Anda di halaman 1dari 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM


INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

1. PENDAHULUAN
Audit internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh
Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu
sendiri. Audit Internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas
penerapan SMM yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu
Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan
Perguruan Tinggi (Rektor) hendaknya memastikan penetapan proses audit internal
berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM.
Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri
terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi
dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan menyediakan perangkat untuk
memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada
telah dipenuhi, karena Audit Internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM
ISO 9001:2000 Perguruan Tinggi.
Audit Internal ini, penting dan wajib dilakukan bagi Perguruan Tinggi yang
mengimplementasikan SMM ISO 900:2000, untuk memastikan dilakukannya tindakan
perbaikan sesuai hasil temuan Audit Internal yang telah dilakukan. Tanggapan Pimpinan
Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini diujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan
Manajemen. Disinilah semua hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan
ditindaklanjuti. Hasil temuan dari Audit Internal dan upaya tindak lanjut yang telah
diputuskan dalam Rapat Tinjauan Manajemen ini dituangkan dalam sebuah dokumen
yang disebut Rencana Manajemen Mutu.
2. TUJUAN
Bagi Perguruan Tinggi yang baru mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000, perlu
ditetapkan sasarannya menurut kondisi yang telah dicapai saat ini. Hal ini sangat penting,
agar hasil Audit Internal yang dilakukan tidak menjadi momok yang membebani auditee.
Karena jika temuan hasil Audit Internal ini jadi mo-mok yang membebani auditee
dikhawatirkan akan menimbulkan dampak psikologis bagi auditee dan resistensi
penolakan yang ting-gi terhadap Implementasi SMM ISO 9001:2000. Dampak terbesar
yang dapat ditimbulakan adalah kegagalan impelementasi SMM ISO 9001:2000 itu
sendiri.
Pimpinan Perguruan Tinggi yang baru membangun dan mengimplementasikan
SMM ISO 900:2000 kadang tidak sabar untuk segera melihat hasil implementasinya ini
melalui hasil Audit Internal. Begitu melihat hasilnya kadang kecewa, karena ternyata tidak
seperti apa yang diharapkan. Agar tidak membuat semua kecewa maka sasaran audit
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 1 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

perlu dirumuskan, disepakati dan dipahami oleh Pimpinan Perguruan Tinggi sesuai
dengan skedul implementasinya. Skedul implementasinya menurut pengalaman 6
bulanan, terasa lebih realistis dan tidak terlalu membawa dampak psikologis bagi auditee
yang melaksanakan SMM ISO 9001:2000. Berikut ini, rumusan sasaran Audit Internal
Perguruan Tinggi yang dikelompokkan menjadi 4 tahap yaitu :
a. Memastikan Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu
b. Memastikan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu
c. Memastikan Efektifitas Hasil
d. Mengukur Kinerja Manajemen Organisasi dan Kepuasan Pelanggan
a. Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu
Sasaran Audit Internal tahap 1 ini, digunakan untuk Perguru-an Tinggi yang
menerapkan SMM ISO 9001:2000 masih tahap awal yaitu tahap penyusunan
Dokumen Sistem Mutu. Tahap ini, tentunya banyak auditee yang baru melengkapi
dokumen sistem mutunya. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000
kurang lebih baru 6 bulan, sehingga tidak realistis jika sasaran Audit internal yang
dirumuskan lebih tinggi dari kondisi yang ada. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit
internal yang dirasa tepat adalah kelengkapan dokumen sistem mutu.
b. Kepatuhan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu
Sasaran Audit Internal tahap 2 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang
menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah
digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin. Tahap ini,
dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggung jawab, formulir
standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk
melaksanakan kegiatan sehari-hari. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO
9001:2000 kurang lebih baru 12-18 bulan, sehi-ngga sasaran Audit internal yang
dirumuskan mengukur tingkat kepatuhan dan konsistenan auditee dalam
menerapkan SMM ISO 9001:2000. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal
yang dirasa tepat adalah memastikan kepatuhan dan kekonsistenan implementasi
SMM ISO 9001:2000.
c. Keefektifan Hasil Implementasi SMM
Sasaran Audit Internal tahap 3 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang
menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah
digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin dan telah
melakukan pengukuran capaian sasaran mutu secara rutin. Tahap ini, selain dokumen
sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggungjawab, formulir standar
dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk melaksanakan
kegiatan sehari-hari, juga auditee telah melakukan pengukuran terhadap sasaran
mutu yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Tahap ini, waktu implementasi
SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 18-24 bulan, sehingga hasil-hasil capaian
sasaran mutu sudah dapat diukur. Dalam tahapan ini sasaran Audit internal diarahkan
kepada pemeriksaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Serta
pengukuran hasil dari proses kegiatan tersebut dan dibandingkan dengan sasaran
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 2 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

mutu yang telah ditetapkan. Hasil pembandingan antara sasaran mutu dengan hasil
capaiannya ini akan dapat dinilai dan diukur tingkat keefektifan dan efisiensi dari
SMM ISO 9001:2000 yang telah diimplementasikan. Oleh karena itu dokumen
Rencana Mana-jemen Mutu dari hasil Rapat Tinjauan Mutu menjadi dokumen yang
harus diperiksa dan ditelusur oleh auditor. Ketidaktercapaian sasaran mutu yang telah
ditetapkan ditelusur lebih lanjut sampai menemukan akar penyebab
ketidaktercapaiannya. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa
tepat adalah mengukur keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000.
d. Mengukur Kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan
Sasaran Audit Internal tahap 4 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang
menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap lanjut yaitu tahap yang telah melewati
tiga tahap sebelumnya, dan arah Audit internal tidak lagi masalah efektifan dan
efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000 lagi tetapi sudah mengarah pada
kemampuan kinerja Manajemen Perguruan Tinggi untuk menghasilkan jasa yang
mampu memuaskan mahasiswa, orang tua mahasiswa, masyarakat dan pihak-pihak
lain yang berkepentingan terhadap Perguruan Tinggi tersebut. Tahap ini, kinerja
manajemen Perguruan Tinggi benar-benar menjadi sasaran Audit Internal. Penerapan
audit terhadap klausul-klausul (standar) persyaratan SMM ISO 9001:2000 yang akan
menjadi objek utama dari audit dan Manaje-men Perguruan Tinggi harus mampu
membuktikan bahwa standar-standar SMM ISO 9001:2000 benar-benar telah
dipatuhinya. Auditor akan membuktikan komitmen Manajemen Perguruan Tinggi tersebut dengan dokumen Manual Mutu yang memuat pedoman, peraturan, kebijakan,
strategi, dan upaya-upaya manajemen dalam mencapai visi, misi dan sasaran mutu
Perguruan Tinggi serta memelihara SMM ISO 9001:2000 dalam rangka selalu
melakukan continual improvement sehingga memuaskan para pelanggan dan pihakpihak yang berkepentingan. Tahap ini, selain mengukur kinerja dari Manajemen
Perguruan Tinggi juga mengukur tingkat kepuasan pelanggan yang telah dilakukan
oleh Manajemen Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, tahap ini setidaknya Manajemen
Perguruan Tinggi sudah melakukan pengukuran terhadap kepuasan mahasiswanya
(sebagai pelanggan utama Perguruan Tinggi). Tahap ini, waktu implementasi SMM
ISO 9001:2000 telah 24-36 bulan, sehingga sasaran Audit internal yang dirumuskan
mengukur kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta
menjaga sustanibility penerapan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya.
Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa tepat adalah mengukur
kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta sustainability
implementasi SMM ISO 9001:2000.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 3 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

3. RUANG LINGKUP
Berlaku terhadap seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan
audit hingga rincian tindak lanjut.
Perencanaan Audit Internal dilaksanakan secara fleksibel agar memungkinkan
perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan
yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan,
memperhatikan subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Internal mencakup:
Penerapan proses secara efektif dan efisien.
Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
Kemampuan suatu sistem proses.
Penggunaan teknologi informasi.
Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
Kegiatan perbaikan.
Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.
Group Focus/ Area Audit:
Rektor, MR- Sekretariat ISO (KJM), Jurusan Pendidikan Agama Islam Fakultas Tarbiyah,
Jurusan Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah Fakultas Syariah, Jurusan Bahasa dan Sastra Arab
Fakultas Humaniora dan Budaya, Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris Fakultas
Humaniora dan Budaya, Jurusan Psikologi Fakultas Psikologi, Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (S2) Pasca Sarjana,
Fakultas Saintek (Jurusan Kimia, Jurusan Biologi,), BAAK (bagian akademik dan
kemahasiswaan), BAU (Bagian Keuangan, Bagian Umum, Bagian Kepegawaian, Bagian
Perencanaan), PKPBA, PKPBI, Ma'had, Lemlit, LPM, PSG, Perpustakaan, SAC dan
SAR.
4. KATEGORI TEMUAN AUDIT
Auditor melakukan proses audit berbasis berfokus pada aspek-aspek penting yang
mempunyai resiko dan potensi terjadi ketidaksesuaian dengan tujuan yang diperlukan
oleh persyaratan standar (s) ISO 9001:2000.
adapun metode audit yang digunakan:
Wawancara
Pengamatan Kegiatan/ Observasi
Review Dokumentasi
Kategori temuan dalam Internal Audit adalah:
1. Minor, yaitu temuan yang menunjukkan bahwa group fokus ISO 9001:2000 pada UIN
Maliki Malang belum dijalankan dan dikelola dengan sistem manajemen sesuai
dengan persyaratan standar dan belum menunjukkan kemampuan sistem untuk
mencapai sistem yang disepakati persyaratan untuk produk atau layanan. (Saran
perbaikan)
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 4 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

2. Major, yaitu temuan yang menunjukkan bahwa group fokus ISO 9001:2000 pada UIN
Maliki Malang tidak menjalankan dan mengelola sistem manajemen sesuai dengan
persyaratan standar terutama persyaratan yang berkaitan dengan produk , layanan
dan kepuasan pelanggan. (ketidaksesuaian)
5. TEMUAN AUDIT KINERJA
Pencatatan hasil temuan audit disesuaikan dengan rencana audit dan hasil
temuan audit dimasukkan dalam perencanaan tindakan pencegahan dan perbaikan.
Temuan audit menyimpulkan sebagai berikut:
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
Temuan
System tidak dapat memastikan Intellectual
customers property dapat dijamin identifikasi,
validasi dan kompetensi rekanan). (KS)
- Tidak sesuai dengan Klausul 7.5.4
(kepemilikan pelanggan) dan 7.4.1 (Proses
pembelian)

Tindak Lanjut
1. Membuat aturan tentang intellectual
costumers property;
2. Aturan dan Seleksi Rekanan Pembuat Ijasah,
akte IV, sertifikat dll

Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat.


Terkait pemantauan keluhan pelanggan (KS)
- Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Pengendalian terhadap catatan mutu dan arsip;
dokumen
eksternal;
penyimpanan
dan
penelusuran. (KS)
- Tidak
sesuai
dengan
klausul
4.2.4.
(pengendalian arsip)
System tidak dapat memastikan seleksi dan
evaluasi penerimaan mahasiswa sesuai dengan
standar UIN Malang. (jalur regular dan mandiri). Di
temukan banyak mahasiswa tarbiyah belum bisa
membaca huruf arab. (KS)
- Tidak sesuai dengan klausul 7.1. (perencanaan
realisasi produk)
System tidak dapat memastikan adanya efektifitas
komunikasi internal pada tingkatan organisasi,
sehingga banyak menimbulkan interpretasi
berbeda-beda pada tingkat fakultas dan jurusan.
(KS)
Tidak sesuai dengan klausul 5.5.3. (Komunikasi
internal)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;
perlindungan dan penulusuran)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan

1. Dibuat laporan Sasarn mutu sesuai dengan


periode pelaporannya.
2. Disusun form layanan dan keluhan
Disusun format catatan mutu dan arsip;
dokumen eksternal; penyimpanan dan
penelusuran.
1. Update format seleksi dan evaluasi dengan
kalibrasi
2. Pemantauan terhadap keterjaminan
obyektifitas hasil evaluasi dan seleksi.

Sosialisasi internal terkait dengan tanggung


jawab dan pendelegasian wewenang pada
bagian yang terkait proses SMM.

- Identifikasi arsip (hardware-software);


penataan owner; penyusunan berita acara
pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 5 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Berdasarkan hasil survey kepuasan pelayanan


akademik pada tingkat Universitas, diperoleh
hasil
bahwa
pelayanan
akademik
tidak
memuaskan. (lihat lampiran)

- Menginstruksikan (Membuat intruksi kerja)


tentang peningkatan pelayanan akademik
fakultas (sesuai dengan indikator/ instrumen
kepuasan pelayanan) kepada semua bagian
pelayanan.
- Menambah fasilitas pendukung layanan
akademik.

BAGIAN UMUM
Temuan
System
belum
dapat
menjamin
fungsi
Mengendalikan, memantau serta mengevaluasi
pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana
di lingkungan di Rektorat, Biro,
gedung
kuliah/kelas, unit-unit di UIN Malang (KS).
- Tidak ada pemeliharan rutinitas yang terjadwal
pada bagian2 tertentu. Misalnya : AC; APAR;
Hydrant; PC; foto Kopi; dll. Hanya
dilaksanakan
perbaikan
apabila
ada
permintaan.
- Pada fakultas Ekonomi alarm tidak dapat
dipastikan berfungsi dengan baik (bunyi
sendiri).
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03
tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan
Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)

Tindak Lanjut
- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana dan prasarana.
- Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
servis peralatan; Labelilasi kartu servis
peralatan

Perlu dipastikan bahwa penataan tata ruang dan


pengendalian stok barang dilakukan dengan baik.
(SP)

Melakukan penataan tata ruang dan


pengendalian stok barang sesuai dengan kartu
kontrol

Perlu dipastikan adanya kejelasan cakupan


tanggung jawab pemeliharaan terhadap LCD (di
kelas atau di tempat bagian lain). (KS)

- Dipastikan Check LCD sebelum diserahkan


ke Bagian Umum.
- Re-koordinasi semua pihak yang terkait
membahas MOU dengan Rekanan terkait
penggadaan LCD.
- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana dan prasarana.
- Re-koordinasi semua pihak yang terkait
(Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang job
diskripsi dan Prosedur Pemeliharaan.

Sistem belum dapat menjamin identifikasi


sarana/prasarana (BMN) yang ada pada masingmasing ruangan setiap 6 (enam) bulan sekali:
- Status/ kondisi barang/ alat (baik/ rusak/ perlu
perbaikan)
- Mutasi barang/ alat
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03
tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan
Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)
Sistem tidak menjamin informasi pelanggan
dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (SP)
- Papanisasi layanan informasi lay-out gedung

Disusun flow card (alur informasi) pelayanan


dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 6 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

rektorat; informasi Pelayanan Kinerja dll.)


Sistem Belum menjamin keamanan parkir
(motor; mobil dan perlengkapannya) (SP)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat.
Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1.
Perbaikan berlanjut (KS)

konsistensi pengecekan kepemilikan kendaraan


oleh petugas keamanan, dll.
Dibuat laporan sasaran mutu Bagian Umum
sesuai dengan periode pelaporannya

BAGIAN KEUANGAN
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi Pelanggan
dijalankan dengan baik (petunjuk layanan).
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal
ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan
berlanjut (KS)

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.

Sistem tidak dapat menjamin pelaksanaan up- dating


IKN dan BMN secara periodik. (Asas penggunaan
BMN oleh Unit; Fakultas dll). (KS)
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.2.2 tentang kompetensi; Trainning dan
Responsibility)

- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan


sarana dan prasarana.
- Re-koordinasi semua pihak yang terkait
(Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang
job diskripsi dan Prosedur Pemeliharaan.

Ditemukan adanya overload job diskription pada


bagian BMN; IKN dan perhitungan anggaran. (SP)

Permintaan tambahan pegawai


peningkatan efektifitas pegawai baru.

Sistem tidak dapat menjamin pelaksanaan up- dating


kompetensi pelaksana pengadaan (Sertifikat L2). (SP)
(Tidak sesuai dengan Keppres No 80 Tahun 2003 dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)

Re-koordinasi semua pihak yang terkait


pada proses pengadaan (Bagian Umum;
PD-2 dan UPT) tentang Sertifikasi L2.

Sistem tidak menjamin adanya:


1. Daftar Rekanan yang telah disetujui belum
ditetapkan.
2. Seleksi
dan
evaluasi
rekanan
belum
dilaksanakan.
3. Rekapitulasi Penilaian rekanan belum dibuat.
(Tidak sesuai dengan Klausul 7.41. tentang
Pembelian)

Kriteria dan metode seleksi akan dilengkapi


dalam Prosedur dan Dokumen Eksternal
Keppres No 80 Tahun 2003
1. Membuat Daftar Rekanan yang telah
disetujui sesuai Prosedur Pengadaan
Barang dan Jasa
2. Membuat seleksi dan evaluasi rekanan
sesuai Prosedur Pengadaan Barang
dan Jasa
3. Rekapitulasi Penilaian rekanan sesuai
Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa.

Dibuat laporan
Keuangan.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

sasaran

mutu

Bagian

atau

Page 7 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

BAGIAN KEPEGAWAIAN
Temuan
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi
kepegawaian dijalankan dengan baik (petunjuk
layanan).
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa
dokumen penunjang data diri (personal file) dijaga
dengan baik oleh Bagian Kepegawaian, misalnya:
salinan sertifikat pelatihan, sejarah pelatihan, dll.
(tidak sesuai dengan Klausul 4.2.4: Pengendlian
catatan dan Klausus 7.5.4 : kepemilikan pelanggan)
(KS)
Perlu dipastikan bahwa back up data komputer
SIMPEG selalu dijaga oleh Bagian Kepegawaian.
(tidak sesuai dengan Klausul 4.2.4: Pengendlian
catatan dan Klausus 7.5.4 : kepemilikan pelanggan)
(KS)
Dapat dipastikan bahwa Sistem menjamin adanya
analisis kebutuhan tenaga kontrak, seleksi dan
evaluasi terhadap tenaga kontrak.
(tidak sesuai dengan Klausul 6.2.2 analisa SDM dan
Kompetensi) (KS)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat.
Terkait pemantauan keluhan pelanggan (KS)
- Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
Melakukan penataan
personal file.

secara

berkala

Melakukan penataan secara berkala backup data.

- Mendata analisis kebutuhan tenaga


kontrak dari unit/ fakultas
- Pelaksanaan seleksi dan evaluasi
terhadap tenaga kontrak diserahkan
ekapda unit/ fakultas
1. Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
dengan periode pelaporannya.
2. Disusun form layanan dan keluhan

BAGIAN PERENCANAAN
Temuan
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi
kepegawaian dijalankan dengan baik (petunjuk
layanan; Struktur organisasi, dll).
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Komunikasi internal dengan unit; lembaga dan
fakultas tidak dipastikan berjalan efektif
Ditemukan pada unit; fakultas; lembaga kurang
memahami tentang perencanaan.

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.

Ditemukan adanya kinerja yang harus dibuatkan


prosedur mutunya. misal: PM Evaluasi RKA-AL

Disesuaikan dengan standart yang telah


dijalankan

Selalu dilakukan komunikasi internal secara


rutinitas
(sesuai
dengan
prosedur
Komunikasi internal) agar memahami
tentang perencanaan.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 8 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

PROGRAM PASCASARJANA
Temuan
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana)
secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal.
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)

Tindak Lanjut
- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana dan prasarana.
- Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
servis peralatan; daftar inventaris barang
dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.

Control of Monitoring and measuring devices. Klausul


7.6 (KS)
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan
validasi penilaian (soal ujian)
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan
pengecekan secara manual dan validasi display.
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan
belum dijalankan (survey kepuasan)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)

- Sosialisasi tentang alat penilaian yang


harus ada unsur kalibrasi antara dosen
MK atau serumpun.
- Menginstruksikan kepada dosen untuk
mendisplaykan
hasil
rekapitulasi
penilaian ujian secara manual.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Sosialisasi prosedur mutu peninjauan
dan revisi kurikulum
- Workshop kurikulum yang mencakup
keseluruhan Stakeholder.
- Penyusunan kembali katalog (manual)
yang memudahkan akses pelayanan.

Evaluasi dan peninjauan kurikulum belum dilaksanakan


secara
terbuka
yang
mencakup
keseluruhan
stakeholder (Pakar: alumni; Request: dll)
Tidak sesuai dengan Klausul 7.3 : Desain dan Realisasi
System tidak menjamin perpustakaan dapat diakses
mahasiswa dengan mudah (tidak adanya catalog yang
memudahkan akses pelayanan)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Disarankan untuk meningkatkan status akreditasi prodi.

Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan


tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai


dengan periode pelaporannya; menyusun
strategi pencapaian.

System tidak menjamin evaluasi dan seleksi terhadap


kompetensi outsourching dosen.
Tidak sesuai dengan klausul 6.2.2 (kompetensi)

Kriteria dan metode seleksi akan dilengkapi


Dokumen
penunjang
kebutuhan
outsourching dosen.
- Membuat Daftar kebutuhan dosen yang
telah disetujui
- Membuat seleksi dan evaluasi sesuai
Prosedur
- Membuat Rekapitulasi Penilaian sesuai
Prosedur
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen

Sistem tidak menjamin identifikasi informasi pelayanan


dijalankan dengan baik (petunjuk layanan).
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap
catatan
mutu/
arsip
(Penyimpanan;
perlindungan dan penulusuran) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 9 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS TARBIYAH
Temuan
Tindak Lanjut
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) - Sosialisasi
prosedur
mutu
secara mandiri tidak dijalankan dengan
pemeliharaan sarana dan prasarana.
maksimal. Misalnya baterai AC. (KS)
- Penyusunan jadwal pemeliharaan;
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03
kartu
servis
peralatan;
daftar
tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan
inventaris barang
dan alat; dan
Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)
Daftar Inventaris ruangan.
Belum memastikan bahwa organisasi
menentukan dan mengelola lingkungan belajar/
layanan sesuai dengan persyaratan
pembelajaran. (KS)
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak
pada tempatnya.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan
kerja
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi
pelayanan dijalankan dengan baik (petunjuk
layanan).
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer
focus) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan).
(KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Sistem
tidak
menjalankan
efektifitas
pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip
(Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran).
(KS)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan
Laporan pencapaian sasaran mutu belum
dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai
target. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Control of Monitoring and measuring device. 7.6
(KS)
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi
dan validasi penilaian (soal ujian)
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan
melakukan pengecekan secara manual dan
validasi display.

1. Penataan ulang sesuai dengan


efektifitas layanan.

Disusun flow card (alur informasi)


pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan

keluhan yang di rekam validasinya


maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Identifikasi arsip (hardware-software);

penataan owner; penyusunan berita


acara pengudangan arsip
kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu
Pengendalian Dokumen
Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
dengan periode pelaporannya;
menyusun strategi pencapaian.
- Sosialisasi

tentang alat penilaian


yang harus ada unsur kalibrasi antara
dosen MK atau serumpun.
- Menginstruksikan
kepada dosen
untuk
mendisplaykan
hasil
rekapitulasi penilaian ujian secara
manual.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 10 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar


Inventaris ruangan dengan daftar inventaris
yang ada pada bagian umum.
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur)
(KS)
Pemeriksaan sistematis terhadap desain dan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai
dengan aturan yang telah ditetapkan. (KS)
(Standar kompetensi lulusan ; Penyusunan Peta
Kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK
kurikulum)

- Re-iventarisasi sarana dan prasana.


- Membuat daftar rekanan

- Sosialisasi prosedur mutu peninjauan

dan revisi kurikulum


- Penyusunan SKL dan Peta kurikulum
- work shop

FAKULTAS EKONOMI
Temuan
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai
dengan persyaratan pembelajaran. (KS)
Ruang layanan akademik (BAA) yang tidak rapi
(Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar
Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang
ada pada bagian umum.
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan
proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya
rekapitulasi setiap bulan. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Belum dapat dijalankannya: pemantauan dan validasi
realisasi pelaksanaan pemeliharaan sarana dan
prasarana. (mis: Baterai AC)
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) (KS)
Sistem tidak menjamin masing-masing job discription
dipahami oleh masing-masing personalia.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)

Tindak Lanjut
Penataan lay-out ruangan sesuai dengan
efektifitas layanan.

- Dibuat form regestrasi pelayanan dan


keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Re-iventarisasi sarana dan prasana.
- Membuat daftar rekanan

Mempertegas fungsi BAA

- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan


sarana dan prasarana.
- Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
servis peralatan; daftar inventaris barang
dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
- Sosialisasi job discription yang telah
tersusun
- Menempel job discription pada masingmasing meja

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 11 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS SYARIAH
Temuan
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana)
secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal.
Misalnya AC bayak yang mati; baterai remote AC
habis. (KS)
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai
dengan persyaratan pembelajaran. (KS)
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada
tempatnya/ tidak di validasi; Ada kabel yang
melintang.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Sistem tidak menjamin masing-masing job discription
dipahami oleh masing-masing personalia.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan). (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;
perlindungan dan penulusuran)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan. (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan
proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya
rekapitulasi setiap bulan. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
System belum memastikan adanya pengendalian,
pemantauan dan pengukuran evaluasi/ ujian. Klausul
7.6 (KS)
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan
validasi penilaian (soal ujian)
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan
pengecekan secara manual dan validasi display.
- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar
Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang
ada pada bagian umum. (SP)
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur)

Tindak Lanjut
- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana dan prasarana.
- Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
servis peralatan; daftar inventaris barang
dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
1. Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
layanan.
2. identifikasi layanan sesuai dengan job
diskription

- Sosialisasi job discription yang telah


tersusun
- Menempel job discription pada meja
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen
Mempertegas fungsi BAA

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai


dengan periode pelaporannya; menyusun
strategi pencapaian.
- Sosialisasi tentang alat penilaian yang
harus ada unsur kalibrasi antara dosen
MK atau serumpun.
- Menginstruksikan kepada dosen untuk
mendisplaykan
hasil
rekapitulasi
penilaian ujian secara manual.
- Re-iventarisasi sarana dan prasana.
- Membuat daftar rekanan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 12 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Pemeriksaan
sistematis
terhadap
desain
dan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan
aturan yang telah ditetapkan. (SP)
(Standar kompetensi lulusan ; Penyusunan Peta
Kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK kurikulum)

- Sosialisasi prosedur mutu peninjauan


dan revisi kurikulum
- Penyusunan SKL dan Peta kurikulum
- work shop

FAKULTAS PSIKOLOGI
Temuan
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) secara
mandiri tidak dijalankan dengan maksimal. Misalnya AC
bayak yang mati; baterai remote AC habis. (KS)
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul
6.3 tentang Infrastuktur)

Tindak Lanjut
- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana dan prasarana.
- Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
servis peralatan; daftar inventaris barang
dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.

Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan


mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan
persyaratan pembelajaran. (KS)
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada
tempatnya;
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan
belum dijalankan (survey kepuasan)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)

- Penataan ulang sesuai dengan efektifitas


layanan.
- identifikasi layanan sesuai dengan job
diskription

Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian


terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan
dan penulusuran) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan
Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses
belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya
rekapitulasi setiap bulan. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)

- Dibuat form regestrasi pelayanan dan


keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen
Mempertegas fungsi BAA

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai


dengan periode pelaporannya; menyusun
strategi pencapaian.

System belum memastikan adanya pengendalian,


- Menginstruksikan kepada dosen untuk
pemantauan dan pengukuran evaluasi/ ujian. Klausul 7.6
mendisplaykan
hasil
rekapitulasi
(KS)
penilaian ujian secara manual.
Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan
pengecekan secara manual dan validasi display.
Sistem belum memastikan pengesahan hasil peninjauan
pengesahan hasil peninjauan dan
dan pengembangan kurikulum setiap tahun (tidak ada SK
pengembangan kurikulum harus disahkan
Dekan tentang pengesahan kurikulum) (KS) Tidak sesuai
dalam bentuk SK (lainnya)
dangan klausul 7.3.1 (perencanaan desain dan
pengembangan)
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang
Page 13 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS HUMBUD
Temuan
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana)
secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal.
Misalnya AC banyak yang mati; baterai remote AC
habis. (KS)
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai
dengan persyaratan pembelajaran. (KS)
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada
tempatnya
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;
perlindungan
dan
penulusuran)
mis:
tidak
ditemukannya dokumen terkait Posedur Mutu PKLI
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan. (KS)
Sistem belum memastikan pengesahan hasil
peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap
tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan
kurikulum). (KS)
Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan
desain dan pengembangan)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Pengelolaan laboratorium (Laboran; pengelola;
Petunjuk penggunaan peralatan-perlengakapan lab,
dll) belum dipastikan dilaksanakan sesuai prosedur.

Tindak Lanjut
- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana dan prasarana.
- Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
servis peralatan; daftar inventaris barang
dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
- Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
layanan.
- identifikasi layanan sesuai dengan job
diskription

- Dibuat form regestrasi pelayanan dan


keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen
pengesahan hasil peninjauan dan
pengembangan kurikulum harus disahkan
dalam bentuk SK (lainnya)

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai


dengan periode pelaporannya; menyusun
strategi pencapaian.
Kompetensi laoran;
Dibuat jadwal pemakaian;
Daftar rekanan pemeliharaan/ perbaikan
Dibuat work intruction yang dipahami oleh
pemakai lab.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 14 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

SAINSTEK (Jurusan Biologi dan Jurursan Kimia)


Temuan
Perlu dipastikan bahwa pemeliharaan perangkat
laboratorium dilakukan dengan baik. Jadwal
pemeliharaan, verifikasi dan kalibrasi harus ditentukan
dengan jelas. (KS)
(Tidak ada work instruction di laboratorium; Jadwal
pemeliharaan, materials safety, dll)
Tidak sesuai dengan klausul 6.3: Infrastruktur dan
klausul 7.6: pengandalian, monitoring dan pengukuran
Perlu dipastikan bahwa pengendalian dan
pengawasan terhadap bahan-bahan kimia selalu
dilakukan, misalnya: tanggal kadaluarsa, MSDS,
pengolahan limbah; dll.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
dan
klausul 7.6: pengandalian, monitoring dan pengukuran
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai
dengan persyaratan pembelajaran.
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak
divalidasi;
- Ada kabel yang melintang.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Sistem tidak menjamin masing-masing job discription
dipahami oleh masing-masing personalia.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;
perlindungan dan penulusuran)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan
Sistem belum memastikan pengesahan hasil
peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap
tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan
kurikulum tahun 2009). (KS)
Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan
desain dan pengembangan)
- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar
Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang
ada pada bagian umum.
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infrastruktur )

Tindak Lanjut
- Menetapkan dan mensosialisasikan work
instruction (WI); pemeliharaan dan
penggunaan perangkat laboratorium

- Membuat daftar pengendalian dan


pengawasan bahan kimia. (daftar
kedaluarsa; MSDS, dll)
- Membuat prosedur pembuangan/
pengolahan limbah.
- Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
layanan.
- identifikasi layanan sesuai dengan job
diskription

- Sosialisasi job discription yang telah


tersusun
- Menempel job discription pada meja
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen
pengesahan hasil peninjauan dan
pengembangan kurikulum harus disahkan
dalam bentuk SK (lainnya)

- Re-iventarisasi sarana dan prasana.


- Membuat daftar rekanan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 15 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Sistem belum memastikan pengesahan hasil


peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap
tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan
kurikulum)
Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan
desain dan pengembangan)
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/
mahasiswa dijalankan dengan baik (petunjuk
layanan).
(Identifikasi layanan: informasi lay-out ruang/ lantai,
dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)

pengesahan hasil peninjauan dan


pengembangan kurikulum harus disahkan
dalam bentuk SK (lainnya)

Disusun flow card (alur informasi)


pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.

MAHAD
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table
identification; dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Tidak dijamin pelaksanaan Survey kepuasan alumni;
wali santri dan survey azas kemanfaatan bagi
masyarakat.
(Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Perlu dipastikan untuk perawatan dan penyediaan
sarana dan prasarana mahad dapat dijalankan dengan
baik. (air; listrik ; kebersihan; Kamar mandi, saluran air,
kamar santri, dll) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infrastruktur
Pemeriksaan
sistematis
terhadap
disain
dan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan
aturan yang telah ditetapkan. (ditemukan banyak silabus
yang tidak divalidasi)
(Tidak sesuai dengan klausul 4.2.2. (pengendalian)
Ketaatan santri terhadap aturan tidak selalu
dilaksanakan dengan baik, misalnya membuang
sampah; pemakaian listrik; jadwal piket; peran musrif/
fah, dll) (SP)
Hasil evaluasi dan penilaian Mahad terhadap santrisantriwati yang diberikan kepada fakultas belum
dipastikan ditindak lanjuti oleh fakultas secara makismal.
(SP)
Ditemukan hasil penilaian mahad (sebagai bagian
rekomendasi prasyarat mata kuliah tertentu) belum di
tindak lanjuti oleh fakultas/ jurusan.

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Membuat survey alumni dan wali santri
- Penyusunan jadwal pemeliharaan dan
kebersihan masing-masing ruangan.
- Penambahan tenaga kebersihan
Dibuat jurnal, SAP dan Silabus kurikulum,
yang menunjukkan adanya validasi dan
monitoring kesesuaian proses belajar
mengajar.
Menyusun aturan baru yang memperjelas
batas-batas peraturan yang ada.
Melakukan komunikasi internal dengan
fakultas.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 16 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

PKPBA
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table
identification; dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan
belum dijalankan (survey kepuasan)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)
Control of Monitoring and measuring device.Klausul 7.6
(KS)
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan
validasi penilaian (soal ujian)
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan
pengecekan secara manual dan validasi display.
Lingkungan kerja di PKPBA perlu ditingkatkan. Selama
proses audit, lingkungan kerja dalam kondisi buruk.
disarankan agar proses administrasi dan ruang dosen
dilakukan dengan mengakses secara mandiri. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 6.3: Lingkungan kerja
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut
(KS)

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Sosialisasi
tentang
alat
penilaian
(validasi: pengukuran) terhadap soal
ujian/ evaluasi
- Menginstruksikan kepada dosen untuk
mendisplaykan
hasil
rekapitulasi
penilaian ujian secara manual.
Penataan kembali lingkungan kerja ;
Koordinasi dengan lembaga terkait
keterbatasan ruang antara dosen dan staff
Dibuat laporan sasaran mutu untuk
dievaluasi

PKPBI
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table
identification; dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap kepuasan/ keluhan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut
(KS)
Pemeriksaan
sistematis
terhadap
desain
dan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan
aturan yang telah ditetapkan.
(Peninjuan kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK
kurikulum; )

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
Dibuat laporan sasaran mutu untuk
dievaluasi
- Sosialisasi prosedur mutu peninjauan
dan revisi kurikulum

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 17 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

LEMLIT
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table
identification; Struktur Organisasi; Flow caerd layanan,
dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Identifikasi; Pemantauan dan evaluasi terhadap /
kepuasan keluhan pelanggan belum dijalankan (survey
kepuasan) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)
Komunikasi internal lemlit dan fakultas tidak dipastikan
berjalan efektif. Ditemukan pada fakultas. (SP)
Ditemukan banyak dosen yang kurang memahami
tentang proses dan standart baru pengembangan dan
penelitian.

Sangat disarankan untuk menjalin kerja sama dengan


unit-unit terkait (LPM; PD-2; Kemahasiswaan) (SP)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut
(KS)

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
1. Selalu dilakukan komunikasi internal
secara rutinitas (sesuai dengan prosedur
Komunikasi internal) agar memahami
tentang proses pengembangan dan
penelitian
2. Membuat instrumen untuk analisa
problem ketidakikutsertaan dosen dalam
penelitian.
Dibuat laporan sasaran mutu untuk
dievaluasi

PSG
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table
identification; Struktur Organisasi; Flow card layanan,
empati pelayanan dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Identifikasi; Pemantauan dan evaluasi terhadap /
kepuasan keluhan pelanggan belum dijalankan (survey
kepuasan) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap
catatan
mutu/
arsip
(Penyimpanan;
perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya
dokumen terkait Posedur Mutu; Catatan Mutu, dll)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan. (KS)
Control of Monitoring and measuring device.Klausul 7.6
(KS)
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan
validasi penilaian kelulusan sekolah gender.

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Dibuat form regestrasi pelayanan dan
keluhan yang di rekam validasinya
maksimal 1 bulan sekali.
- Melakukan analisis survey
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen
- Sosialisasi
tentang
alat
penilaian
(validasi: pengukuran) terhadap soal
ujian/ evaluasi kelulusan.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 18 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

SAR
Temuan
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table
identification; dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian
terhadap
catatan
mutu/
arsip
(Penyimpanan;
perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya
dokumen terkait Posedur Mutu; Catatan Mutu, dll)
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian
dokumen dan catatan. (KS)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut
(KS)

Tindak Lanjut
Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dengan papanisasi dan
identifikasi pelayanan.
- Identifikasi arsip (hardware-software);
penataan owner; penyusunan berita
acara pengudangan arsip kedaluarsa.
- Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Dokumen
Dibuat laporan sasaran mutu untuk
dievaluasi

Rekapitulasi Audit Internal


AUDITEE
REKTORAT
MR/ SEKRETARIAT ISO
BAA (Bagian Administrasi Akademik)
BAGIAN UMUM
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN KEPEGAWAIAN
BAGIAN PERENCANAAN
PASCA-SARJANA (MPI)
FAKULTAS TARBIYAH (PAI)
FAKULTAS EKONOMI (Manajemen)
FAKULTAS SYARIAH (Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah)
FAKULTAS PSIKOLOGI
FAKULTAS HUMBUD (Bahasa Ingris dan Bahasa Arab)
FAKULTAS SAINTEK (Kimia dan Biologi)
MAHAD
PKPBA
PKPBI
LEMLIT
PSG
SAR
SAC
LPM

TEMUAN
6 KS / 1 SP
6 KS / 1 SP
4 KS/ 3 SP
5 KS/ 2 SP
5 KS
1 KS/ 2 SP
8 KS/ 2 SP
9 KS
5 KS/ 1 SP
8 KS/ 2 SP
8 KS
7 KS
9 KS/ 1 SP
3 KS/ 3 SP
5 KS
4 KS
3 KS/ 2 SP
4 KS
3 KS
(BELUM)
(BELUM)

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

STATUS
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
Closing
-

Page 19 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Temuan Audit Internal sejumlah 121 temuan yang terdiri dari 103 Ketidaksesuaian
atau Non Conformity dan 3 Saran perbaikan atau remark. Temuan tersebut dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Klausul 7.5.4 : Customers Property
2. Klausul 8.5.1 Perbaikan Berlanjut
3. Klausul 4.2.2 Pengendalian Arsip
4. Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk
5. Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal
6. Klausul 6.3 Infrastruktur
7. Klausul 5.2 Customer Fokus
8. Klausul 4.2.2 pengendalian arsip
9. Klausul 7.4.1 Pembelian
10. Klausul 12 Kepemilikan Pelanggan
11. Klausul 6.2.2 Analisa dan Kompetensi Sdm
12. Klausul 7.3 Desain dan Realisasi
13. Klausul 7.6 Pengendalian, Monitoring dan Pengukuran
14. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja
15. Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan

: 3 Temuan
: 28 Temuan
: 12 Temuan
: 1 Temuan
: 2 Temuan
: 16 Temuan
: 16 Temuan
: 2 Temuan
: 2 Temuan
: 4 Temuan
: 3 Temuan
: 5 Temuan
: 6 Temuan
: 7 Temuan
: 3 Temuan

6. STATUS TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN


Berdasarkan hasil temuan audit internal tersebut diatas telah disampaikan permintaan
tindakan perbaikan dan pencegahan. Temuan Audit Internal sejumlah 121 temuan yang
terdiri dari 103 Ketidaksesuaian atau Non Conformity dan 3 Saran perbaikan atau remark
telah ditindak lanjuti dan diverifikasi oleh auditee. Adapun rincian status Permintaan
Tindakan tindakan perbaikan dan pencegahan mencakup tentang :
a. Pengendalian dokumen/ arsip/ catatan mutu
b. Komunikasi Internal : Pemantauan PBM oleh fakultas
c. Infrastruktur : Perbaikan dan penambahan sarana (Misalnya: Tempat pemasangan
layanan informasi dan publikasi (Baliho; Spanduk, dll) tingkat universitas
d. Customer Focus : Empati layanan terhadap mahasiswa dan dosen
e. Kepemilikan Pelanggan : keamanan parkir;
f. Analisa dan Kompetensi SDM : Dosen dan Staf
g. Desain dan Realisasi: Layanan Mahad; PKPBA; PKPBI terhadap mahasiwa baru.
h. Lingkungan Kerja: tempat sampah; kepatuhan merokok; dll
Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang mendasarkan pada keluhan
pelanggan melalui media Sort Massages Send (SMS BOX), Telah diidentifikasi bahwa
mulai Bulan Januari Maret 2009 ada sekitar 285 SMS yang masuk dalam SMS Box,
meliputi keluhan :
a.
b.
c.
d.
e.

Klausul 7.5.4 : Customers Property


Klausul 5.5.3 Komunikasi internal
Klausul 6.3 Infrastruktur
Klausul 5.2 Customer fokus
Klausul 4.2.2 pengendalian arsip
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 20 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

f.
g.
h.
i.

Klausul 6.2 kepemilikan pelanggan


Klausul 6.2.2 Analisa dan kompetensi SDM
Klausul 7.3 Desain dan Realisasi
Klausul 6.4 Lingkungan Kerja

7. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN (Improvement)


a. Kepastian system dalam menjamin seleksi dan evaluasi Mahasiswa baru melalui jalur
mandiri dan regular sesuai dengan standar UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.
b. Sistem belum dapat menjamin identifikasi sarana/prasarana (BMN) yang ada pada
masing-masing ruangan setiap 6 (enam) bulan sekali: Status/ kondisi barang-alat;
Mutasi barang/ alat.
c. Pengendalian, pemantauan dan analisa pembelajaran wajib dilakukan melalui
penetapan tanggung jawab dan wewenang yang mengkomunikasikan dengan bagian
yang terkait. Salah satu contoh adalah dengan mendirikan sekretariat Pengendalian
Pembelajaran.
d. Penetapan produk tidak sesuai perlu dilakukan peninjauan dan evaluasi sebagai
tindakan perbaikan berkelanjutan. Misalnya:
Karyawan staff dan dosen yang selama 3 (tiga) periode berturut-turut tidak naik
kepangkatannya.
Masa keberterimaan pasar bagi lulusan : Maksimal 15 Bulan
Maksimal setiap fakultas 70% Dosen menggunakan buku ajar yang disusun oleh
dosen bersangkutan.
Kehadiran dosen dibawah 75% dibawah standart tatap muka.
Mahasiswa menjelang kelulusan masih belum dapat membaca dan menulis AlQuran.
8. AUDIT INTERNAL KEUANGAN
A. Temuan Audit
Bagian Kepegawaian
Temuan
Overlap terhadap tugas bendahara.
Bendahara bertugas menerima dana,
mencatat, mengeluarkan dan mengajukan
permintaan kembali ke bendahara pusat.
Hal ini dalam sistem pengendalian intern
terhadap kas dikatakan kurang baik.
Bendahara selain melakukan tugasnya
mengelola dan mempertanggungjawabkan
dana operasional di bagian kepegawaian
juga melakukan tugas menatausahakan
SPPD semua bagian yang ada di UIN

Tindak Lanjut
Harus dipisahkan antara tugas melakukan
pembukauan dengan pemegang uang
tunai. Sehingga dalam hal ini mungkin
diperlukan satu orang lagi yang berfungsi
sebagai kasir atau juru bayar.
Perlu adanya tambahan satu orang staf.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 21 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Malang.
Pencatatan sudah dilakukan secara
kronologis,
tetapi
belum
dipisahkan
pencatatan
pengeluaran
antara
pengeluaran
dana
BLU
dengan
pengeluaran yang menggunakan dana
APBN.
Angggaran Dana APBN jadi satu dengan
dana opersional Kepegawaian. Hal ini
mengakibatkan pertanggungjawaban yang
rancu antara dana APBN yang digunakan
untuk SPPD maupun dana APBN yang
digunakan untuk operasional kepegawaian.
Belum adanya pengesahan dari Kepala
Bagian Kepegewaian atau pejabat yang
berwewenang dalam setiap laporan atau
rekapitulasi uang masuk dan uang keluar
setiap bulan.
Sistem pengendalian terhadap persediaan
ATK masih lemah. Tidak ada kontrol
terhadap keluar masuknya barang.
Bendahara baru berfungsi sesuai dengan
tugas, pokok dan fungsinya mulai bulan
Maret. Sebelumnya semua keuangan
ditangani oleh bagian keuangan pusat.

Seharusnya pencatatan penerimaan dari


dana BLU dan dana dari APBN harus
dipisahkan, sehingga dapat dengan
mudah diketahui saldo masing-masing
setiap bulannya
Anggaran dana dari pusat hendaknya
disendirikian untuk masing-masing pos
pengeluaran.

Harus ada pengesahan dari pejabat yang


berwenang
dalam setiap laporan atau
rekapitulasi uang masuk dan keluar.
Segera dibuat kartu persediaan ATK atau
pencatatan terhadap keluar masuknya
ATK.

BAGIAN PERENCANAAN
Temuan
Selama ini, segala sesuatu yang terkait
dengan keuangan baik untuk operasional
maupun untuk lainnya langsung ditangani
dan dikendalikan oleh Bagian Keuangan
Pusat.

Tindak Lanjut
Seharusnya Bagian Perencanann
sebagai unit layanan yang berdiri sendiri
mempunyai dana operasional yang
dikelola dan dimanfaatkan secara
mandiri.

BAGIAN AKADEMIK
Temuan
Overlap terhadap tugas bendahara.
Bendahara bertugas menerima dana,
mencatat, mengeluarkan dan mengajukan
permintaan kembali ke bendahara pusat.
Hal ini dalam sistem pengendalian intern
terhadap kas dikatakan kurang baik.
Bagian bendahara mulai berfungsi sesuai
dengan tugas, pokok dan fungsinya pada

Tindak Lanjut
Harus dipisahkan antara tugas
melakukan pembukuan dengan
pemegang uang tunai. Sehingga dalam
hal ini mungkin diperlukan satu orang
lagi yang berfungsi sebagai kasir atau
juru bayar.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 22 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

bulan Maret 2009. sebelumnya segala yang


terkait dengan keuangan ditangani oleh
bagian keuangan pusat.
Belanja barang bulan Januari dan Februari
ditangani oleh bagian keuangan pusat.
Persediaan ATK masih menghabiskan stok
bulan
kemarin,
bagian
akdemik
mengadakan pembelian barang sendiri (LS)
bulan Mei. Tidak ada pengendalian
terhadap pemakaian ATK

Segera dibuat Kartu Persediaan untuk


pengendalian pemakaian ATK

PKPBA
Temuan
Bagian yang memegang uang kas dengan
yang mencatat sudah dipisahkan, namun
pengendalian terhadap penggunaan uang
kas masih kurang. Pada saat audit
dilakuakan tidak dapat menunjukan catatan
pengeluaran dan pemasukan uang.
Terdapat dana hibah sebesar Rp.
30.000.000 yang belum jelas pertanggungjawabannya.
Adanya inventaris yang belum dicatat
Penerimaan UP pertama pada bulan Mei
2009, seblumnaya biaya operasional
menggunakan dana tangan yaitu dana
hibah.
Pengendalian terhadap persediaan ATK
masih sangat lemah. Tidak ada kontrol
setiap pengeluaran ATK.

Tindak Lanjut
Perlu adanya bukti pencatatan baik
secara manual maupun pencatatan
dengan menggunakan komputer.

Setiap penerimaaan dana dari sumber


manapun harus segera dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.
Perlu dilakukan pencatatan terhadap
semua inventari yang ada di PKPBA.

Perlu dibuat kartu persediaan ATK.

PKPBI
Temuan
Untuk pendapatan lain di luar APBN dan
BLU dari kantor pusat digunakan untuk
membiayai operasional sebelum dana dari
kantor pusat turun, sifatnya meminjam.
Beberapa sumber pendapatan lain seperti:
penerjemah abstrak skripsi/ijasah, TOEFL,
kursus dengan tarip yang beragam belum
memiliki payung hukum. Pencatatan atas
pendapatan ini telah dilakukan.

Tindak Lanjut
1. Perlu ada payung hukum pendapatan
lain di luar APBN dan BLU, berikut
mekanisme pelaporannya.
2. Perlu penyikapan lebih lanjut atas
pagu anggaran untuk penerbitan jurnal

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 23 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Pagu anggaran untuk pos penerbitan jurnal


sebesar Rp 15.000.000,00 rencananya
tidak digunakan, karena honor panitia dan
penulis tidak masuk dalam pagu

FAKULTAS HUMANIORA DAN BUDAYA


Temuan
Overlap terhadap tugas bendahara.
Bendahara bertugas menerima dana,
mencatat, mengeluarkan dan mengajukan
permintaan kembali ke bendahara pusat.
Hal ini dalam sistem pengendalian intern
terhadap kas dikatakan kurang baik.
Tidak ada kontrol terhadap pemakaian ATK
Ada penerimaan lain dari biaya legalisr
yang kemungkinan belum dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.
Rekapitulasi terhadap penerimaan dan
pengeluaran uang kas harus dibut setiap
bulan dan dilaporak sertra disahkan oleh
pejabat yang berwenang.

Tindak Lanjut
Harus dipisahkan antara tugas
melakukan pembukuan dengan
pemegang uang tunai. Sehingga dalam
hal ini mungkin diperlukan satu orang
lagi yang berfungsi sebagai kasir atau
juru bayar.
Harus segera dibuat kartu persediaan
baik secara manual maupun dengan
menggunakan komputer.
Harus segera dibuat laporan
pertanggungjawabab penerimaan dan
penggunaan dana.
Dibuat laporan bulan atas dana yang
diterima dengan dena yang dikelurakan.

FAKULTAS SYARIAH
Temuan
Pengeluaran MAK 525115 belanja
perjalanan dinas telah sesuai dengan bukti
yang ada.
Hasil pengecekan uang kas, terdapat
selisih lebih.
Kas Riil
Rp 13.730.000,00
Menurut catatan
Rp 2.361.400,00
Selisih lebih
11.368.600,00
Selisih lebih berasal dari sisa anggaran
dari jurnal tahun 2008 yang belum terbit
sebesar Rp 10.670.000,00, dan sisanya
Rp 700.000,00 adalah hasil sumbangan
dari BTN atas kegiatan program studi yang
belum dicatat (masih ada kurang Rp
1.400,00).
Pengecekan secara sampel terhadap bukti

Tindak Lanjut
1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas
harus dipisahkan
2. Perlu ada buku catatan secara manual
untuk mencatat transaksi keuangan,
meskipun pekerjaan dengan computer
telah dilakukan
3. Perlu ada mekanisme pelaporan atas
pendapatan dan pengeluaran oleh
fakultas yang berasal dari sumber di
luar APBN dan BLU kantor pusat,
seperti legalisir

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 24 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

transaksi belanja barang telah sesuai


Pendapatan lain diluar APBN dan BLU,
seperti legalisir masih dipegang oleh KTU
dan keuangan terpisah dengan bendahara;
dan penggunaan serta pencatatannya
belum dapat ditelusuri karena KTU sedang
mengambil cuti
Aktivitas belanja barang belum
dilaksanakan secara maksimal karena
masih terkendala oleh masa transisi
kepemimpinan
Semua transaksi keuangan dicatat dengan
komputer
Bendahara melaksanakan peran ganda
mulai dari pencairan cek, menyimpan,
membelanjakan dan melakukan
pencatatan transaksi

FAKULTAS PSIKOLOGI
Temuan
Laporan Rekapitulasi MAK triwulan I kantor
pusat, fakultas belum melaporkan laporan
keuangan; catatan fakultas sudah
melaporkan sebesar Rp 23.900.00,00 MAK
521111 (tanggal 24 Maret 2009)
Bendahara melaksanakan peran ganda
mulai dari pencairan cek, menyimpan,
membelanjakan dan melakukan pencatatan
transaksi
Pengeluaran persediaan seperti ATK sudah
baik, tapi masih lemah kontrolnya jika
dilihat dari model pencatatan yang
dilakukan.
Kendali PD II dengan menggunakan
catatan tertulis belum dapat diketahui.
Hasil pendapatan dari legalisir telah
dilaporkan dan diserahkan ke kantor pusat.
Payung hukum untuk peluang bisnis yang
ada seperti: penyelenggaraan tes psikologi
belum ada.
Pencatatan secara manual untuk mencatat
transaksi keuangan telah dilakukan,
meskipun pekerjaan dengan computer telah
dilakukan (baik)

Tindak Lanjut
1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas
harus dipisahkan
2. Perlu ada mekanisme pelaporan atas
pendapatan dan pengeluaran oleh
fakultas yang berasal dari sumber di
luar APBN dan BLU kantor pusat,
seperti legalisir
3. Pelu dibuatkan kartu kendali
pemasukkan dan penggunaan
persediaan yang menjamin
diperolehnya informasi secara cepat
dan akurat

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 25 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS EKONOMI
Temuan
Untuk pengadaan barang perlu ditelusuri
masa
berlakunya
sertifikat
pejabat
pengadaan barang.

Tindak Lanjut
1. Perlu ada daftar dari kentor pusat
tentang masa berlakunya sertifikat
pejabat pengadaan barang yang ada
di universitas
2. Perlu ada payung hukum pendapatan
lain di luar APBN dan BLU, berikut
mekanisme pelaporannya

Untuk pendapatan lain di luar APBN dan


BLU dari kantor pusat seperti legalisir dan
kontrak
potokopi
telah
dilakukan
pencatatan (bukti diperiksa P Agus
Sucipto); namun untuk legalisir pencatatan
jumlah potokopi yang dilegalisir masih
dilakukan oleh petugas kantor. Pendapatan
ini yang digunakan untuk membiayai
operasional sebelum dana dari kantor pusat
turun, sifatnya meminjam.
FAKULTAS TARBIYAH
Temuan
Hasil pengecekan uang kas, tidak dapat
dilakukan karena tidak dilakukan
pembukuan, sehingga posisi jumlah kas
yangsesbenarnya tidak dapat di deteksi.
Pengecekan secara sampel terhadap bukti
transaksi belanja barang ada yang tidak
sesuai
Pendapatan lain diluar APBN dan BLU,
seperti legalisir masih dipegang oleh KTU
dan keuangan terpisah dengan bendahara;
dan penggunaan serta pencatatannya
belum dapat ditelusuri karena KTU sedang
mengambil cuti
Aktivitas belanja barang belum
dilaksanakan secara maksimal karena
masih terkendala oleh masa transisi
kepemimpinan
Semua transaksi keuangan dicatat dengan
komputer
Bendahara melaksanakan peran ganda
mulai dari pencairan cek, menyimpan,
membelanjakan dan melakukan pencatatan
transaksi.

Tindak Lanjut
1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas
harus dipisahkan
2. Perlu ada buku catatan secara manual
untuk mencatat transaksi keuangan,
meskipun pekerjaan dengan computer
telah dilakukan
3. Perlu ada mekanisme pelaporan atas
pendapatan dan pengeluaran oleh
fakultas yang berasal dari sumber di
luar APBN dan BLU kantor pusat,
seperti legalisir
4. Harus segera dibuat laporan
pertanggungjawabab penerimaan dan
penggunaan dana.( Dibuat laporan
bulan atas dana yang diterima dengan
dena yang dikelurakan.)

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 26 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Tidak ada kontrol terhadap pemakaian ATK


Rekapitulasi terhadap penerimaan dan
pengeluaran uang kas harus dibut setiap
bulan dan dilaporkan serta disahkan oleh
pejabat yang berwenang.
EL-ZAWA
Temuan
Ada beberapa bukti transaksi yang di Tipex.
Penandatangan antara pejabat pembuat
komitmen dan bendahara sama dalam bukti
transaksi (bendahara aslinya sedang studi
S3 di luar kota)
Semua transaksi keuangan dicatat dengan
komputer.

Tindak Lanjut
1. Harus ada pemisahan pejabat yang
bertanda tangan di bukti transaksi
keuangan
2. Perlu ada buku catatan secara manual
untuk mencatat transaksi keuangan,
meskipun pekerjaan dengan computer
telah dilakukan
3. Kesalahan yang ada pada bukti
transaksi harus dicoret dan diparaf
baru diganti nama atau nominal yang
baru di sebelahnya, bukan tip-ex

LKQS
Temuan
Semua transaksi keuangan dicatat dengan
komputer.
Pengecekan terhadap bukti transaksi atas
penerimaan dana dari kantor pusat telah
sesuai; hanya bukti yang berupa konsumsi
rapat belum diikuti dengan daftar hadir
rapat dan undangannya.
Ada pendapatan lain di luar dari
pendapatan dari kantor pusat seperti hasil
pembuatan kartu tanda anggota LKQS
sebesar Rp 2.500,00 perbuah, dan
penerimaan anggota baru LKQS sebesar
Rp 25.000, per orang mulai tahun
akademik
2007/2008
(tidak
semua
mahasiswa mendaftar) telah dicatat (hasil
pemeriksaan atas pencatatan penerimaan
dan penggunaan dilakukan oleh P. Agus
Sucipto); masalahnya payung hukumnya
belum ada

Tindak Lanjut
1. Perlu ada buku catatan secara manual
untuk mencatat transaksi keuangan,
meskipun pekerjaan dengan computer
telah dilakukan
2. Untuk bukti pengeluaran konsumsi
rapat harus disertakan bukti undangan
dan daftar peserta rapat
3. Perlu ada payung hukum pendapatan
lain di luar APBN dan BLU, berikut
mekanisme pelaporannya

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 27 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Rekapitulasi Audit Keuangan Internal


AUDITEE
BAGIAN KEPEGAWAIAN
BAGIAN PERENCANAAN
BAGIAN AKADEMIK
PKPBA
PKPBI
FAKULTAS HUMANIORA DAN BUDAYA
FAKULTAS SYARIAH
FAKULTAS PSIKOLOGI
FAKULTAS EKONOMI
FAKULTAS TARBIYAH
EL-ZAWA
LKQS
TOTAL TEMUAN

TEMUAN
7 Temuan
4 Temuan
5 Temuan
2 Temuan
4 Temuan
7 Temuan
7 Temuan
2 Temuan
8 Temuan
3 Temuan
4 Temuan
53 Temuan

Temuan Audit Keuangan Internal sejumlah 53 temuan yang terdiri dari 53


Ketidaksesuaian atau Non Conformity Saran perbaikan atau remark.
b. STATUS TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
Berdasarkan hasil temuan audit keuangan internal tersebut diatas telah disampaikan
secara langsung (verbal) permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, Dan telah
ditindak lanjuti dan diverifikasi oleh auditee dengan penyesuaian pada pejabat yang
akan terpilih. Adapun rincian status Permintaan Tindakan tindakan perbaikan dan
pencegahan mencakup tentang :
Pengendalian dokumen/ arsip/ catatan mutu
Komunikasi Internal : Pemantauan job diskripsi PD-2, bendahara dan KTu oleh
Dekan fakultas
Infrastruktur : Perbaikan dan penambahan sarana fakultas terkait dengan Barang
Milik Negara.
Customer Focus : Empati layanan PD-2 dan Bendahara terhadap dosen dan
karyawan.
Desain dan Realisasi: Proses pencatatan; pembayaran dan pelaporan
c. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN (Improvement)
Penetapan pagu anggaran sebelum ditetapkan perlu ada klarifikasi dengan
fakultas, untuk menghindari kekurangan atau kelebihan pada pos-pos tertentu.
HSU perlu ada penetapan dari kantor pusat.
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 28 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

PD-2 dan bendahara disarankan untuk memehami job diskripstion masingmasing.

Sosialisasi prosedur yang dimilki oleh bagian keuangan kepada Dekan/


Kepala/ Ketua, PD-2 dan Bendahara

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 29 of 30

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM


INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

Standard (s)

: ISO 9001:2000

Internal Audit Type

: QMS ISO 9001:2000 Stage 2

University Representative

: Drs. H. A Muhtadi Ridwan, M.A

Lead auditor

: Dr. Sugeng Listyo Prabowo

Site(s) audited

: Group Focus of UIN Maliki Malang

Date(s) of internal audit(s)

: 18-30 Mei 2009

Date of next internal audit(s)

: Desember 2009

Team Member(s)

:
1. Umrotul Khasanah, M.Si
2. Rosihan, S.Sos
3. Dr. Agus Mulyono, S.Pd, M.Kes
4. Evika Sandi Savitri, M.P
5. Ali Ridho, M.Si
6. Abdul Aziz, M.Si
7. Alfin Mustikawan, M.Pd
8. Abdul Malik Karim, M.Pd.I
9. Hj. Rahmawati Baharuddin, M.A

This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative
and the University Quality Assurance.
Malang, Juli 2009
Dibuat oleh
Lead Auditor

Diketahui Oleh
Management Representative

Dr. Sugeng Listyo Prabowo

Drs. H. A. Muhtadi Ridwan, M.A

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Page 30 of 30

Anda mungkin juga menyukai