
resepsionis menyambungkan
pelanggan tersebut ke bagian
penjualan (sales) agar pesanan
tersebut dapat segera diproses

Memungkinkan adanya
pemesanan fiktif yang dilakukan
oleh pegawai karena pada saat
ada permintaan pemesanan dari
pelanggan tidak ada dokumen
pendukung penjualan (bukti
pemesanan kendaraan) sebagai
dasar pembuatan invoice
Karena kurangnya pengendalian
dokumen, bagian sales tidak bisa
mengecek history pembayaran
pelanggan akibat perusahaan
tidak memiliki database customer
sehingga besar kemungkinan
pelanggan tidak membayar tepat
waktu

Pada saat pelanggan melakukan

pesanan, pegawai bagian sales
mengisi form sales yang diberi
nomor untuk dibuatkan sales
order sebagai dokumen
pendukung penjualan (adanya
pemesanan)

Pesanan yang masuk baru akan

diproses keesokan harinya (batch
processing) sehingga pemrosesan
dan pengecekan jadwal dan
konfirmasi ketersediaan
kendaraan membutuhkan waktu
yang lama karena menunggu
semua pesanan masuk dalam satu
hari.
Bagian sales seharusnya tidak
boleh mencetak invoice dan
mengupdate general ledger,
karena memungkinkan untuk
memasukkan order fiktif dan
menambahkan akun general
ledger.

Sebaiknya perusahaan
menggunakan aplikasi khusus
secara real-time untuk
mengetahui jadwal dan
ketersediaan kendaraan yang ada.

Perusahaan membuat database

customer dimana bagian sales
dapat melihat track record
pembayaran pelanggan dan dapat
memutuskan untuk
menerima/menolak order
pelanggan

Perusahaan membuat SOP dan

jobdesc secara jelas yang memuat
bahwa yang berwenang untuk
menerbitkan invoice adalah
bagian A/R, bukan bagian sales.

Tidak ada otorisasi dan

pengawasan atas penerbitan
invoice oleh manager/supervisor

B. Siklus Penerimaan Kas

Kelemahan pengendalian
Segregation of duties, bagian cash
receipt melakukan update A/R
subsidiary ledger

Deposit slip tidak diitorisasi oleh

atasan yang berwenang
(manager/supervisor)

Pegawai bagian sales dapat

sewenang-wenang mengirimkan
tagihan kepada para pelanggan
tanpa otorisasi dan pengawasan
dari atasan baik manager maupun
supervisor sehingga
memungkinkan timbulnya fraud.

Manager/supervisor in charge
harus melakukan pengawasan
dan otorisasi pada setiap invoice
yang ditagihkan kepada
pelanggan.

Masalah yang timbul

Bagian cash receipt seharusnya
tidak diberi wewenang untuk
mengupdate A/R ledger, sebab
memungkinkan bagi bagian cash
receipt untuk melakuka fraud
dengan mencuri uang yang
disetorkan dan menjurnal akun
A/R dengan angka yang tidak
benar
Memunginkan terjadinya fraud
karena bagian cash receipt dapat
mencuri uang kas masuk dan
mengurangi jumlah setoran
dalam deposit slip karena tidak
ada otorisasi dan verifikasi dari
atasan yang berwenang

Rekomendasi
Bagian cash receipt mengirimkan
dokumen remittance advice yang
telah direkonsiliasi dengan jurnal
penerimaan kas ke bagian A/R
agar akun tersebut saldonya
dapat segera diupdate

Deposit slip yang akan dikirimkan

ke bank terlebih dahulu melalui
proses verifikasi dan otorisasi
oleh minimal 2 atasan yang
berwenang (manager & dept.
head) untuk mencegah fraud.