Anda di halaman 1dari 12

Cara Perawatan Peralatan Kantor

Perawatan yang tepat dari peralatan kantor Anda akan membuat bisnis Anda berjalan lancar.
Seorang yang baik akan selalu membersihkan kotoran yang menempel pada tombol keyboard
yang sudah terlalu lama. Pemeliharaan rutin dapat mengurangi panggilan downtime dan berikut
tips untuk Anda dalam pemeliharaan computer, printer dan mesin fax.
Apa yang Anda butuhkan

Kompresi udara

Pembersih komputer

Kain

1. Komputer
o Jauhkan komputer dalam lingkungan kering, jauh dari sumber panas yang
berlebihan atau kelembaban. Jangan letakkan komputer di samping sumber
pemanasan atau minum kopi dekat dengan komputer.
o Menghapus layar dan keyboard secara teratur dengan kain statis-bebas dan bersih
yang dirancang untuk digunakan pada komputer.
o Gunakan kompresi udara untuk membersihkan puing-puing dari antara tombol
pada keyboard. Balikkan keyboard atas dan kocok kotoran longgar. Gunakan
kompresi udara lagi untuk mendapatkan puing-puing sisa dari antara tombol.
o Jauhkan lubang ventilasi pada komputer yang jelas penyumbatan dari debu atau
barang lainnya di atas meja untuk mencegah overheating. Gunakan kompresi
udara untuk meniup debu dan puing-puing dari semua ventilasi.
2. Printer

o Buka bagian yang dapat dilepas dari printer dan bersihkan bagian dalam dengan
kain kering bersih.
o Periksa spesifikasi pada berat dan ukuran kertas. Pastikan bahwa kertas yang
Anda gunakan tidak melebihi berat yang direkomendasikan dan ukuran. Berat
kertas menunjukkan ketebalan kertas dan dapat ditemukan pada kemasan pabrik.
o Hapus semua kertas yang macet sepenuhnya.
o Ubah tinta yang diperlukan. Buka bagian atas printer dan keluarkan kartrid tinta.
Spesifikasi harus dicetak di samping untuk membantu Anda memesan kartrid lain
dari toko kantor lokal ritel Anda atau pemasok. Jika Anda tidak dapat menemukan
kartrid tinta, mengacu pada pedoman produsen di manual printer.
3. Mesin Fax
o Jauhkan mesin faks di ruang kering. Kelembaban dapat menyebabkan kertas
saling menempel.
o Tempatkan mesin faks setidaknya enam inci dari dinding ventilasi yang memadai
di sekitar peralatan.
o Kipas kertas dengan tangan Anda sebelum memasukkannya di mesin faks. Hal ini
mencegah mesin mengambil terlalu banyak kertas dan tersangkut dalam operasi.
o Ubah toner yang diperlukan. Cari akses pada bagian depan mesin fax dan
menghapus toner. Sisihkan pada sepotong koran atau membuangnya di tempat
sampah segera, sebab toner dapat bocor. Tempatkan kartrid toner baru dalam slot.
Mengelap tumpahan apapun.
Saran :

Jangan pernah membuka mesin-mesin kantor secara paksa. Ketika melakukan


pembersihan pemeliharaan, hanya mengakses bagian-bagian dari mesin yang terbuka
dengan mudah.

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR


A. INDIKATOR
1. Mengikuti Prosedur K3
2. Pemeliharaan Mesin Kantor
3. Pengisian Format Pemakaian dan Perawatan Mesin
4. Penggantian Spare Part/Refill?Alat Mesin
B.
MATERI
Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Banyak peralatan
yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan.
Jika peralatan rusak, pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki, kecuali ada
peralatan
cadangan.
1.
MENGIKUTI
PROSEDUR
K3
I.
Pengertian
keamanan,
kesehatan,
dan
keselamatan
kerja
a. Keamanan kerja adalah unsur-unsur tersebut, lingkungan kerja juga harus aman. Syarat-syarat
lingkungan kerja yang aman adalah sebagai berikut:
1. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang jelas,
2. Adanya peraturan kerja yang fleksibel (tidak kaku),

3. Adanya penghargaan atas hak dan kewajiban pekerjaan,


4. Adanya hubungan social yang baik antara perusahaan dengan masyarakat setempat,
5. Adanya prosedur kerja sesuai dengan aturan SOP,
6. Adanya ruang kerja yang memenuhi standar SSLK (syarat-syarat lingkungan kerja),
yaitu:

Tempat kerja steril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin dan
peralatan, dan bising,

Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik,

Lampu penerangan cukup memadai,

Ventilasi dan sirkulasi udara yang seimbang,

Adanya aturan kerja atau aturan keprilakuan (code of conduct).

b. Kesehatan kerja adalah bagian dari ilmu kesehaan sebagai unsur yang menunjang jiwa raga
dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja meliputi kesehatan jasmani dan kesehatan rohani.
Unsur-unsur penunjang kesehatan lingkungan kerja di tempat kerja adalah sebagai berikut:

Adanya sarana prasarana dan peralatan kebersihan, kesehatan, dan keterriban,

Adanya tempat sampah yang memadai,

Adanya WC yang memadai,

Adanya air yang memenuhi kebutuhan,

Ventilasi udara yang cukup,

Masuknya sinar matahari keruangan,

Adanya lingkungan alami,

Adanya kipas angina atau AC,

Adanya jadwal piket kebersihan,

Adanya petugas kebersihan.

c.
Keselamatan
kerja
Unsur-unsur penunjang keselamatan kerja, adalah sebagai berikut: Adanya unsur keamanan san
kesehatan kerja seperti disebut sebelumnya, Adanya kesadaran dalam menajaga keamanan dan
kesehatan kerja, Teliti dalam bekerja, Melaksanakan prosedur kerja dengan memeperhatikan
keamanan dan keselamatan kerja.
II.
TUJUAN
K3
Tujuan keamanan dan kesehatan kerja adalah demi terciptanya keselamatan karyawan saat
sedang bekerja dan setelah bekerja. Imbas bagi karyawan yang selamat adalah suatu keuntungan
bagi
perusahaan
dan
karyawan
itu
sendiri.
2.
PEMELIHARAAN
MESIN
KANTOR
Caracara memelihara dan merawat barang-barang kantor hendaknya memperhatikan cara-cara
sebagai barikut: Selalu membersihkan barang secara teratur terutama setelah barang itu
dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dengan yang tidak rusak , Selalu
memperbaiki barang yang rusak , Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar
dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing (digudang dikunci, cukup ventilasi dan
tidak lembab), Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dalam keadaan baik dan benar, Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang-barang
kantorsesuai
dengan
petunjuk
dan
aturan
pemakaiannya.
LANGKAH
LANGKAH
PERAWATAN
A. Perawatan dan pemeliharaan mesin stensil

MESIN

KANTOR

Bersihkan casing,

Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usia, semua peralatan dibersihkan dengan
menggunakan minyak tanah,

Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada
tempat semula,

Langkah terakhir mesin terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari
kain, tidak dibenakan ditutup dengan bahan plastik.

B. Perawatan mesin fotokopi

Bersihkan cover-cover agar mesin foto kopi dalam keadaan bersih dan sehat,

Kalau kaca kotor bersihkan dengan alkohol,

Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis, jika tidak
memungkinkan lakukanlah tambahan bahan,

Bersihkan transfer bawah,

Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali apabila ada pemindahan tempat, asalkan
tidak melewati batas waktu 2 kali 24 jam,

C.
Pemeliharaan
1. Membersihkan print head

mesin

faksimili

Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,

Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lever) kesebelah kanan penutup
atas (top cover),

Angkat printcartridge-nya,

Bersihkan print head mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi
cairan alkohol isoprofil,

Tunggu sampai alkohol di print head benar-benar kering,

Pasang kembali print catridge,

Tutup penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi klik,

2. Membersihkan scanner

Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,

Bukalah penutup atas dengan menekan ujung kanan mesin,

Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunakan kain halus yang diberi alkohol,
hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks,

Tutup kembali top cover,

3. Memasang tinta

Bukalah penutup atas dengan ujung kanan mesin,

Lepaskan print cadrigde yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada di sudut
kanan atas,

Tutup kembali top cover,

3.
PENGISIAN
FORMAT
PEMAKAIAN
DAN
PERAWATAN
MESIN
A.
FORMAT
PEMAKAIAN
MESIN
Format pemakaian disediakan untuk mengetahui tingkat pemakaian mesin sehingga dapat
menentukan kapan kira-kira mesin tersebut harus mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai dengan
buku-buku manual. Bentuk pemakaian format dapat berupa bermacam-macam, tergantung
kepada
selera
yang
merencanakan
format
tersebut.
B.
FORMAT
PEMELIHARAAN
Format pemeliharaan digunakan oeh teknisi (MR) untuk mengetahui riwayat perbaikan dari
mesin. Dengan melihat kartu pemeliharaan, seorang teknisi akan dapat mengetahui/menentukan
trouble
shooting
terhadap
peralatan.
4.
PENGGANTI
SPARE
PART/REFILL/ALAT
MESIN
Me-replace adalah penggantian salah satu komponen dari mesin apabila komponen mesin
tersebut telah mengalami kerusakan. Kerusakan yang dialami disebabkan karena seringnya
pemakaian, sudah habis umur teknis, dan pemakaian yang tidak mengikuti prosedur. Apabila
tidak dilakukan penggantian komponen akan berakibat fatal bagi mesin tersebut yang akhirnya
tidak bisa dipergunakan lagi. Komponen yang digunakan untuk mengganti haruslah komponen
yang disarankan oleh pabrikan yang mengeluarkan produk tersebut (komponen original

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR, Bahan pembelajaran untuk SMK


Memilih Peralatan Dan Mesin-mesin Kantor
Menurut Drs. Moekijat dalam bukunnya Tata laksana Kantor, Khususnya memilih
mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal seperti berikut :

Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan

Jenis mesin hendaknya praktis

Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan

Mesin dapat mempercepat selesainnya pekerjaan.

Mutu mesin harus benar-benar baik.

Faktor-faktor untuk memilih peralatan :

Pekerjaan dan cara menyelesaikannya

Kebutuhan pegawai perseorangan

Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya

Fleksibilitas penggunaannya

Harga dan penanaman modal

Kemampuan kesatuan

Nilai keindahan

Preferensi pegawai

Indikator dan Tujuan Pembelajaran

Pengenalan peralatan kantor

Mengoperasikan Peralatan sesuai standar operasional

Materi :
A. BAGIAN BAGIAN PERALATAN KANTOR
1. PENJEPRET KERTAS ( HECTH MACHINE )
a. Bagian penekan: letaknya diatas dan dlengkapi dengan per suatu alat penekan.
b. Bagian isi : letak nya ditengah yang terdiri dari tempat kawat jepret dan per
pengalih kawat jepret.
c. Bagian alas : letaknya dibawah dan dilengkapi dengan lekukan sebagai alat pelipat
kawat jepret.
2.PELUBANG KERTAS ATAU PERFORATOR
a. Alat penekan,yang letaknya dibagian atas dan dilengkapi dengan per.
b. Mata pelubang,yang terbuat dari besi dengan permukaan cekung tajam dan

biasanya berwarna putih.


c. Petunjuk titik tengah,yang berupa :
- garis yang memanjang yang merupakan tengah tengah mesin
- lempengan besi yang berbentuk mata panah yang mengarah kepada kita.
d. Papan kertas yang dilengkapi dengan lubang lubang.
e. Alat yang dipergunakan untuk menyimpan sisa kertas lubang.
3. MESIN PENOMOR ( NUMBERING MACHINE)
a. Bagian bagian mesin pemberi nomor :
- alat pengatur hentakan atau action indikator.
- roda angka
- penuntun baris
- bantalan tinta
- pengumpil penjepit
- kunci penyangga
- tangkai penekan
- tombol pembersih
1. CARA PENGOPERASIAN PENJEPRET KERTAS
a. Masukan satu set kawat jepet pada bagian isi penjepret kertas,dengan posisi ujung
dbawah
b. Ratakan terlebih dahulu kertas kertas yang akan dibundel tersebut,terutama bagian
tepi yang tidak akan dijepret.
c. Bagian kertas yang akan dibundel diletakan pada bagian alas tepat pada lekukan
pelipat.
d. Setelah siap melakukan penekanan dengan menekan alat penekan dengan wajar.
e. Kertas surat atau lainya yang mempunyai halaman tipis hendaknya menjepretkan
isi jangan pada posisi miring,tetapi harus sejajar dengan tepi kertas yaitu kira kira dua
centi meter dari sebelah kiri dan satu setengah centi metet dari bagian ujung atas kertas.
2. CARA MENGGUNAKAN PELUBANG KERTAS
- Tekukan kertas yang akan dilubangi menjadi dua bagian sama tengah untuk
memetakan titik tengah dan ratakan bagian tepi kertas
- Masukan kertas yang sudah mempunyai bekas lipatan tersebut pada alat pelubang
kertas dengan memperhatikan petunjuk alat yang menunjukan garis.
- Setelah yakin tidak ada ruang yang kosong antara kertas dengan batas masukkan
kertas,maka lakukanlah penekanan,yaitu menekan alat penekan dengan telapak tangan
secara wajar sampai kertas itu berlubang.
Ada tiga langkah dalam mempergunakan mesin penomor,yaitu :
a. Pemberian tinta,yaitu :
- Tangkai ditekan kebawah,bantalan tinta dilepas dengan jalan memakai fixing lever.
- Bantalan tinta dberi tinta khusus,yaitu numbering machine ink atau duplikator ink.
b. Pengatur nomor pertama,yaitu :
- Tangkai mesin ditekan kebawah dan geser kunci penyangga sehingga tangkai
tertahan pada posisi
dibawah.

- Tekan roda angka kedepan,dengan stylus agar didapat susunan angka yang
dikehendaki.
- Tekan kembali handel agar kembali pada posisi semula.
c. Pembuatan nomor
- Siapkan kertas yang akan diberi nomor.
- Tekan handel kebawah,dan setelah ujung plat penujuk ditempatkan pada garis
nomor yang tepat.
d. Pembuatan nomor rangkap,yaitu dengan cara menarik keluar alat pengatur hentaka
dan meletakkan dial indikator pada posisi yang diinginkan,sehingga mendapatkan
nomor rangkap otomatis.dan letakkan lagi action indikator pada posisi semula.
e. Pembuatan nomor digit yang kecil,maksudnya membuat nomor yang terdiri dari
tiga angka tetapi mempergunakan mesin penomor yang berdigit 5,6,7.
Indikator dan tujuan Pembelajaran

Melakukan perawatan seesuai standar operasional

Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi pengguanaan

Materi :
CARA MEMELIHARA PERALATAN
a. Cara pemeliharaan penjepret kertas
- Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).
- Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang
kering.
- Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas.
- Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi
bukalah secara perlahan lahan.
b. Cara pemeliharaan pelubang kertas:
1.Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal pada tempatnya,setelah pelubang
kertas itu di pergunakan.
2 hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.
3 tempatkan pada tempat yang kering,dan hindari penyimpanan padan ruang yang
udaranya lembab.
4 agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan
menggunakan kain halus
c.Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor:

Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah

Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus

Jangan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan roda angka jika tinta
tersebut kering.

Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering.

Supaya roda angka tidak mudah aus jangan menggunakan stylus logam.

Cara Perawatan Mesin Penghancur Kertas

Seperti halnya semua benda-benda yang berupa mesin tidak lepas dari
pemeliharaan atau perawatan yang intensif. Karena apabila tidak dilakukan perawatan, mesin
tersebut tidak akan lama umurnya alias rusak. Cara perawatan sendiri tergantung dari si pemakai,
jika ia rajin merawatnya maka barang yang ia miliki akan lebih awet, tapi sebaliknya jika ia
malas untuk merawatnya maka barang yang ia miliki akan cepat rusak. Kemudian cara
perawatan terhadap suatu barang pun banyak terdapat mekanismenya tergantung apa barangnya
dan bagaimana cara perawatan yang baik terhadap barang tersebut.
Disini kami akan memberikan tips Cara Perawatan Mesin Penghancur Kertas. Mesin penghancur
kertas merupakan peralatan yang banyak digunakan di kantor untuk menghancurkan kertas atau
dokumen-dokumen yang tidak berguna lagi.
Adapun cara perawatan dari mesin penghancur kertas ini yaitu :
Pertama, seluruh permukaan tiap bagian mesin harus sering-sering dibersihkan dengan kain halus
supaya tidak kotor dan berkarat, kemudian disimpan ditempat yang kering.
Kedua, bagian Per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas agar tidak mudah berkarat yang
mengakibatkan mesin bisa macet.

Ketiga, apabila pisau pemotong sudah tumpul, bisa Anda asah kembali seperti mengasah
gunting.
Keempat, jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret atau bekas
streples karena akan merusak mata pisau.
Salah satu spesifikasi dari alat / mesin penghancur kertas ini mengatakan bahwa kita bisa
memasukkan maksimal tujuh 7 lembar kertas sekaligus. Namun, jangan coba-coba melakukan
itu karena mesin akan menjadi macet. Masalahnya kertas yang dimasukkan ke mesin ini sering
terlipat (karena ditarik secara keras oleh roda-roda yang menghancurkan kertas itu). Akibatnya
kertas jadi lebih tebal dari yang seharusnya, ini yang menyebabkan mesin menjadi macet.
Berdasarkan pengalaman, maksimum jumlah kertas yang dapat dimasukkan dalam satu saat
adalah 3 lembar saja. Selain itu, ember (bin) tempat penampungan hasil potongan kertas itu
ternyata cepat penuh. Kertas yang terpotong-potong tipis menjadi lebih memenuhi tempat, maka
dari itu kertas potongan tersebut harus sering-sering diambil dari embernya. (idr.6)