ABSTRACT
Office Automation System is an option that is suitable for the office in this modern
era. The work that carried out by the Office automation system will be easier,
more efficient and more effective. The use of Office automation System in Balai
Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang will impact to the job, than can
make the job more quickly to solved. The Purpose of the use Office automation
System is to simplify and accelerate in obtaining, analyzing, storing, and find the
data; to assist in making decisions; improve the effectiveness of the work; and
makes it easy to monitoring (supervision). Implementation of Office Automation
System was conducted with the use of office machineries. There are two different
effects of the use of office machineries, positive and negative effects. Office
machineries would be useful in terms of reduce workload of the employee, saves
time and improving quality. But in the other hand, office machineries will have a
negative impact, including high cost, difficulty of maintenance, and increase the
level of unemployment.
Keywords : Office, Automation
LATAR BELAKANG
Teknologi merupakan salah
satu hal yang terus berkembang
hingga saat ini. Dengan semakin
berkembang teknologi, kini teknologi
telah menyentuh banyak hal, salah
satunya dalam hal pekerjaan kantor.
Teknologi membantu pekerja
dalam menjalankan pekerjaanya.
Hingga pada akhirna muncullah
istilah Sistem Otomasi Kantor.
Otomasi
Kantor
sangat
berperan penting dalam berjalannya
OTOMASI KANTOR
a. Telepon
Pengertian Otomasi Kantor
Dalam Artikel Arti dan
Fungsi Otomasi Kantor yang terdapat
pada website Universitas Pendidikan
Indonesia (UPI), Automation atau
Otomasi memiliki dua makna yaitu
1) Penggunaan peralatan otomatis
untuk menghemat pikiran dan
tenaga, serta
2) Kendali
otomatis
dalam
pembuatan suatu produk dengan
tahapan yang sistematis.
Menurut Harmon (2013)
Otomasi Kantor merupakan salah
satu teknologi perkantoran yang
berupa usaha yang dilakukan uuntuk
mengotomatisasi kegiatan yang ada
di kantor.
Menurut Olson dan Lucas
Istilah otomasi kantor umumnya
dianggap sebagai penggunaan alat
kantor
yang
mengacu
pada
penggunaan komputer dan sistem
komunikasi yang terintegrasi untuk
mendukung prosedur administrasi di
lingkungan kantor.
Dari
beberapa
pendapat
diatas dapat disimpulkan bahwa
Otomasi Kantor adalah penggunaan
teknologi perkantoran menggunakan
sistem yang terintegrasi secara
otomatis
dengan
penggunaan
komputer atau alat lainnya untuk
menghemat
tenaga,
pemikiran,
kertas, dan biaya.
Telepon mer
upakan alat
komunikasi
yang
digunakan
untuk menyampaikan pesan suara.
Dengan telepon memungkinkan
seseorang dapat dengan mudah
menyampaikan pesan tanpa harus
bertemu langsung dengan orang
yang dituju.
Akhir-akhir ini, konsep
telepon
selular
semakin
berkembang. Apabila tadinya
telepon bersifat tetap (tidak bisa
dipindah), sekarang telepon sudah
bersifat portable atau mobile
sehingga
dapat
digunakan
dimanapun dan kapanpun selagi
ada jaringan dan baterai.
c. Komputer
Komputer
adalah
sistem
elektronik
yang
memiliki
kemampuan
untuk
memanipulasi data dengan cepat
dan tepat. Komputer dirancang
dan diorganisasikanagar dapat
menerima dan menyimpan data
serta
melakukan
input,
memprosesnya, dan menghasilkan
output di bawah pengawasan
suatu langkah-langkah instruksi
program dan
berjalan
secara
otomatis.
d. Scanner
Scanner
adalah
sebuah
alat
yang
dapat
berfungsi untuk meng copy atau
menyalin gambar atau teks yang
kemudian disimpan ke dalam
memori komputer.
e. Mesin Penyimpan Pesan (Voice
Messaging)
Mesin
ini
memungkinkan
pengguna telepon membiarkan
penelepon untuk meninggalkan
pesan apabila penerima telepon
tidak ada ditempat. Namun
sayangnya kelemahan dari alat ini
apabila sesorang menyimpan
pesan maka orang lain dapat
dengan mudah membukanya.
f. Mesin Penjawab Telepon
Dengan mesin ini, penerima
telepon tidak perlu secara
langsung menerima telepon dan
l. Handphone
Handphone adalah perangkat
telekomunikasi elektronik
yang
mempunyai kemampuan dasar
yang sama dengan telepon
konvensional,
namun
dapat
dibawa kemana-mana (portable
/mobile)
dan
tidak
perlu
disambungkan dengan jaringan
telepon
menggunakan kabel
(nirkabel/wireless).
Pengguna Sistem Otomasi Kantor
Bila diamati lebih lanjut lagi,
pengguna otomasi kantor antara lain:
1) Manajer yang terdiri atas top
management,
middle
management,
dan
lower
management.
2) Profesional yang terdiri atas
orang-orang yang bekerja pada
berbagai perusahaan.
3) Klien terdiri dari konsumen atau
masyarakat
umum
yang
melakukan komunikasi dengan
organisasi tertentu.
Strategi
Penggunaan
dan
Pengembangan Sistem Otomasi
Kantor
Untuk dapat memperoleh
penggunaan Sistem Otomasi Kantor
yang efektif dan efisien dapat
melakukan cara-cara sebagai berikut:
(Harimurti : 2009)
1) Pelatihan
Pelatihan bertujuan untuk
melatih para pegawai untuk dapat
menggunakan alat kantor dengan
efektif.
2) Personalia
Manajemen harus menilai
kembali
persyaratan
personalia
sebelum
memperkirakan
suatu
3. Voice Mail
Pada dasarnya voice mail
hampir sama dengan email, hanya
saja dengan voice mail kita bisa
mengirim
pesan
dengan
mengucapkan kata-kata untuk
mengirim dan menerima pesan.
Penggunaan voice mail
membutuhkan
penggunaan
komputer atau alat penyimpanan
(memory card / flashdisk) untuk
menyimpan data suara, dan akan
disambungkan dengan telepon
saat akan memutar suara yang
disimpan.
4. Kalender Elektronik
Kalender Elektronik yakni
penggunaan alat elektronik untuk
menyimpan agenda kegiatan kita.
Aplikasi ini bersifat unik
diantara aplikasi Sistem Otomasi
Kantor, karena tidak benar-benar
mengkomunikasikan
informasi
dan tidak memecahkan masalah.
Namun, malah mengingatkan
untuk menyiapkan kapan saat
untuk berkomunikasi.
5. Konferensi Audio
Konferensi
audio
merupakan
kegiatan
untuk
berkomunikasi dengan orang atau
pihak yang terpisah secara
geografis. Pelayanan tersebut
menyediakan hubungan audio &
video dengan menggunakan jasa
internet
Ada tiga macam konfigurasi
untuk sebuah konferensi, yaitu:
a. Video satu arah & audio satu
arah
Sinyal video dan/atau audio
dikirim dari pengirim untuk
penerima secara satu arah
(tidak
dapat
langsung
menjawab).
b. Video satu arah & audio dua
arah
Video satu arah dan audio dua
arah yakni komunikasi dimana
seluruh
penerima
dapat
menjawab secara audio, namun
visual yang ditampilkan tetap
sama.
c. video & audio dua arah
Komunikasi audio dan video
yang terjadi diantara semua
pihak berlangsung secara dua
arah.
6. Transmisi Faksimil (Fax / Faks)
Faks adalah alat yang
dapat memindai dokumen dari sisi
pengirim, kemudian mengirim
hasil pindaian tersebut untuk
penerima
dan
kemudian
mencetaknya pada alat penerima.
7. Videoteks
Videoteks
digunakan
untuk menampilkan materi narasi
dan grafik yang telah dibuat
sebelunya dan tersimpan pada
komputer
untuk
kemudian
menampilkannya pada layar.
Keuntungan dan Kekurangan
Penggunaan Mesin Kantor
Ada beberapa keuntungan
dari penggunaan mesin kantor
menurut Moekijat (1989), yaitu :
1. Menghemat Tenaga Kerja
Dengan adanya mesin
kantor, akan menghemat tenaga
kerja. Hal ini disebabkan karena
beban kerja karyawan berkurang,
sehingga perusahaan tidak terlalu
banyak membutuhkan sumber
daya manusia (SDM).
2. Menghemat Waktu
Dengan mesin kantor akan
membantu
karyawan
untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan
cepat. Karena dengan sistem yang
telah terstuktur dan dirancang
secara
otomatis
akan
memudahkan karyawan dalam
bekerja.
3. Meningkatkan
Ketelitian dan Memperbaiki Mutu
Karena mesin kantor telah
diatur sedemikian rupa untuk
menyelesaikan sebuah pekerjaan,
maka ketelitian dari sebuah mesin
akan lebih tinggi daripada
manusia,
hal
itulah
yang
kemudian akan menghasilkan
mutu yang lebih baik.
4. Mengurangi Rasa Bosan
Sebuah pekerjaan yang
dilakukan dengan mudah dan
berulang-ulang
akan
terasa
membosankan, untuk itulah dibuat
mesin kantor untuk melakukan
tugas-tugas ringan yang dilakukan
berulang-ulang setiap harinya.
5. Pekerjaan
Nampak
Lebih
Baik/Rapih
Dengan adanya mesin
kantor, pekerjaan yang kita
lakukan biasanua akan nampak
lebih rapih daripada buatan
manusia.
Misalnya
hasil
ketikan/print lebih rapih daripada
tulisan tangan.
terjadi
kerusakan
maka
membutuhkan seorang ahli yang
khusus dan profesional, juga harus
mengeluarkan biaya yang tidak
sedikit.
5. Memerlukan
Ahli
dalam
Pengoprasiannya
Setiap
mesin
kantor
membutuhkan operator yang
memahami mesin tersebut. Untuk
menjalankannya
diperlukan
seseorang yang ahli dan handal
mengenai bidan tersebut, atau
setidaknya perusahaan harus
mengadakan pelatihan untuk
karyawannya mengenai mesin
yang akan ditangani.
6. Menambah tingkat pengangguran
Jika banyak pekerjaan
manusia yang bisa dilakukan
mesin
kantor,
maka
lama
kelamaan perusahaan tidak akan
membutuhkan terlalu banyak
karyawan, sehingga akan banyak
karyawan yang diberhentikan
(PHK) dan lowongan kerja akan
semakin berkurang.
Pengadaan Mesin Kantor
Ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan pada saat kita
memilih dan menffunakan mesin
kantor, yaitu:
1. Apakah mesin tersebut benarbenar dibutuhkan?
2. Keuntungan apa saja yang
diperoleh?
3. Buat perbandingan antara hasil
pekerjaan bila menggunakan
mesin
dan
apabila
tidak
menggunakan mesin
4. Apakah ada karyawan yang dapat
menjadi
operator,
harus
mengadakan pelatihan, atau harus
Pengolah Kata
Pengolah Data
Pengarsipan
Percetakan dan Penduplikasian
Penanganan Telepon
6) Akunting
Beberapa dari hal diatas telah
diterapkan di Balai Besar Pelatihan
Pertanian (BBPP) Lembang. Bahkan
ada beberapa hal yang tidak
disebutkan diatas telah diterapkan di
Balai Besar Pelatihan Pertanian
(BBPP) Lembang.
Berikut
beberapa
daftar
penggunaan otomasi Kantor di Balai
Besar Pelatihan Pertanian (BBPP)
Lembang :
1) Pengolahan Kata
Di Balai Besar Pelatihan
Pertanian
(BBPP)
Lembang
pengolahan kata yang digunakan
adalah microsoft word. Penulisan
surat
menyurat
dan
lain
sebagainya dilakukan melaui
komputer menggunakan aplikasi
microsoft word.
2) Pengolah Data
Ada banyak aplikasi yang
digunakan untuk mengolah data,
diantaranya adalah microsoft
excel yang dapat dengan mudah
melakukan
pengolahan
data
dengan memasukan formulaformula tertentu.
3) SIMAK-BMN
Aplikasi
SIMAK-BMN
(Sistem Informasi Manajemen dan
Akuntansi Barang Milik Negara)
adalah aplikasi yang digunakan
untuk mencatat dan mengorganisir
barang milik negara, mulai dari
oembelian, transfer masuk-keluar
antar
instansi,
sampai
penghapusan dan pemusnahan
barang milik negara.
4) Pengarsipan
DAFTAR PUSTAKA
Admin. 2010. Arti dan Fungsi
Otomatisasi
Kantor.
http://adman.staf.upi.edu/2010/03/
10/arti-dan-fungsi-otomatisasiperkantoran/. 29 Desember 2014.
Chaniago,
Harmon.
2013.
Manajemen Kantor Kontemporer.
Bandung. Akbar Limas Perkasa.
Harimurti, Akbar. 2009. Kaitan
Sistem
Otomatisasi
Kantor
dengan Produktivitas Kerja.
Jurnal Akuntansi dan Sistem
Teknologi Informasi Vol. 7, No.
1.
download.portalgaruda.org/article.
php?article=114855&val=5258
[29 Desember 2014]