BAB I

PENDAHULUAN
A.

LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH

Dalam kegiatan berorganisasi kebutuhan informasi adalah kebutuhan yang

sangat penting dan mendasar. Seiring meningkatnya aktivitas dan dinamika

organisasi, maka akan mengakibatkan bertambahnya kebutuhan informasi untuk
mendukung dalam proses pencapaian tujuan suatu organisasi. Tercapainya tujuan
suatu organisasi tentunya membutuhkan suatu data yang diolah menjadi informasi
penting sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Salah
satu sumber informasi penting tersebut adalah arsip. Menurut Undang Undang
mengenai kearsipan, arsip adalah
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1

Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa digunakan yaitu media
kertas atau media tekstual. Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi
dan Komunikasi, arsip tidak hanya dalam bentuk konvensional seperti yang

UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.

dianggap oleh kebanyakan orang, namun juga dalam bentuk media baru atau
elektronik.
Pada saat ini semakin banyak instansi baik pemerintah maupun swasta yang
menyadari pentingnya migrasi dokumen ke format digital.2 Oleh karena itu suatu
organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan alih media digital atau
digitalisasi menggunakan teknologi digital baik melalui mesin scanner, kamera
digital atau perangkat lainnya guna untuk efisiensi dan mengembangkan arsip
sebagai sumber informasi yang dapat diakses kapan saja. Digitization is the
process of converting any physical or analogue item, such as a paper records,
photograph or graphi items, into an electronic representation or image that can
be accesed and stored electronically.3 Digitalisasi adalah suatu proses mengubah
bentuk dari fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis
menjadi representasi elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan
secara elektronik. Dengan adanya komputer sebagai basis teknologi informasi,
maka digitalisasi tersebut dapat dilakukan dengan mudah.
Digitalisasi merupakan salah satu instrumen penting dalam preservasi.4
Karena

pengguna

tidak

perlu

mengakses

dari

arsip

asli,

sehingga

meminimalisasikan terhadap kerusakan arsip. Semua arsip atau dokumen yang

2

Machmoed Effendhie dkk., Panduan Umum Digitalisasi

(Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2010), hlm. 3.
3

Arsip,

ARMS., Standard Records-keeping Requirements for Digitization,

(America: ARMS, 2009), hlm. 4.
4

Machmoed Effendhie dkk., op.cit. hlm. 6.

telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan menjadi
arsip elektronik, sehingga untuk membacanya perlu menggunakan teknologi
komputer. Mengingat hal terpenting dan merupakan keharusan bagi pengelola
arsip adalah bagaimana dapat menyediakan data atau arsip yang diperlukan
dengan cepat dan tepat.5 Oleh karena itu SDM yang digunakan lebih sedikit
sehingga dapat mengelola dokumen secara efektif dan efisien baik dalam hal
penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.
Pada dasarnya penyimpanan arsip yang sudah dialihmediakan memiliki cara
yang hampir sama dengan arsip konvensional hanya saja jika arsip konvensional
disimpan dalam bentuk rak atau map, sedangkan arsip yang telah dialihmediakan
ke bentuk elektronik disimpan dalam bentuk file, misalkan file gambar dalam
format berupa JPEG, file dokumen dalam format documen atau text.
Badan Kepegawaian Negara (BKN) Kantor Regional I Yogyakarta adalah
instansi BKN di daerah yang bertugas menyelenggarakan sebagian tugas pokok
dan fungsi BKN dibidang administrasi dan manajemen kepegawaian negara di
wilayah kerjanya namun kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai
dengan peraturan perundang - undangan.6 Sebagai institusi yang menangani
masalah manajemen kepegawaian Kanreg I BKN memberikan pelayanan kepada
Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di Propinsi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta.

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern,

(Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 122.
BKN Kanreg I, Buku Panduan PKL di Kanreg I BKN Yogyakarta,
(Yogyakarta: BKN Kanreg I, 2012), hlm. 2.
6

Setiap kegiatan pada organisasi tersebut menghasilkan banyak dokumen

mengingat wilayah kerjanya yang cukup luas. Tak heran jika banyak dokumen
menumpuk di BKN Kanreg I Yogyakarta. Dokumen kepegawaian tersebut
disimpan mulai dari seseorang diangkat sebagai Calon PNS sampai yang
bersangkutan diberhentikan sebagai PNS (pensiun). Mengetahui hal tersebut
untuk satu orang pegawai saja menghasilkan berpuluh puluh dokumen, apalagi
menyimpan dokumen milik pegawai dari 29 kabupaten dan 6 kota di Jawa tengah
serta 4 kabupaten dan satu Kotamadya di DIY. Oleh karena itu salah satu upaya
dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik adalah dengan pengelolaan
arsip secara hemat dan sederhana sehingga mudah, cepat, dan tepat dalam
penemuan kembali.7 Sehingga diperlukan suatu langkah guna untuk memudahkan
dalam pencarian kembali dan lebih sedikit dalam menggunakan tenaga, pikiran,
dan juga biaya yaitu salah satu upaya yang dilakukan oleh

BKN Kanreg I

Yogyakarta adalah dengan proses alih media.

Berdasarkan uraian tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai
berikut: Sarana apa saja yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan alih media,
bagaimana tahap alih media sesuai dengan program yang ada di Kanreg I BKN
Yogyakarta, dan faktor apa saja yang dapat menghambat proses pelaksanaan alih
media?

Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan ANRI, Manajemen

Arsip Dinamis, (Jakarta: ANRI, 2002 ), hlm. 161.

B.

TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Praktik Kerja Lapangan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I

Yogyakarta ini bertujuan untuk:

1. Mengetahui sarana yang dibutuhkan terkait dengan proses alih media.
2. Mengetahui bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik.
3. Mengetahui kendala yang ditemukan saat melakukan proses alih media.
Manfaat melakukan Praktik Kerja Lapangan adalah agar hasil yang
diperoleh dari penelitian ini dapat memberikan informasi dan tambahan
pengetahuan mengenai proses alih media arsip di Kanreg I BKN. Manfaat yang
kedua adalah memberikan sedikit masukan dan mencoba mencari solusi untuk
memecahkan masalah yang terjadi saat melakukan alih media arsip.

C.

METODE PENGUMPULAN DATA

Untuk memperoleh informasi sebagai penunjang penulis dalam pembuatan

laporan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode yang relevan dengan topik
yang telah dipilih. Diantaranya adalah observasi partisipasi, wawancara dan studi
pustaka.
1. Observasi partisipasi
Observasi partisipasi merupakan suatu proses pengamatan atau
peninjauan yang sekaligus penulis terlibat secara langsung di lapangan. Dengan
cara tersebut sehingga penulis dapat mengetahui informasi yang akurat dan
sekaligus turut serta mempraktikkan bagaimana pelaksanaan alih media arsip
di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional 1 Yogyakarta.

2. Wawancara (Interview)
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan
tanya jawab secara langsung kepada pihak narasumber. Tujuannya adalah
untuk mendapatkan tambahan informasi yang akurat dari narasumber untuk
melengkapi dan memperjelas data data yang diperlukan dalam pembuatan
laporan tugas akhir dengan membandingkan data sebenarnya yang ada
dilapangan. Maka pada saat melakukan PKL akan ada proses wawancara
dengan petugas terkait di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I
Yogyakarta. Kriteria narasumber yang akan diwawancarai adalah pegawai di
Seksi Penyajian dan Pengelolaan Data Kepegawaian yang dianggap paling
mengerti tentang pelaksanaan alih media arsip.
3. Studi pustaka
Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data yang berasal dari
bahan pustaka dengan mencari, membaca, dan mempelajari yang diperoleh dari
buku, laporan penelitian dan sumber tertulis lainnya baik tercetak maupun
elektronik yang berkaitan dengan topik dalam penulisan tugas akhir. Bahan
pustaka yang berasal dari buku diperoleh di Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada, Prodi Kearsipan dan toko buku Shoping.

D.

TINJAUAN PUSTAKA
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini didukung dengan buku tentang

pemahaman dasar mengenai digitalisasi arsip. Oleh karena itu diperlukan adanya

tinjauan pustaka yang berkaitan dengan tema yang dipilih, diantaranya adalah
sebagai berikut:
Buku yang pertama yang digunakan sebagai acuan adalah Panduan Umum
Digitalisasi Arsip karangan Machmoed Effendhie dkk., yang diterbitkan oleh
Arsip Universitas Gadjah Mada di Yogyakarta pada tahun 2010. Buku ini terdiri
atas tiga bab. Pada bab 1 secara garis besar membahas mengenai aspek teoristik
serta aspek hukum alih media elektronik atau digitalisasi. Pada bab 2 berisi
paparan hal hal praktis tentang sarana dan prasarana alih media, meliputi standar
ruang pemrosesan dan ruang penyimpanan, peralatan, software, kualifikasi arsip,
serta kualifikasi SDM. Sedangkan pada bab 3 berisi tentang paparan rinci tentang
prosedur digitalisasi arsip tekstual, foto dan kartografi.
Buku kedua yang digunakan adalah Manajemen Kearsipan Modern
karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media
di Yogyakarta pada tahun 2005. Buku ini terdiri dari 13 bab yang membahas
tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Bab
yang menjadi acuan adalah

pada bab 12 tentang contoh perangkat lunak

kearsipan yang berkembang. Pada bagian ini membahas tentang beberapa

perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberapa perusahaan. Dari
bab tersebut dapat diketahui suatu program yang dapat menscan secara otomatis
dan menyimpan dokumen kertas ke dalam media digital.
Buku ketiga yang digunakan adalah Manajemen Arsip Dinamis. Karangan
tim kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dengan ANRI yang
diterbitkan di Jakarta pada tahun 2002. Buku ini terdiri dari 181 halaman yang

didalamnya terdapat 10 bab. Pokok bahasan yang diambil terdapat pada bab 9
tentang teknologi informasi dan arsip elektronik. Pada bagian ini menjelaskan
tentang pengelolaan arsip elektronik. Didalam pengelolaan arsip elektronik salah
satunya membahas sistem penyimpanan data yang menggunakan sistem
pencitraan digital dengan melakukan pemindaian (scanner).
Selanjutnya buku keempat yang digunakan adalah Keeping Archives
karangan Jackie Bettington., et al., yang diterbitkan oleh Australian Society of
Archives Inc pada tahun 2008. Buku ini didalamnya terdiri dari banyak bab yang
khusus membahas tentang arsip. Bab yang menjadi acuan adalah pada Section 3
chapter 13 Digitisation & Imaging membahas tentang manfaat dan tujuan
digitalisasi arsip sebagai alternatif baru untuk membuat salinan arsip, membantu
preservasi arsip asli dan membuat arsip lebih mudah diakses dengan berbagai
pilihan teknologi yang sesuai dengan karakter fisik arsip.

E.

SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk mempermudah dalam pemahaman menyeluruh dari laporan yang

berjudul Pelaksanaan Alih Media Arsip, tugas akhir ini telah dibagi dalam empat
bab dimana setiap bab menjelaskan hal yang berbeda tetapi masih dalam satu
kesatuan tema. Dalam bab pertama menjelaskan mengenai latar belakang alasan
penulis memilih tema Pelaksanaan Alih Media Arsip di Badan Kepegawaian
Negara Kantor Regional I Yogyakarta dan dalam latar belakang tersebut terdapat
alasan mengapa penulis memilih BKN Kanreg I sebagai instansi untuk melakukan
praktik kerja lapangan. Kemudian tujuan penulis melakukan praktik kerja

lapangan adalah untuk mengetahui apa sarana yang dibutuhkan terkait dengan
proses alih media, bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik dan
apa kendalannya. Penulis menggunakan tiga metode dalam pengumpulan data,
yaitu observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Sementara tinjauan
pustaka berisi kajian terhadap paling relevan dalam penyusunan tugas akhir ini.
Bab kedua berisi sejarah singkat berdirinya BKN Kanreg I Yogyakarta.
Dalam bab ini juga terdapat visi dan misi, tugas pokok dan fungsi,
pengorganisasian kearsipan serta struktur organisasi dimana kewenangan tertinggi
di instansi tersebut dipegang oleh kepala.
Bab ketiga berisi dari pembahasan tugas akhir ini mulai dari gambaran
kondisi arsip, sarana yang digunakan dalam proses alih media, proses alih media
ke dalam bentuk elektronik, sampai kendala dalam proses alih media. Untuk
mendukung dan menerangkan keterangan dalam bab tiga, penulis mencantumkan
gambar sebagai bukti nyata dalam pelaksanaan alih media arsip di BKN Kanreg I
Yogyakarta.
Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran.
Kesimpulan adalah berisi jawaban atas masalah yang telah dirumuskan dalam bab
pertama. Adapun saran adalah solusi yang diberikan penulis kepada BKN Kanreg
I Yogyakarta atas kendala yang ditemukan dalam proses alih media.