CHAPTER 13

EXPENDITURE CYCLE

INTRODUCTION

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan
dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan untuk berfungsi.

Diagram
Konteks dari
Siklus
Pengeluaran

4 aktivitas siklus pengeluaran dasar

sebuah perusahaan :
1. Memesan bahan baku,
perlengkapan dan jasa
2. Menerima bahan baku,
perlengkapan, dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas

EXPENDITURE CYCLE INFORMATION SYSTEM

Perbandingan Antara Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN

AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN

Entri pesanan penjualan memproses pesanan

dari pelanggan

Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa

mengirimkan pesanan ke pemasok

Pengiriman mengantar barang dagangan atau

jasa ke pelanggan

Penerimaan menerima barang atau jasa dari

pemasok

Penagihan mengirimkan faktur ke pelanggan

Memproses faktur meninjau dan menyetujui

faktur dari pemasok

Penerimaan kas memproses pembayaran dari

pelanggan

Pengeluaran kas memproses pembayaran ke

pemasok

EXPENDITURE CYCLE INFORMATION SYSTEM

Ikhtisar Desain
Sistem ERP untuk
Mendukung Siklus
Pengeluaran

EXPENDITURE CYCLE INFORMATION SYSTEM

Ancaman dan Pengendalian

No

Ancaman Umum

Kontrol

1.

Master data yang tidak valid atau tidak

akurat

2.

Pengungkapan informasi sensitif secara

tidak sah

3.

Hilang atau rusaknya master data

Menggunakan data processing integrity control

Pembatasan akses ke master data
Mengatur sistem agar hanya karyawan yang
berwewenang yang dapat mengubah master data
Membuat laporan secara berkala tentang segala
perubahan di master data dan meninjaunya kembali
Sistem menggunakan kontrol akses yang kuat agar
dapat membatasi orang-orang yang dapat
mengakses informasi
Mengatur sistem agar membatasi akses karyawan
untuk menggunakan kemampuan kapabilitas
sistem pada field atau table yang spesifik
Data yang sensitive harus dienkripsi untuk
mencegah karyawan IT yang tidak punya akses ke
ERP system memnggunakan utilitas sistem operasi
untuk melihat informasi yang sensitif.
Menggunakan Disaster Recovery Procedure

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND

SERVICES
Metode pengawasan Inventory
Economic Order Quantity (EOQ)
Just in Time Inventory (JIT)
Materials Requirements Planning (MRP)

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

EOQ (Economic Ordering Quantity)

Tujuan: menjaga ketersediaan stok barang agar produksi dapat

tetap berjalan
EOQ mengukur sebuah order yg optimal dengan memperkecil
penjumlahan biaya-biaya:
Ordering costs
Carrying costs
Stockout costs

Reorder Point merupakan titik dimana stok inventory harus

sudah diorder kembali

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

MRP (Material Requirements Planning)

MRP mencoba mengurangi tingkat persediaan dengan cara
mengoptimalkan prediksi, mengatur jadwal produksi, serta membeli
berdasarkan prediksi yang telah dibuat.

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

JIT (Just In Time)

Sistem JIT adalah system yang mencoba meminimalkan atau

menghilangkan stok inventory
Inventory dibeli atau diproduksi ketika ada pesanan
Pengiriman parts, material, serta persediaan dikirim langsung ke
tempat produksi
Pabrik yang menggunakan system JIT memiliki banyak docking

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Persamaan dan perbedaan MRP dan JIT:
Jadwal produksi dan akumulasi inventori.
MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi estimasi
penjulan serta menyetok finished goods inventory.
JIT memproduksi barang ketika ada pesanan. JIT
meniadakan finished goods inventory karena barang
tersebut terjual sebelum dibuat

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Similarities and differences between MRP and

JIT:
Jadwal produksi dan akumulasi inventori

Sifat Produknya
MRP cocok untuk produk dengan pasar yang dapat
diprediksi
JIT system cocok untuk produk yang memiliki siklus yang
pendek

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Similarities and differences between MRP and

JIT:
Jadwal produksi dan akumulasi inventori
Sifat Produknya
Costs and efficiency
Keduanya dapat meminimalkan biaya serta meningkatkan
efisiensi ketimbang EOQ

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Similarities and differences between MRP and

JIT:
Jadwal produksi dan akumulasi inventori
Sifat Produknya

Costs and efficiency

Terlalu banyak atau terlalu sedikit
Perusahaan harus dapat mengatasi
Produksi yang meningkat secara cepat bila tidak diantisipasi
permintaannya
Produksi yang terhenti tiba-tiba karena banyak inventori
yang diakumulasi

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Purchase Requistion (daftar pembelian)

merupakan dokumen kertas atau dokumen
eletronik yang berisi

Siapa yang memesan barang

Kemana barang tersebut harus dikirim
Kapan barang tersebut dibutuhkan
Item numbers, deskripsi, kuantitas, dan harga
Supplier yang disarankan
Nomor departemen, nomor akun yang dikenakan

Data detil dari supplier dan item yang dibeli dapat

diambil dari inventory master files.

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Threats and Control

Tidak akuratnya pencatatan Inventori karena Stok Habis yang mengarah kepada
hilangnya sales atau kelebihan stock yang dapat mengakibatkan kerugian Cost.
Pencatatan perpetual dapat membantu karena membuat stock tetap lancar dan
kesesuaian antara fisik dan catatan.
Barcode adalah salah satu opsi untuk mengurangi kesalahan dalam Inventori. Namun,
bila saat scanning hanya meng-scanne satu item lalu memasukan kuantitasnya secara
manual dapat mengakibatkan kesalahan dalam input manual tsb.
RFID adalah salah satu solusi, leibh bagus dari barcodekarena tidak membutuhkan
manusia dalam meluruskan barcodenya dengan scanernya. Tapi ini lebih mahal dan
untuk produk tertentu.
JIT (Just In Time) dan MRP merupakan metode penting dalam melakukan pengecekan
barang di tangan.
Salah satu ancaman dalam membeli barang adalah membeli barang yang tidak terlalu
dibutuhkan. Salah satu caranya dengan melakukan kontrol Permintaan Pembelian oleh
supervisor dari pada oleh individu. Selain itu untuk menghindari pembelian dua kali
barang yang sama.

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Choosing Supplier
Petimbangan dalam memilih suppliers adalah

Harga

Kualitas barang

Ketepatan dalam mengirim barang

Setelah supplier dipilih, data supplier tersebut akan disimpan di
master file untuk menghindari proses pemilihan supplier dua kali.

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Purchase Order adalah sebuah dokumen atau dokumen elektronik yang

secara formal meminta supplier untuk menjual dan mengirim produk spesifik
sesuai dengan harga tertera.
Blanket Purchase order adalah sebuah komitmen untuk membeli item
spesifik sesuai harga disetujui dari sebuah supplier untuk waktu tertentu,
seringnya satu tahun.
Dalam hal ini, perusahaan harus bisa mengendalikan cost untuk purchase
(transportasi) . EDI sebuah program untuk meningkatkan proses pembelian.
EDI menghemat biaya untuk upah print maupun mailing paper document.
Vendor-Managed Inventory program otomatis yang akan memberik tau saat
inventory mendekati titik habis yang ditentukan atau titik batas minimum
stock inventori. Sehingga kehabisan stok inventory tidak terjadi.

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

Ancaman dan Pengendalian

1. Membeli pada harga melambung

Daftar harga barang yag dibeli seharusnya disimpan dalam komputer

dan dikonsultasikan sebelum memesan
Penawaran yang kompetitif
Tinjauan pesanan pembelian
Anggaran

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

2.

Pemasok yang tidak dapat di andalkan

-

3.

Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat khusus (CONTOH,ISO

9000)
Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pemasokan

Membeli dari pemasok yang tidak di otorisasi

-

Mengurus sebuah daftar emasok yang diotorisasi

Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok baru
Pengendalian EDI scara spesifik

ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES

4.Penyuapan ( Kickbacks)
Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
Rotasi pekerjaan dan liburan wajib

Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap kepentingan keuangan

dan pribadi dalam pemasok

Audit pemasok

Kickbacks ?
Hadiah yang diberikan pemasok ke agen pembelian dengan tujuan
memengaruhi pilihannya dari pemasok

Receiving
Proses

Threat And Control

(Ancaman dan Pengendalian)
Ancaman Pertama

Penerimaan akibat salah kirim menghasilkan biaya terkait pembongkaran, penyimpanan, dan
pengembalian barang.
Pengendaliannya yaitu . . .
Menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan
pembelian yang disetujui.
Ancaman Kedua
Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

Pengendaliannya yaitu . . .
1. Perusahaan perlu mendesain sistem pemrosesan permintaan
2. Mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga
menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan ID pegawainya ke dalam sistem.
3. Penggunaan kode barang dan label RFID
4. Sistem ERP harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan
dan kuantitas pesanan.
Ancaman Ketiga
Pembelian jasa yang tidak seharusnya.
Pengendaliannya yaitu . . .
1. Menahan penyelia yang sesuai agar bertanggungjawab atas semua biaya yang dikeluarkan
2. Pengendalian detektif = audiat internal meninjau secara periodik atas kontrak bagi jasa

 Ancaman Keempat

Pencurian persediaan
Pengendaliannya yaitu . . .
1. Persediaan harus disimpan di tempat yang aman dengan akses terbatas
2. Seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan
3. Pemisahan tugas yang tepat

Approving Suppliers Invoices

Process

Menerima &
Menyetujui
invoices
suppliers

Menerima
barang

Mencatatat
Account
Payable

Matching
PO dan RR
(Voucher
Package)

Pemrosesan Supplier Invoices

Non Voucher System
Invoice yg disetujui dicatat ke file akun hutang individual suppliers
dan disimpan dlm Open-ivoices file.
Saat cek pembayaran dibuat, voucher package dikeluarkan dari
open-invoices file dan diberi tanda lunas, disimpan dalam paidinvoices file.

Voucher System
Dokumen tambahan voucher disbursment (data suppliers, invoice
outstanding, jumlah diterima, termin pembayaran, diskon) dibuat
saat suppliers invoices disetujui.
Keunggulan : Mengurangi jlh cek yg harus dibuat, memudahkan
tracing A/P, membantu mengoptimalkan insentif yang dapat
diperoleh.

Penggunaan sistem EDI

Invoice dibuat secara elektronik
Matching PO dan RR secara otomatis (Efisiensi)

Menghilangkan penggunaan Invoice

Evaluated Received Settlement (ERS)
Mengganti 3 way matching process (Vendor invoice,
PO, RR) menjadi 2 way matching process (PO dan RR)

Penggunaan Procurement Cards

Merupakan kartu kredit perusahaan yang dapat
digunakan pegawai untuk membeli specific item
Menyederhanakan akun A/P
Meningkatkan efisiensi proses Cash
disbursment dan A/P

Ancaman dan Pengendalian

1.

Ancaman pertama adalah kesalahan dalam faktur pemasok yang

menyebabkan :
a. Ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan.
b. Harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh
tempo.
Pengendaliannya :
a. Ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi.
b. Mensyratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi
ketepatan atas laporan bulanan.
c. Mengadopsi pendekatan ERS

d. Mengendalikan akses terhadap file induk pemasok

e. Memverifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran
pengiriman yang disetujui.
2. Ancaman yang kedua adalah kesalahan dalam mencatat dan memposting pembayaran ke pemasok
yang menyebabkan :
Menghasilkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja yang pada akhirnya berakibat
dapat berkonstribusi pada pembuatan keputusan yang buruk.
Pengendaliannya :
a. Pengendalian data dan pemrosesan untuk memastikan integritas
pemrosesan.
b. Rekonsiliasi akun utang dengan kontrol buku besar umum.

CASH DISBURSEMENTS
Proses

Kasir adalah orang yang melapor ke bendahara dan bertanggung jawab untuk
membayar ke pemasok. Hal ini adanya pemisahan fungsi penyimpanan yang
dijalankan kasir dari fungsi otorisasi dan pencatatan yang dijalankan oleh
masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika
bagian utang mengirimkan voucher kepada kasir. Meskipun banyak
pembayaran dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin
meningkat.

Threat:
1) Gagal mendapatkan diskon untuk pembayaran lebih awal
2) Tidak menerima pesanan yang dibeli
3) Duplikasi pembayaran
4) Pencurian kas
5) Perubahan Cek
6) Masalah Arus Kas

Threat 1:
Gagal mendapatkan diskon untuk pembayaran lebih awal
Control:
Melunasi invoice sebelum lewat tanggal discount
Cash flow budget

Threat 2:
Tidak menerima pesanan yang dibeli
Control:
Mengharuskan semua invoice supplier cocok dengan supporting document yang berkaitan dengan penerimaan dan inventory
control
Budgets
Mengharuskan tanda terima untuk travel expense
Use of corporate credit cards for travel expenses

Threat 3 :
Duplikasi pembayaran
Control:
Mengharuskan adanya voucher package yang lengkap untuk setiap pembayaran
Kebijakan untuk hanya membayar dari Salinan asli supplier invoice

Threat 4 :
Pencurian kas

Control:
Keamanan fisik untuk cek kosong dan mesin penandatangan cek
Akuntansi periodic untuk semua cek yang berurutan oleh kasir
Kontrol akses untuk EFT terminal

Threat 5 :
Perubahan Cek

Control:
Mesin proteksi cek
Gunakan tinta dan kertas yang khas/khusus

Threat 6 :
Masalah Arus kas
Control:
Cash flow budget