BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi pada saat ini telah berkembang
dengan sangat pesatnya. Ini dibuktikan dengan banyaknya instansi yang telah
menggunakan komputer untuk membantu dalam menjalankan tugas
administrasi. Teknologi informasi juga telah merambah kebanyak kalangan
tidak hanya pada suatu instansi saja, bahkan masyarakat awam pun telah
banyak menggunakan komputer.
Komputer telah banyak membantu dalam meyelesaikan tugas manusia
yang biasa dikerjakan dengan manual dan lambat, menjadi lebih cepat dan
mudah. Komputer telah memposisikan dirinya sebagai alat penyelesaian
masalah yang cepat dan akurat. Indonesia sebagai negara berkembang sudah
mulai membenahi dirinya menyongsong era globalisasi dimana setiap
pekerjaan dapat dilakukan dan diselesaikan dengan menggunakan komputer.
Pembenahan sumber daya manusia ini adalah sebagai tonggak dasar
bagi Indonesia dalam memasuki era pasar global. Pembenahan sumber daya
manusia juga telah terlihat dalam kurikulum baru yang sudah diterapkan di
sekolah-sekolah. Dengan adanya kurikulum baru tersebut maka sangat
pentinglah sekiranya ada sebuah Lab atau sarana pendukung demi suksesnya
mata pelajaran tersebut khususnya komputer. Sehingga tidak diperlukan waktu
lama dalam memproses suatu tugas administrasi.
Seperti yang telah diketahui bersama, perpustakaan adalah himpunan
ilmu dan informasi yang diperoleh dan dilahirkan manusia dari masa ke masa.
Dalam perpustakaan dapat diperoleh berbagai macam bentuk referensi, bukubuku, dan ilmu-ilmu yang kita butuhkan. Dalam dunia pendidikan,
perpustakaan merupakan salah satu penunjang utama dalam kegiatan
akademik disamping fasilitas-fasilitas yang lainnya. Fasilitas ini disediakan

untuk mendukung program pendidikan dan pengajaran agar proses belajar

mengajar dapat terselenggara dengan baik. Dengan adanya perpustakaan
diharapkan dapat meningkatkan minat baca sehingga mampu menambah
wawasan dan pengetahuan disegala bidang.
Pelayanan perpustakaan kepada setiap pengunjung dibedakan menjadi
dua yaitu pelayanan peminjaman dan pelayanan pengembalian. Agar
pelayanan mendapatkan hasil yang baik dan memuaskan pengunjung maka
semua itu harus didukung oleh administrasi peminjaman dan pengembalian
yang diatur dengan efisien dan mudah dijalankan.
Pada perpustakaan sistem informasi yang sesuai digunakan adalah
sistem informasi sirkulasi yang dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data
yang meliputi pengolahan data anggota, pengolahan data buku, serta sirkulasi
buku termasuk peminjaman, pengembalian, dan denda. Dari persoalan
tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan sirkulasi dan pengolahan data
anggota pada perpustakaan memerlukan dukungan sistem informasi agar dapat
lebih meningkatkan mutu pelayanan kepada para pengunjungnya. Maka dari
itu diharapkan sistem informasi ini dapat diimplementasikan untuk kegiatan
kelancaran sirkulasi dan pengolahan data.

B. Identifikasi Masalah
Keefektifan kerja dari perpustakaan tergantung pada mutu dan kinerja
sistem pendukung yang bersifat cepat, mudah dan jelas. Berdasarkan uraian
tersebut dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut :
1. Sistem

kerja dari perpustakaan tersebut masih menggunakan sistem

pengolahan data administrasi yang manual.

2. Petugas akan merasa kesulitan dalam mengolah data buku, data anggota,
data transaksi peminjaman maupun pengembalian dengan para anggota
perpustakaan.
3. Para anggota perpustakaan merasa kesulitan dalam pencarian buku yang
ingin dipinjam karena buku dalam jumlah yang relatif banyak.
4. Kesulitan membuat laporan kepada kepala sekolah

C. Batasan Masalah
Dengan Melihat permasalahan yang ada pada perpustakaan SMPN 1
Banguntapan, Bantul, Yogyakarta, maka kerja praktek ini dibatasi pada
pembuatan sistem administrasi perpustakaan yang meliputi :
1. Aplikasi yang dibuat hanya digunakan untuk admin.
2. Fasilitas yang ada dalam sistem antara lain:
a. Input data buku dan data anggota
b. Transaksi Peminjaman dan pengembalian buku
c. Pencarian data
d. Laporan

D. Rumusan Masalah
Dari uraian diatas yang meliputi latar belakang, identifikasi masalah dan
batasan masalah maka diperoleh suatu rumusan masalah yaitu bagaimana
merancang dan membangun Sistem Administrasi Perpustakaan SMPN 1
Banguntapan, Bantul, Yogyakarta.

E. Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam kerja praktik ini adalah
sebagai berikut :
1.

Bagi Mahasiswa
a. Dapat menguasai metode-metode perancangan sistem administrasi dan
disiplin ilmu Informatika yang diimplimentasikan dalam dunia
industri.
b. Sebagai tempat latihan interaksi social dan persiapan diri untuk terjun
ke dunia kerja.
c. Untuk memperdalam dunia profesi yang akan digeluti.

2. Bagi Perguruan Tinggi

a. Membantu Perguruan Tinggi dalam menyiapkan tenaga kerja yang siap
dipakai.
b. Memberi kesempatan pada mahasiswa untuk terjun dan bersentuhan
secara langsung dengan masyarakat.
3. Bagi Sekolah
a. Membantu menyelesaikan masalah yang ada pada SMPN 1
Banguntapan khususnya dalam pengolahan data perpustakaan.
b. Adanya sistem administrasi perpustakaan sebagai usaha meningkatkan
mutu pelayanan.

F. Metode Pengumpulan Data

Dalam melakukan penelitian pada perpustakaan Bantul, penulis
melakukan pengumpulan data dengan 3 metode:
1. Metode Observasi

Metode ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada objek yang
diteliti, terutama yang berhubungan dengan penyampaian informasi
administrasi di perpustakaan MTs N Wonokromo,Bantul, Yogyakarta.
2. Metode Interview
Metode ini dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada petugas
perpustakaan. Metode ini juga bertujuan untuk mendapatkan data yang
konkret dan lengkap mengenai objek penelitian yang akan diolah.
3. Metode Literatur
Metode ini dilakukan dengan pengambilan dan pengumpulan data, baik
yang berasal dari dokumen sekolah yang bersangkutan maupun buku-buku
dari perpustakaan di sekolah dan di luar sekolah. Metode ini juga
bertujuan untuk mendapatkan konsep tertulis mengenai bagaimana
merancang

dan

mengimplementasi

sebuah

perpustakaan menggunakan Visual Basis 6.0.

BAB II

sistem

administrasi

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN

A.

Pendahuluan
Madrasah Tsanawiyah Negeri (MTs N) Wonokromo terletak didusun
Wonokromo, Desa Wonokromo, Kecamatan Pleret, Kabupaten Bantul,
Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. MTs N Wonokromo dibangun diatas
bekas kas tanah desa, memiliki gedung yang cukup memadai, yang terdiri dari
15 ruang kelas, 1 ruang perpustakaan, ruang TU, ruang kepala sekolah dan
ruang keuangan,1 laboratorium, 1 ruang UKS, 1 musholah, 1 ruang bimbingan
konseling, dan 1 ruang guru.
Pada tahun 1962, para tokoh masyarakat setempat menginginkan adanya
Sekolah Lanjutan Tingkat Atas yang akan menghasilkan Calon guru agama,
dari adanya keinginan itulah maka dibentuklah BAPENDAN (Badan
Pendidikan Annahdhah) yang diketuai oleh KH. Jafar Salim. Dengan adanya
dukungan dari masyarakat setempat, maka tanggal 1 agustus 1962 didirikan
PGA BAPENDAN dengan Kepala Sekolah Basuni, SH. Setelah PGA berjalan
beberapa tahun maka pada tahun 1968, PGA BAPENDAN dijadikan Sekolah
Latihan Fakultas Tarbiyah IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Pada Tanggal 25 Juli !970 PGA BAPENDAN berubah statusnya menjadi
PGAN 6 tahun dengan Surat Keputusan Mentari Agama No.16 Tahun 1978
dan Keputuasan Menteri Agama No.17 Tahun 1978 tanggal 16 Maret 1978
dengan Kepala Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Wonokromo H.A Arwan
Bawis, SH. Pada tahun 1979-1984, MTs N Wonokromo dipimpin

olehDrs.Abdullah

Hadziq.

Pada

tahun

ini

difokuskan

pembenahan

administrasi, pembangunan fisik dan pemantapan struktur organisasi. Tahun

1984-1989, MTs N Wonokromo dengan Kepala Sekolah Wandi, BA
memfokuskan diri pada upaya perekrutan murid. Tahun 1989-1993, MTs N
Wonokromo dikepalai oleh Drs .Afandi. Pada masa ini merupakan periode
pengembangan dan merintis cita-cita relokasi. Relokasi direncanakan diselatan
Pasar Jejeran yang jaraknya 400 m dari lokasi yang pertama, yaitu satu
komplek dengan MAN. Pada periode selanjutnya MTs B ini dipimpin oleh
Drs. H. Munawir AF yang diharapkan mampumengembangkan diri dan dapat
mewujudkan cita-cita setelah adanya relokasi.
Nama-nama Kepala Sekolah Madrasah Tsanawiyah Negeri Wonokromo:
1. H. Arwan Bauis, SH

tahun 1978-1979

2. Drs.H.Abdullah Chadziq

tahun 1979-1984

3. Waridi, BA

tahun 1984-1989

4. Drs.H.Affandi

tahun 1989-1993

5. Drs.H.Munawir AF

tahun 1993-1997

6. Drs. Asrorudin AR

tahun 1997-2002

7. Drs. Imam Sujai Fadhly

tahun 2002-2004

8. Mudjijono, S. Ag

tahun 2004-sekarang

Pada periode 1997-2002, MTs N Wonokromo di pimpin oleh Bapak Drs.

Asrorudin sebagai kepala sekolah membangun sebuah perpustakaan.
Perpustakan MTs N Wonokromo dibangun tepatnya pada tanggal 25 April

2000 dengan luas 105 m. Fasilitas ini disediakan untuk membantu proses
belajar mengajar agar lebih aktif dan efektif.
Perpustakaan bertugas melayani semua siswa, staf pengajar dan
karyawan MTs N 1 Wonokromo dalam mencari ilmu dan informasi melalui
buku-buku yang telah disediakan. Tenaga yang di tugaskan untuk mengelola
dan melayani para siswa, staf pengajar dan karyawan berjumlah dua orang
dengan satu orang sebagai koordinator dan seorang lagi sebagai tenaga yang
bertugas menertibkan buku. Pengelolaan data yang dilakukan selama ini
adalah secara manual sehingga pengelolaan data menjadi lambat dan
peminjaman buku menjadi kurang tertib.

B. Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan terdiri dari buku-buku berupa buku pelajaran,
referensi, buku ilmu pengetahuan praktis, buku rujukan, laporan, biografi,
buku fiksi dan buku non fiksi, majalah, dan surat kabar.
Berdasarkan data pada tanggal 11 Maret 2006 jumlah koleksi yang
dimiliki perpustakaan MTs N Wonokromo, sebanyak 49.679 eksemplar.
Dengan koleksi yang dimiliki tersebut, perpustakaan MTs N Wonokromo
masih memerlukan buku lebih banyak lagi yang sesuai dengan perkembangan
ilmu pengetahuan.

C.

Tugas Bidang Perpustakaan di MTs N Wonokromo

Rincian tugas urusan bidang perpustakaan pembantu kepala sekolah :

a. Perencanaan pengadaan buku/bahan perpustakaan.
b. Pengurusan layanan perpustakaan.
c. Perencanaan pengembangan perpustakaan.
d. Inventarisasi buku-buku/bahan perpustakaan.
e. Penyimpanan buku-buku perpustakaan.
f. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan secara terbuka.

D. Perancanaan Bagian Pelayanan dan Sirkulasi

Untuk meningkatkan pelayanan secara maksimal dan agar semua user
mendapat perlakuan yang sama maka perlu adanya pedoman pelayanan atau
Standarisasi Pelayanan. Adapun cakupan dari standarisasi pelayanan
meliputi :
a. Standarisasi Tata Tertib Perpustakaan
Civitas di
perpustakaan

lingkungan
akan

sekolah yang

mencari

informasi

berminat

menjadi

terlebih

dahulu

anggota
mengenai

persyaratan. Calon anggota tentunya akan bertanya apa yang akan terjadi
bila dia terlambat mengembalikan buku atau kehilangan kartu anggota
atau beberapa banyak dia boleh meminjam buku dan lain sebagainya.
b. Standarisasi Pelayanan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan
Untuk memberikan pelayanan pembuatan kartu anggota, baik proses,
bentuk kartu, uang pendaftaran, formulir dan jangka waktu pelayanan,
dibuat adanya standarisasi yang termasuk dalam pelayanan kartu anggota.

c. Standarisasi Pelayanan Sirkulasi

Secara konseptual sirkulasi merupakan bagian dari pelayanan, sirkulasi
lebih ditujukan pada kegiatan peminjaman dan pengembalian buku
perpustakaan.
d. Penerapan Denda Keterlambatan Pengembalian
Untuk setiap transaksi peminjaman dan pengembalian buku yang
dilakukan

mempunyai aturan, yaitu setiap buku yang dipinjam oleh

anggota harus dikembalikan tepat waktu dan jika ada anggota yang
terlambat menggembalikan buku akan dikenakan denda Rp 100,00/ hari
setiap buku yang dipinjam.

E. Tata Tertib Perpustakaan MTs N Wonokromo

Tata Tertib yang ada dan berlaku di Perpustakaan di MTs N Wonokromo
Bantul, Yogyakarta dan harus di patuhi oleh seluruh anggota adalah :
1. Pengunjung diharapkan tertib dalam ruang perpustakaan.
2. Pengunjung dilarang mengenakan topi dalam ruang perpustakaan.
3. Pengunjung dilarang membawa tas dalam ruang perpustakaan.
4. Pengunjung harus mengembalikan pinjaman buku, majalah, surat kabar
dan lain-lain desuai dengan waktu pengembalian.
5. Pengunjung selesai membaca buku, majalah, surat kabar dan lain-lain
harus mengembalikan pada tempat semula.
6. Pengunjung perpustakaan harus mengisi buku pengunjung perpustakaan.

7. Pengunjung tidak dibenarkan mencoret-coret, menggunting, menyobek

buku dan lain-lain milik perpustakaan.
8. Bila ada jam kosong siswa / siswi

diperbolehkan belajar diruang

perpustakaan.
9. Pengunjung dilarang membawa makanan / minuman serta makan diruang
perpustakaan.
10. Pengunjung dilarang masuk keperpustakaan sebelum diijinkan oleh
petugas perpustakaan.
11. Pengunjung dilarang merokok diruang perpustakaan.
12. Dilarang mengobrol atau bermain-main di perpustakaan.

F. Keanggotaan Perpustakaan
Perpustakaan dalam menyelenggarakan kegiatannya memakai sistem
terbuka. Sistem terbuka berarti yang menjadi anggotanya semua orang yang
berada dalam lingkungan MTs N Wonokromo, yaitu seluruh siswa dari kelas
1, kelas 2 dan kelas 3, seluruh staf pengajar beserta karyawan MTs N
Wonokromo. Hak pinjam dan toleransi waktu peminjaman juga diberikan
kepada setiap anggota perpustakaan. Setiap anggota mempunyai hak-hak :

1. Siswa
Mempunyai hak pinjam sebanyak 2 eksemplar dengan pengarang berbeda
untuk buku paket dengan jangka waktu satu tahun, sedangkan untuk buku

selain buku paket mempunyai hak pinjam 2 eksemplar dengan jangka

waktu satu minggu dengan perpanjangan 1 minggu.
2. Staf Pengajar atau Karyawan
Mempunyai hak pinjam yang tak terbatas, yaitu apabila staf Pengajar atau
Karyawan ingin meminjam buku dalam jumlah yang banyak dan dalam
waktu relaitf lama diperbolehkan oleh petugas perpustakaan, selama hal
itu tidak mengganggu proses transaksi buku yang lain.
G. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perpustakaan adalah sebagai berikut :
Kepala Sekolah

WakaSek Kurikulum

Koordinator

Petugas Perpustakaan

Siswa

Karyawan
Gambar 1. Struktur Organisasi Perpustakaan

Sedangkan struktur organisasi sekolah :

Kepala Sekolah

Komite Sekolah

Guru
Siswa
- Guru

Guru

Koordinator TU

Wakasek

Wakasek

Wakasek Sarana

Wakasek Hubungan

Kurikulum

Kesiswaan

dan Prasarana

Kerjasama
Masyarakat

Gambar 2. Struktur Organisasi Sekolah

BAB III
LANDASAN TEORI

A. Konsep Dasar Sistem

Definisi sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan prosedur
didefinisikan sebagai urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa, kapan dan bagaimana
mengerjakannya.
Sistem dapat diartikan juga sebagai totalitas himpunan bagian-bagian
yang satu sama lainnya berinteraksi dan bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan atau sekelompok tujuan dalam suatu lingkungan tertentu. Bagaimana
dari sistem itu dinamakan sub-sistem yang bekerja secara bersama dalam
mencapai kesepakatan yang diinginkan.

B. Konsep Dasar Basis Data

Basis data, terdiri dari 2 kata yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan
sebagai markas atau gudang. Sedangkan data adalah kumpulan dari fakta-fakta
dunia nyata yang memiliki suatu objek tertentu yang dapat disimpan dan
direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, dan
kombinasinya. Serta mempunyai arti tertentu dan mempunyai kegunaan bagi
yang membutuhkan.
Dari pengertian tersebut dapat didefinisikan bahwa basis data
(Database) merupakan kumpulan dari data-data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya yang membentuk satu bangunan data yang tersimpan di
perangkat keras komputer (hardware) dan digunakan perangkat lunak

(software) untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data

untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data, dalam basis data
perlu diorganisasi sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database
Management System).

C. Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)

1. Pengertian Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)
Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) merupakan kumpulan program
yang memungkinkan pengguna (user) untuk mrmbuat dan memelihara
suatu basis data. Sistem manajemen basis data pada dasarnya adalah
program komputer yang memungkinkan pengguna untuk membuat dan
memelihara basis data sehingga pengguna dapat memasukkan, mengubah,
menghapus, memanipulasi, dan memperoleh kembali data tersebut dengan
mudah.

2. Abstraksi Data
Tujuan utama DBMS (Database Management System) adalah untuk
menyediakan fasilitas antarmuka (interface) dalam melihat data yang lebih

ramah (user orienied) kepada pemakai.

Maka dari itu sistem

menyembunyikan detail tentang bagaimana data disimpan dan dipelihara.

Ada tiga level bagaimana melihat data dalam sebuah sistem basis data,
yaitu :
a. Level Fisik (Physical Level)
Merupakan level terendah dalam abstraksi data yang menunjukkan
bagaimana sesungguhnya suatu data disimpan. Pemakai melihat data
sebagai gabungan dari struktur datanya sendiri. Pemakai juga
berkompeten dalam mengetahui bagaimana representasi fisik dari
penyimpanan atau pengorganisasian data.
b. Level Logic / Konseptual (Conceptual Level)
Level ini menggambarkan data apa yang sebenarnya (secara
fungsional) disimpan dalam basis data dan hubungannya dengan data
yang lain. Pemakai mengetahui bahwa data disimpan/dipresentasikan
dalam beberapa file/level.
c. Level Penampakan (View Level)
Merupakan level tertinggi dari abstraksi data yang hanya menunjukkan
sebagian dari basis data. Pemakai dalam sistem basis data tidak akan
terlihat dengan semua data/informasi yang ada/disimpan karena para
pemakai hanya membutuhkan sebagian data/informasi dalam basis
data yang kemunculannya dimata pemakai diatur oleh aplikasi end
user.

D. Perangkat Pemodelan Sistem

Ada tiga hal yang menyebabkan pemodelan sistem dilakukan, yaitu :
1. Dapat memfokuskan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem harus
terlibat terlalu jauh.
2. Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai
dengan resiko dan biaya yang minimal.
3. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan
membantu mendesain sistem dan pemrograman membangun sistem.
Pada

dunia

pemodelan

sistem

terdapat

sejumlah

cara

yang

merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya, flowcharts, decision

tables, dataflow diagram, sistem flowcharts, state-transition diagram,
decision trees, entity relations diagram dan banyak model lain. Pada dasarnya
kita dapat menggunakan model apa saja tergantung situasi. Pemakai yang
terbuka akan membutuhkan pemodelan dengan cara yang berbeda pula,
perancang yang berbeda juga akan membutuhkan pemodelan yang berbeda
pula, demikian juga dengan sistem yang berbeda.
1. Statement of Purpose (STP)
Berisi tentang deskripsi

tekstual fungsi sistem. Hal ini berguna

hampir untuk semua level antara lain level puncak, level pemakai dan
level yang lain yang tidak terlibat secara langsung dalam pengembangan
sistem. Statement of Purpose (STP) hanya terdiri dari satu, dua atau lebih
kalimat. Tetapi sebaiknya tidak lebih dari satu paragraf, karena tidak

digunakan untuk mendeskripsikan sistem secara detail. Deskripsi detail

menjadi tanggung jawab aspek pemodelan berikutnya.
2.

Desain Daftar Kejadian (Even List)

Even List (EL) merupakan daftar narasi stimuli (daftar kejadian)
yang terjadi dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon
yang diberikan sistem. Fungsi Even List adalah mengumpulkan atau
mendeskripsikan kejadian-kejadian dalam batas sistem yang ada.
Aturan-aturan dalam Even List (EL) antara lain daftar kejadian yang
kita buat dan digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana yang
berfungsi memodelkan kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus
memberikan respon. Ketika membuat Even List maka kita harus tahu
perbedaan antara kejadian (Event) dan kejadian yang berelasi dengan
aliran (even-related flow).

3. Data Flow Diagram Context Level (Context Diagram)

Context Diagram (CD) adalah kasus khusus Data Flow Diagram
(DFD). Merupakan bagian dari DFD yang berfungsi memetakan model
lingkungan, yang direpresentasikan dengan lingkungan tunggal yang
mewakili keseluruhan sistem.
Karakteristik penting sistem dalam Context Diagram adalah :
1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem kita
melakukan komunikasi yang disebut dengan terminator.
2. Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus
diproses dengan cara tertentu.

3. Data keluar, data yang dihasilkan sistem dan diberikan kedunia luar.
4.

Penyimpanan data (data store), yang digunakan secara bersama antara

sistem dengan terminator.

5.

Batasan antara sistem kita dan lingkungan (rest of the world).

4. Data Flow Diagram (DFD)

Data flow Diagram (DFD) bertujuan untuk menggambarkan asal dan
tujuan data yang keluar dari sistem, tempat data disimpan, proses yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi data yang tersimpan dan
proses.DFD difokuskan pada entitas dan data proses.
Ada empat komponen dalam model ini yaitu:
1. Proses
Proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran,
dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran
ataupun sebaliknya. Proses direpresentasikan dalam bentuk lingakaran.
2. Aliran
Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi
dari satu bagian ke bagian lain dari sistem. Komponen ini
direpresentasikan dengan anak panah yang menuju ke proses atau dari
proses.

3. Penyimpanan

Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau

paket data. Direpresentasikan dengan menggunakan garis sejajar.
4. Terminator
Teminator mewakili entitas luar dimana sistem berkomunikasi.
Biasanya notasi ini melambangkan orang atau kelompok orang.
Direpresentasikan menggunakan persegi panjang.

Terminator

Proses data

Penyimpanan data

Aliran Data
Gambar 3. Simbol Data Flow Diagram

5. Entity-Relationship Diagram (ERD)

Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antara penyimpan (dalam DFD). ERD
digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data.

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan

struktur dan hubungan antar data. Pada dasarnya ada tiga macam simbol
yang digunakan yaitu :
a. Entitas
Entitas adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dengan lingkungan
pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem
yang akan dibuat.
b. Atribut
Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut dan berfungsi
mendeskripsikan karakter entitas. Misalnya entitas buku diterangkan
oleh atribut-atribut kode_buku, judul_buku, nama pengarang.
c. Hubungan (Relasi)
Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang
berasal dari himpunan yang berbeda. Dari sejumlah kemungkinan
banyaknya hubungan antar entitas tersebut, kardinalitas merujuk
kepada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang
satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu sebaliknya.
Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas
(misalnya A dan B) dapat berupa :
1. Satu ke satu (1 : 1)
Yang berarti satu entitas pada tipe entitas A berhubungan dengan
satu entitas pada tipe entites B dan juga sebaliknya.
2. Satu ke banyak (1 : N)

Yang berarti suatu entitas pada himpunan entitas A dapat

berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B,
tetapi tidak sebaliknya. Dimana setiap entitas pada himpunan
entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas
pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke banyak (M : N)
Yang berarti sejumlah entitas pada himpunan entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B dan
demikian juga sebaliknya.
Berikut adalah contoh penggambaran notasi-notasi Diagram E-R yaitu:
Tipe entitas
Atribut
Tipe Relationship
Parsial participation
Total participation
Gambar 4. Notasi-notasi Diagram E-R

E. Program Aplikasi Visual Basic 6.0

1. Mengenal Visual Basic
Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan
untuk membuat program aplikasi windows yang berbasis grafis atau
Graphical User Interface (GUI).

Visual Basic merupakan even-driven programing (pemrograman

terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari
pemakai berupa event/kejadian tertentu (tombol di klik, menu dipilih dan
lain-lain) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan
windows. Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event
(prosedur event). Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa
pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah
atau instruksi yang dimengerti oleh komputer dan untuk melakukan tugastugas tertentu.
Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya :
a. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.
b. Untuk membuat objek-objek pembantu program misalnya kontrol
ActiveX, file Help, aplikasi internet, dan sebagainya.
c. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir
berakhiran EXE yang bersifat executable atau dapat langsung
dijalankan.

2. Versi Visual Basic 6.0

Beberapa versi Visual Basic yang ada di pasaran diantaranya adalah :
a. Standard Edition/Learning Edition
Merupakan versi standard yang sudah mencakup berbagai sarana dasar
dari Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi.

b. Profesional Edition
Versi ini memberikan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh
para programer profesional. Misalnya sebagai kontrol tambahan,
dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file
help, serta sarana pengembangan basis data yang lebih baik.
c. Enterprise Edition
Versi ini dikhususkan untuk programmer yang ingin mengembangkan
aplikasi remote computing atau client/server. Biasanya versi ini
digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan.

3. Komponen Visual Basic Yang Mendukung Basis Data

a. Form adalah window/jendela dimana kita akan membuat user
interface/tampilan.
b. Kontrol adalah tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form
untuk membuat interaksi dengan pemakai (teks box, label, scroll bar,
tombol command).
c. Properties adalah karakteristik/nilai yang dimiliki oleh sebuah obyek
Visual Basic. Contoh : Name, Captions, Size, Color, Position, dan text.
Basic menerapkan property default atau standar. Kita dapat merubah
property saat mendesain program atau run time/ketika program
dijalankan.
d. Metode/Methods adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada
suatu obyek yang dapat diminta untuk mengerjakan perintah khusus.

e. Prosedur

kejadian/Event

Procedure

adalah

kode

yang

tidak

berhubungan suatu obyek. Kode ini akan dieksekusi ketika ada respon
dari pemakai berupa event tertentu.
f. Prosedur Umum/General

Procedure adalah

kode

yang

tidak

berhubungan dengan suatu obyek. Kode ini harus diminta oleh

aplikasi.
g. Data adalah komponen yang memudahkan kita dalam memilih koneksi
mana yang akan digunakan untuk berhubungan atau mengakses basis
data pada computer server.
4. Keistimewaan Visual Basic 6.0
Sejak dikembangkan pada tahun 80-an, Visual Basic kini telah
mencapai versinya yang ke-6, beberapa keistimewaan utama dari Visual
Basic ini diantaranya seperti :
a. Menggunakan platform pembuat program yang diberi nama Developer
Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual
C++ dan Visual J++. Dengan begitu kita dapat bermigrasi atau belajar
bahasa pemograman lainnya dengan mudah dan cepat tanpa harus
belajar dari nol lagi.
b. Memiliki Compiler handal yang dapat menghasilkan file executable
yang lebih cepat dan efisien dari sebelumnya.
c. Memilki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. Wizard adalah
sarana yang mempermudah didalam pembuatan aplikasi dengan
mengotomatisasi tugas-tugas tertentu.

d. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan

kaidah struktur bahasa Visual Basic.
e. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih
banyak.
f. Sarana akses yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi
basis data yang berkemampuan tinggi.
g. Visual Basic 6.0 memilki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan
dengan kebutuhan pemakainya.
Tampilan lingkungan Visual Basic adalah sebagai berikut:

Gambar 5. Tampilan Kerja Lingkungan Visual Basic

Beberapa komponen dari lingkungan Visual Basic antara lain:

1. Menu Bar
Berfungsi untuk memilih tugas-tugas tertentu, seperti memulai, dan
menyimpan project, mengompilasi project menjadi file excutable
(EXE), dan lain-lain. Tampilan menu bar adalah sebagai berikut:

Gambar 6. Tampilan Menu Bar

2. Title Bar
Title Bar merupakan batang judul dari Visual Basic 6.0 yang terletak
pada bagian paling atas dari jendela program. Berfungsi untuk
menampilkan judul atau nama jendela., memindahkan posisi jendela
dengan menggunakan proses drag and drop pada posisi title bar
tersebut dan mengatur ukuran jendela dari ukuran maximize ke ukuran
restore atau sebaliknya dengan melakukan klik ganda pada posisi title
bar tersebut.
3. Main Toolbar
Main Toolbar memiliki fungsi yang sama seperti menu bar, tetapi
berfungsi

seperti

jalan

pintas

karena

lebih

praktis

dalam

penggunaannya. Tampilan Toolbar adalah seperti gambar berikut ini.

Gambar 7. Tampilan Toolbar

4. Jendela ToolBox (ToolBox Standard)

ToolBox Adalah sebuah kotak peranti yang mengandung semua
objek atau control yang dibutuhkan

untuk membantuk suatu

program aplikasi. Kontrol adalah suatu objek yang akan menjadi

penghubung antara program aplikasi dan usernya.

Pointer
Label
Frame

Picture Box
Text Box
Command Button

Check Box

Option Button

Combo Box

List Box

Horizontal Scroll Bar

Timer
Directory List Box

Vertical Scroll Bar

Drive list Box
File List Box

Shape

Line

Image

Data

Gambar 8. Tampilan Toolbox

5. Jendela Form
Jendela Form merupakan tempat untuk merancang user interface,
tempat untuk meletakkan kontrol-kontrol yang dibutuhkan. Adapun
tampilan jendela Form adalah sebagai berikut:

Gambar 9. Tampilan Jendela Form Designer

6. Jendela Project
Jendela Project adalah jendela yang menampilkan semua file yang
berhubungan dengan aplikasi atau project yang saat itu sedang
dijalankan.
Tampilannya adalah sebagai berikut.

Gambar 10. Tampilan Jendela Project

7. Jendela Properties
Jendela properties adalah jendela yang mengandung semua informasi
mengenai objek yang terdapat pada aplikasi visual basic. Property
adalah sifat dari sebuah objek. Di bagian paling atas dari jendela
properties ini terdapat kotak yang menunjukkan nama objek yang
sedang aktif, sedang propertinya ditampilkan dibagian bawah dari
jendela properties tersebut.

Gambar 11. Tampilan Jendela Properties

8. Jendela Form Layout

Jendela Form Layout merupakan jendela yang menunjukkan
tampilan form pada saat dijalankan. Untuk menggunakannya, cukup
klik form layout tersebut, lalu gerakkan ke posisi mana form yang
ingin ditampilkan. Tampilan dari jendela Form Layout adalah
sebagai berikut.

Gambar 12. Tampilan Form Layout

9. Code Editor
Code Editor merupakan tempat untuk menuliskan kode-kode bagi
obyek yang dibuat.
Tampilan dari jendela Code Editor adalah sebagai berikut.

Gambar 13. Tampilan Code Editor

10. Fasilitas Autolist

Kelebihan lainnya dari Visual Basic adalah fasilitas autolist, program
akan otomatis menampilkan method atau property apa saja yang

mungkin akan digunakan Dengan adanya fasilitas autolist ini,

memperkecil kesalahan pengguna atau programmer di dalam
membuat program.
Tampilan dari Autolist adalah sebagai berikut :

Gambar 14. Tampilan Autolist

11. Event
Event merupakan suatu kejadian yang akan diterima oleh suatu
objek. Berfungsi untuk menjalankan kode program yang ada di
dalam objek tersebut.

F. Microsoft Access
Aplikasi database adalah kumpulan objek Access yang bekerja terpadu
menyelesaikan masalah. Microsoft Access mempunyai tujuh komponen objek
yang merupakan pembentuk semua aplikasi database, yaitu:
1.

Tables
Tables adalah kumpulan data yang merupakan komponen utama dari
sebuah database.

2. Queries
Queries digunakan untuk menampilkan data yang memenuhi syarat
tertentu dari satu tabel atau lebih. Query juga dapat digunakan untuk
mengupdate atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang
sama. Query dapat digunakan untuk melakukan perhitungan terhadap
sekelompok data.
3.

Forms
Forms digunakan untuk menampilkan data, mengisi dan mengubah data
yang ada di dalam tabel. Form merupakan interface yang digunakan oleh
pengguna untuk berinteraksi dengan pengguna.

4.

Reports
Report digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data, dapat
digunakan untuk mencetak sebuah report yang telah dikelompokkan,
dihitung subtotal dan total datanya berdasar kriteria dan tata letak tertentu.

5. Pages
Pages digunakan untuk membuat halaman web berupa data access page
yang dapat ditempatkan di server sistem jaringan intranet atau internet.
6.

Macros
Macros dapat mengotomatisasi perintah-perintah yang digunakan dalam
mengolah dan memodifikasi data.

7.

Modules
Modules

digunakan

untuk perancangan

berbagai

modul

aplikasi

pengolahan database tingkat lanjut yang berisi kode Visual Basic for
application yang ditulis untuk menangani event dalam Access 2000.
Microsoft Access mempunyai beberapa fasilitas, antara lain:
1. Kreasi drag dan drop dan penyuntingan query, report, macro, dan form.
2. Mengandung Multiple Document Interface (MDI) Windows.
3. Kemampuan untuk mencakup OLE (Object Linking and Embedding)
seperti suara, video sebagai rekaman dalam database dan sebagai objek
dalam form dan report.
4. Penggunaan macro yang memungkinkan otomatisasi tugas rutin tanpa
pemrograman.
5. Bahasa pemrograman, access basic, yang dimodelkan pada Visual Basic.
6. Kemampuan membuat aplikasi database yang dapat didistribusikan.
7. Kemampuan menghubungkan dan menggabungkan format database lain,
seperti Excel, Lotus, Fox Pro, dan dBase.
8. Kemampuan membuat dan menggunakan wizard.

G.

Crystal Report
Crystal Report merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak yang
dikhususkan untuk membuat laporan. Crystal Report dirancang untuk
membuat laporang yang dapat digunakan dengan bahasa pemrograman

berbasis windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan
Visual Interdev. Sumber data dalam Crystal Report dihubungkan ke dalam
laporan melalui sebuah database driver. Pada setiap database driver mengatur
spesifikasi tipe database yang nantinya digunakan dalam laporan.
Beberapa kelebihan dari Crystal Report, adalah:
1. Dari segi pembuatan Laporan tidak terlalu rumit.
2. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan
dapat digunakan oleh banyak programer dengan masing-masing keahlian.
3. Fasilitas impor hasil laporan mendukung format-format populer seperti
Microsoft Word, Exel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan
sebagainya.

BAB IV
PEMBAHASAN DAN PERANCANGAN PROGRAM

A. Gambaran Sistem
1. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan program untuk
perpustakaan MTs N Wonokromo adalah
a. Komputer

dengan

Processor

AMD

Athlon(tm)XP

1500+,

MMX,3DNow,~Now1293MHz
b. RAM 256 MB.
c. Monitor Samsung SyncMaster 551v .
d. Hardisk 40 GB.
e. Floppy disk 1.44 MB
f. CD Room Drive Samsung 52x

2. Perangkat Lunak
Pembuatan program aplikasi sistem administrasi perpustakaan MTs
N Wonokromo Bantul Yogyakarta ini menggunakan sistem operasi
Microsoft Windows XP dengan perangkat lunak aplikasi Microsoft Visual
Basic 6.0. sebagai interfacenya dan Microsoft Access sebagai databasenya
sedangkan untuk pembuatan DFD menggunakan Power Designer 6 32-bit.

B. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

1. Deskripsi Kebutuhan Perangkat Lunak
a. Perangkat lunak yang dibuat harus dapat membantu pekerjaan
operasional petugas perpustakaan.
b. Perangkat lunak yang dibuat harus mampu menyimpan data-data
anggota dan data buku perpustakaan.
c. Perangkat lunak yang dibuat harus dapat berfungsi sebagai sistem
pemrosesan transaksi peminjaman dan pengembalian.
d. Perangkat lunak yang dibuat harus dapat membuat laporan data
peminjaman, data pengembalian, data anggota, dan data buku yang
berguna bagi pihak sekolah.
2. Desain Daftar kejadian (Even List)
Daftar kejadian yang ada pada sistem administrasi perpustakaan ini
adalah:
a. Pencatatan data anggota
b. Pencatatan data buku
c. Proses transaksi peminjaman buku
d. Proses transaksi pengembalian buku
e. Pembuatan laporan
3. Data Flow Diagram Context Level (Context Diagram)
Context Diagram merupakan diagram yang menggambarkan aliran
data secara garis besar. Diagram ini menginventarisasi data yang masuk ke

sistem beserta sumbernya serta informasi yang dihasilkan sistem beserta

tujuannya.

Bagian_Ad
min

Buku

Anggota
Anggota
Transaksi

Sistem
Administrasi
Perpustakaan

Kartu_Anggota

Laporan

Kepala
Sekolah

Gambar 15. Context Diagram Sistem Administrasi Perpustakaan

4. Data Flow Diagram (DFD)

a. Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 dibuat berdasarkan Context Diagram. Proses pertama
input data anggota, input data transaksi, input data buku,

dan

pembuatan laporan. Dari proses pertama adalah input data anggota

yaitu data flow yang mengalir dari anggota, kemudian penyimpanan ke
data store anggota. Transaksi yaitu peminjaman dan pengembalian
yang disimpan pada data store transaksi. Data flow yang mengalir dari
bagian admin yang berupa data flow buku disimpan pada data store
buku. Kepala sekolah mendapat laporan dari sistem.

Anggota

Kartu_Anggota

1
Anggota

Anggota

Input Data
Anggota

Anggota
Anggota

+
Anggota

5
Buku

Input Data
Buku

Buku
Buku

Input Data
Transaksi

Transaksi
Anggota

Anggota
Transaksi
Buku

Buku
Transaksi

Transaksi

Bagian_Ad
min

4
Pembuatan
Laporan

+
Laporan

Kepala
Sekolah

Gambar 16. DFD Level 0 Sistem Administrasi Perpustakaan

b. Data Flow Diagram Level 1

1. DFD Level 1 Proses Input Data Anggota
DFD Level 1 Proses Input Data Anggota, diawali dengan
anggota mendaftarkan ke sistem, dilanjutkan dengan penginputan
data anggota dan pembuatan kartu anggota.

Anggota

Anggota

Anggota
Kartu_Anggota

1
Input Data
Anggota

Anggota
Anggota

Anggota

2
Pembuatan
Kartu
Anggota

Gambar 17. DFD Level 1 Proses Input Data Anggota

2.

DFD Level 1 Proses Pencatatan Data Transaksi

Pada DFD level 1 proses Input Data Transaksi. Anggota
melakukan peminjaman, kemudian diinputkan pada data store
transaksi. Transaksi pengembalian buku, yaitu meng-update data
transaksi. Kemudian penginputan pada input data transaksi
peminjaman dan pengembalian meng-update data pada data store
buku.

Anggota

Anggota

5
Anggota
T ransaksi

Transaksi
Perpustakaan

Peminjaman

Pengembalian

Input Data
Peminjaman

Input Data
Pengembalian

3
Transaksi

Buku

Update Data
Buku

Buku

Buku

Transaksi

Transaksi

Transaksi

Gambar 18. DFD Level 1 Proses Input Data Transaksi

3. DFD Level 1 Proses pembuatan laporan

Dalam DFD level 1 proses pembuatan laporan, dibuat
proses laporan transaksi peminjaman dan pengembalian buku,
laporan data buku dan data anggota yang selanjutnya dilaporkan
kepada kepala sekolah.

Anggota

T ransaksi

Buku

Anggota

T ransaksi

Buku

1
Laporan
Data
Anggota

2
Laporan
Data
T ransaksi

3
Laporan
Data Buku

Laporan Data Transaksi

Laporan Data Anggota

Laporan Data Buku

4
Pembuatan
Laporan

Laporan

Kepal a
Sekolah

Gambar 19. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

C. Perancangan Basis Data

Spesifikasi

basis

data

dari

sistem

administrasi

perpustakaan

MTs N Wonokromo Bantul, Yogyakarta adalah :

1. Perpustakaan melayani peminjaman koleksi buku perpustakaan, untuk
dapat meminjam harus terlebih dahulu menjadi anggota dan tiap anggota
mempunyai data, yaitu:, No_Anggota, Nama, NIS, alamat, Angkatan bagi
siswa dan bagi karyawan mempunyai data No_Anggota, Nama,
Guru_Bidang_Studi.
2.

Petugas

perpustakaan

mengisi

koleksi

buku

sebagai

berikut:

Kode_Koleksi, kode_buku, judul, pengarang, penerbit, Jilid, Jumlah, Kota,

Tahun_Terbit, Sumber, Tanggal, keterangan.

3. Saat anggota meminjam buku perpustakaan, petugas perpustakan akan

melakukan pengisian data transaksi peminjaman yaitu: No_Anggota,
kode_Koleksi, tgl_pinjam, tgl_kembali.
4. Saat anggota mengembalikan buku, karyawan akan mengisi data transaksi
pengembalian buku yaitu: No_Anggota, Kode_Koleksi, tgl_Kembali,
tgl_Dikembalikan , Denda.

D. Desain Konseptual Awal

Dari spesifikasi basis data tersebut diatas, dapat dihubungkan menjadi
perancangan konseptual awal system informasi perpustakaan MTs N
Wonokromo Bantul yang dapat dilihat pada table berikut ini:
Tipe Entitas

Atribut

Anggota

No_Anggota, Nama, NIS, alamat.,angkatan.

Buku

Kode_Koleksi,

Kode_Buku,

judul,

pengarang,

penerbit, jilid, jumlah, kota, Tahun_Terbit, Sumber,

Tanggal, Keterangan.

Tipe Relasi
Peminjaman

Atribut
No_Anggota,

Kode_Koleksi,

tgl_pinjam,

Kode_Koleksi,

tgl_kembali,

tgl_kembali.
Pengembalian

No_Anggota,

tgl_Dikembalikan, Denda.

E. Entity Relationship Diagram

Berdasarkan

desain konseptual awal diatas,maka dapat dibuat Entity

Relationship Diagram (ERD) sebagai berikut:

Kode_Kolek
si

Tgl_Pinja
m

Pengaran
g

Tgl_Kembal
i

No_Anggot
a

Kode_Buk
u

NIS

Nama

Pinjam

Jumla
h

Judul

Jili
d

Buku

Anggota

M
Alama
t

Penerbi
t

Kemba
li

Angkata

n
Denda

Kot
a
Sumbe
r

Tahun_Terbi
t

Tgl_Dikembalika
n
Gambar 20. Entity Relationship Diagram

F. Mapping Table
Mapping Table digambarkan untuk menghubungkan antara field kunci
(primary key) suatu tabel dengan field kunci tamu (foreign key).

Tangga
l
Keteranga
n

Anggota
No_Anggota

nama

NIS

Alamat

angkatan

pk

Peminjaman
No_Anggota

Kode_Koleksi

fk

Tgl_Pinjam

Tgl_Kembali

fk

Pengembalian
No_Anggota

fk

Kode_Koleksi

Tgl_Kembali

Tgl_Dikembalikan

Denda

fk

Buku
Kode_Koleksi

Kode_Buku

Judul

penerbit

Pengarang

Jumlah

Jilid

...

pk
...

Kota

Sumber

Tanggal

Thn_Terbit

Keterangan

Gambar 21.Mapping Table

G. Perancangan Tabel
Database perpustakaan terdiri dari table-tabel dan domain.
1. Tabel Anggota
Mencatat data-data Anggota yang masuk pada perpustakaan MTs N
Wonokromo Bantul.

Tabel 1. Tabel Anggota

Field

Tipe Data

Lebar Field

No_Anggota
Nama
NIS
Alamat
Angkatan

Number
Text
Number
Memo
Number

Long Integer
30
Long Integer
Long Integer

2. Tabel Buku
Mencatat data-data buku yang masuk pada perpustakaan MTs N
Wonokromo Bantul.
Tabel 2. Tabel Buku

3.

Field

Tipe Data

Lebar Field

Kode_Koleksi

Text

30

Kode_Buku

Text

30

Judul

Text

50

Pengarang

Text

30

Tabel

Penerbit

Text

30

Peminjaman

Thn_Terbit

Number

Long Integer

Sumber

Text

20

Jilid

Number

Long Integer

Jumlah

Number

Long Integer

Kota

Text

30

Tanggal

Date/Time

Short Date

Keterangan

Text

30

Mencatat data-data Peminjaman yang masuk pada perpustakaan MTs

N Wonokromo Bantul.
Tabel 3. Tabel Peminjaman
Field

Tipe Data

Lebar Field

No_Anggota

Number

Long Integer

Kode_Koleksi

Text

20

Tgl_Pinjam

Date/Time

Short Date

Tgl_Kembali

Date/Time

Short Date

4. Tabel Pengembalian
Mencatat data-data Pengembalian yang ada pada perpustakaan MTs
N Wonokromo Bantul.
Tabel 4. Tabel Pengembalian
Field

Tipe Data

Lebar Field

No_Anggota

Number

Long Integer

Kode_Koleksi

Text

20

Tgl_Kembali

Date/Time

Short Date

Tgl_DiKembalikan

Date/Time

Short Date

Denda

Currency

Currency

H. Perancangan Menu Program

Rancangan menu dalam bentuk
diagram pada aplikasi ini adalah sebagai
File
berikut:

Input Data

Data Anggota
Data Buku

Setup

Ubah Password
BackUp Data

Keluar
Transaksi
Peminjaman
Pengembalian

Pencarian Data
MENU UTAMA

Pencarian Data Anggota

Pencarian Data Buku
Pencarian Data Peminjaman
Pencarian Data Pengembalian
Laporan
Laporan Data Anggota
Laporan Data Buku
Laporan Data Peminjaman
Laporan Data Pengembalian
Bantuan
Kalkulator
Petunjuk Program
Info Programer
Sembunyi Toolbar
Keluar

Gambar 22. Diagram Menu Program Aplikasi

Rancangan

menu

program

pada

software

Sistem

Administrasi

Perpustakaan ini memiliki satu menu utama dan beberapa sub menu, pada tiaptiap sub menu memiliki fungsi masing-masing.
1. Menu File
a. Sub menu Input data yang terdiri dari :
1) Data Anggota

Berfungsi untuk menginput data anggota perpustakaan.

2) Data Buku
Berfungsi untuk menginput data buku koleksi perpustakaan.
b. Sub menu Setup yang terdiri dari :
1) Ubah Password
Berfungsi untuk mengubah password yang sudah ada dengan
password lain.
2) Backup Data
Berfungsi untuk menyalin database yang sudah tersimpan ke folder
yang diinginkan.
c. Keluar
Digunakan apabila pengguna ingin keluar dari program aplikasi.
2. Menu Transaksi
a. Sub menu Peminjaman.
Berfungsi untuk menginput data transaksi peminjaman buku yang
dilakukan oleh anggota.

b. Sub menu Pengembalian.

Berfungsi untuk menginput data transaksi pengembalian buku yang
dipinjam oleh anggota.
3. Menu Pencarian
a. Sub Menu Pencarian Data Anggota

Berfungsi untuk melakukan pencarian data anggota perpustakaan secara

lengkap dan cepat.
b. Sub Menu Pencarian Data Buku
Berfungsi untuk melakukan pencarian data buku secara lengkap dan
cepat.
c. Sub Menu Pencarian Data Peminjaman
Berfungsi untuk melakukan pencarian data peminjaman buku secara
lengkap dan cepat.
d. Sub Menu Pencarian Data Pengembalian
Berfungsi untuk melakukan pencarian data pengembalian buku secara
lengkap dan cepat.
4. Menu Laporan
a. Sub menu Laporan Data Anggota
Berfungsi untuk mencetak laporan data anggota maupun untuk
mengetahui data seluruh anggota yang ada.
b. Sub menu Laporan Data Buku
Berfungsi untuk mencetak laporan data buku maupun untuk mengetahui
data seluruh buku yang ada.
c. Sub menu Laporan Data Peminjaman
Berfungsi untuk mencetak laporan data transaksi peminjaman yaitu
laporan peminjaman harian atau pertanggal dan laporan peminjaman
secara lengkap dari data awal sampai data terakhir..
d. Sub menu Laporan Data Pengembalian

Berfungsi untuk mencetak laporan data pengembalian buku yang telah

dilakukan oleh anggota.
5. Menu Bantuan
a. Sub menu kalkulator
Berfungsi untuk mempermudah user dalam melakukan penghitungan.
b. Sub menu Petunjuk Program
Berisi tentang petunjuk untuk menggunakan program aplikasi.
c. Sub menu Info Programmer
Berisi mengenai pembuat aplikasi sistem administrasi perpustakaan.
d. Sub menu Sembunyi toolbar
Berfungsi untuk menyembunyikan toolbar atau menampilkannya
kembali sesuai dengan keinginan user.
6. Keluar
Menu keluar ini digunakan apabila pengguna ingin keluar dari aplikasi
program.

I. Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap akhir dari proses membangun
sebuah sistem administrasi. Pada tahap ini semua rancangan yang sudah
dihasilkan diterjemahkan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga
menjadi sebuah sistem.

Pada implementasi program aplikasi sistem administrasi perpustakaan

MTs N Wonokromo Bantul ini memiliki tampilan sebagai berikut :
1. Tampilan menu Login
Menu Login digunakan untuk masuk ke aplikasi sistem administrasi
Perpustakaan MTs N Wonokromo Bantul dengan memasukkan User Name
dan Password dengan benar.

Gambar 23. Tampilan Menu Login

2. Tampilan Menu Loading

Apabila User Name dan Password yang ditulis benar maka akan masuk ke
menu loading. Menu loading merupakan menu yang berisi nama program
aplikasi sistem administrasi perpustakaan MTs N Wonokromo Bantul.

Gambar 24. Tampilan Menu loading

3. Tampilan Menu Utama

Tampilan menu utama ini muncul setelah proses loading terlebih dahulu.
Pilihan menu yang terdapat pada menu utama yaitu:
a. Menu File, terdiri dari 3 sub menu yaitu:
1) Sub menu input data yang terbagi menjadi 2 yaitu data anggota dan
data buku.
2) Sub menu Setup yang terbagi menjadi 2 yaitu ubah password dan
Backup Data.
3) Sub menu Keluar yang berfungsi untuk keluar dari program aplikasi
b. Menu Transaksi, terdiri dari 2 sub menu yaitu: sub menu peminjaman dan
sub menu pengembalian.
c. Menu Pencarian, terdiri dari 4 sub menu yaitu: sub menu pencarian data
anggota, pencarian data buku, pencarian data peminjaman dan pencarian
data pengembalian.

d. Menu Laporan, terdiri dari 4 sub menu yaitu: sub menu laporan data
anggota, laporan data buku, laporan data peminjaman dan laporan data
pengembalian.
e. Menu Bantuan, terdiri dari 4 sub menu yaitu : sub menu kalkulator,
Petunjuk Program, Info Programmer dan sub menu BackUp Data.
f. Menu keluar, untuk keluar dari program aplikasi.

Gambar 25. Tampilan Menu Utama Program

4. Tampilan menu File

a. Sub Menu Input Data
Sub menu input data digunakan untuk memasukkan data buku dan data
anggota.

1) Data Anggota
Input Data Anggota digunakan untuk memasukkan data Anggota baru
maupun mengedit data dan menghapus data. Anggota ini dibagi
dalam 2 katergori yaitu anggota yang merupakan siswa dan anggota
yang merupakan karyawan.

Gambar 26. Tampilan Data Anggota Siswa

Gambar 27. Tampilan Data Anggota Karyawan

2) Data Buku
Input Data Buku digunakan untuk memasukkan data buku. Di dalam
form ini bisa menambah data, mengedit data maupun menghapus
data. Dalam form ini juga digunakan kode koleksi yang berfungsi
untuk membedakan buku apabila judul buku lebih dari 1 buah.

Gambar 28. Tampilan Data Buku

Gambar 29. Tampilan Data Koleksi Buku

b. Sub Menu Setup

1) Ubah Password
Form Ubah Password Berfungsi untuk mengubah password yang
sudah ada dengan password lain.

Gambar 30. Tampilan Ubah Password

2) Backup Data
Backup Data berfungsi untuk menyalin database yang sudah
tersimpan ke folder yang diinginkan.

Gambar 31. Tampilan Backup Data

Gambar 32. Tampilan Pilihan Folder

5. Tampilan Menu Transaksi

a. Sub Menu Input Data Transaksi Peminjaman
Berfungsi untuk mendata transaksi peminjaman buku yang dilakukan
oleh anggota. Buku yang boleh dipinjam maksimal 2 buah dan apabila
bukan anggota tidak boleh meminjam buku. Batas peminjaman buku
hanya sampai 7 hari. Program ini juga menyertakan validasi data, apabila
buku yang dipinjam mempunyai kode yang sama maka akan muncul
pesan buku sudah dipinjam.

Gambar 33. Tampilan Input Data Transaksi Peminjaman

b. Sub Menu Input Data Transaksi Pengembalian

Berfungsi untuk mendata transaksi pengembalian buku yang dipinjam
oleh anggota perpustakaan. Batas akhir pengembalian yaitu 7 hari
setelah peminjaman dan apabila terlambat akan dikenakan denda sebesar
Rp.100 bagi anggota siswa dan bagi anggota karyawan tidak akan
dikenakan denda.

Gambar 34. Tampilan Input Data Transaksi Pengembalian

6. Tampilan Menu Pencarian Data

a. Sub Menu Pencarian Data Anggota
Digunakan apabila pengguna ingin mencari data anggota dengan kata
kunci tertentu.

Gambar 35. Tampilan Pencarian Data Anggota

b. Sub Menu Pencarian Data Buku

Digunakan apabila pengguna ingin mencari data buku dengan kata kunci
tertentu.

Gambar 36. Tampilan Pencarian Data Buku

c. Sub Menu Pencarian Data Transaksi Peminjaman

Digunakan apabila pengguna ingin mencari data transaksi peminjaman
dengan kata kunci tertentu.

Gambar 37. Tampilan Pencarian Data Transaksi peminjaman

d. Sub Menu Pencarian Data Transaksi Pengembalian

Digunakan apabila pengguna ingin mencari data transaksi pengembalian
dengan kata kunci tertentu.

Gambar 38. Tampilan Pencarian Data Transaksi Pengembalian

7. Tampilan Menu Laporan

a. Sub Menu Laporan Data Anggota
Berisi Laporan Data Anggota Perpustakaan MTs N Wonokromo dan
dapat dicari berdasarkan tahun angkatan.

Gambar 39. Tampilan Laporan Data Anggota

b. Sub Menu Laporan Data Buku

Berisi laporan data buku berdasarkan laporan harian, laporan bulanan
dan laporan tahunan.

1)

Laporan Harian
Laporan harian ini digunakan untuk membuat laporan setiap hari
tentang data buku yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah.

Gambar 40. Tampilan Laporan Data Buku (Laporan Harian)

2) Laporan Bulanan
Laporan bulanan ini digunakan untuk membuat laporan perbulan
tentang data buku yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah.

Gambar 41. Tampilan Laporan Data Buku (Laporan Bulanan)

3) Laporan Tahunan
Laporan tahunan ini digunakan untuk membuat laporan pertahun
tentang data buku yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah.

Gambar 42. Tampilan Laporan Data Buku (Laporan Tahunan)

c. Sub Menu Laporan Data Transaksi Peminjaman

Berisi laporan data transaksi peminjaman berdasarkan laporan harian,
laporan bulanan dan laporan tahunan
1)

Laporan Harian
Laporan harian ini digunakan untuk membuat laporan setiap hari
tentang data transaksi peminjaman yang akan dilaporkan kepada
kepala sekolah.

Gambar 43. Tampilan Laporan Data Transaksi Peminjaman (Laporan Harian)

2)

Laporan Bulanan
Laporan bulanan ini digunakan untuk membuat laporan perbulan
tentang data transaksi peminjaman yang akan dilaporkan kepada
kepala sekolah.

Gambar 44. Tampilan Laporan Data Transaksi Peminjaman (Laporan Bulanan)

3) Laporan Tahunan
Laporan tahunan ini digunakan untuk membuat laporan pertahun
tentang data transaksi peminjaman yang akan dilaporkan kepada
kepala sekolah.

Gambar 45. Tampilan Laporan Data Transaksi Peminjaman (Laporan Tahunan)

d. Sub Menu Laporan Data Transaksi Pengembalian

Berisi laporan data transaksi pengembalian berdasarkan laporan harian,
laporan bulanan dan laporan tahunan.
1) Laporan Harian
Laporan harian ini digunakan untuk membuat laporan setiap hari
tentang data transaksi pengembalian yang akan dilaporkan kepada
kepala sekolah.

Gambar 46. Tampilan Laporan Data Transaksi Pengembalian (Laporan Harian)

2)

Laporan Bulanan
Laporan bulanan ini digunakan untuk membuat laporan perbulan
tentang data transaksi pengembalian yang akan dilaporkan kepada
kepala sekolah.

Gambar 47. Tampilan Laporan Data Transaksi Pengembalian (Laporan Bulanan)

3) Laporan Tahunan
Laporan tahunan ini digunakan untuk membuat laporan pertahun
tentang data transaksi pengembalian yang akan dilaporkan kepada
kepala sekolah.

Gambar 48. Tampilan Laporan Data Transaksi Pengembalian (Laporan Tahunan)

8. Menu Bantuan
a. Sub Menu Kalkulator
Berfungsi untuk mempermudah user dalam melakukan penghitungan.

Gambar 49. Tampilan Kalkulator

b. Sub Menu Petunjuk Program

Berfungsi untuk mengetahui cara penggunaan program.

Gambar 50. Tampilan Petunjuk Program

c. Sub Menu Info Programmer

Berisi

tentang

pembuat

software

aplikasi

sistem

perpustakaan MTs N Wonokromo Bantul.

Gambar 51. Tampilan Info Programmer

administrasi

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A.

Kesimpulan
Dari hasil uraian mengenai bab-bab sebelumnya dan dengan
memperhatikan Sistem Administrasi Perpustakaan MTs N Wonokromo,
Bantul, Yogyakarta dapat diambil kesimpulan bahwa dengan adanya
pengolahan data sirkulasi peminjaman buku pada perpustakaan MTs N
Wonokromo maka proses data buku, data anggota yang masuk dapat
diolah dengan baik. Sistem ini dapat membantu kelancaran, kecepatan,
ketepatan dalam mekanisme kerja, sehingga diharapkan efisiensi waktu
tenaga dan biaya dapat dicapai. Dan Sistem ini juga

akan

mempermudah pegawai perpustakaan dan dapat membantu penyusunan

laporan-laporan, sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan
tepat.
B.

Saran
Program aplikasi pada MTs N Wonokromo masih bersifat single user
yaitu aplikasi sistem komputeriasai perpustakaan MTs N Wonokromo
hanya untuk satu komputer. Aplikasi ini akan lebih baik bila
dikembangkan dengan multiuser yang akan menunjang kinerja
perpustakaan dimasa mendatang.