Objetivos de la auditora externa

La auditora externa representa un trabajo profesional independiente que va enfocado

bsicamente a la evaluacin, pero tambin a la consultora en varias especialidades; es
realizado por personal ajeno a la organizacin, el cual presta sus servicios mediante un
contrato o carta compromiso que define la actividad que habr de desarrollarse, tiempos,
honorarios, as como tipo y calidad del personal que intervendr y la fecha de terminacin.
Este tipo de auditora contempla examinar la veracidad y razonabilidad de los estados
financieros de la organizacin (los cuales son preparados por ella a una fecha o ejercicio
social determinado), para luego presentar su opinin profesional en un documento oficial
denominado en el mbito de la contadura pblica como dictamen; ste se emplea para lo
concerniente al aspecto financiero, pero igualmente se emite una opinin profesional para
los casos fiscales y de seguridad social.
Los objetivos de la auditora externa se presentan en la figura 1.3.
Los resultados de este servicio profesional interesan a los inversionistas de la organizacin,
comisarios, consejo de administracin, director, as como a los trabajadores, instituciones
crediticias e indudablemente a las entidades gubernamentales.
1.1 Evaluacin
En las organizaciones se establecen medidas normativas de control, tales como requisitos,
procedimientos, polticas, reglamentos y condiciones, las cuales permiten guiar y orientar la
realizacin de las actividades dentro de un marco de armona, orden y disciplina. Sin
embargo, es pertinente validar la operacin por medio de una evaluacin, misma que en un
sentido amplio significa valorar lo realizado.
La evaluacin representa el corroborar en forma especfica y peridica la forma en que se
efectan las actividades de la organizacin, y emitir un informe de resultados del
desempeo observado, en el que se manifiesta ya sea aprobacin, la sugerencia de una
adecuacin o cierta observacin.

En realidad la evaluacin tiene un fin propositivo, cuyas caractersticas se indican en la

figura 1.4.
Figura 1.4
Caractersticas de la evaluacin

En toda evaluacin intervienen tres personajes: el que evala (auditor) y el que es evaluado
(auditado), adems del directivo, que es quien solicita los resultados de esta actividad. Por
lo tanto, todos los integrantes de la organizacin estn involucrados en la evaluacin y se
mostrarn interesados y dispuestos a colaborar en esta tarea.
1.2 El porque de la auditoria administrativa
As como es sano practicar auditora a las operaciones de una organizacin, tambin resulta
beneficioso que con un fin preventivo se aplique en aquellas que estn por realizarse.
El sentido positivo de esta disciplina, enfocado a la administracin, ya sea general o en
alguna de sus acentuaciones, da lugar a lo que llamamos auditora administrativa, la cual
representa una faceta muy particular de la auditora en el campo de la administracin, cuyo
proceso, funciones, teoras y aplicaciones norman en cierta medida la directriz a observar
dentro de la organizacin.
El surgimiento de la auditora administrativa se dio en respuesta a una necesidad no
satisfecha en el campo de la auditora, ya que con ella se logr incursionar en revisiones de
reas que requeran atencin y que no necesariamente eran de tipo financiero. Su utilizacin
es ampliamente apreciada tanto en el sector privado como pblico, pues ha demostrado su
eficiencia como herramienta de control.
RESUMEN
1. La observancia de la administracin y su proceso es necesaria en todas las actividades
de la vida para lograr eficiencia, eficacia, productividad y calidad.
2. La universalidad de la administracin representa una aportacin de Scrates, filsofo
griego que expuso la presencia de esta caracterstica en todas las actividades realizadas,
ya sea en forma individual o institucional.

3. La organizacin representa la unidad de trabajo privada o pblica debidamente

estructurada, la cual tiene una misin claramente definida que acta en el mbito
domstico o internacional.
4. La auditora como disciplina tcnica representa un proceso sistematizado que examina,
revisa, analiza e informa respecto a la operatividad de una organizacin.
5. La auditora interna representa un rgano de control que es aprobado en la organizacin
para examinar y vigilar el apego a los lineamientos trazados, as como para participar en
la mejora de los controles establecidos o por establecer y, en un momento dado, en la
realizacin de actividades que de manera especfica le solicite la alta gerencia.
La auditora externa consiste en la intervencin de personal independiente que trabaja
con base en un contrato de servicios profesionales en la evaluacin de las operaciones
de la empresa, para finalmente informar sus resultados en forma escrita en el periodo
convenido.
6. La evaluacin representa un concepto general que significa valorar lo realizado y que se
caracteriza por ser positiva, sana, constructiva, con resultados, solicitada o programada.
7. La auditora administrativa representa un trmino compuesto en donde se hace
referencia a la revisin de la administracin general o en su defecto de alguna de sus
acentuaciones. Su surgimiento como especialidad se dio en respuesta a la necesidad
detectada en las mismas organizaciones.
2.1.Distincin de tipos de auditora
Ahora que se ha consolidado la presencia de la auditora en las organizaciones, la financiera
ocupa un lugar prominente por ser la pionera en el campo evaluatorio, pero es innegable
que en el transcurso de los aos se ha incrementado la realizacin de auditoras
especializadas.
Por otra parte, es de esperar que exista igual nmero de auditoras entre las organizaciones
que tienen actividades paralelas, pero en el campo tcnico no sucede as. Lo que s se tiene
identificado de manera similar es la clasificacin de stas, que atiende a disposiciones
institucionales o legales (vase figura 2.3).
Las auditoras internas y externas representan la primera clasificacin natural, ya que
obedecen a quien las realiza., y comprenden las especialidades que se enumeran
posteriormente.
Las auditoras ambientales, de calidad y social han sido requeridas con mayor exigencia en
los ltimos aos y las organizaciones estn conscientes de su contribucin preventiva o, en
su caso, correctiva; por su parte, la financiera representa el primer tipo de evaluacin
formal y su repercusin e influencia con las dems es trascendente.
En la tabla 2.1 se presenta en forma sintetizada el objetivo de cada tipo de auditora.

Tabla 2.1
Objetivos de diferentes tipos de auditoria,
Auditoria

Objetivo y normatividad

Financiera

Examen y revisin de estados financieros, con base en los

lineamientos del Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos

Fiscal

Verificacin del cumplimiento de obligaciones tributarias,

de acuerdo con la normatividad.

Operacional

Revisar el desarrollo y eficiencia en la realizacin de

operaciones y procesos.

Administrativa Evaluar la administracin general; su proceso,

cumplimiento y promocin. Su normatividad general est
delimitada por el conocimiento de esta disciplina.
Informtica

Revisa y evala actividades de tipo funcional, as como el

hardware y el software.

Integral

Evala la eficacia y eficiencia, as como la toma de

decisiones, su repercusin y resultados.

Ambiental

Evala y examina los procesos e impactos industriales en el

medio ambiente y recursos materiales, con base en los
lineamientos de normatividad oficiales de la autoridad
federal y estatal en la materia.

Calidad

Evala tanto la calidad del producto o servicio como la del

proceso, de acuerdo con la normatividad establecida por
esta disciplina.

Social

Evala en forma fiel la actitud y comportamiento social del

negocio, con base en las normas de tica y sociales.

Gubernamental Examina operaciones de diferente naturaleza en entidades y

dependencias del sector pblico, con base en preceptos de
ndole constitucional.
Enseguida se mencionarn en forma general lo relativo a cada tipo de auditora.

Figura 2.3
Diferentes tipos de auditora.

Auditoria financiera
Este tipo de auditora est plenamente identificada con las organizaciones, ya que fue la
pionera en el campo evaluatorio. Sus resultados y opinin se presentan en un documento
formal denominado dictamen, en donde se hace referencia a la situacin financiera, estado
de resultados, variaciones en el capital contable y los cambios en la situacin financiera, lo
cual resulta de especial importancia para los inversionistas y medio externo.
Como se mencion anteriormente, el dictamen es la opinin del auditor financiero externo.
Existen tres modalidades de ste, las cuales se aplican conforme las circunstancias que se
presentan en el proceso de valuacin; deben expresarse al concluir el informe. En la tabla
2.2 se presenta una descripcin de las mismas.
En ocasiones las empresas tambin presentan notas a los estados financieros, mediante las
cuales generalmente amplan o aclaran su informacin, as los lectores encuentran mayor
claridad en el contenido del dictamen y los estados financieros auditados
Tabla 2.2
Modalidades del dictamen
Dictamen

Modalidad

Limpio

Sin observaciones.

Con salvedades

Existencia de desviaciones a principios contables.

Negativo

Estados financieros que no muestran apego a principios

contables

Abstencin de opinin Limitaciones al examen practicado.

Desde el ao 1955 se integr en Mxico la Comisin de Procedimientos de Auditora, cuya
labor ha resultado fructfera en la profesin y que adems es la expresin aceptada en el
ejercicio de la actividad. Dicha comisin cuenta con normas, tcnicas y procedimientos que
denotan una alta profesionalizacin y la observancia de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, que establecen las guas formales del registro y presentacin de
rubros.
Auditora fiscal
En todo el mundo, el aspecto tributario merece la atencin de organizaciones y gobierno, ya
que ambos se benefician de l. De ah el inters de cumplir con apego a las disposiciones de
la materia y en forma solvente y oportuna.
Este tipo de auditora es practicada por las organizaciones como una ampliacin de la
auditora financiera. Es aplicada como una medida administrativa (con sus repercusiones
fiscales) por parte de firmas privadas de contadores pblicos o por auditores fiscales
(cuando es efectuada por la autoridad).
En una iniciativa poco usual, algunas organizaciones solicitan ante diferentes autoridades
que se les practique una auditora de este tipo a fin de regularizarse; esto incluye a las
relacionadas con seguridad social y vivienda.
En nuestro pas la auditora fiscal est reglamentada en disposiciones fiscales tales como el
Cdigo Tributario y Reglamento y las leyes particulares de organismos pblicos, o en su
defecto de las entidades federativas.
Las organizaciones establecen mecanismos de control para asegurar la correcta aplicacin,
determinacin, clculo y presentacin de las manifestaciones fiscales, adems de contar con
profesional capacitado para esta actividad.
Auditora operacional
Aparece en nuestro pas como una respuesta a las inquietudes organizacionales en los
mbitos privado y pblico. Fue en 1971 cuando el Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos estableci una comisin que elabor los aspectos normativos para la revisin en
este campo evaluatorio; los temas fueron los siguientes:
Esquema bsico de la auditora operacional.
Metodologa de la auditora operacional.

 Auditora operacional de compras.

Auditora operacional de ventas.
Auditora operacional de cobranzas.
Auditora operacional de la administracin de recursos humanos.
Auditora operacional del centro de proceso electrnico de datos.
Auditora operacional de otorgamiento de crdito.
Auditora operacional de administracin de inventarios.
Auditora operacional de los sistemas administrativos de informacin.
Para desarrollar este tipo de auditora resulta pertinente identificar las metas, misin, visin
y filosofa de la organizacin.
Auditora administrativa
La auditora administrativa, que es el tema principal de este texto, representa en forma
general un examen de la administracin y su proceso. En ocasiones este tipo de auditora
suscita divergencias entre los profesionistas que la practican y los que se encuentran
involucrados con la auditora operacional, situacin que muchas veces surge por el celo
profesional entre el contador pblico y el licenciado o maestro en administracin, que
reclaman sta como su rea natural. Pero dicha situacin debe subsanarse; lo justo es que
preste el servicio quien est mejor preparado, independientemente de si es contador o
administrador.
Cabe sealar que desde 1977 la Asociacin Nacional de Colegios de Licenciados en
Administracin, alienta la prctica de la auditora por parte de sus profesionistas en los
diferentes sectores de la sociedad.
Auditora informtica
La auditora de este campo es de vital importancia en las empresas, pues informa sobre la
organizacin, funcionalidad e idoneidad del proceso de sistematizacin de operaciones con
que se cuenta. Asimismo, analiza sus medidas de seguridad, el tipo de hardware y software
que utilizan, y la calidad del personal que participa, todo lo cual repercute en la calidad de
la informacin.
Este tipo de auditora apareci a nivel mundial en 1965, mientras que en nuestro pas se
comenz a implementar en la dcada de los aos setenta, cuando las instituciones
financieras y el Instituto de Contadores Pblicos de Mxico apoyaron su desarrollo.
Posteriormente, en 1977 se form la Asociacin Mexicana de Auditores en Informtica
(AMAI), promovida por profesionistas de esta disciplina, quienes fueron los precursores de
las tendencias americanas.

El campo de aplicacin de la auditora informtica comprende aspectos de organizacin,

operacin, prevencin y seguridad tales como:
Organizacin del rea.
Seleccin de equipo.
Planeacin y desarrollo de sistemas.
Utilizacin efectiva del equipo.
Estudio y evaluacin del control interno.
Diagnstico general.
Documentacin del sistema.
Manuales operativos.
Auditora integral
Este tipo de auditora tambin se conoce en el mbito mundial como comprensiva y evala
la eficiencia y eficacia de las decisiones que la organizacin ha tomado. En la dcada de los
aos ochenta existi una corriente que en sus inicios impuls su aplicacin en los
gobiernos, entre ellos Canad, Estados Unidos, Alemania y Mxico, quien hizo algunos
intentos en este sentido en la industria del papel; otro de los pases latinoamericanos que
abord el tema y lo difundi fue Colombia.
La auditora integral est basada en un enfoque interdisciplinario, que comprende aspectos
legales, financieros, administrativos, operacionales, informticos, entre otros, lo cual goza
de aceptacin en las organizaciones. Existe una asociacin profesional en nuestro medio
que difunde su metodologa, aplicacin y orientacin general.
El desarrollo de esta auditora en nuestro pas ha sido paulatino, pero es indudable que su
contribucin positiva al mundo de los negocios y al sector pblico.
Auditora ambiental
La auditora ambiental ha acrecentado su importancia en el mundo actual: por medio de ella
se realizan exmenes tcnicos en relacin al impacto industrial y de desechos sobre el
medio ambiente y los recursos naturales, situacin que se agrava da tras da y requiere la
implementacin de medidas preventivas.
La contaminacin del agua, la tierra y el aire resulta perjudicial para todos, de ah la
relevancia de las normas establecidas por el gobierno y las aportaciones de los grupos
ecologistas.
Auditora de calidad

La evaluacin de la calidad consiste en un examen minucioso del producto o servicio que

ofrece la organizacin (privada o pblica), as como de los procesos que la integran. Dicha
evaluacin requiriere certificacin de los resultados.
Las polticas de calidad que se tengan establecidas son un punto clave. Algunos ejemplos
de ellas son:
Personal con disposicin y comprometido.
Personal capacitado en forma continua.
Claridad en los procesos de trabajo.
Excelencia en la operacin general.
Documentacin de los procesos.
Disposicin a la mejora continua.
Actualizacin creativa.
El concepto de calidad engloba dos enfoques, uno referente a la calidad en s y otro al
control. Este se realiza por dos conductos: el interno (presidente o jefe de unidad) y el
externo (comprador, vendedor y verificacin de normas).
En la calidad es imprescindible que los factores administrativos, tcnicos y humanos se
mantengan controlados de manera que respeten la normatividad establecida y el
aseguramiento de la misma.
Auditora social
El peso de este tema evaluatorio es grande, porque considera la forma en que afectan las
acciones de una empresa a la comunidad. La auditora social representa un examen del
comportamiento social del negocio, lo cual incluye las acciones emprendidas y la manera
en que han repercutido en la sociedad de su localidad, de su pas e internacionalmente.
Algunos de los aspectos que se consideran son: salud, vivienda, obras viales, escolares,
seguridad y programas de tipo social en las comunidades.
Un aspecto positivo de esta auditora es que apoya a la alta administracin al aportar los
resultados obtenidos en los programas que han apoyado, lo cual les permite conocer la
situacin prevaleciente para, en caso necesario, redisear y mejorar la operatividad.
Auditora gubernamental
El sector pblico ha mejorado sus controles en las diferentes partes que lo componen a
efecto de asegurar la optimizacin de sus recursos; ha puesto nfasis en la honestidad,
claridad y transparencia de su manejo, lo cual ha redundado en beneficio del mismo
gobierno y consecuentemente de la sociedad.

La auditora gubernamental representa una evaluacin del sector que comprende la

fiscalizacin de ingresos, gastos, inversiones, programas, organizacin y sistemas,
principalmente. Recibe su nombre por el sujeto pasivo que recibe la auditora y no por el
que la realiza, ya que este ltimo puede ser un auditor del gobierno o una firma externa
contratada con este fin.
Con el empleo de este instrumento se busca evitar la corrupcin y la actuacin no tica del
funcionario o empleado pblico y propiciar una actitud de servicio y plena responsabilidad
en el quehacer gubernamental.
La auditora gubernamental opera en los niveles federal, estatal y municipal, y tiene como
marco legal de referencia la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (o en su
caso estatal o municipal), as como reglamentos y leyes especficas.
Tabla 2.3
Campo de aplicacin de la auditora gubernamental

Objetivos de la auditoria gubernamental

Financiera

Estados financieros

Administrativa Administracin general

y operacional Operaciones y control

Proceso

administrativo Sistemas

Legalidad

Marco jurdico Leyes especficas

Especfica

Programas Adquisiciones y obra pblica Servicios personales

En este campo se audita tanto la administracin central como la paraestatal y desde 1983 se
cuenta a nivel federal con una secretara responsable del control.
La auditora gubernamental, de conformidad con su objetivo, se clasifica en cuatro reas:
financiera, administrativa y operacional, legalidad y especfica. En la tabla 2.3 se menciona
el campo que comprende cada una de ellas.
Histricamente, en Mxico ha existido la Contadura Mayor de Hacienda como un rgano
fiscalizador de la Cmara de Diputados, y los estados de la Repblica han adoptado la
misma estructura.

Este tipo de auditora representa un instrumento de control importante, pero no es una

solucin pragmtica, es decir, requiere de un alto sentido de responsabilidad y colaboracin
de los sectores de la administracin pblica, para que en cada caso los auditados se
muestren con disposicin y otorguen las facilidades necesarias a los auditores
correspondientes, ya que en un sentido constructivo el procedimiento es preventivo,
correctivo y de fiscalizacin, en su caso.
En ocasiones se llegan a presentar reclamos sociales en los que se exige una auditora. En
estos casos se debe tener sensibilidad, ya que la respuesta a la auditora representa una
respuesta a la sociedad.
Los casos que desarrolla la auditora gubernamental no tienen respuestas preconcebidas, ya
que cada caso es diferente. De manera que el auditor no se debe dejar llevar por ningn
prejuicio ni por el apasionamiento de un tema, sino que debe guardar la serenidad y la
ecuanimidad.
2.2. Identificacin de auditoras especficas
En lo que a organizaciones se refiere, se encuentran identificados plenamente los tipos de
auditora; sin embargo, en ocasiones los directivos proponen casos especficos y
evaluaciones, a las cuales les otorgan una denominacin precisa; esto tambin sucede en los
organismos empresariales. En la tabla 2.4 se ilustran las ms usuales.
Tabla 2,4
Auditoras especficas.
Auditoria especificas
Recursos humanos

Etapas de su administracin

Deportiva

Membresa y flnanciamiento

Adquisiciones

Abastecimiento de insumos

Documentacin laboral

Aspecto jurdico laboral

Espacios

Distribucin de oficinas

Legal

Marco normativo

Nominal

Proceso de nmina

Vehculos

Parque vehicular

Acadmica

Maestros, programas y avances

Obra

Construcciones en proceso o terminadas

Activo fijo

Inmuebles, muebles e instalaciones

Contratos

Documentacin legal autorizada

Analtica

Procedimientos

Inventarios Ingresos y egresos Existencia fsica de bienes Administracin del efectivo

Legal corporativa

Certificados de participacin

Los casos especficos que se indican tienen su razn de ser, ya que su denominacin
obedece a la naturaleza propia de su actividad, pero de cualquier forma estn integrados en
los tipos principales que ya se explicaron.
2.3. El papel del administrador como auditor o auditado
La prctica de una auditora, ya sea por medio de auditores internos o externos, suele
ocasionar inquietud en los directivos cuando no se sienten plenamente seguros de la
efectividad de lo que administran. Sea ste el caso o no, una actitud de disposicin siempre
es sana para el proceso.
El alto directivo de la organizacin debe estar consciente de que la prctica de la auditora
es una actividad positiva que le permitir corroborar lo realizado en su gestin, y que
representa una opinin profesional (dependiente o independiente) libre de
condicionamientos, que expresa en forma proactiva sealamientos sobre los errores
detectados y la forma de enmendarlos.
Para atender a los auditores es conveniente que se designe a un empleado que sirva de
enlace para agilizar la actividad. Cuando la auditora es interna, la persona idnea es el
titular del rea auditada o el empleado que l designe, y cuando es externa generalmente es
el auditor interno o en su defecto un empleado del rea administrativa, aunque tal vez el
tema requiera de alguien del rea tcnica.
La actitud del administrador que es auditado debe ser mesurada, receptiva y de
colaboracin; no debe subestimar la prctica de la auditora, ya que de ella obtendr
informacin significativa para decidir acciones preventivas o correctivas. En caso de
observar alguna discrepancia de fondo en el resultado, tiene la opcin de revertir el
comentario que se le presente.
La actividad de auditora representa una medida administrativa sana y de alta relevancia
para la organizacin en general o el segmento de ella que es evaluada; sin embargo, la
disposicin del personal debe ser plena para augurar un xito.

En el papel de auditor, el administrador debe enfocar su accin a la solicitud de

informacin, anlisis de la misma, examen, revisin de operaciones y la aportacin de su
opinin profesional sobre el tema tratado.
Por su preparacin en el medio econmico administrativo, el licenciado en administracin
est preparado para practicar auditoras en la especialidad que domina, pero tambin debe
estar consciente de que hay otras profesiones igualmente aptas que representan una
competencia natural y profesional.
Como ya hemos mencionado, debe existir respeto entre las profesiones que auditan y dar el
crdito a la preparacin y desenvolvimiento personal. Por ejemplo, en el caso de la
auditora financiera y fiscal es innegable la participacin predominante del contador
pblico, aunque tambin participa en las de otro tipo.
2.4.Expectativas de la administracin en una auditora
Por lo general, la prctica de las auditoras es aceptada por las organizaciones
(independientemente de si pertenecen al sector privado o pblico) en un sentido
constructivo, ya que en stas se cuida de no asumir actitudes que infundan temor, o de
realizar una vigilancia excesiva, ni mucho menos extralimitarse en sus funciones; al
contrario, se busca que sirvan de apoyo, orientacin y asesora, y que slo se apliquen
sanciones cuando el caso as lo amerite.
En una evaluacin, las aportaciones ms efectivas se realizan cuando se interrelacionan
disciplinas, ya que al trabajar de manera integral se hace posible ampliar los objetivos y al
mismo tiempo se contribuye a un resultado que abarque muchos ms aspectos.
En la actualidad, las organizaciones solicitan profesionistas adscritos a esta actividad, con
conocimientos interdisciplinarios, mismos que les permitan atender con diligencia los
requerimientos que les son solicitados, independientemente de que sean de diferente
naturaleza.
En forma general, la administracin de toda empresa espera que los resultados de la
auditora le proporcionen la siguiente informacin:
Efectividad de la administracin.
Desviaciones a lo planeado y establecido.
Puntos de mejora.
Ratificacin de la operatividad que se cumple.
Recomendaciones financieras, operacionales y administrativas.
Plan sugerido de acciones correctivas.
2.7 Concepto de control y sus tipos

El concepto de control, como una etapa del proceso administrativo, es decir, funcional,
representa una actividad de vigilancia del cumplimiento de las operaciones y la
confirmacin del apego a la normatividad establecida, as como a los objetivos planeados.
Al definir el control como una etapa del proceso administrativo, se entiende que involucra
pasos y que queda descartada su accin individual. Por otra parte, la tarea de vigilar el
cumplimiento de las operaciones de la organizacin, implica detectar si esto se est
llevando a cabo de manera parcial o total. Y, finalmente, el hecho de identificar las
desviaciones a lo establecido, resulta en beneficio de la empresa si se tiene el propsito de
realizar enmiendas.
El control en la organizacin, como en toda actividad humana, sistematiza la verificacin
de las operaciones con el objetivo principal de lograr su eficiencia, eficacia, economa y
transparencia. Su empleo propicia un funcionamiento armonioso.
Tabla 2.5
Tipos de control.
Previo

Se anticipa a los hechos

Concurrente

Se aplica en el momento

Wr-hF
,. ;.,.L.: ..J..
Posterior
''. o de
. retoalimentacion
. j->-'.... :'! Se aplica a lo ya realizado
Para el funcionamiento del control es imprescindible el apoyo y compromiso de la alta
gerencia, as como la disposicin de directivos y personal de la organizacin; de ah la
relevancia de su difusin y la apertura a la. adecuacin, mejora e innovacin.
Lo concerniente al diseo, aprobacin e implementacin del control es algo que requieren
las organizaciones antes de iniciar operaciones, mientras estn en actividad, en casos de
integracin o fusin y en la terminacin de operaciones, de manera que siempre est
presente en cualquiera de las fases y sobre todo en la tarea de prevencin, donde se
desprenden tres tipos de control, mismos que se ilustran en la tabla 2.5.
La clasificacin que se muestra en la tabla 2.5 est basada en el tiempo. Cuando el control
es previo, se aplica antes de celebrar operaciones, es decir, se anticipa al hecho; cuando es
concurrente, se realiza en el momento de celebrar la operacin, y cuando es posterior o de
retroalimentacin, se utiliza en operaciones ya celebradas; naturalmente, el ideal en una
organizacin es el primero.
Las etapas de control como proceso se muestran en la tabla 2.6.
Como se observa en la tabla anterior, las etapas que integran un proceso de control son: la
medicin de los elementos clave, la comparacin entre los estndares fijados y la operacin

real y, finalmente, toma de decisiones por parte de la alta gerencia en respuesta a los
resultados obtenidos en el proceso.
Se ha indicado el control funcional, mismo que se ampla en la literatura administrativa,
pero es pertinente sealar que el control interno se denomina as porque representa en toda
organizacin un conjunto de sistemas administrativos amalgamados para normar y
eficientizar la operacin de sta.
Los objetivos de control interno son: proteccin de activos, informacin contable y
oportuna, promocin de eficiencia y adhesin a polticas de la administracin, por lo que
debe existir un ambiente adecuado hacia este concepto.
RESUMEN
1) Hoy en da es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad de auditora
(interna o externa) para conocer la veracidad tanto de la informacin financiera que han
generado como de las actividades relacionadas con el rea administrativa.
2) La existencia de la auditora como mecanismo de control est plenamente apoyada por
la alta gerencia, quien pone especial cuidado en la definicin de sus funciones. Por un
lado est la interna, que es dependiente de la organizacin, y por otro lado la externa,
que es independiente y trabaja conforme a un contrato especfico; finalmen te, ambas
contribuyen al seguimiento del control.
3) El empleo general de auditoras en las organizaciones ha propiciado la realizacin de
auditoras en mbitos especializados, tales como la financiera, fiscal, operacional,
administrativa, informtica, integral, gubernamental, calidad, social y ambiental.
4) Al lado de las auditoras especializadas, existen tambin las de tipo especfico, las
cuales toman su nombre de la naturaleza propia de su actividad; por ejemplo, la de
recursos humanos, deportiva, adquisiciones, documentacin laboral, espacios, legal,
nominal, vehculos, acadmica, obra, activo fijo, contratos, analtica, inventarios, e
ingresos y egresos. Estas auditoras en realidad estn comprendidas entre las
especialidades y es posible realizarlas en la cantidad que se desee, con la denominacin
que se quiera darles o que sea ms adecuada, lo cual es una cuestin que corresponde a
los directivos o profesionistas.
5) Cuando el profesional en administracin practica auditoras, asume el papel de auditor.
Y cuando atiende la prctica de una auditora en representacin de una empresa, funge
como auditado. En el desempeo de ambos roles debe manifestar suprofesionalismo al
brindar apoyo, orientacin y asesora en el primer caso, y una actitud mesurada,
receptiva y de colaboracin en el segundo.
6) 6. La prctica de una auditora en ocasiones levanta inquietudes en la organizacin,
situacin que en realidad no tiene ninguna razn de ser, ya que su realizacin es
constructiva y finalmente permitir tomar decisiones que.sirvan para lograr mejoras.

7) El control representa una etapa del proceso administrativo que se encuentra presente en
todo tipo de organizacin. Segn el tiempo en que se efecta, es preventivo,
concurrente o de retroalimentacin y posterior.
3.2 Concepto de Auditoria Administrativa
El concepto de auditora administrativa representa la conjuncin de una tcnica de control
ya existente (la auditora) y una disciplina que se inicia formalmente y que contina
desarrollndose con nuevos enfoques (la administracin). De ah la existencia de diferentes
definiciones en este campo, las cuales enmarcan la asociacin de los dos trminos y su
aplicacin en las organizaciones, con base en enfoques que dan relevancia a los
procedimientos, ya sea en su operatividad o a lo concerniente a control. Tambin se
emplean expresiones relativas a la administracin y a las irregularidades dentro de ella, as
como a los mtodos y eficiencia en general.
En una visin personal, desprendida del estudio de esta disciplina y su aplicacin, as como
de las diferentes corrientes relacionadas con este concepto, consideramos que la auditora
administrativa representa un examen, ya sea integral o especfico, realizado por un
profesional de las ciencias econmico-administrativas o afines, sobre la actividad
administrativa de una organizacin, as como de los elementos que la integran, a efecto de
evaluar su desempeo, excelencia y apego al control establecido.
Existen corrientes de pensamiento que establecen como intervencin idnea en esta
evaluacin la del licenciado en administracin. Sin embargo, dicha actividad no es
limitativa de una profesin y es factible que la realice quien posea conocimientos de esta
disciplina y de las especialidades que la apoyan. De cualquier forma, esto implica una gran
responsabilidad para quien la practica, ya que los comentarios deben ser formales y
documentados, no a la ligera o superfluos.
Evaluar la administracin siempre ser pertinente, ya que los directivos suelen mezclar
diversos factores junto con estilos propios, siguiendo por lo comn enfoques
contemporneos con el fin de obtener los resultados previstos, o de hecho superarlos; sin
embargo, en ocasiones esto no resulta del todo positivo y ocurren resultados sorpresivos. Y
el auditor debe estar atento a esta situacin.
La auditora administrativa es, sin lugar a dudas, una tcnica que debe estar presente en las
organizaciones, y su aplicacin en menor o mayor medida estar sujeta a los requerimientos
especficos que se prevean y estn autorizados por la alta administracin.
3.3 Anlisis del concepto
Dentro del concepto de auditora administrativa que se ha expuesto previamente,
distinguimos cinco elementos, los cuales se comentan a continuacin.
Examen integral o especfico. Por su propia naturaleza, la auditora administrativa se puede
aplicar ya sea a la organizacin en general (como es el caso de la estructura orgnica), a un
segmento de ella o a un caso especfico (como una funcin, procedimiento, prctica o tarea,

sistema de control). En cualquiera de estas circunstancias, el auditor debe emplear el mismo

profesionalismo, atencin y dedicacin.
Profesional de las ciencias econmico-administrativas o afines. Uno de los requerimientos
ineludibles de quien realiza esta tarea es el conocimiento de la auditora y de la
administracin, de ah que la persona idnea resulte ser el profesional de estas reas. Pero
en realidad eso no es suficiente, ya que se requieren tambin de otros conocimientos
especializados, tales como derecho, informtica, sistemas, calidad y excelencia, entre otros.
Actividad administrativa. La evaluacin de la actividad administrativa comprende, en
sentido general, su proceso, pero tambin su estructura, objetivos, planes, recursos,
funciones, sistemas, prcticas de trabajo y operaciones en general.
Evaluacin del desempeo. La evaluacin del desempeo representa un punto bsico de
atencin en el quehacer administrativo, ya que permite tener una visin de la forma en que
se han desarrollado las actividades en relacin a lo previsto, as como de la disposicin y,
en su caso, aportaciones de mejora del equipo o persona que desempean una funcin,
actividad o puesto especfico.
Apego al control. Las organizaciones suelen contar con una normatividad interna (es decir,
que ha sido elaborada, aprobada e implementada por ellas mismas), la cual debe observare
para lograr efectividad en las operaciones y consecucin de objetivos; de otra manera,
repercutir en caos y desviaciones a lo previsto.
Etapas del proceso de ejecucin de la auditora administrativa,

4.1 Planeacin

La auditora administrativa, como actividad tcnica, requiere en forma expresa de un inicio

ordenado que permita llevarla a cabo con rapidez y seriedad, bajo un sistema bien definido,
de ah la relevancia de la etapa de planeacin en la actividad evaluativa.
Cabe sealar que una auditora administrativa suele estar considerada en el programa de
trabajo anual del rea de control, pero tambin es probable que sea solicitada expresamente
por la alta direccin por circunstancias que incumban a toda la organizacin o a una parte
de ella. Asimismo, la intencin de aplicarla a veces es puramente constructiva, con el fin de
evaluar en forma preventiva un proceso, funcin o actividad determinada.
Las actividades a realizar en esta etapa estn enfocadas al trabajo de diseo de la
evaluacin (definirla), as como al anlisis inicial, elaboracin del diagnstico, discusin,
aprobacin y difusin del programa de trabajo. Tambin se determina la cantidad y calidad
del personal que intervendr en el desarrollo, as como sus funciones especficas (vase
tabla 4.1).

Tabla 4.1
Contenido temtico de las etapas en la ejecucin de la auditora,
Etapa

Contenido

Planeacin

Definicin de la evaluacin Anlisis y estudio preliminar

Determinacin del alcance Diagnstico administrativo Programa de
trabajo y aprobacin Designacin de personal

Desarrollo

Aplicacin del programa de trabajo Utilizacin de tcnicas de

auditoria Evaluacin del control interno Obtencin de la
informacin Validacin de la informacin Elaboracin de papeles y
notas de trabajo Deteccin de hallazgos y su evidencia Revisin
inicial de la informacin Depuracin de la informacin Anlisis de
la informacin Interpretacin de la informacin Conclusin del
trabajo operativo

Obtencin
informe

del Informacin peridica preliminar Intercambio constructivo de

opiniones Solucin de anomalas intrascendentes Jerarqua de
observaciones de la auditoria Sealamiento de recomendaciones
Aceptacin de deficiencias por el auditado Seleccin del modelo de
presentacin Oportunidad del informe final

Seguimiento

Decisin de continuar con la actividad Confirmacin del

cumplimiento Nueva auditora

5.3 Estudio y documentacin preliminar

Es preciso que la actividad evaluatoria se inicie con un anlisis y estudio preliminar de la
organizacin o de la funcin o tema especfico, ya que esto sirve para conocer el medio, el
personal involucrado y la operatividad existente de manera directa, as como para
documentarse y percibir la actitud hacia el control en los auditados, lo cual permite
formarse una opinin profesional de la situacin que prevalece.

En esta etapa es recomendable actuar con madurez y evitar externar juicios prematuros de
lo que se observa, sobre todo al personal de la organizacin. En algunas ocasiones, las
circunstancias no permiten que el estudio preliminar se lleve a cabo como debiera y se
inicia con la prctica inmediatamente, mientras que en otros casos ambos se van
complementando sobre la marcha; sin embargo, esto hay que evitarlo en lo posible, ya que
lo apropiado es iniciar con el trabajo preliminar.
Sin el estudio inicial o preliminar, no se tiene una visin general sobre la cual partir para
realizar el trabajo profundo de una auditora. Dicho estudio va encaminado a conocer las
generalidades e identificar la problemtica de la organizacin, as como los riesgos
potenciales.
Por medio del anlisis y estudio del sistema de control se obtienen referencias de la forma
de actuar del personal en relacin a la normatividad establecida, lo cual ayuda al auditor
para consolidar su opinin del funcionamiento de la organizacin. Aunque se dedique
relativamente poco tiempo a esta tarea, lo importante es obtener una apreciacin de la
situacin que prevalece, ya que de cualquier forma se profundizar en ello despus.
Bsicamente, esta actividad preliminar comprender los siguientes aspectos: revisin de
documentos, conocimiento del rea de trabajo y apreciacin general del auditor (vase
figura 5.2).
Mediante la revisin de documentos, el auditor comienza a compenetrarse con diferentes
aspectos de la organizacin. Por lo comn, solicita en primera instancia documentos de tipo
general y despus, conforme lo considera necesario, pide documentos especficos.
Dentro de la documentacin de tipo general se encuentra la sealada en la tabla 5.1.

Tambin es imprescindible que el auditor tenga conocimiento del rea de trabajo en donde
va a desarrollar su actividad. Designarle un lugar especfico en el que cuente con las
condiciones ptimas para laborar, como cierta privacidad, equipo de cmputo y mobiliario
adecuado para el manejo de documentacin, son aspectos que no se deben subestimar, pues
contribuyen a un mejor desempeo de ste.
Con el trabajo preliminar, el personal que evala consigue obtener una apreciacin general,
la cual sirve de apoyo para profundizar en el trabajo definitivo. En el transcurso de esta

actividad el auditor dispondr de un campo amplio para obtener informacin, de manera

que deber utilizar su criterio para realizar la recopilacin y enfocarse en el estudio de la
ms relevante.
En las organizaciones suelen emplearse formas administrativas como un instrumento de
control enfocado a la sistematizacin, y una de las tareas del auditor es solicitar un catlogo
de ellas, as como una explicacin que justifique el diseo de las mismas, el propsito de su
empleo y la forma correcta en que deben ser utilizadas; lo ideal es que estn integradas al
sistema computacional.
En la actividad preliminar el auditor utiliza algunas tcnicas para recopilar informacin,
tales como la entrevista y el cuestionario. Para la primera se recomienda elaborar un
formato donde se incluya el nombre del directivo entrevistado, rea de la cual es
responsable, propsito de la entrevista, fecha y lugar; asimismo, resulta conveniente
establecer un temario especfico, aunque tambin se presta a la improvisacin. Por su parte,
el cuestionario precisa de un diseo especfico, segn el caso.

Documentacin general solicitada por el auditor

Escritura constitutiva o decretos y sus modificaciones Manual de organizacin
Manual de procedimientos

Misin y visin

Poderes otorgados a directivos o personal externo

Contrato colectivo de trabajo

Estados financieros

Sistema presupuesta

Rgimen fiscal

Actas de asamblea

Planta de personal y nmina

Producto o servicio

Sistemas administrativos

Actas de comits

5.4 Diagnstico administrativo

El diagnstico administrativo representa una opinin profesional de la situacin general o
de algn aspecto particular de una organizacin, basada en el estudio y anlisis de la
condicin real en que se encuentra. Dicha opinin se presenta en forma escrita por medio
de un documento formal dirigido al primer nivel jerrquico de la empresa, a quien le
corresponder darle el cauce adecuado.
Esta actividad en realidad inicia desde el momento en que se tiene contacto con el auditado
y se detecta un problema.

Muchas de las deficiencias detectadas en el desarrollo del diagnstico se derivan de

problemas relacionados con el proceso de comunicacin interna en la organizacin y con la
normatividad administrativa en general.
La presentacin del diagnstico requiere de una retro alimentacin; es decir, que debe haber
una respuesta por parte de la organizacin. No se trata de presionar a la organizacin a
actuar de inmediato, sino de que ella misma se comprometa a analizar los resultados para
darle continuidad a esta actividad, desde una posicin constructiva y sana.
As, el desarrollo, elaboracin y presentacin del diagnstico administrativo se basa en el
estudio aplicado a la organizacin, que a su vez implica el empleo de recursos
administrativos (sistematizacin), humanos, materiales y tcnicos.
El personal que interviene en esta actividad preliminar debe disponer de una mente clara y
abierta, adems de ser perceptivo, observador y constructivo.
Para el desarrollo del diagnstico se emplea una metodologa bsica a partir de la cual se
define el contenido del mismo (vase tabla 5.2). La metodologa representa en realidad el
seguimiento de la planeacin general de un trabajo de auditora, de la cual no se debe
subestimar ningn detalle.
Los aspectos nombrados en la tabla 5.2 como parte del contenido, no significan - de
ninguna manera un sealamiento rgido, sino una propuesta de temas generales que se
pueden exponer en el documento final; cada organizacin en lo interno, o la firma
profesional que preste el servicio de auditora, elegir la forma de agruparlo.
Tabla 5.2
METODOLOGA Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICOS
Aspectos metodolgicos
Definir el objetivo

Contenido
Introduccin

Delimitacin del tiempo Objetivo

Calendarizacin

Anlisis de la situacin actual

Personal participante

Problemas potenciales

Ejecucin

Alternativas de solucin

Revisin

Recomendaciones

Conclusin

Propuestas

En la parte de la introduccin se sugiere exponer la razn de la auditora en la empresa, el

periodo en que se llev a cabo y, en caso de estar plenamente identificada, . la problemtica
que enfrenta.
En el objetivo se plantea en forma directa y clara lo que se pretende con la realizacin de
esta actividad.
Por su parte, el anlisis de la situacin actual es un punto neurlgico en el que se describe
de manera objetiva la funcionalidad de la organizacin, sin emitir juicio alguno, ya que el
objetivo es retratar una realidad.
La identificacin de problemas potenciales requiere de una mente aguda y con buen sentido
crtico, ya que con base en la situacin actual de la empresa, el evaluador debe realizar
sealamientos de las posibles complicaciones que enfrentara la organizacin en caso de
seguir operando con el esquema actual.
Adems de analizar la situacin actual y evidenciar los problemas potenciales, es necesario
proponer alternativas de solucin, para disminuir al mximo los riesgos que comprometan
la estabilidad de la organizacin; aqu es donde se precisa de creatividad por parte del
auditor.
Mediante recomendaciones, la persona que evala seala aspectos precisos que considera
adecuado atender; por supuesto, la decisin final la toma la organizacin.
Al final del contenido del diagnstico administrativo, el evaluador presenta las propuestas a
la organizacin de manera detallada. stas deben ser viables y apegadas a la situacin real
existente. La rapidez con que se atienden las necesidades de la empresa cobra cada vez
mayor peso para mejorar, o por lo menos mantener, los niveles de competitividad
deseables; por lo tanto, resulta imprescindible aplicar mejoras administrativas, que faciliten
identificar a tiempo los aspectos que pudieran amenazar el ptimo desempeo de la
organizacin.
En la figura 5.3 se presenta un ejemplo de la estructura del diagnstico administrativo.
Figura 5.3
Estructura del diagnostico administrativo
RIVAPALACIO Y BARRERA,S.C.
Asesores administrativos
Mxico, D.F., 30 de junio de 2007.
Lie, Bernardino Dlecky DeTeresa
Director General de Industrias
Metlicas, S.A. de G.V.
Presente

Asunto: Diagnstico administrativo

Apreciable y fino amigo:
Atendiendo la labor que nos fue encomendada para realizar un diagnstico administrativo
de la organizacin que usted dirige, nos permitimos informarle que la actividad de auditora
qued concluida y que conforme a los resultados de sta, presentamos el siguiente
documento, que de ser aprobado dara pie a la siguiente etapa.
I. OBJETIVO
El objetivo primordial de este trabajo fue el de evaluar el funcionamiento Integral de la
organizacin a efecto de presentar la realidad de las condiciones en las que se encuentra.
II. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL
En la organizacin se detectaron, entre otros, los siguientes aspectos de carcter general y
particular.
De carcter general:
De acuerdo con los resultados obtenidos, la funcionalidad de Industrias Metlicas, Si. de
C.V., se encuentra afectada por la falta de una normatividad administrativa que oriente y
encauce la realizacin de operaciones. De manera concreta, se detect lo siguiente:
Manual de organizacin
1. Carencia formal de un Manual de organizacin y procedimientos que contenga la
definicin de la misin, objetivos, estructura orgnica, sistemas, procedimientos y polticas,
lo cual repercute en la efectividad de las actividades que realiza el personal.
Efectividad del personal
2. En los ltimos ocho meses, el rendimiento del personal se ha visto afectado por los
siguientes factores relacionados con la administracin de recursos humanos:
a) Definicin de una poltica salarial.
b) Carencia de un programa de capacitacin y adiestramiento.
c) Incumplimiento en la liquidacin de incentivos de produccin.
d) Falta de definicin de polticas promocionales.
De carcter particular. Gerencia administrativa
En esta rea se requiere en forma prioritaria reestructurar el control de operaciones de la
organizacin, especialmente en lo siguiente:

1. El diseo de la organizacin interna no responde a la realidad; es decir, est desvirtuado

y las funciones que realiza el personal no corresponden a lo estipulado.
2. Se carece de un programa de trabajo que defina proyectos a mediano y largo plazo.
3. Existe una distribucin fsica inapropiada en el rea, que obstaculiza la comunicacin y
flujo de operaciones.
4. La informacin financiera, presupuestal y fiscal no tiene la confiabilidad deseada. Esto
ocasiona la solicitud constante de aclaraciones por parte de los directivos.

Gerencia de produccin
Fueron detectadas las siguientes deficiencias que impactan gravemente el funcionamiento
productivo:
1. El programa de produccin generalmente tiene contratiempos por falta de planeacin y
logstica adecuada.
2. El mantenimiento se realiza solamente en forma correctiva, no obstante que
reiteradamente se han solicitado servicios de tipo preventivo, al grado de realizarse paros
tcnicos para buscar atraer la atencin en este sentido,
3. La calidad del producto no es la deseada y no existe un plan definido para mejorarla,
4. Aunque existe un plan de renovacin tecnolgica, ste se encuentra detenido, sin una
fecha probable de activacin.
III. PROBLEMAS POTENCIALES
Consideramos que en el caso de prevalecer la situacin antes expuesta, se corre el riesgo de
que se presenten las circunstancias que a continuacin se indican.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
IV. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN
Ante los riesgos potenciales que amenazan el correcto desempeo de la organizacin, se
proponen las siguientes dos alternativas, las cuales buscan dar flexibilidad y
profesionalizacin a la administracin de la empresa.

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

V. RECOMENDACIONES
Con base en todo lo expuesto en este documento, nos permitimos presentar en forma
sintetizada algunas recomendaciones que consideramos oportuno aplicar de manera
inmediata en su organizacin,
De carcter general:
Manual de organizacin
Elaborar en forma participativa la misin y visin de la organizacin y difundirla al
personal por medio de un Manual de organizacin y otro de procedimientos, donde queden
definidos claramente los niveles jerrquicos, funciones, polticas y, en su caso, sistemas
administrativos.
Efectividad
a) Instrumentar formalmente la grfica salarial de la organizacin, con base en niveles y
categoras, de acuerdo con lo previsto en el Contrato Colectivo de Trabajo.
b) Reactivar la efectividad del Programa de capacitacin y adiestramiento, as como el
cumplimiento de incentivos ya devengados, y definir la poltica de ascensos.
De carcter particular:
Gerencia administrativa
1. Disear la organizacin interna de esta gerencia y redisear los procesos donde est
involucrada.
2. Elaborar el programa de trabajo interno en forma participativa e informar de su
evolucin a la Direccin de la empresa.
3. Adecuar, mediante una auditora de espacios, la distribucin fsica del rea,
4. Erradicar la falta de confiabilidad en la informacin financiera principal y especializada.
Gerencia de produccin
1. Adecuar el programa de produccin y resolver los contratiempos de logstica que
actualmente se presentan y que provocan que no se cumpla con las metas establecidas.

2. Calendarizar el mantenimiento en sus aspectos preventivo y correctivo, con la

elaboracin inicial de un plan anual y, posteriormente, de uno a mediano plazo,
3. Ejercer un control estricto en la calidad del producto e investigar las causas de
incumplimiento que se presenten.
4. Presentar nuevamente el proyecto de cambio tecnolgico al Consejo de administracin, y
enfatizar sus bondades por medio de la presentacin de un cuadro comparativo de la
situacin actual y lo esperado con el cambio.
Reiteramos nuestro agradecimiento por la confianza otorgada a esta firma para la
realizacin de la auditora. Esperamos que el presente trabajo responda a sus exigencias;
nosotros estamos a su disposicin para aclarar cualquier punto.
Atentamente M,A.
Agustn Rivapalacio del Toro
Paseo de la Reforma 12028,
Mxico, D.R
Tel.01-511715010 y 01- 511715011