CHAPTER 2

DALAM PEMROSESAN TRANSAKSI

A. Gambaran Umum Proses Transaksi

Aplikasi TPS memproses transaksi keuangan. Transaksi keuangan
didefinisikan dalam Bab 1 sebagai:
Sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas
perusahaan, tercermin dalam perhitungan, serta diukur dalam satuan
moneter.
Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan
pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian
persediaan, pemenuhan kewajiban-kewajiban keuangan, dan penerimaan kas pada
perhitungan pelanggan. Transaksi keuangan juga mencakup kegiatan internal
tertentu seperti penyusutan aktiva tetap; penerapan tenaga kerja, bahan baku, dan
overhead untuk proses produksi; dan transfer persediaan dari satu departemen ke
departemen lain.
Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis yang terjadi secara teratur.
Misalnya, ribuan transaksi dari jenis tertentu (penjualan kepada pelanggan) dapat
terjadi setiap hari. Sehingga menghadapinya secara efisien dengan volume yang
seperti itu, kelompok perusahaan bisnis sejenis transaksi dalam siklus transaksi.
1. SIKLUS TRANSAKSI
Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar kegiatan ekonomi
perusahaan yaitu: siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.
Siklus ini ada di semua jenis bisnis, baik dalam mencari keuntungan dan bukan
untuk jenis keuntungan. Misalnya, dalam setiap bisnis:

1. Menimbulkan pengeluaran dalam pertukaran untuk sumber daya (siklus

pengeluaran),
2. Memberikan nilai tambah melalui produk atau jasa (siklus konversi), dan
3. Menerima pendapatan dari sumber-sumber luar (siklus pendapatan).
Gambar 2-1 menunjukkan hubungan siklus ini dan sumber daya mengalir
antara mereka.

GAMBAR 2-1 HUBUNGAN ANTARA SIKLUS TRANSAKSI

Tenaga

Kerja
Pelanggan

Bahan Baku
Tanaman
Fisik

Siklus pengeluaran

siklus konversi

subsistem

subsistem

Pembelian / Account
Payable
Pencairan kas

Perencanaan dan
Pengendalian
Produksi

daftar gaji

Akuntansi Biaya

Aset Tetap

Barang Jadi

Cash

a. Pengeluaran Siklus

siklus
pendapatan
subsistem
Sales Order
Processing
Penerimaan Kas

Kegiatan usaha dimulai dengan akuisisi bahan, properti, dan tenaga kerja
dalam pertukaran untuk siklus pengeluaran tunai. Gambar 2-1 menunjukkan aliran
kas dari organisasi ke berbagai penyedia sumber daya tersebut. Kebanyakan
transaksi pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit antara pihak-pihak
perdagangan. Pencairan kas sebenarnya terjadi di beberapa titik setelah
penerimaan barang atau jasa.
b. Siklus Konversi
Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama yaitu: sistem produksi dan
sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan,
dan pengendalian produk fisik melalui proses manufaktur. Hal ini termasuk
penentuan kebutuhan bahan baku, otorisasi pekerjaan yang harus dilakukan dan
pelepasan bahan baku ke dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan barang
dalam proses melalui berbagai tahap manufaktur. Sistem akuntansi biaya
memantau arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Sistem informasi
digunakan untuk penilaian persediaan, penganggaran, pengendalian biaya,
pelaporan kinerja, dan keputusan manajemen, seperti membuat atau membeli
keputusan.
c. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi kepada pelanggan melalui siklus
pendapatan, yang melibatkan pengelolahan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan kas setelah penjualan kredit. Siklus transaksi pendapatan juga
memiliki fisik dan komponen keuangan, yang diproses secara terpisah. Subsistem
utama siklus pendapatan, yang merupakan topik Bab 4, secara singkat diuraikan di
bawah ini.

Pemrosesan order penjualan. Mayoritas penjualan bisnis yang dibuat

secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti menyiapkan pesanan
penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk (atau penyerahan jasa)

kepada pelanggan, penagihan pelanggan, dan merekam transaksi di

rekening (piutang, persediaan, biaya, dan penjualan).
Penerimaan kas. Untuk penjualan kredit, jangka waktu (hari atau minggu)
lewat di antara titik penjualan dan penerimaan kas. Pengolahan
penerimaan kas meliputi pengumpulan kas, menyimpan uang di bank, dan
merekam peristiwa ini dalam rekening (piutang dan kas).
Catatan Akuntansi meliputi:
1. Sistem maual
2. Dokumen-dokumen
a. Dokumen sumber
b. Dokumen produk
c. Dokumen turnaround
3. Jurnal
a. Jurnal khusus
b. Register
c. Jurnal umum
d. Buku besar
e. Buku besar umum
f. Buku besar pembantu
2. JEJAK AUDIT
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit
untuk melacak transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Dari sekian
banyak tujuan jejak audit, yang paling penting untuk akuntan adalah audit akhir
tahun. Meskipun studi tentang audit keuangan berada di luar lingkup teks ini,
sketsa dari proses audit akan menunjukkan pentingnya jejak audit. Auditor
eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnis milik
publik atas nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Tanggung jawab auditor melibatkan, sebagian, pemeriksaan rekening dan
transaksi yang dipilih untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.

3. SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Jenis File

Audit dalam sistem berbasis komputer kurang diamati daripada sistem

manual tradisional, namun mereka masih ada. Catatan akuntansi dalam sistem
berbasis komputer yang diwakili oleh empat jenis file magnetik: file induk, file
transaksi, file referensi, dan file arsip.
a. MASTER FILE. File induk umumnya berisi data akun. Buku besar dan
anak buku besar adalah contoh dari file induk. Nilai data dalam file induk
diperbarui dari transaksi.
b. TRANSAKSI FILE. File transaksi adalah file catatan transaksi sementara
yang digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file induk.
Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah
contoh dari file transaksi.
c. REFERENSI FILE. Menyimpan data referensi yang digunakan sebagai
standar untuk memproses transaksi. Sebagai contoh, program penggajian
bisa merujuk ke tabel perhitungan pajak untuk menghitung jumlah
pemotongan pajak yang tepat untuk transaksi penggajian. File referensi
lainnya termasuk daftar harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur
pelanggan, daftar pemasok resmi, daftar nama karyawan, dan file kredit
pelanggan untuk menyetujui penjualan kredit. File referensi pada Gambar
2-11 adalah file kredit.
d. FILE ARSIP. File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan
untuk referensi di masa mendatang. Transaksi ini merupakan bagian
penting dari jejak audit. File arsip termasuk jurnal, informasi penggajian
periode

sebelumnya,

daftar

mantan

karyawan,

catatan

rekening

dihapuskan, dan buku besar periode sebelumnya.

Teknik Dokumentasi
Akuntan menggunakan sistem dokumentasi secara rutin, baik sebagai
sistem desainer dan auditor, Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam
bentuk grafik dengan demikian merupakan keterampilan penting bagi akuntan
untuk menguasai. Lima teknik dokumentasi dasar diperkenalkan di bagian ini
yaitu: diagram aliran data, diagram relasi entitas, diagram alur sistem, diagram
alur program dan tata letak record diagram.

4. DIAGRAM ARUS DATA DAN DIAGRAM HUBUNGAN ENTITAS

Umumnya digunakan dua desain sistem dan teknik dokumentasi adalah
diagram hubungan entitas dan diagram aliran data. Bagian ini memperkenalkan
fitur utama dari teknik ini, menggambarkan penggunaannya, dan menunjukkan
bagaimana mereka berhubungan.

5. SISTEM FLOWCHARD
Sistem flowchart adalah representasi grafis dari hubungan fisik di antara
elemen-elemen kunci dari sebuah sistem. Element-element ini mungkin termasuk
dalam departemen organisasi, kegiatan manual, program komputer, catatan
akuntansi hard copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital
(file referensi, file transaksi, file arsip, dan file master). Sistem flowchart juga
menggambarkan jenis media komputer yang digunakan dalam sistem, seperti tape
magnetik, disk magnetik, dan terminal.
1. Aktivitas flowchart manual
a. Kegiatan fisik tata letak wilayah
b. Menuliskan fakta tertulis ke format visual
2. Proses pengumpulan
3. Flowchart proses computer
a. Kegiatan fisik tata letak wilayah
b. Menuliskan fakta tertulis ke format visual

6. PROGRAM FLOWCHART
Sistem flowchart pada Gambar 2-23 menunjukkan hubungan antara
program komputer, file yang mereka gunakan, dan output yang mereka hasilkan.
Bagaimanapun dokumentasi tingkat tinggi, tidak memberikan rincian operasional
yang kadang-kadang diperlukan. Simbol set digunakan untuk diagram alur
program yang disajikan pada Gambar 2-24.

Gambar 2-23 DIAGRAM ALIR MENUNJUKKAN SEMUA FAKTA YANG

DITERJEMAHKAN KE SIMBOL VISUAL
Sales Departemen
customer

Operasi Komputer
Edit and
credit check

Customer
order

Input Order

Departemen Gudang
Credit
History
File

AR
File

Sales
Order
3
Sales
Order 2

Sales
Order 1

Invento
ry

Customer
order

Sales
Order 1

Pick
Goods

Sales
Order

Update
Program

Pengiriman Departemen

Ship
Goods

Update
Stock
Records

Sales Order
3
Sales
Stock
Records

Shipping
Log

Sales
Order 1

Order 2

N
Sales
Order 3
Sales
Order
2
Sales

Sales
Order 1

customer

Order 1

Gambar 2-24 SIMBOL PROGRAM FLOWCHART

Logical Process

Terminal Star or End

Operation
Input/output Operation

Decision

Flow of Logical Process

Setiap program diwakili dalam sistem flowchart harus memiliki Program

flowchart pendukung yang menggambarkan logikanya. Gambar 2-25 menyajikan

logika program pengedit ditunjukkan pada Gambar 2-26. Sebuah simbol terpisah
mewakili setiap langkah logika program, dan setiap simbol mewakili satu atau
lebih baris kode program komputer. Garis penghubung antara simbol menetapkan
urutan logis dari eksekusi. Catatan flowchart ke bawah dari simbol awal, kita
melihat bahwa program ini melakukan langkah-langkah logis berikutnya dalam
urutan yang tercantum:
1. Program ini mengambil satu catatan dari file transaksi yang diedit dan
menyimpannya dalam memori.
2. Tes logis pertama adalah untuk melihat apakah program ini telah mencapai
kondisi end-of-file (EOF) dalam file transaksi. Kebanyakan struktur file
yang menggunakan catatan khusus atau penanda untuk menunjukkan
kondisi EOF. Ketika EOF tercapai, program edit akan menghentikan dan
dalam sistem program berikutnya (dalam hal ini, program pembaruan)
akan dieksekusi. Selama ada catatan dalam file transaksi yang diedit, hasil
dari tes EOF '' tidak '' akan ditunjukkan dan pengendalian proses akan
diteruskan ke langkah logis berikutnya dalam program edit.
3. Pengolahan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan
administrasi dan logika tertentu. Setiap tes, diwakili oleh simbol
keputusan, mengevaluasi ada tidaknya kondisi. Misalnya, tes mengedit
bisa untuk mendeteksi keberadaan data abjad dalam bidang yang harus
berisi hanya data numerik.
4. Kesalahan catatan bebas dikirim ke file transaksi yang diedit.
5. Rekaman mengandung kesalahan dikirim ke file error.
6. Program loop kembali ke Langkah 1, dan proses ini diulang sampai
kondisi EOF tercapai.
Gambar 2-25 PROGRAM FLOWCHART DARI PROGRAM EDIT
Start

Read
Record

EOF

Yes

Stop

No
Mark
Record
Bad

Yes

Error

No
Error

Yes

Mark
Record

No
Mark
Record

Yes

Error

No
Bad
Recordd
Record

Write to
Error File

Yes

Write to
Error File

No

Gambar 2-26 SISTEM FLOWCHART

Unedited Transactions

Sales
Orders

EDIT

Error
s

Edited
Transacti
on

Update

Edited
Transacti
on

Master
Files

Docs

Report
Program

reports

7. DIAGRAM TATA LETAK REKORD

Diagram tata letak record yang digunakan untuk mengungkapkan catatan
struktur internal yang merupakan file atau tabel database. Diagram tata letak
biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan masing-masing atribut (atau
lapangan) dalam catatan. Detil struktur informasi data yang dibutuhkan untuk
tugas-tugas

seperti

mengidentifikasi

beberapa

jenis

kegagalan

sistem,

menganalisis kesalahan laporan, dan merancang tes logika komputer untuk

keperluan debugging dan audit. Sebuah bentuk yang lebih sederhana dari tata
letak record, yang ditunjukkan pada Gambar 2-27, sesuai tujuan terbaik kita. Jenis
tata letak menunjukkan isi dari catatan. Atribut setiap data dan field kunci
ditunjukkan dalam hal nama dan lokasi relatif.
Gambar 2-27 DIAGRAM TATA LETAK RECORD UNTUK FILE
PELANGGAN
Customer File
Key
Custome
r
Number

Custome

Street

r Name

Address

City

State

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

1. Perbedaan antara Batch dan Real Time System
a. Informasi Time Frame
b. Sumber informasi
c. Efisiensi operasional

Zip

Credit

Code

Limit

d. Efisiensi vs efektivitas
2. Pendekatan Alternatif Pengelolaan data
a. Sistem Legacy vs Sistem Modern
b. Memperbaharui Transaksi Master File
c. Prosedur Backup Database
3. Pengelolahan Batch menggunakan Real Time Data Collection
4. Pengeolahan Real Time
Data Coding Schemes
Dalam konteks proses transaksi, melibatkan data coding untuk
menciptakan kode numerik atau abjad sederhana untuk mewakili fenomena
ekonomi yang kompleks untuk memfasilitasi pengolahan data yang efisien.
1. Sebuah Sistem tanpa Kode
2. Sebuah Sistem dengan Kode
3. Numerik dan Abjad Skema Pengkodean
a. Kode Berurutan
b. Keuntungan
c. Kekurangan
4. Kode Blok

KESIMPULAN
Sistem pemrosesan transaksi menjadi lima bagian utama. Bagian pertama
memberikan gambaran proses transaksi, menunjukkan rol penting sebagai
penyedia informasi untuk pelaporan keuangan, pelaporan manajemen internal, dan
mendukung operasi sehari-hari. Ada tiga siklus rekening transaksi untuk sebagian
besar kegiatan ekonomi suatu perusahaan yaitu: siklus pendapatan, siklus
pengeluaran, dan siklus konversi. Bagian kedua menggambarkan hubungan antara
catatan akuntansi dalam kedua sistem manual dan berbasis komputer. Bagian
ketiga bab ini disajikan gambaran teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menggambarkan fitur kunci dari sistem. Akuntan harus mahir dalam
menggunakan alat dokumentasi untuk melakukan tugas-tugas profesional mereka.
Lima jenis dokumentasi yang biasa digunakan untuk tujuan ini adalah: diagram
aliran data, diagram relasi entitas, diagram alur sistem, diagram alur program dan
diagram tata letak record. Bagian keempat disajikan dua sistem pemrosesan
transaksi berbasis computer yaitu: (1)

batch processing menggunakan

pengumpulan data real-time dan (2) pengolahan realtime. Bagian ini juga meneliti
masalah efisiensi operasional yang terkait dengan setiap konfigurasi.