Anda di halaman 1dari 5

Muhammad Rafli

Semester IV

Perencanaan Dan Pengadaan Obat Di Rumah Sakit

1 Definisi Perencanaan Obat


Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis
dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses
perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi,
tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan
secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.
2 Tujuan Perencanaan Obat
Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat
yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan
persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu
:
a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan
sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan
untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.
3

Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat


Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita
dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut.
b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau
akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang
digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.
4

Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat


Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :
1. Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan
jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat
dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan

efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait
dengan masalah obat.
2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan
prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.
b. Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi
dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah
dan tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
- Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan
kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
- Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang
umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
- Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem
perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk
mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang
disediakan.
- Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya
per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.
5

Definisi Pengadaan Obat


Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk
unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
6

Siklus Pengadaan Obat


Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam
menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang
diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana,
pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak,
pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan,
pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.

Gambar Siklus Pengadaan Obat

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang
cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
7 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing) Merupakan pembelian dengan selang waktu satu
tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya
total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses
pengadaan efektif seharusnya :
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan

Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih
rendah.
8

Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat


Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi
non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden
No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah,
metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi
5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain

Kriteria Umum Pemilihan Pemasok


Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan
(telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan
merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan
mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit
dan jumlah kunjungan

Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired


Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola
penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan
kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang
diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor
lain yang berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana
pengadaan dan realisasi