SENARAI TUGAS GURU DATA

Peringkat
Jawatan
Waktu Bertugas

: Sekolah Menengah/Rendah
: Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29
: Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu
bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)

1.

Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang

ditetapkan oleh Guru Besar/Pengetua (PGB).

2.

Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang

diarahkan oleh Bahagian-Bahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan
Daerah (Gabungan) dan sekolah dan lain-lain agensi kerajaan.
a) Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS iaitu
melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan,
pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah
dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan:
i. Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar;
ii. Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain;
iii. Staf bukan guru;
iv. Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah;
v. Pendaftaran PTK;
vi. Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
b) Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan
seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM),
KWAMP, peperiksaan, asrama, kokurikulum, Buku Teks dll.
c) Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer; namun bagi sekolah
Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras IT.
d) Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat
sekolah bagi Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006-2010.

3.
4.
5.

Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat
peringkat sekolah.
Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS).
Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari
semasa ke semasa.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data:
1.

Mengemas kini data EMIS Online.

2.

Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.

3.

Memastikan data disemak dan disahkan.

4.

Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh: catatan atau alasan bagi
turun/naik (perubahan) data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat
Sekolah sebelum menghantar ke PPD.

5.

Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS
Online disemak dan disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD.

6.

Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan
pengurusan data EMIS Online.

7.

Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah

dengan baik. Segala kerosakan peralatan/perisian/talian internet hendaklah dilaporkan
kepada Pegawai Maklumat, PPD dengan segera supaya kutipan data tidak terganggu.

8.

Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan
menyimpan disket backup dengan baik.

9.

Jika berlaku kerosakan komputer /talian internet segala urusan kemas kini hendaklah
dilakukan di sekolah berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM.

10.

Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat
kerana ia merupakan bahan terkawal dan sulit.

PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH

1. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti Semak Ralat Data Online
dibersihkan.
2. Pihak sekolah menyerahkan Cetakan Semak Ralat Data Online kepada JU atau Pegawai
Maklumat Daerah yang telah disahkan PGB/PK1.
3. Pihak sekolah perlu mengesahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun (perubahan)
data enrolmen, dan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi
EMIS Online.

SENARAI SEMAK EMIS

Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Fail EMIS sekolah

Cetakan Analisa data kutipan Januari, April, Jun dan Oktober tahun semasa.
Sistem Utiliti Semak Ralat Data Online terkini
Manual Pengguna Utiliti EMIS Online terkini
Buku Definisi Variabel EMIS Online terkini
Kemaskini data dari masa ke semasa.
Muat turun data EMIS Online sekolah setiap akhir bulan.
Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu
Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi
EMIS .

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

SEKOLAH (JPMS)
1. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak,
dan ditentu sah bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan
menepati masa.
2. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam
rangkaian maklumat antara sekolah, PPD, JPN dan KPM.
3. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan peringkat sekolah.

4. Memastikan mesyuarat JMPS dilakukan pada akhir bulan Januari, April, Jun dan Oktober
(kutipan perdana) iaitu sebelum data EMIS Online dimuat turun oleh PPD / JPN / KPM.
GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH
AKTIVITI
Taklimat/
Penjelasan

PROSES
Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Online

Kemasukan
dan
pengemas
kinian data
sekolah

1)
2)

TINDAKAN
RUJUKAN
Pengetua/
Surat arahan
Guru Besar

memasukkan dan mengemas kini data

Guru Data
membuat semakan menggunakan aplikasi
Utiliti dan Verifikasi Asas
3)
membetulkan ralat data yang berkaitan yang
dipapar
4)
menyediakan catatan atau laporan ralat
terutama tentang turun/naik maklumat enrolmen
untuk dihantar ke PPD
5)
memastikan data yang tersimpan dalam
komputer di sekolah adalah data terkini yang telah
dikemas kini dan diperbaiki selepas verifikasi
terakhir dijalankan
Maklumat Sekolah
Profil Am
Pengurusan Sekolah
Kedudukan Sekolah
Kawasan
Bangunan
Bilik-bilik di sekolah
Kuarters Guru
Peralatan
Kemudahan Sukan
Tandas
Kenderaan
Tempat letak kenderaan

Dokumen berkaitan:
- pelan sekolah: keluasan
sekolah, bilangan dan,
kegunaan bilik, bilangan blok,
jenis padang/ gelanggang dll.
- penubuhan sekolah
- penyerahan sekolah
- geran tanah
- keadaan bangunan dari JKR
dll.

Maklumat Asrama
Bangunan Asrama
Bilik-bilik Asrama
Peralatan
Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru)
Maklumat Peribadi
Perkhidmatan

Manual Definisi Variabel EMIS

Online

Pelan asrama
- bilangan dan kegunaan bilik
- bilangan blok
- jenis padang/ gelanggang
dll.
Guru Data
dan
Pembantu

Fail Peribadi Guru dan staf

Dokumen berkaitan:

Tugas Khas
Tarikh-tarikh
Kelulusan Akademik
Kelulusan Ikhtisas
AKTIVITI

Tadbir

PROSES

- sijil akademik
- sijil ikhtisas
- jadual waktu peribadi
dll.
TINDAKAN
RUJUKAN

Kokurikulum
Bukan Guru
Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK
Elaun
Mata pelajaran Ajar
Sejarah Perkhidmatan
1) menyediakan nota penerangan ringkas untuk
dilampirkan bersama borang pengisian/
pengemaskinian maklumat
2)
mengagihkan borang dan
jadual yang berkaitan kepada mereka yang
berkenaan
3)
menjelaskan cara mengisi
borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat
4)
memaklumkan tarikh
mengumpul semula borang tersebut
5)
memastikan borangborang berkenaan telah diterima dan diisi dengan
lengkap
6)
memasukkan dan
mengemaskinikan data dalam EMIS Online
Maklumat Enrolmen
Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas
Bilangan Murid Yatim
Bilangan Murid Intervensi 3M
Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas
Bilangan Murid Khas
Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/
Tambahan KBSR
Bilangan Murid POL
Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1
Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah
Bilangan Murid Beragama Islam
Bilangan Murid Mengulang
Bilangan Pemegang Biasiswa
Bilangan Penghuni Asrama
Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak
meneruskan pelajaran)

Guru Data

PK HEM
Penyelaras/Guru Tingkatan
Guru Panitia/Bidang MP
Dokumen berkaitan:
Rekod/Jadual
Kehadiran Murid setiap
Tahun/ Tingkatan
senarai murid
contoh:
menerima biasiswa, yatim,
mengikut subjek elektif, Islam,
mendaftar Tahun/Ting. 1,
warganegara asing dll.

Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan

meneruskan dalam sistem lain)
Bilangan Warga Negara Asing
Kelas Cantum
AKTIVITI
1)
2)
3)
4)

PROSES
mengemaskini data berdasarkan dokumen
yang berkaitan
membuat semakan menggunakan aplikasi
Utiliti dan Verifikasi Asas
menganalisis naik/turun (perubahan) data
seperti yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi
Asas
menyediakan catatan/alasan bagi maklumat
dalam 3)

Penghantaran
data sekolah 1)
melakukan muat turun data ke dalam disket
ke PPD
untuk keselamatan data.
2)
mencetak Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah.
3)
mendapatkan tandatangan pengesahan
daripada PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam
Laporan yang dicetak.
4)
melakukan proses muat turun dalam disket.
5)
melabelkan disket serta tarikh kutipan dan
disimpan ditempat khas.
6)
menyerahkan data sekolah bersama Laporan
Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari
aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen
ke PPD.
7)
melaporkan segala masalah berkaitan
Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat
Daerah di PPD.

TINDAKAN

Guru Data

RUJUKAN

Carta Aliran
Pengurusan Data EMIS

Mula
Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil
sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama
Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu
Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru
Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS yang
berkenaan untuk dilengkapkan
Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang
diedarkan dan semak

Lengkapkan/kemaskini
semula maklumat dalam
sistem.

Tidak
lengkap

Maklumat lengkap
Ya
Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi
Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS
dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat

Buat semakan/ pembetulan

dan cetak semula

Tidak
tepat

Maklumat tepat
Ya
Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1

Buat semakan/ pembetulan

dan cetak semula

Tidak
lulus

Lulus

Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah

dan dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1
serta Pengetua/Guru Besar.
Guru Data muat turun data ke dalam disket / tumb drive
dan buat backup dan serta disimpan
Guru Data hantar Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah dan catatan/alasan ke PPD
Tamat