PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA

A TUJUAN
Penetapan prosedur pengadaan barang/ jasa ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada petugas
rumah sakit tentang alur dokumen transaksi yang terkait dengan:
1. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya tidak dibebankan pada APBN/ D;
2. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada
APBN/ D;
3. Pengadaan barang/ jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman/ hibah luar
negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan
pengadaan barang/ jasa dari pemberi pinjaman/ hibah bersangkutan;
4. Pengadaan barang/ jasa untuk investasi yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya
dibebankan pada APBN/ D.
Pengadaan barang/ jasa di atas mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, termasuk aturan perubahan dan
pelaksanaannya. Prosedur yang diuraikan dalam bab ini tidak dibahas secara detil karena rinciannya
tetap harus mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya.
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur pengadaan barang/ jasa ini mencakup
1. Persiapan pengadaan barang/ jasa
2. Proses pengadaan barang/ jasa yang memerlukan penyedia barang/jasa
3. Pelaksanaan pengadaan barang/ jasa dengan swakelola
4. Pencatatan & pelunasan utang

Tim Pemeriksaan /
penerimaan barang

Sub Bag Anggaran &

Mobilisasi Dana

Bendahara

Panitia P3U

Sekretaris Pengadaan

Sub Bag Akuntansi

Sub Bag
Perbendahraan &

Pengguna barang / jasa

1. Persiapan pengadaan barang/jasa

2. Proses pengadaan barang/jasa yang
memerlukan penyedia barang dan jasa
3. Pelaksanaan kontrak pengadaan jasa
pemborong/jasa konsultan
4. Pelaksanaan kontrak pengadaan

Verifikasi

Jenis prosedur

Sub Bag Rumah

Tangga / Inst Farmasi

C. UNIT TERKAIT

barang
5. Pencatatan & Pelunasan Utang
Usaha

D. BAGAN ALUR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Persiapan Pengadaan Barang/Jasa

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi Seleksi Umum/Terbatas/Langsung
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya Pelelangan Umum/Terbatas
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya Pemilihan/Penunjukkan Langsung
Pelaksanaan Kontrak untuk Jasa Pemborong
Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Jasa Lainnya dan Barang
Pencatatan & Pelunasan Utang

E. PROSEDUR
1. Prosedur Pembelian / Pengadaan Barang
Pada saat Persiapan Pengadaan Barang / Jasa

Sub Bag Rumah Tangga & Perlengkapan / Inst Farmasi

1. Siapkan Daftar Permintaan Barang (DPB)
2. DPB didistribusikan ke bagian dan ruangan
3. Mengumpulkan DPB dari bagian / ruangan
4. Mengoreksi DPB bersama Bagian Anggaran
5. Jika belum siap, DPB dikoreksi sampai bernilai wajar
6. Jika DPB sudah wajar, menyiapkan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) tahunan dan
entry ke database
7. Mendiskusikan RBA dengan pihak terkait dan menyesuaikan dengan APBN/D
8. Jika RBA sudah sesuai dengan rencana strategi APBN/APBD kemudian menyiapkan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) rangkap 4 dan meminta pengesahan Biro
Keuangan Pemerintah Kabupaten
9. Mengirim DPA lembar 1 ke Pemerintah Kabupaten, lembar 2 diarsip, lembar 3
diserahkan ke Direktur Bidang RS dan lembar 4 diserahkan ke Pengguna Barang dan
Jasa
Pengguna barang dan Jasa
1. Menerima DPA lembar ke 4 dari Bagian Perencanaan & Catatan Medis
2. Menyiapkan daftar kebutuhan barang / jasa (DKBJ) & Verbal sesuai dengan DPA
3. Minta otorisasi Kabag Umum
4. Menyerahkan DKBJ & Verbal ke Sub Bag Anggaran & Mobilisasi Dana
5. Mengarsip DPA lembar 4
Sub Bag Perencanaan Program dan Anggaran
1. Menerima DKBJ & Verbal dari pengguna barang/jasa
2. Verifikasi nilai anggaran apakah melebihi anggaran
3. Minta otorisasi Kabag Keuangan & Direktur rumah sakit
4. Serahkan DKBJ & Verbal ke panitia pengadaan
Panitia P3U (Panitia Pengadaan / Pekerjaan Unit)
1) Menerima DKBJ & Verbal dari Sub Bag Anggaran
2) Menyiapkan perencanaan pengadaan barang / jasa (PPBJ)
(i) Jika Swakelola,
(a)
Menyiapkan kerangka acuan verja (KAK)
(b)
Menyusun jadwal pelaksanaan swakelola
(c)
Menyusun rencana biaya pekerjaan / kegiatan
(ii) Jika tidak swakelola :
(a)
Tentukan paket pengadaan
(b)
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan
(c)
Menyiapkan rincian biaya untuk proses pengadaan
(d)
Menetapkan sistem pengadaan yang dilaksanakan oeh
penyedia barang / jasa
(e)
Menyusun Dokumen Pengadaan Barang / jasa (DPBJ)
Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi
Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsutansi Seleksi Umum/Terbatas/Langsung
Panitia P3U
1. Membuat pengumuman prakualifikasi.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Menerima dokumen prakualifikasi dan lakukan penilaian kualifikasi

Lakukan penetapan hasil prakualifikasi
Membuat pengumuman hasil prakualifikasi
Membuat undangan konsultan yang masuk daftar prakualifikasi dan beri penjelasan
(aanwijzing)
Menerima dokumen penawaran
Melakukan evaluasi administrasi dan evaluasi teknis
Menetapkan peringkat teknis
Membuat pengumuman peringkat teknis
Menerima sanggahan penyedia jasa
Membuka penawaran harga dan buat Berita Acara (BA)
Melakukan klarifikasi & negosiasi dan buat laporannya

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi Penunjukan Langsung

Panitia P3U
1. Mengirimkan undangan
2. Menerima dan evaluasi dokumen prakualifikasi
3. Memberi penjelasan (aanwijzing)
4. Menerima dokumen penawaran
5. Melakukan evaluasi dokumen penawaran dan evaluasi penawaran sesuai dengan
Kerangka Acuan Kerja (KAK)
6. Melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.
7. Membuat berita acara
8. Menetapkan penyedia jasa konsultansi
2. Pada saat proses pengadaan barang / jasa
1. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pelelangan Umum/Terbatas
Panitia P3U
1. Membuat pengumuman secara luas
2. Menerima pendaftaran dan melakukan penilaian kualifikasi
3. Menyusun daftar peserta lelang dan mengirim undangan aanwijzing
4. Memberi penjelasan lelang (aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasan (BAP)
5. Melakukan dokumen penawaran dan melakukan evaluasi
6. Melakukan verifikasi calon pemenang dan pemenang cadangan
7. Membuat berita acara hasil pelelangan (BAHP)
8. Menetapkan pemenang lelang
9. Membuat pengumuman pemenang lelang
10. Menerima sanggahan peserta lelang
11. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ)
12. Menandatangani kontrak
2. Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemilihan / Penunjukan Langsung
Panitia P3U
1. Melakukan Prakualifikasi
(i) Jika pemilihan langsung,
(a) Membuat pengumumam prakualifikasi
(b) Membuat undangan dan permintaan penawaran
(c) Melakukan evaluasi dan menetapkan pemenang
(ii) Jika bukan pemilihan langsung,

(a) Membuat surat permintaan penawaran dan negosiasi harga

(b) Menetapkan penunjukan langsung
2. Menerima sanggahan dari pemenang
3. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang / jasa (SPPBJ)
4. Menandatangani kontrak
3. Pelaksanaan Kontrak
1. Pelaksanaan Kontrak Jasa Pemborong
Panitia P3U
1. Menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
2. Melakukan rapat persiapan pelaksanaan kontrak
3. Mendokumentasikan kegiatan pelaksanaan projek
4. Menerima laporan hasil pekerjaan
(i) Jika membutuhkan perpanjangan waktu
(a) Melakukan evaluasi usulan perpanjangan waktu
(b) Membuat adendum kontrak rangkap 2
(c) Menyerahkan adendum kontrak lembar 2 ke penyedia jasa
(d) Mengarsip adendum kontrak lembar 1
5. Melakukan serah terima hasil pekerjaan dan membuat berta acara (BA) rangkap 2
6. Menyerahkan BA lembar 2 ke penyedia jasa
7. Mengarsip BA lembar 1
2. Pelaksanaan Kontrak Pengadaan jasa lainnya dan barang
1) Pengguna Jasa
(i) Membuat persiapan pelaksanaan kontrak bersama penyedia jasa.
(ii) Melakukan pemeriksaan personil dan peralatan
(iii) Membuat Berita Acara (BA)
2) Pengguna Barang
(i) Menerbitkan Surat Pesanan atau Purchase Order (PO)
(ii) Menerima informasi pengiriman
(iii) Menerima barang pesanan, teliti / periksa barang dan buat berita acara serah
terima barang
(iv) Melakukan uji coba barang dan buat berita acara uji coba
2. Prosedur Pencatatan Utang Usaha
Sekretaris Pengadaan
1. Menyiapkan Berita Acara (BA) dan tagihan rekanan serta dokumen pendukung lainnya.
2. Mengirimkan BA beserta tagihan dan dokumen pendukung ke Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi
Sub Bag Verifikasi Internal
1. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya dari Sekretaris Pengadaan
2. Verifikasi tagihan
3. Mengirimkan tagihan yang telah diverifikasi ke Sub Bag Akuntansi
4. Menerima kembali BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya dari Sub Bag Akuntansi
5. Siapkan pembayaran untuk tagihan yang jatuh tempo

6. Meminta otorisasi tagihan ke Ka.Bag Keuangan, Bendahara, Direktur rumah sakit

7. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukung ke Bendahara
Sub Bag Akuntansi
1. Menerima BA dan Tagihan rekanan serta dokumen pendukung dari Sub Bag
Perbendaharaan & Verifikasi
2. Entry tagihan ke Database
3. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya ke Sub Bag Pebendaharaan
& Verifikasi
4. Menerima Fc Cek dan fc tagihan dari Bendahara
5. Entry Pembayaran ke Database
6. Mengarsip Fc Cek dan fc tagihan.

Bendahara Pengeluaran
1. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukung dari Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi
2. Membuat Cek dan minta otorisasi Direktur rumah sakit
3. Memfoto kopi Cek
4. Memberikan Cek ke Rekanan/Vendor
5. Mencatat Pengeluaran ke Buku Kas Keluar
6. Mengarsip BA, Surat Tagihan, dan dokumen pendukung
7. Mengrimkan Fc Cek dan Fc tagihan ke Sub Bag Akuntansi
F. FORMULIR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Daftar Permintaan Barang

Verbal Pembelian/Pemeliharaan
Rencana Bisnis Anggaran
Dokumen Pelaksanaan Anggaran
Kerangka Acuan Kerja
Daftar Kebutuhan Barang/Jasa
Dokumen Paket Pengadaan
Surat penunjukan penyedia barang / jasa
Surat Perintah Mulai Kerja
Surat pesanan (SP) / Purchase Order (PO)
Berita Acara Serah Terima Barang
Berita Acara Uji Coba
Berita Acara serah terima hasil pekerjaan
Berita Acara Pembukaan Penawaran Harga
Berita Acara Hasil Klarifikasi dan Negosiasi