Anda di halaman 1dari 29

KEBIJAKAN

PEMERINTAH KOTA SURABAYA


MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE
dengan Implementasi

e-Procurement

dan pengembangan-nya
Auditorium Hall A STIE Perbanas,
28 Maret 2009

Masyarakat sejahtera

Back
ground

Partisipasi masyarakat dalam pembangunan


Public trust

leadership
clarity
equity
reciprocation

Good
Governance

Follow-up
balance

Akuntabilitas Publik
Transparansi dalam
pemerintahan,
efisiensi, efektifitas

consistency
ownership

eProcurement
Sistem Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik/ Digital

Latar Belakang
Pelaksanaan

proyek selalu terlambat


Harga kontrak relatif sama atau lebih
mahal dibanding harga toko/pasar
Ada tuduhan bahwa Walikota - Kepala
Satuan Kerja PPK/Pimpro Panitia
Pengadaan bisa menerima sesuatu dari
peserta/pemenang lelang

Dasar Hukum

UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi


UU nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik
PP nomor 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa
Konstruksi
Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat
kalinya dengan Perpres nomor 8 tahun 2006
Instruksi Presiden nomor 5 tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi
Peraturan Walikota Surabaya nomor 50 tahun 2004 jo
nomor 30 tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik (eProcurement)

Perjalanan Implementasi

Tahun 2003 dimulai dengan Lelang Serentak dengan


fasilitasi pendaftaran dan evaluasi prakualifikasi melalui
internet (dasar Keppres nomor 18 thn 2000)

Tahun 2004 2008 menerapkan semi eProcurement


(dasar prosedur Keppres nomor 80 thn 2003 dengan
Sekretariat Layanan eProcurement)

Tahun 2008 membentuk Procurement Unit (Unit


Layanan Pengadaan) berdasarkan Perpres 8/2006

Tahun 2009 akan menerapkan 99,99 % fully


eProcurement (dasar prosedur Keppres 80/2003 jo
Perpres 8/2006 diperkuat UU 11/2008)

Konsep Dasar Implementasi


Prosedur pengadaan sebagaimana Peraturan dilaksanakan
sebisa mungkin dengan cara elektronik (by internet) :
Lelang tetap dilakukan oleh Panitia Pengadaan
(pembuatan OE, Aanwijzing, Evaluasi Penawaran &
Kualifikasi, Usulan Calon Pemenang) di ktr dinas masing masing
Dibentuk sekretariat layanan eProcurement sebagai
admin sistem informasi & fasilitator para user/stake
holder (Penyedia Brg/Jasa Panitia Pengadaan PPK)
Urut urutan / tahapan lelang mengikuti ketentuan
Keppres 80/2003 - jo Perpres 8/2006

Konsep Dasar Implementasi

Menghilangkan kontak langsung panitia


pengadaan dengan peserta lelang, dan antara
peserta dengan peserta lainnya kecuali pada
pembukaan sampul

Semua reason Panitia untuk menggugurkan


peserta lelang dapat diakses publik di situs eProcurement

Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat


diakses oleh publik di situs e-Procurement

Bagan Alur
Menetapkan jadwal
Mengevaluasi Penawaran
submit
Panitia
Pengadaan

up load

Menyusun OE
Menyusun dok lelang

PPKm
(Pimpro)

Nilai penawaran
submit

Up load dok lelang


Sekretariat Layanan eProc

Server,
fire wall

Staf

Sistem
Informasi
e-Proc

Admin

Pengumuman, alasan
gugur, dokumen
lelang, pengaduan, dll

Penyedia
Barang/Jasa

down load

Mempelajari dok lelang


Memilih paket pekerjaan
Menghitung penawaran

Teknis Operasional
Implementasi

Ditetapkan Instruksi Walikota tentang


Penyelenggaraan lelang secara e-Procurement
Membentuk Sekretariat Layanan eProcurement
dengan payung hukum Peraturan Walikota
Sosialisasi dan pelatihan serta penyediaan pusat
on line bagi penyedia barang/jasa 24 jam
Menyusun standar dokumen pemilihan penyedia
barang/jasa (untuk panitia pengadaan)
Menyusun standar kontrak pengadaan
barang/jasa pemerintah (untuk panitia
pengadaan & penyedia barang/jasa)

Standarisasi layanan
Perolehan sertifikasi ISO 9001 :
2000 Quality Management
System (QMS) untuk
Sekretariat Layanan eProcurement di tahun 2005
Perolehan sertifikasi ISO 27001
: 2005 Information Security
Management System (ISMS)
untuk Sekretariat Layanan eProcurement di tahun 2007

Hasil Hasil dan manfaat


yang telah diperoleh

Terjadi efisiensi :
- thd biaya proses s/d 80% (krn kertas kerja terkurangi)
- thd penawaran antara 20%-25%

Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam


proses pengadaan barang/jasa, shg paket paket
proyek berjalan relatif lebih tepat waktu (proyek
lanjutan/luncuran menurun), layanan publik terjaga

Panitia Pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi


dan evaluasi penawaran dengan cepat dan akurat

Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan


serta klarifikasi selama proses lelang

Hasil Hasil dan manfaat


yang telah diperoleh

Mengurangi personil yang terlibat dalam


penerimaan, pencatatan, maupun
pendistribusian persyaratan administrasi lelang

Memperbaiki rantai audit dalam rangka


transparansi dan menilai integritas pihak pihak
yang terkait proses lelang (akuntabilitas
terjaga)

Masyarakat bisa awasi pekerjaan, karena


spesifikasi teknis pekerjaan dpt di-download dari
situs (rasa memiliki timbul & partisipasi bisa
meningkat)

Hasil Hasil dan manfaat


yang telah diperoleh
Menyediakan kesempatan kerja yang luas bagi
penyedia barang/jasa kategori kecil
Grafik Pemenang Lelang e-Procurement TA 2004
Berdasarkan Klasifikasi Kekayaan Bersih K1 - K2
500

471

450
400

Quantity

350
300
250
200

142

150
100

76.75
35.48

50
0

K2

K1

Klasifikasi

Jumlah Kali Menang


Nilai Kontrak ( Dlm M )

Statistik
Grafik Pemenang Lelang e-Procurement TA 2004
Berdasarkan Klasifikasi Kekayaan Bersih K - M&B

Grafik Prosentase Klasifikasi Perusahaan Pemenang


Lelang e-Procurement TA 2004

700

613
600

3%

500

6%

Q u a n tit y

400

20%

300
200

112.24
100

48

70.62

0
K

M&B

Kualifikasi

71%
Jumlah Kali Menang
Nilai Kontrak ( Dlm M )

- Klasifikasi K2
- Klasifikasi K1
- Klasifikasi M
- Klasifikasi B

Issue proteksi perusahaan


lokal/daerah
Perusahaan
Pemenang
Domisili dari
Surabaya

Jumlah

Prosentase

380

96,45%

Domisili luar
Surabaya

14

3,55%

CATATAN :

1. Data Pelaksanaan e-Procurement 2004


2. Paket pek pemenang luar Surabaya tak ada
yang jasa konstruksi (pemasokan barang & jasa
konsultansi)

Pengembangan
selanjutnya ?
GOVERNMENT RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM

GRMS
GRMS

ide awal ?
Benchmark

dari ERP (Enterprise Resource


Planning), software paling ngetop saat ini
Bgmn definisinya ? It attempts to

integrate all departments and functions


across a company onto a single computer
system that can serve all those different
departments' particular needs.

http://www.businessranks.com/erp.htm

Keuntungan pakai erp


di sektor privat
(http://id.wikipedia.org/wiki/ERP)

Keuntungan yg bisa diukur


efisiensi Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Penurunan waktu yang di butuhkan
untuk mendapatkan informasi
efektifitas Peningkatan service level
Peningkatan kontrol keuangan

enterprise resource planning

transformasi ke sektor publik menjadi.

Apakah SiMaSDaP/ GRMS itu ?


Semacam ERP ala Pemerintah Daerah (sektor publik)

Government Resources Management System


Sistem pengelolaan sumber daya pemerintahan yang
terintegrasi dari aktifitas birokrasi hulu s/d hilir (dalam
konteks belanja) yang telah dikembangkan oleh
Pemerintah Kota Surabaya dalam rangka menunjang
pengelolaan keuangan daerah.
PENDAPATAN

BELANJA

GRMS
eCity
Planning
1
reward &
motivation ePerformance

eBudgeting

Penganggaran
basis kinerja

Pengukuran
kinerja

2
eControlling

controll
progress

detail &
ketepatan
rencana

eProject
Planning

Perencanaan detail
kegiatan
eProcurement

Pengendalian
output & jadwal

akurasi kontrak, cut rantai


birokrasi & data up date riel
time by activity

biaya ter-standar,
konsolidasi data &
kecepatan, BSC

Pengadaan
eDelivery

Administrasi kontrak
dan keuangan

transparan &
efisiensi

Keuntungan implementasi GRMS


efisiensi

efektifitas

Transparan &
akuntabel
leadership

Biaya

terstandar
Harga pengadaan baik (turun
bertanggung jawab)
Detail rencana diketahui antar
lini, pengendalian kuat
Akurasi kontrak & adm keu
Transparan & Cut birokrasi
Motivasi kerja tinggi

eBudgeting
Key word : biaya ter-standar, konsolidasi data & kecepatan
survey data harga pasar
u/ barang/jasa publik (1)
standar nasional indonesia
(SNI) u/ analisa harga satuan
Pekerjaan konstruksi (2)

- SHSD
- HSPK
- ASB

e-Budgeting

Study historical baseline


u/ analisa standar belanja (3)
Proses
Penyusunan
APBD

satker mengerjakan usulan


anggaran dari kantor
masing2, satker ambil data
harga ber-id (bukan ngisi
angka), satker ambil lokasi
kegiatan/proyek ber-id (bukan
nulis)

APBD
eCity
Planning
Bank data
usulan proyek (musrenbang),
Alokasi &
lokasi proyek ber-id
basis GIS 5 th terakhir

eProject
Planning
Key word : detail & ketepatan rencana
APBD

e-Budgeting

DPA

Kontrak
Kinerja

e-Project
Planning

-Renc.Pelaksanaan
Kegatan
-Renc.Penyerapan
-Renc.Pemilihan
Penyedia B/J

Tanda tgn Ka. Satker


dengan Walikota sbg
Komitmen wujudkan output
APBD/DPA sesuai teknis
perencanaan yg dibuatnya
sendiri

Dgn rentang kendali seluas Walikota dgn anggaran 4 Triliun lebih


bisa tahu detail apa yang akan dilakukan staf staf satker thd
anggaran tersebut

eProcurement
key word : transparan & efisiensi
ISO 9001 : 2000 QMS
ISO 27001 : 2005 ISMS

Proc Unit
Cek

Ngejar Satker
u/ up load dokumen
lelang

e-Procurement
System

e-Project
Planning

vendor hulu,
distributor,
agen

Proses
Pengadaan
Barang/Jasa

isi data mandiri by


Web, info : contact,
produk/jasa, kapasitas,
price, image

e-Sourcing
Standar Teknis
Brg/Jasa Publik &
list kinerja
penyedia brg/jasa
u/ support
SCM4PS
serta katalog

Infrastruktur kunci
publik
(digital signature)

L - CA

Perencana
buat DED
PPKm rujuk
kinerja rekanan
saat penetapan

e-Performance

eDelivery
key word : akurasi kontrak, cut rantai birokrasi & data up date
riel time by activity

Pendampingan penyusunan
standar kontrak dgn ahli hukum
Kontrak Perguruan Tinggi
e-Procurement
System

Cetak doc
Dari eDev

e-Contracting
Pembuatan
Kontrak dgn
Standar Kontrak

e-Delivery

Proses Pencairan
Keuangan

DPPK-Kasda

Persetujuan
PPKm
by web 3

Kontraktor/
supplier

Kondisi & progress


lapangan
1
Report
progress
fisik by web
(angka + image)
Verifikasi 2
pengawas
by web

BAGAN ALUR PROSES PERENCANAAN, PELAKSANAAN,


PENGENDALIAN & MONEV KEGIATAN/ PROYEK
MELALUI GRMS DI PEMKOT SURABAYA
ISO 9001 : 2000 QMS
ISO 27001 : 2005 ISMS

e-Budgeting

Proses
Penyusunan
APBD

eCity
Planning

e-Project
Planning

-Renc.Pelaksanaan
Kegatan
-Renc.Penyerapan
-Renc.Pemilihan
Penyedia B/J

Bank data
usulan proyek,
Alokasi &
lokasi proyek ber-id
basis GIS 5 th terakhir

Pengelola keg

e-Project Planning,
permasalahan
dijaring by sms
gateway,
penjelasan SKPD by
WEB`

Data Perenc &


Pelaksanaan
Tugas Personil
(by BSC) connect
SIMPEG

e-Procurement
System

e-Delivery

e-Controlling

e-Performance

e-Sourcing
Standar Teknis
Brg/Jasa Publik
& list kinerja
penyedia
brg/jasa
u/ support
SCM4PS

Proses
Pencairan
Keuangan

Infrastruktur kunci publik


(digital signature)

DPPK-Kasda

Pengukuran
Kinerja personil

Score Kinerja
personil
Tambahan
Penhasilan

Kinerja vendor

L - CA
FEED BACK

staf

e-Contracting
Pembuatan
Kontrak dgn
Standar
Kontrak

Proses
Pengadaan
Barang/Jasa

- SHSD
- HSPK
- ASB

Hasil Kegiatan dr
masing-masing
PA, KPA, PPTK
dibandingkan
dgn Renc.

Pengukuran Kinerja
Instansional:
1. Target & Realisasi
2. Ketepatan Waktu
3. Efisiensi Anggaran
Catatan : form LAKIP

Score Kinerja
instansional

HAKI & PENGHARGAAN GRMS

Terima kasih
mohon maaf jika ada khilaf
dan perkataan yang kurang sopan

AGUS IMAM SONHAJI, ST, MMT


KEPALA BAGIAN BINA PROGRAM
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
sonhaji@surabaya-eproc.or.id
aisonhaji.wordpress.com