UNIT PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEJABAT PELAJARAN DAERAH SIBU

TATACARA PENGURUSAN MAJLIS
1.

Persediaan sebelum majlis

a.
Mesyuarat jawatankuasa
b.
Lantikan pegawai yang bertanggungjawab
c.
Tempahan tempat (termasuk lawatan tinjauan tempat)
d.
Menyediakan senarai keperluan dan anggaran kos
e.
Surat jemputan tetamu kehormat
f.
Perutusan (jika berkaitan) dan gambar untuk buku program
g.
Surat/kad jemputan tetamu lain
h.
Pesanan Kerajaan dan tempatan untuk keperluan (perkhidmatan,
sewaan, perolehan dsb). Sediakan senarai semak dan pantau.
i.
Penyediaan teks ucapan tetamu kehormat
j.
Surat permohonan untuk pelbagai keperluan ( eg. Keselamatan,
kecemasan, kawalan, perlatan/perabot, hiasan dsb).
k.
Raptai
l.
Pengangkutan
m. Penyediaan tempat serta kelengkapan
n.
pengesahan kehadiran (perlu dapatkan bukannya tunggu jawapan )

2.

Program Pentadbiran
Perlu disediakan oleh urusetia untuk diedar lebih awal supaya setiap yang
terlibat mengetahui urutan serta tanggungjawab/tindakan masing-masing
(dengan jelas dan terperinci ) memudahkan pengesahan dan tindaksusul
sertamerta.

3.

Senarai semak
1.
Pengesahan masa ketibaan tetamu kehormat
2.
Pengesahan kehadiran (terkini ) jemputan utama ( untuk duduk
bersama tetamu kehormat )
3.
Senarai kehadiran sebenar penerima hadiah/ sijil dsb
4.
Tempat duduk tetamu kehormat ( dan yang bersamanya dan berlabel)
5.
Kerusi tetamu lain (berlabel sepertimana di baris tetamu kehormat)
6.
meja kecil tetamu kehormat (berlapit dan bunga meja )
7.
rostum
8.
Sistem siar raya (PA system )
9.
microphone di rostum (pastikan berfungsi dan jelas )
10. pemimpin doa
11. Pengacara Majlis (MC) dua orang
12. Skrip MC ( perlu semak dan teliti ketepatan )
13. Salutation list ( gelaran, nama, jawatan dan urutan betul ) , letakan
salinan terkini di rostum.

14. Buku program/ brosur aturcara (naskah khas untuk tetamu kehormat )
untuk agih/edaran kepada semua jemputan

15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
4.

Cenderamata tetamu kehormat

Tray berserta lapit (bilangan mencukupi )
Backdrop (pastikan tiada kesilapan)
Lagu kebesaran negeri dan negaraku (sudah dicuba, tersedia dan ada
backup)
Tempat jamuan
Makanan dan minuman untuk jamuan
Air mineral dan gelas untuk meja kecil tetamu kehormat
Tempat hidangan
Penyambut tetamu/jemputan
Hiasan pentas (bunga, kain dsb mengikut kesesuaian )
Persediaan/ backup ; bekalan elektrik terputus, cuaca buruk dan
keadaan krisis
Permaidani merah (jika libatkan DYMM Agong, TYT, Raja/Sultan, YAB
Ketua Menteri, YAB Perdana Menteri )
Pencahayaan dan aircond
Tandas VIP
Laluan VVIP
Kumpulan persembahan (jika berkaitan/perlu )
Kawalan keselamatan, lalulintas
pertolongan cemas
bahan / cara untuk simbolik pelancaran/perasmian (pastikan
beroperasi/berfungsi dengan baik dan sesuai )
Meja hadiah
Hadiah/sijil mencukupi, betul dan susunan betul mengikut urutan
senarai MC
Pembawa hadiah
Pegawai dan pembantu pengurus penerima hadiah ( susunan,
pergerakan, tempat duduk ) serta peserta/penonton
Dokumentasi ( gambar dan rakaman )

Tertib dan adab semasa Majlis

1.
Pakaian kemas dan sesuai
2.
Senyap
3.
Utakakan kebersihan
4.
Pergerakan hanya jika mustahak dan mesti terkawal
5.
Berikan tumpuan
6.
Raikan kejayaan / kemenangan dengan cara tertib dan sopan
7.
Jangan berjalan di hadapan tempat duduk tetamu kehormat
8.
Penerima hadiah/sijil/dsb
i. bergerak segera, teratur dan pantas (dengan tertib)
ii. ikut giliran naik ke pentas/astaka
iii. Piala Pusingan/Rebutan atau Piala Juara keseluruhan perlu
diterima sendiri oleh Pengurus Pasukan (atau pegawai lain
yang diamanahkan)
iv. tunjukkan hormat kepada tetamu kehormat
v. ucapkan kasih kepada tetamu penyampai semasa
menyambut/menerima hadiah/sijil dsb

vi.
vii.
viii.
ix.

jangan membelakangi tetamu kehormat

jangan tunggu atas pentas/astaka (elakkan kesesakan)
tidak perlu tunggu (pose) untuk mengambil gambar
jika sijil salah terima jangan tunggu untuk sijil yang betul,
terima sahaja apa yang diserahkan dan terus beredar ke
tempat duduk sendiri (sijil boleh ditukar selepas majlis)
x. menjulang tropi ketika di atas pentas tidak dibenarkan

9.
jangan tinggalkan majlis sebelum acara tamat sepenuhnya
10. beri laluan kepada Tetamu Kehormat serta jemputan beredar
meninggalkan majlis dahulu. jangan berebut untuk keluar.
11. Penghidang makanan dan minuman tetamu kehormat hendaklah
menunjukkan tertib, kemesraan serta kesopanan tinggi, termasuk cara
berpakaian.
5.

Protokol Majlis
4.1 Cara sambutan dan susunan tempat duduk. Rujuk buku panduan
yang berkaitan atau dengan Unit Protokol, Pejabat Ketua Menteri.
4.2 Kedudukan bendera (jika ada/perlu) hendaklah mengikut peringkat
pengurusan (negeri atau persekutuan) majlis.
4.3 Kebiasaan amalan tidak semestinya betul/sesuai. Perlu rujuk dengan
sumber yang rasmi

6.

Tindakan selepas majlis

1.
Keselamatan murid/peserta balik
2.
Kebersihan (ada pihak yang membersihkan premis)
3.
Mengemaskan tempat (termasuk kembalikan peralatan yang dipinjam
jika ada )
4.
urusan pembayaran (patuhi tempoh pembayaran kurang 14 hari )
5.
Postmotem
6.
Surat penghargaan
7.
Pelaporan/dokumentasi