Anda di halaman 1dari 18

Tahap Perencanaan

Dr. Lily W.

Tahap-Tahap Pengembangan

Tugas Tahap Perencanaan


Tugas Tahap Perencanaan
Mengembangkan solusi desain dan arsitektur
Menciptakan spesifikasi fungsional
Mengembangkan rencana proyek
Membuat jadwal proyek
Menyiapkan pengembangan dan pengujian lingkungan.
Penutup Tahap Perencanaan.
Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat
rencana untuk membantu membimbing tim Anda melalui tahap
pelaksanaan dan penutupan proyek.
Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu Anda untuk
mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.

Perencanaan Proyek SI (Cont.)


Tahap Perencanaan Proyek mengikuti Tahap Inisiasi
Proyek dan merupakan fase yang paling penting
dalam manajemen proyek. Upaya yang dilakukan
dalam perencanaan dapat menghemat waktu yang
tak terhitung jumlahnya karena kebingungan dan
pekerjaan ulang pada fase berikutnya.
Ada 10 langkah Perencanaan Proyek yang perlu
diambil untuk menyelesaikan Tahap Perencanaan
Proyek secara efisien. Langkah-langkah dan template
yang dibutuhkan untuk melakukan hal tersebut, akan
ditampilkan dalam diagram berikut.

Proses dasar dari Tahap


Perencanaan Proyek

Lingkup Perencanaan.
Mempersiapkan Struktur Perincian Kerja.
Perincian Struktur Organisasi.
Rencana Sumber Daya
Pengembangan Jadwal Proyek.
Perencanaan Anggaran.
Fase Inisiasi Proyek mendefinisikan beberapa hal yang
memfasilitasi. Ini dapat berupa:
- Rencana Pengadaan.
- Perencanaan Komunikasi.
- Perencanaan Kualitas.
- Perencanaan Manajemen Risiko.
- Perencanaan Manajemen Konfigurasi.

Tanggung Jawab Tim Proyek


Manager Proyek bertanggung jawab untuk
mengembangkan Rencana Proyek sehingga memastikan
bahwa semua persyaratan/keperluan perencanaan
proyek terpenuhi.
Fungsional/Manajemen personil yang bertanggung
jawab memastikan bahwa sumber daya yang memadai
tersedia untuk proyek tersebut.
Stakeholder kunci harus menyetujui Rencana Proyek
sebelum pindah ke tahap berikutnya.

Peralatan Manajemen Proyek


Mengingat berbagai alat-alat manajemen proyek yang
tersedia, kunci untuk memilih yang benar adalah pemahaman
bahwa alat-alat yang berbeda dibutuhkan sepanjang tahapan
yang berbeda dari sebuah siklus hidup proyek.

Rencana Bisnis
Sebuah rencana bisnis berkisar pada aspek strategis
proyek dan dimaksudkan untuk memungkinkan
manajer proyek dan tim inti membuat keputusan yang
cerdas dan terdidik setiap sehari dengan membantu
mengatur dan meletakkan serangkaian sumber daya
sepadan dengan tujuan yang akan dicapai

Rencana Manajemen Risiko


Proyek
Karena semua proyek melibatkan beberapa
tingkat risiko, rencana pengelolaan risiko
proyek diperlukan untuk menetapkan dan
mendokumentasikan prosedur yang akan
digunakan untuk mengelola risiko di seluruh
kehidupan proyek.
Prosedur yang digunakan untuk mengelola risiko
didefinisikan pada tahap perencanaan,
didokumentasikan dalam rencana manajemen
risiko proyek, dan kemudian dilakukan melalui
kehidupan proyek.

Rencana Manajemen Risiko


Proyek
Ada empat tahap perencanaan
manajemen risiko:
Identifikasi Risiko;
Kuantifikasi Risiko;
Respon Risiko;
Pemantauan Resiko dan Penilaian
Kontrol.

Milestones
Milestones adalah semacam batas waktu di dalam
proyek untuk tugas tertentu.
Milestones menjaga proyek sesuai jalur
Milestones juga baik ketika Anda harus membagi
pekerjaan untuk anggota tim.
Tidak sulit sekali untuk membuat milestone. Anda
hanya membagi proyek menjadi bagian-bagian yang
harus dilakukan dan Anda mengatur batas waktu
untuk masing-masing dari mereka. Setelah
melakukan hal ini, mulailah bagian awal: pekerjaan
untuk proyek tersebut.

Gantt Charts
Manfaat bagi manajemen proyek:
Pemotongan biaya proyek dan mengurangi skala
waktu
Koordinasi dan mempercepat perencanaan
Menghilangkan waktu idle/tunggu
Memperoleh penjadwalan yang lebih baik dan
kontrol untuk kegiatan subkontraktor
Mengembangkan prosedur pemecahan masalah yang
lebih baik
Pemotongan waktu untuk keputusan rutin, namun
memungkinkan lebih banyak waktu untuk
pengambilan keputusan

Contoh PERT dan Gantt


Chart

Analisis Risiko
Selama analisis risiko Anda tidak harus fokus hanya
pada risiko teknis karena seringkali risiko datang dari
berbagai tempat yang tidak terduga, seperti organisasi,
masalah tim, masalah kemitraan dll.
Ini biasanya menghasilkan rencana tindakan untuk
menghindari resiko atau meminimalkan konsekuensinya.
Setiap langkah Anda harus ingat bahwa ada dua jenis
risiko:
- pertama, risiko yang Anda sadari, dan
- kedua adalah risiko yang Anda tidak sadari.
Tugas Anda adalah untuk memastikan bahwa risiko
Anda adalah lebih jauh dari yang tidak dikenal.

Kesimpulan
Apakah Anda tahu bahwa tahap perencanaan suatu proyek
TI dapat membuat atau menghancurkan proyek itu?
Mayoritas pekerjaan manajer proyek selama tahap
perencanaan melibatkan penyelesaian tiga inisiasi
kegiatan-proyek kunci dan organisasi, definisi proyek dan
perencanaan, dan review dan persetujuan manajemen.

Setelah anggota tim proyek menyimpulkan seluruh


kegiatan kunci dari tahap perencanaan, mereka akan
memiliki output yang akan menjadi masukan bagi
tahap analisis dari siklus hidup proyek, yakni :
- Kasus bisnis.
- Desain konseptual
- Rencana proyek

Kesimpulan
Kasus bisnis, desain konseptual, dan rencana proyek
disampaikan kepada manajemen untuk diperiksa.
Setelah persetujuan manajemen diberikan untuk
proyek, dibutuhkan rencana proyek sign-off
(mengakhiri). Sign- off ini menunjukkan bahwa
manajemen telah memberikan persetujuan kepada
proyek untuk melanjutkan.
Rencana proyek sign-off adalah tonggak yang harus
dipenuhi selama tahap perencanaan. Hal ini
menunjukkan bahwa fase perencanaan dari siklus
hidup proyek TI telah selesai. Proyek ini sekarang
dapat melanjutkan ke tahap analisis.