Anda di halaman 1dari 8

mengatur jadwal pimpinan

Diposkan oleh Manajemen dan administrasi di 11.41 Label: manajemen dsb


Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami dan mengatur kegiatan
pimpinan secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan
pentingnya pimpinan dibuatkan jadwal kegiatan; (2) mempersiapkan jadwal
kegiatan pimpinan

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan


pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor
yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin
mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin
mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu
Sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan
menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan : urutan surat
masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar tertib kegiatan pimpinan buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu,
misalnya harian, mingguan dan bulanan.
Praktik :
Hari ini, Senin 21 Oktober 2006 Terdapat beberapa tugas dan acara yang akan dikerjakan oleh
pimpinan. Aturlah kegiatan pimpinan tersebut dalam Agenda kerja pimpinan (Jadwal Kegiatan
Pimpinan) selama satu minggu pada formulir yang telah disediakan :
1. Senin, 21 Oktober 2006 , pukul 8.00-09.30 rapat staf di ruangan pimpinan
2. Senin, 21 Oktober 2006 , pukul10.00 12.00, menerima tamu Ibu Dwi Puspita untuk
membicarakan kontrak kerjasama.
3. Senin, 21 Oktober 2006, 13.00 15.00, menemui undangan Kepala SMK Negeri 1
Samarinda dalam rapat pembentukan Majelis Sekolah, kembali ke kantor sekitar pukul
15.30, kembali ke kantor kurang lebih jam 16.00
4. Bapak Felianus, Direktur PT Kumaha ingin bertemu pimpinan besok jam 08.00
5. Selasa, 22 Oktober 2006, pukul 08.00 16.00, mengikuti Seminar sehari di Hotel
Benakutai, Balikpapan., tidak kembali ke kantor
6. Rabu, 23 Oktoberl 2008, pukul 08.00-10.00, mendengarkan laporan hasil Survei lapangan
dari Ibu Maria Ulfah
7. Rabu, 23 Oktober 2006, pukul 10.00 menerima telepon dari Miss. Sakuku Rata dari
Sunkan, Jakarta
8. Rabu, 23 Oktober 2006, pukul 13.00-15.00, bertemu dengan Bapak Yose Sutomo direktur
PT Sumber Platina, kembali kekantor kurang lebih pukul 16.00
9. Rabu, 23 Oktober 2006 19.00 22.00 ada pertemuan KADIN dan acara ramah tamah
dengan Walikota Samarinda di Hotel Senyiur
10 Kamis, 24 Oktober 2006, pukul 08.00-09.30 pertemuan dengan Koordinator PSG SMK
Negeri 1 Samarinda Bapak Falah Y, membicarakan masalah Praktik Industri

11 Kamis, 24 Oktober 2006, pukul 09.00-12.00 membicarakan perluasan usaha di Tenggarong


dengan Ibu Sunarsih.
12. Jumat, 25 Oktober 2006, pukul 08.00-11.00 persiapan pengiriman ekspor Souvenir Khas
Kaltim ke AS ke kantor Deperindag.
13. Sabtu, 26 Oktober 2006, pukul 08.00 - 13.00 acara Turnamen Golf antar pengusaha
daerah Kaltim di Lapangan Golf Tanah Merah, tidak kembali ke kantor.
Peran Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas
Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah
pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturanperaturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi
agen per jalanan atau travel biro dengan mudah
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka
seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam
hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan
dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak
memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama
perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama
bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap
dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan
pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu
lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk
pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk
sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat
segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan
sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan
dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
Tiket perjalanan
Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan
dihubungi
Peta untuk kota yang akan dikunjungi
Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
Surat keterangan sehat dari dokter
Daftar perjalanan
Peta kota yang akan dikunjungi
Paspor
Visa
Health Certificatel
Fiskal

Mengurus pengangkutan:
1. Perjalanan dengan mobil
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
3. Perjalanan Laut
4. Perjalanan Udara

Mempersiapkan Penginapan:
1. Pemesanan kamar.
2. Check In.
3. Cara pembayaran
4. Check Out.

Laporan Biaya Perjalanan


Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu
membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya
sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku
pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui
pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :
Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya
kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan
menjamu relasi.

untuk

Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi
dari pihak perusahaan.
Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi
akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
Perjalanan dinas pimpinan adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan dalam rangka
melaksanakan tugas kedinasan.
Tujuan perjalanan dinas pimpinan :
- Mengikuti rapat nasional
- Mengikuti seminar kunjungan kerja
- Diklat
- Pelantikan
- Penjajakan kerja sama
- Acara seremonial
- Undangan RUPS
Beberapa tugas yang harus dilakukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan
sebagai berikut :
Perencanaan awal, meliputi ketahuilah tujuan, jenis perjalanan dinas dan lamanya perjalanan
Persiapan dokumen, ada dua jenis dokumen yang diperlukan oleh pimpinan yaitu dokumen internal
contoh surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas ( SPPD ) dan juga dokumen eksternal, contoh
KTP, paspor, fiskal, visa, dll
Penyusunan perjalanan dinas ( Itenary ),

Mengatur transportasi, yang diatur adalah transportasi keberangkatan, kepulangan dan transportasi
lokal pada saat melakukan perjalanan dinas
Mengatur akomodasi, mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tempat penginapan, yang
diatur adalah hotel tempat menginap.
Perencanaan keuangan, mengatur secara terperinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh
perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pimpinan.

Itenary adalah Daftar perjalanan yang memuat agenda yang akan dilakukan oleh pimpinan.
Kegunaan lain itenary adalah sebagai agenda kunjungan tamu, alat pengingat dan sebagai bahan
rujukan.
Hal - hal yang dilakukan sekretaris pada saat pimpinan melakukan perjalanan dinas :
Memastikan pimpinan tidak menghadapi masalah atau kendala dalam melakukan perjalanan dinas,
contohnya masalah transportasi, masalah administrasi atau dokumen yang tertinggal.
Memastikan bahwa itenary yang telah disusun tidak ada perubahan dan apabila ada perubahan
sekretaris harus segera memberitahukan kepada pimpinan. Jadwal kegiatan bisa dibuat secara
terpadu dalam satu lembar kertas, sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar
perjalanan dinas, satu untuk pimpinan, wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan untuk sekretaris.
Menangani surat masuk. Apabila pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas maka surat masuk
diberikan kepada pejabat pengganti, bila perlu berikan salinan surat tersebut kepada pimpinan,
surat dilaporkan kepada pimpinan dan surat dibiarkan menunggu sampai pimpinan kembali ( jika
surat hanya bisa ditangani oleh pimpinan dan tidak bisa ditangani oleh pejabat pengganti )
berikut ini akan di jelaskan tugas Pimpinan dan Sekretaris dan Pimpinan dalam perjalanan bisnis
menurut pemahaman saya dari beberapa sumber blog. jadi sudah saya Reproduksi lagi sebagai tugas
sekolah. selamat membaca!

Tugas Sekretaris dalam Menyusun Dokumen Perjalanan


Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan
yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus mempersiapkan Kelengkapan
Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang harus dilakukan sekretaris untuk
perjalanan pimpinan adalah :
1. Mempersiapkan surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan
melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Memesan atau membeli Tiket perjalanan
4. Membuat dan menyimpan daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank,
kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Mempersiapkan peta untuk kota yang akan dikunjungi (jika pimpinan meminta)
6. Menyimpan kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Mempersiapkan surat keterangan sehat dari dokter

8. Membuat daftar perjalanan


9. Mempersiapkan Paspor,Visa, Health Certificatel, Fiskal dll agar tidak tertinggal apabila pimpinan
akan melakukan perjalanan bisnis keluar negeri.
Tugas sekretaris dalam menyusun jadwal pertemuan sesuai waktu yang ditentukan
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan
dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan.
Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada
timetable dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157),
menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar
perjalanan, sebagai berikut :
1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan
Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan
pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat
yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
2. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines,
meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal
kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.
Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan
menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat
jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule)
dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa
informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itinerary) selama pimpinan
melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu
keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.
Tugas pimpinan dalam melaksanakan rencana perjalanan sesuai jadwal pertemuan
Seperti yang telah kita ketahui bahwa perjalanan bisnis pimpinan merupakan perjalanan yang
dilakukan pimpinan ke beberapa tempat untuk kepentingan bisnis perusahaan. Oleh karena itu maka
tugas seorang pimpinan yang paling utama dalam perjalanan bisnis adalah melaksanakan
serangkaian kegiatan yang telah di tentukan dengan penuh tanggung jawab.
Sebelum keberangkatan pejalanan bisnis ada perlengkapan perlengkapan yang harus dilakukan.
Meskipun sekretaris memiliki tugas untuk melakukan persiapan yang dibutuhkan tersebut akan
tetapi terkadang ada sesuatu yang tidak bisa dilakukan oleh seorang sekretaris. Sehingga pimpinan
perlu melakukannya sendiri, contohnya saja dalam pembuatan visa, passport, kartu kuning dll. Untuk
membuat passport, visa biasanya diperlukan persyaratan seperti KTP, akte kelahiran, cap jari atau
tanda tangan dll yang berkaitan dengan data pribadi sehingga tidak menutup kemungkinan bahwa

seorang sekretaris tidak memilikinya. Kemudian dalam pembuatan kartu kuning atau kartu
kesehatan maka perlu adanya pemeriksaan terhadap kesehatan pimpinan sendiri, karena
pemeriksaan kesehatan tidak bisa di wakilkan oleh orang lain.
Kemudian pada saat pelaksanaan perjalanan bisnis, tugas pimpinan adalah menghadiri semua
kegiatan yang telah tersusun dalam jadwal yang telah disusun oleh sekretaris. Kita tahu bahwa pada
saat pertemuan maka bisa terjadi pengunduran, keterlambatan atau perubahan jadwal yang
mendadak. Hal-hal tersebut apabila terjadi tanpa adanya konfirmasi terhadap pihak-pihak yang
bersangkutan maka akan tidak baik pada hubungan kerjasama antara kita dengan pihak tersebut.
Apabila seorang sekretaris tidak ikut dalam perjalanan bisnis, maka pimpinan lah yang harus
melakukan konfirmasi sendiri.
Tugas Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas
Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah
pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturanperaturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi
agen per jalanan atau travel biro dengan mudah
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka
seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam
hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan
dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak
memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama
perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama
bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap
dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan
pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu
lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk
pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk
sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat
segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan
sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan
perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan
dihubungi

5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi


6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
11. Visa
12. Health Certificatel
13. Fiskal
Mengurus pengangkutan:
1. Perjalanan dengan mobil
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
3. Perjalanan Laut
4. Perjalanan Udara
Mempersiapkan Penginapan:
1. Pemesanan kamar.
2. Check In.
3. Cara pembayaran
4. Check Out.
Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu
membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya
sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku
pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui
pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :
1. Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya
kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk
menjamu relasi.
Tanda bukti:
1. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi
dari pihak perusahaan.
2. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas
bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
3. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.