MANAJEMEN &

ORGANISASI

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen = ilmu & seni merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga

manusia dengan bantuan alat-alat untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Fungsi manajemen perusahaan :
1. Perencanaan
4. Pengkoordinasian
2. Pengorganisasian 5. Pengawasan
3. Pengarahan

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :

Adanya keinginan, kebutuhan & informasi
Mendorong orang/perusahaan utk melakukan
suatu kegiatan
Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan
(apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)

Perencanaan

 Siapa yang akan melakukan, bagaimana

pembagian kerja, bagaimana wewenang &

tanggungjawab, serta pertanggungjawaban
masing-masing kegiatan
pengorganisasian
Mengarahkan & mendorong agar supaya
karyawan bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk
mencapai tujuan
pengarahan

 Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi

satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama

Dibutuhkan pengkoordinasian
Utk menjaga agar penyimpangan2 dr
rencana yg terjadi tdk terlalu jauh
Diperlukan pengawasan/pengendalian
Mencari kemungkinan tjd penyimpangan
Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

 Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen

KEINGINAN &
KEBUTUHAN

PERENCANAAN

PENGORGANISASIAN

INFORMASI
PENGARAHAN

PENGKOORDINASIAN

PENGAWASAN

TUJUAN

B. JENJANG MANAJEMEN
1. Manajemen puncak/eksekutif

Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci

Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2
Tugas :
a. Menyusun rencana umum perusahaan
b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru,
pengeluran saham,dll)

2. Manajemen madya/manajemen administratif

Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik

Tugas : menyusun rencana operasi

3. Manajemen operasional/manajemen

supervisori

Contoh : manajer operasional/kandang, mandor

Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh
manajemen madya

C. FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1. Tujuan

Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm

organisasi yg hendak dicapai

2. Policy / kebijakan

Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm

mengambil keputusan thd tindakan2 utk
mencapai tujuan

3. Strategi

Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat

4. Prosedur

Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk

waktu yg akan datang

5. Aturan/rule

Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr

prosedur

6. Program

Campuran antara kebijakan prosedur, aturan &

pemberian tugas yg disertai dg suatu
anggaran/budget

 Kegunaan perencanaan :
1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan

waktu mendatang
2. Mengarahkan perhatian pd tujuan
3. Memperingan biaya
4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan
Langkah2 penyusunan perencanaan :
1. Menetapkan tujuan
2. Menyusun anggapan2
3. Menentukan berbagai alternatif tindakan

4. Mengadakan penilaian thd alternatif2

tindakan yg sudah dipilih

5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung
misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah ayam
mk perlu merencanakan juga jumlah
karyawan tambahan, teknis pemeliharaan &
perencanaan pemasaran

D. FUNGSI PENGORGANISASIAN
Fungsi pengorganisasian = suatu proses

menciptakan hub. antara berbagai fungsi,

personalia & faktor2 fisik agar semua
pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta
terarah pd suatu tujuan
Hubungan2 yg timbul :
1. Hub. Informal

Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja

Hub. di luar tugas
Hub. tdk resmi

b. Hub. Formal

Dilakukan dengan sengaja

Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman
organisasi /deskripsi jabatan yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

a. Tanggung jawab

Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan

tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik
mungkin menurut kemampuan serta
pengarahan yg diterima

 Faktor2 yg membatasi perencanaan :

1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yg sangat cepat

3. Kekakuan internal

Dpt berupa :

Kekakuan psikologis
Kekakuan karena prosedur & kebijakan
Kekakuan sumber daya & dana
Kekakuan ekternal
Waktu & biaya

b. Wewenang

Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa

yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk
meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu

c. Pertanggungjawaban

Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg

berwenang / pemberi tugas

Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan

dipengaruhi oleh beberapa faktor :
1. Latihan dr bawahan
Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi

hub.dg pimpinannya

2. Pendelegasian wewenang

Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt

menghindari tjdnya kesalahan2

3. Perencanaan

Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,

wewenang dr pelaksana & sejauh mana para
pelaksana dpt memahaminya
sangat
mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan

4. Teknik komunikasi

Dasar2 penggolongan bagian di dalam

organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka

Misal : pd organisasi militer

Kodam IV Diponegoro

Divisi IV,

2. Didasarkan pd waktu

Misal : tugas2 di pabrik

berhub. dg jam
kerja perusahaan
jam kerja 8 jam (shift) :
I = 07.00 15.00, II = 15.00 23.00

3. Didasarkan pd fungsi perusahaan

Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn

produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn
keuangan

4. Didasarkan pd luas daerah operasi

Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt

membuka cabang di bbrp daerah
Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll

5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan

Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja

menurut macam barangnya, karena msng2 jenis
barang memiliki karakteristik yg berbeda2
Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat
Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca
Panen Hasil Ternak

6. Didasarkan pd jenis langganan

Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga,

pedagang, pemerintah swasta,dll
Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan (
misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan
perusahaan :

Karyawan tetap
Karyawan freelance
Karyawan kontrak/honorer
Karyawan sukarela

 Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan :

1. Fungsi pemasaran
2. Fungi produksi

3. Fungsi pembelanjaan

Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis

fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg
bertambah kompleksnya fungsi2 tsb, mk
perlu ditangani orang lain. Hal tsb disebut
diferensiasi fungsi

 Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh

seseorang
1. Kemampuannya
2. Kemampuan bawahan
3. Kompleksitas fungsi
4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
Makin besar volume usaha, kompleksitas
fungsi yg diperlukan utk melaksanakan
kegiatan bertambah lebih cepat/besar.

 Ada 3 macam struktur organisasi dasar :

1. Struktur garis

Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan

diciptakan satu arah
Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah
melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb
yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh

2. Struktur fungsional

Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm

perusahaan
Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd
organisasi

 Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb

personal manajer
Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd
mandornya

3. Struktur garis dan staf

Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya

memberikan nasehat2
Spesialis disini tidak menjalankan
pengawasan/kekuasaan apapun.

E. FUNGSI PENGARAHAN
Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir
tindakan agar betul2 dilaksanakan.

Prinsip pengarahan :
1. Mengarah pd tujuan

Makin efektif proses pengarahan, makin besar

sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai
tujuan bersama

2. Keharmonisan dg tujuan

2. Keharmonisan dg tujuan

Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg

mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan,
shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan
sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg
kepentingan perusahaan

3. Kesatuan komando

Penting utk menyatukan arah tujuan

&tanggungjwb pd bawahan

 Cara pengarahan :
1. Orientasi

Cara pengarahan dg memberikan informasi yg

perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik
pegawai baru
Informasi dpt berupa :

Tugas
Tugas lain yg berhubungan
Ruang lingkup tugas
Tujuan dr tugas
Delegasi wewenang
Cara melaporkan
Cara mengukur prestasi kerja
Hub.antar masing2 tenaga kerja

2. Perintah

a.
b.

c.
d.
e.
f.

Permintaan khusus yg diberikan utk memulai

serta mjd pedoman pelaksanaan kerja
Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan :
Berhub.dg keadaan sesungguhnya
Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan
personalia
Lengkap
Jelas, singkat & konsisten
Nada perintah harus menstimulir orang utk
melaksanakannya
Berupa saran /bukan paksaan

 Perintah dpt berupa :

a. Perintah umum & khusus
b. Perintah lisan & tertulis
c.

Perintah formal & informal

3. Delegasi wewenang

Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg

dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan
harus jelas
Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt
menimbulkan keengganan bawahan utk
mengambil suatu tindakan

4. Motivasi

Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg

diusahakan dpt mencapai keberhasilan
Motivasi positif = proses mempengaruhi orang
lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara
memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)
Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang
lian dg cara menakut-nakuti.

 Berbagai jenis motivasi positif :

a. Pujian

Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya

b. Pemberian informasi

Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan

c. Memperhatikan bawahan

Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg

tdk kaku &berinisiatif

d. Persaingan

Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan

dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja
lebih baik

e. Partisipasi

Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta

mengambil keputusan shg bawahan dpt
menerima perintah2 pimpinan

f. Kebanggaan

Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd

diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah
menerima perintah & memberinya semangat
kerja

g. Delegasi kekuasaan

Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima

delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena
telah dipercaya)

h. Uang

Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja

lebih giat & aktif

F. FUNGSI KOORDINASI
Merupakan usaha mensinkronkan serta
menyatukan kegiatan dr sekelompok orang
Usaha yg terkoordinir

yaitu bila
kegiatan2 itu harmonis, terarah &
diintegrasikan menuju tujuan2 bersama

Utk melakukan koordinasi diperlukan :

Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan
apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui
bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya
juga kapan tugas harus selesai
Sistem komunikasi

komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi

Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2
kerja, formulir2

 Informasi umpan balik

Arus informasi yg memungkinkan faktor2

produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg

diperoleh dg berdasarkan standar yg telah
ditentukan lebih dahulu

G. FUNGSI PENGAWASAN
Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan
segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar
/rencananya, serta melakukan perbaikan2

bilamana tjd penyimpangan

Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah
dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan
Langkah2 pengawasan :
1. Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil
pekerjaan yg sudah dilakukan

 Terdpt 2 bentuk :
Standar kuantitatif
terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin,
ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif
tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll
a.

2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg

standar utk mengetahui seberapa jauh adanya

penyimpangan yg telah tjd
3. Tindakan2 koreksi
Utk memperbaiki & menyempurnakan segala
kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk
sesuai dg rencana /standarnya.

 Syarat2 pengawasan yg baik :

1. Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd
2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan
3. Mempunyai pandangan ke depan
4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar
5. Luwes

6. Serasi dg pola organisasi

7. Mudah dimengerti
8. Diikuti dg perubahan