13.

10
Last year the diamond manufactutring company purchased over $10 million worth of office
equipment under its special ordering system, with individual order ranging from $5,000 to
$3,000. Special order are for low-volume

items that have been include in a department

managers budget. The budget, which limits the types and dollar amounts of office equipment a
department head can requisition, is approved at the beginning of the year by the board of
directors. The special ordering systems function as follows.
Tahun lalu berlian manufactutring perusahaan yang dibeli lebih dari $ 10 juta nilai peralatan
kantor di bawah sistem "memesan khusus", dengan pesanan individu mulai dari $ 5.000 hingga $
3.000. Pesanan khusus untuk barang-volume rendah yang telah disertakan dalam anggaran
manajer departemen. Anggaran, yang membatasi jenis dan jumlah dolar dari peralatan kantor
kepala departemen dapat daftar permintaan, disetujui pada awal tahun oleh dewan direksi.
Khusus tata atur fungsi sebagai berikut
Purchasing
A purchase requisition form is prepared and sent to the purchasing department. Upon receiving a
purchase requisition, one of the five purchasing agents (buyers) verifies that the requester is
indeed a department head. The buyer next selects the appropriate supplier by searching the
various catalogs on file. The buyer then phones the supplier, request a price quota, and place a
verbal order. A copies to the department head, receiving, and accounts payable. One copy is also
filed in the open requisition file. When the receiving department verbally informs the buyer that
the items has been received, the purchases order is transferred from the open to the filled file.
Once a month, the buyer reviews the unfilled file to follow up on open orders.
Bentuk permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen pembelian. Setelah
menerima permintaan pembelian, salah satu dari lima agen pembelian (pembeli) memverifikasi
bahwa pemohon memang seorang kepala departemen. Pembeli selanjutnya memilih pemasok
yang tepat dengan mencari berbagai katalog pada file. Pembeli kemudian telepon pemasok,
meminta kuota harga, dan menempatkan order verbal. Sebuah salinan ke kepala departemen,
penerimaan, dan hutang. Satu salinan juga diajukan dalam file permintaan terbuka. Ketika
departemen menerima secara lisan menginformasikan pembeli bahwa item telah diterima, urutan

pembelian ditransfer dari terbuka ke file diisi. Sekali sebulan, pembeli melakukan review
mengenai file terisi untuk menindaklanjuti perintah terbuka.
Receiving
The receiving department gets a copy of each purchase order. When equipment is received, that
copy of the purchase order is stamped with the date, and, if applicable, any differences between
the quantity ordered and the quantity received are note in red ink. The receiving clerk then
forward the stamped purchase order and equipment to the requisitioning department head and
verbally notifies the purchasing department that the goods were received.
Departemen menerima mendapat salinan setiap pesanan pembelian. Ketika peralatan diterima,
bahwa salinan pesanan pembelian dicap dengan tanggal, dan, jika berlaku, perbedaan antara
jumlah yang dipesan dan kuantitas yang diterima adalah catatan (diberi tanda) dengan tinta
merah. Petugas penerima kemudian meneruskan pesanan pembelian dicap dan peralatan untuk
kepala departemen penggantian dan secara lisan memberitahukan bagian pembelian bahwa
barang telah diterima.
Account payable
Upon receipt of a purchase order, the accounts payable clerk file in the open purchase order file.
When a vendor invoice is received, it is matched with the applicable purchase order, and a
payable is creating by debiting the requisitioning departments equipment account. Unpaid
invoices are file by due date. On the due date, a check is a prepared and forwarded to the
treasurer for signature. The invoice and purchase order number in the paid invoice file.
Setelah menerima pesanan pembelian, rekening berkas petugas dibayar dalam file pesanan
pembelian terbuka. Ketika faktur vendor yang diterima, cocok dengan pesanan pembelian yang
berlaku, dan harus dibayar adalah menciptakan dengan mendebet rekening peralatan Penggantian
departemen. Tagihan yang belum dibayar adalah file dengan tanggal jatuh tempo. Pada tanggal
jatuh tempo, cek telah siap dan diteruskan ke bendahara untuk ditandatangani. Faktur dan nomor
urut pembelian dalam file faktur dibayar.
Treasure

Checks received daily from the accounts payable department are sorted into two groups: those
over and those under $10,000. Checks for less than $10,000 are machine signed. The cashier
maintains the check signature machines key and signature plate and monitors its use. Both the
cashier and the treasurer sign all checks over $10,000.
Cek yang diterima setiap hari dari rekening departemen hutang diurutkan menjadi dua kelompok:
cek yang lebih dan cek yang di bawah $10.000. Cek untuk kurang dari $ 10.000 yang
ditandatangani mesin. Kasir mempertahankan kunci dan tanda tangan piring cek tanda tangan
mesin dan memonitor penggunaannya. Baik kasir dan bendahara menandatangani semua cek
yang nominal lebih dari $ 10.000.
required
a. Describe the weaknesses relating to purchases and payments of special orders by the
diamond manufacturing company.
Kelemahan pembelian dan pembayaran dari pesanan khusus adalah
1. Adanya komunikasi secara lisan yang dilakukan.
Sebaiknya komunikasi dilakukan secara tertulis misalnya untuk permintaan daftar
harga barang sehingga diharapkan tidak terjadi misskomunikasi atau kesalahpahaman
yang berkaitan dengan informasi produk yang dimiliki oleh supplier.
2. Pihak perusahaan tidak mengetahui kualitas produk yang sebenarnya.
3. Surat menyurat yang dilakukan tidak dibuat rangkap
Sebaiknya setiap dokumen dibuat minimal sebanyak 3 rangkap. Misal, dalam
pembuatan dokumen permintaan pembelian dibuat 3 rangkap yaitu :
1 salinan permintaan pembelian yang akan dikirim ke departemen pembelian,
1 salinan lainnya dikirim ke utang usaha
Dan 1 disimpan oleh staf administrasi pengendali persediaan
4. tidak adanya otorisasi pimpinan untuk surat menyurat, pembelian dan pengeluaran
kas
Otorisasi dalam pembuatan dokumen permintaan pembelian merupakan bentuk dari
adanya suatu aktivitas pengendalian persediaan dalam system pemrosesan pembelian
dan pengotorisasi pembayaran yang dilakukan oleh bagian utang usaha dalam system
pengeluaran kas.

b. Recommended control precedures that the must be added to overcome weaknesses

identified in a part a.
Menurut COSO ada 5 komponen pengendalian internal. Komponen pengendalian internal
tersebut dapat diterapkan sebagai sebuah kontrol prosedur yaitu lingkungan
pengendalain, penentuan risiko, aktivitas kontrol, informasi dan komunikasi, dan
pengawasan.
1. Informasi dan komunikasi sangat penting dalam suatu organisasi.
Semakin besar organisasi, semakin pentingnya sebuah informasi dan komunikasi
sehingga kontrol terhadap informasi dan komunikasi sangat penting dilakukan.
Komunkasi seharusnya dilakukan melalui surat menyurat atau media lainnya
sehingga adanya komunikasi yang jelas dan dapat menghilangkan misskomunikasi
(kesalahpahaman dalam pertukaran informasi antara supplier dan pembeli yang
berkaitan dengan informasi mengenai produk yang ditawarkan oleh supplier). Dengan
komunikasi secara jelas melalui surat menyurat diharapkan akan dapat meminimalkan
kontak langsung antara bagian pemesanan dan supplier sehingga menghindari
kesalahan dalam informasi harga, dan pembelian yang tidak sah.
2. Pemantauan dan pelacakan mengenai kualitas produk yang dimiliki oleh supplier
beserta kejelasan mengenai perjanjian dalam hal pembelian barang (misal: mengenai
adanya backorder).
3. Kontrol terhadap aktivitas perlu dilakukan dengan dokumen atau catatan.
Prosedur dokumentasi dan pencatatan yang dilakukan dengan baik diharapkan dapat
dilakukan dengan layak dan tepat waktu untuk menghindari kesalahan dalam proses
pembelian barang. Perlu juga dibuatkan rangkap dokumen minimal 3 rangkap atau
sesuai dengan kebutuhan, agar perusahaan dapat melakukan kontrol terhadap tiap
transasksi yang dilakukan.
4. Perlunya adanya otorisasi pimpinan atas semua aktivitas bisnis sehingga pimpinan
dapat melakukan kontrol yang memadai terhadap aktivitas tersebut.
Misalkan: (1).Otorisasi pada dokumen penerimaan barang dan dari bagian gudang
mengenai kuantitas produk yang masuk atas permintaan pembelian yang dilakukan

sebelumnya. (2).Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang

berwenang. (3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran harus didasarkan pada bukti kas
keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri
dengan dokumen pendukung yang lengkap.
5. Pengendalian akses ke system maupun pemisahan tugas para karyawan perusahaan.

c. Describe how the control prosedures you recommended in part b should be modified if
diamond reengineered its expenditure cycle activities to make maximum use of current IT
(e.g., EDI, EFT, bar-code scanning, and electronic forms in place of paper documents).
(CPA examination, adapted).
Jelaskan bagaimana prosedures kontrol Anda dianjurkan dalam bagian b harus diubah
jika berlian direkayasa ulang kegiatan siklus pengeluaran untuk memaksimalkan
penggunaan IT saat ini ( misalnya , EDI , EFT , bar - code scanning , dan bentuk-bentuk
elektronik di tempat dokumen kertas ) . ( Ujian CPA , diadaptasi ) .

Penyesuaian prosedur kontrol pada bagian b apabila perusahaan menggunakan sistem IT

dalam siklus pengeluaran adalah
Purchase
1. Permintaan pembelian oleh bagian gudang disiapkan (perencanaan dan penentuan barang
apa yang akan dipesan) dan dikirim ke departemen pembelian
2. Departemen pembelian memverifikasi permintaan pembelian
3. Pemilihan pemasok dari katalog file atau database supplier yang sudah mendapatkan
otorisasi (disetujui). Pertimbangkan mengenai : Harga, Kualitas bahan baku, dan
keandalan dalam pengiriman
4. Menelpon pemasok dan meminta kuota harga secara lisan
5. Setelah informasi harga diperoleh, perusahaan menyusun surat order pembelian
Dalam hal ini penggunaan IT yang terintegrasi (berupa EDI) sangat membantu
perusahaan dalam efisiensi kegiatan pembelian (contoh: dalam pemesanan tidak perlu
lagi mengirimkan dokumen kertas).
Receiving

1. Departemen gudang menerima setiap salinan pesanan pembelian dan membandingkan

atau memastikan bahwa barang yang diterima sudah sesuai dengan dokumen permintaan
pembelian.
2. Petugas penerimaan menghitung kuantitas barang yang diterima apakah sudah sesuai
dengan kuantitas barang yang dipesan sebelumnya.
3. Membuat laporan (dokumentasi) mengenai setiap pengiriman atau penerimaan barang
(informasi yang terkait yaitu mengenai tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor
pesanan pembelian. Lalu memberikan cap dan tanggal pada salinan pesanan yang
barangnya telah diterima
4. Memberikan catatan merah apabila ada perbedaan jumlah antara pesanan dan barang
yang diterima. Apabila ditemukan perbedaan mengenai kuantitas barang yang tidak
sesuai dengan kuantitas yang dipesan, menerima kerusakan barang yang dikirim oleh
supplier, dan menerima barang yang kualitas nya tidak sesuai dengan pesanan maka
dibuat memo debit untuk mencatat penyesuaian atas ketidaksesuaian yang dihadapi.
5. Pesanan pembelian diteruskan kepada bagian pembayaran dan memberitahukan secara
lisan bahwa barang telah diterima dan mengenai penyesuaian saldo rekening terutang
berdasarkan memo debit yang dibuat.
Account payable
1. Setelah menerima salinan pesanan pembelian, petugas mencatat pada file pesanan
pembelian
2. Faktur pembelian cocok dengan pesanan pembelian, petugas akan membayar dengan
mendebit rekening peralatan
3. Pada saat akan dilakukan pembayaran, cek akan dikirimkan kepada bendahara dan
ditandatangani kemudi dilakukan pembayaran
Treasure
1. Cek diterima
2. Cek dibawah $10.000 di otorisasi oleh mesin
3. Cek diatas $10.000 diotorisasi bersama oleh kasir dan bendahara

Bang, untuk yg Account payable dan Treasure tari bingung.