GUGUS KENDALI MUTU DALAM PELAYANAN KESEHATAN

Makalah

Guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Mutu

Oleh:

Kelompok I
Arfiliyah Nur Pratiwi

112110101084

Madinatul Munawarah

112110101094

M. Alfian Yuliansyah

112110101129

Hafis Nur Wicaksono

112110101154

BAGIAN ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN MASYAKAT
UNIVERSITAS JEMBER
2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang atas
rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang
berjudul Gugus Kendali Mutu dalam Pelayanan Kesehatan.
Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas dan persyaratan untuk
menyelesaikan mata kuliah Manajemen Mutu.
Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih
setulus-tulusnya kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan
penelitian ini, khususnya kepada :
1. Tim dosen mata kuliah Manajemen Mutu di Bagian Administrasi dan
Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Jember
atas segala arahan dan dukungan yang telah diberikan untuk kelancaran
proses penyusunan makalah ini.
2. Orang tua penulis yang telah memberikan motivasi dan doa untuk
menyelesaikan penyusunan makalah ini.
3. Rekan-rekan penulis yang telah memberikan dorongan dan semangat
dalam menyelesaiakn makalah ini.
4. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah
memberikan bantuan dalam penyusunan makalah ini.
Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran
bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang
diharapkan dapat tercapai.

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 2
1.3 Tujuan ...................................................................................................... 2
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Gugus Kendali Mutu ..............................................................3
2.2 Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu .................................................... 3
2.3 Ide Dasar Gugus Kendali Mutu ...............................................................4
2.4 Sasaran Gugus Kendali Mutu ..................................................................5
2.5 Prinsip Kegiatan Gugus Kendali Mutu .....................................................7
2.6 Pokok Kegiatan Gugus Kendali Mutu ......................................................8
2.7 Pengorganisasian Gugus Kendali Mutu..................................................12
BAB 3. PEMBAHASAN
3.1 Aplikasi Gugus Kendali Mutu di Rumah Sakit .....................................29
BAB 4. PENUTUP
4.1 Kesimpulan ............................................................................................ 36
4.2 Saran ...................................................................................................... 37
LAMPIRAN
Kesimpulan

ii

BAB 1. PENDAHULUAN
1.1

LATAR BELAKANG
Pada dasarnya setiap manusia mempunyai berbagai macam kebutuhan yang

harus dioenuhi. Organisasi bisnis maupun organisasi public berusaha untuk

meningkatkan mutu dan daya saingnya agar dapat memenuhi berbagai macam
tuntutan masyarakat, terutama pada organisasi public karena tugasnya adalah
menghasilkan barang-barang public (Public goods) dan kinerjanya yaitu sosial
welfare.
Pelayanan kesehatan yang baik merupakan hak setiap orang yang dijamin
dalam UUD 1945. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
tentang standar pelayanan minimal rumah sakit menyatakan bahwa rumah sakit
sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan
kepada masyarakat memiliki peran sangat strategis dalam mempercepat
peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Hal tersebut menuntut rumah sakit
untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan dan dapat menjangkau selurug lapisan masyarakat. (Depkes, 2008)
Siring perkembangan ilmu pengetahuan dan kemajuan teknologi pada
dasarnya menyebabkan perubahan pada masyarakat. Masyarakat menjadi semakin
tertarik dan lebih mempunyai pengetahuan tentang perawatan kesehatan dan
peningkatan kesehatan (Smelter dan Bare, 2002). Kesadaran masyarakat akan
kesehatan yang semakin meningkat menyebabkan kebutuhan dan tuntutan
masyarakat akan pelayanan kesehatan cenderung meningkat pula. Hal tersebut
menjadi tantangan tersendiri bagi rumah sakit, oleh karena itu semua rumah sakit
berusaha meningkatkan mutu pelayanan yang baik. Usaha peningkatan mutu
bukanlah merupakan beban kerja pada satu bagian saja melainkan merupakan
usaha terpadu dari setiap individu yang berkepentingan, mulai dari proses
penciptaan hingga penyerahan produk atau jasa kepada pelanggan.
Menurut Nursalam (2011), sistem manajemen mutu yang baik perlu
dilaksanakan secara asistematis dan berkesinambungan untuk mencapai mutu
pelayanan kesehatan yang optimal. Rumah sakit perlu menetapkan strategi yang
1

terencana dan menggunakan berbagai pendekatan mutu diantaranya Manajemen

Mutu Terpadu (Total Quality Management), Peningkatan Mutu Berkelanjutan
(ContinuousQuality Improvement), Pendekatan Gugus Kendali Mutu (GKM), dan
Problem Solving for Better Hospital sert mencari alternative pendekatan
pengembangan lainnya (Hidayat, 2006).
1.2

RUMUSAN MASALAH
Bagaimana penerapan Gugus Kendali Mutu di pelayanan kesehatan?

1.3

TUJUAN
a. Mengetahui pengertian Gugus Kendali Mutu
b. Mengetahui tujuan kegiatan Gugus Kendali Mutu
c. Mengetahui ide dasar Gugus Kendali Mutu
d. Mengetahui sasaran Gugus Kendali Mutu
e. Mengetahui prinsip kegiatan Gugus Kendali Mutu
f. Mengetahui pokok kegiatan Gugus Kendali Mutu
g. Mengetahui pengorganisasian Gugus Kendali Mutu
h. Mengetahui penerapan Gugus Kendali Mutu pada Pelayanan
Kesehatan

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Pengertian Gugus Kendali Mutu

Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle) adalah sekelompok kecil

petugas, yang secara sukarela melakukan kegiatan-kegiatan pengendalian mutu di

dalam tempat kerjanya sendiri. Anggota kelompok ini berpartisipasi sepenuhnya
secara terus-menerus dalam program kendali mutu, mengembangkan diri, belajar
dan mengajar bersama, dengan teknik-teknik kendali mutu.
Gugus Kendali Mutu merupakan mekanisme formal fungsional yang
dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan permasalahan (problem
solving) terhadap persoalan-persoalan yang menonjol yang ada di tempat
kerjanya, dengan memberikan penekanan pada kreativitas dan partisispasi
petugas. Anggota gugus mengkaji bersama salah satu persoalan, mengungkapkan
dan memecahkan bersama. Gugus tersebut juga bertindak sebagai salah satu
mekanisme pemantauan yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri
dengan lingkungan dan memperhatikan adanya peluang-peluang, tanpa perlu
menghentikan kegiatan-kegiatan bila persoalan telah ditemukan dan dipecahkan.
2.2

Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu

a. Menyumbangkan

perbaikan

mutu,

efisiensi,

efektivitas,

produktivitas organisasi dan penghematan pembiayaan serta

pencegahan pemborosan.
b. Meningkatkan kemampuan kepemimpinan dan manajemen para
manajer, dan pengawas (supervisor) dan mendorong perbaikan
terus-menerus dengan cara pengembangan diri.
c. Menciptakan suatu lingkungan kerja yang lebih sadar mutu,
memberikan kepuasan kerja, paham tentang persoalan-persoalanpersoalan kerja yang terjadi dan berupaya memperbaikinya.
Sekaligus meningkatkan mutu produk dan pelayanan.

d. Berfungsi sebagai kekuatan inti pengendalian mutu di organisasi.

Karena apabila seluruh petugas pada lapis ini bekerja secara efektif
dan bermutu akan meningkatkan penampilan kerja organisasi
secara keseluruhan.
2.3

Ide dasar Gugus Kendali Mutu

1. Gugus Kendali Mutu menyumbang terhadap perbaikan dan
pengembanganorganisasi pelayanan kesehatan.
Gugus Kendali Mutu sebagai salah satu unsur dalam upaya
perbaikan mutu paripurna pelayanan kesehatan menjadi kekuatan
inti kendali mutu yang penting, bersama upaya-upaya kendali mutu
yang lain.
2. Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dan
menciptakan suasana lingkungan kerja yang nyaman dan
membahagiakan. Sebagian besar waktu petugas dan meremehkan
kemampuan mereka. Oleh karenanya lingkungan kerja yang
nyaman dan bahagia akan benar-benar memberikan arti bagi
mereka.
Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dalam
tingkat Gugus Kendali Mutu mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Petugas

kesehatan

merupakan

orang

yang

sedang

melakukan pekerjaan yang sangat berarti, dimana mereka

mengerjakannya dengan seluruh potensinya, kemampuan
profesionalnya dengan penuh kebahagiaan.
b. Petugas kesehatan dibolehkan membuat kebijaksanaan
operasional dan mengeluarkan kreatifitasnya dikala sedang
melaksanakan tugasnya, secara bertanggungjawab.
c. Petugas kesehatan dapat mengembangkan kemampuan dan
ketrampilan

dan

kepandaiannya.

diberi

peluang

memanfaatkan

d. Petugas kesehatan bekerja sebagai tim kerja yang kompak

dan harmonis dilandasi kebersamaan dan persaudaraan
dalam tempat kerjanya.
e. Masing-masing petugas kesehatan saling mendidik dan
melatih untuk meningkatkan mutu masing-masing dalam
menyelesaikan persoalan-persoalan ditempat kerja mereka.
f. Adanya peluang pengakuan yang pantas bagi masingmasing petugas kesehatan, atasan, teman sejawat, bawahan
di tempat kerja, atau di luarnya.
3. Membangkitkan dan menumbuhkan kemampuan petugas.
Rangkaian kegiatan-kegiatan Gugus Kendali Mutu yang dilakukan
oleh petugas memberi peluang untuk dapat memperlihatkan
potensi pengetahuan dan keterampilan teknis profesional mereka
yang sebelumnya tak terlihat, didukung oleh piranti-piranti statistik
ilmiah, para supervisor dan fasilitator mengeluarkan kemampuan
mereka

untuk

membimbing,

meningkatkan

semangat

dan

mendorong kemauan teman sejawatnya, mengkoordinasikan dan

menyelesaikan persoalan bersama.
2.4

Sasaran Gugus Kendali Mutu

Ide dasar yang telah dikemukakan tersebut dapat dirinci menjadi sasaran-

sasaran yang lebih operasional :

1. Membangun tempat kerja yang kuat.
Tempat kerja bagi petugas kesehatan adalah tempat pengabdiannya
sehari-hari dimana mereka mencurahkan segala ilmu dan
keterampilan untuk menghasilkan pelayanan yang memuaskan baik
bagi dirinya, pasien maupun orang lain.
2. Membangun kondisi yang terkendali.
Tempat kerja yang terkendali perlu dibangun, yaitu tempat kerja
yang mematuhi standar yang telah ditetapkan, mengambil langkah
koreksi terhadap penyimpangan dan pencegahan terhadap adanya
penyimpangan dengan meniadakan persoalan, dan bila perlu
menyesuaikan standar yang diperlukan.
5

3. Meningkatkan semangat kerja petugas.

Semangat kerja ini berkaitan dengan lingkungan dan hubungan
antar manusia dan perasaan memiliki serta tanggung jawab
terhadap suksesnya pelayanan kesehatan.
4. Hubungan manusiawi (human relations).
Hal ini akan membuat petugas pelayanan kesehatan akan merasa
bahagia dan puas di tempat kerjanya. Keadaan ini tidak dapat
dipaksakan seketika, namun secara spontan diupayakan hubungan
yang harmonis antara atasan, bawahan dan teman sejawat.
5. Perbaikan atau peningkatan mutu di (level) tempat kerja.
Pemberian kesempatan pada para petugas untuk berinovasi dan
berkreasi dalam upaya perbaikan pelayanan kesehatan sanagt
bermanfaat. Meskipun kepatuhan terhadap standar yang telah
ditetapkan harus dijaga.
6. Kegiatan sukarela
Kesukarelaan berpartisipasi dalam kegiatan gugus seharusnya
benar-benar timbul dari diri masing-masing anggota gugus tanpa
pengarahan, permintaan, anjuran atau paksaan dari orang lain baik
pimpinan atau teman sejawat yang sadar akan kesukarelaan itu.
7. Berpikir benar dan menggunakan kerjasama serta komunikasi.
Agar petugas mau berpikir, perlu dikondisikan, antara lain :
a. Diberi kesempatan dan motivasi untuk berpikir dan diberi
kesempatan untuk menggunakan kebijakannya.
b. Diajarkan teknologi yang diperlukan dalam pelaksanaan
tugasnya.
c. Didorong untuk membantu menyelesaikan persoalan
ditempat kerjanya.
d. Didorong untuk dapat mengeluarkan kemampuannya yang
terpendam dan dapat menikmati hasil pikirannya sendiri.
e. Membiasakan mampu bekerjasama serta berkomunikasi
dengan baik dengan teman sejawat dalam menyelesaikan
persoalan atau pekerjaan.
6

8. Memperluas wawasan berpikir

Agar memperoleh tambahan ilmu, keterampilan dan wawasan
berpikir, kegiatan gugus perlu dikomunikasikan, diinformasikan
dan diedukasikan kepada Gugus Kendali Mutu di organisasi
pelayanan kesehatan yang lain. Jadi, tidak terbatas kegiatan di
dalam tempat kerja sendiri.
9. Penghasilan yang lebih baik dan kepuasan kerja.
Dengan

adanya

Gugus

kendali

meningkatkan mutu pelayanan

Mutu,

kesehatan

yang

senantiasa

diharapkan

akan

memberikan kepuasan kepada konsumen yang akhirnya akan

menjadi pelanggan yang baik dan menambah pemasukan pada
organisasi. Dan seharusnya kembali pada kesejahteraan petugas
kesehatan.
10. Menjaga mutu dan meningkatkan produktivitas.
Dalam proses produksi atau pelayanan harus senantiasa menjaga
mutunya, supaya memenuhi kepuasan kebutuhan pelanggan.
Kegiatan menjaga mutu pada level tempat kerja adalah
memberikan kontribusi besar pada upaya perbaikan mutu secara
keseluruhan,
11. Para petugas medis akan lebih mencurahkan waktu dan pikiran
untuk pekerjaan yang tepat.
Adanaya kegiatan semua petugas pelayanan kesehatan dalam
Gugus kendali Mutu dalam memecahkan persoalan dan upaya
peningkatannya, secara bersama, tugas tenaga medis yang lain
dapat lebih meluangkan waktunya untuk menangani pelayanan
medis yang lebih spesialistik dan lebih tepat.

2.5

Prinsip Kegiatan Gugus Kendali Mutu

Prinsip yang seharusnya dipedomani dalam pelaksanaan Gugus Kendali

Mutu dan menjadi ciri khas Gugus Kendali Mutu adalah sebagai berikut :
a. Merupakan kegiatan kelompok bukan individu,

b. Masalah yang dibahas adalah masalah pekerjaan yang nyata ada di

tempat kerja,
c. Terkendali, tidak membahas ulang masalah yang sama,
d. Perbaikan atau peningkatan cara dan hasil kerja (kinerja),
e. Banyak melibatkan petugas pelaksana,
f. Partisipasi aktif semuanya,
g. Diskusi bebas dan terbuka,
h. Menggunakan teknik pemecahan masalah dan membuat keputusan,
i. Berpikir inovatif, kreatif tidak rutinitas,
j. Saling

menghargai,

menghormati,

dan

saling

membantu

peningkatan diri,
k. Membina kerjasama antar gugus, persaingan sehat, bersahabat dan
bermanfaat.

2.6

Pokok Kegiatan Gugus Kendali Mutu

Oleh Quality Circle Headquaters, JUSE mengatakan sepuluh pokok

kegiatan atau asas dasar yang memberikan saran bagaimana memperkenalkan,

menggiatkan dan menjalankan Gugus kendali Mutu di tempat kerja. Sepuluh
pokok kegiatan Gugus Kendali Mutu di tempat kerja, antara lain :
1. Pengembangan diri
Seorang petugas harus senantiasa berusaha untuk mengembangkan
pengetahuan, ketrampilannya dalam bekerja atas inisiatif sendiri.
Kegiatan pengembangan diri perlu didukung dengan :
a. Motivasi-motivasi,
b. Penyediaan alat belajar seperti buku referensi, slides, AVA,
dsb,
c. Praktek bersama dan pelatihan-pelatihan,
d. Memberi pengetahuan tentang teknik kendali mutu,
teknologi dan metode kerja, hubungan manusiawi, psikolog
dan sebagainya,
e. Pertemuan diskusi.

2. Sukarela
Para anggota gugus harus sadar bahwa dalam Gugus kendali Mutu,
inisiatif dan kesukarelaan dihormati dalam upaya memajukan dan
memperbaiki mutu kerja dan hasil kerja dalam kerangka tugas dan
fungsinya dalam organisasi.
3. Kegiatan Kelompok
Secara ideal, kegiatan kelompok Gugus Kendali Mutu mempunyai
empat ciri, antara lain :
a. Kerjasama erat antara anggota kelompok, dan melakukan
kegiatan kelompok atas inisiatif sendiri,
b. Adanya interaksi yang memadai dan saling mempengaruhi
diantara anggota kelompok,
c. Para anggota kelompok saling mengenal dengan baik, dan
dapat berbicara secara terbuka tanpa khawatir atas
kedudukannya, para anggota dapat berkumpul membahas
persoalan dan sasaran bersama.
4. Partisipasi Setiap Orang
Semua anggota gugus, tanpa kecuali, pegawai tetap, tidak tetap,
diminta berpartisipasi aktif dalam mengikuti dan mengisi kegiatan
gugus, berpikir dan berbicara, bertindak dan menyumbangkan
kemampuan, pengetahuan dan keterampilannya. Upaya yang
dilakukan untuk meningkatkan partisipasi anggota, antara lain :
a. Pilihan persoalan (tema),
b. Pertemuan yang bersahabat dan menyenangkan,
c. Pendidikan dan latihan,
d. Supervisor dan pemimpin yang bersemangat.
5. Penerapan Teknik Kendali Mutu
Teknik ini merupakan sebuah alat untuk dapat menentukan
persoalan,

sebab

kecenderungan

akibat

berdasarkan

dan

besar

fakta

permasalahan

atau

data-data

serta
yang

sesungguhnya. Bukan opini yang tidak didukung oleh data yang

benar-benar ada dalam tempat kerja dan dipraktekkan metode

tersebut dalam pertemuan gugus di tempat kerja.
6. Kegiatan-kegiatan Gugus Kendali Mutu di Tempat Kerja.
Supervisor mengatur dengan baik kegiatan Gugus Kendali Mutu
sekaligus menjaga pekerjaan tetap dilaksanakan seperti biasa tanpa
lepas dari kegiatan organisasi secara keseluruhan. Manajemen
puncak memberikan komitmen tentang perbaikan mutu secara
menyeluruh dan memberikan dukungan dalam arti luas dalam
rangka

memajukan

mutu

parpurna

dalam

organisasinya.

Manajemen menengah harus mendorong dan mendukung kegiatan

gugus agar berinisiatif dan sukarela. Para staf ahli memberikan
bantuan konsultif.
Pelaksanaan kegiatan Gugus Kendali Mutu
Penyelenggaraan rapat Gugus Kendali Mutu :
a. Rapat Gugus Kendali Mutu merupakan titik pusat semua
kegiatan,
b. Jadwal waktu rapat sesuai bagi semua anggota,
c. Tema rapat
a) Sesuai dengan kebijakan organisasi,
b) Persoalan yang menjadi perhatian di tempat kerja,
c) Persoalan yang sekiranya dapat diselesaikan 3-6
bulan.
d. Anggota diberi kesempatan untuk melakukan presentasi.
e. Persoalan diselesaikan tidak hanya dengan teori saja tapi
juga dipraktekan langsung ditempat kerja, dan pastikan
tidak terulang lagi,
7. Meningkatkan dan melestarikan kegiatan Gugus Kendali Mutu
Kunci agar Gugus Kendali Mutu bertahan aktif dan lama adalah
komitmen kuat serta kerjasama yang erat semua unsur mulai dari
pimpinan manajemen, supervisor, staf dan anggota gugus.
8. Pengembangan Bersama
Pengembangan bersama ini dapat melalui :
10

a. Pertemuan kelompok-kelompok gugus dalam organisasi

yang sama,
b. Konferensi gugus Kendali Mutu tahunan antar supervisor,
c. Pertukaran pengalaman,
d. Studi banding atau saling berkunjung,
e. Melalui majalah Gugus kendali Mutu
9. Kreativitas
Dalam kegiatan Gugus Kendali Mutu dimaksudkan untuk
menggali

patisipasi.

kepandaian

para

Inovasi

anggota

dan

untuk

kreativitas,

potensi

perbaikan-perbaikan

dan
yang

diinginkan.
10. Sadar Mutu, Sadar Permasalahan dan Sadar perbaikan atau
Peningkatan Mutu
Semua pihak dalam organisasi pelayanan kesehatan, dari semua
elemen mulai dari pimpinan sampai pada petugas pelayanan
langsung diharapkan sadar mutu persoalan dan perbaikanperbaikan dalam pelayanan kesehatan. Untuk itu diperlukan
keadaan

lingkungan

yang

mendukungnya.

Namun,

tanpa

lingkungan yang mendukungnya, Gugus Kendali Mutu senantiasa

diharapkan menjadi inti dan penggerak perbaikan mutu pelayanan
kesehatan.

11

2.7

Pengorganisasian Gugus Kendali Mutu

Model pengorganisasian GKM dapat mengacu pada struktur organisasi

formal yang ada, dapat dibawah kewenangan komite medik atau wakil direktur
dan pejabat yang ditugasi dan bertanggungjawab untuk peningkatan mutu
pelayanan medis.
DIREKTUR

Wakil
Direktur

Wakil
Direktur

Komite Medik
Panitia
GKM
Koordinato
rr
Fasilitator

Ketua

Anggota
Gambar 1. Model struktur organisasi (fungsional) GKM
Fungsi Pokok :
a. Panitia GKM rumah sakit :
a) Membuat kebijaksanaan GKM rumah sakit,
b) Mempromosikan panitia pelaksana,
c) Membuat rencana kegiatan secara keseluruhan (instruksi,
diklat).
b. Panitia promosi/panitia penyelenggara
a) Mempromosikan ketua kelompok dan pelajari masalah,
b) Program penyajian 2x/tahun.
12

c. Pertemuan pejabat/pengarah/koordinator
a) Mempromosikan kelompok pertemuan dan mempelajari
masalah,
b) Bekerjasama dengan pimpinan kelompok.
d. Pelatih
a) Memprogram pengembangan dan pelatihan GKM.
e. Penasihat (fasilitator)
a) Membantu promosi program
b) Membantu penyelesaian kasus audit
c) Membantu penyusunan fasilitator
d) Hubungan komunikasi antar bagian
e) Koordinator
f) Fasilitator
f. Pemimpin/ketua gugus
Berasal dari anggota gugus yang sukarela dalam arti sebenarnya,
bukan karena diarahkan/diwajibkan, berfungsi dalam kelancaran
gugus ditempat kerjanya.
Panitia penyelanggara/panitia promosi
Sebagai penanggungjawab program GKM/Manajer GKM sebagai
ketua. Tugas pkoknya antara lain :
a. Menetapkan kebijakan GKM di organisasi,
b. Menyetujui program GKM,
c. Membuat pedoman-pedoman GKM,
d. Menyelenggarakan diklat,
e. Mengatur penghargaan terhadap keberhasilan GKM,
f. Menampung hasil GKM.
Panitia pengaruh/steering commite/koordinator/panitia promosi
13

Tugas pokoknya antara lain :

a. Mengawasi dan mengendalikanprogram GKM untuk menjamin
apakah GKM telah diterapkan dengan benar,
b. Mempromosikan kegiatan GKM.
2.8

Pemimpin Gugus
Pemimpin/ketua GKM dipilih secara sukarela oleh anggota gugus,

bertanggung jawab atas kelancaran jalannya GKM di tempat kerjanya. Pemimpin

gugus mungkin seorang pengawas yang dipilih anggota. Pengawas bisa menjadi
anggota gugus biasa atau pembantu kelancaran gugus. Kalau seorang fasilitator
bertanggung jawab atas beberapa GKM, ketua GKM hanya bertanggung jawab
atas satu GKM.
a. Tugas Pokok

1) Menjalankan kegiatan GKM dengan lancar di tempat kerjanya

2) Menyadarkan pentingnya mutu dan kepuasan pasien di tempat kerja GKM
3) Menjalin hubungan erat antara manajer atas, panitia operasi, fasilitator,
formen (mandor/pengawas) dan anggota GKM
b. Fungsi

1) Pemimpin gugus hendaknya gembira dan bersemangat membangkitkan

semangat anggota
2) Mengadakan pertemua gugus seminggu sekali
3) Mencatat kegiatan gugus
4) Menciptakan suasana yang menyenangkan dalam lingkungan GKM
5) Menjaga keharmonisan dan koordinasi dalam gugus serta memelihara
sikap yang baik diantara sesama anggota GKM
6) Mengikuti diklat kepemimpinan atau teknis
7) Mencari bantuan dana sehat yang diperlukan
8) Menjaga pertemuan agar tetap pada maksut dan tujuannya dengan
menjaga ketertiban pelaksanaan peraturan dan ketertiban yang telah
disepakati
9) Memberi penugasan, memulai dan mengakhiri pertemuan-pertemuan tepat
waktu (seperlunya, tidak bertele-tele)
14

10) Mencari anggota baru yang diperlukan dan kesukarelaannya

11) Mengadakan kunjungan studi banding ke GKM organisasi yang lain
12) Mengajarkan ilmunya kepada anggota yang lain dan masyarakat atau
lingkungan yang memerlukan
c. Kegiatan
1) Selalu memunculkan ide baru menyangkut persoalan-persoalan di tempat
kerja, bila diantara anggota kehabisan ide dapat meminta bantuan
fasilitator, manajemen yang lebih atas
2) Mengatur pembicaraan/diskusi dengan baik, bila ada anggota yang sangat
dominan, segera beri kesemapatan yang lain dengan tegas. Dengan cara
antara lain apa yang menjadi isu anggota yang dominan tersebut, bisa
menjadi suatu soal yang dapat dijawab anggota lain atau fasilitator yang
mengingatkan tata tertib diskusi
3) Ketua kelompok harus memperhatikan dan berupaya agar setiap orang
mengeluarkan ide-idenya. Karena mungkin dipimpin orang kaya ide tapi
pendiam, tak mampu mengeluarkan ide atau pendapatnya. Padahal ide
tersebut bisa jadi cemerlang dan bermanfaat. Buat lah yang diam ini bisa
bicara, misalnya dengan pertanyaan dari ketua, apakah yang anda
maksutkan....... atau

mungkin dapat anda jelaskan......? atau mungkin

katua kelompok, menjumpai anggota yang suka berdebat, berpuatar-putar

dan ngeyel. Padahal idenya kurang bermutu. Sehingga anggota lain
kecewa karena menganggap hal tersebut beralarut-larut dan tak
bermanfaat. Dengan ungkapan ini mungkin dapat membantu mengakhiri
perdebatan tersebut. Wah ini suatu pendapat yang menarik dan
menambah wawasan kita, mungkin kita dapat sejalan dengan pemikiran
tersebut. Dengan ungkapan tersebut mungkin menjaga keharmonisan
semuanya.
4) Untuk menjaga keharmonisan diskusi
Sebelum pertemuan adalah dianjurkan ketua gugus sebentar mengingatkan
kembali mengenai tata tertib (code of conduct) dan ide pokok tentang
perlunya GKM antara lain:
a) Setiap orang hendaknya berpartisipasi aktif
15

b) Kritik dilakukan terhadap ide bukan orangnya

c) Setiap orang saling sejajar dan mengajar
d) Setiap orang bebas mengeluarkan pendapatnya dan harus dihargai ide
tersebut
e) Setiap anggota harus pandai mendengar orang lain berbicara, tidak
hanya pandai bicara, apalagi memaksakan idenya
f) Pada

dasarnya

hasil

pertemuan

ini

adalah

hasil

pertemuan

kelompok/tim bukan individu

g) Mualia dan akhiri tepat waktu
Agar GKM dapat bekerja lebih efisien, ketua gugus perlu melaksanakn hal-hal
sebagai berikut (pedoman kerja GKM):
1) Membuat rencana kegiatan GKM, termasuk rencana-rencana pertemuan dalam
agenda khusus.
2) Membuat catatan-catatan/notulen dokumentasi pertemuan
3) Bekerjalah secara sungguh-sungguh, meyakinkan dan percaya diri, karena
menguasai persoalan
4) Undanglah tamu atau pemimpin dari manajer atas, steering comitee atau
penasehat, consultan lainnya.
5) Bicarakan jangan menyimpang dari persoalan pokok.
6) Perlu kritikan kritikan membangun ditujukan pada anggota seluruh GKM
termasuk diuji sendiri sebagai bagian dari kelompok untuk kebaikan bersama.
7) Gunakanlah alat belajar mengajar yang memadai : AFA, Flichart dan
sebagainya.
8) Dalam memimpin pertemuan benar-benar tepat waktu, jaga keseimbangan
diantara anggota
9) Dengarkan dan perhatikan sungguh-sungguh, ide-ide, pendapat-pendapat,
saran-saran, pesan-pesan yang muncul dari pertemuan tersebut dan selesaikan
bersama dengan senang hati.
2.9

Anggota GKM

16

Anggota GKM adalah penggerak utama kegiatan gugus. Dengan

munculnya ide-ide dan pendapat-pendapat langsung di tempat tugas pelayan.
Merekalah yang tau lebih pasti apa yang menjadi persoalan mutu ditempat
kerjanya dan bagaimana menyelesaikan sesuai dengan profesinya. Karena
merekalah kunci keberhasilan GKM, tanpa mereka tidak ada gugus kendali mutu
dan tak ada program perbaikan mutu seperti yang diinginkan, seperti dimaksutkan
dalam Manajemen Mutu Paripurna (TQM).
a. Tugas Pokok dari anggota GKM adalah
1) Mensukseskan program perbaikan mutu secara sukarela di tempat
tugasnya melalui partisipasi aktif dalam upaya memecahkan persoalan
yang timbul sewaktu bekerja
2) Menyesuaikan mutu pekerjaan dengan kepuasan pelanggan (pasien)
b. Fungsi anggota gugus pada umumnya:
1) Selalu mengahadiri pertemuan, acara kegiatan khusus sacara aktif
2) Belajar dan mengajar teknik statistik mutu yang diperlukan serta
mencakupi profesi yang diperlukan dalam tugasnya
3) Mengeluarkan ide, pendapat, saran yang positif untuk perbaikan mutu
maupun memecahkan masalah yang ada
4) Menyelesaikan pekerjaan dan kerja sama dalam tugas.
5) Mencari anggota baru sukarela dan mempromosikan GKM
2.10

Peranan Fasilitator
Fasilitator atau koordinator adalah orang yang menguasai gerakan Gugus

Kendali Mutu secara profesional, filsafat, ide pokok, tujuan, sasaran serta kegiatan
operasional dalam program dan kegiatan secara nyata agar berjalan di tempat
kerja GKM.
Demikian pimpinan rumah sakit/puskesmas/organisasi kesehatan lainnya
berkehendak adanya GKM, segera dicarikan (melatih calon) fasilitator yang
diperoleh supaya dapat menyusun program GKM seperti yang dikehendakinya.
Fasilitator bisa part timer atau full timer, mengingat banyak yang diharapkan dari
17

seorang fasilitator untuk jalannya program GKM, minimal fasilitator adalah

tamatan akademi, pengalaman yang berkaitan dengan GKM 3-5 tahun, dengan
kemampuan human relations yang cukup, dan mampu menyenangkan suasana,
suatu saat dapat bersifat sebagai guru, konsultan, pembimbing, promotor,
moderator, dan pembicara umum.
Fasilitator perlu menguasai berkaitan dengan tugasnya.
a. Program GKM
1) Mengetahui sejarah, filsafat, ide pokok, maksut, sadar GKM.
2) Perilaku organisasi, inndividu, kelompok/dinamika kelompok.
3) Komunikasi.
4) Hubungan manusiawi (human ralations).
5) Motivasi.
6) Manajemen umum, termasuk didalamnya penyususnan perencanaan,
tujuan, sasaran.
7) Pengorganisasian, peran panitia, tim, staf, pimpinan, uraian tugasnya.
8) Kepemimpinan.
9) Teknik pelatihan.
10) Teknik statistik mutu
b. Pengetahuan tentang pekerjaan dilingkup tugasnya
1) Pengetahuan tentang visi dan misi rumah sakit/ puskesmas
2) Pengetahuan secukupnya tentang garis besar tugas pokok dan fungsi dari
tempat kerja GKM (karena yang tau persisi detail pekerjaan adalah
anggota GKM itu sendiri).
3) Mengasai teknik statistik atau matematika yang diperlukan.
4) Manajemen perusahaaan, keuangan, akuntansi, jasa produksi, pembelian
penjualan.
5) Control quality.
6) Proses pekerjaan yang berkaitan dengan GKM.
c. Tugas pokok fasilitator:
1) Memberikan dukungan kepada GKM
2) Membantu meningkatkan dan menjaga perkembangan GKM.
3) Membantu perjanjian GKM pada manajemen yang lebih atas.
18

4) Membuat rencana tindak lanjut (plan of action) berikutnya.

5) Pelatihan
d. Tugas fasilitator:
1) Fasilitator adalah juga sebagai anggota steering comitee.
2) Memberikan pelayanan pada GKM sekaligus sebagai koordinator program
GKM dan penghubung GKM.
3) Manajemen memimpin dan pelatihan anggota GKM, serta menyediakan
kebutuhan diklat AFA, ATK, dan sebagainya.
4) Menyimpan dokumentasi gugus.
5) Menyiapkan undang-undang, penyajian-penyajian.
6) Mengahadiri pertemuan gugus.
7) Bekerja setiap hari di tempat kerja.
8) Mencari ide-ide baru yang bermanfaat baik untuk perbaikan mataupun
semangat kerja.
9) Membaca bahan-bahan dari luar, majalah gugus, informasi-informasi, ilmu
baru dan mempublikasikan bahan-bahan yang tersdia di GKM
10) Mengahdiri konferensi atau konvensi dan juga mengundang ceramah dari
luar (mengorganisasi pertemua informal).
11) Membuat rencana tindak lanjut (TOA) yang akan datang sebagai hasil
penyajian GKM proyek yang sudah selesai
e. Setiap tahap-tahap berdirinya GKM, peran fasilitator berbeda-beda pada tahap
awal, pengembangan, pendewasaan, maupun tahap pelatihan.
1) Pada tahap permulaan : fasilitator lebih banyak mengakampanyekan
perlunya GKM pada berbagai pihak untuk menarik perhatian anggota baru
maupun manajemen yang berkaitan
2) Pada tahap pengembangan : fasilitator harus telaten dan sabar, cermat
mengikuti terus menerus kegiatan gugus, membuat karyawan tidak mudah
menyerah. Dan tahap ini berhasil bila, GKM berhasil mampu menyajikan
pertama kali didepan manajemen, prestasi proyeknya. Dalam tahap ini
fasilitator banyak disibukkan dengan mengendalikan, membimbing,

19

mengkoordinasi, monitoring, evaluasi, menjaga disiplin, mengatur

pertemuan-pertemuan dan membuat suasan menggembirakan.
3) Pada tahap pendewasaan : GKM telah mempunyai pengalaman, mereka
akan lebih amndiri, fasilitator tetap memonitor dan memberikan konsultasi
yang diminta.
4) Pada tahap latihan : fungsi latihan adalah sangat pentig dan harus terus
menerus dilakukan, bisa formal atau informal dalam ruang pertemuan atau
ditempat lain (studi banding).
5) Pada tahap pembubaran : karena sesuatu hal adalah mungkin terjadi GKM
ini bubar, suatu hal yang sulit diterima namun adalah kenyataan yang tak
bisa dihindari. Misalnya, karena banyak anggota mutasi, pemberentian
pegawai, perbedaan lain atau hal yang bersifat pribadi. Pada tahap ini,
anggota GKM bertemu, berkumpul dan perlu mengucapkan terima kasih
dan enghargaan serta sumabngan mereka selama ini dan harapan-harapan
baik. Hal ini dimasksudkan agar suasana tempat kerja tetap harmonis dan
semangat GKM yang masih ada tetap baik dan akan muncul GKM baru.
2.11

Sub Koordinator
Dirumah sakit besar mungkin banuak jumlah GKM dengan fasilitator yang

terbatas jumlahnya, perlu bantuan sub koordinator (koordinator mini). Sub

koordinator ini biasanya hanya bertanggung jawab untuk satu atau dua GKM saja.
Keberadaanya bisa atas permintaan, sukarel dari berbagai bagian atau pilihan. Di
Jepang sub koordinator ini dilaksanakan oleh mandor, atau pengawas, tergantung
ruang lingkup GKM. Sub koordinator ini dapat banyak membantu Rumah Sakit
pada tahap awal GKM atau sebagai persiapan untuk menjadikannya fasilitator
sebagai tambahan bila diperlukan. Tugas dan fungsi sub koordinator hampir sama
dengan fasilitator dan sebagai penyampai pesa, penghubung, menyebarluaskan
informasi, umpan balik usulan pada manajemen. Tindakan pencegahan
kemunduran program GKM atau mempertahankan kemajuan program GKM.
Pada dasarnya apa yang tidak boleh terjadi pada diri fasilitator agar GKM
tetap berjalan sebagaimana mestinya menyangku perilaku atau hubungan
manusianya, yaitu:
a. Jangan menyendiri, hemdaknya selalu bersama dengan anggota yang lain.
20

b. Terbuka pada anggota GKM bila terdapat keputusan GKM.

c. Jangan memaksakan kehendak, atau keputusan pada orang lain setiap waktu.
d. Menepati janji yang dibuat tentang pertemuan, konsultasi pekerjaan.
e. Jangan berbicara tak pantas dan berdebat dimuka umum atau kelompok dan
jangan berbicara di belakang orang.
f. Jangan mengahsut anggota kelompok.
g. Jangan bicarakan persoalan-persoalan lama berulang-ulang dan argumentasi
yang sama.
h. Jangan suka mengeluh didepan anggota.
Beberapa masalah yang mungkin timbul berkaitan dengan tugas fasilitator
a. Masalah kepemimpinan gugus
Manajer menengah atau manajer personalia menginginkan GKM langsung di
bawah pengawasannya. Hal ini perlu diatur sejak awal pengorganisasiannya.
b. Masalah wewenang dan tanggung jawab
Meskipun tanggung jawab program keberhasilan GKM pada fasilitator namun
dalam banyak hal wewenangnya kecil, sehingga perlu kemampuan hubungan
dan koordinasi, komunikasi serta kompromi dengan bagian lain yang
berkaitan.
c. Orientasi tugas perbaikan mutu atau pertumbuhan
Di satu pihak mutu kerja dituntut lebih baik, dilain hal pertumbuhan atau
kenaikan hasil produksi diharapkan cukup besar untuk kembali modal atau
penabungan.

d. Masalah administrasi organisasi

Pasa saat GKM menjadi bertambah banyak dalam organisasi, tugas dan
tanggung jawab fasilitator menjadi lebih besar pula. Ada GKM baru,
berkembang dan matang sehingga fasilitator harus pandai membagi waktu
sehingga semua orang senag.
e. Kebosan dan menurunnya semangat GKM
Pada wal mula biasanya semangat anggota menggebu-gebu, lama kelamaan
anggota bosan mengahadiri pertemuan. Tugas fasilitator untuk memompa
semangat kembali cukup berat.
21

1) Peran manajer menengah

Manajer menengah (kepala bagian, kepala UPF) mempunyai peran besar
dalam suksesnya GKM di tempat kerjanya. Partisipasi mereka adalah dalam
panitia operasi dan panitia promosi. Namun untuk memperoleh dukungan
mereka adalah suatu hal yang tidak mudah, karena:
a) Kurangnya pengertian tentang konsep GKM
b) Merasa bahwa GKM adalah pemborosan waktu dan tidak ada waktu untuk
kegiatan itu.
c) Merasa terancam kehilangan wewenang.
d) Merasa tak ada gunanya untuk dirinya.
e) GKM terlambat dikenalkan kepada mereka.
f) Merasa manajemen akan kehilangan kendali terhadap petugas, karena
diambil alih GKM.
2) Untuk mengatasi hal tersebut, peran fasilitator bersama manajemen atas
diperlukan dalam meyakinkan mereka. Fungsi manajemen menegah dalam
GKM :
a) Mendukung dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan program GKM dalam
tempat-tempat kerja yang menjadi sub koordinatornya.
b) Mempromosikan

dan

membentuk

GKM

baru

serta

membantu

perkembangannya.
c) Dapat bertindak sebagai sub koordinatornya.

2.12

Manajemen Atas
Komitmen manajemen atas bagi GKM adalah kunci utama. Demikian

manajemen atas memutuskan bahwa GKM diperlukan di organisasi yang menjadi

tanggung jawabnya, maka fungsinya adalah :
a. Fungsi
22

1) Menetapkan kebijakan program GKM.

2) Membuat pedoman-pedoman.
3) Dalam keadaan secara fungsional adalah sebagai panitia pelaksana.
b. Tugasnya :
1) Menerima laporan kemajuan program GKM secara berkala
2) Menghadiri undangan presentasi GKM tentang penyelesaian program dan
proyek yang telah diselesaikan dengan baik.
3) Memberi dukungan yang diperlukan untuk kegiatan GKM.
4) Memberikan petunjuk-petunjuk yang biasanya perlu.
2.13

Manajer atau pemimpin program GKM

Manajer Program GKM bisa petugas paruh waktu atau purna waktu sesuai

dengan besarnya organisasi dan sumber daya tenaga yang tersedia. Beberapa
organisasi menjadikan manajer personalia, manajer control quality, atau kepala
bagian merangkap manajer program GKM yang sifatnya fungsional bukan
struktural.
a. Fungsinya :
1) Membantu kebijaksanaan organisasi kesehatan, rumah sakit atau
puskesmas dalam menetapkan GKM.
2) Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM terus menerus.
3) Mempromosikan GKM pada manajer menengah.
4) Membantu fasilitaor atau koordinator dalam menyelesaikan masalah.
5) Menghadiri pertemuan-pertemuan panitia operasi.
6) Memikirkan ide baru untuk pengembangan program GKM.
7) Membantu mengantar konferensi, kamajuan atau program latihan dan
menyiapkan bahan-bahan latihan.
8) Mencari informasi-informasi baru tentang GKM di organisasi lain.
9) Mempublikasikan hasil-hasil program GKM.
2.14

Evaluasi Perkembangan GKM

23

Kemajuan organisasi dengan adanya GKM dapat diketahu setelah

dilakukan evaluasi perkembangan Gugus Kendali Mutu, dengan mengukur
adanya :
a. Perbaikan mutu pelayanan.
b. Peningkatan peran serta dan kerja sama petunjuk dan komunikasi.
c. Penurunan biaya.
d. Pemborosan sumber daya berkurang.
e. Efisiensi pemakaian abahan dan peralatan secara peralatan efisien.
f. Peningkatan produktivitas.
g. Kepuasan pelanggan.
h. Berkurangnya absenteisme.
i. Berkurangnya keluhan.
j. Memningkatnya kepuasan kerja.
Atau perbaikan mutu dilihat dari unsur-unsur QSDSM
a.

Quality

b.

Cost

c.

Delivery

d.

Safety

e.

Morale

Program pelatihan GKM

a.

Pelatihan bagi pemimpin puncak (4 jam)

Topik utama tentang:
1) Sejarah/ide pokok
2) Konsep TQM
3) Tentang GKM
4) Fungsi manajemen atas, menengah seperti penanggung jawab program
(steering control)
5) Fungsi fasilitator, ketua gugus, anggota
6) Teknik statistik mutu garis besar
7) Diskusi

b. Pelatihan bagi manajer menengah (8jam)

1) Studi khusus program yang terkait
24

2) Dinamika kelompok
3) Komunikasi
4) Partisipasi
c. Pelatihan bagi fasilitator (3 hari)
Sama seperti tersebut di atas (Manjaer atas, manajer menengah)
d. Pelatihan bagi ketua gugus ( 8 jam)
1) Introduksi
2) Sumbang saran
3) Dinamika kelompok
4) Komunikasi
5) Keemimpinan
6) Melatih orang dewasa
7) TQM
8) Pengumpulan dan analisa data
9) Peralatan mutakhir GKM
10) Bagaimana memulai dan mengembangkan GKM
11) Teknik penyajian
12) Studi kasus
13) Stimulasi GKM
Gugus kendali mutu juga bertindak sebagai pemantauan yang membantu
organisasi dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan dan memperhatikan
adanya peluang-peluang. Dalam mekanisme ini lingkungan sekitarnya diteliti,
untuk melihat persoalan dan peluang-peluang tanpa mengehentika kegiatan bila
persoalan telah ditemukan dan dipecahkan.
a. Tujuan Gugus Kendali Mutu
Ide pokok yang menjadi latar belakang tujuan kegiatan gugus kendali mutu
yang diadakan sebagai bagian dari kegiatan kendali mutu menyerlutuh dari
perusahaan atau organisasi adalah :
1) Menyumbangkan

pada

perbaikan

kualitas,

produktivitas

perkembangan pada perusahaan atau organisasi.

2) Untuk mengurangi dan memecahkan masalah yang ada
25

dan

3) Pengembangan diri, kepemimpinan, dan menghargai karyawan

4) Efisiensi sumber daya, reduksi biaya dan mencegah pemborosan.
5) Meningkatkan kerja sama dan peran serta karyawan.
6) Meningkatkan komunikasi dan interaksi antara karyawan dan pimpinan.
7) Mendapatkan kepuasan kerja serta mengurangi absenteisme dan keluhan.
8) Menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan, sehat, aman, dan
nyaman.
9) Menimbulkan kebersamaan dalam kerja tim
b. Keanggotaan
1) Gugus Kendali Mutu terdiri dari kurang lebih delapan sampai sepuluh
karyawan, dipimpin seorang ketua , berasal dari satu bidang tugas atau
pekerjaan.
2) Gugus juga mempunyai beberapa fasilitator dan koordinator yang
berkaitan erat dengan gugus
c. Pemilihaan anggota
Anggota dalam gugus berpartisipasi secara sukarela. Sedangkan ketua gugus
meungkin secara sukarela atau karena ditugasi.
d. Ruang lingkup tugas
1) Pada awalnya gugus do dorong untuk memilih sendiri persoalan yang
ingin diselesaikannya
2) Persoalan yang dibahas tidak hanya mutu tetapi juga produktivitas, kerja,
biaya, keselamatn kerja, lingkungan kerja, moral, lingkungan yang
berpengaruh terhadap pekerjaan dan sebagainya.

e. Latihan
Dalam pertemuan gugus dilaksanakan latihan resmi bagi anggota tentang
teknik pemecahan masalah dan piranti statistik Gugus Kendali Mutu.
f. Waktu Pertemuan
Sekali seminggu, diperlukan waktu sekitar satu jam.
g. Penghargaan
26

Penghargaan terpenting bagi gugus adalah adanya kepuasan karena berhasil

memecahkan persoalan dan menyaksikan hasilnya sebagai sumbangan mereka
terhadap organisasi. Biasanya tidak ada penghargaan dalam bnetuk uang.
h. Manfaat program gugus kendali mutu
1) Adanya kesadaran kualitas dan antusiasme karyawan.
2) Semangat partisipasi dan kerjasama.
3) Intensifikasi kerja.
4) Kreativitas dan kemandirian.
5) Meningkatkan keingintauan dan bekerja tanpa ada supervisi.
6) Dapat dipergunakan untuk perencanaan akan datang.
7) Introspeksi dan pengendalian diri.
8) Sebagai sarana untuk mendiskusikan metode kerja.
9) Untuk pendidikan dan latihan.
i. Faktor yang mendukung keberhasilan program gugus kendali mutu
Program gugus kendali mutu akan berjalan dengan baik dan bermanfaat bagi
organisasi serta karyawan, apabila didukung oleh faktor-faktor:
1) Perhatian dan kesediaan pimpinan puncak dalam peningkatan kualitas.
2) Adanya pembinaan.
3) Partisipasi pimpinan dan karyawan.
4) Penghargaan terhadap produktivitas kerja.
5) Audit mutu.
6) Promosi dan publikasi.
7) Adanya program pendidikan latiahan tentang mutu dan gugus kendali
mutu itu sendiri.
j. Faktor penyebab kegagalan program gugus kendali mutu tidak berhasil antara
lain karena::
1) Dukungan pimpinan yang kecil.
2) Keterbatasan sumber daya.
3) Konsep GKM tidak dipahami dengan baik.
4) Tujuan program tidak dikomunikasikan dengan jelas.
5) Kurang informasi dan publikasi (promosi).
6) Adanya anggapan gugus kendali mutu tidak diperlukan,
27

7) Tidak ada peningkatan kualitas karyawan dengan program pendidikan dan

latihan.
k. Perbandingan Gugus Kendali Mutu dan Tim Proyek
Gambaran

Gugus Kendali Mutu

Tim Proyek

Misi utama

Meningkatkan hubungan Untuk

meningkatkan

manusiawi

mutu

Misi sekunder

Meningkatkan mutu

Meningkatkan partisipasi

Bidang proyek

Dalam satu bagian

Banyak bagian

Ukuran proyek

Salah

satu

dari

yang Salah satu dari yang vital.

banyak bermanfaat
Keanggotaan

Dari satu bagian

Dari banyak bagian

Dasar keanggotaan

Sukarela

Atas perintah

Status hirarki anggota- Khususnya

tenaga Khususnya manajer atau

anggota

karyawan

profesional

Kelangsungan

Gugus tetap ada, proyek Tim khusus, sementara,

demi proyek

bubar
selesai.

28

setekah

proyek

BAB 3. PEMBAHASAN

3.1

Aplikasi Gugus Kendali Mutu di Rumah Sakit

a. Kebijakan GKM
Kebijakan pimpinan atas organisasi, diperlukan sebagai acuan atau
petunjuk utama arah kegiatan GKM. Perlu dibuat secara jelas dan cukup
oleh mamajemen atas, dapat mencakup:
1) Tujuan : meningkatkan mutu pelayanan yang sesuai dengan harapan
pasien.
2) Sasaran :
a) Mengembangkan mutu
b) Mengurangi pemborosan
c) Kepuasan kerja karyawan dan sebagainya.
b. Kebijakan
1) Keanggotaan sukarela, bisa keluar, masuk kembali, bebas memberikan
sara positif.
2) Gugus tidak mengurusi hal-hal sebagai berikut:
a) Keluhan petugas
b) Masalah penggajian/upah
c) Masalah kesejahteraan
d) Masalah kepegawaian
e) Masalah akomodasi dan sebagainya.
c. Langkah-langkah daris besar penerapan GKM di organisasi pelayan
kesehatan, setelah direktur menetepakan perlunya GKM:
1) Menyebarluaskan informasi tentang GKM pada jajaran pimpinan, staf,
tentang sejarah, filsafat, ide dasar, tujuan, sasaran, manfaat GKM.
2) Membentuk steering comitee (panitia pengarah) dilapisan manajemen
tingkat atas yang bertanggung jawab langsung kepada direktur. Pada

29

beberapa organisasi, direktur sendiri atau wakil direktur sebagai

steering comitee.
3) Memilih dan menetapkan fasilitas yang akan bertanggung jawab atas
jalannya GKM dan melatihnta.
4) Membentuk GKM-GKM di tempat tugas pelayanan langsung kepada
pasien di bangsal-bangsal, poliklinik, ruang perawatan, ruang operasi,
ruang laboratorium, intalasi gizi dan sebagainya.
5) GKM yang terbentuk dari beberapa anggota 6-10 dipilih ketua gugus
dan masing-masing dilatih sesuai tugas dan fungsinya.
6) Setelah GKM terbentuk proses kegiatan dimulai.
7) Penyajian, presentasi pada manajemen atas dalam forum pertemuan
atau pagelaran
8) Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM
d. Proses kegiatan GKM
Sebagaimana diketahui, kegiatan gugus adalah kegiatan yang dikerjakan
sehari-hari di tempat kerja yang dikerjakan oleh petugas kesehatan. Dalam
pelaksanaanya, mungkin timbul persoalan-persoalan yang sering terjadi,
menonjol dan merugikan sehingga perlu diatasi atau diperbaiki untuk
meningkatkan mutu pelayanan dan memberikan kepuasan kerja maupun
pasien.
Dalam upaya menyelesaikan masalah dan memperbaiki mutu pelayanan
tersebut, GKM dibekali dengan alat-alat statistik kendali mutu, antara lain
berkaitan:
1) Metode pemecahan masalah
2) Metode statistik
Banyak cara atau metode yang digunakan. Biasanya yang diperkenalkan
oleh Departemen Kesehatan adalah 8 (delapan) langkah pemecahan masalah
dan 7 (tujuh) alat statistik mutu yang secara rinci akan diterangkan dalam bab
tersediri. 8 (delapan) langkah pemecahan masalah tersebut urutannya adalah :
a) Identifikasi dan menetapkan proritas masalah
b) Analisis sebab-sebab yang mengakibatkan masalah
30

c) Menentukan sebab yang paling dominan (sebab utama)

d) Memutuskan rencana perbaikan (solusi)
e) Melaksanakan tindakan perbaikan
f) Memeriksa hasil perbaikan dan menilai (check dan evaluation)
g) Mencegah terulangnya lagi masalah dengan stansarisasi
h) Merencanakan penyelesaian masalah berikutnya, dan seterusnya proses
berulang-ulang.
Kalau diperhatikan delapan langkah tersebut merupakan cycle PDCA-Deming,
sebagai berikut

31

e. Risalah Gugus Kendali Mutu

Langkah-langkah kegiatan gugus kendali mutu dapat dituangkan dalam suatu
risalah yang menceritakan proses yang terjadi dalam setiap langkah setelah
PDCA sebagaimana dijabarkan dalam 8 langkah pemecahan masalah.
Sebagai contoh dapat dikemukakan sebagai berikut :
RISALAH GUGUS KENDALI MUTU ( TEMA )
Nama Instansi / Organisasi

Nama Unit kerja / Bagian / UPF :

Nama Gugus

PENDAHULUAN
1. Analisa Singkat Situasi Tempat Kerja
a.

b.

Organisasi

Visi, misi organisasi

Strukutur organisasi dan pejabat

Susunan pengurus GKM

Uraian tugas dan fungsi

2. Ketentuan Ketentuan
3. Kebijaksanaan umum
a.

Definisi

b.

Batasan-batasan

32

4. Rencana Kegiatan
Langkah 1: Idendifikasi masalah / menentukan masalah
a. Anggota gugus bersama-sama menentukan masalah-masalah
ditempat kerjanya, masing-masing mengeluarkan pendapat secara
bebas dengan metode pemecahan masalah.
b. Menetapkan prioritas masalah yangs selanjutnya menjadi tema.
Langkah 2: Analisis penyebab masalah
a. Setelah masalah prioritas diselesaikan ditetapkan, dianalisis sebabsebab yang menyangkut atas masalah tersebut dengan metode
pemecahan masalah / analisis sebab masalah.
Langkah 3: Mencari penyebab masalah yang menentukan ( penyebab
utama )
a. Dicari penyebab-penyebab yang amat dominant yang berperan besar
adanya masalah, dengan metode statistic dan lain-lain.
Langkah 4: Menyusun rencana perbaikan / perbaikan / perbaikan
a. Berdasarkan adanya penyebab utama yang mengakibatkaan masalah,
dibuat rencana perbaikan, sasaran dan targetnya, bila perlu engan
alternative solusi pemecahan masalah ( alternative-alternatif perbaikan
). Rencana perbaikan tersebut dapat mengacu pada pola 5 W + 1 H.
b. Persetujuan atasan. Setelah rencana perbaikan disusun, perlu dukungan
manajemen atas, mungkin ada petunjuk-petunjuk yang berkaitan
dengan rencana perbaikan dan dukungan bagi penyediaan sumber daya
yang diperlukan dalam perbaikan yang direncanakan tersebut ( biaya ),
konsultan, peralatan dan sebagainya.

33

Langkah 5: Melaksanakan kegiatan perbaikan / peningkatan

a. Pelaksanaan kegiatan perbaikan memperhatikan pola pikir seperti
telah dikemukakan dalam langkah sebelumnya 5 W + 1 H
b. Semua kegiatan yang dilaksanakan dicatat dan didokumnetasikan
dengan cermat, untuk keperluan evaluasi yang akan dating
c. Dalam proses pelaksanaan kegiatan selalu dimonitoring dari segala
aspek untung rugi, efek samping, kemudahan, penyempurnaanpenyempurnaan yang diperlukan, peralatan-peralatan yang diperlukan,
waktu, pembiayaan, teknik-teknik metodologi, efisiensi, efektifitas,
pedoman teknis yang diperlukan dan sebagainya.
d. Hasil

monitoring,

catatan,

dokumentasi-dokumentasi

tersebut

diperlukan supaya dapat dipakai sebagai pertanggung jawaban

pelaksanaan perbaikan dan dapat sebagai bahan acuan bagi petugas
lain yang akan mengerjakan pekerjaan yang sama, bahan-bahan
standarisasi.
Langkah 6: Memeriksa ( Check ) dan menilai ( Evaluasi ) Hasil perbaikan
a. Data-data kegiatan perbaikan yang dilaksanakan pada langkah kelima
atau dokumen-dokumen, diperiksa dan diteliti. Baik data-data
pelaksanaan sewaktu proses perbaikan berjalan ataupun hasilnya
dievaluasi, dianalisis apa keuntungannya dan kerugiannya, dan
analisis SWOT, dan kemungkinan terjadinya akibat sampingan
lainnya sehubungan dengan adanya peraikan tersebut.
Langkah 7: Standarisasi
b. Tindakan-tindakan

perbaikan

yang

dilaksanakan,

yang

telah

dianggapmenyelesikan masalah, yang dikerjakan pada langkah kelima

ditelaah sebaik-baiknya, disusun menjadi standar kegiatan untuk
menyelesaikan masalah yang sama bila terjadi lagi.

34

c. Standarisasi dapat pada proses atau persoalan perbaikan ( standar

proses ) dan hasil produksi ( standar hasil ) maupun standarisasi
sumber daya yang diperlukan maupun dukungan-dukungan lain yang
diperlukan mungkin dari manajemen atas atau diluar GKM.
d. Setelah standar disusun, perlu dikukuhkan oleh manajemen atas,
setelah dipertahankan kebenarannya didepan pertemuan bersama
pemimpin dalam suatu presentase yang dihadiri pimpinan dan yang
terkait ( tenaga ahli atau profesionalisme )
e. Pengakuan keberhasilan standar ( baru ) ini, merupakan kebanggaan
tersendiri bagi GKM.
Langkah 8: Menetapkan rencana berikutnya
a. Seringkali masalah yang satu berkaitan dengan masalah yang lain.
b. Kalau tidak ada lagi masalah yang berkaitan dengan proses, GKM
perlu identifikasi masalah lain yang mungkin ada ditempat kerjanya
dan mulai lagi dengan data-data awal.

35

BAB 4. PENUTUP
4.1

Kesimpulan
a. Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle) adalah sekelompok
kecil petugas, yang secara sukarela melakukan kegiatan-kegiatan
pengendalian mutu di dalam tempat kerjanya sendiri
b. Tujuan dari Gugus Kendali Mutu adalah menyumbangkan perbaikan
mutu, efisiensi, efektivitas, produktivitas organisasi dan penghematan
pembiayaan serta pencegahan pemborosan
c. Gugus

Kendali

Mutu

menyumbang terhadap

perbaikan

dan

pengembanganorganisasi pelayanan kesehatan.

d. Ide dasar yang telah dikemukakan tersebut dapat dirinci menjadi
sasaran-sasaran yang lebih operasional
e. Prinsip yang seharusnya dipedomani dalam pelaksanaan Gugus
Kendali Mutu dan menjadi ciri khas Gugus Kendali Mutu
f. Terdapat sepuluh pokok kegiatan atau asas dasar yang memberikan
saran bagaimana memperkenalkan, menggiatkan dan menjalankan
Gugus kendali Mutu di tempat kerja
g. Model pengorganisasian GKM dapat mengacu pada struktur
organisasi formal yang ada, dapat dibawah kewenangan komite medik
atau wakil direktur dan pejabat yang ditugasi dan bertanggungjawab
untuk peningkatan mutu pelayanan medis.
h. Sebagaimana diketahui, kegiatan gugus adalah kegiatan yang
dikerjakan sehari-hari di tempat kerja yang dikerjakan oleh petugas
kesehatan.

Dalam

pelaksanaanya,

mungkin

timbul

persoalan-

persoalan yang sering terjadi, menonjol dan merugikan sehingga perlu

diatasi atau diperbaiki untuk meningkatkan mutu pelayanan dan
memberikan kepuasan kerja maupun pasien.

36

4.2

Saran
Peningkatan

mutu

harus

dilakukan

secara

kontinyu

untuk

meningkatkan daya saing pelayanan kesehatan. Upaya manajemen mutu di

setiap instansi kesehatan harus dijadikan prioritas meliputi, jaminan mutu,
pengendalian mutu dan perbaikan mutu.

37

DAFTAR PUSTAKA

Bustami,

2011.

Penjaminan

Mutu

Pelayanan

Kesehatan

Dan

Akseptabilitasnya. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Nasution,

M.N.

2001.

Managemen

Mutu

Terpadu

(Total

Quality

Managemen). Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia.

Witjono, Djoko. 2000. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Surabaya:
Penerbit: Airlangga University Press.

38