Anda di halaman 1dari 12

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan

Instansi Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP)


Lembang
Oleh:
Agrie Rismawan (125211004)
Program Studi D3 Administrasi Bisnis - Departemen Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Pembimbing
Drs. Harmon Chaniago, Msi.

ABSTRACT
Office Automation System is an option that is suitable for the office in this modern
era. The work that carried out by the Office automation system will be easier,
more efficient and more effective. The use of Office automation System in Balai
Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang will impact to the job, than can
make the job more quickly to solved. The Purpose of the use Office automation
System is to simplify and accelerate in obtaining, analyzing, storing, and find the
data; to assist in making decisions; improve the effectiveness of the work; and
makes it easy to monitoring (supervision). Implementation of Office Automation
System was conducted with the use of office machineries. There are two different
effects of the use of office machineries, positive and negative effects. Office
machineries would be useful in terms of reduce workload of the employee, saves
time and improving quality. But in the other hand, office machineries will have a
negative impact, including high cost, difficulty of maintenance, and increase the
level of unemployment.
Keywords : Office, Automation

LATAR BELAKANG
Teknologi merupakan salah
satu hal yang terus berkembang
hingga saat ini. Dengan semakin
berkembang teknologi, kini teknologi
telah menyentuh banyak hal, salah
satunya dalam hal pekerjaan kantor.
Teknologi membantu pekerja
dalam menjalankan pekerjaanya.
Hingga pada akhirna muncullah
istilah Sistem Otomasi Kantor.
Otomasi
Kantor
sangat
berperan penting dalam berjalannya

sebuah organisasi atau dalam hal ini


lebih
spesifik
lagi
Instansi
Pemerintah dalam hal ini Balai Besar
Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang).
Dengan
adanya
Sistem
Otomasi
Kantor
memudahkan
pekerja
dalam
menyelesaikan
pekerjaannya.
Otomasi
kantor
cenderung memberi kemudahan
kepada pekerja, dan membantu
mengurangi beban kerja karyawan.
Berdasarkan hal tersebut di
atas, studi literatur ini dibuat dengan

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

tujuan untuk mengetahui dampak


penerapan Sistem Otomasi Kantor
pada Instansi Pemerintah khususnya
Balai Besar Pelatihan Pertanian
(BBPP) Lembang.

Penggunaan Otomasi Kantor


Menurut Harmon : 2013 dan
Hinkly
:
1990
dalam
pelaksanaannya, banyak alat-alat
yang dapat digunakan dalam
Otomasi Kantor, diantaranya:

OTOMASI KANTOR
a. Telepon
Pengertian Otomasi Kantor
Dalam Artikel Arti dan
Fungsi Otomasi Kantor yang terdapat
pada website Universitas Pendidikan
Indonesia (UPI), Automation atau
Otomasi memiliki dua makna yaitu
1) Penggunaan peralatan otomatis
untuk menghemat pikiran dan
tenaga, serta
2) Kendali
otomatis
dalam
pembuatan suatu produk dengan
tahapan yang sistematis.
Menurut Harmon (2013)
Otomasi Kantor merupakan salah
satu teknologi perkantoran yang
berupa usaha yang dilakukan uuntuk
mengotomatisasi kegiatan yang ada
di kantor.
Menurut Olson dan Lucas
Istilah otomasi kantor umumnya
dianggap sebagai penggunaan alat
kantor
yang
mengacu
pada
penggunaan komputer dan sistem
komunikasi yang terintegrasi untuk
mendukung prosedur administrasi di
lingkungan kantor.
Dari
beberapa
pendapat
diatas dapat disimpulkan bahwa
Otomasi Kantor adalah penggunaan
teknologi perkantoran menggunakan
sistem yang terintegrasi secara
otomatis
dengan
penggunaan
komputer atau alat lainnya untuk
menghemat
tenaga,
pemikiran,
kertas, dan biaya.

Telepon mer
upakan alat
komunikasi
yang
digunakan
untuk menyampaikan pesan suara.
Dengan telepon memungkinkan
seseorang dapat dengan mudah
menyampaikan pesan tanpa harus
bertemu langsung dengan orang
yang dituju.
Akhir-akhir ini, konsep
telepon
selular
semakin
berkembang. Apabila tadinya
telepon bersifat tetap (tidak bisa
dipindah), sekarang telepon sudah
bersifat portable atau mobile
sehingga
dapat
digunakan
dimanapun dan kapanpun selagi
ada jaringan dan baterai.

b. Fax (Internet Fax dan Broadcast


Fax)
Faksimile
atau
biasa
dikenal
dengan faks adalah peralatan
komunikasi
yang
digunakan
digunakan untuk mengirimkan
dokumen dengan menggunakan
suatu perangkat yang mampu
beroperasi
melalui
jaringan
telepon dengan hasil yang serupa
dengan aslinya. Artinya Fax
membuat salinan dokumen yang
sama dengan aslinya.

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

c. Komputer
Komputer
adalah
sistem
elektronik
yang
memiliki
kemampuan
untuk
memanipulasi data dengan cepat
dan tepat. Komputer dirancang
dan diorganisasikanagar dapat
menerima dan menyimpan data
serta
melakukan
input,
memprosesnya, dan menghasilkan
output di bawah pengawasan
suatu langkah-langkah instruksi
program dan
berjalan
secara
otomatis.
d. Scanner
Scanner
adalah
sebuah
alat
yang
dapat
berfungsi untuk meng copy atau
menyalin gambar atau teks yang
kemudian disimpan ke dalam
memori komputer.
e. Mesin Penyimpan Pesan (Voice
Messaging)
Mesin
ini
memungkinkan
pengguna telepon membiarkan
penelepon untuk meninggalkan
pesan apabila penerima telepon
tidak ada ditempat. Namun
sayangnya kelemahan dari alat ini
apabila sesorang menyimpan
pesan maka orang lain dapat
dengan mudah membukanya.
f. Mesin Penjawab Telepon
Dengan mesin ini, penerima
telepon tidak perlu secara
langsung menerima telepon dan

menanyakan tujuan penelepon


kemudian
mengarahkannya
kepada orang yang dituju. Mesin
ini
membuat
penelepon
mendengarkan pembukaan dan
tujuan telepon hingga pada
akhirnya
penelepon
tinggal
menekan tombol yang sesuai lalu
secara otomatis diarahkan kepada
orang/bagian yang dituju oleh
mesin penjawab ini.
g. Internet
Internet adalah seluruh jaringan
komputer yang saling terhubung
menggunakan standar sistem
global.
h. Website
Website adalah suatu halaman
web yang saling berhubungan dan
berisikan kumpulan informasi
yang
disediakan
secara
perorangan,
kelompok,
atau
organisasi.
i. Surat Elektronik
adalah sarana kirim-mengirim
surat melalui
jalur
jaringan
komputer (Internet).
j. Arsip Elektronik
Arsip Elektronik adalah cara
pengarsipan moderen yang telah
menggunakan komputer sebagai
sarana penyimpanan data atau file.
k. Chatting
Chatting adalah suatu feature atau
program dalam Internet untuk
berkomunikasi langsung sesama
pemakai Internet yang sedang
online

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

l. Handphone
Handphone adalah perangkat
telekomunikasi elektronik
yang
mempunyai kemampuan dasar
yang sama dengan telepon
konvensional,
namun
dapat
dibawa kemana-mana (portable
/mobile)
dan
tidak
perlu
disambungkan dengan jaringan
telepon
menggunakan kabel
(nirkabel/wireless).
Pengguna Sistem Otomasi Kantor
Bila diamati lebih lanjut lagi,
pengguna otomasi kantor antara lain:
1) Manajer yang terdiri atas top
management,
middle
management,
dan
lower
management.
2) Profesional yang terdiri atas
orang-orang yang bekerja pada
berbagai perusahaan.
3) Klien terdiri dari konsumen atau
masyarakat
umum
yang
melakukan komunikasi dengan
organisasi tertentu.
Strategi
Penggunaan
dan
Pengembangan Sistem Otomasi
Kantor
Untuk dapat memperoleh
penggunaan Sistem Otomasi Kantor
yang efektif dan efisien dapat
melakukan cara-cara sebagai berikut:
(Harimurti : 2009)
1) Pelatihan
Pelatihan bertujuan untuk
melatih para pegawai untuk dapat
menggunakan alat kantor dengan
efektif.
2) Personalia
Manajemen harus menilai
kembali
persyaratan
personalia
sebelum
memperkirakan
suatu

sistem. Hal ini akan menjalin bahwa


staf yang terampil tersedia untuk
menggunakan sistem jika staf
administrasi
profesional
atau
manajerial
tidak
memiliki
keterampilan yang memadai, mereka
dapat menggunakan sistem yang baru
untuk tugas yang sederhana saja
yang dapat digunakan lebih efektif
dan lebih efisien secara manual, Pada
saat yang sama staf dapat
mengerjakan tugas yang lebih sukar
dan memakan waktu secara manual
apabila otomatisasi membuktikan
lebih efisien dan efektif.
3) Informasi dan dokumentasi
Yaitu
mengembangkan
prosedur penggunaan dan panduan
untuk memberikan kemampuan
kepada pegawai dalam mengakses
informasi
tidak
saja
dalam
pengoperasiannya, tetapi juga cara
penggunaan secara efektif.
Beberapa
Evaluasi
Dalam
Otomatisasi
Menurut Harimurti (2009),
untuk meningkatkaan produktivitas,
suatu desain otomasi perkantoran
harus mempertimbangkan aspekaspek pekerjaan manusia di samping
aspek-aspek teknis. Sebuah kantor
adalah suatu sistem sosial, pekerjaan
dilakukan oleh orang dengan
menggunakan peralatan, termasuk
komputer. Orang adalah elemen
utama dari kegiatan kerja. Banyak
perusahaan telah gagal memberikan
perhatian sewajarnya kepada asset
mereka yang paling berharga.
Dengan
produktivitas
yang
memenuhi pikiran serta kepercayaan
dengan komputer dan konsep-konsep
manajemen
ilmiah.
Beberapa
perusahan telah menciptakan suatu

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

lingkungan yang mengasingkan pola


pekerjaan dan mendorong perilaku
yang tidak dikehendaki. Akhirnya
menimbulkan produktivitas yang
rendah, seperti :
1. Penurunan Keterampilan Kerja
Tujuan utama otomatisasi
adalah
untuk
memanfaatkan
kecerdasan
komputer
dan
mengganti
logaritma
serta
peraturan peraturan keputusan
bagi penilaian serta pengambilan
keputusan pekerja. Logika kerja
dan keterampilan pekerja tercakup
dalam
program
komputer.
Penggantian ini memungkinkan
komputer dapat membimbing
pekerjaan tentang apa yang harus
dikerjakan, karena itu dapat
mengurangi
persyaratan
keterampilan jabatan. Penurunan
keterampilan
jabatan-jabatan
bersiklus pendek menjadikan
pekerjaan lebih abstrak, bekerja di
bawah keadaankeadaan ini para
pekerja
merasa
kurang
berhubngan
dengan
objek
pekerjaannya. Seorang pekerja
tidak dapat memahami logika
pekerjaan, bagaimana pekerja
tersebut berhubungan dengan
bagian-bagian sistem. Bagaimana
pula
kerjanya
dapat
mempengaruhi hasil hasil sistem
tersebut.
Akibatnya,
pekerja
menjadi tidak sensitif dan
ceroboh. Juga kehilangan rasa
berprestasi dan kebanggaan dalam
melakukan tugas terebut.
2. Siplifikasi tugas
Otomatisasi sering membuat
pekerjaan lebih monoton. Para
pekerja yang semula mengerjakan
beberapa
aspek
pekerjaan

sekarang hanya mengerjakan satu


tugas. Misal: Seorang pengolah
klaim
yang
dahulunya
mengerjakan beberapa aspek
pekerjaan seperti memeriksa
informasi
yang
diperlukan,
mengerjakan semua perhitungan,
memeriksa angka dan kata-kata.
Sekarang hanya tingal menekan
beberapa tombol angka ke
terminal untuk setiap klaim. Hal
tersebut
membuat
pekerjaan
semakin mudah, namun hal
tersebut merupakan suatu tugas
yang sederhana dan relatif
membosankan.
3. Keteraturan yang lebih tinggi
Faktor
lain
yang
menyumbang kebosanan dan
frustasi para pekerja adalah lebih
tingginya
keteraturan,
yang
dibutuhkan oleh pekerjaan yang
dikomputerisasikan,
Mengikuti
prosedur-prosedur
yangsangat
rinci adalah sangat penting bagi
pengoperasian sistem tersebut.
Orang pada umumnya merasa
bahwa
jabatan-jabatan
yang
mempunyai variasi dan menuntut
para pekerja untuk menggunakan
otak mereka adalah yang paling
menantang dan
memberikan
ransangan.
Bekerja
pada
lingkungan yang diciptakan oleh
otomatisasi
sering
tidak
dikehendaki.
4. Pengendalian dan pengawasan
yang lebih tinggi
Otomatisasi
perkantoran
menimbulkan
tingkat
pengendalian dan pengawasan
yang lebih tinggi. Sebagaimana
dengan sistem. Kegiatan kerja
otomatisasi bervolume tinggi,
seorang operator harus melakukan

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

pekerjaan berinteraksi terminal,


agar kegiatan kegiatannya dapat
dicatat detik demi detik, hal ini
memungkinkan pengawas dapat
meningkatkan pengawasan tanpa
bergantung pada pengamatan
pribadi meskipun cara ini dihargai
pengawas. Hal tersebut tidak
dapat diterima oleh para operator
yang merasa terus menerus
diawasi dan dimata-matai oleh
mesin tersebut.
Beberapa perusahaan seperti
American Expres Company, telah
mengembangkan suatu sistem
pemantauan yang canggih, dengan
menggunakan
konsep-konsep
manajemen ilmiah, dibuat waktuwaktu standart untuk setiap tugas.
Komputer mencatat pekerjaan
yang dilakukan setiap operator,
menghitung berdasarkan waktu
standart berapa lama waktu yang
dibutuhkan setiap pekerjaan dan
berapa
lama
sesungguhnya
pekerjaan
tersebut
dapat
dilakukan, dan menghitung nilai
produktivitas
untuk
setiap
operator. Laporan tentang hasil
produktivitas operator dicetak
secara
berkala.
Hal
ini
memungkinkan pengawas dapat
mengenali para pekerja yang
lamban. Upah dapat dikaitkan
dengan nilai produktivitas dan
disesuaikan
secara
berkala.
Meskipun sistem seperti ini dapat
dianggap oleh manajemen sebagai
pemberian pengendalian yang
sempurna, tetapi sistem tersebut
mengabaikan
aspek-aspek
psychologis
dari
sistem
pengendalian. Suatu aspek negatif
dari pengendalian dan keteraturan
yang tinggi adalah pembatasan
inisiatif dan kreativitas operator.

5. Ketidaknyamanan dan risiko


kesehatan akibat VDT
Masalah
lain
adalah
ketidaknyamanan
dan
risiko
kesehatan yang bertalian dengan
bekerja dalam waktu panjang
dengan Visual Display Terminal
(VDT). Banyak pekerja kantor
mengeluhkan mata mereka, sakit
kepala dan sakit punggung, akibat
duduk di terminal dalam jangka
waktu yang panjang. Pola pekerja
kantor juga memperhatikan bahwa
kondisi gelombang mikro yang
dipancarkan oleh tabung sinar
katoda di dalam terminal dapat
menyebabkan penyakit.
Tujuan Otomasi Kantor
Tujuan dari dijalankannya
Otomasi Kantor menurut Chaniago :
2013 adalah :
1. Mempermudah dan mempercepat
dalam memperoleh, menyimpan
dan
menemukan
kembali
informasi, termasuk memo, surat,
dan laporan ketika diperlukan.
2. Mempermudah dan mempercepat
dalam
mempersiapkan
dan
mengirimkan informasi.
3. Mempermudah dan mempercepat
dalam memperoleh, menganalisis,
menyimpan, dan menemukan data
untuk pengambilan keputusan.
4. Mempermudan dan mempercepat
dalam
menerima
dan
mengirimkan komunikasi verbal.
5. Mempermudah dan mempercepat
partisipasi dalam konferensi dan
rapat.
6. Mempermudah dan mempercepat
jadwal rapat dan perjanjian,
contohnya membuat kalender
karyawan.

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

7. Mempermudah dan mempercepat


dalam menentukan prioritas dalam
tugas, mengelola tugas lain yang
berbeda-beda dan mengawasi
pelaksanaan tugas.
Sedangkan
menurut
Sedarmayanti (2009) tujuan dari
otomatisasi adalah sebagai berikut:
1. Pemanfaatan
yang
seefisien
mungkin atas mesin, waktu,
material, tenaga kerja, dan uang.
2. Pemeliharaan ketepatan prosedur
kerja, dan kecepatan kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Peralatan dan Aplikasi Sistem
Otomasi Kantor
Berikut ini adalah aplikasi-aplikasi
yang biasa digunakan dalam Sistem
Otomasi Kantor (Sova, 2010), yaitu :
1. Word processing
Pemakaian alat elektronik
biasa
dipergunakan
untuk
menyiapkan dokumen yang perlu
diketik atau dicetak secara
otomatis.
Pengolahan
kata
ini
berperan
pada pemecahan
masalah
manajer
dalam
menyiapkan komunikasi secara
tertulis secara lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Dengan
menggunakan
internet, memungkinkan user
unuk mengirim, menerima, dan
menyimpan
pesan
dengan
komputer.
Surat
elektronik
dimaksudkan untuk mengatasi
sejumlah
kekurangan
yang
terdapat
pada
telepon
konvensional, biayanya lebih
murah dari telpon biasa karena
informasi bergerak lebih cepat
dalam bentuk elektronik.

3. Voice Mail
Pada dasarnya voice mail
hampir sama dengan email, hanya
saja dengan voice mail kita bisa
mengirim
pesan
dengan
mengucapkan kata-kata untuk
mengirim dan menerima pesan.
Penggunaan voice mail
membutuhkan
penggunaan
komputer atau alat penyimpanan
(memory card / flashdisk) untuk
menyimpan data suara, dan akan
disambungkan dengan telepon
saat akan memutar suara yang
disimpan.
4. Kalender Elektronik
Kalender Elektronik yakni
penggunaan alat elektronik untuk
menyimpan agenda kegiatan kita.
Aplikasi ini bersifat unik
diantara aplikasi Sistem Otomasi
Kantor, karena tidak benar-benar
mengkomunikasikan
informasi
dan tidak memecahkan masalah.
Namun, malah mengingatkan
untuk menyiapkan kapan saat
untuk berkomunikasi.
5. Konferensi Audio
Konferensi
audio
merupakan
kegiatan
untuk
berkomunikasi dengan orang atau
pihak yang terpisah secara
geografis. Pelayanan tersebut
menyediakan hubungan audio &
video dengan menggunakan jasa
internet
Ada tiga macam konfigurasi
untuk sebuah konferensi, yaitu:
a. Video satu arah & audio satu
arah
Sinyal video dan/atau audio
dikirim dari pengirim untuk
penerima secara satu arah

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

(tidak
dapat
langsung
menjawab).
b. Video satu arah & audio dua
arah
Video satu arah dan audio dua
arah yakni komunikasi dimana
seluruh
penerima
dapat
menjawab secara audio, namun
visual yang ditampilkan tetap
sama.
c. video & audio dua arah
Komunikasi audio dan video
yang terjadi diantara semua
pihak berlangsung secara dua
arah.
6. Transmisi Faksimil (Fax / Faks)
Faks adalah alat yang
dapat memindai dokumen dari sisi
pengirim, kemudian mengirim
hasil pindaian tersebut untuk
penerima
dan
kemudian
mencetaknya pada alat penerima.
7. Videoteks
Videoteks
digunakan
untuk menampilkan materi narasi
dan grafik yang telah dibuat
sebelunya dan tersimpan pada
komputer
untuk
kemudian
menampilkannya pada layar.
Keuntungan dan Kekurangan
Penggunaan Mesin Kantor
Ada beberapa keuntungan
dari penggunaan mesin kantor
menurut Moekijat (1989), yaitu :
1. Menghemat Tenaga Kerja
Dengan adanya mesin
kantor, akan menghemat tenaga
kerja. Hal ini disebabkan karena
beban kerja karyawan berkurang,
sehingga perusahaan tidak terlalu
banyak membutuhkan sumber
daya manusia (SDM).

2. Menghemat Waktu
Dengan mesin kantor akan
membantu
karyawan
untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan
cepat. Karena dengan sistem yang
telah terstuktur dan dirancang
secara
otomatis
akan
memudahkan karyawan dalam
bekerja.
3. Meningkatkan
Ketelitian dan Memperbaiki Mutu
Karena mesin kantor telah
diatur sedemikian rupa untuk
menyelesaikan sebuah pekerjaan,
maka ketelitian dari sebuah mesin
akan lebih tinggi daripada
manusia,
hal
itulah
yang
kemudian akan menghasilkan
mutu yang lebih baik.
4. Mengurangi Rasa Bosan
Sebuah pekerjaan yang
dilakukan dengan mudah dan
berulang-ulang
akan
terasa
membosankan, untuk itulah dibuat
mesin kantor untuk melakukan
tugas-tugas ringan yang dilakukan
berulang-ulang setiap harinya.
5. Pekerjaan
Nampak
Lebih
Baik/Rapih
Dengan adanya mesin
kantor, pekerjaan yang kita
lakukan biasanua akan nampak
lebih rapih daripada buatan
manusia.
Misalnya
hasil
ketikan/print lebih rapih daripada
tulisan tangan.

6. Mengurangi kelelahan Pegawai


Dengan adanya mesin
kantor, beban kerja karyawan
akan berkurang, hal inilah yang

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

menjadi faktor berkurangnya


kelelahan pegawai.
Namun dibalik itu semua,
Moekijat (1989) juga menganggap
ada beberapa kekurangan dari mesin
kantor, yaitu :
1. Tidak
dapat
mengerjakan
pekerjaan
yang
memerlukan
kecerdasan tinggi
Tidak semua pekerjaan
dapat digantikan oleh mesin
kantor.
Contohnya
adalah
akunting, meskipun sudah ada
sistem komputerisasi akuntansi,
tetap saja membutuhkan seorang
akuntan, karena tidak semua
orang bisa menjalankan program
akuntansi, program tersebut tetap
membutuhkan
seorang
yang
mengerti akuntansi untuk dapat
menjalankannya dengan baik.
2. Biaya Mahal
Biaya yang diperlukan
untuk pengadaan mesin kantor
tidaklah murah, biaya yang
dibutuhkan relatif tinggi karena
setiap
mesin
mempunyai
spesifikasi dan keahlian tersendiri
sehingga membutuhkan banyak
mesin untuk menyelesaikan banak
tugas.
3. Tingkat Penyusutan Tinggi
Selain biaya pengadaanya
yang tinggi, penyusutan terhadap
mesin
juga
lebih
cepat
dibandingkan dengan sumber
daya
manusia.
Selain
itu
penyusutannya pun cukup besar /
tinggi.
4. Kesulitan pemeliharaan
Pemeliharaan
mesin
kantor cukup sulit, dan apabila

terjadi
kerusakan
maka
membutuhkan seorang ahli yang
khusus dan profesional, juga harus
mengeluarkan biaya yang tidak
sedikit.
5. Memerlukan
Ahli
dalam
Pengoprasiannya
Setiap
mesin
kantor
membutuhkan operator yang
memahami mesin tersebut. Untuk
menjalankannya
diperlukan
seseorang yang ahli dan handal
mengenai bidan tersebut, atau
setidaknya perusahaan harus
mengadakan pelatihan untuk
karyawannya mengenai mesin
yang akan ditangani.
6. Menambah tingkat pengangguran
Jika banyak pekerjaan
manusia yang bisa dilakukan
mesin
kantor,
maka
lama
kelamaan perusahaan tidak akan
membutuhkan terlalu banyak
karyawan, sehingga akan banyak
karyawan yang diberhentikan
(PHK) dan lowongan kerja akan
semakin berkurang.
Pengadaan Mesin Kantor
Ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan pada saat kita
memilih dan menffunakan mesin
kantor, yaitu:
1. Apakah mesin tersebut benarbenar dibutuhkan?
2. Keuntungan apa saja yang
diperoleh?
3. Buat perbandingan antara hasil
pekerjaan bila menggunakan
mesin
dan
apabila
tidak
menggunakan mesin
4. Apakah ada karyawan yang dapat
menjadi
operator,
harus
mengadakan pelatihan, atau harus

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

membayar seorang profesional


untuk menjalankannya?
PENERAPAN
OTOMASI
KANTOR
PADA
INSTANSI
PEMERINTAH
Seperti yang telah disebutkan
diatas, penggunaan Sistem Otomasi
Kantor pada Instansi Balai Besar
Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang
adalah
untuk
mempermudah pekerjaan hingga
membuat pekerjaan lebih efektif dan
efisian hingga pada akhirnya
mencapai tujuan paperless.
Tujuan
Penggunaan
Sistem
Otomasi Kantor di Instansi Balai
Besar Pelatihan Pertanian (BBPP)
Lembang
Penggunaan Sistem Otomasi
Kantor di Instansi Balai Besar
Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang bertujuan untuk :
1. untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, dan menemukan
kembali data dengan cepat,
2. menghemat biaya,
3. mencapai
keefektifan
dan
keefisiensian untuk menjaga
tingkat persaingan,
4. menjalankan administrasi atau tata
usaha yang baik, dan cepat, dan
Penerapan Alat dalam Otomasi
Kantor di Balai Besar Pelatihan
Pertanian (BBPP) Lembang
Menurut Hinkly (1990) ada
banyak teknologi yang dapat
dipergunakan dalam perkantoran,
diantaranya :
1)
2)
3)
4)
5)

Pengolah Kata
Pengolah Data
Pengarsipan
Percetakan dan Penduplikasian
Penanganan Telepon

6) Akunting
Beberapa dari hal diatas telah
diterapkan di Balai Besar Pelatihan
Pertanian (BBPP) Lembang. Bahkan
ada beberapa hal yang tidak
disebutkan diatas telah diterapkan di
Balai Besar Pelatihan Pertanian
(BBPP) Lembang.
Berikut
beberapa
daftar
penggunaan otomasi Kantor di Balai
Besar Pelatihan Pertanian (BBPP)
Lembang :
1) Pengolahan Kata
Di Balai Besar Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang
pengolahan kata yang digunakan
adalah microsoft word. Penulisan
surat
menyurat
dan
lain
sebagainya dilakukan melaui
komputer menggunakan aplikasi
microsoft word.
2) Pengolah Data
Ada banyak aplikasi yang
digunakan untuk mengolah data,
diantaranya adalah microsoft
excel yang dapat dengan mudah
melakukan
pengolahan
data
dengan memasukan formulaformula tertentu.
3) SIMAK-BMN
Aplikasi
SIMAK-BMN
(Sistem Informasi Manajemen dan
Akuntansi Barang Milik Negara)
adalah aplikasi yang digunakan
untuk mencatat dan mengorganisir
barang milik negara, mulai dari
oembelian, transfer masuk-keluar
antar
instansi,
sampai
penghapusan dan pemusnahan
barang milik negara.
4) Pengarsipan

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

Balai Besar Pelatihan


Pertanian (BBPP) Lembang masih
menggunakan sistem kearsipan
manual di setiap bidangnya,
namun para arsiparis telah
diikutsertakan dalam pelatihan
kearsipan
elektronik
unntuk
menyiapkan sistem kearsipan
elektronik
di
Balai
Besar
Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang.
5) Percetakan
Untuk pengetikan dan
pencetakan dokumen, Balai Besar
Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang menggunakan komputer
dan printer yang terkoneksi
dengan internet (LAN) di setiap
ruangannya sehingga sebuah
printer dapat digunakan oleh
beberapa printer sekaligus.
6) Photocopy
Untuk keperluan duplikasi,
Balai Besar Pelatihan Pertanian
(BBPP) sudah menggunakan alat
modern, instansi ini memiliki
beberapa mesin fotokopi dan juga
scanner yang dapat digunakan
untuk fotokopi dan menyimpan
dokumen fisik ke dalam bentuk
digital. Scanner juga akan
bermanfaat dalam penerapan
kearsipan elektronik.
7) Absensi
Balai Besar Pelatihan
Pertanian (BBPP) Lembang telah
menggunakan absen finger print
lima jari. Alat ini digunakan untuk
mencegah adanya pemalsuan data
absensi
dan
meringankan
pekerjaan bagian administrasi
kepegawaian yang menangani

absensi karen tidak lagi harus


mencatat absensi secara manual.
8) Penanganan Telepon
Instalasi dan penanganan
telepon adalah salah satu bentuk
sistem otomasi kanto. Karena
dengan menggunakan telepon
akan memudahkan karyawan
berkomunikasi baik komunikasi
antar sesama pegawai didalam
instansi maupun ke rekanan
instansi di luar.
9) Akunting
Untuk pencatatan dan
laporan keuangan, Balai Besar
Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang masih menggunakan
sistem akuntansi manual. Selain
karena
belum
menemukan
aplikasi yang sesuai, pencatatan
akuntansi secara manual juga
dirasa masih lebih efektif dan
lebih akurat dibandingkan dengan
aplikasi.
KESIMPULAN
Sistem Otomasi Kantor pada
Instansi pemerintah pada khususnya
Balai Besar Pelatihan Pertanian
(BBPP) Lembang berjalan dengan
baik. Hal ini ditunjang dengan
adanya sumber daya manusia (SDM)
yang memadai dan juga ditunjang
dengan fasilitas yang telah diberikan
pemerintah. Tampaknya kementrian
pertanian benar-benar serius dalam
menjalankan reformasi birokrasi,
sehingga setiap hal sampai sedetail
mungkin
telah
dipersiapkan.
Termasuk didalamnya adalah Sistem
Otomasi Kantor. Banyak peralatan /
mesin kantor yang telah tersedia,
diantaranya mesin absensi finger
print (sidik jari) yang memerlukan

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang

kelima sidik jari agar menghindari


kecurangan absensi, menyiapkan
aplikasi-aplikasi berbasis online
untuk pengadaan dan pengelolaan
barang milik negara, dan sebagainya.
Sistem Otomasi Kantor juga
memberikan banyak dampak positif
bagi Instansi Balai Besar Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang
diantaranya korupsi dapat dicegah
dan
dideteksi
karena
setiap
pengadaan dan pengelolaan barang
milik negara tercata dan tersimpan
dengan baik. Dan untuk pengadaan
barang, kementrian pertanian telah
memiliki harga panduan atau standar
harga yang biasa disebut HPS (Harga
Perkiraan Sendiri).
Namun dibalik itu semua,
setiap teknologi tentunya mempunyai
kekurangan dan dampak negatif.
Begitu juga dengan mesin kantor,
diantaranya biaya yang dibutuhkan
cukup tinggi, memerlukan seorang
profesional, tingkat penyusutan yang
tinggi, dan pada akhirnya akan
menambah tingkat pengangguran.

Hinkly, Marie. et. al. 1990. Todays


Office. Australia. McGraw-Hill.
Margarethe H. Olson and Lucas Jr.,
Henry C. 1982. The Impact of
Office Automation on the
Organization: Some Implications
for Research and Practice. Social
Science
Research
Network.
Volume
25.
No.
11.
http://papers.ssrn.com/sol3/papers
.cfm?abstract_id=1290223.
[30
Desember 2014]
Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor
Manajeme Perkantoran. Bandung
: Mandar Maju
Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar
Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. Bandung: Mandar
Maju.
Sova, Erma. 2010. Otomatisasi
Kantor.
http://erma_sova.staff.
gunadarma.ac.id/Downloads/files/
31303/OTOMATISASI+KANTO
R.pdf. [01 Januari 2014]

DAFTAR PUSTAKA
Admin. 2010. Arti dan Fungsi
Otomatisasi
Kantor.
http://adman.staf.upi.edu/2010/03/
10/arti-dan-fungsi-otomatisasiperkantoran/. 29 Desember 2014.
Chaniago,
Harmon.
2013.
Manajemen Kantor Kontemporer.
Bandung. Akbar Limas Perkasa.
Harimurti, Akbar. 2009. Kaitan
Sistem
Otomatisasi
Kantor
dengan Produktivitas Kerja.
Jurnal Akuntansi dan Sistem
Teknologi Informasi Vol. 7, No.
1.
download.portalgaruda.org/article.
php?article=114855&val=5258
[29 Desember 2014]

Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi


Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang