AUDIT OF THE PAYROLL &

PERSONAL CYCLE

MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS JASA

PERSONALIA

Siklus jasa personalia (personnel services cycle) suatu entitas

menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan
kompensasi eksekutif serta karyawan. Jenis-jenis kompensasi ini
meliputi gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi, bonus, opsi
saham, dan tunjangan karyawan (misalnya asuransi kesehatan dan
uang cuti). Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah
transaksi penggajian (pay roll transactions). Siklus jasa personalia
saling berkaitan dengan dua siklus lainnya. Pembayaran gaji dan upah
serta pembayaran pajak gaji dan upah berhubungan dengan transaksi
pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran. Distribusi biaya tenaga
kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi.
Perhatian dalam sisa bagian ini akan difokuskan terutama pada
kompensasi per jam kepada para karyawan serta pajak gaji dan upah
terkait, serta masalah pengukuran dan pengungkapan penting yang
berhubungan dengan opsi saham dan program pensiun.

AKTIVITAS PENGENDALIAN TRANSAKSI

PENGGAJIAN

DOKUMEN DAN CATATAN YANG UMUM

Dokumen dan catatan berikut ini penting dalam melaksanakan serta

mencatat transaksi penggajian:

Otorisasi personalia. Memo yang dikeluarkan oleh departemen personalia

yang menunjukkan pengangkatan seorang karyawan dan setiap
perubahan selanjutnya atas status karyawan itu untuk tujuan penggajian.

Kartu absen (clock card). Formulir yang digunakan oleh setiap karyawan
untuk mencatat jumlah jam kerja yang dilakukan setiap harinya selama
satu periode pembayaran. Kartu ini digunakan dengan jam waktu (time
clock) yang mencatat waktu pada kartu tersebut. Formulir ini dan
formulir berikutnya dapat digantikan dalam system yang modern dengan
tanda pengenal karyawan yang dimasukkan ke dalam suatu terminal
yang menghasilkan catatan elektronik mengenai waktu tersebut.

LANJUTAN

Tiket waktu (time ticket). Formulir yang digunakan untuk mencatat

waktu kerja seorang karyawan atas pekerjaan tertentu. Lama waktu
kerja ini seringkali dicetak oleh mesin.

Register penggajian. Laporan yang menunjukkan nama, penghasilan

kotor, potongan gaji dan upah, serta pembayaran bersih setiap
karyawan selama satu periode pembayaran. Register ini menyediakan
dasar untuk membayar karyawan serta mencatat gaji dan upah.

Rekening bank untuk penggajian imprest. Rekening yang menampung

setoran sebesar total gaji dan upah bersih yang dilakukan selama
setiap periode pembayaran, dan dan rekening ini ditarik cek untuk
membayar gaji serta upah para karyawan.

Cek gaji. Perintah penarikan kepada bank untuk membayar karyawan.

Cek ini juga disertai dengan sebuah memo yang dapat dilepas yang
menunjukkan penghasilan kotor serta potongan gaji dan upah.

LANJUTAN

lkhtisar distribusi biaya tenaga kerja. Laporan yang menunjukkan klasifikasi

akun untuk penghasilan pabrik kotor selama setiap periode pembayaran.

SPT pajak gaji dan upah. Formulir yang ditetapkan oleh otoritas pajak untuk
diserahkan bersama dengan pembayaran pajak yang dipotong dan karyawan
serta pajak gaji dan upah pemberi kerja untuk jaminan sosial serta
pengangguran federal dan negara bagian.

File personalia karyawan. File yang memuat data mengenai ikatan kerja setiap
karyawan dan memuat semua otorisasi personalia yang dikeluarkan untuk
karyawan tersebut, evaluasi kerja, serta tindakan disipliner, jika ada.

File induk data personalia. File komputer yang benisi data terkini mengenai
karyawan yang diperlukan untuk menghitung gaji dan upah seperti klasifikasi
pekerjaan, tarif upah, dan potongan.

File induk penghasilan karyawan. File komputer yang berisi penghasilan kotor,
potongan gaji dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama
tahun berjalan hingga tanggal pada hari itu menurut periode pembayaran.

FUNGSI FUNGSI DAN PENGENDALIAN

TERKAIT

Pemrosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian berikut ini:

Memulai transaksi penggajian yang mencakup:

Mengangkat karyawan.

Mengotorisasi perubahan gaji dan upah.

Penerimaan jasa, mencakup:

Menyiapkan data kehadiran dan pencatatan waktu.

Pencatatan transaksi penggajian, yang mencakup:

Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah.

Pembayaran gaji dan upah, yang mencakup:

Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil.

Menyerahkan SPT pajak gaji dan upah.

PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS SALDO GAJI

DAN UPAH

Pengujian substantif atas saldo gaji dan upah

biasanya dilaksanakan pada atau menjelang tanggal
neraca. Saldo-saldo tersebut mencakup kewajiban
akrual untuk gaji, upah, komisi, bonus, tunjangan
karyawan, dan pajak gaji dan upah, serta akun-akun
beban yang terkait.

MENENTUKAN RISIKO DETEKSI

Pengujian susbtantif atas saldo-saldo gaji dan upah

seringkali dibatasi pada penerapan prosedur analitis
atas akun-akun beban dan pos-pos akrual yang
terkait, serta pengujian rincian yang terbatas. Jika
prosedur analitis tersebut mengungkapkan fluktuasi
yang tidak diduga, maka akan diperlukan pengujian
rincian yang lebih ekstensif.

MERANCANG PENGUJIAN SUBSTANTIF

Auditor sudah memperoleh bukti yang mendukung

tujuan audit yang berkaitan dengan asersi eksistensi /

keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, serta
penilaian atau alokasi. Penjelasan kami tentang
pengujian substantif yang spesifik atas saldo-saldo gaji
dan upah dibatasi pada prosedur-prosedur berikut ini:
Menghitung kembali jumlah-jumlah akrual
Mengaudit tunjangan karyawan dan program pension
Mengaudit opsi saham dan hak apresiasi saham
Memverifikasi kompensasi pejabat

Menghitung Kembali kewajiban Gaji dan

Upah Akrual

Bagi banyak perusahaan perlu dibuat berbagai macam akun akrual pada
tanggal neraca sebesar jumlah yang terutang kepada pejabat dan karyawan
untuk gaji dan upah, komisi, bonus, uang cuti, dan sebagainya, serta sebesar
jumlah yang terutang kepada badan-badan pemerintah untuk pajak-pajak gaji
dan upah. Walaupun perhatian utama auditor mengenai beban gaji dan upah
untuk tahun berjalan tertuju pada lebih saji, namun untuk akun-akun akrual
akhir tahun perhatian utamanya adalah pada rendah saji. Hal yang juga harus
diperhatikan adalah konsistensi metode untuk menghitung akrual dan periode
ke periode.

Dalam memperoleh bukti mengenai kewajaran jumlah-jumlah akrual

manajemen, auditor harus mereview perhitungan manajemen atau melakukan
perhitungan sendiri. jumlah-jumlah akrual untuk pajak gaji dan upah harus
dibandingkan dengan jumlah yang diperlihatkan dalam laporan pajak gaji dan
upah. Selain itu, bukti tambahan juga dapat diperoleh dengan memeriksa
pembayaran sesudahnya atas jumlah akrual itu sebelum pekerjaan Iapangan
berakhir. Bukti yang diperoleh dan pengujian ini terutama menyangkut tujuan
yang berhubungan dengan asersi penilaian atau alokasi.

Mengaudit Tunjangan Karyawan dan Program

Pensiun

Banyak perusahaan menawarkan tunjangan pensiun dan pascapensiun yang signifikan

kepada para karyawan. Sejumlah perusahaan pabrikasi telah memiliki program pensiun
dengan tunjangan pasti yang menghadirkan masalah yang signifikan dalam hal
pengukuran beban pensiun, serta pengungkapan pensiun. Di sini risiko yang paling
signifikan berhubungan dengan salah saji dalam asersi penilaian atau alokasi (menentukan
beban pensiun), serta asersi penyajian dan pengungkapan (menulis catatan kaki tentang
pensiun). Program pensiun dengan

tunjangan pasti biasanya terkena persyaratan yang dikeluarkan Employee Retirement

Income Security Act (ERISA) tahun 1974, yang biasanya mensyaratkan audit terpisah atas
program pensiun. Auditor yang mengaudit laporan keuangan biasanya dapat mengacu
pada hasil audit ERISA ketika mengaudit beban dan pengungkapan pensiun. Pada saat
menyelesaikan audit ERISA, auditor biasanya akan menggunakan pakar dan luar untuk
mengaudit asumsi-asumsi aktuarial yang penting yang diperlukan untuk menentukan
beban pensiun dan proyeksi kewajiban tunjangan. Auditor juga harus mengevaluasi
kewajaran estimasi akuntansi utama, yaitu tingkat pengembalian yang digunakan untuk
menentukan proyeksi kewajiban tunjangan, pada saat mengaudit beban pensiun. Hal ini
biasanya melibatkan audit atas tingkat pengembalian jangka panjang perusahaan yang
diperoleh oleh aktiva program (bukan hanya pengembalian jangka pendek yang terakhir),
serta mengevaluasi tingkat pengembalian jangka panjang yang dilaporkan oleh
perusahaan lainnya di dalam industri tersebut.

Mengaudit Opsi Saham dan Hak Apresiasi Saham

Salah satu bentuk kompensasi karyawan yang umum bagi banyak perusahaan menyangkut
penggunaan opsi saham. Auditor harus menentukan (1) jenis program kompensasi insentif
yang digunakan untuk memberikan kompensasi kepada karyawan dan pejabat, (2) bagaimana
beban kompensasi ditentukan, dan bagaimana beban kompensasi dialokasikan ke berbagai
periode akuntansi, serta (3) kecukupan pengungkapan yang berkaitan dengan program
kompensasi insentif.

Pertama, auditor harus menentukan metode kompensasi insentif yang digunakan oleh
klien dan membaca kontrak-kontrak yang mendasari untuk mengidentifikasi istilah-istilah
penting yang berhubungan dengan program kompensasi insentif. Metode yang umum
digunakan mencakup penggunaan baik opsi saham insentif maupun, dalam beberapa kasus,
hak apresiasi saham. Hak apresiasi saham seringkali digunakan untuk memberikan karyawankaryawan kunci kas yang cukup untuk menggunakan opsi saham dan menyimpan saham itu,
bukan menjual saham guna mendapatkan kas yang cukup untuk menggunakan opsi.
Dalam
hal akuntansi untuk beban kompensasi, sebagian besar perusahaan menyusun program opsi
sahamnya untuk memenuhi persyaratan APB No. 25, sehingga mereka dapat menggunakan
pendekatan nilai intrinsik dan tidak melaporkan beban kompensasi yang berkaitan dengan
penggunaan opsi saham. Namun, hak apresiasi saham mengharuskan diakuinya beban
kompensasi, tanpa memperhatikan apakah hak itu digunakan selama periode berjalan atau
tidak. Auditor harus dengan cermat mengevaluasi ketepatan penerapan GAAP dalam konteks
syarat-syarat kontrak yang berhubungan dengan opsi saham dan hak apresiasi saham.

LANJUTAN

Masalah paling signifikan menyangkut program kompensasi insentif

berhubungan dengan pengungkapan yang memadai dalam laporan
keuangan. FASB No. 123 mewajibkan perusahaan untuk
mengungkapkan laba bersih dan laba per saham pro forma seperti
dalam menggunakan pendekatan nilai wajar. Akibatnya, auditor
harus mengaudit model penilaian yang digunakan untuk
menentukan riilai wajar opsi saham. Pada saat mengevaluasi
kewajaran penyajian dalam laporan keuangan, auditor mengevaluasi
asumsi-asumsi yang mencakup suku bunga bebas risiko, perkiraan
umur opsi, perkiraan volatilitas harga saham, dan perkiraan dividen.

Auditor juga harus mengevaluasi kewajaran penyajian

pengungkapan termasuk deskripsi program secara umum, serta
jumlah dan rata rata tertimbang harga penggunaan opsi yang masth
beredar pada awal dan akhir tahun, serta opsi yang diberikan,
digutiakan, dibatalkan, atau kadaluwarsa selama tahun berjalan.

Memverifikasi kompensasi Pejabat

Kompensasi pejabat sangat sensitif terhadap audit

karena dua alasan: (1) pengungkapan kompensasi
pejabat secara terpisah disyaratkan dalam laporan
10-K yang diserahkan perusahaan terbuka kepada
SEC, dan (2) para pejabat mungkin bisa
menghindari pengendalian dan menerima gaji,
bonus, opsi saham, serta bentuk kompensasi
lainnya yang melebihi jumlah yang diotorisasi.

Daftar Pustaka

Randal J. Elder, Mark S. Beasley, Alvin A. Arens, Amir

Abadi Jusuf, Jasa Audit da Assuranca (Pendekatan
Terpadu Aplikasi Indonesia) Salemba Empat buku 2,
2011 .