Anda di halaman 1dari 3

TATA CARA PANGGILAN KELUAR MENGGUNAKAN TELEPON

DI LOKET INFORMASI
NO. DOKUMEN

NO. REVISI

NO. HALAMAN
1/2

RSU BANGLI
SPO

TANGGAL TERBIT

PENGERTIAN

dr. I Wayan Sudiana, M.Kes


NIP. 1966112919970310047
Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam

DITETAPKAN :
Direktur RSU Bangli

bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara


dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.
TUJUAN

Optimalisasi pelayanan dalam berkomunikasi khususnya komunikasi via


telepon

KEBIJAKAN
PROSEDUR

1. Pada saat telepon berbunyi, angkat gagang telepon sesegera


mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama.
2. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar,
karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan
terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
3. Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi
salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas
dan tidak terburu-buru Om Swastiastu,selamat pagi, dengan RSU
Bangli ada yang bisa dibantu?
4. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya
bicara? Ada yang bisa saya bantu?
5. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
6. Sambungkan segera kepada orang yang dituju,
7. Jelaskan siapa dan dari instansi mana sipenelepon tersebut kepada
orang yang dituju.
8. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka operator harus
mengucapkan Terimakasih sudah menunggu, tapi maaf yang
bersangkutan tidak berada di tempat, silahkanbapak/ibu telpon
kembali nanti
9. Operator telepon harus bisa menerima pesan yang ingin
disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan
dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi.
Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

PEDOMAN

Unit Terkait

PENERIMAAN TELEPON
No. Dokumen

No.
Dokumen

No. Halaman
2/2

RSU BANGLI

SPO
PROSEDUR

10. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih


dahulu. Tutup telepondengan perlahan.
11. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara
melalu itelepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang
kurang sopan dapat dirasakan olehlawan bicara.

PEDOMAN

Unit Terkait