BAB I
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
A. Konsep Dasar Sistem Pengendalian Manajemen
Sebuah sistem merupakan cara tertentu untuk melaksanakan suatu atau
serangkaian aktivitas. Sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan
aktivitas suatu organisasi disebut dengan Sistem Pengendalian Manajemen.
Pengendalian = adalah proses untuk membuat organisasi mencapai tujuannya.
Elemen-elemen sistem pengendalian.
Setiap sistem pengendalian setidaknya memiliki empat elemen, yaitu :
1. Pelacak (Detector) atau sensor
Merupakan sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi
dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penaksir (Assessor)
Merupakan suatu perangkat yang membandingkan antara apa yang sesungguhnya
terjadi dengan standar yang telah ditetapkan.
3. Effector (Umpan balik)
Merupakan suatu perangkat yang mengubah perilaku atau tindakan-tindakan yang
diambil dengan standar yang telah ditetapkan.
4. Communicator Network (Jaringan Komunikasi)
Merupakan suatu alat yang mengirimkan informasi antara detector ke assessor,
dan assessor ke effector.
Keempat elemen dari dasar sistem pengendalian ini digambarkan dalam bentuk
diagram pada gambar berikut :
Perangkat Kendali
1. Detector
Mengenai apa yang sedang terjadi
2. Assessor
Perbandingan dg ukuran standar
3. Effector
Perubahan sikap, jika diperlukan/feedback
Gambar 1.1
Hubungan elemen-elemen sistem pengendalian
B. Sistem
Sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang,
saling berhubungan yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan. Suatu sistem
merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif (berulang-ulang) untuk
melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.
Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk
melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik sistem yakni :
lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi dan mengulangi serangkaian
tahapan tertentu guna mencapai suatu tujuan tertentu.
Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada
umumnya menghadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan secara baik sehingga
harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang
akan diambil. Keefektifan tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam
berhadapan dengan orang-orang dan bukannya oleh aturan yang ditentukan dalam
sistem. Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat bagi seluruh situasi, mungkin
tidak diperlukan lagi manajer manusia. Dengan demikian penting untuk disadari
bagaimanapun juga bahwa proses informal sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara
sistem pengendalian formal organisasi dirancang dan dioperasikan.
C. Manajemen
Organisasi adalah berkumpulnya orang-orang yang bekerja bersama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut organisasi
membutuhkan tim manajemen. Manajemen merupakan seni untuk mengajak orang
lain mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Manajemen yang berhasil adalah
apabila setiap orang yang bekerja dalam organisasi adalah untuk mewujudkan tujuan
proses
perencanaan,
pengkoordinasian,
pengarahan,
pengendalian,
Pengendalian Manajemen
Pengendalian Tugas
Penerapan Strategi
Gambar 1.2
Hubungan antara strategi formulasi, pengendalian manajemen dan pengendalian tugas
Contoh-contoh keputusan dalam fungsi perencanaan dan pengendalian
Perumusan Strategi
Mengakuisisi bisnis yang
tak terkait
Memasuki bidang bisnis
baru
Menambah penjualan
langsung melalui pos
Mengubah rasio hutang/
modal
Menerapkan kebijakan
yang telah disepakati
Menyusun kebijakan
spekulasi persediaan
Memutuskan lingkup dan
arah riset
Pengendalian Manajemen
Pengendalian Tugas
Memperkenalkan produk
baru.
Memperluas pabrik.
Mengkoordinasi pesanan
yang masuk.
Menjadwalkan produksi.
E. Pengendalian Manajemen
1. Kegiatan pengendalian manajemen (Goal Congruence)
Pengendalian manajemen adalah proses mempengaruhi orang lain agar mau
diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan strategi tertentu secara
efektif dan efisien. Terdapat lima aspek di dalam pengendalian manajemen, yaitu :
a. Planning adalah perencanaan apa yang harus dilakukan perusahaan.
b. Coordinating adalah melakukan koordinasi terhadap aktivitas yang ada di
dalam organisasi
c. Communicating adalah mengkomunikasikan berbagai informasi kepada
pihak-pihak yang terkait di dalam organisasi.
d. Evaluating adalah mengevaluasi informasi yang ada.
e. Deciding adalah menetapkan aksi yang harus dilakukan terhadap informasi
yang telah dievaluasi.
f. Influencing Poeple adalah mempengaruhi orang-orang agar merubah
perilakunya agar selaras dengan keinginan perusahaan.
manajer
untuk
Kontrol Manajemen
Strategi
Gambar 1.3
Kerangka Kerja Implementasi Strategi
Kinerja
Budaya Organisasi
Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan dan divisi
yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan dalam organisasi.
manajer.
4. Tekanan finansial dan non finansial
Pengendalian manajemen fokus pada keseimbangan pengukuran kinerja
keuangan dan non keuangan. Dimensi keuangan berfokus pada ukuran keuangan
seperti : net income, return in investment, dan lain sebagainya. Dimensi non
financial menyangkut hal-hal seperti kualitas produk, pangsa pasar, kepuasan
pelanggan, deliveri tepat waktu dan lain sebagainya.
5. Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Dalam industri di lingkungan yang cepat berubah maka strategi harus
menyesuaikan diri dengan perkembangan lingkungan. Desain sistem pengendalian
manajemen dapat digunakan untuk mengembangkan strategi baru. Lingkungan
bisnis yang sangat dinamis harus diiringi dengan pengendalian yang interaktif.
Reaksi atas hasi pengendalian akan melahirkan strategi baru, inilah yang disebut
pengendalian interaktif (interactive control). Jika terdapat ancaman dari pihak luar
organisasi maka manajer memutuskan srategi baru. Output pengendalian interaktif
adalah melahirkan strategi baru untuk menghadapi lingkungan bisnis yang cepat
berubah.
Pengendalian Hari Ini
Gambar 1.4
Proses Pengendalian Interaktif
Strategi Masa Depan
6. Formulasi strategi
Formulasi strategi adalah proses penseleksian strategi melalui pemilihan
dari alternatif-alternatif strategi yang ada, yang mengacu pada visi, misi,
pengidentifikasian kesempatan, ancaman, kekuatan, dan kelemahan, serta tujuan
jangka panjang perusahaan,
Keluaran kegiatan formulasi strategi adalah tujuan (goal) dan strategi
(strategy) untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan tidak memiliki jangka waktu,
tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah. Sedangkan sasaran
(objective) adalah tujuan yang dibatasi waktu, sesuatu yang akan dicapai untuk
jangka pendek (satu semester atau satu tahun kedepan). Tujuan menggambarkan
tujuan keseluruhan dari perusahaan dan sasaran menggambarkan langkah-langkah
khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan.
organisasi,
sedangkan
pengendalian
manajemen
memastikan
pengimplementasiannya.
Formulasi Strategi
Pengendalian manajemen
Tidak sistematis
Lebih sistematis
8. Pengendalian tugas
Pengendalian tugas adalah proses memastikan setiap tugas spesifik dalam
organisasi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Fokus pengendalian tugas
adalah pada masing-masing anggota organisasi. Pengendalian tugas berorientasi
pada transaksi, berkaitan dengan tugas atau pekerjaan setiap orang.
Banyak kegiatan sentra operasi yang merupakan pengendalian tugas,
misalnya : pengadaan barang, penjadwalan produksi, masukan pesanan, logistik,
pengendalian mutu, dan manajemen kas. Beberapa di antaranya bersifat mekanis
Kontrol Manajemen
MemperluasMenerbitkan hutang
Mengendalikan
baru
organisasi ri
pabrik
Menjadwalkan produksi
Mengatur aliranMenjalankan
kas
proyek riset
Kontrol Tugas