PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

1. Tujuan
Prosedur ini memberikan pedoman dalam pengendalian dokumen untuk
menjamin bahwa dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen
mutu akurat, absah, tersedia di tempat kerja dan terkendali.
2.

Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup pengendalian, penerbitan, distribusi, pemeliharaan,
mekanisme perubahan, dan pemusnahan seluruh dokumen meliputi dokumen
internal maupun eksternal yang sudah direvisi dan tidak sesuai dengan
penerapan sistim manajemen mutu .

3.

Uraian Umum
3.1. Dokumen adalah setiap referensi yang dipakai sebagai acuan kerja
untuk memastikan tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan.
3.2. Dokumen internal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh lembaga
yang mencakup manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja atau SOP/
manual/ Job Sheet/ Modul, rencana mutu, dokumen setara SOP (standar,
gambar dan tabel) dan lain-lain.
3.3. Dokumen eksternal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh pihak
eksternal yang mencakup peraturan-peraturan pemerintah dan kontrakkontrak

kerja

dengan

pihak

lain.

Pemakaian

penyimpanan

dan

pengendalian dokumen internal dan ekternal ditentukan sebagai berikut :

3.3.1.

Manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, instruksi kerja / SOP,

formulir-formulir disimpan dan dikendalikan oleh Pusat Pengendali
Dokumen. Manual / Job Sheet / Modul disimpan dan dikendalikan
oleh Kabag atau Kadep terkait.

3.3.2.

Peraturan-peraturan
kontrak-kontrak

pemerintah

kerja

dengan

atau

lembaga

pihak

lain

terkait

dan

disimpan

dan

dikendalikan oleh Kabag atau kadep terkait.

3.3.3

Rekaman pendidikan ( Ijazah, sertifikat Kompetensi ) , rekaman

pengalaman kerja, Rekaman pengembangan kurikulum, Rekaman
pengendalian alat ukur dan rekaman validasi proses disimpan dan
dikendalikan oleh kabag atau kadep masing-masing.

3.4. Berdasarkan hasil penerapan tindakan pencegahan dan perbaikan di

lapangan, dokumentasi sistem manajemen mutu ditinjau kembali untuk
dilakukan perubahan dan perbaikan yang diperlukan sesuai mekanisme
yang ditetapkan.
3.5. Semua dokumen internal yang beredar memiliki: nomor, nama, status
revisi, tanggal terbitan/ edisi, halaman dan otorisasi/ pengesahan dari
pihak yang berwenang.
3.6. Dokumen yang sifat penggunaannya tidak dikendalikan diberi stempel
Tidak Terkendali sedangkan dokumen yang sifat penggunaannya untuk
penerapan sistem manajemen mutu diberi stempel Terkendali dan No.
Salinan seperti : manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, SOP, dan
dokumen setara SOP (Manual/ Job Sheet/ Modul).
3.7. Pemusnahan buku dan atau surat-surat penting diatur dalam SOP
masing-masing departemen terkait.
4.

Prosedur
4.1 Management Representative
4.1.1.

Membuat manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu

4.1.2.

Menyerahkan Asli manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu

kepada Pusat Pengendali Dokumen ISO 9001:2008 untuk
diajukan ke Kepala Sekolah guna mendapatkan pengesahan.

4.2 Kabag/ Kapro terkait

4.2.1.

Membuat instruksi kerja / SOP, Manual , Job Sheet, dan Modul

4.2.2.

Menyerahkan

instruksi

kerja

SOP kepada

Management

Representative untuk pengesahan.

4.3 Kepala Sekolah
4.3.1.

Mengesahkan manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu.

4.3.2.

Memverifikasi dan mengesahkan setiap dokumen eksternal.

4.3.3.

Menyerahkan dokumen manual mutu, prosedur mutu dan rencana

mutu ke Sentarl Dokumen ISO 9001:2008 untuk diidentifikasi,
didistribusi dan didokumentasikan.

4.4 Sentral Dokumen

4.4.1.

Menerima dokumen asli dari Kepala Sekolah dan MR

4.4.2.

Memberi stempel Asli pada dokumen Asli yang telah disahkan

oleh Kepala Sekolah atau MR. Pemberian stempel Asli
dilakukan pada halaman belakang kiri bawah .

4.4.3.

Memberi stempel Terkendali dan Nomor Salinan

pada

setiap lembar Salinan dokumen yang didistribusikan untuk

penerapan sistem manajemen mutu.
4.4.4.

Memberi stempel Tidak Terkendali pada setiap lembar salinan

dokumen yang tidak untuk penerapan sistem manajemen mutu

4.4.5.

Mendistribusikan

salinan

dokumen

kepada

kepala

bagian/

departemen terkait dengan menggunakan Formulir Distribusi

Dokumen PM. 4.2. 2/L1.
4.4.6.

Menyimpan dan memelihara dokumen asli dan mengendalikan

pemakaiannya dengan menggunakan Formulir Daftar Dokumen
Asli PM 4.2.2/L2.

4.5 Kabag/ Kapro/ Guru dan Karyawan

4.5.1.

Menerapkan dan memelihara dokumen sistem manajemen mutu

secara konsisten. Bila memerlukan penggandaan dokumen
dilakukan

dengan

menggunakan

Formulir

Penggandaan

Dokumen PM 4.2.2/L3. dan mengirimkan ke Sentral Dokumen.

4.5.2.

Membuat usulan perubahan Prosedur Mutu, Rencana Mutu, IK

atau dokumen setara IK kepada Management Representative bila
dianggap perlu untuk dilakukan perubahan terhadap isi dokumen
dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen PM
4.2.2/L4

4.6 Management Representative

4.6.1.

Melakukan koordinasi dengan tim ISO 9001:2008 (penyusun

dokumen)

untuk

mengevaluasi

usulan

perubahan

yang

berhubungan dengan manual mutu, prosedur mutu, dan rencana

mutu. Jika setelah usulan perubahan dievaluasi ternyata tidak
memberikan nilai tambah bagi penerapan sistem manajemen
mutu, maka Management Representative berhak membatalkan
usulan perubahan dan menginformasikan kepada pemberi usulan
perubahan secara tertulis.
4.6.2.

Menetapkan perubahan manual mutu.

4.6.3.

Menerima dan meneruskan usulan perubahan manual mutu,

prosedur mutu, rencana mutu, SOP dan dokumen setara SOP
kepada Pusat Pengendali Dokumen.

4.6.4.

Memonitor tindak lanjut perubahan manual mutu, prosedur mutu,

rencana mutu, dan dokumen setara SOP.

4.6.5.

Menyerahkan perubahan Manual Mutu, Prosedur Mutu dan

Rencana Mutu kepada Kepala Sekolah untuk mendapatkan
pengesahan

4.7 Kepala Sekolah

4.7.1. Mengevaluasi

dan

mengesahkan

perubahan

manual

mutu,

prosedur mutu dan rencana mutu.

4.7.2. Menyerahkan

perubahan dokumen asli manual mutu, prosedur

mutu dan rencana mutu ke Sentral Dokumen.

4.8 Sentral Dokumen

4.8.1.

Menerima

perubahan dokumen asli dari Kepala Sekolah dan

Management Representative. Mencatat perubahan dokumen

pada formulir Daftar Dokumen Asli PM. 4.2.2/L5
4.8.2.

Memberi stempel Asli pada dokumen asli dan memberi tanda

* pada bagian yang berubah.

4.8.3.

Memberi stempel Terkendali dan Nomor Salinan pada setiap

lembar salinan dokumen yang didistribusikan.

4.8.4.

Mendistribusikan salinan dokumen baru, dengan menggunakan

formulir Distribusi Dokumen PM 4.2.2/L1 dan bersamaan dengan
itu menarik dokumen yang lama.

4.8.5.

Menyimpan dan memelihara dokumen asli.

4.8.6.

Memusnahkan dokumen yang tidak berlaku yang ditarik dari

bagian/ departemen terkait dengan cara-cara sebagai berikut:
a.

Menyerahkan daftar dokumen Asli yang akan dimusnahkan

untuk

mendapatkan

persetujuan

dari

Management

Representative
b.

Memusnahkan dokumen

c.

Mendokumentasikan daftar dokumen yang dimusnahkan,

dengan menggunakan formulir Daftar Dokumen Yang
Dimusnahkan PM 4.2.2/L6

4.8.7.

Mendokumentasikan dokumen asli yang sudah tidak berlaku dan

distempel kadaluwarsa.

4.8.8.

Membuat dan mendokumentasikan catatan perubahan dokumen

dengan menggunakan formulir PM 4.2.2/L5

4.8.9.

Mengendalikan penggandaan dokumen yang diperlukan oleh

bagian/ departemen yang memerlukan.

5.

Lampiran
5.1.

PM 4.2.2/L1

Formulir Distribusi Dokumen

5.2.

PM 4.2.2/L2

Formulir Daftar Dokumen Asli

5.3.

PM 4.2.2/L3

Formulir Penggandaan Dokumen

5.4.

PM 4.2.2/L4

Formulir Usulan Perubahan Dokumen

5.5.

PM 4.2.2/L5

Formulir Catatan Perubahan

5.6.

PM 4.2.2/L6

Formulir Dokumen Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan

Disahkan oleh

Dibuat oleh

Kepala Instansi

Management Representative