P. 1
Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah

Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah

|Views: 14,757|Likes:
Dipublikasikan oleh Roszelan Majid
Pembantu tadbir kewangan sekolah
Pembantu tadbir kewangan sekolah

More info:

Published by: Roszelan Majid on Jan 16, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/19/2014

pdf

text

original

Menguruskan Tuntutan Yang Dibuat Oleh Pegawai

Peraturan-Peraturan Yang Diperlu Dipatuhi 1. 2. 3. 4. Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan) Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan dibuat Surat/dokumen perlu diakui sah Tuntutan tidak berulang / bertindih

Proses Kerja – Urusan Tuntutan Perjalanan Pegawai Yang Diluluskan Seksi UndangUndang Peraturan

Bil
1.

Proses Kerja
Sediakan borang tuntutan perjalanan yang lengkap kepada pegawai yang membuat tuntutan Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada Lampiran “B” Muka 1 Nama Pegawai No. Kad Pengenalan Gred, kategori, dan jawatan No. Akaun Bank,Kod Bank Nama & Alamat bank Gaji, elaun-elaun Butir-butir kenderaan Alamat Pejabat Alamat Rumah Muka 2 Tarikh Waktu bertolak dan sampai Tujuan/Tempat Jarak (KM)/Tambang Muka 3 i. Butir-butir Elaun Perjalanan Kenderaan ii. Butir-butir tambang pengangkutan jalan iii. Butir-butir tuntutan elaun makan/harian Muka 4 i. Butir-butir tuntutan bayaran sewa hotel ii. Tuntutan pelbagai Muka 5 i. Tandatangan pegawai ii. Tandatangan pengesahan Ketua Jabatan

2.

Bil
3.

Proses Kerja
Membuat pengiraan dalam borang a. Pengasingan baucar mengikut EFT & bukan EFT b. 1 kelompok (maksimum 10 tuntutan) c. Membuat pengasingan jumlah bayaran mengikut kod objek. Mengisi butir-butir di Daftar Bayaran (eSPKB – Sistem Perancangan & Kawalan Bajet Elektronik) : a. Pejabat Perakaunan b. No. Invois c. Tarikh Invois d. Jab e. PTJ f. Tarikh terima bil g. Amaun h. Tarikh diperakui i. Tarikh terima kewangan j. Bil cek k. Perihal l. Ruang-ruang seperti : (Print Out) - Vot - Jab - PTJ - Prog/Akt/Amanah - Objek - Amaun m. Isi ruang-ruang seperti: ( Print Out) - No. Kad Pengenalan - Amaun - Perihal n. Isi Senarai Semak (Print Out) o. Simpan p. Cop dibelakang kertas tuntutan dan buat pengesahan q. Perakuan I & II

Pegawai Yang Diluluskan

Seksi UndangUndang Peraturan

4.

Bil
5.

Proses Kerja
Mengisi butir Baucer Bayaran a. Pilihan kod pindah catat ( EFT / CEK ) b. Simpan c. Perakuan I & II Semua Penyata Tuntutan dan dokumen-dokumen berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan, salinan akaun bank, surat akaun bank, resit pembayaran dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua.

Pegawai Yang Diluluskan

Seksi UndangUndang Peraturan

6.

7.

a) Pembayaran melalui EFT terima terus
dalam akaun bank.

b) Pembayaran bukan EFT melalui
cek.Terima cek pembayaran Rekod butiran cek dalam daftar cek. 8. 9. Edarkan cek kepada penerima. Penyata dan dokumen-dokumen berkenaan di failkan.

TATACARA DAFTAR BAYARAN DAN BAUCAR BAYARAN

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan invois tanpa pesanan tempatan / tuntutan perjalanan / gaji / panjar wang runcit akhir di dalam sistem eSPKB yang perlu melalui proses berikut : 1.1 1.2 peringkat daftar bayaran peringkat baucar bayaran

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai bagai proses pembayaran tanpa pesanan tempatan .

3.0

SINGKATAN AGO BB DB DCS eSPKB PTJ Pejabat Perakaunan Baucar Bayaran Daftar Bayaran Sistem Kawalan Data (Data Control System) Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Pusat Tanggungjawab

4.0

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil.

Tindakan

Tanggungjawab

Carta Aliran

PERINGKAT DAFTAR BAYARAN 1. Terima permohonan pembayaran bekalan/perkhidmatan/kerj a Sediakan DB.Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan 1. 3. Semak ketetapan data dan buat perakuan 1. Jika tidak maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. 4. Semak ketetapan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia 5. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan Harian BV381.Jika perlu rujuk Laporan Pilihan BV341/BV342. Pegawai Penyedia

Mula

Terima dokumen Pegawai Penyedia Sedia DB Pegawai Perakuan I
Ubah/Hapus

2.

Tidak
Pegawai Perakuan II

Perakuan I

Ya
Perakuan

Tidak
Pegawai Penyedia / Pegawai Perakuan I & II

II Ya
Semak Laporan

A

Bil.

Tindakan

Tanggungjawab

Carta Aliran

PERINGKAT BAUCAR BAYARAN 6 Terima dokumen daftar bayaran dari Pegawai Perakuan II daftar bayaran. Sedia BB. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak baucar bayaran dan senarai semak. Failkan dokumen. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV352.Cetak BV381 dan BV340 Pegawai Penyedia

7. 8.

Pegawai Penyedia Pegawai Perakuan 1

A

Terima dokumen

9.

Pegawai Perakuan II

Sedia BB
Ubah/Hapus

Tidak
Pegawai Penyedia

Perakuan I

10.

Ya
Perakuan II

11.

Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan I / II

Tidak

Ya
Cetak dan failkan

Semak Laporan

Tamat

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan pesanan tempatan di dalam sistem eSPKB yang melalui proses berikut : 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 peringkat nota minta peringkat pesanan tempatan pesanan tempatan dengan pindaan peringkat daftar bayaran peringkat baucar bayaran

2.0

SKOP Prosedur ini digunakan bagi permohonan membeli sesuatu bekalan / perkhidmatan/ kerja sehingga peringkat pembayaran.

3.0

SINGKATAN AGO BB DB DCS eSPKB NM PT PTJ Pejabat Perakaunan Baucar Bayaran Daftar Bayaran Sistem Kawalan Data (Data Control System) Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Nota Minta Pesanan Tempatan Pusat Tanggungjawab

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN 4.0 Bil. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Mula
PERINGKAT NOTA MINTA 1. 2. Terima permohonan pembelian bekalan/perkhidmatan/kerja. Sediakan nota minta. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak NM untuk dikemukakan kepada Pegawai Penyedia PT. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia Pegawai Penyedia Ubah/Hapus Pegawai Perakuan 1 Terima permohonan

Sedia nota minta

3.

Tidak

Perakuan I

Ya
Pegawai Perakuan II Perakuan II

4.

Tidak

Ya

5. 6.

Pegawai Penyedia Cetak Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan I / II

Semak Laporan

A

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan
PERINGKAT PESANAN TEMPATAN 7. 8. Terima nota minta yang telah dicetak Semak pindaan pada nota minta. Jika ada, terus ke proses D. Sedia PT.Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan 1. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak 3 salinan ,cop dan dapatkan tandatangan Pegawai Perakuan II atas PT. - 2 salinan untuk Pembekal - 1 salinan untuk PTJ Mohon Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia Pegawai Penyedia

Tanggungjawab

Carta Aliran A

Terima NM

Ya
Pegawai Perakuan 1 Pegawai Perakuan II

Pindaan

9. 10.

D

Tidak
Sedia PT

Ubah/Hapus Perakuan I

Tidak
Pegawai Perakuan II

11.

Ya Tidak
Perakuan 11

12.

Ya
Pegawai Penyedia Cetak

13.

Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan I / II

Semak Laporan B

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

B

PERINGKAT DAFTAR BAYARAN 14. 15. Terima dokumen dan cop tarikh terima Semak dokumen mengikut prosedur kewangan yang berkuatkuasa. Sedia DB. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan 1. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia

Terima dan cop

Semak Pegawai Penyedia

Tidak
Pegawai Penyedia Pegawai Perakuan I Ubah/Hapus Sedia DB

16. 17.

Tidak
Pegawai Perakuan II

Perakuan I

18.

Ya
Perakuan 11

Tidak
Pegawai Penyedia/ Pegawai Perakuan I / II

19.

Ya

Semak Laporan

C

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

C
PERINGKAT BAUCAR BAYARAN 20. 21. 22. Terima dokumen dari Pegawai Perakuan II daftar bayaran Sedia BB. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia.. Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak Senarai Semak dan baucar bayaran.Failkan dokumen. Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381.Cetak BV381 dan BV340 Pegawai Penyedia Sedia BB Pegawai Penyedia Ubah/Hapus Pegawai Perakuan I Perakuan I

Terima dokumen

Tidak

23.

Pegawai Perakuan II

Tidak

Perakuan 11

Ya
Pegawai Penyedia

24.

Cetak

25.

Pegawai Penyedia /Pegawai Perakuan I/II

Semak Laporan

Tamat

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA – PESANAN TEMPATAN-PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan
PERINGKAT PESANAN TEMPATAN DENGAN PINDAAN 7. Terima maklumbalas berkenaan dengan pindaan beserta NM yang telah diluluskan. Sedia PT dengan pindaan. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I. Semak ketepatan data dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Semak ketetapan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia. Cetak 3 salinan, cop dan dapatkan tandatangan Pegawai Perakuan II atas PT. – 2 salinan untuk pembekal - 1 salinan untuk PTJ Mohon Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin Laporan HarianBV381. Pegawai Penyedia

Tanggungjawab

Carta Aliran

D
Terima maklumbalas dan NM

8.

Pegawai Penyedia Ubah/Hapus Pegawai Perakuan I

Sedia PT

9.

Tidak

Perakuan I

Ya
Pegawai Perakuan II

10.

Tidak

Perakuan 11

Ya
Pegawai Penyedia

11.

Cetak Ya Semak Laporan
Pegawai Penyedia/ Pegawai Perakuan I / II

12.

B

MAKLUMAT PEMBEKAL

PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PEMBEKAL
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujud dan mengemaskini maklumat pembekal yang digunakan di dalam sistem eSPKB. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat pembekal telah wujud dan dikemaskini dalam pangkalan data eSPKB. 3.0 SINGKATAN AGO eSPKB PTJ PT EFT 4.0 Bil 1. Pejabat Perakaunan Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Pusat Tanggungjawab Pesanan Tempatan Electronic Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB Tindakan Terima permohonan untuk mewujud / mengubah maklumat pembekal melalui borang JANM06 Wujudkan / kemaskini maklumat pembekal Failkan borang JANM06 Tanggungjawab Pegawai Penyedia Carta Aliran Mula Terima permohonan Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan II Pegawai Penyedia

2.

3.

Wujud/ kemaskini maklumat pembekal

Failkan borang JANM06

Tamat

BORANG JANM06 (Pindaan No. 0/1 Ogos 2003) BORANG PERMOHONAN PENGWUJUDAN/UBAH MAKLUMAT PEMBEKAL SISTEM eSPKB
Kepada : (alamat Pejabat Perakaunan / PTJ) No. Faks : * Pembekal * No Rujukan Nama Pembekal Alamat Pembekal Daripada : (nama PTJ/Pusat Kos) No. Telefon : No. Telefon No. Faks No. Telex eMail No. Daftar Perniagaan No. Daftar Kem. Kew. Daftar Tamat

* untuk diisi oleh Pejabat Perakaunan / PTJ yang mewujudkan maklumat pembekal TANDATANGAN NMA JAWATAN : : : ………………………………………………….. …………………………………………………... …………………………………………………..

Sila gunakan HURUF BESAR semasa mengisi borang

MAKLUMAT PENERIMA INDIVIDU

PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENERIMA BAYARAN PERSEORANGAN / INDIVIDU
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujudkan dan mengemaskini maklumat penerima bayaran perseorangan / individu di dalam sistem eSPKB 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat penerima bayaran perseorangan / individu dalam PTJ telah wujud dan kemaskini dalam pengakalan data sistem eSPKB. 3.0 SINGKATAN AGO DBA eSPKB PAY EFT 4.0 Bil 1. Pejabat Perakaunan Pentadbir Pangkalan Data (Database Administrator) Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik Pusat Tanggungjawab Elektronik Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)

TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB Tindakan Terima permohonan untuk mewujud / mengubah maklumat penerima bayaran perseorangan/individu melalui borang JANM07 Wujudkan / kemaskini maklumat penerima bayaran perseorangan/individu Failkan borang JANM07 Tanggungjawab Pegawai Penyedia Carta Aliran Mula Terima permohonan Pegawai Penyedia/Pegawai Perakuan II

2.

Wujud/ kemaskini maklumat penerima bayaraan

3.

Pegawai Penyedia

Failkan borang JANM07

Tamat

SENARAI TUGAS JAWATAN GRED NAMA : - Bertanggungjawab kepada Pengetua, Penolong Kanan Satu, Penolong Kanan HEM, Penolong : : PEMBANTU TADBIR RENDAH N11

kanan Koku, Ketua-ketua Bidang dan Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir N9. Senarai Tugas : 1. 2. 3. 4. 5. Merekod surat keluar dan menyelenggara daftar stem pos. Membuat pesanan pembelian stem pos apabila perlu Menyediakan dan membuat baucar melalui sistem eSPKB bagi tuntutan perjalanan dan lain-lain elaun. Menyemak Tuntutan Elaun POL dan membuat baucar. Merekod dan menyediakan Penyata pendapatan dan Borang EC setiap pegawai dan kakitangan untuk Lembaga Hasil Dalam Negeri Borang E (Lembaga Hasil Dalam Negeri) pada selewat-lewatnya bulan Mac setiap tahun. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Memastikan semua laporan-laporan yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara disimpan dan difailkan ke dalam fail yang khas. Merekod setiap cek-cek tuntutan yang diterima daripada AG ke dalam buku rekod cek. Menaip sijil berhenti pelajar, surat akuan pelajar, surat pengesahan majikan,borang tukar sekolah pelajar. Memastikan keadaan komputer dan mesin taip manual dalam keadaan baik setiap hari. Menyediakan dan menaip surat-surat iringan “Cover Letter” untuk dihantar. Lain-lain tugas yang diarah oleh Pengetua dan pegawai atasan dari masa ke semasa.

PESANAN PEMBELIAN STEM

1. 2. 3. 4.

Memastikan supaya bekalan stem cukup. Buat pesanan melalui Pembantu Tadbir melalui baucar bayaran. Beli stem mengikut beklan yang mencukupi/diperlukan. Rekod stok stem dalam buku Daftar keluar.

PROSES KERJA BAGI PESANAN PEMBELIAN STEM

Bil

Proses Kerja

Pegawai Yang Diluluskan

Seksi Undangundang Peraturan

1.

Memastikan stok stem mencukupi Pengetua

2.

Membuat pesanan mengikut keperluan Pesanan hendaklah dibuat melalui Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir akan menyediakan

Ketua Pembantu Tadbir

3.

4.

baucar bayaran, L.O dan cek kepada POS Malaysia Berhad

5.

Daftar stok stem dalam buku Daftar surat

NORMA KERJA : PESANAN PEMBELIAN STEM
Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit Yang

Diambil 1. 2. 3. 4. Membuat pesanan stem Pembantu tadbir membuat baucar bayaran dan membuat cek Daftar surat menyurat keluar Rekod stem 30 minit 30 minit 30 minit

Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

Jika diperlukan

CARTA ALIRAN – PESANAN PEMBELIAN STEM

Pastikan stem mencukupi

Pesanan mengikut keperluan

Serahkan kepada Pembantu Tadbir bilangan Yang diperlukan

Membuat baucar bayaran L.O dan cek

Beli stem di Pejabat POS

Rekod stok stem dalam buku Daftar surat keluar

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->