Anda di halaman 1dari 13

7

MODUL

KOMUNIKASI BISNIS (3 SKS)


POKOK BAHASAN :

PENULISAN BADNEWS
Oleh : Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si.
FAKULTAS

: EKONOMI

PROGRAM STUDI

: S1 AKUNTANSI/MANAJEMEN

TAHUN AKADEMIK

: 2007/2008

DESKRIPSI
Tidak ada seorang pun yang menukai berita buruk. Tidak ada orang yang suka menerimanya
dan tidak ada orang yang suka menyampaikannya. Menyatakan tidak untuk ide yang diusulkan
dari karyawan, pemegang saham, pelanggan bahkan saran baik dari kolegadpaat
menyebabkan seseorang menjadi tidak nyaman baik yang menyampaikan maupun yang
menerima. Menulis pesan-pesan negatif atau buruk perlu dilakukan secara profesional untuk
menghadapi perasanaan tidak nyaman baik bagi penulis maupun penerima pesan.

TUJUAN INTRUKSIONAL
Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat :

Penulisan Badnews

1; Memahami dan mampu menjelaskan bagaimana strategi menyampaikan pesan-pesan


buruk.

2; Memahami dan mampu menjelaskan langkah-langkah menulis pesan buruk.


3; Memahami dan mampu menjelaskan bentuk pesan buruk.
TOPIK PEMBAHASAN
1; Strategi Menulis badnews
2; Bentuk-Bentuk badnews.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

PENULISAN BADNEWS

7.1;

STRATEGI MENULIS BADNEWS


Mengirim pesan-pesan negatif atau badnews pada orang lain menjadi fakta kehidupan

dalam kegiatan perusahaan maupun menjadi bagian dalam khidupan karier seseorang. Hal
yang penting mendapat perhatian bagi penulis pesan negatif adalah mengakomodasi tujuantujuan utama dalam menulis pesan negatif. Langkah-langkah berikut dapat menjadi panduan
dalam menulis pesan-pesan negatif.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Merencanakan pesan, ketika merencanakan pesan-pesan negatif penulsi mempunayi


lima tujuan utama yaitu :

Memberitahukan berita buruk.

Memastikan penerimaan pesan.

Mempertahankan niat baik pembaca pesan.

Mempertahankan citra baik organisasi.

Mengurangi korespondensi masa yad.

Menulis pesan, ketika mengadaptasi pesan negatif pada penerima setiap aspke efektif
dan doplomatis dipertegas, bagaimanapun penerima
negatif

dan

mungkin

sangat

tidak

setuju

tidak ingin mendengar pesan


dengan

anda,

maka

pilih medium dg hati-hati, pengaturan yg tepat, gunakan frase positif.

Menyelesaikan pesan, penulsi pesan neghatif perlu memberi perhatian pada detil dan
revisi pesan untuk memastikan semua jelas, lengkap dan ringkas ingat kesalahan kecil
akan menjadi besar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Ketika menulis pesan negative berdasarkan langkah-langkah tersebut, penulis perlu


mempertimbangkan beberapa pemikiran kunci yang akan membantu menciptakan pesan-pesan
negative secara efektif. Beberpa pemikiran kunci diuraikan berikut ini,

1;

Pilih pendekatan terbaik, dalam mempertimbangkan pendekatan terbaik menulis pesan


negative beberapa hal berikut ini perlu menjadi pertanyaan terlebih dahulu, seperti
apakah berita buruk tersebut akan membuat syok penerima? Apakah penerima lebih
suka pada pesan yang bersifat langsung pada pkok masalah ?, bagaimana tingkat
kepentingan berita ini bagi penerima ?, apakah diperlukan memepertahankan hubungan
kerja yang dekat dengan penerima pesan?, apakah perlu menarik perhatian pembaca?,
apakah gaya yang lebih disukai penerima? Pendektan langsung atau tidak langsung dan
seberapa banyak komunikasi lanjut yang diinginkan anatara penerima dengan penulis
pesan ? jika ingin mengurangi respon penerima penulisan pesan negates dengan
pendekatan langsung akan lebih efektif.

2;

Untuk pendekatan tidak langsung buka pesan dengan sebuah penyangga yg efektif,
pendekatan tidak langsung membantu penerima pesan lebih siap menerima berita buruk
dengan cara menyampaikan terlebih dahulu alasan-alasan dari berita buruk.

3;

Berikan alasan-alasan dan informasi tambahan, pendekatan tidak langsung dengan


alasan yang relevan dan tepat penting untuk menghindari mengaburkan berita buruk
yang sesungguhnya akan disampaikan.

4;

Nyatakan berita buruk dengan jelas, memaparkan berita buruk dengan alasan-alasan
yang baik dan logis serta mengurangi tekanan pada berita buruk agar berita lebih
mudah diterima dan bila perlu menggunakan pernyataan pengadaian (bila atau ketika)
untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan
menerima, misal ketika Anda mempunuyai lebih banyak pengalaman manajerial, Anda
dipersilakan melamar kembali.

5;

Tutup pesan dengan catatan positif, penutup yang positif dapat membangun niat baik,
menawarkan saran untuk suatu tindakan dan memberi pandangan ke masa depan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Dalam pesan kepada pelanggan atau calon pelanggan, bagian penutup yang
memasukkan informasi penjualan kembali atau promosi penjualan mungkin pantas juga. Bila
meminta penerima pesan memutuskan antara beberapa alaternatif atau beberapa tidakan,
pastikan bahwa penerima tahu apa yang harus dilakukan , kapan harus melakukannya, dan
bagaimana melakukannya dengan nyaman. Apapun jenis konklusi yang akan digunakan,
panduan berikut ini akan sangat membantu penulis,

1; jagalah agar tetap positif, jangan mengulang atau minta maaf karena berita
buruk dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan-alasan
penulis pesan akan diterima.

2; Batasi korespondensi di waktu yang akan datang, dodorng komunikasi lebih jauh
hanya jika penulis pesan ingin mendiskusikan keputusan lebih lanjut. Jika tidak
hindari kata seperti bila anda mempunyai pertanyaan lebih lanjut, silakan ditulis.

3; Optimis tentang masa depan, jangan mengantisipasi masalah-masalah, hindari


pernyataan seperti bila Anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beritahu
kami.

4; Jadilah orang yang tulus, jangan gunakan kata klise yang tidak tulus, hindari
mengatakan bila kami dapat membantu silakan hubungi kami.

5; Jadilah orang yang percaya diri, jangan tunjukkan keraguan apa pun tentang
mempertahankan orang untuk tetap menjadi pelanggan, seperti frase kami
harap Anda akan terus melakukan bisnis dengan kami.

Memilih Pendekatan Langsung atau Tidak Langsung


Untuk Pesan-Pesan Negatif
Pendekatan Langsung

Pendekatan Tidak LAngsung

Dibutuhkan Ketegangan
Pembaca Tidak Akan Kecewa

Penerima Akan Tidak Suka


Penerima Terlibat Secara Emosi

Situasi Rutin
Penerima lebih menyukai berita buruk disampaikan lebih dulu

Penyangga
Alasan
Berita Buruk
Penutup Positif

Berita Buruk
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Alasan
Penutup Positif

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Berdasarkan uraian sebelumnya mengenai pendekatn penyampaian pesan yang baik


dapat disimpulkan bahwa penulisan pesan-pesan negative atau berita buruk sebaiknya
menggunakan pendekatan langsung jika penerima memahami kemungkinan adanya berita
negatif, meminta ketegasan, menyukai menerima berita buruk lebih dulu dan anda ingin
menghentikan respon. Untuk Pendekatan Tidak Langsung Buka Pesan dg Sebuah Penyangga
yg efektif

Buat landasan yg sama dengan penerima.

Validasi permintaan bila anda sedang merespons permintaan.

Jangan meremehkan keprihatinan pembaca.

Jangan menyesatkan pembaca untuk berpikir berita berikutnya baik.

Bila tepat, nyatakan rencana anda memperbaiki berita negatif.

Minta saran ahli bila kesulitan.

Sedangkan pendekatan tidak langsung lebih tepat digunakan ketika berita kemungkinan
menimbulkan syok dan ingin mempertahankan hubungan baik.
Langsung Buka Pesan dengan sebuah penyangga yg efektif.

Untuk Pendekatan Tidak


Penyangga adalah sebuah

pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan.
Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca yang bersangkutan,
penyangga perlu dibuat hati-hati karena pengangga tidak jujur dan tidak tulus dapat
menyesatkan atau menghina pembacanya. Penyangga yang baik mengandung hal-hal berikut
ini :

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Buat landasan yg sama dengan penerima.

Validasi permintaan bila anda sedang merespons permintaan.

Jangan meremehkan keprihatinan pembaca.

Jangan menyesatkan pembaca untuk berpikir berita berikutnya baik.

Bila tepat, nyatakan rencana anda memperbaiki berita negatif.

Minta saran ahli bila kesulitan.

Berdasarkan uraian sebelumnya dalam penulisan berita buruk perlu dilakukan menyampaikan
berita buruk dengan jelas dengan memperhatikan hal-hal berikut yaitu

Gunakan kata-kata bijak.

Kurangi tekanan berita buruk.

Bila ada perubahan keadaan masa yad dijelaskan.

Tekankan apa dapat dan sudah anda kerjakan.

Dan penutupan penulisan berita buruk dilakukan dengan membuat catatan positif

dan

memperhatikan hal-hal berikut ini :

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Ekspresikan harapan baik tanpa keliru menjadi positif.

Sarankan tindakan yg dapat diambil pembaca dan berikan informasi yg dibutuhkan.

Dorong komunikasi lebih lanjut jika ingin mendiskusikan situasi lbh lanjut.

Pertahankan pandangan positif di waktu yad.

Jenis-Jenis Penyangga
Persetujuan

Temukan poin dimana Anda dan


pembaca memiliki pandangan
sama

Kita berdua tahu betapa berat


menghasilkan laba dalam
industri ini.

Penghargaan

Ekspresikan terima kasih


dengan tulus

Cek dari Anda senilai $127


telah diterima kemarin, terima
kasih.

Kerjasama

Sampaikan keinginan anda


untuk mebantu dalam setiap
cara yang dapat anda lakukan.

Employee Services ada di sini


untuk memuluskan penjualan
bagi Anda semua yang bekerja
keras untuk mencapai tujuan
perusahaan.

Keadilan

Yakinkan pembaca bahwa anda


memeriksa dengan teliti dan
mempertimbangkan secara hatihati masalah atau menyebutkan
tindakan yang tepat yang telah
dilakukan.

Selama minggu lalu, kami telah


memonitor dengan teliti
mereka yang menggunakan
mesin fotocopi untuk melihat
apakah kami dapat mendeteksi
setiap pola penggunaan yang
mungkin menjelaskan
kerusakan mesin itu sering
terjadi.

Berita baik.

Mulailah dengan pesan baik dari


pesan anda.

Tombol pengganti untuk


kompor Anda sedang dalam
perjalanan, dikirimkan tanggal
10 Februari melalui UPS.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Memilih Kata-Kata Posistif


Saya
tidak paham
apa
maksud
HINDARI
NADA
NEGATIF
Anda.
Kerusakan tersebut tidak dapat
diperbaiki dalam seminggu.

TolongGUNAKAN
klarifikasikan
permintaan
Anda.
NADA
POSITIF
Penyangga
Barang-barang tersebut akan diperbaiki
minggu depan.

Akan ada penundaan dalam


pesanan Anda.

Kami akan mengirimkan pesanan Anda


secepat mungkin.

Anda jelas-jelas tampak kecewa.

Kami akan berbuat semampu kami


untuk memperbaikinya.

Rekening Anda ada yang salah.

Rekening Anda telah diperbaiki.

Kerusakan itu bukan kesalahan


kami.

Barang dagangan itu rusak dalam


pengiriman.

Maaf untuk ketidaknyamanan


Anda.

Kupon terlampir akan menghemat uang


Anda sebesar $5 di waktu yang akan
datang.

Kami menyesalkan
kesalahpahaman ini.

Saya berusaha semampu saya agar


lebih jelas mulai sekarang.

Sayangnya kami tidak


menerimanya.

Surat tersebut belum sampai.

yang terlampir
salah.
PusatLaporan
Pengembangan
Bahan Ajar
- UMB

Tolong periksa kembali


laporan
Rr. Niken
Purbasari, SE, M.Si
terlampir.
KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

7.2;

BENTUK BENTUK BADNEWS


Dalam aktivitas bisnis, karyawan sering harus menulis beraneka ragam pesan-pesan

negative dari mengumumkan penurunan penerimaan penjualan sampai memberikan penilaian


kinerja negative. Beberapa contoh pesan-pesan negative yang paling umum adalah menolak
permintaan rutin,menangani berita buruk tentang transaksi, menolak klaim dan permintaan
penyesuaian, mengirim berita-berita negtaif organisasi (mengeluarkan pengumuman negative
tentang beberapa aspek dari produk-proudk atau jasa-jasa atau operasi-operasi perusahaan,
mengirim pesan-pesan negative kepada karyawan seperti menolak lamaran kerja.
Menolak permintaan rutin, permintaan rutin yang daaing dan ketika kita tidak mampu
mengabulkan permintaan tersebut tantangan komunikasi utama adalah memberi respon
negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan ngatif atau merusak reputasi pribadi penulis
pesan atau perusahaan. Beberapa poin berikut dapat membantu dalam mengembangkan
pesan negative pada permintaan rutin, yaitu

a;

kelola waktu anda dengan hati-hati.

b;

Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan masalah masih terbuka.

c;

Tawarkan ide-ide alternative bila mampu.

d;

Jangan menyiratkan bahwa ada bantuan atau informasi lain yang mungkin tersedia
padahal sesungguhnya tidak ada.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si


KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Badnews

Menangani berita buruk tentang transaksi, pendekatan untuk berita buruk tentang
transaksi-transaksi bisnis tergantung pada harapan pelanggan, bila gagal memenuhi harapan
pelanggan, sebuah elemen permintaan maaf harus dipertimbangkan.
Menolak kliam dan permintaan untuk penyesuaian, gunakan pendekatan tidak langsung
dalam sebagian besar kasus yang menolak senuah klaim. Ketika menolak klaim lakukan
penulisan yang menyatakan tentang :

a; pemahaman perusahaan tentang keluhan.


b; Penjelasan dari penolakan klaim atau permintaan penyesuaian.
c; Akan dilakukannya tindakan alternatif.
Menolak permintaan surat rekomendasi, banyak orang atau mantan majikan yang menolak
untuk menulis surat rekondasi-khusunya orang-orang dengan kinerja tidak memuaskan. Ketika
mengirim penolakan pada calon majikan, pesan dapat dibuat singkat dan langsung dan tidak
perlu menyatakan kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda. Pesan dinyatakan langsung
pada memberi informasi yang diperbolehkan, misal :
Departemen Sumber Daya Manusi kami telah memberi kuasa kepada saya untuk
menyampaikan konfirmasi bahwa Yolanda Johnson bekerja untuk Tandy.Inc selama tiga tahun,
dari juni 1999 samapi junli 2001. semoga beruntung ketika mewawancarai pelamar
administrasi.
Menolak lamaran kerja, ketika menolak lamaran kerja ikuti tiga panduan berikut :

a; gunakan pendekatan langsung.


b; Nyatakan dengan jelas alasan tidak pelamar tidak terpilih, penjelasan dapat dibuat
spesifik tanpa menjadi bersifat personal jika menjelaskan bahwa perusahaan menerima
orang lain dengan pengalaman lebih atau kualifikasi yang sesuai.

c; Sarankan alternatif, mungkin perusahaan mempunyai lowongan pekerjaan lain dan


perusahaan bersedia mempertimbangkan pelamar tersebut.

Kepustakaan
1; Bovee, Courland L, Thill John V., Komunikasi Bisnis,
2002, Prenhalindo, Jakarta.
Pusat Pengembangan
Bahan
Ajar - UMB
Rr. Niken Purbasari, SE, M.Si
2; Djoko
Purwanto,
Komunikasi Bisnis, 2006, edisi
KOMUNIKASI BISNIS
ketiga, Erlangga, Jakarta.