SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK

Sistem Pengendalian Proyek

Kegiatan:
1.memahami pengertian dan karakteristik proyek
2.Memahami lingkungan pengendalian proyek
3.Memahami perencanaan proyek
4.Memahami pelaksanaan proyek
5.Memahami evaluasi proyek

1.Memahami pengertian dan karakteristik Proyek

Contoh:proyek kontruksi gedung,pembangunan kembali gedung,pengmbangan
produk baru,penelitian dan pengembangan,pengembangan dan pemasangan
sistem informasi,renovasi gedung.
Proyek adalah suatu bentuk kegiatan yang dimulai pada tertentu dan akan berakhir
pada waktu yg telah ditentukan dgn mengalokasikan sumber daya ttt untuk
melaksanakan tugas dgn sasaran yg jelas.
Karakteristik proyek:
Memiliki tujuan yg khusus,produk akhir atau hasil kerja akhir
Jumlah biaya,sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan
telah ditentukan
Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.titik awal
dan titik akhir telah ditentukan dengan jelas
Non rutin,tdk berulang,jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek
berlangsung.

2. .Memahami lingkungan pengendalian proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

1. proyek merupakan organisasi sementarra,dimana satu tim dibentuk untuk

menjalankan proyek dan segera dibubarkan apabila proyek selesai.

2.anggota tim dibentuk dari organisasi sponsor proyek,dapat direkrut khusus untuk
proyek tsb.
3.atau karyawan dari organisasi luar yg mendapat kontrak untuk melaksanakan
proyek.
4.jika proyek melibatklan kontraktor luar,manajemen proyek harus membuat
aturan yg jelas dgn para personil kontraktor tsb.
ORGANISASI MATRIK
1. apakah yg dimaksud dgn organisasi matrik dalam suatu proyek?
2. yaitu jika anggota tim proyek (pegawai dari organisasi sponsor proyek),mereka
mempunyai dua atasan yaitumanajer proyek dan manajer departemen fungsional
3. misal:dlm proyek reparasi besar sebuah kapal,tenaga kerja diambil dari berbagai
departemen fungsional di galangan kapal,n mereka hanya bekerja di proyek jika
keahlian mereka dibutuhkan.loyalitas mereka tetap pada departemen fungsional.
4. apakah mereka bekerja penuh pada proyek/tdk,keputusan bergantung pada
manajer departemen fungsional,dalam hal ini manajer proyek tdk memiliki
wewenang penuh atas anggotanya.
5. manajer proyek ingin semua anggota tim memberi perhatian penuh kepada
proyek,dan manajer departemen fungsional harus mempertimbangkan semua
proyek yg melibatkan sumber dayanya,hal ini dapat menimbulkan konflik
kepentingan dan potensial untuk menimbulkan ketegangan.

Jika proyek melibatkan kontaktor luar,tingkat pengasan tambahan harus ada

terhadap proyek tsb
Bentuk persetujuan kontraktual:

1. harga tetap/fixed price contact

2 pengeluaran biaya/cost-reimbursement contract
ad1:
ada persetujuan untuk menyelesaikan kegiatan ttt dengan tgl yg telah ditetapkan
pd harga ttt.
Biasanya ada penalti jika pekerjaan tersebut tdk bisa diselesaikan sesuai
kesepakatan
Misal jika kontraktor kondisi tdk layak,order perubahan bisa dikeluarkan.dan pihak
sponsor maupun kontraktor harus setuju atas spesifikasi hasil akhir,implikasi biaya
yg terjadi atas perubahan tsb.

 Pada kontrak harga ini,sponsor bertanggung jawab thd pemeriksanan kualitas dan
kuantitas pekerjaan untuk menjamin bhw pekerjaan tsb telah sesuai dgn yg
ditentukan.
Ad2:
Pd kontrak pengeluaran biaya ini,sponsor menyetujui membayar biaya yg layak
ditambah suatu keuntungan
Sponsor mempunyai tanggung jawab terhadap biaya dan karenanya diperlukan
spm.

STRUKTUR INFORMASI
Fokus informasi pengendalian manajemen pd keg.rutin ad/ pada pusat pusat
pertanggungjawaban,pada pekerjaan yg dilaksanakan serta realisasi biaya dalam
periode waktu ttt.
Pada sistem penmgendalian proyek,informasi terstruktur menurut elemen berikut:
1.scope/spesifikasi hasil akhir
2. jadwal atau waktu yg dibutuhkan
3. biaya

3.Memahami perencanaan proyek

SIFAT RENCANA PROYEK:terdiri dari bagian yg saling berhubungan yakni:
1. scope, terdiri dari spesifikasi paket kerja dan nama orang serta organisasi unit
penanggungjawabnya.
2. jadwal, menyatakan waktu estimasi yg dibutuhkan untuk menyelesaikan masing
masing paket kerja dan hubungan antar paket kerja.
3. biaya,biasa disebut anggaran pengendalian.
Anggaran pengendalian mempunyai kaitan penting engan perencanaan dan
pengendalian kinerja,hal ini menunjukkan harapan sponsor akan pekerjaan yg
dilakukan dan komitmen manajer proyek untuk menyelesaikan proyek sesuai dgn
biaya yg ditetapkan.

4.Memahami pelaksanaan proyek

Pada dasarnya manajer berkepentingan dgn pertanyaan pertanyaan berikut ini:
1. apakah proyek akan selesai sesuai jadwal yg telah ditentukan
2. apakah pekerjaan yg telah selesai sesuai dengan perkiraan biaya

3. jika dlm keg.proyek,jawaban atas salah satu pertanyaan diatas, adalah

tidak,maka manajer perlu mengetahui sebabnya serta apa yg dpt dilakukan untuk
memperbaiki situasi.
Ketiga pertanyaan di atas saling berkaitan satu sama lain krn ada kalanya
diperlukan pengorbanan antara biaya waktu dan kualitas conth: kerja lembur
mungkin dibolehkan untuk menjamin penyelesaian waktu,tapi ini akan menambah
biaya.

SIFAT LAPORAN
Laporan terdiri dari tiga bentuk yaitu:
1. laporan gangguan
2. laporan kemajuan
3. laporan keuangan
ad1:
yaitu melaporkan kesulitan yg telah terjadi dan yg akan timbul di masa depan
ad2:
yaitumembandingkan jadwal dan biaya sesungguhnya dgn biaya dan jadwal yg
direncanakan.
Ad3:
Yaitu laporan akurat biaya proyek yg harus disusun jika ada kontrak pengeluaran
biaya/cost-reimbursement.,sbg dasar pembayran kemajuan.,dan biasanya perlu
untuk kontrak harga tetap sebagai dasar untuk jurnal akuntansi keuangan.
PERSENTASE TINGKAT PENYELESAIAN
tingkat penyelesaian digunakan sebgai dasar perbandingan waktu sesungguhnya
yg dikonsumsi dengan jadwal yg telah dibuat..dan biaya sesungguhnya dengan
biaya yg dianggarkan.
RINGKASAN KEMAJUAN
Yaitu cara untuk mengukur pencapaian suatu tugas tertentu sehingga pengukuran
pencapaian keseluruhan dapat dilakukan.
Contoh:pendekatan yg sederhana adalah dgn menggunakan rasio jam orang kerja
terhadap total jam orang kerja.

PUNCH LIST sponsor menyiapkan suatu daftar berbagai jenis proyek yg masih harus
diselesaikan,termasuk kerusakan kerusakan yg harus diperbaiki..

Pembayaran akhir biasanya tergantung pada persetujuan selesai/tidaknya

pekerjaan.
SUMBER INFORMASI
Karena laporan tertulis bersifat uraian dan mudah dilihat,sehingga spm cenderung
dipusatkan pada laporan ini.
Dalam prakteknya,dokumen2 ini biasanya kurang penting dibandingkan dengan
informasi yg dikumpulkan manajer melalui rapat reguler,inspeksi langsung di
lapangan,melalui memo formal, sehingga manajer dapat mengenali masalha
masalah yg tersembunyi.
5.Memahami evaluasi proyek
Pada dasarnya ada 2 macam evaluasi yaitu:
1 evaluasi kinerja
2.evaluasi hasil
ad1:
evaluasi kinerja memiliki dua aspek yaitu:
-evaluasi manajemen proyek
-evaluasi proses pengelolaan proyek
tujuan evaluasi ini ad/ untuk membantu dlm pengambilan keputusan terhadap
manajer proyek contoh:promosi jabatan,pemberian penghargaan dan penugasan
kembali

evaluasi thd proyek biasanya subjektif,hal ini krn pekerjaan pada suatu proyek
urang bisa diukur dibandingkan dgn pekerjaan di pabrik

ad2: kesuksesan proyek tdk dapat dievaluasi hingga waktu yg cukup serta
memungkinkan untuk pengukuran manfaat dan biaya sesungguhnya
untuk banyak proyek ,evaluasi hasil cukup kompleks dengan kenyataan yakni
manfaat yg diharapkan tdk disebutkan dalam tujuan,ukuran,dan juga manfaat
sesungguhnya tidak dapat diukur.
http://milamashuri.wordpress.com/sistem-pengendalian-manajemen/sistempengendalian-manajemen-proyek/