MANAGEMENTUL

CALITII - MC

Curs 7
Documentele sistemului calitii

Documentele sistemului calitii

CUPRINS

Manualul calitii

Planurile calitii
Proceduri

Instruciuni de lucru, ghiduri,

specificaii
nregistrrile calitii
2

Documentele sistemului calitii

Scop
Durata

Obiective

nsuirea de ctre studeni a

noiunilor referitoare la documentele
sistemului calitii dintr-o companie

2 ore
- Prezentarea caracteristicilor fiecrui
document al calitii
- Prezentarea coninutului pentru fiecare
document al calitii
-Exemplificarea coninutului fiecrui
document
3

Documentele sistemului calitii

DOCUMENT - definiie
ISO 9000:2001

Informaia mpreun cu suportul su, care

poate fi hrtie sau format electronic
Diferite documente sunt folosite zi de zi.
Exemple de documente: un standard, un
desen, o procedur scris, etc.
4

Documentele sistemului calitii

DOCUMENTE SISTEMULUI
CALITII- ISO 9000:2001
Manualul calitii
Planuri ale calitii
Proceduri, instruciuni de lucru, desene
Ghiduri

Specificaii
nregistrri de calitate
5

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii

principalul document folosit

la elaborarea i
implementarea unui sistem
al calitii

document care furnizeaz

informaii adecvate,att
pentru scopuri interne ct i
pentru scopuri externe
referitoare la Sistemul de
Management al Calitii

Exemple de informaii
- politicile generale ale calitii, procedurile i practicile generale
ale unei organizaii in domeniul calitii

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii scopuri

comunicarea politicii calitii practicat de conducerea managerial ctre angajaii
companiei
constituirea documentului de referin la implementarea efectiv a sistemului calitii
asigurarea cunoaterii de ctre angajaii companiei a elementelor sistemului calitii,
contientizarea n ceea ce privete calitatea

precizarea structurii organizatorice i responsabilitile diferitelor compartimente

(comunicare pe orizontal sau vertical asupra problemelor referitoare la calitate)
prezentarea bazelor pentru auditarea sistemului calitii

asigurarea ctigrii ncrederii clienilor i mbuntirea imaginii companiei

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii caracteristici

trebuie
particularizat n
funcie de
elementele
specifice
companiei
respective, astfel
nct s poat fi
utilizat n mod
efectiv

trebuie s
includ n
totalitate
aciunile,
persoanelor i
grupurilor direct
implicate n
activitile legate
de calitate

un sistem bun al
calitii nu
implic neaprat
o documentaie
ampl cu un
numr mare de
proceduri,
instruciuni i
nregistrri

va fi revizuit
periodic,
integral sau prin
nlocuirea unor
pagini. Acest
fapt va fi
consemnat n
varianta
revizuit, cu
precizarea datei
la care a avut loc
modificarea.

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii avantaje

faciliteaz ntelegerea
unitar a politicii calitii

asigur coerena politicii

calitii i realizarea
obiectivelor prin definirea
structurii organizatorice
i a responsabilitilor
entitilor funcionale

contribuie la formarea
unei imagini favorabile n
relaiile cu clienii

mbuntete
comunicarea n relaiile
companiei cu clienii,
furnizorii i partenerii

asigur accesul
specialitilor la
documentele sistemului
calitii i favorizeaz
gesetionarea acestora

Documentele sistemului calitii

Tipuri de manuale
Activitile
companiei

Confidenialitatea
informaiilor

Manualul calitii la nivelul

ntregii companii

Manualul calitii de uz
intern: Manual de
management al calitii
informaii confideniale

Manualul calitii pentru

fiecare compartiment
component

Manuale de calitate
specializate (aprovizionare,
proiectare, laboratoare)

Manualul calitii de uz
extern: Manual de asigurare
al calitii pot avea acces
beneficiarii i partenerii
10

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii - Coninut

Nr.
crt.

Capitol

Coninut sintetic

1.

Generaliti

-politica i obiectivele generale privind calitatea;

-definiii i prescurtri utilizate;
- alte informaii (lista de difuzare, numr de ediii).

2.

Prezentarea
ntreprinderii

-istoric;
-obiect de activitate;
-piaa de desfacere;
-acte juridice privind constituirea i funcionarea;
- structura organizatoric;
-organizarea activitilor pentru controlul i asigurarea calitii;
- atribuiile privind calitatea.

3.

Sistemul calitii

-obiectivele politice i strategice n domeniul calitii;

-documentele sistemului calitii;
- elaborarea i gestionarea manualului calitii.

11

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii - Coninut

Nr.
crt.

Capitol

Coninut sintetic

4.

Responsabilitate
i autoritate

- responsabilitile managerului general i al celui cu probleme

de calitate;
- responsabilitatea efilor de compartimente i antregului
personal.

5.

Personalul

-structura pe categorii (grupe de vrst, meserii, grad de

calificare);
-activitile de informare a personalului;
- activitile de perfecionare i conversie profesional.

6.

Aprovizionare

-evaluarea i selecia furnizorilor;

- contracte de aprovizionare;
-asigurarea i verificarea calitii materiilor prime i
materialelor.

7.

Produse existente

- prezentarea produselor i a caracteristicilor decalitate;

- beneficiarii i exigenele acestora privind calitatea.

12

Documentele sistemului calitii

Manualul calitii - Coninut

Nr.
crt.

Capitol

Coninut sintetic

8.

Produse noi

- activitatea de marketing legat de noile produse;

-noua concepie constructiv i tehnologic;
-realizarea prototipului, a seriei 0 i testarea pe pia;
-planul de verificare a calitii;
-omologarea produselor;
- asigurarea condiiilor de fabricaie.

9.

Fabricaia
produselor

-proiectarea i organizarea fluxului de fabricaie;

-stabilirea metodelor de control a procesului;
-mijloace de msurare i ncercare;
- tratarea neconformitilor.

10.

Auditul calitii-

-asigurarea resurselor i mijloacelor pentru efectuarea auditului;

- documentele auditului intern i extern.

11.

Anexe

-proceduri, instruciuni de lucru etc.

13

Documentele sistemului calitii

Planuri ale calitii

-documente care precizeaz practicile, resursele i
succesiunea activitilor referitoare la calitate, pentru
un anumit serviciu, produs sau contract
-trebuie s fie pregtite i actualizate pentru toate
procesele, serviciile i produsele din cadrul companiei
-trebuie s se asigure c cerinele de calitate pentru un
produs, proces, serviciu sau contract sunt satisfcute
14

Documentele sistemului calitii

Planurile calitii definesc conform

ISO 9004-1

Obiectivele calitii care

trebuie atinse, caracteristici,
specificaii, estetic, durat de
viat, etc

Fazele sau etapele proceselor

care constituie practica
activitilor organizaiei pentru
reprezentarea activitilor
implicate se pot include n
planuri, scheme ale fluxurilor
proceselor de fabricaie

Procedurile i instruciunile de
lucru specifice, ce trebuie
aplicate

Programele de ncercri,
examinri, audit

O procedur scris, referitoare

la modificrile efectuate n
planul calitii

Metode de determinare a
gradului de realizare a
obiectivelor

15

Documentele sistemului calitii

Planuri ale calitii - coninut

Nr. crt.

Coninut

1.

Obiective (estetic, fiabilitate, caracteristici, etc.)

2.

Fazele i etapele proceselor de producie

3.

Atribuirea responsabilitilor

4.

Proceduri i instruciuni de lucru specifice

5.

Programe de incercri, examinri i auditri

6.

Evaluarea gradului de realizare a obiectivelor calitii

7.

Alte aciuni necesare pentru realizarea obiectivelor

calitii

16

Documentele sistemului calitii

Proceduri
baza piramidei documentelor sistemului de management
al calitii
documente care furnizeaz informaii despre modul n
care se realizeaz cu consecven activiti i procese
descriu modul n care sunt puse n practic obiectivele
politicii n domeniul calitii
sunt concepute sub form de proceduri scrise,
denumite i proceduri documentate
17

Documentele sistemului calitii

Cine particip la elaborarea unei proceduri?

specialitii din compartimentul Calitate
specialiti din departamentele n care se aplic procedura

Tipuri de proceduri
-Procedura Funcie de Sistem (PFS)
-Procedura de Control (PCO)
-Procedura de Lucru (PLU)
-Procedura de Evaluare (PEV)
-Procedura de Instruire (PIN)
-Procedura Administrativ (PAD)
-Procedura Organizatoric (POG)
18

Documentele sistemului calitii

Activiti crora li se pot aplica proceduri

Revizuirea contractului
Controlul proiectrii
Controlul documentelor i datelor
Controlul aprovizionrii
Controlul produsului furnizat clientului
Identificarea i trasabilitatea
Stadiul inspeciilor
Inspecia la recepie
Inspecia final
Controlul proceselor
Controlul produsului neconform
Aciuni corective i preventive
Manipulare, depozitare, ambalare, conservare
Transport i livrare
Controlul echipamentelor de inspecie, msurare i ncercare
Planificarea i desfurarea auditurilor interne
Controlul nregistrrilor calitii
Calificarea personalului
Tehnici statistice, etc.

19

Documentele sistemului calitii

Proceduri structur

Antetul

apare pe fiecare pagin

i trebuie s prezinte
elemente standard

Coninutul
procedurii

ce, cine, cnd, unde

i cum trebuie
efectuat activitatea
(materiale,
documente,
echipamente,
personal, grad de
calificare al acestuia,
teste, etc.)

Procedur

20

Documentele sistemului calitii

Antet procedur
sigla ntreprinderii
titlul procedurii
codul documentului
numele departamentului care a emis procedura
numele persoanei care a aprobat procedura
data emiterii procedurii
numrul ediiei pentru procedura respectiv
numrul de ordine al paginii

21

Documentele sistemului calitii

Proceduri coninut
Nr.
crt.

Elemente
constituente

Coninutul procedurii

1.

Scop

Descrierea activitii si elementele calitative ale acesteia

2.

Domeniu de
aplicare

Prezentarea sferei de aplicabilitate a procedurii

(organizaie, compartimente, sectoare)

3.

Responsabiliti

Persoanele responsabile cu aplicarea procedurii

4.

Definiii i
documente de
referin

Definirea unor noiuni importante cuprinse n procedur i

documentele de referin n care se regsesc

5.

Descrierea
procedurii

Pe baza rspunsurilor la o serie de ntrebri de tipul :

-Ce trebuie fcut ?
-Cine efectueaz activitatea ?
-Unde se desfoar activitatea ?
-Cum se face ?
-Cu ce mijloace (materiale, logistice) ?
-Cum se controleaz i se nregistreaz ?

22

Documentele sistemului calitii

Proceduri coninut
Nr.
crt.

Elemente
constituente

Coninutul procedurii

6.

Documente
corespondente

Se menioneaz alte documente necesare pentru realizarea

procedurii

7.

Documentare

Se precizeaz ce documente rezult prin aplicarea procedurii i

care este destinaia acestor documente

8.

Distribuire

Se menioneaz persoanele sau compartimentele la care se

distribuie

9.

Modificri

Se menioneaz persoanele ce au responsabilitatea de a

modifica procedura

10.

Anexe

Procedura poate fi nsoit de o serie de anexe

23

Documentele sistemului calitii

Proceduri exemplu de procedur pentru calificarea

personalului

24

Documentele sistemului calitii

Exemplu
procedur
continuare

25

Documentele sistemului calitii

Exemplu
procedur
continuare

26

Documentele sistemului calitii

Instruciuni de lucru - necesitate

-pentru desfurarea corect a activitilor specifice
realizrii produsului, fac referire la o activitate restrns
(un post de lucru)

Tipuri de instruciuni
instruciuni de lucru
instruciuni de verificare ( de control)
instruciuni de transport i depozitare
instruciuni pentru activiti administrative sau alte
activiti.

27

Documentele sistemului calitii

Instruciuni de lucru - coninut

Nr. crt.

Coninut

1.

Titlul

2.

Identificarea (codul)

3.

Ediia (pe fiecare pagin)

4.

Descrierea instruciunii

5.

Verificarea i aprobarea

28

Documentele sistemului calitii

Ghiduri
documente care stabilesc recomandri sau sugestii

Exemple de recomandri, sugestii

Specificaii
documente care stabilesc cerine

Exemple
29

Documentele sistemului calitii

nregistrrile calitii
documente care furnizeaz dovezi obiective ale
activitilor desfurate sau ale rezultatelor obinute
privind gradul de satisfacere a condiiilor referitoare la
calitate
nregistrrile calitii - categorii:
1.nregistrrile calitii produsului;
2.nregistrrile privind funcionarea sistemului calitii.

30

Documentele sistemului calitii

Rapoarte
de
inspecie

nregistrrile
calitii

31

Documentele sistemului calitii

REZUMAT
- Au fost prezentate documentele sistemului calitii
- A fost prezentat i discutat coninutul fiecrui
document
- Au fost prezentate exemple pentru documentele
sistemului calitii

32

Documentele sistemului calitii

Test gril
1. Procedura documentat:
a)furnizeaz informaii despre modul n care se realizeaz cu consecven activiti i procese
b) descrie modul n care sunt puse n practic obiectivele politicii n domeniul calitii
c) mbuntete comunicarea n relaiile companiei cu clienii, furnizorii i partenerii

2. Instruciunile de lucru:
a) rspund la ntrebrile ce, cine, cnd, unde i cum trebuie efectuat
activitatea
b) stabilesc recomandri, sugestii
c) fac referire la o activitate restrns

3. nregistrrile calitii sunt:

a) informaiile mpreun cu suportul lor (electronic, hrtie)
b) dou categorii (ale calitii produsului i privind funcionarea
sistemului calitii)
c) patru categorii (de lucru, de verificare, de transport, administrative)
d) documente ce stabilesc cerine

Rspunsuri corecte

a, b

c, d

4. Caracteristici ale manualului calitii:

a) revizuire periodic integral
b) implic un numr mare de proceduri
c) particularizare n funcie de elementele specifice companiei
d) include n totalitate aciunile, persoanelor i grupurilor direct implicate n activitile legate de calitate

33

Documentele sistemului calitii

Bibliografie
madalinpodgoreanu.files.wordpress.com/2009/11/procedura.doc
http://www.premier-management.ro/articol06.html
http://www.consultanta-certificare.ro/manualul-calitatii.html
BOCA, Graiela Dana, Bazele managementului calitii n afaceri,
Risoprint, 2013.

34