Anda di halaman 1dari 40

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA


Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PROJECT OFFICER (PO)
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Oka Lesmana S Epidemiologi Kesehatan Lingkungan 2013
a.

Pendahuluan
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya kita dapat
melaksanakan kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI tahun 2014 ini dengan sukses.
Shalawat serta salam kita curahkan pada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta
istri, keluarga dan sahabat hingga akhir zaman.
Kegiatan Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) Pascasarjana FKM UI
2014 ini mengusung tema Building Miracle Generation, Building Health Of Nation
adalah salah satu program kerja dari Himpunan Mahasiswa Pascasarjana (HMP) FKM
UI 2014. Kegiatan ini rutin dilaksanakan setiap tahunnya untuk memfasilitasi
mahasiswa baru pascasarjana untuk mendapatkan informasi akademik, fasilitas dan
umum fakultas, serta informasi yang bermanfaat lainnya melalui acara seminar dan
dialog terbuka. Dalam kesempatan ini juga dilaksanakan seminar kesehatan,
kerohanian, creative show dan outbond.
Kegiatan PSAF pascasarjana FKM UI tahun 2014 ini diharapkan mampu menjadi
awalan untuk menciptakan generasi yang berlabel Miracle (Motivator, Inovator, Role
Model, Apprentice, Communicator, Leader dan Educator). Miracle ini adalah sebuah
jargon yang dibuat oleh para pakar kesehatan masyarakat dalam naskah Akademik
Pendidikan Kesehatan Masyarakat yang mana diharapkan seluruh calon lulusan
kesehatan masyarakat untuk dapat mejadi generasi Miracle yang siap memabangun
kesehatan bangsa.

b.

Persiapan
Pada awal terpilihnya saya menjadi Project Officer PSAF pascasarjana 2014 ini
yaitu tiga bulan sebelum acara, saya segera membentuk tim inti kepanitiaan yang
kemudian menjadi koordinator dan penanggungjawab di setiap bidang dalam
kepanitiaan. Lalu dibuka open recruitment kepada seluruh mahasiswa pascasarjana
FKM UI untuk bergabung dan mengisi posisi staf dalam kepanitiaan. Setelah itu kita
melaksanakan rapat perdana untuk pembagian Job-desc kepada masing-masing bidang
kepanitiaan dan menyepakati rapat rutin panitia dan di masing-masing bidang.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Panitia kemudian membuat konsep acara dan membuat daftar semua perlengkapan
yang dibutuhkan untuk pelaksanaan acara tersebut. Selanjutnya panitia menghubungi
dan berkoordinasi dengan semua pihak terkait baik itu pihak dekanat, pembicara
seminar, perlengkapan, konsumsi dan lain sebagainya.
Kemudian melalui kesekretariatan, kami membuat proposal kegiatan untuk
diajukan kepada Dekan FKM UI untuk mendapatkan bantuan dana kegiatan PSAF ini.
Saya dan dibantu oleh sekretaris, kami mempresentasikan proposal kegiatan PSAF
pascasarjana FKM UI tahun 2014 ini pada rapat PSAF bersama pihak Dekanat FKM UI
yang diwakili Wakil Dekan II, Kepala Unit Mahalum, Kepala Unit Pengembangan
Karakter, Kepala Unit Perlengkapan, dan pihak lainnya sehingga proposal PSAF ini pun
disetujui.
c.

Pelaksanaan
Pada pelaksanaan kegiatan PSAF ini yang berlangsung selama dua hari, saya
sebagai PO melaksanakan tugas yaitu pertama. mengontrol berjalannya kerja dari
masing-masing bidang panitia mulai dari proses registrasi, sesi acara dimulai hingga
selesai, perlengkapan, dokumentasi, konsumsi dan lainnya. Kedua, memastikan panitia
hadir dan telah siap pada posisinya masing-masing untuk bekerja yaitu satu jam
sebelum acara dimulai. Ketiga, memastikan pembicara di setiap sesi acara dapat hadir
sebelum sesi acara dimulai melalui peran koordinator acara dan Pj yang
bertanggungjawab. Keempat, berkoordinasi dengan setiap panitia selama acara
berlangsung dan membantu memberikan solusi ketika ada permasalahan dan hambatan.
Kelima, saya bertugas memberikan kata sambutan mewakili panitia PSAF kepada
seluruh peserta yang hadir pada saat itu dan sekaligus bersama Dekan FKM UI
membuka acara PSAF pascasarjana FKM UI tahun 2014 secara resmi.

d.

Indikator Keberhasilan
Terbentuknya struktur kepanitiaan PSAF pascasarjana FKM UI tahun 2014.
Anggota panitia di setiap bidang mendapatkan dan memahami Jobdesc masingmasing bidang.
Berjalannya rapat rutin seluruh panitia dan rapat rutin pada masing-masing bidang
panitia PSAF.
Terlaksananya acara PSAF sesuai dengan rundown dan konsep acara yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Jumlah peserta PSAF yang hadir memenuhi target di atas 70% dari total mahasiswa

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

baru pascasarjana FKM UI tahun 2014.


Hadirnya panitia setiap bidang yang bertugas dalam acara PSAF selama dua hari.
e.

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Soliditas panitia mulai dari rapat persiapan hingga pelaksanaan acara.
2. Koordinator acara dan penanggungjawab setiap sesi acara adalah orang-orang
yang sudah berpengalaman dibidangnya masing-masing dan memiliki jaringan
kerjasama yang baik sebelumnya baik dengan pihak dekanat FKM UI, Kemenkes
RI, Dikti, IAKMI, serta pihak lainnya.
3. Dukungan penuh secara morill dan materill dari pihak Dekanat FKM UI yang
dalam hal ini adalah Dekan FKM UI dan seluruh jajaran pengurus di setiap unit
di FKM UI.
Weakness
1. Setiap rapat persiapan, tidak semua panitia dapat hadir karena bersamaan dengan
jadwal perkuliahan dan pekerjaan.
2. Rapat persiapan PSAF menjadi kurang optimal karena terlambatnya panitia
kembali dari tempat asal setelah melalui masa liburan Idul Fitri.
Opportunity
1. Bantuan dana kegiatan PSAF dari Dekanat FKM UI dan dukungan dari unit
kemahasiswaan dan alumni, akademik, umum dan fasilitas, serta unit fakultas
lainnya yang mendukung.
2. Bantuan dari BPH Himpunan Mahasiswa Pascasarjana (HMP) FKM UI.
3. Pihak RIK yang kooperatif untuk membantu meminjamkan ruangan dan fasilitas
lainnya.
4. PO dan sekretaris PSAF sering berada di kampus sehingga memudahkan untuk
berkoordinasi dengan panitia di setiap bidang dan pihak terkait untuk persiapan
kegiatan.
Threat
1. Ruangan acara yang beberapa kali sempat berpindah tempat menyebabkan
terhambatnya kerja dari Tim Humpubdok untuk membuat publikasi acara dan
menginformasikan tempat pelaksanaan acara PSAF kepada peserta.
2. Peserta PSAF yang hadir di atas target panitia sebelumnya sehingga jumlah
peserta yang hadir melebihi kapasitas ruangan yang tersedia.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

f.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Proses persiapan kegiatan PSAF berjalan lancar sejak pembentukan
kepanitiaan, pembagian job-desc, pelaksanaan rapat rutin masing-masing
bidang panitia, perlengkapan acara, hingga pelaksanaan geladi resik sebelum

acara PSAF dimulai.


Publikasi kegiatan sudah cukup baik, namun masih kurang masif sehingga
masih ada beberapa peserta PSAF yang masih bingung dengan waktu dan
tempat pelaksanaan PSAF ini dikarenakan ada perubahan waktu dan tempat
pelaksanaan. Media yang digunakan untuk publikasi melalui e-mail dan

media sosial.
Jumlah peserta PSAF yang hadir selama dua hari sudah sesuai harapan dan
menunjukkan antusias yang luar biasa selama mengikuti kegiatan PSAF ini,
tampak dari waktu kehadiran sebagian besar peserta yang hadir 30 menit

sebelum acara PSAF dimulai.


Secara keseluruhan kegiatan PSAF pascasarjana FKM UI tahun 2014 ini
berjalan dengan baik, sesuai dengan target dan rencana panitia sebelumnya.
Walaupun ada beberapa perubahan dalam acara, seperti pembicara seminar
kesehatan yang berubah dari rencana awal, namun masih dapat terkendali
sehingga seminar kesehatan berjalan lancar sesuai dengan topik yang
dibahas.

Saran
Bagi panitia PSAF Pascasarjana FKM UI yang akan datang.
- Agar dapat mempersiapkan acara PSAF ini setidaknya tiga bulan
sebelum acara dimulai sehingga dapat membuat konsep acara yang
lebih baik dan meminimalisir kesalahan atau kekurangan sebelum PSAF
-

dimulai.
Setelah kepanitiaan terbentuk, maka segera menetapkan waktu dan

tempat dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan pihak terkait.


Panitia diharapkan dapat aktif memberikan pelayanan informasi kepada
peserta PSAF yaitu mahasiswa baru pascasarjana, baik sebelum maupun

sesudah acara PSAF berlangsung.


Publikasi acara PSAF yang akan datang dapat memanfaatkan website

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

resmi dari Himpunan Mahasiswa Pascasarjana (HMP) FKM UI yang

sudah ada.
Bagi pihak Dekanat FKM UI.
- Agar dapat menjadikan kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI ini
sebagai agenda rutin dan prioritas bagi mahasiswa baru pascasarjana
sehingga dapat menjadi tolak ukur komitmen awal mahasiswa baru
-

pascasarjana untuk melaksanakan perkuliahan di FKM UI.


Pelaksanaan rapat gabungan kepanitiaan PSAF dengan pihak dekanat
FKM UI sebaiknya dilaksanakan satu bulan sebelum acara dimulai
sehingga apabila ada masukan dari pihak dekanat FKM UI untuk
perubahan baik waktu, tempat maupun acara, maka panitia dapat
memperbaiki segera sebelum acara PSAF dimulai.

g. Ucapan Terima kasih


1.

Pertama-tama

kami

panjatkan

puji

syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan dan


kesempatan kepada kami seluruh panitia, peserta dan pihak lainnya yang
mendukung pelaksanaan PSAF sehingga kegiatan PSAF pascasarjana FKM
UI yang berlangsung dari tanggal 27-28 Agustus 2014 dapat berjalan lancar
dan sukses.
2.

Terima kasih saya sampaikan kepada


Dekan FKM UI dr. Agustin Kusumayati, M.Sc.,Ph.D beserta jajaran pihak
dekanat FKM UI baik dari unit Mahalum, unit Akademik, unit Fasilitas dan
Umum, unit Pengenbangan Karakter Mahasiswa, unit Perlengkapan dan
lainnya yang sudah mendukung penuh acara PSAF pascasarjana FKM UI
ini.

3.

Terima kasih saya sampaikan kepada


seluruh panitia PSAF Pascasarjana FKM UI tahun 2014 yang sudah
bersusah payah mempersiapkan dan melaksanakan kegiatan PSAF ini.
Semoga menjadi amal ibadah kita dan mendapatkan balasan pahala dan
berkah dari Allah SWT.

4.

Terima kasih juga saya sampaikan


kepada Ketua Himpunan Mahasiswa Pascasarjana (HMP) FKM UI periode

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

tahun 2014 Randy Novirsa, SKM beserta jajaran pengurus harian dan
seluruh

anggotanya

yang

bersedia

mendukung

penuh

selama

mempersiapkan acara hingga acara PSAF ini berlangsung.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNG JAWAB KEUANGAN
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Wulan Angraini Biostatistika 2013

h.

Pendahuluan
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya
saya dapat bergabung dalam keluarga besar pengenalan system akademik fakultas
kesehatan masyarakat universitas Indonesia dan salawat dan beriring salam kita
kirimkan kepada nabi kita Muhammad SAW.
Pengenalan sistem akademik fakultas pascasarjana adalah salah satu program
rangkaian pengenalan system akademik, penegenalan lingkungan kampus, fasilitas
sarana dan prasarana di lingkungan fakultas. Acara PSAF ini merupakan acara yang
rutin dilaksanakan setiap tahun nya dalam upaya memfasilitasi mahasiswa baru
pascasarjana fakultas kesehtaan masyarakat universitas Indonesia. PSAF Pascasarjana
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Tahun 2014 mengambil tema Building
Miracle Generation, Building Health of Nation.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

i.

Deskripsi Kegiatan
Bidang keuangan merupakan bidang yang memiliki peranan penting dalam
rangkaian PSAF dari awal hingga akhir acara. Keuangan dalam kegiatan PSAF
Pascasarjana FKM UI ini seluruh biaya yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan
PSAF ini secara total berasal dari pihak dekanat FKM UI. Jumlah keuangan yang
diberikan dari pihak Fakultas adalah sebesar Rp 29,267,000. Dana pemasukan tersebut
dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, pada tahap 1 pencaira dana sebesar 25%. pada tahap 2,
keuangan harus membuat terebih dahulu laporan pertanggungjawaban keuangan pada
tahap 1 barulah pencairan tahap kedua bisa dilakukan. Pencairan dana tahap 2 sebesar
50% dari total pemasukan. Setelah itu untuk pencairan dana yang tahap 3 dilakukan
setelah pihak keuangan PSAF FKM UI 2014 telah menyerahkan Laporan
Pertanggungjawaban Keuangan pada tahap 2.

Di awal kegiatan PSAF Pascasarjana

FKM UI 2014, keuangan meyebarkan aturan-atruan dalam pembuatan kwitansi,


mengingatkan untuk seluruh panitia tentang aturan-aturan kwitansi dan nota-nota dan
syarat-syaratnya untuk dijadikan laporan pertanggungjawabkan ke pihak Fakultas. Pada
saat acara berlangsung, keuangan menyediakan keuangan untuk keperluaan pelunasan
pembayaran konsumsi, pembayaran honorium pembicara, moderator, kelengkapan
medis dan biaya administrasi lainnya. Sedangkan di akhir kegiatan, keuangan harus
mengumpulkan seluruh nota-nota, kwitansi-kwitansi pembayaran seluruh administrasi
kegiatan mulai dari bidang kesektariatan, acara, humas, publikasi, dokumentasi,
perlengkapan dan konsums serta membantu kegiatan kesekretariatan dalam pembuatan
laporan pertanggungjawaban. Keuangan ini merupakan satu tim yang terdiri dari satu
orang penanggung jawab.
j.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan keuangan adalah untuk menunjang
kegiatan administratif yang berhubungan dengan keuangan baik itu pemasukan dan
pengeluaran biaya dari seluruh kegiatan PSAF Pascasarjana Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Indonesia, sehingga PSAF Pascasarjana dapat berjalan dengan
lancar.

k.

Persiapan

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Pada awalnya, saya melakukan kordinasi dengan pihak keuangan fakultas tentang
aturan dan syarat-syarat untuk setiapa kwitansi dan nota pembayaran dalam kegiatan
PSAF Paascasarjana FKM UI. Selain itu persiapan yang dilakukan yaitu
mensosialisasikan kepada seluruh anggota panitia tentang syarat-syarat dan aturan yang
harus dipatuhi dlam pembayaran keuangan seluruh kegiatan PSAF FKM UI dan
melakukan pembagian materai untuk setiap bidang kegiatan PSAF FKM UI.
l.

Pelaksanaan
Kegiatan yang pertama kali keuangan lakukan adalah mengingatkan setiap
anggota panitia untuk setiap kwitansi dan nota-nota haruslah ada nama toko, cap dan
tanda tangan dari took tersebut untuk setiap transaksi yang dilakukan untuk pembayaran
keprluan kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI. Apabila jumlah transaksi pembayaran
tersebut berjumlah > Rp 250.000 Rp 1.000.000 maka harus dilengkapi dengan materai
3000 dan apabila transaksi pembayaran lebih dari Rp 1.000.000 maka harus dilengkapi
dengan materai 6.000.
Pembuatan LPJ keuangan dilaukan setelah setiap pencairan dana tahap 1, tahap 2
dan tahap 3. Tim Keuangan PSAF Pascasarjana FKM UI berusaha untuk mengingatkan
seluruh setiap koordinator setiap bidang PSAF Pascasarjana FKM UI untuk
mengumpulkan seluruh nota-nota dan kwitansi-kwitansi pembayaran kegiatan PSAF
Pascasarjana FKM UI sehingga LPJ Keuangan lebih cepat dari jadwal yang ditentukan.
Hal ini ditujukan untuk mempermudah dalam mengumpulkan LPJ, sehingga LPJ dapat
dikumpulkan tepat waktu.

m.

Indikator Keberhasilan
Terkumpulnya seluruh nota dan kwitansi pembayaran kegiatan PSAF Pascasarjana
FKM UI
Terpenuhinya seluruh biaya administratif kegiatan
Terselesaikannya LPJ keuangan sesuai waktu yang ditentukan

n.

Evaluasi (SWOT)
Strength
4. Keuangan cukup solid
5. Beberapa orang dalam tim koordinator telah memiliki pengalaman dalam bidang
keuangan sehingga memudahkan dalam bekerja

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Weakness
3. Pembagian pencairan dana yang dibagi menjadi 3 tahap menjadikan efek biaya
administratif kurang efektif dan efisien.
4. Permintaan yang cukup banyak uang membuat seluruh coordinator panitia
menggunakan dana pribadi terlebih dahulu sebelum proses pencairan dana dari
pihak dekanat fakultas.
Opportunity
5. Bantuan dari koodinator dari seluruh bidang kegiatan PSAF Pascasarjana FKM
UI
6. Seluruh panngota panitia maupun koordiator seluruh bidang bekerja sangat baik
sehingga memudahkan dalam mengurus setiap pembayaran administrative
kegiatan acara PSAF Pascasarjana FKM UI
7. Project Officer PSAF Pascasarjana FKM UI selalu berada di kampus sehingga
memudahkan saat menanyakan perihal pencairan dana.
Threat
3. Beberapa bidang yang menunda-nunda mengumpulkan nota dan kwitansi
pembayaran transaksi dalam keperluan kegiata PSAF Pascasrajna FKM UI
sehingga

menghambat

kerja

keuangan

dalam

menbuat

laporan

pertanggungjawaban keuangan ke pihak dekanat fakultas.


o.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan keuangan atau bendahara PSAF Pascasarjana
FKM UI secara umum berjalan dengan lancar
Saran
1. Bendahara sebaiknya lebih mempertegas aturan dan syarat tentang maslah
kwitansi dan nota kepada setiap anggota panitia sehingga untuk ke depannya
tidak akan terjadi pengulangan kembali meminta kwitansi kepada pihak kedua.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

PENANGGUNGJAWAB KESEKRETARIATAN
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Nurusysyarifah Aliyyah Kesehatan Lingkungan 2013

a.

Pendahuluan
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya
saya dapat bergabung dalam keluarga besar PSAF Pascasarjana FKM UI 2014.
Shalawat serta salam tidak lupa saya curahkan pada junjungan kita Nabi Muhammad
SAW beserta istri, keluarga dan sahabat hingga akhir zaman.
Pengenalan Sistem Akademik Fakultas merupakan salah satu program kerja
Himpunan Mahasiswa Pascasarjana (HMP) FKM UI yang dilaksanakan untuk
menyambut mahasiswa baru Program Pascasarjana FKM UI setiap tahunnya. Kegiatan
ini dilaksanakan untuk memfasilitasi mahasiswa baru program magister maupun doktor
agar dapat mengetahui sistem akademik di FKM UI, fasilitas, keuangan, serta informasi
lainnya yang dibutuhkan oleh mahasiswa baru.

b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang kesekretariatan (kestari) merupakan bidang yang memiliki peranan
penting dalam rangkaian PSAF Pascasarjana dari awal hingga akhir acara. Di awal
kegiatan PSAF Pascasarjana, kestari sudah mulai membuat notulensi rapat, absensi
rapat, serta surat-menyurat. Pada saat kegiatan berlangsung, kestari bertugas membuat
absensi peserta PSAF Pascasarjana berdasarkan peminatan, sementara di akhir kegiatan,
kestari harus mengumpulkan berbagai kelengkapan yang digunakan dalam kegiatan
serta membuat laporan pertanggungjawaban. Kesekretariatan PSAF Pascasarjana terdiri
dari dua orang, yaitu Nurusysyarifah Aliyyah sebagai penanggungjawab (sekretaris I),
dan Karina Nurmy sebagai sekretaris II.

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan kestari adalah untuk menunjang kegiatan
PSAF Pascasarjana tahun 2014 yang berhubungan dengan administratif agar kegiatan
PSAF dapat berjalan dengan lancar.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

d.

Persiapan
Pada

awal

kepanitiaan,

hanya

terdapat

satu

orang

penanggungjawab

kesekretariatan sehingga hampir semua hal terkait surat menyurat dilakukan oleh
sekretaris I. Kemudian pada pertengahan kepanitiaan dilakukan penambahan staf
menjadi dua orang.
e.

Pelaksanaan
Kegiatan yang pertama kali tim kestari lakukan setelah terbentuk panitia PSAF
Pascasarjana FKM UI 2014 yaitu melakukan pengumpulan data penanggungjawab
panitia, kemudian menyusun proposal yang sudah disusun terlebih dahulu oleh project
officer dan koordinator acara. Setiap rangkaian kegiatan persiapan PSAF Pascasarjana
selalu tercatat dalam daftar absensi dan notulensi hasil rapat.
Surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan PSAF Pascasarjana seperti surat
permohonan peminjaman tempat dan fasilitas, surat undangan pembicara, serta
kebutuhan administrasi lainnya alhamdulillah dapat dilaksanakan dengan baik. Namun,
ada kesalahan pada penomoran surat disebabkan keteledoran dan kurang teliti saat
membuat surat sehingga ada beberapa nomer surat yang hilang atau double.

f.

Indikator Keberhasilan
Terpenuhinya surat-menyurat untuk kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI 2014
Treselesaikannya LPJ sesuai waktu yang ditentukan
Terarsipnya dokumen kepanitiaan dengan baik
Terarsipnya notulensi disetiap rapat panitia
Terarsipnya daftar hadir panitia dan peserta dalam kegiatan PSAF Pascasarjana
FKM UI 2014

g.

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Tim kestari sudah cukup berpengalaman dalam mengurusi administratif
2. Adanya kerjasama yang cukup baik dari PO PSAF dan Ketua HMP untuk
3.
4.

meminta tanda tangan surat


Adanya kerjasama dari bidang lain dalam mengurus surat izin peserta PSAF
Kemudahan memperoleh data mahasiswa baru dari pihak fakultas sehingga
memudahkan saat membuat absensi mahasiswa baru

Weakness
1. Pengurusan surat terkendala oleh liburan dan puasa

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

2.

Kesulitan meminta tanda tangan ketika PO PSAF dan ketua HMP sudah pulang
saat libur lebaran

Opportunity
1. Adanya bantuan dari panitia lain dalam hal distribusi surat terutama surat
2.

undangan
Penanggungjawab perlengkapan bekerja cukup baik sehingga memudahkan
dalam mengurus surat peminjaman ruangan dan fasilitas

Threat
1. Terkadang kesulitan meminta tanda tangan dari pihak fakultas sehingga
pengurusan surat tertunda
h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan tim kestari secara umum berjalan dengan lancar
Saran
1. Sebaiknya di awal terbentuknya kepanitiaan dibuat SOP untuk mengatur
prosedur jika bidang lain ingin meminta dibuatkan surat
2. Sebaiknya mencetak kop surat di awal kepanitiaan agar memudahkan saat
pengurusan surat

i.

Ucapan Terima kasih


Terima kasih kepada Allah SWT karena atas izin-Nya lah persiapan dan acara

PSAF ini dapat berlangsung dengan lancar


Terima kasih kepada ka karina yang sudah bersedia menjadi staf kestari dan

membantu terutama saat hari H.


Terima kasih kepada PO PSAF (ka oka) dan Ketua HMP (ka randy) yang sudah

bersedia meluangkan waktunya ke kampus untuk menandatangani surat


Terima kasih kepada Mba ninis kepala unit mahalum FKM UI yang menerima

dengan baik dalam pengurusan surat


Terima kasih kepada penanggunjawab perlengkapan (zani) yang sudah
membantu dalam pengurusan surat peminjaman ruangan dan fasilitas untuk

acara PSAF
Terima kasih kepada bu bendum (ka wulan) yang banyak membantu pula dalam
pengurusan administratif

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Terima kasih kepada ka desri dan ka umi yang sudah mau membantu saya dari

Bogor membawa perlengkapan PSAF


Terima kasih kepada penanggungjawab humas (bang kadar), zani, dan ka oka

yang sudah membantu pengurusan surat izin mahasiswa baru


Terima kasih kepada seluruh panitia PSAF Pascasarjana FKM UI 2014 lainnya
yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BIDANG ACARA
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Mustakim - Gizi Kesehatan Masyarakat 2013
a.

Pendahuluan
Segala puja dan puji hanyalah milik Allah Swt yang mana dengan izinNya saya
diberikan kesempatan untuk mengemban amanah yang besar yang gunung saja tidak
mau memikulnya serta rasa syukur yang tak terkira atas izin Nya pula diberikan
kesempatan bergabung dengan Keluarga kepanitiaan PSAF 2014. Sholawat serta salam
selalu tercurah kepada sang tauladan bagi saya pribadi dan bahkan bagi seluruh umat
manusia di dunia yaitu Nabi Muhammad SAW juga untuk keluarganya, sahabatnya dan
para pengikutnya yang setia hingga akhir zaman.
PSAF 2014 sebagai salah satu gerbang bagi mahasiswa baru pascasarjana (S2 dan
S3) merupakan sarana yang tepat dan bermanfaat untuk mengenalkan lebih dekat para
mahasiswa baru dengan kampusnya terutama kultur yang tidak tertulis dalam bentuk
apapun. PSAF 2014 yang mengusung tema Building Miracle Generation, Building
Health of Nation menjadi sebuah impian yang senantiasa akan dipatri dalam hati
mahasiswa baru. Bukan hanya soal kata tapi makna yang terkandung dalam tema
tersebut menjadi sebuah kompetensi tersendiri yang harus dicapai oleh mahasiswa baru
pascasarjana dalam rangka membangun kesehatan bangsa. Tentu hal tersebut bukanlah
sembarang mimpi, namun sebuah titipan dari para senior kita di kesehatan masyarakat

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

yang memang berniat untuk terus berjuang memperbaiki generasi untuk kesehatan
masyarakat kedepan yang lebih baik.
b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang Acara merupakan bidang yang memiliki peranan penting dalam rangkaian
kegiatan PSAF FKM UI 2014. Acara membagi diri menjadi beberapa bagian seperti
acara khusus PSAF, Seminar, kerohanian, kreatif dan outboond. Pada bagian PSAF
dikenalkan dengan acara khusus menyajikan tentang ke-FKM-an mulai dari sistem
akademik hingga fasilitas dan diskusi khusus peminatan. Pada bagian seminar,
menampilkan isu terkini seputar profesi kesehatan masyarakat. Kerohanian diisi sesuai
dengan keyakinan masing-masing oleh pemuka agama berupa ceramah keagamaan.
Sedangkan kreatif dan outbond sebagai penyela dan penutup

untuk menghibur

mahasiswa baru pascasarjana agar tidak bosan namun tetap memiliki manfaat.
c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan dari penyelenggaraaan bidang acara adalah sebagai berikut :
- Memberikan informasi seputar sistem akademik FKM UI serta fasilitas dan hal
-

lainnya seputar ke-FKM-an


Mengenalkan mahasiswa baru pascasarjana dengan Dekan dan staf FKM UI serta

seluruh civitas akademika FKM UI lainnya


Memberikan informasi terkini seputar isu terkini kesmas khususnya dalam hal

keprofesian kesehatan masyarakat


Mewujudkan mahasiswa baru pascasarjana FKM UI 2014 yang kuat dalam hal

keyakinan sebagai fondasi utama dalam aktivitasnya


Mewujudkan kerjasama, toleransi dan semangat kebersamaan pada mahasiswa

baru pascasarjana FKM UI 2014


Mewujudkan silaturahim antar panitia dengan mahasiswa baru pascasarjana FKM
UI 2014

d.

Persiapan
Dalam rangka mempersiapkan keseluruhan acara, saya mengkoordinir rekan rekan
penanggung jawab dari masing-masing bidang acara untuk membagi tugas dan
menentukan jadwal rapat. Rapat rutin dilakukan dua minggu sekali sebelum memasuki
masa liburan dan pada saat libur rutin hingga seminggu sekali untuk memantau progres
persiapan dari masing-masing acara. Selain itu, saya selaku koordinator juga
berkonsultasi dengan bagian dekanat untuk mendapatkan arahan serta mahalum untuk

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

arahan teknis pelaksanaan. Kesemuanya itu kemudiaan dikoordinasikan dan


diintegrasikan dalam sebuah rundown acara beserta juknis dan juklaknya sehingga
acara siap untuk dilaksanakan.
e.

Pelaksanaan
Kegiatan pertama dari bidang acara adalah pendaftaran kepanitiaan untuk masingmasing bidang acara (Seminar, Kerohanian, Kreatif, outbond dan PSAF). Setelah itu
bidang acara melakukan rapat rutin untuk persiapan hingga pelaksanaan.
Kegiatan PSAF diawali dengan pendataan mahasiswa baru gelombang 1 dan 2,
kegiatan dilaksanakan pada hari Kamis, 19 Juni 2014 (Gelombang 1) dan Kamis, 7
Agustus 2014 (Gelombang 2). Dari pendataan inilah saya bersama rekan acara
menyusun kegiatan acara yang kemudian diinfokan melalui humas PSAF 2014 kepada
seluruh mahasiswa baru.
Kegiatan berikutnya adalah pelaksanaan kegiatan utama dari PSAF FKM UI
2014. Kegiatan dilaksanakan pada hari rabu dan kamis, 27-28 Agustus 2014 di Ruang
KC303, Gedung Rumpun ilmu Kesehatan (RIK) UI, Depok. Kegiatan ini dihadiri lebih
dari 300 orang mahasiswa baru pascasarjana FKM UI dan para pembicara yang sudah
dipersiapkan. Kegiatan ini resmi dibuka oleh Dekan FKM UI dr. Agustin kusumayati,
MSc, PhD. Adapun kegiatan secara keseluruhan selama dua hari terlampir sebagai
berikut.(lampiran).

f.

Indikator Keberhasilan
Terlaksananya kegiatan PSAF FKM UI 2014 sesuai dengan jadwal (tidak molor)
Hadirnya seluruh pembicara/narasumber dalam acara PSAF FKM UI 2014
Kegiatan dihadiri oleh lebih dari 300 mahasiswa baru pascasarjana FKM UI 2014
Terlaksananya kegiatan dari masing-masing acara sesuai dengan rencana

g.

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. SDM yang berpengalaman
2. Staf yang cukup memadai
Weakness
1. Komitmen yang kurang dari beberapa panitia
2. Rapat bidang hanya diawal, selebihnya melalui komunikasi personal
Opportunity
1. Dekanat dan Mahalum FKM UI yang mendukung penuh kegiatan

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

2. Bantuan dari bidang lain untuk melengkapi perlengkapan pelaksanaan acara


3. Jaringan untuk pembicara dan narasumber yang sudah cukup memadai
Threat
1. Kendala teknis dari tempat/ruangan yang kurang memadai dan sulit dijangkau
2. Birokrasi yang teramat panjang sehingga kesulitan dalam konfirmasi pembicara
h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Secara umum, kegiatan dari seluruh bidang acara berjalan dengan baik dan lancar
tanpa ada kendala yang berarti.
Saran
1. Perlu adanya pembagian jobdesc yang lebih tegas dan spesifik serta monitoring
evaluasi yang rutin
2. Pemilihan SDM yang berkomitmen tinggi dalam ikut serta kepanitiaan sehingga
acara dapat berjalan dengan baik dan lancar.

i.

Ucapan Terima kasih


Ucapan terima kasih saya haturkan kepada Allah SWT yang dengan kehendakNya
lah acara ini dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tak lupa doa dan curahan kasih
untuk kedua orang tua saya yang senantiasa mendoakan untuk kesuksesan dan
keberkahan acara ini. Kemudian pihak dekanat dan mahalum FKM UI yang penuh
mendukung acara kegiatan ini serta seluruh panitia PSAF FKM UI 2014 yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikiran sehingga acara ini berjalan dengan sukses dan
penuh kesan. Semoga Allah Swt memberikan balasan yang terbaik kepada semuanya.
Aamiin. Sesungguhnya kesalahan dari saya, dan kebenaran hanyalah milik Allah Swt.
Salam,

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNG JAWAB SEMINAR KEILMUAN
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Desi Ermaleni Br Ginting Kesehatan Lingkungan 2013

a.

Pendahuluan
Himpunan Mahasiswa Pascasarjana FKM UI mengadakan Seminar keilmuan yang
merupakan salah satu bagian dari acara kegiatan Pengenalan Sistem Akademik Fakultas
(PSAF) Pascasarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Seminar
ini mengangkat isu-isu terkini terkait profesi ketenagaan kesehatan masyarakat dan
perannya dalam membangun kesehatan di Indonesia Melalui seminar keilmuan ini para
peserta diharapkan mampu memikirkan dan memperjuangkan profesi kesehatan
masyarakat sehingga kelak akan melahirkan tenaga kesehatan yang lebih profesional.

b.

Deskripsi Kegiatan
Seminar keilmuan merupakan salah satu bagian dari acara kegiatan Pengenalan
Sistem Akademik Fakultas (PSAF) Pascasarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia. Dimana seminar keilmuan dikemas dengan presentasi oleh tiga
orang narasumber yang berkompetensi dibidangnya yaitu dari IAKMI, DIKTI,
PPSDMK. Kemudian diakhiri dengan diskusi yang dipandu oleh seorang moderator.
Tema yang diangkat adalah Peningkatan Peran Dan Kapasitas Tenaga Kesehatan

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Masyarakat Melalui Pembentukan Profesi. Bidang seminar keilmuan memiliki satu


orang koordinator dan empat orang anggota.
c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan dari kegiatan seminar keilmuan PSAF Pascasarjana FKM UI 2014 ini adalah
sebagai berikut :
a. Mengetahui arah dan perkembangan terkini pendidikan profesi kesehatan
masyarakat
b. Mempersiapkan generasi yang berjiwa Miracle untuk menghadapi isu kesehatan
masyarakat dalam membangun kesehatan bangsa
c. Sarana penyambutan mahasiswa baru 2014 dan pengenalan sistem akademik
fakultas.

d.

Persiapan
Pada awal terbentuknya tim seminar keilmuan, saya melakukan rapat bidang dan
membuat pembagian jobdesc untuk setiap kegiatan. Selain itu persiapan yang dilakukan
yaitu menentukan jadwal rapat bidang rutin setiap minggu.

e.

Pelaksanaan
Kegiatan yang pertama kali tim seminar keilmuan lakukan adalah Open
Recruitment. Setelah semua anggota terkumpul maka bersama-sama membuat membuat
kerangka acuan kegiatan (TOR).
Setiap anggota diberikan tugas untuk menjadi LO (Liasion Organizer) pembicara
dan moderator. dimana setiap LO menjadi penengah komunikasi. Penengah disini
adalah karena LO menjembatani komunikasi antara panitia dengan pembicara dan
moderator. Baik dalam meminta kesediaan untuk ikut dalam rangkaian acara,
mengumpulkan materi dan CV.

f.

Indikator Keberhasilan
Terinformasikannya arah dan perkembangan pendidikan profesi kesmas
Terwujudunya generasi Miracle yang siap dalam menghadapi isu kesehatan
masyarakat dalam membangun kesehatan bangsa
Terlaksananya penyambutan mahasiswa baru pascasarjana FKM UI melalui
seminar keilmuan

g.

Evaluasi (SWOT)
Strength

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

1.
2.

Rangkaian acara seminar keilmuan berlangsung sangat baik.


Antusias peserta dalam bertanya dan diskusi dengan pembicara tidak hanya
berlangsung di dalam seminar namun saat di luar seminar.

Weakness
1. Staf tidak solid karena kepanitiaan bekerja saat libur semester dan lebaran
2.

sehingga banyak yang pulang ke kampung halaman


Rabid hanya berjalan diawal, selanjutnya komunikasi hanya dilakukan secara

3.
4.

kultural saja.
Beberapa pembicara datang terlambat.
Salah satu pembicara terlalu lama mempersentasikan materi. Sehingga waktu

5.

menjadi molor.
Salah satu pembicara pulang duluan.

Opportunity
1. Bantuan dari Koordinator acara
Threat
1. Beberapa pembicara terlambat memberi konfirmasi kepada panitia sehingga
terhambat dalam mengumpulkan materi, cv, dan nama pembicara.
h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan tim kestari secara umum berjalan dengan lancar
Saran
1. Tim seminar keilmuan seharusnya telah mempersiapkan TOR dan pembicara
sebelum tiba libur semester. Sehingga semua komunikasi dengan anggota dapat
berjalan lancar.
2. Pembagian job desc sebaiknya dilaksanakan lebih baik lagi agar semua tugas
seminar keilmuan dapat berjalan dengan lancar

i.

Ucapan Terima kasih


1. Koordinator acara PSAF FKM UI
2. Seluruh panitia PSAF FKM UI
3. HMP Pascasarjana FKM UI

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNG JAWAB SEMINAR KEROHANIAN
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Nurhalina Sari IKM Biostatistik 2013

a.

Pendahuluan
Puji syukur saya panjatkan atas anugerah dan kemudahan yang diberikan olehNya dalam kelancaran pelaksanaan seminar kerohanian. Tak lupa juga kesyukuran atas
kesediaan teman-teman tim seminar kerohanian yang turut membantu kelancaran
penyelenggaraan seminar kerohanian ini sejak kepanitiaan ini terbentuk.

b.

Deskripsi Kegiatan
Seminar kerohanian merupakan salah satu rangkaian acara di PSAF 2014. Kami
bertugas untuk memfasilitasi kebutuhan refreshing ruhani peserta dari kegiatan acara
inti PSAF. Seminar kerohanian ini didesain dengan nuansa semi-formal. Tim seminar
kerohanian terdiri atas 5 anggota dan 1 penanggung jawab.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan seminar kerohanian adalah untuk melengkapi rangkaian acara PSAF dan
sarana memfasilitasi sisi ruhani dari keragaman umat beragama pada mahasiswa
Pascasarjana FKM UI 2014.

d.

Persiapan
Pada awal terbentuknya tim seminar kerohanian, saya membuat grup media sosial
(Whatapps) untuk memudahkan koordinasi kegiatan kami. Persiapan lainnya yang
dilakukan yaitu menyosialisasikan tujuan PSAF Pascasarjana 2014, menyamakan
persepsi tentang tema seminar kerohanian yang akan diangkat, membuat TOR kegiatan,
menganalisis kebutuhan akan keuangan, membuat rundown acara, dan melakukan
pembagian kerja.

e.

Pelaksanaan
Kegiatan yang pertama kali tim seminar kerohanian adalah menghubungi
beberapa pembicara yang disesuaikan dengan plan A, B dan C yang telah kami sepakati
dalam rapat koordinasi. Kendala yang dihadapi adalah pembicara utama yang masuk
dalam plan A yang kami prioritaskan ternyata tidak dapat hadir dalam kegiatan ini
sehingga pembicara yang kami dapatkan belum maksimal sesuai dengan keinginan
kami. Fiksasi mengenai tanggal dan tempat pelaksanaan PSAF menjadi kendala lainnya
karena kami sudah menginformasikan detail acara seminar kerohanian kepada
pembicara sejak H-1 bulan. Seminar kerohanian ini terbagi menjadi 2 tim yaitu, tim
kerohanian Islam dan Kristen. Masing-masing tim memiliki penanggungjawab yang
akan bertugas penuh saat pelaksanaan kegiatan di hari-H.
Pelaksanaan seminar kerohanian berjalan cukup baik dan sesuai dengan rundown
acara yang telah kami buat. Meski demikian, kami alpa akan keberadaan mahasiswa
pascasarjana dari agama lain, yaitu Hindu (berjumlah 3 orang) dan Budha (berjumlah 3
orang). Kami memang hanya mempersiapkan seminar kerohanian untuk agama islam
dan kristen. Kealpaan ini juga disebabkan karena kami tidak memiliki contact person
yang dapat dihubungi untuk mengkoordinasikan 2 agama ini. Akhirnya kami
mengambil keputusan untuk meminta dua orang panitia PSAF lainnya untuk menemani
6 orang ini berjalan-jalan dan memperkenalkan seluk beluk FKM.

f.

Indikator Keberhasilan

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

g.

Acara berjalan sesuai dengan rundown


Pembicara yang diundang telah cukup memiliki kompetensi dan datang tepat waktu
Pelaksanaan teknis di hari-H tidak mengalami kendala
Persiapan dan konsep acara cukup memuaskan pembicara dan peserta PSAF

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Tim seminar kerohanian yang solid, detil, kritis, kreatif, dan antusias
2. Setiap jobdesc dilakukan dengan cekatan oleh masing-masing anggota
Weakness
1. Tidak pernah ada rapat bidang bertatap muka, semua dilakukan dengan media
whatapps, sehingga kami belum saling mengenal dengan baik
2. Masih ada beberapa anggota yang silent reader sehingga harus dimotivasi rasa
kritisnya
3. PJ-sentris, karena anggota tim seminar kerohanian cenderung mengikuti ide dari
sang penanggungjawab acara
Opportunity
1. Bantuan dari BPH dan anggota tim lain
2. PJ perlengkapan bekerja sangat baik sehingga memudahkan dalam mengurus
surat peminjaman ruangan dan fasilitas
3. PJ kestari bekerja sangat baik sehingga memudahkan dalam mengurus surat
undangan kepada pembicara dan distribusi proposal kegiatan PSAF terbaru
Threat
Tidak ada

h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan tim seminar kerohanian secara umum berjalan
dengan lancar dan sukses
Saran
3. Menyiapkan perwakilan kerohanian dari 4 agama yang diakui di Indonesia.
4. Paling tidak ada 1 kali rapat bidang yang bertatap muka agar lebih terbangun
chemistry antar anggota.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

i.

Ucapan Terima kasih


Big thanks and hugs to all my staffs. Ada Ka Dora, bertugas sebagai
penanggungjawab acara di hari-H seminar kerohanian kristen yang mampu memastikan
kelancaran acara di A201 beserta dengan pilihan timnya yang solid dan bersemangat.
Ada Ka Ester, turut membantu dalam hal mobilisasi peserta dan membantu Ka Dora
dalam hal teknis acara. Ada Sintha, penanggungjawab menghubungi pembicara yang
memastikan semua persiapannya dari awal hingga akhir bahkan harus bersedia menjadi
moderator di acara ini.
Ada Idrus, bertanggungjawab menghubungi pembicara kerohanian Islam
ditengah kesibukannya bekerja dan selalu siap sedia memberikan pertolongan. Ada Ka
Desri, penanggungjawab teknis acara kerohanian Islam di hari-H yang mempersiapkan
hal detil mengenai acara hingga terlaksana dengan baik.
Terima kasih juga kepada pendukung seminar kerohanian lainnya. Ada Zani dan
timnya, koordinator perlengkapan yang sudah kami sibukkan dengan permintaan
ruangan dan fasilitas acara lainnya. Ada Aliya, kestari yang siap sedia dimana saja dan
kapan saja. Ada Randy, designer sertifikat pembicara. Ada Uni Linda yang sudah
bersusah payah mendatangkan souvenir pembicara dari tanah Minang dan Ka Firli
yang mendistribusikannya hingga ke Depok. Ada Ka Epi, tambahan anggota di hari-H
yang membantu mengurus hal detil acara seminar kerohanian Kristen. Ada Loli dan
timnya, yang telah memastikan distribusi makanan pembicara dan peserta. Ada Ka
Wulan, bendahara yang sudah memberikan keluangan keuangan untuk acara ini.
Dan terima kasih atas bantuan dari berbagai pihak yang tidak dapat kami sebutkan
lagi satu per satu, yang turut menyukseskan terselenggaranya seminar kerohanian.
Hanya Allah, tempat kami memohonkan balasan terbaik-Nya atas semua jerih payah
dan keikhlasan bantuan dari teman-teman. Semua bekerja dengan hati (Ka Dora, red).
Senang bekerjasama dengan kalian. Tetap bersemangat!!!

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNG JAWAB PERLENGKAPAN

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014


Zani Suhananto Kesehatan Lingkungan 2013

a. Pendahuluan
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas limpahan
rahmat-Nya kegiatan Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) Pascasarjana FKM
UI tahun 2014 ini telah terlaksanana dengan baik. Pengenalan Sistem Akademik Fakultas
(PSAF) Pascasarjana yang mengusung judul Building Miracle Generation, Building
Health of Nations ini merupakan salah satu acara awal tahunan yang dilaksanakan oleh
pihak FKM UI yang bertujuan untuk menyambut dan memperkenalkan mahasiswa baru
dengan lingkungan akademis kampus.
Acara Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) Pascasarjana FKM UI ini
dapat terlaksana dengan baik berkat kerja keras dan totalitas semua panitia pada acara ini.
Kami dari bidang perlengkapan mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia atas
kerja samanya dalam mempersiapkan acara ini hingga berakhirnya acara. Dengan ini saya
laporkan hasil kegiatan bidang perlengkapan dalam rangkaian acara PSAF ini dalam
bentuk laporan pertanggungjawaban.
b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang perlengkapan merupakan bidang penopang kegiatan yang turut berperan
penting dalam keberlangsungan acara PSAF Pascasarjana ini. Segala peralatan dan
perlengkapan meliputi sound system, meja, kursi, dll, dipersiapkan oleh bidang
perlengkapan.

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan perlengkapan adalah untuk menyediakan
segala fasilitas fisik yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan PSAF
Pascasarjana FKM UI 2014.

d.

Persiapan
Persiapan kegiatan Bidang Perlengkapan kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI yaitu:
1. Membuat time line dan rancangan anggaran perlengkapan.
2. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan saat acara berlangsung

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

3. Mencari perlengkapan yang sekiranya dibutuhkan saat acara


4. Mengurusi peminjaman tempat dan fasilitas lainnya.
e.

Pelaksanaan
Kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI 2014 ini dilaksanakan selama 2 hari
dimulai dari hari Rabu Kamis (27 28 Agustus 2014). Menjelang hari pelaksanaan
kami dari bidang perlengkapan dibantu oleh beberapa panitia bidang lain melakukan
mobilisasi segala perlengkapan yang dibutuhkan dan mendisain ruangan sesuai dengan
yang diharapkan. Melesetnya perkiraan jumlah peserta yang hadir menyebabkan sedikit
kendala dalam penyediaan tempat duduk. Beberapa peserta yang datang belakangan
terpaksa harus menunggu sejenak karena panitia harus meminjam kursi tambahan untuk
peserta.
Hari berikutnya kami mempersiapkan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan
untuk game pada sesi outbond . Alhamdulillah semuanya dapat tercukupi hingga
seluruh rangkaian kegiatan PSAF ini terlaksana. Setelah melakukan evaluasi akhir
kegiatan, bidang perlengkapan dibantu oleh panitia bidang lain mengembalikan segala
perlengkapan yang dipinjam ke tempat semula sesuai dengan arahan dari pihak
Perlengkapan FKM UI.

f.

Indikator Keberhasilan
Semua perlengkapan sudah tersedia H-1 acara
Tempat dan fasilitasnya tidak bermasalah
Tidak adanya keluhan peserta terkait perlengkapan

g.

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Pelaksanaan tugas dengan baik dari mulai persiapan hingga berakhirnya
2.

kegiatan
Pernah mempunyai pengalaman di bidang perlengkapan juga sehingga mampu
mengatasi masalah yang ada

Weakness
1. Kapasitas ruangan yang didapatkan kurang luas
2. Sedikitnya jumlah anggota bidang perlengkapan sehingga ada beberapa panitia
3.

lain yang harus terlibat dalam urusan perlengkapan


Kurang memprediksi adanya kelebihan jumlah peserta yang melampaui

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

kapasitas ruangan
Opportunity
1. Bantuan dari panitia bidang lain
2. Anggaran yang tersedia, sehingga memudahkan untuk membeli atau menyewa
perlengkapan yang diperlukan.
Threat
1. Banyaknya kegiatan lain yang dilaksanakan pada tanggal itu di FKM UI,
sehingga ada beberapa perlengkapan yang tidak bisa dipinjam dari FKM UI
2.

karena dipakai untuk acara lain.


Akses ke ruangan yang sedikit susah menyebabkan perlu tenaga lebih untuk
mobilisasi perlengkapan yang dibutuhkan.

h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan berjalan dengan lancar
Saran
1. Bidang perlengkapan merupakan bidang yang memerlukan tenaga ekstra
sehingga kedepannya diharapkan bidang perlengkapan memiliki jumlah anggota
yang banyak.
2. Harus ada koordinasi yang baik antara bidang perlengkapan dan bidang acara,
sehingga segala perlengkapan yang dibutuhkan bisa disediakan jauh-jauh hari
sebelum berlangsungnya acara.

i.

Ucapan Terima kasih


Demikian laporan pertanggungjawaban bidang perlengkapan dalam kegiatan
PSAF Pascasarjana FKM UI, kami ucapkan terima kasih atas dukngan dan partisipasi
dari semua pihak yang berperan serta dalam keberlangsungan kegiatan ini. Kami dari
bidang perlengkapan mohon maaf yang setulus-tulusnya atas segala kekurangan dari
fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh bidang perlengkapan. Semoga acara ini bisa
menjadi tambahan pengalaman kita dalam sebuah kepanitiaan dan semoga bisa
memberikan manfaat yang lebih besar lagi bagi masyarakat di sekitar kita dan bagi
mahasiswa baru pascasarjana FKM UI pada khususnya.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNG JAWAB KONSUMSI
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Loli Adriani Biostatistik 2013

a.

Pendahuluan
Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya saya
dapat bergabung dalam keluarga besar PSAF Pascasarjana FKM UI 2014. Shalawat
serta salam tidak lupa saya kirimkan pada junjungan kita Nabi Mhammad SAW beserta
istri, keluarga dan sahabat hingga akhir zaman.
Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) merupakan salah satu kegiatan
dari Himpunan Mahasiswa Pascasarjana FKM UI yang dilaksanakan bekerja sama
dengan dekanat FKM UI. Kegiatan PSAF dilakukan untuk menyambut dan
memperkenalkan mahasiswa baru dengan lingkungan barunya. PSAF Pascasarjana
FKM UI 2014 merupakan kegiatan pengenalan bagi mahasiswa baru terhadap
lingkungan kesehatan masyarakat dalam berbagai sisi yang akan membangun kesadaran
terhadap diri sebagai ciptaan Tuhan YME, peran dan tanggung jawab sebagai tenaga
kesehatan professional kedepan nantinya untuk mewujudkan kesehatan bangsa. Pada
tahun ini kegiatan PSAF dilaksanakan dibawah pimpinan Oka Lesmana, SKM., yang
bertemakan Building Miracle Generation, Building Health of Nation. Kegiatan
PSAF FKM UI terdiri dari beberapa materi antara lain Pengenalan Sistem Akademik
Fakultas, Seminar Mahasiswa Berkarakter, Seminar Keilmuan, Sesi Kerohanian,

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Pengenalan Lingkungan Kampus dan Pengenalan Kultur Perkuliahan masing-masing


Peminatan, Pengenalan HMP, dan Outbond.
b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang konsumsi merupakan bidang yang memiliki peranan penting dalam
kegiatan PSAF. Bidang konsumsi bertanggungjawab atas tersedianya snack, makan
siang, dan minuman, baik untuk panitia, peserta, maupun pembicara, mulai dari
kegiatan gladi resik hingga penutupan kegiatan PSAF Pascasarjana FKM UI 2014.
Bidang Konsumsi ini merupakan satu tim yang terdiri dari satu orang penanggung
jawab dan tiga orang rekan kerja.

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan bidang konsumsi adalah untuk
menyediakan konsumsi (snack, makan siang, dan minuman) pada kegiatan PSAF
Pascasarjana FKM UI 2014, sehingga peserta, panitia, dan pembicara dapat
menjalankan kegiatan PSAF ini dengan lancar dan lebih maksimal.

d.

Persiapan
Pada awal terbentuknya tim konsumsi, saya melakukan rapat bidang dan
membuat pembagian jobdesc. Selain itu persiapan yang dilakukan yaitu melakukan
beberapa kali rapat bidang, melakukan survei tempat-tempat makan, dan memilih
menu-menu apa saja yang akan disajikan pada saat kegiatan PSAF Pascasarjana
FKMUI 2014 berlangsung.

e.

Pelaksanaan
Kegiatan yang dilakukan tim konsumsi yaitu melakukan survei dibeberapa tempat
makan, kemudian menimbang rasa dan harga yang sesuai dengan anggaran. Kemudian
melakukan pemesanan untuk hari pelaksanaan PSAF Pascasarjana FKM UI 2104.
Pada pemilihan tempat pemesanan makan siang, kami mengalami kendala terkait
dana yang dianggarkan. Dengan jumlah anggaran yang disediakan, sulit untuk
mendapat makanan yang cocok untuk disajikan pada saat kegiatan PSAF. Dengan
keterbatasan dana yang ada, pada akhirnya tim konsumsi memilih memesan makan
siang di sebuah katering yang mungkin belum terlalu ternama. Akan tetapi mungkin
karena katering yang digunakan belum terlalu profesional, ada beberapa kesalahan
terkait makan siang, antara lain jumlahnya yang tidak sesuai pesanan dan beberapa lauk

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

pun rusak tidak dapat dimakan. Dengan adanya kesalahan tersebut, beberapa panitia
terpaksa makan belakangan dan mendahulukan peserta untuk mendapatkan makanan
yang baik.
Kendala lain terkait konsumsi yaitu sulitnya distribusi konsumsi. Hal ini
dikarenakan ruangan kegiatan PSAF diadakan berada pada lantai 3, tanpa lift, dan agak
jauh dari parkiran. Namun hal ini dapat teratasi dengan bantuan teman-teman panitia
PSAF lainnya.
Selain bertanggungjawab atas konsumsi, tim konsumsi juga bertanggung jawab
dalam membuat laporan pertanggungjawaban setelah pelaksanaan kegiatan, guna
membantu tim kesekretariatan dalam mengumpulkan LPJ tepat waktu.
f.

Indikator Keberhasilan
Tersedianya konsumsi (snack, makan siang, dan minuman) untuk peserta,
pembicara, dan panitia.
Distribusi konsumsi dilakukan tepat waktu.
Peserta, panitia, maupun pembicara puas dengan konsumsi yang diberikan.

g.

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Tim konsumsi cukup solid.
2. Memiliki staf yang rajin dan peka dengan cita rasa makanan.
3. Memiliki staf yang memberikan ide serta alternatif terkait konsumsi dengan
keterbatasan dana yang ada.
Weakness
1. Pembagian job desc kurang berjalan dengan baik
2. Rabid dilakukan hanya bersifat kultural, dan berhubung persiapan PSAF
dilakukan pada masa liburan perkuliahan, rapat lebih sering dilakukan melalui
telepon dari pada tatap muka.
3. Anggaran dana konsumsi yang minim menyulitkan tim konsumsi untuk
menyediakan makanan yang lebih baik
Opportunity
Disaat tim konsumsi kesulitan dalam distribusi makanan dari tempat parkir ke
ruangan, panitia lain bersedia membantu pendistribusiannya.
Threat
Ketidakprofesionalan katering dalam memberikan pelayanan makan siang,
sehingga terdapat beberapa kesalahan.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan tim konsumsi secara umum berjalan dengan
lancar, meskipun terdapat beberapa kekurangan.
Saran
1. Tim konsumsi sebaiknya memilih tempat makan/katering yang lebiih
profesional, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
2. Pelaksanaan kegiatan sebaiknya dilakukan di ruangan yang mudah diakses dan
tidak sulit dalam mendistribusikan makanan ataupun perlengkapan lainnya.

i.

Ucapan Terima kasih


Saya berterimakasih kepada seluruh panitia PSAF yang bersedia memberikan
saran terkait konsumsi dan juga membantu dalam pendistribusian makanan. Ucapan
terimakasih spesial juga saya ucapkan untuk seluruh tim konsumsi PSAF Pascasarjana
FKM UI 2014 yang telah bersedia meluangkan waktu, bekerjasama, dan bersusah
payah mulai dari persiapan kegiatan, hingga kegiatan PSAF ini selesai dilaksanakan.
Terimakasih juga kepada dekanat FKM UI yang telah menunjang kegiatan ini, baik
berupa dana maupun fasilitas yang diberikan, sehingga kegiatan ini dapat berjalan
dengan lancar.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BIDANG DANA DAN USAHA SERTA SPONSORSHIP
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Epi Ria Kristina Sinaga Kesehatan Lingkungan 2013

a.

Pendahuluan
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih
karunia dan anugerahnya, kami dapat bergabung dan melaksanakan tugas kami sebagai
bidang dana dan usaha serta sponsorsip dalam kepanitiaan Pengenalan Sistem

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Akademik Fakultas (PSAF) Pascasarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas


Indonesia (FKM UI) Tahun 2014 yang dilaksanakan pada 27-28 Agustus 2014
bertempat dilingkungan FKM dan Rumpun Ilmu Kesehatan (RIK). Adapun tema yang
diangkat dalam kegiatan ini antara lain Building Miracle GenerationBuilding Health
of Nation.
Hal-hal yang akan disampaikan dalam kegiatan PSAF FKM UI 2014 ini,
merupakan hal-hal mendasar yang penting diketahui dan perlu diikuti oleh mahasiswa
baru. Dengan kata lain rangkaian acara yang terangkum dalam PSAF FKM UI ini
merupakan wadah yang sangat baik (paling tepat) bagi mahasiswa baru untuk bertanya,
sharing, saling mengenal-mengakrabkan diri-berbaur (baik antara teman seangkatan
maupun sejurusan, lingkungan kampus, keluarga besar civitas FKM UI, sistem
akademik, dsb) dan perlu dijaga kesinambungan berlangsungnya kegiatan yang serupa.
b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang dana dan usaha serta sponsorsip terdiri dari satu orang penanggung jawab,
dan empat orang anggota. Nidang ini merupakan bidang yang turut serta mendukung
kelancaran dan keberlangsungan kegiatan (mengingat dalam suatu kegiatan, akan selalu
memerlukan dana agar kegiatan dapat terlaksana). Dalam kegiatan ini, bidang dana dan
usaha serta sponsorsip difokuskan untuk mendapatkan dana serta sponsor untuk
kegiatan tambahan yang panitia rencanakan, seperti bazaar kesehatan, pengadaan baju
panitia, makan-makan untuk pembubaran panitia, dsb (mengingat kebutuhan dasar
kegiatan PSAF FKM UI 2014 sudah di backup penuh oleh pihak fakultas).

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan bidang dana dan usaha serta sponsorsip
adalah menunjang ketersediaan dana dan mencari sponsor yang berkenan mensukseskan
demi kelancaran kegiatan PSAF FKM UI 2014.

d.

Persiapan
Hal-hal yang kami siapkan dalam hal mengumpulkan/mencari dana dan sponsor
adalah menyusun strategi dan memetakan sponsor, kegiatan apa saja yang dapat
(mungkin) dilakukan sebagai usaha guna mengumpulkan dana serta waktu yang dapat
dipakai sebagai usaha (mengingat waktu sejak dibentuknya panitia sie. dana dan usaha
serta sponsorsip sampai dengan waktu rencana kegiatan PSAF FKM UI 2014 sangat-

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

sangat rentan, karena bertepatan dengan ujian akhir semester, libur panjang lebaran dan
libur semester, serta terkait status bekerja dalam suatu instansi).
Sharing terkait semua kegiatan, kebutuhan, dan lain sebagainya kami lakukan
dalam group dana dan usaha serta sponsorsip yang kami bentuk dalam media sosial
whatsup. Semua kegiatan kami laporkan disitu, segala kebutuhan kami sharingkan
disitu, dan pembagian tugas kami lakukan bersama-sama.
e.

Pelaksanaan
Dalam kegiatan dana dan usaha, kami dibantu oleh berbagai bidang (berlangsung
pada registrasi mahasiswa gelombang pertama tahun 2014 berupa penjualan air mineral
dan pada hari H kegiatan berupa foto booth). Sponsorsip dilakukan oleh bidang dana
dan usaha serta sponsorsip H-1 minggu sebelum acara berupa kaos berkerah dan tidak
berkerah berwarna putih.

f.

g.

Indikator Keberhasilan
Terkumpulnya dana guna meminimalkan pengeluaran panitia karena kegiatan
Tersedianya baju panitia yang seadanya dan dapat dipakai pada hari H kegiatan
Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Bidang dana dan usaha serta sponsorsip sangat kompak, tertib, bekerja sama,
berpengalaman, berinisiatif tinggi, menyenangkan dan menciptakan suasana
2.

yang riang/rame.
Bidang dana dan usaha serta sponsorsip tidak memilih-milih pekerjaan; sangat
berpartisipasi (bersedia merangkap ke bidang mana saja, sehingga sangat-

3.

sangat membantu).
Sangat sering hadir dalam rapat, sehingga sangat mengetahui kondisi ter-

4.

update dalam rangka persiapan kegiatan.


Di hari H kegiatan (27-28 Agustus 2014), penanggung jawab bidang dan

5.

anggota lengkap selalu hadir dan datang on bidange.


Penanggung jawab dan anggota bidang akrab dengan sesama panitia dan
peserta PSAF FKM UI 2014.

Weakness
Rapat bidang hanya berlangsung via media sosial
Opportunity
Bantuan dari tim lainnya

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

Threat
Aktif berkomunikasi

h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan bidang dana dan usaha serta sponsorsip secara
umum berjalan dengan lancar, meskipun kami merasa seharusnya bisa lebih
maksimal.
Saran
Komunikasi yang baik akan memperlancar segala persiapan (cc. pak PO yang kalau
di whatsup nggak pernah balas.atau nggak di whatsup-nya kapan, dibalasnya
kapan dan itu harus via yang lain dulu di whatsup-nya baru dibalas), hehe

i.

Ucapan Terima kasih


Terima kasih untuk seluruh panitia yang sudah membantu bidang kami, dan
memberi hati untuk melayani di kepanitiaan PSAF FKM UI 2014 ini. Sukses dan
jayalah kita sekalian.GBus

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNGJAWAB MEDIS
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Nova Muhani Biostatistik 2013

a.

Pendahuluan
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya saya dapat
bergabung dalam Kegiatan Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) 2014
Shalawat serta salam tidak lupa saya curahkan pada junjungan kita Nabi Mhammad
SAW. Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) 2014 dilakukan untuk
menyambut dan memperkenalkan mahasiswa baru dengan lingkungan barunya.
PSAF PASCA Sarjana FKM UI 2014 merupakan kegiatan pengenalan bagi
mahasiswa baru terhadap lingkungan kesehatan masyarakat dalam berbagai sisi yang
akan membangun kesadaran terhadap diri sebagai ciptaan Tuhan YME, peran dan
tanggung jawab sebagai tenaga kesehatan professional kedepan nantinya untuk
mewujudkan kesehatan bangsa. Oleh karena itu, kegiatan ini perlu diselenggarakan
sebagai salah satu sarana terbaik untuk awalan dalam mewujudkan generasi yang
miracle, generasi yang siap membangun kesehatan bangsa.

b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang medis merupakan peranan penunjang dalam pelaksaan pengenalan system
akademik. Dimana tim ini sangat membantu peserta dan panitia dalam berjalannya
kegiatan pengenalan system akademik fakultas (PSAF). Dengan padatnya kegiatan ini
sehingga banyak panitia dan peserta yang mengalami keluhan fisik dan penurunan
kesehatan diamana tim medis sangat membantu memberikan pelayanan. Tim medis ini
merupakan satu tim yang terdiri dari satu orang penanggung jawab dan dua orang rekan
kerja
Dengan obat-obatan yang disediakan dan peralatan yang dipersiapkan tim
medis berusaha memberikan pelayan kepada panitia dan peserta untuk mendukung
berjalannya acara dengan baik.

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan tim medis adalah untuk menunjang

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

kegiatan pengenalan system akademik fakultas (PSAF) FKM UI 2014 yang


berhubungan dengan kesehatan peserta dan panitia, sehingga PSAF dapat berjalan
dengan lancar.
d.

Persiapan
Pada awal terbentuknya Tim Medis, Persiapan yang dilakukan tim adalah
memersiapkan obat-obatan dan alat-alat selama acara berlangsung.

e.

Pelaksanaan
Kegiatan yang pertama kali tim medis lakukan setelah Open Recruitment selesai,
kemudian mengikuti rapat yang dijadwalkan oleh PO mengenai persiapan yang
dilakukan untuk terciptanya kegiatan PSAF. persiapan yang dilakukan kami dari tim
medis mengajukan berbagai macam obat-obatan, tetapi pihak mahalum sudah
mempersiapkanya. Kemudian kami berusaha menggunakan obat-obatan seadaanya.
Pada hari pertama kegiatan PSAF kami merasa kewalahan dengan peserta yang
megalami banyak keluhan fisik hal ini bisa terjadi karna berbagai kondisi yang terjadi
salah satunya adalah kapasitas ruangan yang terlalu kecil. sehingga 3-4 orang diantara
peserta mengalami kekuranan oksigen, pada saat itupun tabung oksigen kami langsung
habis. kemudian ada sebagian peserta yang mengalami keluhan tetapi obat yang
disediakan kami tidak ada. Untuk persiapan hari kedua kami lebih mengantisipasi agar
dikejadian hari pertama tidak terulangi dan akhirnya kami mengajukan penambahan
obat-obatan kepada Project Officer dan bendahara dan mereka meyetujuinya dan kami
berusaha membawa alat-alat yang sangat diperlukan sperti spigmomanometer, heacting
set, handscoond, dan thermometer.
Pada hari kedua kegiatan PSAF Alhamdulillah kami tim medis dapat melayani
peserta dan panitia dengan baik dan acarapun berjalan dengan lancar.

f.

Indikator Keberhasilan
Obat-obatan yang disediakan cukup membantu peserta dan panitia sehingga
mendukung untuk kegiatan PSAF dengan baik.
Kegiatan berjalan dengan lancar peserta PSAF tidak terjadi hal yang sampai dengan
emergency.
Penambahan alat-alat dan obat-obatan medis sangat membantu dalam penanganan
keluhan fisik yang diraskan peserta.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

g.

Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Tim medis bekerja dengan baik
2. Anggota yang mempunyai pengalaman medis yang cukup baik sehingga
memudahkan dalam bekerja.
3. Anggota yang sangat kompak.
Weakness
1. Anggota tim yang sangat terbatas yang hanya berjumlah 3 orang
2. Obat-obatan yang disediakan sangat terbatas sehingga banyak peserta yang tidak
dapat dilayani
3. Persiapan alat yang kurang pada hari pertama sehingga peserta tidak
mendapatkan pelayanan.
Opportunity
1. Bantuan peminjaman alat-alat didalam anggota tim
2. Panitia dari Tim lain yang dapat membantu dalam penataan tempat yang tepat
untuk tim medis
3. Project Officer PSAF FKM UI 2014 sangat membantu dalam persiapan
sehingga tim medis dapat berjalan dengan baik.
Threat
1. Obat-obatan yang disediakan sangat terbatas sehingga kesulitan tim untuk
melayani peserta
2. Tidak tersedianya alat-alat sehingga tim harus membawa alat pribadi.

h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan tim medis secara umum berjalan dengan lancar
Saran
1. Untuk kedepanya Tim medis untuk lebih mempersiapkan alat-alat yang tidak
disediakan oleh mahalum sehingga dapat mengantisipasi peserta yang
membutuhkan pelayanan khusus.
2. Permintaan obat-obatan agar lebih lengkap agar kegiatan lebih berjalan dengan
baik.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENANGGUNG JAWAB HUMAS PUBLIKASI DOKUMENTASI
PSAF PASCASARJANA FKM UI TAHUN 2014
Kadar Ramadhan Biostatistika 2013

a.

Pendahuluan
Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya saya
dapat bergabung dalam keluarga besar PSAF Pascasarjana FKM UI 2014. Shalawat
serta salam tidak lupa saya kirimkan pada junjungan kita Nabi Mhammad SAW beserta
istri, keluarga dan sahabat hingga akhir zaman.
Pengenalan Sistem Akademik Fakultas (PSAF) merupakan salah satu kegiatan
dari Himpunan Mahasiswa Pascasarjana FKM UI yang dilaksanakan bekerja sama
dengan dekanat FKM UI. Kegiatan PSAF dilakukan untuk menyambut dan
memperkenalkan mahasiswa baru dengan lingkungan barunya. PSAF Pascasarjana
FKM UI 2014 merupakan kegiatan pengenalan bagi mahasiswa baru terhadap
lingkungan kesehatan masyarakat dalam berbagai sisi yang akan membangun kesadaran
terhadap diri sebagai ciptaan Tuhan YME, peran dan tanggung jawab sebagai tenaga
kesehatan professional kedepan nantinya untuk mewujudkan kesehatan bangsa. Pada
tahun ini kegiatan PSAF dilaksanakan dibawah pimpinan Oka Lesmana, SKM., yang
bertemakan Building Miracle Generation, Building Health of Nation. Kegiatan PSAF
FKM UI terdiri dari beberapa materi antara lain Pengenalan Sistem Akademik Fakultas,
Seminar Mahasiswa Berkarakter, Seminar Keilmuan, Sesi Kerohanian, Pengenalan
Lingkungan Kampus dan Pengenalan Kultur Perkuliahan masing-masing Peminatan,
Pengenalan HMP, dan Outbond.

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

b.

Deskripsi Kegiatan
Bidang humas, publikasi dan dokumentasi merupakan bidang yang memiliki
peranan penting dalam kegiatan PSAF. Bidang ini bertanggungjawab atas penyampaian
informasi kepada mahasiswa baru tentang pelaksaaan PSAF, Mempublikasikan acara
yang akan dilaksanakan. Bidang Humas, Publikasi dan Dokumentasi ini merupakan
satu tim yang terdiri dari satu orang penanggung jawabdan lima orang rekankerja.

c.

Tujuan Kegiatan
Tujuan semua kegiatan yang dilakukan bidang humas, pubikasi dan dokumentasi
adalah
Menyampaikan informasi kepada mahasiswa baru tentang pelaksanaan PSAF
Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan dengan berbagai cara-cara yang

d.

memungkinkan.
Menyiapkan alat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan
Mendokumentasikan setiap peristiwa yang dianggap perlu
Memberikan hasil dokumentasi kepada pihak yang membutuhkan

Persiapan
Pada awal terbentuknya kepanitiaan, tim bidang humas, pubikasi dan dokumentasi
melakukan rapat bidang dan membuat pembagian jobdesc. Selain itu persiapan yang
dilakukan yaitu menyiapkan alat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan.

e.

Pelaksanaan
Hal pertama yang seksi humas, pubikasi dan dokumentasi adalah membagi tugas
anggota dalam hal penyampaian informasi terkait pelaksanaan PSAF. Ada yang melalui
email, media sosial, SMS bahkan kadang melalui telepon.
Pada saat hari pelaksaan kegiatan, tanggal 27 dan 28 agustus 2014, tim dibagi di
beberapa spot untuk mendokumentasikan seluruh rangkaian kegiatan PSAF, ada yang
bertugas mendokumentasikan kegiatan yang dilakukan di dalam ruangan, ada juga yang
bertugas di luar ruangan. Selain itu ada anggota yang bertugas menjadi operator.

f.

g.

Indikator Keberhasilan
Tersampaikannya semua informasi terkait pelaksaan PSAF kepada mahasiswa baru
Kehadiran peserta lebih dari 85% (target 75%)
Semua rangkaian kegiatan didokumentasikan
Evaluasi (SWOT)
Strength
1. Tim humas, publikasi dan dokumentasi cukup solid.
2. Memiliki staf yang rajin dan berkomitmen untuk mensukseskan kegiatan ini

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

3. Memiliki staf yang berjiwa sukarela terlihat dari penyebarluasan informasi yang
dilakukan melalui sms, media sosial, dapat dilakukan dengan maksimal
meskipun tanpa didukung dana komunikasi.
4. Memiliki staf yang berbakat dalam fotografi sehingga saat diberikan tugas
dadakan dari Penanggung Jawab Dana dan Usaha untuk menjadi fotografer di
photo booth dapat dijalankan dengan baik
Weakness
1. Pembagian jobdesc kurang berjalan dengan baik karena 2 (dua) anggota
berhalangan hadir dengan alasan tidak bisa meninggalkan kerjaan kantor
2. Berhubung persiapan PSAF dilakukan pada masa liburan perkuliahan, rapat
lebih sering dilakukan melalui telepon atau sms dari pada tatap muka.
3. Tidak ada staf dari Humas yang cakap dalam menggunakan website sehingga
hingga hari pelaksanaan kegiatan PSAF, informasi tidak dapat disebarluaskan
melalui website.
4. Kondisi ruangan yang sempit dan tata dalam ruangan yang kurang baik
menyebabkan pengambilan gambar selama kegiatan tidak maksimal.
Opportunity
1. Peralatan dokumentasi yang mendukung dari panitia lain.
2. Panitia PSAF yang solid, sehingga membantu dalam segala persiapan kebutuhan
terkait Humas.
Threat
1. Banyak email peserta yang tidak aktif
2. Banyak peserta yang memasukan telpon rumah saat mendaftar.
3. Keikutsertaan Mahasiswa Baru Pascasarjana FKM UI dalam kegiatan PSAF
tahun 2014 lebih dari ekspektasi panitia, sehingga atribut (name tag dan pin)
yang disiapkan tidak mencukupi.
h.

Kesimpulan dan Saran


Kesimpulan
Seluruh kegiatan yang dilakukan tim humas, pubikasi dan dokumentasi secara
umum berjalan dengan lancar, meskipun terdapat beberapa kekurangan.
Saran

PENGENALAN SISTEM AKADEMIK PASCASARJANA


FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA
Unit Mahalum Gedung A, Lt.1 Kampus UI Depok 16424
Telp/Fax: (021) 7864949, Email: hmpfkmui.official@hotmail.com

1. Email peserta haruslah yang aktif dan sering diakses


2. Nomor telepon peserta jangan pakai telepon rumah
i.

UcapanTerima kasih
Saya berterimakasih kepada seluruh panitia PSAF yang bersedia memberikan
saran terkait humas, pubikasi dan dokumentasi. Ucapan terimakasih spesial juga saya
ucapkan untuk seluruh tim humas, pubikasi dan dokumentasi PSAF Pascasarjana FKM
UI 2014 yang telah bersedia meluangkan waktu, bekerjasama, dan bersusah payah
mulai dari persiapan kegiatan, hingga kegiatan PSAF ini selesai dilaksanakan.
Terimakasih juga kepada dekanat FKM UI yang telah menunjang kegiatan ini, baik
berupa dana maupun fasilitas yang diberikan, sehingga kegiatan ini dapat berjalan
dengan lancar.

Anda mungkin juga menyukai