PERENCANAAN TENAGA KERJA

Human Resource Planning (HRP)

Manpower Planning

Merupakan suatu proses yang

bertujuan untuk menyediakan sumber
daya manusia yang adekuat, sesuai
dengan kebutuhan.
Adekuat : sesuai dengan kebutuhan,
baik dalam hal jumlah, kualifikasi,
maupun saatnya (timing).

Menjamin kontinuitas
ketersediaan tenaga kerja yang
terampil, berkemampuan dan
berpengalaman, sehingga :
* Memungkinkan dept. Personalia
menarik t.k yang tepat pada
waktu yang tepat (fungsi
staffing).
* Meningkatkan efisiensi.

Manfaat dari HRP

Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan

efektif
Menselaraskan aktivitas-aktivitas management
personalia dengan tujuantujuan organisasi di masa
yang akan datang secara efisien
Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara
ekonomis
Mengembangkan informasi management personalia
untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unitunit organisasi lainnya
Mengkoordinir program-program management
personalia yang berbeda-beda
Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan
lebih baik dan terarah (career-planning)
Meningkatkan kepuasan kerja

Penyebab timbulnya permintaan t.k. :

External challenges :
- Economic, sosial, technology, competitors
Organizational decisions
- Strategic plans, budgets, sales and
production, forecast
Work-force factors
- Retirement, resignations, terminations,
deaths, level of absence

Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb :

Strategic management
decisions
Human resource supply:
- Existing
- Future

Human resource demand:

- Future
- Annual

Analisa kesenjangan
Kesenjangan kualitas
- realokasi / replacement
- pendidikan / latihan

Kesenjangan jumlah
- lembur
- rekruitmen
- berhenti sementara
- PHK
- pensiun dini

Analisis supply tenaga kerja :

Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan

Analisis supply harus memperhatikan periode
perencanaan

Analisis demand tenaga kerja :

Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga

kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek,
menengah, panjang)
Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis
(internal & eksternal), meliputi :
- perluasan / penciutan perusahaan
- diversifikasi produk
- perluasan pasar
- kebijakan padat modal / padat karya
- rencana investasi, dan lain-lain

Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan :

Internal :
- tujuan perusahaan
- kondisi keuangan perusahaan
- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain

Eksternal :
- situasi dan kondisi tenaga kerja
- peramalan pasar
- perkembangan iptek
- peraturan pemerintah
- situasi perekonomian, politik dan lain-lain

Analisis kesenjangan antara supply dan

demand
Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas
Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja
dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun
rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan
realokasi/replacemnet atau diklat.
Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan
oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :
1. Analisis Beban Kerja
a. Pengalaman di masa lalu
b. Perhitungan kuantitatif
2. Analisis Tenaga Kerja
a. Absenteeism Rate
b. Turnover Rate

1. Analisis Beban Kerja (Work load)

mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi
perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how
much work is schedule to be done)
Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :
a.1. Pengalaman di masa lalu
Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan
tambahan 1 orang tenaga penjualan
Rp. 5.000.000
5 orang
a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000
Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya
lembur Rp. 5.000.000 / minggu, artinya tambahan tenaga
kerja 5 orang

b.

Perhitungan Kuantitatif
Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus
diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09
jam orang.
Beban kerja
= 22.000 x 0,09 jam orang
= 1.980 jam orang
Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan
Kebutuhan tenaga kerja per bulan :
1.980 / 180 = 11 orang

2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)

Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus
dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan
kelonggaran / allowance.

Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu

dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk
memberikan kelonggaran/allowance
Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?
Ya sangat riskan perlu allowance

a. Absenteeism Rate
AR = jumlah orang hari absensi x 100%
jml. pekerja x jml. hari kerja

Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai

kelonggaran ditambahkan :
9% x 11 tk = 1 tk.
Dari penelitian didapatkan umumnya
tingkat absensi 2,8 5%.

b. Turn Over Rate

- Accesions (penambahan tenaga kerja :
Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Separations (Pengurangan tenaga kerja) :
Separations rate = jml. pengurangan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Jumlah tenaga kerja rata-rata :
Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode
2

Turn-over juga berpengaruh terhadadap :

Ongkos penerimaan tenaga kerja (hiring

cost)
Ongkos rekrutment dan seleksi
Over-paying
Tingginya tingkat kecelakaan kerja
Menurunnya jumlah produksi pada masa
transisi
Tidak efisiennya pemanfaatan mesin /
peralatan pada masa transisi
Banyaknya scrap dan waste pada
tenaga kerja baru

REKRUTMEN
Adalah proses mendapatkan dan menarik
pelamar (applicant) yang capable untuk
dipekerjakan.
Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja
yang paling sesuai (cocok) dengan
persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.
pencocokan dua arah
Perusahaan mencari tenaga kerja yang
paling cocok dengan tuntutan jabatan,
dan sebaliknya tenaga kerja mencari
pekerjaan yang paling cocok dengan
kebutuhan, bakat, minat dan
kemampuannya.

The hiring process :

Recruitment
program

Sales forecast
Work load
Work force analysis
Employee requisition

Applicants

Job analysis

Screening devices

Job
description
Job
specification

Application blanks
Reference checks
The
individual

Interview
Test
Physical examination
Induction / orientation

The
organization

Recruitment
Process :
Human resource
planning

Specific request
of managers
Job opening
identifed

Job analysis
information

Managers
comments
Job requirements
Methods of requirements

Satisfaction pool of recruits

Yang melakukan rekrutmen :

Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian)

Biro Jasa (Konsultan)
Operating Managers
Recruitment Committee

Sumber Tenaga Kerja :

Sumber internal : promosi atau mutasi

Sumber eksternal :
- newcomers
- para penganggur
- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak
puas di tempat kerja tersebut
- tenaga kerja senang pindah-pindah kerja
- pembajakan (tenaga kerja qualified)

Jika berasal dari dalam perusahaan :

melihat catatan kepegawaian (Personnel record).
Jika berasal dari luar perusahaan :
- cara informal
- melihat arsip pencari kerja di Depnaker
- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan
sejenis
- memasang iklan / advertensi
- lain-lain :
* computer matching service
* internship (mahasiswa Kerja Praktek)
* talent scouting (college/university recruiting)
* special event recruiting (open-house ; job-fair)

Constraints on and challenge of recruitment

Berasal dari organisasi / internal
1. Organizational pilicies
- promote from within pilicies
- compensation policies
- employment status policies (part time, temporary
employees; full time)
2. Human resource plans
3. Job requirements
4. Costs
5. Affirmative action plans
Berasal dari recruiter
- recruiter habits
Berasal dari lingkungan eksternal
- leading economic indications
- want ads-index
- laws / hukum

Channel of recruitment :
1. Walk-ins and write-ins
2. Employee refferals
3. Advertising
4. State employment security agencies
5. Private placement agencies
6. Professional search firms
7. Educational institutions
8. Labor organizations
9. Military operations
10. Government-finded training program
11. Temporary-help agencies
12. Open house
13. Leasing,; nepotism
14. Departing employees, etc.

Pelaksanaan Rekrutmen :
Hal-hal yang harus diperhatikan :
Job requirements
Kebijakan perusahaan (dana, waktu,
dll)
Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja
Kebijakan / peraturan pemerintah
Kebutuhan / harapan calon tenaga
kerja
Citra perusahaan
Dan lain-lain

JOB APPLICATION BLANK

Tujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruits
Informasi antara lain :
1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain
2. Employment status :
- posisi yang diinginkan
- gaji yang diinginkan
- status kerja (full / part time)
- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain
3. Education & skills : applicants abilities, antara lain :
pendidikan, kursus
4. Work history : past jobs
5. Military background
6. Membership, awards and hobbies
7. References
8. Signature