SEJARAH KEARSIPAN DAN

PERKEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

I.

II.

Sejarah Kearsipan
1.
Masa Yunani
2.
Masa Indonesia
Sebelum Kemerdekaan
3.
Masa Indonesia Setelah
Kemerdekaan
Sejarah Sistem Kearsipan
1.
Sistem Agenda
2.
Sistem Verbal
3.
Sistem Kaulbach
4.
Sistem Takah
5.
Sistem Kearsipan Pola
Baru

MASA YUNANI KUNO

Manuskrip (tulisan tangan)

Lempeng tanah liat
Papyrus
Kulit penyu dan tulang belulang binatang
Suasa (campuran emas dan logam)
Catatan berharga dalam Kuil Ibu Metroon
1. Perundang-undangan
2. Perjanjian-perjanjian
3. Notula Dewan Perwakilan Rakyat
4. Karya-karya abadi Sophocles, Aeschylus, Euripides,
dan pledoi Socrates
5. Rekor pertandingan Olympiade

MASA ROMAWI
Nilai arsip terletak pada nilaiguna
administratif
Mengalami kemunduran
1. Negara bagian melepaskan diri dari
imperium Romawi
2. Terjadinya peperangan antar Bangsa
Romawi
3. Perpindahan Bangsa Romawi

MASA FEODAL
Nilai arsip dilihat dari nilaiguna
administrasi dan hukumnya
Arsip disimpan sebagai bahan bukti :
1. Hak warisan
2. Tanah perseorangan
3. Seseorang dalam rangka menyewa
tanah dengan segala ketentuannya.

MASA REVOLUSI PERANCIS

Deklarasi tentang hak-hak azasi individu mulai dipopulerkan
Keberadaan dan peranan mengenai kearsipan lebih meluas
Pada masa ini fungsi arsip sebagai bahan bukti dan bahan informasi
yang semula hanya dikhususkan bagi pemerintah dan penguasa
saja, mulai dibuka untuk umum sebagai tindak pelaksanaan
pertanggungan jawab pemerintah kepada warga negaranya
Asas pembukasediaan arsip ini semakin kuat dan meluas
Proses ke arah pembentukan lembaga arsip secara nasional
bernama Archives Nationale
Tahun1838 Inggris mendirikan sebuah Lembaga Arsip Pusat yang
bernama Public Record Office
Belanda baru resmi mendirikan Algemeen Rijksarchief pada tahun
1902
Amerika Serikat tahun1934 mewujudkan Nationale Archives and
Record Centre dengan kewenangan menyimpan arsip-arsip
pemerintah federal

SEJARAH KEARSIPAN
SEBELUM INDONESIA
MERDEKA

Masa Kerajaan
Masa VOC/Hindia Belanda
Masa Inggris
Masa Jepang

Masa Kerajaan
Prasasti dengan tulisan Sansekerta dan
huruf Pallawa sebagai bentuk pertama
dalam Sistem Tata Kearsipan di Indonesia
Kitab (naskah), Kakawin dan Hikayat
dengan bahasa Jawa Kuno
Tulisan pada daun lontar

Masa VOC/Hindia Belanda

Struktur organisasi VOC sangat mempengaruhi
penataan arsip terutama dalam pelaksanaan
pekerjaannya di Indonesia
Arsip-arsip yang tercipta pada waktu itu, terdiri dari
resolusi-resolusi.
Sistem penataan semacam ini sering dikenal sebagai
Resolutiestelsel dan mengalami klasifikasi berdasarkan
jenis arsip, misalnya : resolusi, missieven (surat-surat
dinas), bijlagen (lampiran-lampiran), ingekomen stukken
(surat-surat masuk), copyuitgaande (salinan surat-surat
keluar), ordres (perintah-perintah), dagregister (catatan
buku harian), rapporten (laporan-laporan), memorie van
overgave, adviezen, dan lain-lain.
Jatuhnya VOC mengakibatkan kearsipan mengalami
kemunduran

 Seluruh arsip dipegang oleh Pemerintahan Perancis.

Arsip statis yang sebelumnya dinyatakan tertutup,
dibuka untuk umum
Masa Pemerintahan Inggris tidak banyak mengalami
perubahan mengenai kearsipannya
Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa
Pemerintahan Hindia Belanda. Dari sanalah banyak
tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala
bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak
perdagangan dan perintah-perintah yang lain
Gubernur Jenderal mengeluarkan Surat Perintah yang
termuat dalam Missive Gouvernement Secretaris tanggal
14 Agustus 1891 Nomor : 1939 menyerukan kepada
daerah di seluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib
menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun
1830 ke Batavia.

 Keputusan Gubernur Jenderal di Batavia dibentuklah

Landsarchief pada tanggal 28 Januari 1892
Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip
lama dari masa Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC, bagi
kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan
Mr. Jacob Anne van der Chijs sebagai Landsarchivaris
pertama yang menitikberatkan kepada penerbitan di bidang
kearsipan, terlihat dari karya-karyanya Realia dan
Nederlandsch Indisch Plakaatboek 1602 1811
Pembentukan Algemeen Rijksarchief pada tahun 1902
dengan tugas :
1. Merawat dan mengolah arsip-arsip secara Ilmiah;
2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda;
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia
Belanda;
4. Memberikan penerangan tentang sejarah Hindia
Belanda.

 Antara tahun 1940 1942 pemerintah Hindia

Belanda menerbitkan Archief Ordonnantie yang
bertujuan mengatur urusan kearsipan di Hindia
Belanda, yaitu untuk menjamin keselamatan
arsip-arsip pemerintah, arsip baru maupun arsip
lama dengan penegasan bahwa :
1. Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak
milik tunggal pemerintah;
2. Batas arsip baru adalah 40 tahun;
3. Arsip-arsip yang melampaui usia 40 tahun
harus diperlakukan secara khusus menurut
peraturan-peraturan tertentu dan selanjutnya
diserahkan kepada Algemeen Landsarchief
di Jakarta.

MASA JEPANG
Tidak begitu berkonsentrasi dengan masalah kearsipan
Keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko
Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan
Untuk mengetahui informasi dibuatlah suatu bentuk
lembaran sejenis buku (Kanpo)
Lembaga kearsipan disebut Kobunsyokan dan
ditempatkan di bawah Bunkyokyoku. Fungsi lembaga
tersebut adalah melayani kepentingan orang-orang
Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal usul
keturunan yang akan dijadikan bukti apakah mereka
mempunyai titisan darah Bangsa Indonesia ataukah tidak

SEJARAH KEARSIPAN SETELAH

INDONESIA MERDEKA
Ditempatkan dalam lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran
dan Kebudayaan (PP dan K) dan diberi nama Arsip Negeri
Tahun 1947, Arsip Negeri diambil alih oleh Pemerintah NICA
(Nederlands Indies Civil Administration) dan dipimpin oleh Prof. W.
Ph.
Setelah berlangsung pengakuan kedaulan Belanda terhadap
Indonesia pada tanggal 27 desember 1949 melalui perjanjian
Konferensi Meja Bundar (KMB), maka secara otomatis lembaga
kearsipan diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia
Tahun 1959, fungsi dan tugas yang dibebankan kepada Arsip
Nasional semakin bertambah dan cenderung meningkat. Tugas
tersebut adalah :
1. Mengusahakan pelaksanaan organisasi kearsipan di
Indonesia;
2. Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip
pemerintahan dan partikelir/swasta, non pemerintah yang
mempunyai arti sejarah

* Arsip Nasional juga mengemban tugas melakukan

pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan nasional,
baik yang menyangkut sistem maupun aspek sumber
daya manusia, melalui usaha :
1. Pengaturan penyelenggaraan kearsipan;
2. Pendidikan kader ahli kearsipan;
3. Penerapan kontrol/pengawasan;
4. Penentuan tolok ukur perlengkapanperlengkapan teknis kearsipan;
5. Penyelidikan ilmiah di bidang kearsipan, dan
lain-lain
* Tahun 1971 ditetapkanlah Undang-undang Nomor 7
tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan sebagai pengganti Peraturan Presiden (Prps).
nomor : 19 tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan
Nasional

Pembentukan ANRI Wilayah dibeberapa daerah seperti D.I. Aceh,

Sumatera Barat, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur Kalimantan
Barat, Sulawesi Selatan, Nusa Tenggara Timur dan Irian Jaya serta
mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan Pembinaan di bidang kearsipan dalam
rangka menunjang pelaksanaan sebagai tugas dan fungsi
ANRI di lingkungan wilayah kerjanya;
2. Penyelenggaraan akuisisi dan penarikan serta pengolahan
arsip statis yang diserahkan oleh badan-badan pemerintah,
swasta dan perorangan;
3. Penyelenggaraan pelestarian, pemeliharaan dan pengamanan
serta pengolahan arsip statis yang telah diserahkan untuk
dapat digunakan bagi kegiatan pemerintah, penelitian dan
kepentingan umum;
4. Penyelenggaraan pembinaan tenaga fungsional arsiparis danh
penyelenggaraan penyuluhan kepada masyarakat di
lingkungan wilayah kerjanya;
5. Pemberian layanan jasa informasi dan penerbitan sumbersumber kearsipan.

SEJARAH SISTEM
KEARSIPAN

Sistem Agenda
Sistem Verbal
Sistem Kaulbach
Sistem Takah
Sistem Pola Baru

SISTEM AGENDA
Sistem agenda atau juga dikenal dengan
nama sistem register di mana di dalam
pelaksanaan pengurusan suratnya
menggunakan sarana buku (buku agenda)
untuk pencatatan surat dan buku
ekspedisi untuk distribusinya.

Buku Agenda Surat Masuk

Tgl.
Terima

No.
Ag

Terima
Dari

Tgl dan
Nmr Srt
Msk

Isi Surat

Lamp

Diter
uska
n di

Ket

7-3-1890

GG

6-3-1891
1/SK/1891

Pemb.

Dep.
Fin

BUKU EKSPEDISI
No. Urut

Tgl.
Surat

No.
Surat

Dikirimkan
Kepada

Nama
Penerima

Paraf dan
Tgl terima

6-31891

1/SK/1
891

Dep.
Financien

Robert

8-3-1981

Contoh

Nomor 1 80 tahun 1890;

Nomor 81 200 tahun 1890;
Nomor 1 80 tahun 1891;
Nomor 81 200 tahun 1891;
Dan seterusnya

Penataan Berkas
Penataan berkas/arsip pada sistem
agenda dilakukan berdasarkan nomor
urut, bulan dan tahun

Contoh
Map bulan Januari 1891, nomor 1 30;
Map bulan Pebruari 1891, nomor 31 60;
Dan seterusnya

1981

1981

Nomor Urut

Nomor Urut

1 - 200

201 - 300

Penemuan Kembali
Penemuan kembali/jalan masuk yang dipergunakan
pada sistem agenda ini adalah :
1. Buku agenda : buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar;
2. Buku ekspedisi : buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat yang baru diterima dari buku
agenda;
3. File (deporen) : file yang sudah masuk dalam
sebuah map sesuai dengan nomor urut, bulan
dan tahun;
4. Indeks merupakan kode petunjuk dalam
sebuah
surat.

SISTEM VERBAAL
(1861 1924)
Suatu sistem seri yang terdiri dari seri net-net
(minuten) surat-surat keluar. Di mana setiap net
secara tersendiri digabungkan/ dihimpun suratsurat yang berkaitan. Setiap net surat keluar
dituliskan pada lembaran ganda (dobbel). Di mana
ditengahnya diletakkan setiap net diberi nomor
yang disebut nomor verbaal (nomor verbaal ini
bukan nomor surat). Nomor-nomor verbaal
tersebut akan berlanjut terus dalam setiap
tahunnya sampai tidak terbatas. Setiap pergantian
tahun dimulai dari nomor 1 (satu) lagi

Contoh :
V 1 100 ----- tahun 1914;
V 100 200 ----- tahun 1914;
V 201 300 ----- tahun 1914.
Nomor verbaal :
Hanya nomor urut, sama sekali tidak
merupakan petunjuk urusan/subyek);
Pada setiap awal tahun, kembali ke
nomor 1 (satu) lagi.

Penataan Berkas
Voorstukken / Retroacta
Verbaal-verbaal yang berkaitan dan sudah dihimpun/disatukan
Bundel Besar / Groote Bundel / Dossier
Pada pembungkus/bagian luar ini biasanya ditempel etiket/label yang
bertuliskan mengenai isi bundel dan nomor verbaal yang terakhir.
Contoh :
Irigatie Batavia ------- V 2596 / 1876
Nomor-nomor verbaal sebelumnya :
V 1023 / 74
V 1024 / 74
V 900 / 75

Apabila suatu verbaal diambil dari suatu

bungkus/bundelnya dan disatukan dengan
verbaal lain, karena urutan persoalannya
sama atau berkaitan, maka dalam tempat
verbaal yang diambil tersebut diberi bon
atau kartu tunjuk silang yang disebut
verwisbon yang biasanya berukuran 10 x 15
cm.

Penemukan Kembali
Penemuan kembali sistem verbaal ini dapat mempergunakan :
Agenda : suatu daftar yang berisi keluar-masuknya surat
secara urut nomor. Namun untuk penemuan kembali arsip
inaktif/statis tidak berfungsi;
Indeks : suatu daftar, di mana pada lajur bagian atas pada
halaman atau folio tertentu ditulis mengenai urusan (subyek)
yang telah ditentukan;
Klapper (indeks nama atau namensklapper) : merupakan
catatan secara alfabetis yang memuat nama-nama orang
yang terdapat/tercantum di dalam surat yang
diterima/dikirimkan.
Contoh : Sami V 20160 ---- cari bundel nomor 20100 20200
---- 1922.
Authoriteiten : suatu daftar/catatan yang memuat dari instansi
mana suatu surat itu dikirim, tanggal berapa dan nomor
berapa. Di sini nama-nama instansi dituliskan secara
alfabetis.

SISTEM KAULBACH
(1916 1942)
Sistem pencatatan dan pengaturan arsip
dengan kartu. Di mana pengelompokkan
arsipnya didasarkan pada hoofdenlijst
(klasifikasi)

Contoh : Klasifikasi
A. Umum
Perihal :
1. Penasehat
2. Pengaduan
3. Pemesan
4. Pemberitahuan
5. Bibliotik
6. Kontrak-kontrak

7. Asuransi, kecelakaan dll

8. Pengadilan
9. Penggantian
10. Rapat-rapat
11. Informasi
12. Arsip/eskpedisi

B. Personalia
Perihal :
1.
2.
2.
3.
4.
5.

Lamaran
Pemeriksaan
Perjanjian
PP. Pengangkatan
Per. Uang muka gaji
Perkawinan

7. Penghukuman
8. Pembayaran kembali
9. Uang Pensiuan
10. Absen
11. Kerja harian
12. Libur hari raya

Comptabiliteit
Diversen
Bahan-bahan DPR
Surat-surat Kabinet
Surat-surat Rahasia
Surat-surat Peringatan
Pendidikan Pegawai
Dokumentasi/Perpustakaan

Contoh : Kartu Korespondensi

A

Perihal :
Tgl.
Terim
a

Kartu No. :
No.
Urut

Surat Masuk

Tgl

No

Dari

Isi
Surat

Tahun :
Surat Keluar

Tgl

Kpd

Pet.
Peny
Surat

Cara Pengisian
1. Surat masuk dan keluar mempunyai kode yang berlainan
Misal :
Surat mengenai pemeriksaan seorang pegawai bernama Saliman
Surat ini mendapat kode : B2/1/1/1960
B
= Personil
2
= Perihal, pemeriksaan pegawai
1
= Kartu ke 1
1
= Surat ke 1
1960
= tahun
untuk surat keluarnya :
Bila belum ada surat yang masuk adalah :
B2/1/2/1960

2. Surat masuk dan keluar mempunyai 1

(satu) nomor kode
Surat masuk misalnya : B2/1/1/1960
Dicatat pada kolom 1,2,3,4,5,6 dan 9 --kolom ke 7 dan 8 dikosongkan dahulu.
Selanjutnya surat-surat masuk lain akan
mendapat kode : B2/1/2/60. B2/1/3/60 dst.
Kalau surat B2/1/1/60 dibalas, maka akan
mendapat kode B2/1/1/60 juga, yang
dicatat pada kolom 7 dan 8 yang tadi
dikosongkan.

Perbandingan
Cara 1 : isi singkat surat balasan. Dapat
dibaca pada kartu tanpa melihat arsipnya.
Cara 2 : harus diambil surat/arsipnya
untuk mengetahui apa isi balasannya.

Penataan Berkas

Penataan berkas pada sistem ini adalah :

1. Berdasarkan pada klasifikasi;
2. Arsip arsip mengenai urusan yang sama dibungkus/dibundel
jadi satu dalam 1 (satu) tahun;
3. Pada setiap bungkus/bundel diberi lidah/label yang bertuliskan
kode dan tahun didalamnya.
Misalnya :
E1
15
1928
Keterangan :
E
= Pokok urusan (irigasi)
E1 = Urusan
1 5= Nomor kartu
1928
= Tahun

Penemukan Kembali
Penemuan kembali pada sistem ini dapat mempergunakan :
Hoofdenlijst : klasifikasi ini mempergunakan kode huruf dan
angka. Huruf menunjukkan pokok urusan dan angka
menunjukkan urusannya;
Kartu Korespondensi : kartu ini merupakan catatan keluarmasuknya surat secara kronologis menurut urusannya;
Klapper : indek nama. Ini digunakan untuk mencari arsip yang
berisi nama-nama orang;
Klapper Authoriteiten : klapper instansi atau indeks. Klapper
ini didalamnya memuat nama-nama instansi pengirim surat
yang ditunjukkan dengan aneka hal/folio;
Authoriteiten : daftar yang memuat dari instansi mana suatu
surat dikirim, tanggal berapa dan nomor berapa.

SISTEM TAKAH
Suatu kegiatan administrasi umum dalam
menyusun/menata, memelihara, mengolah,
mengendalikan/mengawasi, menyajikan dan
menyelamatkan data/informasi mengenai
segi-segi tentang suatu persoalan secara
kronologis dalam suatu berkas.

Sarana/Perlengkapan Takah

Map takah : ini digunakan untuk memberkas dan memproses

suatu persoalan. Map ini memiliki 2 (dua) buah penjepit naskah.
Penjepit di bagian kanan untuk menjepit naskah, sedangkan
penjepit bagian kiri untuk lembaran catatan. Pada halaman depan
map terdapat kolom/lajur;
Buku indeks persoalan : a. untuk membantu para petugas takah
dalam menetapkan kelompok persoalan suatu tulisan dinas yang
ditakahkan, b. menentukan pokok-pokok anak persoalan tidak
menurut struktur organisasi;
Buku takah : untuk mencatat tulisan dinas yang diproses dengan
takah, baik tulisan dinas yang diterima maupun yang akan
dikeluarkan oleh badan/ instansi/lembaga yang ybs, dapat
diketahui banyaknya tulisan dinas yang terdapat di dalam setiap
takah;
Lembar catatan : menuliskan pengarahan pimpinan,
tanggapan/saran staf, penyelesaian persoalan yang ada dalam
nota dinas;

Buku harian takah ; untuk membuat catatan harian

atas semua takah yang dibuka, diedarkan dan
dikendalikan oleh sekretaris serta tgl.
pengembaliannya, lebih dari 3 (tiga) hari ditanyakan
dengan NET (Nota Edaran Takah);
Kartu pemeriksaan peredaran takah : a. untuk
mencatat dan mengendalikan peredaran takah, b.
dimasukan dalam takah yang beredar;
Buku ekspedisi takah : untuk mengirimkan takah;
Buku daftar pembukaan takah : untuk mencatat
pembukaan takah pada setiap harinya;
Sampul takah rahasia : ini digunakan sebagai sampul
pertama pengiriman takah rahasia. Terus dimasukan
lagi ke dalam stopmap sehingga ciri-ciri sampul takah
rahasia tidak terlihat dari luar;
Cap takah : bulat atau bisa juga persegi empat.

Pelaksanaan

Menentukan perlu ditakahkan atau tidak;

Membuka takah :
1. Menentukan pokok persoalan, anak persoalan dan perihal
serta
ditentukan nomor takahnya;
2. Merekam naskah ke dalam buku takah;
3. Menata naskah di dalam map takah secara kronologis;
4. Merekam naskah pada lembar catatan.
Mengendalikan peredaran takah dengan perlengkapan :
1. Sampul/map takah;
2. Kartu Pemeriksanaan Peredaran Takah;
3. Buku Harian Takah;
4. Buku ekspedisi
Memproses persoalan;
Jawaban/putusan akhir.

Pengurusan Surat Masuk

Tahap penerimaan ---- keadaan tertutup, sesuai derajat dan

klasifikasi;
Tahap pencatatan ---- sesuai prioritas, nomor baru tiap awal
tahun;
Tahap penilaian ---- sudah dimulai saat tahapan pencatatan;
Tahap pengolahan ---- takah-takah atau menggunakan sarana
administrasi biasa;
Tahap penyampaian ---- takah atau map takah atau
menggunakan :
a. Seri
= 1 jenis tulisan dinas dan kronologis (SK, S.Print);
b. Rubrik
= 1 macam masalah dan dibatasi tahun
(operasional, intelejen);
c. Dosir
= 1 macam masalah dari awal sampai akhir
(personil : lamaran pensiun)

Cara Penyimpanan

Lateral;
Filing Cabinet;
Meja Kerja

Derajat Surat

Kilat ----- seketika;

Sangat Segera ----- pada hari itu juga;
Segera ----- 24 jam;
Biasa ----- menurut urutan/caraka.Lateral;

Pengurusan Surat Keluar

Tahap pengolahan ---- mulai dari

penyiapan dinas;
Tahap pengendalian;
Tahap pengiriman;
Tahap penyimpanan.

SISTEM KEARSIPAN POLA

BARU
Sistem keseluruhan kegiatan (operasional),
tata kerja, personil, peralatan dan
perlengkapan atas dasar nama seluruh
kegiatan kearsipan itu berjalan. Termasuk
juga asas-asas/petunjuk-petunjuk dalam
menyelenggarakan kegiatan kearsipan.

Pengurusan Dan Pengendalian Surat

Kegiatan mencatat surat masuk atau keluar

dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga) dengan
warna putih, kuning dan merah muda. Apabila
instansi tidak luas, cukup menggunakan 2
(dua) kartu;
Kartu kendali hanya digunakan untuk mencatat
surat-surat penting yang masuk dan keluar;
Surat-surat biasa atau rutin dicatat pada
lembar pengantar surat biasa;
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar
surat rahasia.

Pelaksanaan

Penerimaan surat masuk dan keluar;

Mencatat surat masuk dan keluar;
Mengarahkan atau mengendalikan;
Penyampaian ke Unit Pengolah;
Penyimpanan dan penataan arsip.

Penataan Berkas (Self Indexing)

Penataan berkas dilaksanakan
berdasarkan masalah (subyek) surat
dengan mempergunakan pola klasifikasi
untuk mempermudah pemberkasan
secara kronologis, logis dan konsisten.

Pelaksanaan

Surat atau arsip harus disortir terlebih dahulu

dikelompokan berdasarkan masalah sesuai dengan
pola klasifikasi;
Diteliti, apakah sudah diberi disposisi disimpan;
Surat atau arsip yang ada hubungannya satu sama
lain disatukan (surat keluar- jawaban disatukan
dengan surat masuknya);
Pemberikan kode klasifikasi diujung kanan atas (harus
konsisten);
Menentukan indeks indeks yang telah dibuat pada
kartu kendali ditulis pula pada surat atau arsip yang
akan ditata.

Kerangka Penataan Berkas

Sekat pertama (guide I) diberi judul -primer;

Sekat kedua (guide 2) diberi judul -sekunder;
Sekat ketiga (guide 3) diberi judul
tertier;
Folder tempat surat atau arsip).

Penemuan Kembali
Penemuan kembali arsip atau sistem
penemuan kembali arsip (retrieval system)
adalah menemukan informasi yang
terkandung dalam surat atau arsip, jadi
bukan semata-mata sistem menemukan
arsipnya.

Pola Klasifikasi

Untuk menata arsip secara sistematis dan efektif, sehingga arsip

tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali;
Disusun berdasarkan kegiatan fasilitatif (tugas penunjang) dan
substantif (tugas pokok);
Susunannya :
1). Primer (main subject);
2). Sekunder (sub subject);
3). Tertier (sub-sub subject).
Penggunaan kode :
1). Huruf tunggal (A,B, dst) ganda (AA,BB, dst) maupun satuan
huruf (BI, Hankam, dll);
2). Angka romawi (I,II, dst) atau arab (1,2, dst);
3). Kombinasi angka dan huruf (IA, IB, dst) atau alpanumerik
(kepeg KP10, keu KU04, dll)

Indeks
cara mengindentifisir surat atau arsip
melalui penunjukkan suatu tanda pengenal
yang dapat membedakan surat atau arsip
tersebut dengan lainnya dan sebagai alat
pembantu dalam penemuan informasi
dalam arsip;

Tunjuk Silang
alat untuk melengkapi indeks dalam
menampung penamaan dan peristilahan
lain yang mempunyai arti sama serta
mempertemukan beberapa keterangan
yang berbeda yang berhubungan dengan
filingnya yang berbeda pula

Kartu Kendali
kartu yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk atau keluar;

Lembar Pengantar
lembar yang dipergunakan untuk
mengantar surat masuk atau keluar dengan
melihat kepentingannya