Log In

Sign Up

A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Uploaded by
Nuer Kariisma

top 0.1%

9,961

A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.Menurut Tjipto Atmoko, Standart
Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan ungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan
indikator!indikator teknis, administrati dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerjapada unit kerja yang bersangkutan.".Manaat Standar Operasional Prosedur

sebagai standarisasi cara yang dilakukan pega#ai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menyelesaikan tugasnya.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pega#ai
dalam melaksanakan tugas.

Meningkatkan e$siensi dan eekti%itas pelaksanaan tugas dan tanggung ja#ab indi%idual
pega#ai dan organisasi secara keseluruhan.

Membantu pega#ai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada inter%ensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari!hari.

Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pega#ai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu menge%aluasi usaha yang telah dilakukan.

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam

berbagai situasi.

Memberikan inormasi mengenai kuali$kasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pega#ai
dalam melaksanakan tugasnya.

Memberikan inormasi dalam upaya peningkatan kompetensi pega#ai.

Memberikan inormasi mengenai beban tugas yang

dipikuloleh seorang pega#ai dalam melaksanakan tugasnya. &.Tujuan Standard Operating
Prosedure (SOP)

Agar petugas'pega#ai menjaga konsistensi dan tingkatkinerja petugas'pega#ai atau tim dalam
organisasi atau unit kerja.

Agar mengetahui dengan jelas peran dan ungsi tiap!tiap posisi dalam organisasi.

Memperjelas alur tugas, #e#enang dan tanggung ja#ab dari petugas'pega#ai terkait.

Melindungi organisasi'unit kerja dan petugas'pega#ai dari malpraktek atau kesalahan

administrasi lainnya.

ntuk menghindari kegagalan'kesalahan, keraguan, duplikasi, dan ine$siensi..*ungsi

Standarad Operating Prosedure

Memperlancar tugas petugas'pega#ai atau tim'unit kerja.

Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

Mengetahui dengan jelas hambatan!hambatannya dan mudah dilacak

Mengarahkan petugas'pega#ai untuk sama!sama disiplin dala bekerja.

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.Oleh karena itu diperlukan standar!
standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh!sungguh untuk menjadi sumber
daya manusia yang proesional, handal sehingga dapat me#ujudkan %isi dan misi perusahaan.
+.euntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)

SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan penga#asan
dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

Para pega#ai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai
dalam setiap pekerjaan.

SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat

trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pega#ai.
B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR
".*ormat mum Standard Operating Prosedure (SOP)Ada empat aktor yang dapat dijadikan
dasar dalam penentuan ormat penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan
dipakai oleh suatu organisasi yaitu
banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

anyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)

tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.Ada + jenis
ormat umum Standard Operating Prosedure (SOP)a. langkah sederhana (simple steps)Simple
steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan
memerlukan sedikt keputusan yang bersiat sederhana. *ormat SOP ini dapat digunakan dalam
situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah
disusun.b. Tahapan berurutan (/ierarchical steps)*ormat ini merupakan pengembangan dari simple
steps. 0igunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari "1 langkah dan membutuh kan
inormasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.c.
2ra$k (graphic)*ormat gra$k ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang
ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).d. 0iagram alir
(3o#charts)*lo#charts merupakan ormat yang biasa digunakan, jika dalamSOP diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak
Pada dasarnya SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang
mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu.

Pengertian dan Definisi SOP

Pada dasarnya SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak pengatur,
yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur
kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut
dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai Standard Operating Procedure atau
disingkat SOP.
Dokumen tertulis ini selanjutnya dijadikan standar bagi pelaksanaan prosedur kerja tertentu
tersebut. Bagi sebagian orang, SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure.
Walaupun pada dasarnya sama pengertiannya, sebagian orang lagi ada yang menggunakan istilah
Standard Operational Procedure. Bahkan, sebagian lagi ada yang sudah meng-Indonesiakan
menjadi Standar Operasional Prosedur; walaupun tidak sesuai dengan tata bahasa Indonesia
yang baik dan benar.
Dalam tulisan ini, penulis akan tetap menggunakan istilah Standard Operating Procedure. Hal
ini karena semua Istilah tersebut di atas pada dasarnya memiliki pengertian yang sama. Oleh
karena itu, pembaca bebas memilih untuk menggunakan istilah yang manapun. Bagi perusahaanperusahaan yang sebagian atau seluruh staf dan karyawannya kurang familiar dengan bahasa
Inggris, ada baiknya jika menggunakan istilah yang sudah di Indonesiakan. Tentu saja termasuk
penggunaan bahasa di dalam dokumen SOP juga sejauh mungkin agar menghindari istilah-istilah
bahasa asing.
Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budiharjo, Hal: 7.

Skip to navigation

Lewat menuju konten utama

Skip to primary sidebar

Skip to secondary sidebar

Skip to footer

YARUKI !

Career Religi Empowering Journalisme

Home

About Me

Contact Me

Download

Rumah Belanja

Twitter Facebook RSS Feed

General Affairs: Fungsi dan Posisi
The Dream Team Membentuk Team Impian
Pengertian SOP

Feb 18
Posted by Taufik Amsyah
Apa itu SOP?

SOP Template

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses
kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat
prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah
mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku.
Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses
pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang
seimbang.
Tujuan dan manfaat SOP
SOP yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin berikut
dibawah ini:

Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai

yang menjalankannya.

Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staf secara sistematis

dan general.

Menghindari error dalam proses kerja.

Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses

dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya
penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.

Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari

setiap proses kerja.

Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun

secara sistematis.

Tahapan membuat SOP

Setelah mengetahui apa itu SOP dan tujuan serta manfaat SOP, maka selanjutnya adalah tahapan
dalam menyusun SOP. Tahapan-tahapan ini harus dipahami terlebih dahulu sebelum menyusun
SOP yang diinginkan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:

Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik

kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan
tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat
pada posisi yang akan dibuat SOP.

Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja
yang akan dibuat.

Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses
kerja mendekati efektif.

Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja
(tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan
dibuat.

Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan
sistem yang akan digunakan.

Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih

dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima
pendapat dan masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer
dan pihak-pihak lain yang terlibat.

Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team
yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang
berlaku)

Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani
proses pembahasan.

Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif
dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya
dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.

Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut
yang akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi
dengan waktu penerapan SOP.

Cara membuat SOP

Langkah terakhir adalah mengetahui cara membuat SOP dengan menggunakan template sbb:

Esensi dari SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegawai yang
melaksanakan. Oleh sebab itu gunakan kaidah Mudah dibaca, dipahami dan
dilaksanakan.

Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.

Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP
melakukan sesuatu. Contoh Kirim analisa ke supplier bukan Analisis
dikirim kepada supplier

Gunakan kalimat positif dan hindari kata tidak, jangan.

Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami.

Buat bagan alurnya (flow chart).

Buat penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.

Buat dan cantumkan dokumen pendukun SOP (form, sheet, SK, dll).

Cantumkan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).

Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.

Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.

Pengertian Standar Operasional Prosedur | Definisi SOP

Pengertian Standar Operasional Prosedur | Definisi SOP Dalam suatu Kegiatan pekerjaan
harus memiliki acuan dan pegangan,walaupun masih ada perusahaan yang tidak memiliki acuan
serta pedoman dalam suatu pekerjaan. Akibat dari Tidak adanya acuan dalam pelaksanaan
pekerjaan banyak membuat organisasi tidak berfungsi dengan baik, hal ini dikarenakan para

karyawan bingung atas pekerjaan yang mereka akan kerjakan selanjutnya, dan pihak manajemen
pun tidak mempunyai pedoman dalam pengambilan keputusan sehingga apabila ada suatu
kesalahan atau kekeliruan tidak bisa dianalisis dimana kesalahan itu terjadi karena tidak memiliki
alur pedoman yang jelas.
Tidak adanya acuan serta pedoman dalam pelaksanaan kegiatan administrasi di lingkungan
pemerintahan maupun instansi negara banyak dikeluhkan oleh para masyarakat, karena dengan
tidak adanya acuan pelayanan administrasi menyebabkan proses pelayanan menjadi terasa rumit,
lamanya pelayanan dan mengindikasikan adanya praktik-praktik korupsi. Sehingga ada istilah
apabila bisa diperlambat mengapa dipercepat, bagaimana cara mempercepatnya? ya dengan
menggunakan uang sogokan.
Pengertian Standar Operasional Prosedur | Definisi SOP
Agar memahami kegiatan dalam suatu pekerjaan dengan baik setiap organisasi harus memiliki
suatu acuan, instruksi ataupun prosedur kerja. Karena dengan adanya prosedur atau acuan ini
para karyawan, atasan, manajemen maupun masyarakat mendapatkan suatu kejelasan serta
kemudahan transparansi dalam setiap prosedur pelayanan yang diberikan. Ada beberapa istilah
acuan dalam pekerjaan, antara lain Work Instruction (Instruksi Kerja) dan Standar Operasional
Prosedur (SOP). Kedua istilah tersebut memiliki fungsi dan makna yang sama yaitu sebagai
acuan kerja perbedaannya hanya dari pemakaian istilah / bahasa dalam tiap-tiap organisasi.
Definisi Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan
indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment
mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan
good governance.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain
digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program
dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa
responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian
menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu
seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar
operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi
pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
Di sadur dari artikel website Universitas Kristen Petra, terdapat beberapa Definisi Standar
Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang
dilakukan
secara
berulang
pada
sebuah
organisasi.
(EPA,
2001)
2. SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus
dilaksanakan.
(FEMA,
1999)
3. SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.
(Lingappan,
2000)
4. SOP adalah suatu panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan
diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. (Developing, 2003)
Fungsi, Tujuan dan Manfaat Standar Operasional Prosedur
1.
Menjelaskan
detail
setiap
kegiatan
dari
proses
2.
Adanya
standarisasi
3.
Membantu
dalam
pengambilan
4.
Memudahkan
dalam
transparansi
dan
akuntabilitas
5. Mengarahkan suatu pekerjaan kepada konsep yang jelas

yang

sebuah

dijalankan
kegiatan
keputusan
organisasi

Contoh Standar Operasional Prosedur

Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu organisasi baik
swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus sesuai dengan budaya dan
sistem organisasi itu sendiri. Kalau ada Contoh SOP perlu di sesuaikan kembali agar cocok
dengan lingkungan organisasi kita. dikarena kan tujuan dari pembuatan SOP ini adalah untuk
memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak. Menurut Stup (2001),
ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut
oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak
terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format
berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari
suatu prosedur.
4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan

grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus
diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam
penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda. Ada beberapa
symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :

Selasa, 27 Januari 2015

HOME PRODUK PERUNDANGAN PROFIL

GALERI LINK TERKAIT

KONTAK KAMI
SITEMAP

BUKU TAMU

PROFIL

PERKEMBANGAN DAN PENERAPAN SOP (STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR) DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
Oleh :

PROGRAM
DIKLAT

ARTIKEL /
JURNAL

BERITA

ZARKANI, S.Ag, MAP

Widyaiswara Muda

ABSTRAK
SOP (Standar Operasional Prosedur) mempunyai padanan kata,
yaitu Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama
lainnya yang menunjukan adanya tahapan secara jelas dan pasti, serta caracara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian tugas. Pelayanan
Publik, yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan
penerima pelayanan. Simbol-simbol, merupakan suatu gambar yang
merepresentasikan suatu proses tertentu dalam SOP. Produk/Output adalah
hasil yang diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh suatu satuan
organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa Prosedur Tetap (Protap)

Khutbah

Galeri Diklat

Widyaiswara

Situs Terkait

Peta Situs

adalah serangkaian instruksi

tertulis
yang dibakukan dan
didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh
organisasi
Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses
pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan.
Asas-asas Penyusunan SOP, yaitu asas pembekuan, asas
pertanggung jawaban, asas kepastian, asas keseimbangan, asas keterikatan,
asas kecepatan dan kelancaran, ssas keamanan, dan ssas keterbukaan
Prinsip-prinsip Penyusunan SOP, yaitu : SOP ditulis secara jelas,
sederhana dan tidak berbelit-belit, SOP menjadi pedoman yang terukur
baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun
rincian biaya pelayanan, SOP memberikan kejelasan kapan dan siapa yang
harus melaksanakan kegiatan, SOP mudah dirumuskan dan menyesuaikan
dengan kebutuhan perkembangan kebijakan yang berlaku, SOP dapat
menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi
hambatan.
Pengembangan SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu:
pembentukan tim, pengumpulan informasi, identifikasi prosedur dan
alternatifnya, analisis dan pemilihan alternatif, penulisan SOP,
pengintegrasian SOP, pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP.
Aspek dalam penyusunan SOP, adalah tipe dan format SOP.
Langkah-langkah pengujian dan reviu dilakukan, Simulasi/Ujicoba
terhadap SOP dan Penyempurnaan SOP. Penerapan SOP dalam praktek
penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah setelah
secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
Kata Kunci :
Standar Operasional Prosedur, Prosedur Tetap, Asas dan Prinsif SOP,
Tipe dan Format SOP, Pengembangan, Penerapan, Langkah Prosedur
Penyusunan SOP.

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Standard Operating Procedures (SOP) adalah salah satu aspek penting
yang perlu dibuat dalam rangka mewujudkan Birokrasi yang memiliki kriteria
efektif, efisien dan ekonomis pada seluruh proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan. Dalam persepsi umum reformasi birokrasi

bertujuan tidak lain adalah untuk melakukan perbaikan atas kualitas

pelayanan publik. Secara Operasional untuk mewujudkan birokrasi yang
efektif, efisien dan ekonomis tidak lain adalah memperbaiki proses
penyelenggaraan

administrasi

pemerintahan,

sehingga

akan

lebih

mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pemerintahan

sesuai dengan kriteria dan uraian tugas yang dimiliki oleh masing-masing unit
kerja.
Masing-masing unit kerja mempunyai tugas pokok dan fungsi serta
tanggung jawab yang berbeda, sebagaimana yang telah digariskan dan diatur
dalam peraturan yang berlaku. Keinginan Pemimpin tiap-tiap instansi untuk
melakukan Reformasi Birokrasi secara menyeluruh sudah menjadi tekad dan
komitmen bersama, dengan tujuan untuk lebih meningkatkan pemberian
pelayanan yang lebih baik terhadap masyarakat sebagai pengguna jasa.
Diterapkannya Standard Operating Procedures untuk masing-masing Satuan
Unit Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di beberapa propinsi adalah
agar penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti,
berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau kalaupun terjadi
penyimpangan, akan dapat ditemui akar permasalahan dari penyebabnya,
dengan demikian secara perlahan dan sedikit demi sedikit kualitas pelayanan
kepada publik akan menjadi semakin lebih baik dan dapat mengurangi
kekecewaan masyarakat sebagaimana yang terjadi selama ini.
Padahal semenjak tahun 1998, pemerintah telah mencanangkan
penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik. Penerapan prinsip
kepemerintahan yang baik diharapkan mampu mendorong terbentuk dan

terselenggaranya pemerintahan yang efektif, efisien dan terbangunnya

semangat profesionalisme dikalangan aparatur pemerintah. Akan tetapi
kondisi riil yang terjadi di lapangan malahan sebaliknya, dimana kekecewaan
yang terjadi di masyarakat bukannya berkurang, melainkan semakin
memperburuk citra para abdi negara dan abdi masyarakat
Bertolak dari itulah maka dalam penulisan karya tulis ilmiah ini
penulis menuangkan pemikiran menggali tentang pengertian SOP (Standar
Operasional Prosedur), Ruang lingkupnya, Tipe dan Formatnya serta
Dokumen dari SOP itu sendiri, sehingga karya tulis ini penulis beri judul
dengan:

PENGEMBANGAN

OPERASIONAL

PROSEDUR

DAN
(SOP)

PENERAPAN
DALAM

STANDAR
MANAJEMEN

PERKANTORAN
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada beberapa
permasalahan yang penulis dapatkan dalam konteknya dengan judul
Pengembangan dan Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam
Manajemen Perkantoran. Rumusan permasalahan tersebut adalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam
2.

Manajemen Perkantoran ?
Bagaimana Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam

Manajemen Perkantoran ?
3. Bagaimana Langkah-langkah penyusunan SOP (Standar Operasional
Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran ?
C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur)
dalam Manajemen Perkantoran.
2. Untuk mengetahui Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam
3.

Manajemen Perkantoran
Untuk mengetahui Langkah-langkah dalam Penyusunan SOP (Standar
Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran.

D. Metode Penulisan
Dari banyak metode yang penulis ketahui, penulis menggunakan metode
kepustakaan. Penulis menggunakan metode ini karena jauh lebih praktis,
efektif, efisien, serta sangat mudah untuk mencari bahan dan data data
tentang topik ataupun materi yang penulis gunakan untuk karya tulis ini.

BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian SOP dan Ruang Lingkupnya
1. Pengertian SOP
Ada beberapa padanan kata yang memiliki relevansi dengan makna
SOP (Standar Operasional Prosedur) ini.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama
lainnya, sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan
pasti, serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian
suatu bidang tugas.
Pelayanan Publik,

yaitu

segala

kegiatan

pelayanan

yang

dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya

pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan
peraturan perundang-undangan
Simbol-simbol, merupakan suatu gambar yang merepresentasikan
suatu proses tertentu dalam SOP. Produk/Output adalah hasil yang
diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh suatu satuan
organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa
SOP atau Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan
berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi
Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan
tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh Kementerian Agama
2. Asas-asas Penyusunan SOP
a. Asas Pembekuan, yaitu Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam
melakukan suatu tugas
b. Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggungjawabkan
baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari
sisi keabsahannya
c. Asas Kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara
aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai
tanggung jawab yang sama
d. Asas Keseimbangan, yakni Adanya keseimbangan hak dan kewajiban
antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak
mempunyai tanggung jawab yang sama
e. Asas Keterkaitan, yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi
f.

umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung

Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin

terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah

ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara
prosedural
g. Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak
yang terlibat dalam pelaksanaan tugas
h. Asas keterbukaan, yaitu Keberadaan SOP dapat menciptakan
transparansi dalam pelaksanaan tugas
3. Prinsif-Prinsif Penyusunan SOP
a. SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit
sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan
tertentu
b. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma
waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya
pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya
c.

pelayanan
SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus
melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan

sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai

d. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan
kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku
e. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah
ditelusuri jika terjadi hambatan
B. Tipe dan Format SOP (Standar Operasional Prosedur)
1. Tipe SOP (Standar Operasional Prosedur)
a.

Teknis
Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.
Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada

kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya dicirikan

dengan:
1) Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau
satu kesatuan tim kerja;
2) Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan
pekerjaan
SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan
prasarana,

keuangan

(auditing),

kearsipan,

korespondensi,

dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, dan kepegawaian

b. Administratif
Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan
yang bersifat administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang atau
pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu
kesatuan yang tunggal (tim, panitia). SOP ini dapat diterapkan pada
pekerjaan yang menyangkut urusan keseretariatan (administrative
pada unit-unit pendukung (supporting units) dan urusan teknis
(substantif) pada unit-unit teknis (operating units).
SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan :
1) Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu
orang) dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;
2) Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah
pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Dalam penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif
melingkupi pekerjaan yang bersifat makro dan mikro.
Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP

administrasi yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang

bersifat makro yang melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat
mikro yang berisi langkah-langkah pekerjaan yang lebih rinci,
sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro adalah SOP
administrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro
yang membentuk satu kesinambungan aktivitas
Format SOP
Format yang dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya
format diagram alir bercabang (branching flowcharts) tidak ada format lainnya
yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi
instansi
pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian Agama memuat kegiatan yang
banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang
banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk
diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang
singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.
Penulisan aktor dalam SOP Administrasi Pemerintahan ini dipisahkan dari
aktivitas (kegiatan-kegiatan). Oleh karena itu untuk menghindari repetisi
(pengulangan) yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak
efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan aktor pelaksana kegiatan
dan dipisahkan dalam kolom aktor tersendiri.
Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang
diikuti

dengan

obyek

dan

keterangan

seperti:

menulis

laporan;

mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim

surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat net
(konsep final), mengarsipkan dokumen. Penulisan aktor tidak diurutkan secara
hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai
dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan
matriks flowcharts.
SOP Administrasi Pemerintahan yang dipersyaratkan dalam Kebijakan
Reformasi Birokrasi disamping matriks flowcharts yang berisi nomor, aktivitas
(kegiatan) dan flowcharts, dilengkapi dengan data identitas, mutu baku dan
keterangan
Format Penulisan SOP :
a. Penulisan SOP pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm)
b. Arah kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait)
c. Jenis huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan
Dokumentasi SOP harus dibuat baik dalam bentuk softcopy, maupun
dalam bentuk hardcopy
SOP yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar
mutu, baik dilihat dan sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian,
kelengkapan, ketepatan, dan kesesuaian dengan peraturan perundangundangan yang berlaku, dan kriteria lainnya. Untuk setiap aktivitas yang
dimuat dalam SOP, pemuatan standar-standar mutu ini sangat panting,
mengingat setiap prosedur harus memiliki kepastian dalam penyelesaian
outputnya dilihat dari kriteria-kriteria sebagaimana disebutkan di atas.
SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar
sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedurprosedur yang distandarkan. Ketersediaan sarana dan prasarana yang
dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan.
C. Dokumen SOP
Beberapa hal yang berkaitan dengan dokumen dalam pembuatan SOP,

diantaranya adalah :
1. Penetapan SOP
Sebagai Contoh SOP pada Kementerian Agama. Keputusan Menteri
Agama yang termuat dokumen merupakan bentuk kekuatan hukum pada
dokumen SOP
2. Daftar Isi Dokumen
Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi
yang diperlukan dalam dokumen SOP terkait
3. Penjelasan singkat penggunaan.
Sebagai sebuah dokumen yang menjadi pedoman, dokumen SOP memuat
penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi
dari bagian penjelasan ini antara lain: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan
dibuatnya prosedur dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat
ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan
Definisi/Pengertian-pengertian Umum, memuat beberapa definisi yang
terkait dengan prosedur yang distandarkan
4. Prosedur-prosedur
Sebagai bagian dari dokumen SOP, sebaiknya SOP dibagi ke dalam jenis
tertentu, sesuai dengan kebutuhan satuan organisasi/kerja
Dokumen SOP sebagai sebuah pedoman pelaksanaan kegiatan yang
mengikat seluruh unsur yang ada di setiap satuan organisasi/kerja dan UPT,
harus ditetapkan dalam suatu keputusan yang diatur berdasarkan satuan
organisasi dan UPT, yaitu:
Menteri Agama
Menteri Agama menetapkan SOP unit eselon I kantor pusat Kementerian
Agama.

Sekretaris Jenderal
Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Agama menetapkan SOP Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provinsi, Perguruan Tinggi Agama Negeri,
Balai, dan Lajnah.

BAB III
PEMBAHASAN

A. Pengembangan SOP dalam Manajemen Perkantoran

standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas
keseharian organisasi, maka pengembangan SOP bukan kegiatan yang
langsung jadi (instan), tetapi memerlukan peninjauan berulang kali sebelum
akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliable.
Pengembangan SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu:
pembentukan tim, pengumpulan informasi, identifikasi prosedur dan
alternatifnya,

analisis

dan

pemilihan

alternatif,

penulisan

SOP,

pengintegrasian SOP, pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP.

Pengembangan SOP dilaksanakan dengan membentuk tim yang
secara khusus menanganinya. Tim pengembangan SOP dibentuk dari orangorang yang berada dalam satuan organisasi/kerja mulai dari tingkat eselon I
sampai dengan eselon III. Satuan organisasi/kerja dapat melibatkan tenaga
yang mumpuni sehingga bisa menghasilkan SOP yang optimal.
Secara operasional, efektivitas kerja tim sangat tergantung dari
tingkat keterlibatan pimpinan satuan organisasi/kerja dalam memberikan

arahan sejak permulaan tim dibentuk, sehingga akan memudahkan proses

pengembangan SOP dimaksud. Oleh karena itu, tim harus secara aktif
memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal kegiatan
hingga akhir sampai memperoleh hasil final.
Langkah pertama yang harus dilakukan

oleh

tim

dalam

mengembangkan SOP, setelah mereka memperoleh penguatan internal,

adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun
SOP.
Identifikasi informasi yang akan dicari, dapat dipisahkan mana
informasi yang dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber
sekunder. Jika identifikasi berbagai informasi yang akan dikumpulkan sudah
diperoleh, maka selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya.
Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat
digunakan untuk mengembangkan SOP, seperti melalui brainstorming, focus
group discussion, interview, survey, benchmarking, telaahan dokumen dan
lainnya. Teknik mana yang akan digunakan, sangat terkait erat dengan
instrumen pengumpul informasinya
Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatifalternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya.
Rujukan dalam menentukan alternatif mana yang dipilih antara lain meliputi
aspek-aspek: kelayakan, implementasi, efisiensi dan efektivitas, berorientasi
pada pihak yang dilayani, kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan,
dan kelayakan politis.
Dengan membandingkan berbagai alternatif melalui keuntungan dan
kerugian yang kemungkinan terjadi jika diterapkan, selanjutnya dapat dipilih

alternatif mana yang dipandang dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

Proses analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah
dipilih, baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada
sebelumnya, pembuatan prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum
distandarkan, atau prosedur-prosedur yang belum ada sama sekali/baru.
Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya adalah
menyusun SOP. Pada proses penulisan ini, untuk memperoleh prosedur yang
baik, bahkan tim terkadang harus kembali mengumpulkan informasi yang
dirasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi dan menetapkan
alternatif.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP, adalah tipe
dan format SOP. Penulisan SOP minimal memuat uraian prosedur, syaratsyarat kelengkapan, dan gambar sehingga mudah dipahami.
Penyusunan SOP bukan hal yang mudah. Apalagi jika merupakan
sebuah prosedur baru, yang harus mempertimbangkan berbagai unsur
sehingga prosedur yang ditulis benar-benar memenuhi kriteria. Untuk
memperoleh prosedur yang baik, tim harus kembali mengumpulkan informasi
yang

dirasakan

kurang,

melakukan

analisis,

mengidentifikasi,

dan

menetapkan alternative.
SOP yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam sebuah
dokumen yang nantinya akan menjadi panduan dalam pelaksanaan prosedurprosedur pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan
pelayanan. Pengintegrasian dilakukan karena satu prosedur dengan prosedur
lainnya yang saling berkaitan, harus diselaraskan sehingga terwujud
kosistensi, dan keseragaman antara satu dengan yang lain, dan tidak saling

bertentangan yang akan menghambat prosedur itu sendiri

SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan
pengujian yang dilakukan melalui penerapan langsung pada unit pengguna
atau pelaksana prosedur. Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan
informasi-informasi lebih lanjut yang belum ditampung dalam prosedur atau
yang diperlukan oleh Tim sebagai bentuk reviu atas SOP.
Langkah-langkah pengujian dan reviu dilakukan sebagai berikut:
a. Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan
b. Simulasi/Ujicoba terhadap SOP
c. Penyempurnaan SOP
Proses pengujian dapat dilakukan berulang kali hingga dihasilkan
rumusan yang benar-benar sesuai.
SOP yang sudah diuji dan direviu disampaikan kepada pimpinan
satuan kerja/organisasi untuk mendapatkan pengesahan. Proses pengesahan
merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan, meliputi
penelitian dan evaluasi terhadap prosedur yang distandarkan. SOP yang akan
disahkan harus memuat ringkasan eksekutif untuk membantu pimpinan
memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan.
Meskipun SOP telah disahkan oleh pimpinan, proses review secara
berkelanjutan tetap dilakukan agar diperoleh SOP yang benar-benar efisien
dan efektif.
B. Penerapan SOP dalam Manajemen Perkantoran
Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi
organisasi merupakan langkah selanjutnya setelah secara formal ditetapkan
oleh pimpinan organisasi. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa
output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
1.

Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan

perubahannya.
2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh
semua pengguna potensial.
3.

Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat

menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk
menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan
akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).

4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi

masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam
proses penerapan SOP.
Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau
sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Berbagai masukan
dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam
melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan
secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan.

A. Langkah-langkah dalam Penyusunan SOP

Prosedur penyusunan SOP merupakan sebuah siklus, yang dimulai
dari penilaian kebutuhan SOP (SOP Need Assessment), pengembangan SOP
(SOP Development), penerapan SOP (SOP Implementation), hingga
monitoring dan evaluasi SOP (SOP Monitoring and Evaluation) dan jika dari
hasil evaluasi perlu dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan SOP yang
baru, maka proses dimulai kembali dari tahapan penilaian kebutuhan SOP
1. Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan

untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi
organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan
tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan
mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi
yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini merupakan proses
identifikasi SOP yang dibutuhkan
a. Tujuan Penilaian Kebutuhan
Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui tingkat
kebutuhan suatu organisasi dalam mengembangkan SOP yang
dimilikinya. Penilaian
kebutuhan akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang
lingkup, jenis, dan jumlah SOP yang dibutuhkan. Ruang lingkup
akan berkaitan dengan tugas mana yang prosedur operasionalnya
akan menjadi target untuk distandarkan. Jenis akan berkaitan
dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan. Jumlah
akan berkaitan dengan berapa banyak SOP yang akan dibuat
sesuai dengan tingkatan urgensinya
2. Aspek yang mempengaruhi penilaian kebutuhan
Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan penilaian
kebutuhan, yaitu:
a. Lingkungan Operasional
Semakin besar organisasi, semakin luas ruang lingkup penilaian
kebutuhan, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Faktorfaktor internal antara lain: struktur organisasi, tugas dan fungsi
yang diemban, jumlah SDM, sarana dan prasarana yang
dibutuhkan, dan jenis layanan yang dilaksanakan. Faktor-faktor

eksternal meliputi antara lain: tuntutan dan keinginan pengguna

layanan, hubungan antar organisasi dengan berbagai pihak baik
dalam maupun luar negeri, dan berbagai bentuk jaringan kerja.
b. Peraturan Perundang-undangan
Keberadaan
Peraturan
perundang-undangan
mempengaruhi
penyusunan SOP, mulai dari undang-undang, dan turunannya sampai
kepada peraturan/keputusan menteri
c. Kebutuhan Organisasi dan Stakeholdersnya
Penilaian kebutuhan organisasi dan stakeholders berkaitan erat dengan
skala prioritas terhadap prosedur-prosedur yang harus distandarkan,
karena perubahan struktur organisasi dan tugas dan fungsi, serta
desakan stakeholders yang menginginkan perubahan kualitas layanan.
SOP juga harus berubah karena perubahan-perubahan pada sarana dan
prasarana dan perkembangan teknologi informasi
3. Langkah-langkah penilaian kebutuhan
a. Menciptakan Komitmen Pimpinan
Penyusunan SOP memerlukan komitmen yang kuat dari semua unsur
pimpinan organisasi, memiliki ketegasan, mau menerima dan
melakukan perubahan. Pimpinan sebagai aktor perubahan (agent of
change) yang akan menjadi panutan bagi seluruh pegawai yang menjadi
bawahannya.
Komitmen tersebut sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan
penyusunan. Komitmen mulai dari penyediaan berbagai sumber daya
b.

yang dibutuhkan (personil, waktu, tempat pertemuan, dll).

Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi
sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang relatif lama.
Oleh karena itu perlu
disusun sebuah rencana dan target yang jelas, serta pembagian tugas

siapa melakukan apa. Oleh karena itu membuat rencana tindak akan
sangat membantu dalam menjaga komitmen kerja, menunjukkan
akuntabilitas kerja, serta membantu untuk fokus pada apa yang ingin
dicapai dari proses ini.
c. Melakukan penilaian kebutuhan
1. Satuan Organisasi/kerja yang telah memiliki SOP, harus dilakukan
penyempurnaan secara berkesinambungan, dimulai dari:
a. Melihat kembali informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi,
terutama terhadap hal yang tidak relevan dari SOP tersebut.
b. Melakukan identifikasi terhadap kegiatan yang belum tercakup
SOP baik karena perubahan struktur maupun karena terlewatkan.
2. Satuan Organisasi/kerja yang belum memiliki SOP, penilaian
kebutuhan dimulai dengan:
a. Mempelajari aspek lingkungan operasional, peraturan perundangundangan, petunjuk teknis maupun dokumen-dokumen internal
organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses organisasi.
b. Proses akan menghasilkan kebutuhan sementara mengenai SOP
apa yang perlu dibuat.
d. Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.
Berdasarkan hasil penilaian di atas dibuat daftar SOP yang akan
disusun maupun yang akan disempurnakan, dengan memperhatikan:
1. Dampak yang akan terjadi, baik secara internal maupun
eksternal, apabila SOP ini dikembangkan dan

e.

diimplementasikan;
2. Keterkaitan dengan tugas dan fungsi;
3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan;
4. Keterkaitan dengan pelayanan kepada masyarakat/stakeholders;
dan Keterkaitan dengan prosedur lainnya
Melakukan analisis terhadap SOP yang telah ada berdasarkan daftar
yang dikembangkan dalam tahapan huruf d. Tahapan yang lebih
mendalam dilakukan dengan melihat kembali pada setiap SOP yang

ada, dan mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yang perlu

dikembangkan, direvisi, diganti, atau dihilangkan. SOP yang berkaitan
dengan hukum dan perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi
f.

untuk dikembangkan.
Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
Tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP, harus membuat sebuah
laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP. Dokumen memuat:
1) Hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkan
dari proses penilaian kebutuhan ini.
2) Penjelasan berbagai prioritas yang harus dilakukan segera dengan
mempertimbangkan kemampuan organisasi.
3) Membuat alasan yang rasional untuk setiap pengembangan, baik
penambahan, perubahan, penggantian, maupun penghapusan
berbagai SOP yang telah ada.
4) Jika organisasi belum memiliki SOP, alasan mengapa diperlukan
SOP tersebut.

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sebagai standar yang dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas
keseharian organisasi, pengembangan SOP bukan kegiatan yang langsung jadi
(instan), tapi memerlukan peninjauan berulang kali sebelum akhirnya menjadi
SOP yang valid dan reliable.
Pengembangan SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu:
pembentukan tim, pengumpulan informasi, identifikasi prosedur dan

alternatifnya,

analisis

dan

pemilihan

alternatif,

penulisan

SOP,

pengintegrasian SOP, pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP.

Secara operasional, efektivitas kerja tim sangat tergantung dari
tingkat keterlibatan pimpinan satuan organisasi/kerja dalam memberikan
arahan sejak permulaan tim dibentuk, sehingga akan memudahkan proses
pengembangan SOP dimaksud. Oleh karena itu, tim harus secara aktif
memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal kegiatan
hingga akhir sampai memperoleh hasil final.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP, adalah tipe
dan format SOP. Langkah-langkah pengujian dan reviu dilakukan yaitu
Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan, Simulasi/Ujicoba
terhadap SOP dan Penyempurnaan SOP.
Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi
organisasi merupakan langkah setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan
organisasi. Proses penerapan harus memastikan bahwa output yang
dikehendaki dapat diwujudkan yaitu: Setiap pelaksana mengetahui SOP yang
baru disusun dan alasan perubahannya, Salinan/kopi SOP disebarluaskan
sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua
pengguna potensial, setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan
dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk
menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat
yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).
B. SARAN
Dalam proses pembuatan SOP, maka diharapkan memperhatikan

terhadap tipe dan format yang sudah ada.

Dokumen dan flowchat yang diperlukan dalam penyusunan SOP
disusun secara berkesinambungan sehingga tersusun rapi dan mudah untuk
diterapkan.

BAHAN BACAAN

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, dan Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, dan Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi
Kementerian Negara;
Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi
Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I
Kementerian Negara;
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
2010 Kementerian Agama Republik Indonesia Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan
Halaman ini diproses dalam waktu 0.006112 detik

Beranda

Tentang

Daftar Isi

Buku Tamu

Sahabat

Kontak

Kolom penc

Facebook

Twitter

Google+

Nasionalisme

Pemuda Indonesia

Karang Taruna

Curhat

Teori Organisasi

Sexducation

Tips n Trik

Opini

More +

Posts RSS
Home Teori Organisasi Pengertian SOP | Standar Operasional Prosedur
YASEMA Centre
23.39.00
0 komentar
Teori Organisasi
Pengertian SOP | Standar Operasional Prosedur
Pengertian SOP
1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan
menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui
untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Tujuan SOP
1. Agar
petugas/pegawai
menjaga
konsistensi
dan
tingkat
petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

kinerja

2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi
3. Memperjelas
alur
tugas,
petugas/pegawai terkait.

wewenang

dan

tanggung

jawab

dari

4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau

kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan ?

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan
dengan baik atau tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja
yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat
komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara
konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa
yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa
digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan

dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar
operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi
sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi
dan
misi
perusahaan

Contoh Standar Operasional Prosedur

Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu
organisasi baik swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat
harus sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Kalau ada Contoh
SOP perlu di sesuaikan kembali agar cocok dengan lingkungan organisasi kita.
dikarena kan tujuan dari pembuatan SOP ini adalah untuk memudahkan dan
menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak. Menurut Stup (2001), ada
beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur
(SOP), yaitu :

1.
Simple
Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP
ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2.
Hierarchical
Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak
keputusan.
3.
Graphic
Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10
langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam
penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk
mengilustrasikan
apa
yang
menjadi
tujuan
dari
suatu
prosedur.
4.
Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart
merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat
keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu
pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki
arti dan makna yang berbeda. Ada beberapa symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :