AgroSainT UKI Toraja

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik

Universitas Kristen Indonesia Toraja
Srivan Palelleng
ABSTRAK
Pengolahan data mahasiswa adalah salah satu kegiatan rutin di sebuah universitas yang sangat
penting. Pengolahan data tersebut antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai
Ujian dan akan menghasilkan Kartu Hasil Studi. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Sistem
Informasi Akademik di Universitas Kristen Indonesia (UKI) Toraja dari sistem yang masih manual ke sistem
yang berbasis database.
Beberapa kendala yang dialami UKI Toraja dalam pengolahan data mahasiswa adalah (1) Pencatatan
data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama untuk dapat
mengetahui data nilai. Program masih menggunakan Microsoft Excel (2)Proses perhitungan cukup memakan
waktu dan bila permintaan informasi cukup banyak maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi pengawai
untuk memenuhinya dalam jangka waktu yang relatif pendek. (3) Sering terjadi kerangkapan data. (4)
Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data nilai mahasiswa. (5) Pembuatan
laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama. (6) Sering
terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari Dosen hilang Sering terjadi kesalahan
pencatatan data mahasiswa, data nilai ujian mahasiswa.
Dalam penelitian ini akan dirancang suatu sistem informasi akademik berbasis database yang
Memudahkan dalam penginputkan mata kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana Studi, dan
pendistribusian kelas dari setiap mata kuliah. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen
menjadi satu kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu infomasi yang
berguna bagi pengguna. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu
Hasil Studi ( KHS ) dan transkrip nilai agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa. Dan mencegah
terjadinya kerangkapan data mahasiswa.
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem yang siap diimplementasikan di UKI Toraja dalam
pengolahan data mahasiswa. Sistem ini dapat memberi keuntungan bagi penggunanya dari segi kemudahan
penggunaan sistem, kualitas informasi dan manfaat informasi yang dihasilkan sistem.
Kata kunci : Akademik, Informasi, Sistem, UKI Toraja
PENDAHULUAN
Dalam proses penyelenggaraan kegiatan
akademik, dituntut adanya suatu kecepatan dan
keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.
Pengolahan data tersebut antara lain berupa
pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi ,
Nilai Ujian dan akan menghasilkan Kartu Hasil
Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai
adanya kendala kendala seperti keterlambatan
mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi,
sulitnya mengontrol mata kuliah yang diambil
mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi
pada bagian lain menjadi tidak sempurna.
Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan
lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu
Hasil Studi yang mengalami keterlambatan.
Sejalan dengan perubahan tersebut proses
belajar mengajar tidak sesuai dengan
apa yang diharapkan, selama ini menggunakan
cara manual dan belum memanfaatkan fungsi

komputer secara optimal, sehingga masih terdapat

kelemahan-kelemahan yang rnuncul. Untuk itu
penulis berkeinginan untuk membuat tulisan
dengan judul Rancang Bangun Sistem Infomasi
Akademik pada Kristen Indonesia Toraja
Beberapa hal yang dimiliki teknologi
komputer sehingga masa depan sangat tergantung
kepadanya adalah : Kecepatan proses (kerja),
Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar
dan terjamin, Kemudahan pengaksesan dan
pengelolaan data.
Masalah yang ditemui di dalam
pengelolaan data kemahasiswaan di UKI Toraja
adalah :
1. Pencatatan data nilai masih dilakukan secara
manual, sehingga memerlukan waktu yang
relatif lama untuk dapat mengetahui data nilai.
Program masih menggunakan Microsoft
Excel.
2. Proses perhitungan cukup memakan waktu
dan bila permintaan informasi cukup banyak
Agustus 2013 November 2013

642

AgroSainT UKI Toraja

maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi
pengawai untuk memenuhinya dalam jangka
waktu yang relatif pendek.
3. Sering terjadi kerangkapan data.
4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data
yang diperlukan mengenai data nilai
mahasiswa.
5. Pembuatan laporan masih menggunakan
sistem manual, sehingga memerlukan waktu
yang relatif lama.
6. Sering terjadi data yang telah diberikan oleh
Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari Dosen
hilang
7. Sering terjadi kesalahan pencatatan data
mahasiswa, data nilai ujian mahasiswa
Mengingat luasnya cakupan dalam
pemanfaatan teknologi informasi dalam sistem
informasi akademik, maka dalam penelitian ini
penulis mambatasi pembahasan hanya pada Proses
Pengisian KRS, Absensi, Ujian, Pengolahan data
nilai, Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan
Transkrip Nilai dengan implementasinya dalam
prototipe.
Tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengatasi keterlambatan proses belajar
mengajar dan hasil studi berbasiskan
komputer.
2. Memudahkan dalam penginputkan mata
kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana
Studi, dan pendistribusian kelas dari setiap
mata kuliah.
3. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai
ujian dari dosen menjadi satu kesatuan
didalam database, sehingga dapat diolah dan
disajikan menjadi suatu infomasi yang
berguna bagi pengguna.
4. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa
dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil
Studi ( KHS ) dan transkrip nilai agar lebih
cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.
5. Mencegah terjadinya kerangkapan data
mahasiswa.
Manfaat yang akan diperoleh dari hasil penelitian
ini adalah:
1. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada
Mahasiswa dan pengguna lainnya
2. Informasi mengenai data Mahasiswa lebih
cepat didapat
3. Media penyimpanan lebih aman
4. Proses laporan lebih cepat
5. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas
kerja para karyawan.

643 Agustus 2013 November 2013

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

METODE PENELITIAN
Alat yang digunakan dalam penelitian ini
adalah komputer dengan spesifikasi secukupnya
untuk keperluan Web Server dan Client Server, dan
jaringan komputer. Sedangkan program-program
aplikasi yang digunakan dalam pengembangan
sistem adalah Apache Web Server, PHP, MySQL,
dan Delphi.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam
penelitian ini adalah:
1. Tahap pengumpulan data
Tahap pengumpulan data dilakukan
dengan 2 cara yaitu melalui studi pustaka dan
wawancara. Data-data yang dikumpulkan
adalah data-data sistem yang sedang berjalan,
kekurangan dan kelebihan sistem yang sedang
digunakan, harapan untuk sistem yang baru.
2. Tahap Analisis Sistem
Tahap analisis sistem meliputi analisis
sistem
yang
dikembangkan
secara
keseluruhan dan analisis kebutuhan sistem
yang meliputi kebutuhan pengguna, masukan
dan keluaran sistem.
3. Tahap Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem meliputi
perancangan proses, perancangan database
dan perancangan interface.
Perancangan proses disajikan dalam
bentuk logical model berupa data flow
diagram dan flowchart untuk menggambarkan
urutan proses yang terjadi dalam sistem yang
akan dibangun dan aliran data dalam sistem.
Perancangan database digunakan untuk
menentukan struktur penyimpanan yang akan
digunakan untuk menyimpan data yang
diperlukan. Perancangan ini dilakukan dengan
melihat hasil dari analisis sistem yang telah
dilakukan sehingga bisa diketahui data apa
saja yang perlu disimpan. Perancangan
antarmuka sistem dilakukan dengan membuat
sketsa tampilan antarmuka sistem yang
berfungsi sebagai alat komunikasi antara
pengguna dan sistem.
4. Tahap Implementasi
Setelah tahap pengembangan sistem dilakukan
selanjutnya adalah tahap implementasi dimana
pada tahap ini semua hasil analisis dan hasil
rancangan-rancangan pada tahap sebelumnya
kemudian diimplementasikan ke dalam bahasa
komputer dengan menggunakan MySQL dan
Bahasa Pemrograman Delphi
5. Tahap Testing
Proses selanjutnya adalah tahap testing yang
dilakukan dengan mengujikan sistem kepada

AgroSainT UKI Toraja

pengguna yaitu pegawai biro akademik dan
administrasi kemahasiswaan di masingmasing program studi dan fakultas.

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

HASIL DAN PEMBAHASAN

Setelah sistem selesai dibangun menggunakan
Pemrograman Delphi dengan MySQL dan
selanjutnya dipasang pada komputer bagian BAAK
masing-masing program studi, maka dilakukan
pengujian. Hasil pengujian dapat dilihat pada
gambar di bawah ini:

1. Form Login

2. Form Setup Tahun Akademik dan Program Studi

3. Form Input Data Master

- Form Program Studi (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari)
- Form Dosen (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari)
- Form Mata Kuliah (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari)
- Form Mahasiswa (Tambah, Simpan, Edit, Hapus, Cari)

Agustus 2013 November 2013

644

AgroSainT UKI Toraja

4. Form Aktifitas
- Form Input KRS
- Form Distribusi Kelas
- Form Absensi
- Form Input Nilai

645 Agustus 2013 November 2013

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

AgroSainT UKI Toraja

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

Agustus 2013 November 2013

646

AgroSainT UKI Toraja

5. Laporan
- Kartu Hasil Studi
- Berita Acara
- Kartu Semester
- Transkrip Sementara
- Laporan Mahasiswa Aktif

647 Agustus 2013 November 2013

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

AgroSainT UKI Toraja

Hasil pengujian sistem adalah sistem sudah

berjalan dengan baik seperti yang diharapkan. Ini
terlihat dari hasil pengujian pada gambar diatas.
Semua fitur yang dibuat dapat digunakan seperti
yang diharapkan.
KESIMPULAN
Setelah sistem informasi dibuat dan diuji, dapat
diambil kesimpulan bahwa dengan menggunakan
sistem informasi akademik maka :
1. Keterlambatan proses belajar mengajar dapat
diatasi dan hasil studi berbasiskan komputer.
2. Memudahkan dalam penginputkan mata
kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana
Studi, dan pendistribusian kelas dari setiap
mata kuliah.
3. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai
ujian dari dosen menjadi satu kesatuan
didalam database, sehingga dapat diolah dan
disajikan menjadi suatu infomasi yang
berguna bagi pengguna.
4. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa
dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil
Studi ( KHS ) dan transkrip nilai agar lebih
cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

Vol. IV No. 3 : 642 - 648

5. Mencegah terjadinya
mahasiswa.

kerangkapan

data

DAFTAR PUSTAKA
Hoffer, A., Jeffrey, 2002, Presscott, B., Mary,
McFadden R., Fred. Modern Database
Management,
Pearson
Education
International, New Jersey.
Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem
Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:
Penerbit Andi
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Kukuh, Setyo, Prakoso. 2005. Membangun ELearning dengan Moodle. Yogyakarta:
Penerbit Andi
Madcoms. 2005. Aplikasi Manajemen Database
Pendidikan Berbasis Web dengan PHP
dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi
Madcoms. 2005. Aplikasi Sistem Informasi
Sekolah dengan Visual Foxpro 9.0.
Yogyakarta: Penerbit Andi
Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi.
Yogyakarta:
Penerbit
Andi

Agustus 2013 November 2013

648