Anda di halaman 1dari 132

TIM PENYUSUN

1. Ardhyan Zulfikar Malik ( ARD )


2. Fitasari Wiharni ( FIT )
3. Fitria ( FTA )
4. Komang Indah Desinthya ( KID )
5. Vera Ananda ( VER )
6. Ratih Cintya Lestari ( RCT )
7. Rini Setyaningsih ( RNI )
8. M. Denis Syahputra ( DNS )
9. Diana Meiriana Selvianti ( DNA )
10. Ridho Arya Duta M ( RDO )
11. Fauza Annisa ( OZA )
12. Rahayu Manolita ( RHY )
13. Muhammad Aulia Rendy ( REN )
14. Fransiska ( FRN )
15. Viky Hermana Pratama ( VHE )

TATA TERTIB PRAKTIKUM MANAJEMEN PROSES BISNIS


TAHUN AJARAN 2014/2015
KEHADIRAN
1. Semua Praktikan wajib mengikuti praktikum, tidak boleh diwakilkan dan jika berhalangan
wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum dilaksanakan.
2. Untuk Praktikan yang berhalangan hadir karena :

Sakit/berduka, maka Praktikan wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3


hari setelah praktikum dilaksanakan.

Tidak tahu jadwal praktikum, maka Praktikan berhak mengulang tahun depan.

3. Praktikan wajib datang tepat waktu pada saat praktikum atau akan dikenakan sanksi, yaitu
:
Keterlambatan <15 menit: boleh mengikuti Tes Awal tanpa ada penambahan waktu
dalam pengerjaan Tes Awal.

Keterlambatan >15 menit: boleh mengikuti praktikum, nilai Tes Awal=0 & nilai
praktikum dipotong sebesar 50%.

Keterlambatan setelah praktikum selesai, maka dianggap tidak hadir dan wajib
MENGULANG TAHUN DEPAN.
Dikarenakan modul 1 tidak ada Tes Awal maka jika keterlambatan lebih dari 15
menit maka nilai praktikum dipotong sebesar 50%.
4. Praktikan yang TIDAK HADIR pada saat praktikum tanpa keterangan maka akan
dinyatakan GUGUR dan dipersilahkan untuk MENGULANG tahun depan.
5. Segala bentuk Kecurangan akan diberi nilai Praktikum = E.
6. Semua Praktikan wajib mengikuti semua modul praktikum, dan ada tidaknya praktikum
susulan telah ditetapkan di peraturan selanjutnya.
PRAKTIKUM
1. Syarat kelengkapan praktikum yang harus dipenuhi untuk setiap Praktikan yaitu :
a. Kartu Praktikum

Kartu Praktikum harus dilengkapi dengan Foto dan Cap Laboratorium.

Apabila Kartu Praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang


kartu praktikum & meminta tanda tangan asisten yang telah mengasisteni
sebelumnya.

Praktikan hanya berhak mengganti kartu 1x selama Praktikum Tahun


Ajaran 2014/2015 berlangsung.

2. Asisten berhak memberikan sanksi kepada Praktikan yang tidak melengkapi persyaratan
yang telah ditentukan.
3. Praktikan wajib memakai pakaian seragam resmi ( bersepatu ) standar resmi IT Telkom,
rapi, sopan, dan tidak diperkenankan memakai jeans.

Apabila praktikan tidak menggunakan seragam dan sepatu silahkan PULANG untuk
mengganti seragam dan sepatu sesuai dengan ketentuan yang berlaku, tidak ada
toleransi keterlambatan dan lokasi tempat tinggal.

4. Praktikan wajib mengisi lembar presensi yang telah disediakan.


5. Semua praktikan wajib melaksanakan praktikum sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan, kecuali bagi praktikan yang telah melakukan tukar jadwal dengan membawa
bukti form tukar jadwal. Jika tidak, maka tidak diperkenankan mengikuti praktikum.

6. Tukar jadwal dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

Pertukaran jadwal hanya diperbolehkan jika ada bentrok dalam hal akademik.

Praktikan yang bersangkutan mencari kelas yang masing kosong/tersedia untuk


masuk ke kelas tersebut.

Jika semua kelas penuh, maka praktikan yang bersangkutan harus mencari
praktikan lain yang bersedia untuk bertukar jadwal.

Praktikan harus mengajukan form perizinan tukar jadwal yang diserahkan ke


Komisi Disiplin Laboratorium BPAD max. 24 jam sebelum jadwal praktikum
berlangsung.

Setiap form pertukaran jadwal harus disertai dengan tanda tangan Dosen
Wali/Dosen Manajemen Proses Bisnis(MPB). Jika dosen default MPB
berhalangan/tidak bisa memberikan tanda tangan, boleh mengajukan ke dosen
MPB lainnya.

7. Praktikan wajib mengikuti praktikum sampai selesai dan tidak boleh meninggalkan
praktikum tanpa izin dari Asisten Jaga
8. Pada saat praktikum, Praktikan :

Wajib menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan kerapian Lab saat


praktikum

Wajib menjaga sopan santun dalam bertutur kata, baik sesama Praktikan maupun
kepada Asisten

Wajib mengembalikan fasilitas, perlengkapan dan / atau peralatan praktikum yang


digunakan dan dipinjam pada saat Praktikum dan tidak diperkenankan membawa
barang-barang tersebut keluar dari ruangan Lab

Wajib mengkondisikan alat komunikasi

Tidak boleh mengerjakan tugas praktikan lain

Tidak boleh mengerjakan pekerjaan di luar tugas yang harus diselesaikan

9. Mengenai praktikum susulan terdapat ketentuan sebagai berikut:

Praktikum susulan hanya terjadwal 1 shift.

Praktikum susulan hanya boleh diikuti oleh praktikan yang telah memberikan surat
perizinan beserta alasan yang diperbolehkan (sakit, berduka, keperluan keluarga).

Dalam 1 shift praktikum susulan, praktikan diperbolehkan untuk mengikuti modulmodul yang tidak diikuti sebelumnya. (Co/: Jika praktikan tidak mengikuti 2
modul, maka diperbolehkan untuk praktikum 2 modul tersebut dalam 1 shift).

MODUL 1
PENGENALAN MEGA DAN BPMN

Tujuan Praktikum

Praktikan dapat menggunakan software MEGA

Praktikan dapat memahami proses bisnis

Praktikan dapat memahami notasi notasi BPMN

Praktikan dapat membuat notasi BPMN dalam MEGA

Landasan Teori
Pengenalan MEGA
Aplikasi MEGA adalah sebuah tools yang dapat membantu suatu perusahaan dalam
membuat pemodelan baik pemodelan proses bisnis atau pemodelan Enterprise Architecture.
Sebelum memulai pekerjaan, administrator harus membuat sebuah environment baru dan
sebuah repositori baru dengan menggunakan modul Administration MEGA. Sebuah environment
memungkinkan beberapa user untuk berbagi data yang sama. Dalam environment berisi satu atau
lebih repositori kerja, dan sebuah repositori sistem.
Environment terdiri dari:
1.

User

2.

Satu atau lebih repositori kerja untuk user gunakan

3.

Sistem repositori yang mengandung metamodel

4.

Konten informasi yang dapat dibagi-bagi oleh user kepada user lain
Repositori sistem terdiri atas:

1.

Metamodel (struktur repositori)

2.

Daftar user dari sebuah environment dan profilnya

3.

Konfigurasi user (hak, profil, dll)

4.

Daftar repositori-repositori

5.

Standar dan perangkat kustomisasi:


Queries
Documents templates
Web site templates

Repositori merupakan tempat penyimpanan bagi arsip-arsip software, dimana sofware dalam arsip
ini dapat diambil oleh user untuk digunakan. Pada repositori, data yang terkandung didalamnya
tidak dapat dilihat oleh repositori lain.
Penggunaan MEGA
1.1. Membuat Environment Baru
Tahapan pertama proyek pemodelan dalam MEGA Administrator adalah membuat
sebuah environment kerja dan minimal satu repositori kerja.
Untuk membuat environment:
1. Buka modul Administration ( Administration berada di C:\Program
Files\MEGA\MEGA 2009 SP5)
2. Klik kanan folder Environment, pilih New.

3. Masukkan Nama Environment yang diinginkna, ex: Modul 1_[Kelas masingmasing] .

Contoh

4. Klik OK.
5. Ketika telah selesai dibuat, pastikan posisi environment dengan namaModul
1_[Kelas masing-masing] berada di bawah Mega Application dan mereferensi
pada Mega Application.
1.2. Membuat Repository Kerja
Dalam membuat repository kerja, proses masih dilakukan di bagian Administrator ,
berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Expand environment Modul 1_[Kelas masing-masing].

2. Pilih user Administrator dan klik OK.

3. Klik kanan folder Repositories dan pilih New.

4. Masukkan nama sesuai dengan NIM dan biarkan default location.

Contoh

5. Klik OK.
Ketika telah selesai dibuat, pastikan repositori dengan NIM tersebutberada pada daftar
repositori.Kemudian

cari

folder

repositori

tersebut

di

C:\Users\Public\Documents\MEGA

2009

SP5\

Modul

1_[Kelas

masing-

masing]\Db.
1.3. Create reference environment yang ada
Fungsi dari create reference adalah untuk Untuk membuat meng-create reference,
ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Buka Mega Administration.
2. Klik kanan pada folder environment.
3. Pilih create reference.

4. Buka Documents>MEGA 2009 SP5>[Folder_Kelas_masing-masing].

1.4. Menyalin (Copy) sebuah repositori pada environment yang sama


Copy repositori NIM, dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Pada folder Repositories di dalam environmentSI-35-XX, pilih repositori
[NIM].
2. Klik kanan repositori tersebut dan pilih Duplicate.

3. Pada kotak dialog Duplicate a Repository, masukkan nama [NIM]_Backup. kemudian klik OK.
4.

Repositori

hasil

duplikasi akan muncul dan


mereferensi

pada

environment.
Catatan: Tidak boleh ada
dua atau lebih repositori
dengan nama yang sama.

1.5.

Membuat

User

Account
Bagian ini akan menjelaskan bagaimana langkah-langkah untuk membuat User
Accounts. Sebagai contoh, kita akan membuat user Technical Administrator dengan
otorisasi pada level administrator, ikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Masih pada modul Administration, pada environment SI-35-XX, expand
folder User Accounts.

2. Klik kanan pada User Accounts dan plilih Manage.

3. Klik tombol New(pojok kiri atas).


4. Masukkan Technical Administrator sebagai username.

Authentication Mode: MEGA

Repository Access Mode: Administrator

Authorization: Administrator

A. Organizational Chart
Untuk melakukan pemodelan proses bisnis, langkah pertama yang kita lakukan
adalah menganalisa siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Dalam hal ini
konsep modelling lebih berfokus ke pada Who is concered dan Where?.
Fungsi dari organizational chart:

Mendeskripsikan basic hirarki dari org-unit

Menyediakan static dari organisasi

Menyediakan repository umum dari org-unit

Dalam organizational chart ada 3 element dalam pembuatnya, yaitu :


1. Org unit ( Organizational Unit ) dibagi menjadi 2 yaitu Internal dan Eksternal.
a. Internal itu adalah elemen yang berada di dalam struktur perusahaan. Tipe dari orgunit internal antara lain :

Structure presentasi dari departemen, divisi, atau manajemen


dari sebuah perusahaan.

Function presentasi dari sebuah posisi/pekerjaan atau fungsi


fungsi yang ada di dalam perusahaan tersebut.

Manager presentasi dari seorang manajer dari sebuah perusahaan.

Company presentasi sebuah perusahaan atau dapat juga cabang


dari perusahaan tersebut.

Generic presentasi fungsi yang sifatnya sementara berdasarkan


konteks dari sebuah aliran proses.

b. Eksternal, entitas yang berada di luar organisasi namun masih


melakukan interaksi dalam sistem perusahaan tersebut
Contoh : Supplier
2. Person merupakan pelaku yang terlibat dalam organisasi tersebut
3. Site merupakan dimana organisasi itu berada
Dalam pembuatan organizational chat terdapat aksi yaitu :
1. Aksi untuk objek : create, remove, delete, commnet, dan describe

Perbedaan aksi remove dengan delete yaitu :

Remove : digunakan untuk menghapus objek pada gambar diagram

Delete : digunakan untuk menghapus objek secara permanen

2. Aksi untuk link : create, describe, dan delete.

B. Business Process
Business Process menawarkan barang atau jasa kepada klien internal atau eksternal
dari perusahaan atau organisasi. Pada tingkat yang lebih tinggi, proses bisnis merupakan
struktur dan kategorisasi bisnis. Hal ini dapat terurai dalam proses lainnya. Hubungan
business process dengan organizational process menggambarkan implementasi nyata dari
proses bisnis dalam organisasi.

Organizational Processes Who, When, How, Where?


People, Org-Units, Sites, Operations

Functional Processes What?


Activities, Business Functions, Functionality

System Processes Workflow Diagram


Applications, Services

1. Overview Business Process


Business Processes Overview Diagram digunakan untuk menampilkan proses
bisnis tingkat atas perusahaan dan elemen yang terkait. Seringkali prosesnya
diklasifikasikan dalam kategori (manajemen, operasional, support). Notasi yang digunakan
pada diagram ini diantaranya :
Notasi

Deskripsi

Internal Org-unit berfungsi sebagai elemen yang berada di


dalam perusahaan yang bertanggung jawab terhadap proses
Org -unit

Internal Org-unit

yang ada di perusahaan.


External Entity berfungsi sebagai elemen yang berada diluar
perusahaan yang berinteraksi dengan perusahaan tersebut.

Clie nt

External Entity
Business Pro c ess

Business process pada overview diagram ini berfungsi untuk


mendefinisikan proses bisnis utama yang berada didalam

Business process
Ma nage me nt

perusahaan.
Folder berfungsi untuk mengelompokkan business process
dengan tema yang sama. Contoh : management, operational,

Folder
Note

Note

support dll.
Note

berfungsi

untuk

memberikan

penjelasan

atau

pernyataan memberikan komentar atau penjelasan pada teks


atau gambar.

R ole

Role berfungsi untuk mendefinisikan participant dalam


interaksi atau proses.

2. Business Process Diagram


Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur bisnis perusahaan.
Mendeskripsikan produk atau penawaran layanan, komposisi proses bisnis yang
menghasilkannya dan pelaksanaannya dalam functional process, organizational process
dan system process. Diagram ini menggunakan subset dari notasi BPMN.
Notasi
Business process

Deskripsi
Business process ini berfungsi untuk memetakan proses
bisnis perusahaan dengan output produk atau jasa kepada
klien internal atau eksternal dari perusahaan. Notasi ini

Business process

terdapat pada diagram business process yang dapat di


breakdown dari overview business process
Swimlane berfungsi untuk pembatas operasi yang dilakukan
oleh Org-Unit. Operasi dapat digambarkan secara vertikal
atau horizontal
Vertical swimlane

Horizontal swimlane
Participant

Participant mendefinisikan partisi dari tugas sebuah proses.


Participant dapat didekomposisi menjadi sub - partisi untuk
mendelegasikan tanggung jawab untuk subset dari tugasnya.

Participant
Data object digunakan untuk menjelaskan bagaimana
Invoice

Data Object

dokumen , data, dan benda-benda lain yang digunakan dan


diperbarui selama proses terkait.Data object dapat mewakili
dokumen elektronik atau fisik.

Message

Message Flow

Message flow menggambarkan informasi yang mengalir


dalam suatu perusahaan atau pertukaran informasi antara
perusahaan dan lingkungan bisnis.
Squence flow digunakan untuk menunjukkan urutan langkah-

Squence Flow

langkah dari sebuah proses akan dilakukan. Setiap aliran


urutan hanya memiliki satu sumber dan hanya satu sasaran.
Offering mewakili pembuatan dari suatu produk atau jasa

Offering

yang diberikan oleh suatu perusahaan melalui proses


tertentu.

C. Organizational Process
Pada organizational process
When.

konsep modelling berfokus pada Who, How?,

Organizational process mendeskripsikan bagaimana suatu proses itu dapat berjalan di


dalam struktur organisasinya. Organizational process itu menggambarkan kumpulan dari
sub proses yang dilihat dari sudut pandang sebuah organisasi atau perusahaan tersebut.
Berikut contoh sebuah BPMN Organizational Process Diagram.

Karakteristik Organizational Process

Sebuah organizational process menggambarkan sebagian atau keseluruhan urutan


operasi yang terjadi

Organizational process terkait dengan : tujuan, sumber daya (manusia, perangkat


lunak), biaya, waktu, dan lain sebagainya

Organizational process harus berada di bawah tanggung jawab organizational unit.

Organizational process berada persimpangan antara proses bisnis dengan


organizational unit.

Identifikasi Organizational Proces

Mengidentifikasi org-unit apa saja yang mempunyai peran dalam proses.

Mengidentifikasi organizational process yang menyangkut pada beberapa aspek


berikut :
o Apa saja pemicu proses ?
o Bagaimana hasil akhir yang akan diperoleh ?
o Apakah rantai proses organisasi menutupi tranformasi keseluruhan dari awal
sampai akhir

Exception Flows
a. Gateways
Elemen dari sebuah pemodelan proses bisnis yang menggambarkan penggabungan dari
sebuah alur proses. Macam macam gateways :

Generic
Tidak ada persyaratan khusus dalam gateway ini.

Exclusive Data Based


Hanya satu dari sub-proses yang akan dieksekusi. Gateway ini dapat diikuti
oleh beberapa obyek.

Parallel
Semua sub-proses yang ada dieksekusi tanpa mempertimbangkan kondisi
yang menyertainya.

Exclusive Event Based

Hanya satu dari sub-proses yang dieksekusi dengan sebuah kondisi tertentu
yang dibawanya.

Inclusive
Sub-proses

yang

dieksekusi

berdasarkan

kondisi

tertentu

yang

mengikutinya, maka dari itu gateway ini memungkinkan lebih dari satu
proses yang mengikuti.
b. Intermediate Events
Sebuah tanda yang menunjukkan sebuah proses yang terjadi setelah proses tersebut
dimulai dan sebelum proses tersebut berakhir. Ada beberapa macam intermediate
events, di antaranya :

Message
Terdapat dua macam Intermediate Message Event yaitu A Catching Message Event
(menggambarkan sebuah proses menunggu sampai sebuah message tersebut
diterima) dan A Throwing Message Event (menggambarkan sebuah proses
mengirimkan sebuah informasi secara berkelanjutan).

Timer
Merupakan sebuah penanda bahwa sebuah proses menunggu sampai waktu yang
telah ditentukan.

Error
Merupakan sebuah tanda apabila ada sebuah masalah yang muncul pada sebuah
proses. Masalah tersebut dapat muncul karena technical problems dan business
rules controls.

c. Sequence Conditioning
Sebuah kondisi atau factor yang mengatur sebuah organisasis dalam perkembangan
dari sebuah organizational process.

Fact Conditions
Berhubungan dengan keadaan dari sebuah proses, Business Rules, waktu,
dan lain-lain.

Default Conditions
Kondisi yang muncul ketika suatu kondisi lain dari sebuah proses tidak
terpenuhi.

D. System Process
System Process merupakan gambaran proses bisnis perusahaan berdasarkan
jalannya sistem sistem yang ada didalamnya. System proses ini sangat berguna untuk
memahami aliran data dan keterkaitan antara suatu sistem dengan sistem lainnya.
System View
a) Business Process

b) System Process
Sebuah system process merupakan representasi dari suatu
proses yang dapat dieksekusi.

c) Task
Task atau tugas adalah langkah-langkah dasar yang terdapat
pada sebuah system process. Dalam pelaksanaannya, task
didukung oleh IT service dan end-user.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat Diagram


1. Mendefinisikan User Requirement
Untuk dapat mendefinisikan user requirement secara tepat, dapat dilakukan analisis
terhadap beberapa hal di bawah ini:

Application Aplikasi apa saja yang digunakan dilihat dari sudut pandang
software development.

IT Service IT Service adalah sebuah komponen perangkat lunak yang


disediakan sebagai layanan dalam menjalankan satu atau lebih dari
fungsionalitas sistem. Contoh: e-mail, web service, dll.

Functionality Fitur yang diperlukan oleh unit-org agar dapat melaksanakan


tugasnya.

Resource Sarana yang digunakan untuk melaksanakan operasi/tindakan


tertentu.

System Used Sistem yang diterapkan untuk melaksanaan sebuah proses.


Mewakili apa saja yang dibutuhkan dalam perlaksanaan proses tersebut,
dapat berupa IT service, aplikasi, atau sumber daya lainnya.

Berikut adalah penggambaran keterkaitan antara masing-masing komponen dalam


mendefinisikan user requirement.

2. Menambahkan User Requirement pada Organizational Process


3. Memodelkan System Process
Pemodelan dari system process menjelaskan urutan (logika) kerja dari suatu
aplikasi, sehingga kita dapat mengetahui bagaimana aplikasi tersebut menjalankan
fungsinya. Poin yang harus dipenuhi adalah:

Mengetahui tugas yang dieksekusi dan order yang dilakukan

Mendeskripsikan cara penanganan suatu masalah dan kompensasi

Mendeskripsikan informasi yang dipertukarkan dan output yang dihasilkan.

4. Penambahan Event
Event biasanya digunakan untuk menggambarkan interaksi yang terjadi dalam suatu urutan
proses. Event sangat membantu dalam merepresentasikan informasi yang ada pada suatu
system process. Berikut adalah macam-macam event:

5. Penambahan Task Type


Berikut adalah jenis-jenis task type yang bisa digunakan dalam memodelkan sebiah
system process:
Loops
Sebuah system process dan task dapat dilakukan secara berulang
berdasarkan kondisi tertentu. Perulangan bisa berupa Do While atau
Do Until. Perulangan disimbolkan dengan tanda panah melingkar
di bagian bawah.

Multiple Instance
Fungsionalitasnya
pemrograman.

sama

seperti

Melaksanakan

for

each

perulangan

perulangan yang sudah ditentukan sebelumnya.

pada

struktur

dengan

jumlah

Transactions

Kumpulan

aktivitas

yang

dieksekusi

secara

terorganisir, dimana keseluruhan proses harus berhasil dieksekusi.


Jika tidak, sistem akan dikembalikan pada kondisi awal.

Compensations Sebagai respon otomatis untuk mengulang sebuah


transaksi

6. Pendefinisian Participant
Participant
Participant adalah sekumpulan tugas yang dieksekusi dalam suatu
system process. Kebanyakan objek dapat menggunakan participant
role, Org-Unit, Application, System Process dan IT Service

E. Functional Process
Functional Process berfungsi menggambarkan proses bisnis perusahaan dari segi
fungsional. Berdasarkan proses fungsional, perusahaan dapat mengidentifikasi aktivitasaktivitas yang dapat membedakan perusahaan tersebut dengan perusahaan lainnya. Proses
fungsional sangat penting ketika merancang sebuah proses bisini ataupun memperbaiki
sebuah proses bisnis.

Functional View
A. Business Process
Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur bisnis
perusahaan. Mendeskripsikan produk atau penawaran
layanan, komposisi proses bisnis yang menghasilkannya dan
pelaksanaannya dalam functional process, organizational
process dan system process. Diagram ini menggunakan
subset dari notasi BPMN.
B. Functional Process

Functional Process adalah nilai tambah yang hasilnya


dapat berupa barang atau jasa untuk client internal atau
eksternal. Value Chain ini digambarkan sebagai urutan
kegiatan. Dalam notasi BPMN, proses fungsional
merupakan sub proses.

C. Activity
Activity merupakan langkah dasar dari Functional
Process. Activity menunjukkan bagaimana Business
Function berkontribusi terhadap nilai tambah pada
Functional Process.

D. Business Function
Business Function adalah sebuah kemampuan/skill atau
sekelompok kemampuan yang terdapat dalam suatu
perusahaan.

Functional Process Diagram


Menjelaskan bagaimana seharusnya fungsi bisnis yang ada dalam suatu perusahaan
sehingga dapat menghasilkan nilai tambah.

A. Mengidentifikasi value creation (Nilai Tambah)


Langkah-langkah:
1) Mengidentifikasi nilai tambah
2) Identifikasi fungsi bisnis (participants)
3) Menentukan kegiatan (activity) yang terjadi
4) Identifikasi kemungkinan yang terjadi yang dapat mengganggu nilai tambah
5) Mendeskripsikan urutan dari semua elemen menggunakan Sequence Flow
B. Memungkinkan untuk mendeskripsikan proses secara cepat (tidak berbelit-belit) dan
tepat
C. Memungkinkan adanya solusi yang inovatif untuk mendesign organisasi yang baru

Simbol-simbol khusus yang digunakan di Business Process


Functional Process : proses untuk memberikan nilai tambah yang hasilnya
dapat berupa barang atau jasa untuk client internal atau eksternal.

F
Functional Activity : Activity menunjukkan bagaimana Business Function
berkontribusi terhadap nilai tambah pada Functional Process

Praktikum
SKENARIO
Universitas Sangkuriang memiliki struktur organisasi yang terdiri dari :
-

Rektor sebagai pimpinan

Wakil Rektor I sebagai wakil pimpinan

Bagian Administraasi Akademik

Bagian Teknologi dan Metode Pembelajaran

Bagian Perpustakaan

Bagian Kemahasiswaan

Salah satu syarat kelulusan di Universitas Sangkuriang adalah jumlah TAK (Transkrip
Akademik Kemahasiswaan) sebesar 80 poin. Oleh karena itu, setiap mahasiswa diharuskan untuk
aktif di bagian berorganisasi guna untuk mendapatkan TAK tersebut serta meningkatkan soft skill
mereka. Setelah mendapatkan poin TAK dari masing-masing organisasi, mahasiswa dapat
melakukan pengajuan TAK ke Bagian Kemahasiswaan baik secara individu atau kolektif.
Alur alur dalam pengajuan TAK individu di Universitas Sangkuriang :

Mahasiswa melakukan pengajuan surat keterangan kepada staff kemahasiswaan

Staff Kemahasiswaan memeriksa surat keterangan dan sertifikat yang kemudian


menyerahkan kepada Manager Bagian Kemahasiswaan untuk ACC surat keterangan

Apabila Manager Bagian Kemahasiswaan menyetujui surat keterangan maka surat


keterangan diserahkan kepada staff kemahasiswaan yang telah di-ACC

Staff Kemahasiswaan setelah menerima surat yang telah di-ACC kemudian


mahasiswa melakukan input data dan staff kemahasiswaan menerima input data
melalui system website

Staff Kemahasiswaan mengecek permintaan pengajuan TAK Online, apabila dalam


melakukan input data dalam satu minggu belum di ACC maka permintaan akan gagal.

Staff Kemahasiswaan akan ACC Pengajuan TAK Online sebelum seminggu, maka
proses akan selesai dan TAK diterima oleh Mahasiswa

Dalam proses pengajuan TAK diatas mahasiswa akan menginputkan permintaan TAK melalui
sistem website, alur dalam sistem tersebut :

Application client akan login ke sistem melalui akun dari mahasiswa

Dalam application client, akan memasukkan data pengajuan TAK

Kemudian akan melampirkan file bukti surat keterangan

Application Server akan menerima data, dan mengecek data

Apabila data sesuai application server akan ACC permintaan TAK, maka application
client akan menerima notifikasi TAK berhasil diinputkan, dan proses telah selesai

Apabila tidak sesuai maka application client akan menerima notifikasi TAK gagal
diinputkan

LANGKAH-LANGKAH
I. Organizational Chart
Output :
U niv ersitas
San gk uriang

R ek to r

W ak il R ek to r I

Bag ian Ad ministrasi


Ak a demik

Bag ian T e k nologi


da n Me tode
Pembe laja ran

Bag ian Sistem


Info rma si

Bag ian
Perp usta k aan

Bag ian
Kemah asisw aan

1. Klik kanan pada Library Universitas Sangkuriang > pilih New > pilih Diagram >
Kemudian pilih General Organizational Chart.

2. Kemudian kita atur lembar kerja untuk membuat lembar kerja menjadi lebar dengan
cara, File > Page Setup > Kemudian tentukan lebar lembar kerja > Kemudian OK

3. Kemudian pilih org unit Company ke dalam lembar kerja

4. Kemudian beri nama Universitas Sangkuriang

5. Setelah itu kita tambahkan org unit struktur organisasi di dalam IT TELKOM, dimulai
dengan menambahkan Rektor, dengan cara pilih org unit Structure drag ke lembar
kerja.
6. Kemudian beri nama Rektor

7. Ulangi langkah 5 dan 6 untuk menambahkan org unit lainnya.


8. Apabila diperlukan kita bisa mengganti type org unit lainnya dengan cara klik
Properties dari Org unit. Pilih type stuktur yang dipilih

9. Setelah org unit telah dibuat, kita hubungkan dengan link.

10. Pilih Link kemudian hubungkan antara IT Telkom dengan org org unit lainnya.
Maka akan terlihat seperti gambar :
U niv ersitas
San gk uriang

R ek to r

W ak il R ek to r I

Bag ian Ad ministrasi


Ak a demik

Bag ian T e k nologi


da n Me tode
Pembe laja ran

Bag ian Sistem


Info rma si

Bag ian
Perp usta k aan

Bag ian
Kemah asisw aan

11. Tambahkan org unit eksternal

II.

Business Process
Output :

Membuat Business Process Diagram baru


1. Klik kanan pada Library Universitas Sangkuriang > pilih New > pilih Business
Process, lalu beri nama Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa.

2. Expand Library Universitas Sangkuriang > expand folder Business Process


3. Klik kanan pada Business Process Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa > pilih
New > pilih Diagram

4. Kemudian akan muncul pilihan diagram, pilih

5. Klik Create.
6. Terlihat lembar kerja seperti gambar dibawah

7. Karena beberapa notasi sudah dibuat pada diagram diagram sebelumnya, maka
notasi tersebut sudah disimpan pada Library yang terkait. Untuk membuat notasi yang
sudah dibuat sebelumnya, lakukan drag and drop dari Library ke halaman kerja yang
sedang dibuat.

8. Tambahkan org unit internal dengan type manager dengan nama Manager Bagian
Kemahasiswaan dan Staff Kemahasiswaan yang mewakili Divisi Bagian
Kemahasiswaan dalam proses bisnis dengan cara expand pada org unit kemudian klik
kanan pada org unit.

9. Tambahkan pula org unit eksternal yaitu mahasiswa, karena di dalam business process
mahasiswa tidak berhubungan langsung dengan system. Cara menambahkan sama
dengan langkah ke 8. Namun setelah ditambahkan org unit, kita ubah type org unit
menjadi eksternal.
10. Setelah itu klik icon swimlane dan petakan pada halaman kerja.
11. Drag and drop External entity Mahasiswa kedalam swimlane yang telah dibuat.
Ulangi langkah tersebut untuk Org-Unit Manager Bagian Kemahasiswaan.

12. Untuk mengganti bentuk dari participant, klik kanan pada participant > pilih Shape
and Details > pilih bentuk yang diinginkan.

13. Klik icon Business Process dan petakan pada halaman kerja didalam Business
Process diagram Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa. Lalu beri nama
Pengajuan TAK Individu dan Kolektif dan Pembinaan Kegiatan Ormawa dan
Laboratorium.
14. Hubungkan Business Process dengan stakeholder terkait menggunakan icon
offering dan message flow.
15. Untuk membuat produk pada Offering, klik kanan pada Offering > pilih New >
pilih Product

16. Lalu beri nama TAK. Ulangi untuk produk Sertifikat, Surat Keterangan,
Surat Keterangan Ormawa, Surat Keterangan Laboratorium.

17. Untuk membuat message pada message flow, klik kanan pada message flow > pilih
Properties > klik tab Content > klik icon New. Buatlah Pengajuan Surat dan
Surat di ACC.
18. Pada Content Direction, untuk Pengajuan Surat pilih Downstream dan Surat di
ACC pilih Upstream.

19. Untuk memberikan notasi yang sama dengan notasi yang sudah dibuat sebelumnya,
dapat juga dengan cara Connect.

III.

Organizational Process

Output :

Langkah langkah :
1. Klik kanan pada Organizational Process Pengajuan Tak Individu, pilih new >
Diagram
2. Setelah itu pilih Organizational Process Diagram

3. Drag external entity berada di luar system, lalu ganti shape and details pada mahasiswa
sesuai gambar dibawah
4. Kemudian drag swimlane dalam system pengajuan TAK individu, kemudian drag org
unit Manager Bagian Kemahasiswaan dan Staff Kemahasiswaan ke dalam swimlane.
Terlihat seperti gambar dibawah :

5. Kemudian untuk memulai, kita pilih events kemudian drag ke Manager Bagian
Kemahasiswaan.
6. Akan muncul jendela window event, kemudian isikan Start dan pilih event nature
Start

7. Kemudian next pilih event type Message,kemudian pilih Finish

8.

Hubungkan message flow dari mahasiswa dengan event start. Kemudian pada message
flow untuk memberi keterangan surat yang diberikan klik kanan pada message

9. Pada tab content buat content message baru Pengajuan Surat Keterangan.
10. Kemudian buat operation sesuai alur proses dari scenario.
i.

Memeriksa Surat Keterangan dan Sertifikat

ii.

ACC Surat Keterangan

iii.

Menerima surat yang telah di-ACC

iv.

Menerima Input Data

v.

Cek Permintaan Pengajuan TAK Online

vi.

ACC Pengajuan TAK Online

11. Setelah membuat operation atur operation sesuai urutan dan sesuai org unit.
12. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus
dilakukan.
13. Setelah urutan operation ACC Surat Keterangan terdapat gateway, untuk membuat
gateway pilih gateway pada icon kemudian drag.
14. Ganti nama gateway dengan cara klik kanan pada gateway > pilih Properties>
Kemudian pilih pada tab Characteristic. Isikan nama Di-ACC atau tidak Kemudian
pilih gateway type Exclusive(Data)

15. Dalam operation Menerima Input Data terdapat sebuah system yang digunakan pada
operasi tersebut. Untuk menambahkan system itu dapat dilakukan dengan klik tombol
View and Details (

), lalu klik pilihan Used System. Maka tombol System Used

akan muncul pada Insert Toolbar.

16. Klik tombol System Used lalu klik pada diagram.


17. Dalam dialog box, ketikkan nama Sistem Input Data, lalu klik OK.
18. Hubungkan antara System Used dengan operation Menerima Input Data
menggunakan tombol Link.

19. Klik kanan pada sistem Sistem Input Data, selanjutnya pilih properties, lalu klik
characteristic tab.
20. Pada bagian System Specification, klik tombol New.
21. Dalam dialog box yang terbuka, pilih IT Service sebagai MetaClass dan klik OK.

22. Kemudian beri nama bk.ittelkom.ac.id


23. Kemudian pada operation Cek Permintaan Pengajuan TAK Online itu terdapat
gateways exclusive(event) ACC
24. Selain itu terdapat event times 1 minggu dengan cara pilih events, lalu akan muncul
jendela seperti gambar dibawah :

25. Isikan nama 1 minggu dan pilih event nature Catching


26. Pilih next kemudian pilih event type timer dan pilih Finish

27. Dalam operation terakhir maka aliran akan menuju ke event End, dan terdapat aliran
data dari operation terakhir kepada mahasiswa berupa pesan bahwa TAK diterima

IV.

System Process
Output :

Langkah langkah :

1. Klik kanan pada library Universitas Sangkuriang, lalu pilih System Process

2. Klik kanan pada system process yang telah dibuat, kemudian new diagram

3. Lalu klik create

4. Tambahkan participants ke dalam diagram.


5. Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.

6. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus
dilakukan.
7. Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway
atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus
diambil.
8. Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi
tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya memasukkan data dapat
dilakukan beberapa kali, gunakan tipe Task Loop.
9. Berikut merupakan hasil akhir yang diharapkan.

V.

Functional Process
Output

Langkah - langkah
1. Klik kanan pada library yang telah dibuat Universitas Sangkuriang kemudian pilih
New Functional Process. Kemudian berinama Pengajuan TAK
2. Klik kanan pada functional process yang telah dibuat, kemudian new diagram

3. Klik create

4. Drag entitas mahasiwa dan manajer bagian kemahasiswaan seperti gambar dibawah
ini.

5. Buatlah business function dengan cara klik kanan pada librarynewbusiness


function
6. Beri nama business function dengan evaluasi surat dan input TAK.

7. Buatlah functional activity dengan menklik ikon

lalu beri nama memeriksa

surat keterangan dan sertifikat.

8. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus
dilakukan.
9. Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway
atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus
diambil.

MODUL 2
ANALISIS PROSES BISNIS

Tujuan Praktikum

Praktikan mampu memahami konsep proses bisnis.

Praktikan mampu menganalisis proses bisnis.

Praktikan mampu memahami alur proses bisnis.

Praktikan mampu mengimplementasikan proses bisnis ke dalam diagram BPMN

Landasan Teori

Pengenalan Proses Bisnis


Proses bisnis adalah kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling
berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan
sasaran strategis dari organisasi. Sebuah proses bisnis terdiri dari serangkaian kegiatan yang
dilakukan dalam koordinasi di lingkungan organisasi dan teknis. Fungsi dari kegiatan proses bisnis
dilakukan untuk tujuan-tujuan bisnis yang dibuat.
A. Karateristik Proses Bisnis
Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:
1. Definitif

: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang

jelas.
2. Urutan

: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu

dan ruang.
3. Pelanggan

: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4. Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah
pada penerima.
5. Keterkaitan

: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam

suatu struktur organisasi.

6. Fungsi silang : Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Pengenalan Analisis Proses Bisnis


Analisa proses bisnis adalah mempelajari dan memahami bagaimana aktifitas dan fungsi dari suatu
proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasi.
Tujuan dari analisis proses bisnis adalah memahami hubungan proses bisnis yang sedang berjalan
dengan pencapaian visi dan misi organisasi. Selain itu juga analisis proses bisnis bertujuan
mempelajari kumpulan proses dan aktifitas dari proses bisnis yang digunakan organisasi dan
mempelajari seberapa jauh proses bisnis ini mencapai tujuan dari organisasi. Fungsi analisis proses
bisnis adalah untuk menganalisis dan mendokumentasikan kerja proses yang ada.

Praktikum

SKENARIO
Universitas Sangkuriang merupakan salah satu universitas ternama di Kota Bandung.
Universitas Sangkuriang di pimpin oleh bagian rektorat yang terdiri dari Rektor yang
membawahi Wakil Dekan 1, Wakil Dekan 2 dan Wakil Dekan 3. Dimana Wakil Dekan 1
membawahi Bagian Akademik, Bagian Teknologi&Metode Pembelajaran, Bagian Sistem
Informasi, Bagian Perpustakaan dan Bagian Kemahasiswaan. Selain itu Rektorat
membawahi Fakultas Rekayasa Industri, Fakultas Elektronika, Fakultas Sains dan Fakultas
Informatika.

Setiap pergantian semester baru mahasiswa di Universitas Sangkuriang diwajibkan untuk


registrasi mata kuliah sesuai dengan beban sks masing-masing mahasiswa dan melakukan
Perwalian Dosen Wali. Registrasi dimulai ketika mahasiswa melakukan pembayaran BPP
yang dapat dilakukan melalui teller maupun melalui ATM. Mahasiswa akan memperoleh
token dari hasil pembayarannya yang akan di inputkan pada aplikasi I Gracias. Ketika
mahasiswa membayar melalui Teller maka mahasiswa harus mengisi form dan melakukan
pembayaran cash, namun apabila mahasiswa membayar melalui ATM maka mahasiswa
akan mengakses aplikasi Transaksi Bank (terdiri dari Aplikasi Menu

dan Aplikasi

Penyimpanan Data) mahasiswa hanya harus menginputkan PIN, pilih pembayaran, pilih
input kode pendidikan, lalu masukkan nominal pembayaran dan transfer BPP dan sistem
akan merekap data pelanggan.

Setelah memperoleh token mahasiswa dapat mengakses aplikasi I Gracias (Login), mengisi
kuisioner, memilih menu registrasi lalu menginputkan token, Bagian Akademik akan
memvalidasi token, apabila mahasiswa salah memasukkan token 3x maka mahasiswa
harus menghubungi BAA. Maka bagian Akademik akan Merestart ulang token dan bagian
Sisfo akan meng-ACC token. Apabila token telah berhasil di masukkan maka mahasiswa
dapat menginputkan mata kuliah sesuai dengan beban SKS mahasiswa tersebut apabila di
rasa telah sesuai maka mahasiswa tersebut harus mengirim pesan Siap ACC kepada dosen
wali. Dosen yang bersangkutan akan memeriksa apakah mata kuliah dan jumlah sks yang

diambil oleh mahasiswa telah sesuai atau tidak, apabila belum sesuai maka mahasiswa
tersebut harus menginputkan lagi mata kuliah dan jumlah sks yang diambil, namun apabila
telah di acc oleh dosen maka mahasiswa tersebut harus mencetak KSM sebagai tanda
proses registrasi mahasiswa berhasil.

Buatlah analisis skenario yang ada diatas dengan tools mega dan berikan keterangannya?

LANGKAH-LANGKAH
A. Mengimport Data pada Tools Mega
1. Pilih file pilih Import Mega File (*.mgr,*.mge,*.mgl,*.xmg)

2. Pilih Browse tempat environment yang ingin kita import.

3. Pilih Import

4. Hasil out put jika import file telah selesai pilih Close

5. Hasil output terakhir file yang telah kita import, Regis Mata Kuliah Mahasiswa

B. Organizational Chart

Sebuah Universitas Sangkuriang memiliki struktur organisasi : Rektorat


membawahi beberapa fakultas yaitu : Fakultas Rekayasa Industri, Fakultas Elektronika,
Fakultas Sains, Fakultas Informatika.

Dalam struktur organisasi Rektorat memiliki beberapa struktur yaitu : Rektor memiliki 3
wakil : Wakil Dekan 1, Wakil Dekan 2, Wakil Dekan 3

Wakil Dekan 1 membawahi beberapa bagian yang ada pada Universitas


Sangkuriang yaitu : Bagian Akademik, Bagian Teknologi & Metode Pembelajaran, Bagian
Sistem Informasi, Bagian Perpustakaan dan Bagian Kemahasiswaan.

C. Business Process
Registrasi Mata Kuliah untuk Mahasiswa di Universitas Sakngkuriang memiliki
beberapa proses yaitu proses Registrasi Mata Kuliah dan Perwalian Dosen.
1. Dalam registrasi mata kuliah memiliki hubungan dengan Mahasiswa yaitu mahasiswa
melakukan Registrasi dan akan mendapatkan Token.
2. Bank (pihak eksternal) akan memberikan Data BPP dan Administrasi, nantinya dalam
proses bisnis registrasi mata kuliah akan menerima No.Token dari Bank(pihak
eksternal).
3. Sedangkan Mahasiswa akan melakukan Perwalian dalam proses bisnis Perwalian
Dosen Wali, dan akan mendapatkan Persetujuan mata kuliah.
4. Proses bisnis perwalian dosen wali berhubungan dengan Akademik (pihak internal)
yaitu pihak akademik memeberikan hak Akses ACC dan dalam proses bisnis akan
melakukan ACC.

D. Organizational Process

Dalam Registrasi Mata Kuliah memiliki beberapa process yaitu proses Pembayaran
BPP dan Input Mata Kuliah.
1. Mahasiswa akan melakuka Registrasi & Membayar dalam proses pembayaran BPP
dan Mahasiswa akan mendapatkan Token.
2. Bank akan mendapatkan Data Registrasi Pelanggan dan akan meberikan Token pada
proses pembayaran BPP
3. Mahasiswa akan melakukan Penginputan Matkul dan Token dan akan mendapatkan
KSM (Kartu Studi Mahasiswa).
4. Akademik akan memberikan Validasi Token dan akan mendapatkan Input Token.

Pada p
roses Pembayaran BPP memiliki beberapa proses yaitu :
1. Mahasiswa menunggu waktu pembayaran BPP
2. Mahasiswa memilih membayar melalui ATM atau tidak. Jika Tidak maka mahasiswa
akan membayar melalui Teller, apabila Ya maka melalui ATM.
3. Mahasiswa Membayar
Melalui ATM
4. Jika melalui ATM maka mahasiswa akan Input PIN
5. Lalu memilih Menu Pembayaran
6. Mahasiswa akan Pilih Input Kode Pendidikan
7. Setelah itu mahasiswa akan Memasukan Nominal Pembayaran
8. Mendapatkan dokumen berbentuk Token
9. semua proses yang berjalan menggunakan ATM maka akan berhubungan dengan
System Used Transaksi Bank, didalamnya menggunakan 2 aplikasi yaitu : aplikasi data
pelanggan dan aplikasi menu.
Melalui Teller
10. Jika melalui Teller maka mahasiswa akan mengisi Form yang ada pada bank
11. Mahasiswa akan melakukan pembayaran secara Cash, Saat melakukan pembayaran
pada teller,maka teller meninputkan data BPP administrasi bank (pihak eksternal), dan
bank(pihak eksternal) akan memberikan Token. Maka mahasiswa akan mendapatkan
document Token dari teller

Dalam proses input mata kuliah memiliki 3 pihak yang melakasanakan proses ini yaitu
Mahasiswa, Akademik, Dosen. Mahasiswa akan melakukan aktivitas yaitu :
1. Mahasiswa melakukan login
2. Lalu mahasiswa Mengisi Kuisoner
3. Mahasiswa Memilih Menu Registrasi
4. Mahasiswa melakukan Input Token yang didapatkan dari bank (pihak eksternal)
5. Maka bagian akademik akan Validasi Token
6. Jika tidak maka mahasiswa harus menghubungi bagian administrasi akademik dan kembali
meninputkan token kembalili apabila sudah menghubungi BAA.
7. Jika Token benar maka bisa Meniput Mata Kuliah
8. Apabila sudah meniput mata kuliah maka mahasiswa Menuggu Beberapa Saat untuk
medapat ACC dari dosen
9. Dosen meg-ACC
10. Mahasiswa mencetak KSM. Semua aktivitas yang dilakukan oleh mahasiswa akan
diimplementasikan pada System Used Kemahasiswaan, pada system ini menggunakan
aplikasi I-Gracias, aplikasi akademik, aplikasi sisfo.

E. System Process
Pada proses Input Mata Kuliah terdapat system yang digunakan yaitu System
Transaksi Bank. System Transaksi Bank memiliki beberapa aplikasi didalamnya yaitu

aplikasim Menu, aplikasi Penyimpanan Data. Pada System Transaksi Bank ini memiliki
System Process sebagai berikut :
1. Aplikasi menu akan menampilkan Tampilan Input Password ATM
2. Aplikasi menu menampilkan Tampilan Menu Pembayaran
3. Aplikasi menu akan menampilkan Input Kode Pendidikan
4. Aplikasi Menu Tampilan Nominal BPP
5. Jika tidak setuju maka system akan langsung berakhir
6. Jika setuju maka akan aplikasi menu akan menampilkan Tampilan Submit
7. Aplikasi Penyimpanan Data akan menginputkan data pelanggan yang sudah melakukan
penginputan
8. Aplikasi menu akan mencetak Token.

Pada proses Pembayaran BPP terdapat System yang digunakan yaitu System
Kemahasiswaan. System Kemahasiswaan memiliki beberapa aplikasi didalamnya yaitu
aplikasi Akademik, aplikasi I-Gracias, aplikasi Sisfo. Pada System Kemahasiswaan ini
memiliki System Process :
1. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Login
2. Lalu aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu survey
3. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu kuisoner, untuk diisikan
4. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Registrasi
5. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Input Token
6. Jika Token benar maka Aplikasi Sisfo akan memberikan menu ACC Token yang akan
digunakan dosesn, jika tidak maka aplikasi akademik akan menrestart ulang token yang
telah diinputkan, dan kembali aplikasi I-Gracias harus menginputkan token kembali
7. Jika sudah di ACC maka Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu cetak KSM.

MODUL 3
PROSES BISNIS EKSISTING

Tujuan Praktikum
Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis eksisting dan memodelkannya dengan notasi
BPMN.
Praktikan mampu memahami dan membuat organizational chart.
Praktikan mampu memahami dan membuat organizational dan business diagram.
Praktikan mampu memahami dan membuat system process.
Kelengkapan Praktikum
Tools Mega
Modul 3 Proses bisnis eksisting

Landasan Teori
Business Process Existing
Business Process Existing merupakan kumpulan dari proses yang ada, yang mana proses
tersebut berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk
menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.
Praktikum
Skenario Business Process dan Organizational Process
Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun
1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman
tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki
jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya.
Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang
ada, Adidharma Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi operational,
inventory, accounting, warehouse, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier.

Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam
industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel, dan tempat penyimpanan yang
dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan
biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya.
Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama seperti pengadaan barang,
pengelolaan barang, manajemen hubungan.
Sub proses yang ada pada pengelolaan barang terdapat proses penempatan barang di
gudang dan cek kualitas dan pengelolaan barang. Akan tetapi pada modul ini hanya akan
membahas cek kualitas dan pengelolaan barang.
Proses bisnis pada aktivitas cek kualitas dan pengelolaan barang masih dilakukan
secara manual. Proses pengecekan kualitas dan pengelolaan barang diawali dengan divisi
warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen setelah supplier
memberikan dokumen barang apabila barang yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi maka
divisi warehouse akan langsung menyimpan barang ke gudang, akan tetapi apabila barang
tidak sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse harus melaporkan barang yang cacat
tersebut kepada divisi accounting untuk mendapatkan barang pengganti. Setelah acounting
menerima laporan barang cacat maka selanjutnya memberikan persetujuan laporan
tersebut. Divisi warehouse akan segera melakukan pengembalian barang cacat tersebut
kepada supplier dan supplier akan segera melakukan pengiriman barang pengganti, setelah
barang pengganti dikirimkan maka divisi warehouse akan segera menerima barang pengganti
tersebut disertai dengan menerima packing slip (lampiran keterangan barang pengganti).
Setelah itu packing slip diberikan kepada divisi accounting, kemudian menerima packing slip
tersebut. Setelah itu divisi warehouse akan menyimpan barang ke gudang. Setelah barang
disimpan maka dimulailah peranan dari divisi operasional dimana pada proses bisnis
eksistingnya juga masih dilakukan secara manual. Hal ini ditunjukkan dengan divisi operasional
mengambil barang ke gudang tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak yang
berwenang sehingga terjadi ketidakjelasan pada saat dilakukan pengecekan jumlah barang di
gudang yang biasa dilakukan selama 30 hari sekali oleh divisi inventory. Setelah dilakukannya
penghitungan jumlah sisa barang maka selalu didapati ketidaksesuaian jumlah barang antara
pencatatan di awal dengan jumlah barang secara nyata. Maka dari itu divisi inventory harus

melakukan konfirmasi kesesuaian barang terlebih dahulu kepada divisi operasional mengenai
barang apa saja yang diambil. Apabila konfirmasi yang di dapat tidak sesuai dengan jumlah
yang dimaksud maka akan dilakukan pengecekan jumlah barang ulang. Setelah itu divisi
inventory akan menerima laporan konfirmasi barang berupa dokumen barang apa saja yang
digunakan oleh divisi operasional tersebut.
Buatlah Diagram Business Process dan Organizational Process dari skenario diatas !
Skenario Sistem Proses
Ketika ada barang yang cacat pada Adidharma Cottages, barang dikembalikan ke supplier
dan harus ada barang pengganti yang baru ke perusahaan yang diterima oleh Divisi Warehouse.
Selain memerima barang pengganti, divisi warehouse juga menerima packing slip sebagai bukti
bahwa barang telah dikirim kembali. Untuk mendokumentasikan kegiatan ini, maka Divisi
Accounting juga harus menerima packing slip dari divisi warehouse dan menyimpannya
kedalam System Report.
Dalam proses menerima packing slip oleh divsi Accounting, terdapat suatu System
Report untuk update dan simpan laporan. Jika divisi accounting ingin mengupdate suatu
laporan, maka si admin harus login terlebih dahulu, dengan input username dan password
pada system, setelah itu admin juga bisa melihat laporan packing slip yang terbaru, dan
apabila sudah selesai, maka admin dapat mengupdate laporan yang telah ada dan
menyimpannya. Pada Aplikasi Report JK terdapat requirement berupa fitur function check
laporan packing slip, function update laporan, aplication reportJK.
Buatlah Diagram System Process berdasarkan skenario diatas !

Langkah-Langkah Praktikum
1. Membuat Library baru

Buatlah library baru dengan nama Adhidharma Cottages.

Caranya di Home navigation window, klik kanan Production dan select New>Library.

Didalam kotak dialog Creation of Library pada kolom Name isi dengan nama library yang
diinginkan. Lalu klik OK.

2. Membuat Adidharma Cottages Organizational Chart


Dalam MEGA, semua diagram menggambarkan obyek. Sebuah bagan organisasi
menjelaskan Org-Unit. Untuk membuat bagan organisasi untuk perusahaan Anda, Anda
terlebih dahulu harus membuat Org-Unit, dalam kasus ini adalah "Adidharma" Org-Unit.
a. Membuat Org-Unit
Untuk membuat "Adidharma" Org-Unit berikut langkah-langkahnya :
Klik kanan padaAdidharma Cottages dan select New > Org-Unit.

Di dalam kotak dialog isi nama Org-unit yang diinginkan dan klik OK.

b. Membuat organizational chart


Pada Home navigation window, expand library Adidharma Cottages, klik kanan pada
Org-Unit yang telah dibuat dan select New > Diagram.

Select Organizational Chart dan klik Create.

c. Membuat Structure
Untuk membuat structure organisasi caranya adalah sebagai berikut :
Klik dan Drop Structure button (

) kedalam diagram.

Didalam kontak dialog diisikan Nama structure yang diinginkan lalu klik Create
button.

Lakukan hal yang sama dengan mengisikan nama yang berbeda dalam setiap structure.
Lakukan hal yang sama pula apabila ingin membuat org-unit dengan tipe yang lainnya.

d. Menghubungkan Structure
Untuk menghubungkan structure-structure yang ada gunakkan Link Button, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :
Klik link Button (

), lalu klik structure-structure yang akan dihubungkan.

Lakukan hal yang sama untuk menghubungan structure-structure yang lainnya.


3. Membuat Adidharma Cottages Business Process
Klik kanan pada library Adidharma Cottages > New > Business Process

Namai Business Process tersebut sesuai dengan business process yang ingin dibuat.
Pada windows Home Navigation, expands folder Business Process, dan klik kanan pada
Business Process yang telah dibuat sebelumnya NEW -> Diagram -> Create.
Setelah workspace diagram muncul, drag icon Business Process (

) ke dalam

workspace, dan beri nama sesuai dengan scenario yang ada.

Lakukan langkah diatas untuk setiap business process yang ada pada perusahaan.

Tambahkan external entitynya, dengan cara klik kanan pada library -> New -> Org
Unit -> Beri nama sesuai scenario -> OK

Pada windows home navigation, expands folder Org-Unit, dan drag Org-Unit yang telah
dibuat sebelumnya kedalam workspace.
Untuk mengganti jenis Org-unit dari jenis internal menjadi external. Klik kanan pada
Org-Unit, pilih Org-Unit yang telah dibuat tadi, pilih Properties, pada tab
Caracteristics, pilih External Entity dan klik OK.
Sedangkan untuk mengganti type org-unit. Lakukan hal yang sama dengan langkah
diatas, kemudian ganti Org-unit type berdasarkan tipe org-unit yang diinginkan.

Lakukan langkah-langkah diatas untuk entity lainnya yang ada pada scenario.
Untuk menampilkan offering pada toolbar, klik icon (
menu select all.

) kemudian checklist pada

Untuk membuat aliran product yang ada pada Business Process, klik Offering (

pada toolbar, dan klik dari entity ke business process untuk menampilkan panah
offeringnya.

Klik kanan pada panah offering, dan pilih Properties, pada tab Caracteristic, klik New
untuk menambahkan product, beri nama sesuai dengan scenario

Lakukan hal yang sama untuk setiap product yang ada.


Untuk flow of message, klik pada message flow pada toolbar, dan klik dari entity yang
diinginkan ke entity tujuan.

Untuk menampilkan nama message, klik kanan pada panah flow message, pilih
properties, pada tab Content Klik New dan beri nama message flow sesuai scenario >OK.

Lakukan langkah diatas untuk setiap message flow yang ada pada scenario.
4. Membuat Adidharma Cottages Organizational proses
a. Membuat Organizational Process Diagram
Klik kanan pada Salah satu Business process yang akan dibuat organizational
process dan select New > Organizational proses

Lalu pada Home Navigation di Library yang di buat, Klik kanan pada
Organizational Process dengan nama yang telah dibuat, New > Diagram,lalu pilih
Organizational Process Diagram > Create.

Buatlah Participant internal/eksternal yang terlibat dalam proses ini.

Buatlah Operation dan isi kotak dialog dengan nama untuk masing-masing Divisi
yang telah di tentukan.
Lakukan drag and drop pada icon (

) setiap Operation yang telah dibuat setiap

divisi yang telah ditentukan. Beri nama setiap operation yang dibuat dengan nama
yang sesuai dengan skenario yang ada.

Gunakan Gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa
yang selanjutnya harus diambil jika terdapat lebih dari satu proses yang harus
dilakukan.
Gunakan juga System Used (

) jika pada salah satu Operation menggunakan suatu

system pada prosesnya.


b. Menghubungkan organizational proses
Klik Sequence Flow Button (

) di Insert Toolbar.

Setelah itu hubungkan dimulai dari Start lalu ke Operation sampai ke Operation
terakhir,lalu hubungkan juga ke end.

5. Membuat Diagram System Proses


Diagram system proses merupakan diagram yang menggambarkan alur suatu sistem dalam
aplikasi yang digunakan dalam suatu proses.
1. Melengkapi diagram organizational process dengan System Used :
Buka Diagram Organizational Process yang ingin dilengkapi dengan system use.
Klik tombol View and Details (

), lalu checklist pilihan System Used. Maka tombol

System Used akan muncul pada Insert Toolbar.

Klik tombol System Used (

) pada toolbar lalu klik pada diagram.

Dalam dialog box, ketikkan nama System Used yang diinginkan, lalu klik OK.
Kemudian hubungkan system used dengan menggunakan link (

).

Klik kanan pada sistem yang dibuat, selanjutnya pilih properties, lalu klik characteristic
tab.
Pada bagian System Specification, klik tombol New.
Dalam dialog box yang terbuka, pilih Application sebagai MetaClass dan klik OK.

Beri nama sesuai dengan Aplication yang terkandung dalam system used.
Ulangi langkah tersebut untuk menambah fungsionalitas atau fitur-fitur yang lainnya.

2. Membuat Diagram System Process :


Klik kanan Library yang telah dibuat, select New > System Proses.

Beri nama diagram tersebut sesuai dengan System Proses yang ingin dibuat, klik finish.

Buatlah Diagram System Process dengan klik kanan pada system process
>new>diagram.

Pilih System Process Diagram >create.

Maka akan muncul hasil nya berupa kolom hijau, kemudian buat participant dari
aplikasi tersebut. Seperti dibawah ini.

Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.

Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus
dilakukan.

Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway
atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya
harus diambil.

Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi


tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya untuk mengindikasikan user
telah memasukkan kriteria produk hingga mereka menemukan informasi mengenai
produk yang dicari, gunakan tipe Task Loop.

MODUL 4
BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Tujuan Praktikum

Praktikan dapat memahami konsep perbaikan proses bisnis menggunakan metode


Business Process Improvement.

Praktikan dapat memahami perbedaan antara RVA, NVA, dan BVA pada Value Added
Assement

Praktikan dapat memilih metode yang tepat untuk memperbaiki proses bisnis kristis dan
menerapkannya.

Praktikan dapat menunjukkan hasil perbaikan proses yang telah dilakukan.

Landasan Teori

A. Business Process Improvement

Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan
Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk
membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses
bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan
(streamlining) prosesproses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan
eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya.
(Harrington,1991)
B. Karakteristik BPI

Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses

Adanya batasan yang jelas (process scope)

Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas

Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi

Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan

Adanya waktu siklus yang diketahui

Memiliki perubahan prosedur resmi

Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

C. Manfaat BPI
Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat
perusahaan adalah (Harrington,1991):
1. Eliminasi kesalahan-kesalahan
2. Maksimasi penggunaan asset
3. Minimasi waktu tunggu (delay)
4. Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan
5. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
6. Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan
7. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif

8. Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran

D. Sasaran Utama Business Process Improvement


Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut (Harrington,1991):
1. Membuat proses efektif mengeluarkan hasil yang diinginkan
2. Membuat proses efisien meminimasi sumber daya yang digunakan
3. Membuat proses adaptif dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan
maupun kebutuhan bisnis

E. Dasar Pemilihan Business Process untuk Diperbaiki

Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam
siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki
adalah sebagai berikut (Harrington,1991):

Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan

Proses-proses berbiaya tinggi

Proses dengan waktu siklus yang panjang

Ada cara/proses yang lebih baik

Tersedianya teknologi baru

Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru

F. Fase-fase pada Business Process Improvement

Fase-fase perbaikan yang digunakan di sini didasarkan pada konsep Business Process
Improvement oleh Harrington, 1991, yang terdiri dari (Harrington, 1991):
1. Mengorganisir Perbaikan
Tujuan: Menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan, pemahaman,
dan komitmen.

Aktifitas:
o Mendefinisikan proses bisnis kritis
o Pemilihan process owner
o Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
o Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
o Mengembangkan model perbaikan
o Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan
2. Pemahaman Proses
Tujuan: Memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung.
Aktifitas:
o Membuat bagan alir proses
o Relationship dengan sebuah proses yang berjalan
o Malakukan analisis waktu proses
o Pengaturan proses dan prosedur

3. Penyederhanaan Proses
Tujuan: Memperbaiki efisinsi, efektifitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis.
Aktifitas:
o Menyederhanakan proses
o Pemilihan proses yang dikehendaki
o Mengurangi birokrasi
o Upgrading peralatan
o Standardisasi proses
o Mengurangi waktu proses
4. Implementsi, Pengukuran, dan Kontrol
Tujuan: Mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses
perbaikan.

Aktifitas:
o Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai
o Menyediakan sistem umpan balik
o Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

5. PerbaikanBerkelanjutan
Tujuan: Mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya.
Aktifitas:
o Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
o Mengkualifikasi proses
o Mencari dan menghilangkan masalah proses
o Studi banding proses
o Melihat kembali kualifikasi secara berkala
G. Metode dalam Fase-fase Business Process Improvement

Untuk mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada customer, ada beberapa


tahapan dan metode yang harus dilewati, yaitu (Harrington,1991):
Streamlining
Yaitu inisialisasi perubahan proses kerja sehingga akan tercipta proses baru yang lebih
sederhana dengan pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara
atau tools yang bisa ditempuh untuk melakukan streamlining terhadap business
process yang sudah ada di perusahaan, yaitu :
1. Bureaucracy

elimination

(eliminasi

birokrasi),

administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.

yaitu

menghilangkan

tugas

2. Duplication elimination (eliminasi duplikasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan


serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda.
3. Value-Added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan
dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.
4. Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses.
5. Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu
menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos
penyimpanan.
6. Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk
membuat kesalahan.
7. Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan
performansi dalam proses bisnis.
8. Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap
cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti
oleh pemakainya.
9. Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas.
10. Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input,
karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input
proses yang diterima.
11. Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan
jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang
diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif
untuk mengubah proses secara drastis.
12. Pengubahan urutan operasi, yaitu meninjau ulang urutan operasi yang ada dan
dilakukan perubahan terhadap urutannya untuk mengoptimalkan sumber daya, waktu,
dan biaya.

13. Automation and / or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu penerapan


peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin, sehingga
kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan lebih banyak
kegiatan kreatif.
H. Assessment
Ini merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk melakukan Business Process
Improvement. Assessment memiliki ukuran-ukuran (metrics), sering juga disebut sebagai
key performance indicator (KPI), antara lain :

Statistik

Waktu

Jumlah pihak terlibat

Efisiensi

Biaya

Dalam modul ini, akan dibahas tentang Assessment berdasarkan ukuran waktu dalam
proses bisnis improvement. Diharapkan dengan mengurangi waktu maka secara tidak
langsung akan mempengaruhi ukuran-ukuran Assessment yang lainnya.

I. Ukuran Waktu

Cycle Time: waktu mulai dari proses ditrigger sampai keluar hasil

Work Time: waktu dimana proses betul-betul sedang dikerjakan

Time Worked: total waktu yang dikeluarkan untuk proses

Idle Time: waktu proses menganggur

Transit Time: waktu perpindahan antar aktivitas

Queue Time: waktu untuk mengantri penggunaan sumber daya

Setup time: waktu yang digunakan oleh sumber daya untuk berpindah dari satu
jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lain

J. Kategori Cycle Time

Real Value Added (RVA) adalah Aktivitas yang secara langsung dibutuhkan
untuk menghasilkan output yang berhubungan dengan konsumen

Business Value Added (BVA) adalah Aktivitas yang tidak memberikan nilai
tambah bagi output secara langsung, hanya sebagai pendukung.

Non Value Added (NVA) adalah non Value Added adalah aktivitas yang tidak
memberikan nilai tambah bagi Pelanggan namun hingga saat ini masih saja
dilakukan dengan alasan tertentu

Praktikum
Skenario
Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun
1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman
tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki
jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya.
Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang
ada, Adidharma Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi operational,
inventory, accounting, warehouse, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier.
Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam
industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel, dan tempat penyimpanan yang
dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan
biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya.
Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama seperti pengadaan barang,
pengelolaan barang, manajemen hubungan.

Sub proses yang ada pada pengelolaan barang terdapat proses penempatan barang di
gudang dan cek kualitas dan pengelolaan barang. Akan tetapi pada modul ini hanya akan
membahas cek kualitas dan pengelolaan barang.
Proses bisnis pada aktivitas cek kualitas dan pengelolaan barang masih dilakukan
secara manual. Proses pengecekan kualitas dan pengelolaan barang diawali dengan divisi
warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen setelah supplier
memberikan dokumen barang apabila barang yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi maka
divisi warehouse akan langsung menyimpan barang ke gudang, akan tetapi apabila barang
tidak sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse harus melaporkan barang yang cacat
tersebut kepada divisi accounting untuk mendapatkan barang pengganti. Setelah acounting
menerima laporan barang cacat maka selanjutnya memberikan persetujuan laporan
tersebut. Divisi warehouse akan segera melakukan pengembalian barang cacat tersebut
kepada supplier dan supplier akan segera melakukan pengiriman barang pengganti, setelah
barang pengganti dikirimkan maka divisi warehouse akan segera menerima barang pengganti
tersebut disertai dengan menerima packing slip (lampiran keterangan barang pengganti).
Setelah itu packing slip diberikan kepada divisi accounting, kemudian menerima packing slip
tersebut. Setelah itu divisi warehouse akan menyimpan barang ke gudang. Setelah barang
disimpan maka dimulailah peranan dari divisi operasional dimana pada proses bisnis
eksistingnya juga masih dilakukan secara manual. Hal ini ditunjukkan dengan divisi operasional
mengambil barang ke gudang tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak yang
berwenang sehingga terjadi ketidakjelasan pada saat dilakukan pengecekan jumlah barang di
gudang yang biasa dilakukan selama 30 hari sekali oleh divisi inventory. Setelah dilakukannya
penghitungan jumlah sisa barang maka selalu didapati ketidaksesuaian jumlah barang antara
pencatatan di awal dengan jumlah barang secara nyata. Maka dari itu divisi inventory harus
melakukan konfirmasi kesesuaian barang terlebih dahulu kepada divisi operasional mengenai
barang apa saja yang diambil. Apabila konfirmasi yang di dapat tidak sesuai dengan jumlah
yang dimaksud maka akan dilakukan pengecekan jumlah barang ulang. Setelah itu divisi
inventory akan menerima laporan konfirmasi barang berupa dokumen barang apa saja yang
digunakan oleh divisi operasional tersebut.

Analisalah Business Process yang terjadi pada kasus diatas, dan tentukanlah Business
Process Improvement yang terjadi pada kasus diatas!

Prosess Bisnis yang Dianalisis

Deskripsi Aktivitas
Aktivitas
1

2
3
4

Deskripsi
Divisi Warehouse

melakukan pemeriksaan

barang dan kesesuaian dokumen barang yang

diperoleh dari Supplier.


Ketika terdapat barang yang cacat, Divisi Warehouse melaporkan barang yang cacat kepada
Divisi Accounting.
Divisi Accounting menerima laporan barang yang cacat dari Divisi Warehouse.
Setelah menerima laporan, Divisi Accounting memberikan persetujuan laporan kepada Divisi
Warehouse.

Waktu
3 jam

1 jam
30 menit
1 jam

Barang yang cacat dikembalikan oleh Divisi Warehouse kepada Supplier.

1 hari

Divisi Warehouse menerima barang pengganti yang dikirimkan oleh Supplier.

2 hari

7
8
9

10

Setelah menerima barang pengganti, Divisi Warehouse menerima packing slip dan
melaporkannya kepada Divisi Accounting.
Divisi Accounting menerima packing slip dari Divisi Warehouse.
Divisi Warehouse akan melakukan penyimpanan barang ke gudang ketika barang yang diperoleh
dari Supplier tidak ada yang cacat.
Setelah barang disimpan digudang, Divisi Operasional menerima pesanan sesuai kebutuhan tamu
Hotel

30 menit
1 jam
4 jam

15 menit

11

Divisi Operasional dapat mengambil barang sesuai kebutuhannya di gudang

15 menit

12

Setiap 30 hari sekali, Divisi Inventory akan melakukan pengecekan jumlah barang.

1 hari

13

Divisi Operasional menerima konfirmasi kesesuaian barang dari Divisi Inventory.

1 jam

14

Divisi Inventory menerima laporan konfirmasi barang apabila data barang telah sesuai.

Analisis Klasifikasi Aktivitas

No

Aktivitas

Pemeriksaan Barang dan Kesesuain Dokumen

Melaporkan Barang yang Cacat

Menerima Laporan

Memberikan Persetujuan Laporan

Mengembalikan Barang

Menerima Barang Pengganti

Menerima Packing Slip dan Melaporkan

Menerima Packing Slip

Menyimpan Barang ke Gudang

10

Menerima Pesanan Barang

11

Mengambil Barang ke Gudang

12

Pengecekan Jumlah Barang

13

Konfirmasi Barang

14

Menerima Laporan Konfirmasi Barang

Klasifikasi
Aktivitas

Alasan

1 jam

Analisis Streamlining

No

Aktivitas

Pemeriksaan Barang dan Kesesuain Dokumen

Melaporkan Barang yang Cacat

Menerima Laporan

Memberikan Persetujuan Laporan

Mengembalikan Barang

Menerima Barang Pengganti

Menerima Packing Slip dan Melaporkan

Menerima Packing Slip

Menyimpan Barang ke Gudang

10

Menerima Pesanan Barang

11

Mengambil Barang ke Gudang

12

Pengecekan Jumlah Barang

13

Konfirmasi Barang

14

Menerima Laporan Konfirmasi Barang

Klasifikasi
Aktivitas

Streamlining

Alasan dan
Usulan

MODUL 5
PROSES BISNIS TARGET

Tujuan Praktikum
Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis target dan memodelkannya dengan notasi
BPMN.
Praktikan mampu memahami tujuan dari proses bisnis target.
Praktikan mampu menganalisis perbedaan antara functional process dan organizational process
serta penggunaannya.

Landasan Teori
Pengenalan Proses Bisnis Target
Proses Bisnis Target merupakan proses yang berisi kumpulan aktifitas target yang saling
berelasi satu sama lain untuk meningkatkan kinerja dari sebuah proses bisnis di dalam suatu
organisasi demi mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Praktikum
SKENARIO
Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun
1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis
yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik.
Adidharma Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar,
restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya, yaitu 20 orang.
Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang ada, Adidharma Cottages memiliki General Manager
yang membawahi Divisi Operational, Divisi Accounting, Divisi Inventory, Divisi Warehouse
dan Divisi Sales&Marketing. Divisi Operasional pun membawahi Room Staff, F&B Staff dan
Reseptionist. Adidharma Cottages pun juga melibatkan pihak eksternal, yaitu Supplier.

Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam
industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel dan tempat penyimpanan yang dimiliki
hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan biaya operasi
yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya.
Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama, yaitu pengadaan barang,
pengelolaan barang dan manajemen hubungan. Pada modul ini akan dibahas mengenai proses
bisnis pengelolaan barang saja.
Sub proses pada pengelolaan barang dibagi menjadi 2, yaitu cek kualitas dan pengelolaan
barang dan penempatan barang digudang.
Buatlah Diagram Business Process dari skenario diatas!

Organizational Process
Proses bisnis pengelolaan barang pada Adidharma Cottages masih manual dan terkesan
sangat rumit. Adidharma Cottages juga sering mengalami penyusutan jumlah barang yang di
karenakan tidak ada kordinasi dalam pengambilan barang dimana bagian operasional tidak
memberikan laporan ketika mengambil barang di gudang. Oleh karena itu, dalam proses bisnis
dilakukanlah perbaikan terhadap proses bisnis pengelolaan barang tersebut dan sebuah sistem
informasi yang baru untuk membantu proses bisnis pada Adidharma Cottages.
Dalam sub proses cek kualitas dan pengelolaan barang terdapat proses untuk mengecek
kualitas, menyimpan ke gudang dan mengambil barang. Karena prosesnya yang sangat rumit,
maka pada sub proses tersebut akan dibagi menjadi 2, yaitu cek kualitas dan pengelolaan barang
dan pengambilan barang. Jadi sub proses pengelolaan barang dibagi menjadi 3, yaitu cek
kualitas dan pengelolaan barang, pengambilan barang dan penempatan barang digudang.
Proses cek kualitas dan pengelolaan barang dimulai dari Supplier memberikan barang
beserta packing slip kepada Divisi Warehouse. Selanjutnya, Divisi Warehouse akan menerima
barang. Kemudian Divisi Warehouse akan melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian
dokumen. Apabila barang sesuai spesifikasi, maka selanjutnya akan melakukan input data
barang ke dalam sistem. Namun, apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi, maka Divisi
Warehouse akan membuat form pengajuan return barang di sistem dan akan mengembalikan
barang yang cacat kepada supplier. Setelah supplier menggantikan barang yang cacat tersebut,

maka Divisi Warehouse akan menerima barang pengganti dan langsung melakukan input data
barang ke dalam sistem. Setelah barang diinputkan ke dalam sistem, Divisi Warehouse akan
menyimpan barang ke Gudang. Divisi Warehouse kemudian akan membuat laporan dan
melaporkannya kepada Divisi Accounting. Selanjutnya, Divisi Accounting akan menerima
laporan dan menerima packing slip.
Sedangkan, pada proses pengambilan barang dimulai dari Divisi Operasional
memberikan daftar order barang kepada Divisi Inventory. Setelah menerima pesanan, Divisi
Inventory menyampaikan pemesanan barang tersebut kepada Divisi Warehouse. Selanjutnya,
Divisi Warehouse akan menerima konfirmasi pemesanan barang dan kemudian mengecek
ketersediaan barang. Apabila barang tidak tersedia, Divisi Warehouse akan memberikan
konfirmasi ketidaksediaan barang kepada Divisi Inventory untuk selanjutnya disampaikan
kepada Divisi Operasional. Namun, jika barang tersedia, maka Divisi Warehouse akan
menyiapkan barang pesanan. Setelah barang pesanan disiapkan, Divisi Warehouse akan
menginputkan data barang yang diambil tersebut ke dalam sistem dan kemudian memberikan
barang tersebut kepada Divisi Inventory. Divisi Inventory akan menerima barang dan selanjutnya
barang akan diserahkan kepada Divisi Operasional.
Buatlah Diagram Organizational Process dari skenario diatas!

System Process
Untuk meningkatkan, mengefektifkan dan mengefesienkan kinerja Adidharma Cottage
dibuatlah sebuah system process baru bernama Sistem Pengelolaan Barang yang memiliki
aplikasi untuk input data barang, pengajuan return barang dan pembuatan laporan.
Sistem Pengelolaan Barang dimulai dari melakukan login kemudian pada aplikasi input
data barang dilakukan proses input data barang yang dibagi menjadi dua kondisi yaitu : input
data barang yang masuk dan input data barang yang keluar. Kemudian, apabila akan menginputkan
data barang yang akan masuk ke Gudang, maka dilakukan proses cek barang dan dokumen.
Selanjutnya, jika barang sudah sesuai dilakukan proses input data barang yang masuk. Setelah
itu dilakukan proses submit data barang. Kemudian pada aplikasi pembuatan laporan dilakukan
proses membuat laporan dan cetak laporan. Namun, apabila barang tidak sesuai, maka pada
aplikasi pengajuan return barang akan dilakukan proses mengisi form pengajuan return barang

dan submit form pengajuan return barang. Kemudian pada aplikasi pembuatan laporan
dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan.
Namun, apabila akan menginputkan data barang yang keluar dari Gudang, maka dilakukan
proses input data barang yang diambil dan submit data barang. Selanjutnya pada aplikasi
pembuatan laporan dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan.
Buatlah Diagram System Process dari skenario diatas!

Functional Process
Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas dan memenuhi kebutuhan tamu hotel,
Adidharma Cottages berniat memberikan wadah bagi tamu hotelnya untuk menyampaikan segala
kritik, pesan, kesan maupun keluhan mengenai pelayanan yang telah diberikan oleh Adidharma
Cottage.
Oleh karena itu, Adidharma Cottage membuat proses baru, yaitu Desain Pengembangan
Proses Bisnis yang bertujuan untuk menampung segala keluhan tamu hotel. Keluhan tamu hotel
akan disampaikan kepada bagian CRM (Customer Relationship Management) untuk selanjutnya
diberitahukan kepada bagian Marketing. Bagian Marketing nantinya akan melakukan riset terkait
keluhan tersebut dan memberikan solusi.
Buatlah Diagram Functional Process dari skenario diatas!

LANGKAH-LANGKAH
A. Memulai MEGA
1. Double klik pada ikon MEGA

2. Pilih user : Anna - (BPMN&Architecture).

Modul 5_SI-35-XX

3. Pilih repository sesuai kelas masing-masing.


4. Klik OK

B. Meng-import Proyek MEGA


1. Klik File, lalu klik Import

2. Pilih MEGA File


3. Klik browse lalu pilih file yang ingin di import, setelah itu klik OK

4. Lalu klik Import, kemudian Close

C. Membuat Organizational Process Target


1. Expand Folder Business Process pada file yang telah di import.

2. Kemudian expand Business Process Adidharma Cottages.

3. Setelah itu expand Pengelolaan Barang lalu double klik Business Process Diagram
4. Lengkapilah Business Process Diagram dengan menambahkan organizational process
yang diberi nama Pengambilan Barang. Sehingga hasilnya seperti dibawah ini.

5. Lalu double klik pada organizational process Cek Kualitas dan Pengelolaan Barang.
Perbaikilah Organizational Process Diagram yang telah ada seperti diagram di bawah ini.
Output Organizational Process Target:

6. Setelah itu, kembali pada diagram Business Process Diagram.

7. Lalu klik kanan pada organizational process Pengambilan Barang lalu klik New pilih
oorganizational process diagram.
8. Buatlah organizational process diagram seperti dibawah ini.

D. Membuat System Process Target


1. Buatlah System Process Baru

2. Beri nama Supply Management System.

3. Kemudian pada system process Supply Management System tersebut klik kanan, klik
New, pilih Diagram.

4. Buatlah System Process Diagram baru seperti diagram di bawah ini.


Output System Process Target:

E. Membuat Functional Process Target


1. Klik kanan pada Business Process folder, pilih New>Business Process dan ketikkan
Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru
2. Membuat Diagram Business Process dengan cara klik kanan pada Desain Pengembangan
Proses Bisnis Baru>New>Diagram>Pilih Business Process Diagram>Create
3. Kemudian klik View and Details
Offering.

dan tandai Functional Process dan Product

4. Selanjutnya buatlah functional process

dengan nama yang sama dengan yang ada

di folder Business Process, yaitu Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru>Create


5. Hasilnya akan seperti gambar diagram di bawah ini.

Mendeskripsikan Functional Process


1. Klik

kanan

pada

functional

process

Desain

Pengembangan

Proses

Bisnis

Baru>New>Diagram>Functional Process>Create
2. Selanjutnya deskripsikan Diagram Functional Process hingga hasilnya seperti diagram di
bawah ini.

MODUL 6
SIMULASI PROSES BISNIS

Tujuan Praktikum

Memahami konsep simulasi proses bisnis

Mengerti mengenai tujuan dan manfaat dari simulasi proses bisnis

Memahami langkah langkah dalam simulasi proses bisnis berdasarkan skenario

Menganalisis Simulation summary report yang dihasilkan pada proses simulasi

Kelengkapan Praktikum

PC

Software AccuProcess Modeller

Landasan Teori
Ketika sebuah model proses bisnis dirancang, mungkin saja mampu memberikan output
yang diinginkan tetapi kita tidak bisa mendapatkan output pada tingkat kinerja dengan biaya yang
diharapkan atau dalam jangka waktu yang diinginkan. Dengan kata lain, model proses bisnis yang
telah dirancang dapat bersifat fungsional, akan tetapi mungkin tidak optimal untuk perusahaan.
Masalah ini dapat diatasi dengan menjalankan simulasi proses bisnis, yang tujuannya
adalah untuk membantu dalam analisis dan pemahaman tentang model proses bisnis.
Dengan pemahaman ini, seseorang dapat mengubah model dan menerapkan perangkat
tambahan lainnya untuk meningkatkan hasilnya. Tujuan strategi simulasi proses bisnis adalah
optimasi untuk meningkatkan kinerja dan pengurangan biaya proses bisnis. Simulasi membantu
dalam mengembangkan alur proses bisnis yang lebih baik dengan menyediakan sebuah platform
yang memfasilitasi secara mendalam tentang faktor analisis yang mengatur pelaksanaan proses
bisnis yang efisien, diantaranya yaitu analysis Cost, analysis People, dan analysis Time.
Hal ini memungkinkan analis bisnis dan manajer untuk memahami dan mengeksplorasi tentang
simulasi proses bisnis baik dengan cara yang praktis maupun pragmatis.

Efisiensi dari proses bisnis tergantung pada penanganan yang efisien dari faktor-faktor dasar
sebagai berikut :

Waktu

Biaya

Menyelesaikan suatu pekerjaan yang dilakukan dengan mencapai output yang diinginkan dalam
jumlah waktu yang seminimal mungkin untuk biaya yang serendah mungkin, tentu saja akan
mencapai goals dari manajer proses bisnis.
6.1 Konsep dari Simulasi proses bisnis
Simulasi digunakan untuk memodelkan situasi proses bisnis kehidupan nyata pada
komputer sehingga kita dapat mempelajari bagaimana system bekerja. Dengan menganalisis
situasi dan mengubah variabel, maka prediksi perilaku model proses dapat dibuat.
Dalam konteks manajemen proses bisnis , simulasi dapat dibedakan dari dua jenis type :

Monte Carlo simulation : adalah metode untuk mengevaluasi model iteratif deterministik
menggunakan nomor nomor acak sebagai inputan. Hal ini sering digunakan ketika model
yang kompleks, nonlinear , atau melibatkan lebih dari sekedar beberapa parameter yang
tidak pasti.

event diskrit simulation : adalah cara membangun model untuk mengamati perilaku dari
system yang berbasis waktu(atau dinamis). Ini adalah metode formal untuk membangun
model simulasi dan memastikan bahwa model simulasi tersebut kredibel. Selama tahap
percobaan, model dieksekusi (dijalankan dari waktu ke waktu) untuk menghasilkan output.
hasilnya kemudian dapat digunakan untuk memberikan wawasan ke dalam sistem dan
dasar untuk membuat keputusan.

Keacakan (Randomness) adalah fitur kunci dalam simulasi. hal Ini menyediakan cara yang
cocok/mathcing untuk skenario yang dibangun dengan yang di dunia nyata dan didefinisikan
menggunakan jenis distribusi (misalnya Normal, Eksponensial, dan Poison dll) dan tingkat
keacakan (misalnya Standar Deviasi, Derajat Kebebasan dll.)
6.2 Manfaat Simulasi Proses Bisnis

Memungkinkan kita untuk menjalankan proses dalam lingkungan virtual. Sehingga


memungkinkan kita untuk menganalisis, meningkatkan dan mengoptimalkan proses
dan menghasilkan pendekatan yang efektif dan realistis untuk manajemen proses
bisnis.

Menghitung rata-rata biaya untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses bisnis.
Selain itu, untuk melihat biaya maksimum yang mungkin terjadi dan biaya minimum
yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.

Menghitung durasi waktu rata-rata untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses
bisnis. Dan juga untuk melihat waktu maksimum yang mungkin terjadi dan waktu
minimum yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.

Mengidentifikasi

kemacetan

(bottlenecks),

Karena

kapasitas

antrian

dapat

didefinisikan untuk suatu kegiatan dalam aliran proses, dengan simulasi, maka dapat
membantu kita untuk memahami dan mengidentifikasi hambatan yang dapat timbul
dalam aliran proses, dan dengan demikian kita bisa mengambil langkah yang tepat
untuk menghindari kemacetan.

Perencanaan Sumber Daya, hal Ini membantu dan memandu kita untuk menganalisa,
memahami dan merencanakan penggunaan dan pemanfaatan sumber daya/Resource
dalam proses bisnis.

Memberikan analysis time, analysis people yang lengkap dan analisis biaya/Cost
dari pelaksanaan proses bisnis. Hal ini memungkinkan kita untuk memahami biaya
maksimum dan minimum dan waktu yang terlibat dalam menerapkan proses bisnis
tanpa benar-benar mengimplementasikannya.

6.3 Langkah langkah simulasi Probis


Menggunakan tools AccuProcess Modeller, secara umum Simulasi memiliki langkahlangkah berikut :

Membuat diagram Model Proses bisnis

Proses Pembukaan tab Simulator

Menciptakan Sumber Daya/Resources

Membuat Skenario

Pelaksana Skenario Simulasi

Generate Simulation Summary Report

Praktikum

6.4 Simulasi Proses bisnis existing yang diimport.

Klik File Open Pilih Project Probis Existing.pm Open Process Model File
Karena pada proses bisnis tersebut setiap activity properties nya sudah diisi dan
didokumentasikan, maka kita bisa langsung klik tab Simulator untuk simulasi

Klik tab Simulator Double Click pada scenario yang telah dibuat sebelumnya.
Karena pada project ini Resource dan Skenarionya telah di tentukan, maka kita bisa langsung
mensimulasikan proses bisnis tersebut.

Klik Start pada simulation control Panel dan Proses simulasi akan berlangsung. kita juga
bisa mengatur Speed dari proses simulasi. tunggu sampai proses selesai.

Setelah selesai, maka kita dapat mengenerate simulation summary report sebagai output
dari proses simulasi, dengan mengKlik icon Generate Simulation Summary Report

Tampilan halaman web akan muncul, setelah itu, untuk melihat hasilnya secara keseluruhan,
buka halaman web tersebut dengan menggunakan Ms.Word, kalau browsernya IE, dengan cara
klik boton page pada toolbar, dan pilih Edit with Microsoft Word.

Setelah itu, tampilan Simulation Report akan muncul dengan lengkap di Ms.Word
Didalam simulation report terdapat analisis dari segi time, people, dan cost dari proses bisnis
yang disimuasikan, dan selain itu juga ada analisis analisis yang lainnya.

Simpan hasil simulation report existing tersebut dalam folder masing masing

Table berikut menunjukan fixed cost, variable cost, dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap
aktivitas dalam proses bisnis existing

Aktivitas

Fixed Cost

Variable Cost

Execution time

Kertas

180 minutes

60 minutes

Kertas

30 minutes

60 minutes

Listrik

Kertas

1440 minutes

barang Listrik

Kertas

2880 minutes

30 minutes

Listrik

60 minutes

Menyimpan barang ke Listrik

240 minutes

15 minutes

Kertas

1440 minutes

60 minutes

Pemeriksaan barang dan Listrik


kesesuaian dokumen
Melaporkan barang yang Listrik
cacat
Menerima laporan

Listrik

Memberikan persetujuan Listrik


laporan
Mengembalikan barang
Menerima
pengganti
Menerima packing slip Listrik
dan melaporkan
Menerima packing slip

gudang
Mengambil barang ke Listrik
gudang
Pengecekan

jumlah Listrik

barang
Konfirmasi
barang

kesesuaian Listrik

Menerima

laporan Listrik

60 minutes

konfirmasi barang

6.5 Simulasi Business Process Target yang di design

Skenario Praktikum
Adi Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun 1993. Adi
Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis yang rimbun
sehingga menciptakan suasana yang unik.
Adi Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta
berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola
fasilitas-fasilitas yang ada, Adi Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi dapur,
divisi Operasional, Room Boy, inventory, acounting, gudang, serta pihak eksternal yang terlibat
yaitu supplier.
Proses dimulai ketika pengecekan divisi warehouse menerima barang yang dikirimkan
oleh supplier, dalam kegiatan itu, perusahaan menerima surat pengiriman barang beserta packing
slip oleh supplier dan kemudian dilakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen,
dimana dokumen pemesanan tersebut harus disediakan oleh pihak internal terlebih dahulu ketika
memesan barang. apabila sesuai, maka langsung dilakukan proses input data barang oleh Divisi
Warehouse dengan menyerahkan dokumen pemesanan tersebut ke divisi warehouse.
Jika tidak sesuai ataupun barangnya cacat, maka dari divisi Warehouse pun akan Membuat
form pengajuan return barang yang dapat memanfaatkan Sistem pengelolaan barang dan
menghasilkan daftar list barang yang akan dikembalikan ke supplier kemudian, divisi warehouse
juga akan mengembalikan barang ke supplier. Setelah supplier menerima barang yang tidak
sesuai atau cacat tersebut, maka supplier akan mengirimkan barang pengganti ke perusahaan dan
divisi Warehouse akan menerima barang pengganti tersebut sekaligus dengan surat penggantian
barang baru. Setelah itu, maka Divisi Warehouse akan input data Barang tersebut ke dalam
system.

Kemudian divisi warehouse menginputkan data data barang yang sesuai tadi kedalam
Sistem pengelolaan barang berdasarkan document pemesanan barang dan setelah itu, divisi terkait
akan menyimpan barang ke gudang. Dan proses selanjutnya adalah membuat laporan oleh
divisi warehouse yang berisi document list barang barang yang baru dimasukan ke gudang, karena
divisi Accouning harus mengetahui barang apa saja yang masuk dan keluar dari gudang, maka
pada akhirnya divisi Accouning menerima laporan dan menerima packing slip berbentuk
document barang barang yang baru di gudang. Langsung oleh divisi warehouse.
Berikut merupakan table Cost dan time di tiap aktivitas di proses bisnis target yang akan di
simulasikan
Aktivitas

Fixed Cost

Variable Cost

Execution time

Menerima Barang

Listrik

60 minutes

Pemeriksaan barang dan Listrik

120 minutes

kesesuaian dokument
Membuat

Form Listrik

pengajuan return barang


mengembalikan barang
Menerima

Kertas, biaya tinta 5 minutes


print

Listrik

120 minutes

barang Listrik

45 minutes

Listrik

20 minutes

60 minutes

pengganti
Input data barang

Menyimpan barang ke Pembangunan


gudang

pemeliharaan
gudang, Listrik

Membuat Laporan

Listrik

Kertas, biaya tinta 5 minutes


print

menerima laporan barang Listrik

10 minutes

Menerima packing slip

5 minutes

Output diagramnya :

Listrik

Kita akan membuat diagram proses bisnis seperti diatas dengan menggunakan Accuprocess
Modeller :

Buka applikasi Accuprocess Modeller

Drag beberapa swimlane, sehingga menjadi seperti berikut.

Ubah namanya sesuai dengan gambar dengan cara double clik pada swimlane dan beri nama

Merubah warna swimlane, menandakan kalau entity tersebut merupakan entity external
dengan cara klik kanan pada swimlane, change background colour.

Drag notasi BPMN yang dibutuhkan sesuai dengan gambar yang diminta ke dalam
workspace, sehingga menghasilkan diagram seperti berikut :

Klik pada salah satu proses dalam diagram, dan isi activity property yang ada pada tab
general, dan jangan lupa untuk menambahkan process participant nya siapa

Lakukan hal yang sama pada semua proses yang ada dalam diagram.

Pada tab Input/Output, tambahkan juga input/ outputnya dan document input/outputnya

Lakukan hal yang sama pada semua proses yang ada dalam diagram.

Pada tab Details, muncul tampilan sebagai berikut :

Isikan untuk setiap proses yang ada waktu sebagai berikut :


Nama aktivitas

Expected Time

Due In

Task Expires in

Menerima Barang

1 hours

1 hours

3 hours

Pemeriksaan barang dan 2 hours

2 hours

4 hours

15 minutes

5 minutes

30 minutes

mengembalikan barang

3 hours

2 hours

5 hours

menerimabarang

20 minutes

45 minutes

1 hours

30 minutes

20 minutes

40 minutes

1 hours

3 hours

5 minutes

30 minutes

kesesuaian dokumen
MembuatForm
pengajuan return barang

pengganti
Input data barang

Menyimpan barang ke 1 hours


gudang
Membuat Laporan

20 minutes

menerima laporan barang

1 hours

10 minutes

2 hours

Menerima packing slip

20 minutes

5 minutes

30 minutes

Sedangkan pada tab problem itu menjelaskan masalah masalah apa yang dialami oleh tiap
aktivitas dalam proses bisnis tersebut

Klik new dan isikan problem yang terjadi, isikan ditiap aktivitas, dan kosongkan apabila tidak
ada masalah yang terjadi.

Pada Tab comment, ini hanya menjelaskan maksud dari aktivitas itu apa, boleh saja dikosongkan,
tapi lebih baik diisi untuk proses dokumentasi.

Setelah kita mendokumentasikan setiap proses yang ada dengan mengisi tab general,
input/output, details, problem dan comment, maka kita dapat mengenerate model diagram
proses tersebut ke dalam bentuk pdf atau document word dengan Klik icon pdf atau Word di
toolbar

Hasil generate model diagram tersebut dapat kita gunakan sebagai dokumentasi dari proses bisnis
yang akan disimulasikan, karena didalamnya terdapat data data lengkap mengenai setiap
proses/activity yang ada dalam diagram.

Kemudian Save hasil dokumentasi proses bisnis tersebut ke dalam folder masing masing.

Setelah kita mengisi semua activity properties, maka klik tab simulator dan klik Create
New Resource, sehingga muncul tampilan dialog sbb :

Isi nama resourse, deskrpsi dan currency, dan yang terpenting, isikan resource
informationnya, dengan klik New, dan isikan dengan nama divisi divisi yang terlibat sekaligus
dengan deskripsi, type, dan Cost per Unit nya. Selain itu, isikan juga semua variable dan fixed
cost yang ada pada diagram proses bisnis
Resource disini maksudnya entity apa saja yang terkait dengan proses bisnis yang akan kita
simulasikan, dan kita juga dapat mengatur cost yang dibutuhkan oleh tiap entity untuk melakukan
proses prosesnya.

Langkah selanjutnya adalah membuat scenario, klik Crate New Skenario, dan muncul
tampilan dibawah :

Pada scenario tersebut, kita dapat mengatur proses proses apa saja yang tidak dimasukan dalam
proses simulasi dan proses proses apa saja yang dimasukan dalam proses simulasi.
Selain itu, kita juga bisa mengatur jadwal kerja dari perusahaan pada bagian Define Calendar,
sesuai dengan jadwal kerja dari perusahaan.

Langkah selanjutnya, double klik pada scenario yang telah dibuat tadi,

Dan pada workspace, double klik pada kedua flow decision, sehingga pada scenario properties
muncul tampilan sbb :

Isi probability untuk tiap flow di decision, artinya berapa persentase kemungkinan data mengalir
pada flow tersebut.

Klik pada salah satu activity pada diagram, maka akan muncul tampilan berikut :

Apabila pada activity yang kita klik tadi memiliki Fixed Cost, maka tambahkan nilai dari fixed
cost nya dengan cara berikut :

Klik Assign, pada Fixed Items, kemudian isikan Cost untuk Fixed Cost, dan klik tanda +
sehingga muncul tampilan dibawah.

Apabila pada activity yang kita klik tadi memiliki variabel Cost, maka tambahkan nilai dari
variabel cost nya dengan cara berikut :

Klik Assign, pada Variable Item, dan isi Unit Used nya sesuai kebutuhan

Klik Assign pada Execution time dan isikan Value waktu sesuai kebutuhan aktivitas.
Execution time yang kita berikan berarti waktu yang kita butuhkan untuk menjalankan
aktivitas tersebut.
pada contoh dibawah kita berikan waktu 10 menit untuk menjalankan aktivitas yang di klik
sebelumnya.

Isikan People dari tiap activity yang ada pada diagram sesuai dengan gambar diagram proses
bisnisnya,

Lakukan langkah ini untuk setiap activity yang ada.

Dan klik save, untuk menyimpan diagram yang telah dibuat.

Klik tombol start untuk memulai simulasi proses bisnis

Tunggu sampai proses benar benar selesai, dan setelah itu generate simulation report sebagai
hasil atau output dari proses simulasi. Generate simulation report ini dibuka dengan Ms.Word
agar bisa dilihat semua hasil analisis nya.
Simpan document simulation report dalam folder masing masing

6.6 Membandingkan dan membuat gap analysis antara Probis existing dan Target

Gap analysis merupakan salah satu alat/cara yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja
dari suatu proses bisnis, Hasil analisis tersebut dapat menjadi input yang berguna bagi perencanaan
dan penentuan prioritas anggaran di masa yang akan datang. Selain itu, gap analysis atau analisis
kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan
maupun tahapan evaluasi kinerja. Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan
dalam

pengelolaan

manajemen

internal

suatu

lembaga.

Secara

harafiah

kata

gap mengindikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya.
Tujuan dan Manfaat Analisis Gap
Selain itu, terdapat tujuan dari analisis gap yaitu agar kita dapat menganalisis dan membantu
suatu instansi dalam mengungkapkan yang mana harus diperbaiki.
Berikut merupakan beberapa manfaat dari gap analysis, yaitu antara lain:

Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu yang yang diharapkan.

Mengetahui peningkatan kerja yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut.

Menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas waktu dan biaya yang
dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.

Mengetahui kondisi terkini dan tindakan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang.