Anda di halaman 1dari 7

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP

PADA SMK NEGERI 1 GEGER MADIUN


Reski Alfan Dika Putra1
Logik Rozak Faysal2

Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara Madiun


Jl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128
ABSTRAK
Pembayaran uang iuran perbulan atau SPP mempunyai peran penting dalam aktivitas sekolah.
Didalam aktivitas tersebut SMK Negri 1 Geger selama ini masih melakukan sistem secara manual,
dimana pencatatan laporan masih menggunakan buku besar.Karena itu perlu adanya peningkatan
sistem secara komputerisasi pada pencatatan laporan pembayaran SPP di SMK Negri 1 Geger.
Untuk itu penulis mencoba membuat suatu sistem aplikasi pembayaran spp yang bertujuan untuk
meningkatkan keakuratan, kecepatan, serta ketepatan dalam pembuatan laporan sehingga
mengurangi banyak kesalahan.Pembuatan aplikasi ini berbasiskan bahasa pemprogaman vb 6.0
dengan microsoft access 2007 sebagai databasenya.
Proses pembangunan program pembayaran SPP ini menggunakan model pengembangan
waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan awal
sampai pada tahap implementasi program dengan metode terstruktur yaitu DFD (Data Flow
Diagram) dan Flowchart , dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, dokumentasi,
wawancara.
Kesimpulan yang diperoleh dari program pembayaran SPP ini yaitu dapat melakukan
pencatatan data siswa, data bayar perkelas, data transaksi, serta mencetak rekap pembayaran dalam
bentuk laporan.
Kata kunci : pembayaran spp, metode waterfall vb 6.0

1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi yang berjalan pada
SMK NEGERI 1 GEGER Kabupaten
Madiun masih secara manual sehingga
timbul suatu permasalahan dalam hal
keefektifan dan efisiensi pengelolaan
data menjadi sebuah informasi dalam
proses manajemen sekolah. Karena
dalam
lingkungan
pendidikan,
pemanfaatan teknologi informasi sangat
penting, dan harus dapat digunakan
untuk berbagai keperluan. Pada dasarnya
sebuah lembaga maupun organisasi yang
memanfaatkan
teknologi
informasi
secara optimal yang dapat bertahan
dalam era global ini, karena lewat
pemanfaatan teknologi informasi sebuah
lembaga
atau
organisasi
dapat

mengaskses informasi dengan cepat,


tepat dan akurat serta dapat memberikan
pelayanan yang efektif dan efisien.
Seiring dengan terus bertambahnya
jumlah siswa pada SMK NEGERI 1
GEGER Kabupaten Madiun menuntut
lembaga sekolah untuk bisa memberikan
pelayanan terbaik bagi siswa dalam
pemanfaatan sarana maupun prasarana
pendukung proses pembelajaran.Hal ini
menimbulkan tantangan baru bagi
penulis untuk menyediakan suatu sistem
yang
mampu
mengintegrasikan
kebutuhan informasi-informasi yang ada
sehingga dapat memudahkan petugas
UPJ Bisnis Center SMK Negeri1 Geger.

1.2 Rumusan Masalah


Berdasarkan latar belakang di atas dapat
dirumuskan masalah sebagai berikut:
a. Bagaiamana cara mengatasi kinerja
pembayaran SPP di SMK NEGERI 1
GEGER yang masih dilakukan secara
manual?
b. Bagaiamana cara mengatasi kinerja
pembayaran SPP secara cepat dan
efisien?
c. Bagaimana membangun aplikasi yang
dapat mempermudah petugas UPJ
Bisnis Center dalam pengelolaan
pembayaran keuangan sekolah di
SMK NEGERI 1 GEGER?
1.3 Tujuan dan Manfaat
a. Dapat membangun atau menentukan
sistem informasi pembayaran SPP
yang lebih baik untuk diterapkan.
b. Menentukan
masalah
dan
memberikan penyelesaian berupa
sistem informasi efektif dan efisien.
c. Untuk membantu proses pengolahan
pembayaran SPP di SMK NEGERI 1
GEGER Madiun secara cepat ,tepat
dan akurat.
d. Untuk mempermudah Petugas UPT
Bisnis
Center
dalam
proses
pengolahan data dalam penyimpanan
data.
e. Membantu petugas UPT Bisnis
Center dalam menerapkan sistem
baru yang lebih efektif dan efisien
untuk meningkatkan kinerja para
pegawai dan juga memberikan
informasi
yang
akurat
dalam
pembuatan laporan-laporan yang
diperlukan .
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu
Systema, yang artinya sekumpulan
objek yang bekerja bersama-sama
menghasilkan metode, prosedur, teknik
yang digabungkan dan diatur sedemikian
rupa sehingga menjadi satu kesatuan
yang berfungsi untuk mencapai suatu
tujuan. Sebuah sistem berarti adanya

ketentuan, adanya pengaturan dan adanya


suatu tujuan. Ada beberapa elemen yang
membentuk sebuah sistem, yaitu:
a. Tujuan
b. Masukan
c. Proses
d. Keluaran
e. Mekanisme pengendalian dan umpan
balik
2.1 Sistem Informasi
Untuk memahami pengertian sistem
informasi, harus dilihat keterkaitan
antara data dan informasi sebagai entitas
penting pembentuk sistem informasi.
Data merupakan nilai, keadaaan atau
sifat yang berdiri sendiri lepas dari
konteks apapun. Sementara informasi
adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang (Davis,1995). Mc Leod
(1995) mangatakan bahwa informasi
adalah data yang telah diproses, atau
data yang memiliki arti.
2.3 Data dan Informasi
Data merupakan jamak dari bentuk
tunggal atau data item,data merupakan
informasi yang masih dalam bentuk
mentah yang belum dapat diceritakan,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data
dapat didefinisikan sebagai kenyataan
yang digambarkan oleh nilai-nilai
bilangan-bilangan, untaian karakter atau
simbol-simbol yang membawa arti
tertentu. informasi adalah hasil dari
pengolahan data dalam bentuk yang
lebih berarti dan lebih berguna bagi
penerimanya, yang digunakan sebagai
alat
bantu
dalam
pengambilan
keputusan.
2.4 Pengertian Algoritma
Algoritma adalah urutan langkahlangkah logis penyelesaian masalah
yang disusun secara sistematis dan
logis. Kata logis merupakan kata kunci
dalam algoritma. Langkah langkah di

dalam algoritma harus logis dan harus dapat


ditentukan bernilai salah atau benar. Dalam
beberapa
konteks,
algoritma
adalah
spesifikasi urutan langkah untuk melakukan
pekerjaan tertentu. Pertimbangan dalam
pemilihan algoritma adalah, pertama,
algoritma haruslah benar. Artinya algoritma
akan memberikan keluaran yang dikehendaki
dari sejumlah masukan yang diberikan.
Tidak peduli sebagus apapun algoritma,
kalau memberikan keluaran yang salah,
pastilah algoritma tersebut bukanlah
algoritma yang baik
Gambar 2.1 Simbol Flowchart
2.5 Basis Data (Database)
Database
merupakan
komponen
terpenting, karena sebagai tempat untuk
menampung dan mengorganisasikan seluruh
data yang ada dalam sistem, sehingga dapat
dieksplorasi untuk menyusun informasiinformasi dalam berbagai bentuk. Database
juga dikenal sebagai bankdata. Database
merupakan himpunan kelompok data yang
saling
berkaitan.
Data
tersebut
diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak
terjadi di SMK Negeeri 1 Kabupaten
Madiun. aplikasi yang tidak perlu, sehingga
dapat diolah atau dieksplorasi secara cepat
dan mudah untuk menghasilkan informasi.
2.6 Flowchart
Flowchart atau bagan alir adalah
representasi grafik dari sistem yang
mendeskripsikan relasi fisik di antara
entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat
digunakan untuk menyajikan aktivitas
manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau
keduanya. Bagan alir dokumen (dokumen
flowchart) digunakan untuk menggambarkan
elemen-elemen dari sistem manual, termasuk
catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku
besar, dan file), departemen organisasi yang
terlibat dalam proses dan aktivitas (baik yang
bersifat administratif maupun fisik) yang
dilakukan dalam departemen tersebut.
(Wibowo,2009).

2.7 Data Flow Diagram (DFD)


DFD adalah satu teknik bergrafik
yang menggambarkan aliran maklumat
dan juga perubahan bentuk data yang
digunakan sebagai pergerakan data dari
pada input kepada output. Teknik ini
sesuai untuk sistem pemprosesan data
karena ia berorientasi kaedah analisis
berstruktur. Pergerakan data dan prosesproses yang terlibat dapat ditunjukan
dengan jelas melalui teknik ini. Setiap
proses merupakan aktiviti yang akan
memproses input untuk menghasilkan
beberapa output. Output dari pada satu
proses akan digunkan sebagai input
kepada proses yang berikutnya. Simbol
yang sering digunakan dalam DFD.
(Yuniar, 2005)
Simbol simbol DFD sebagai berikut :

Gambar 2.2 Simbol DFD


3.IMPLEMENTASI
3.1 Model
Teknik analisis data dalam pembuatan
perangkat lunak menggunakan

pemodelan
perangkat
lunak
dengan
paradigma waterfall yang meliputi beberapa
proses diantaranya:
a. Definisi Kebutuhan
Merupakan bagian dari sistem yang
terbesar dalam pengerjaan suatu
proyek, dimulai dengan menetapkan
berbagai kebutuhan dari semua
elemen yang diperlukan sistem.
b. Analisis
Merupakan tahap menganalisis halhal
yang
diperlukan
dalam
pelaksanaan
proyek
pembuatan
perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang
dianalisis kedalam bentuk yang
mudah dimengerti oleh user.
d. implementasi program
Tahap penerjemahan data yang telah
dirancang
keadalam
bahasa
pemrograman tertentu.

Gambar 3.1 metode waterfall


3.2 Analisa
3.2.1 Analisa Sistem Lama
Setelah
mengadakan
pengamatan
secara langsung dan mengadakan observasi
dengan Manager UPT Bisnis Center SMK
Negeri 1 Geger Madiun, serta melihat datadata yang ada dalam pencatatan laporan
pembayaran
SPP,
maka
didapatkan
gambaran sistem yang berjalan di SMK
Negeri 1 Geger. Berdasarkan gambaran
sistem
tersebut,
diperoleh
beberapa
permasalahan yang perlu dianalisis.Sistem
yang sedang berjalan tentang informasi
laporan pembayaran SPP sekolah saat ini
masih bersifat manual yang artinya
pencatatan masih dalam buku besar. Maka
dari
itulah akan dibuatkan sistem

pembayaran
SPP
yang
akan
diimplementasikan pada SMK Negeri 1
Geger.
3.2.2 Analisa Kebutuhan Sistem Baru
a. Kebutuhan Fungsional
Sistem dapat menyediakan Login
untuk Petugas yaitu Admin yang
mempunyai hak akses sebagai
berikut:
a) Dapat melihat seluruh data yang
ada di aplikasi.
b) Petugas dapat edit semua data
dan melakukan transaksi ke
dalam aplikasi.
c) Sistem
dapat
memberikan
informasi laporan pembayaran.
Sistem juga dapat menyediakan
login untuk Petugas yaitu
Operator
yang
hanya
mempunyai hak akses transaksi
pembayaran.
b. Kebutuhan Nonfungsional
a) Perangkat Keras
Perangkat
keras
yang
dibutuhkan adalah PC desktop,
atau notebook dengan spesifikasi
sebagai berikut :
(a) Processor Intel Pentium IV
keatas atau yang sekelas.
(b) minimal RAM 512 MB.
(c) HDD 80Gb
b) Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan
sistem adalah :
(a) Sistem Operasi Windows Xp
atau Windows 7.
(b) Visual Basic 6.0 sebagai
bahasa pemprograman.
(c) Database Access 2007
3.2.3

Perancangan Data Base


Database
pada
sistem
informasi pembayaran SPP pada
SMK Negeri 1 geger terdiri dari
beberapa tabel yang perlu dibuat
yaitu:
a. Tabel Bayar
b. Tabel Kelas
c. Tabel Petugas

d. Tabel Siswa
3.2.4 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan
secara umum proses yang terjadi pada
program pembayaran SPP ini yang
digambarkan pada gambar 3.2 berikut

Gambar 3.5 Flowchart Sistem Baru


3.3.1 Desain Alur Kerja Admin
Gambar 3.2 diagram konteks

3.2.5

. Alur kerja admin digambarkan


pada gambar berikut

DFD level 1 admin

Gambar 3.3 DFD level 1 admin

3.2.6 DFD level 1 Operator

Gambar 3.4 DFD level 1 Operator

3.3 Flowchart Sistem Baru


Adapun gambaran flowchart sistem baru
sebagai berikut :

Gambar 3.6 Flowchart Admin Baru


3.3.3 Desain Alur Kerja Operator
Desain /perancangan alur kerja
operator digambarkan pada gambar
berikut

Gambar 3.9 DesainTransaksi Pembayaran

4.1 Implementasi antarmuka program


pembayaran SPP
Implementasi antarmuka program
pembayaran SPP menggambarkan
interface yang dibuat sebagai lembar
alur kerja user (admin dan operator)
yang dibuat berdasarkan perancangan
antarmuka sistem di atas. Masingmasing
implementasi
interface
program inventori dijelaskan pada
tabel 3.1 berikut
Gambar 3.7 Flowchart Operator Baru

3.3.4 Desain Menu Utama


Desain dari menu utama program
pembayaran SPP ditampilkan pada gambar
di bawah ini

Tabel 3.1
implementasi interface
program pembayaran SPP
Menu
login

Deskripsi
Digunakan user untuk
melakukan login untuk
masuk ke dalam
program
Digunakan untuk
menampilkan menu
utama program
pembayaran SPP
Digunakan untuk
menginputkan
identitas siswa misal
nis dan kelas
Digunakan untuk
menginputkan jumlah
pembayaran per kelas
Digunakan untuk
menginputkan data
transaksi pembayaran
SPP
Digunakan untuk
merekap pembayaran
siswa serta mencetak
laporan
Digunakan untuk
menambahkandan edit
user
Digunakan untuk
cadangan data

Nama File
frmlogin.frm

restore
database

Digunakan untuk
mengembalikan data
yg sudah dibackup

frmrestore.frm

keluar

Digunakan untuk
keluar dari aplikasi

menutama.frm
dalam sub form
keluar

menu
utama

siswa

kelas

pembayar
an SPP

Gambar 3.8 desain Menu Utama

3.3.5 Desain Transaksi pembayaran


Desain
transaksi
pembayaran
ditampilkan pada gambar berikut

rekap
pembayar
ansiswa
User
menegem
ent
backup
database

Menuutama.frm

Frmsiswa.frm

bulan.frm

Pembayaran.frm

Laporan.frm

frmuser.frm

frmbackup.frm

Program telah diujikan kepada pihak UPT


Bisnis Center SMK Negri 1 Geger dari hasil
implementasi di atas dan mendapatkan
respon yang. Program tidak terlalu rumit,
mudah digunakan, mudah dipelajari dan
menghasilkan laporan yang cukup efektif
ditinjau dari segi kebutuhan laporan
pembayaran.
5

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil yang didapat dalam
pembuatan laporan kerja praktek ini, maka
dapat diperoleh kesimpulan
sebagai berikut:
a. Sistem informasi yang dibangun
dapat mempercepat dalam pencarian
dan pengolahan data-data laporan
pembayaran SPP sehingga kinerja
sistem dan waktu lebih efektif.
b. Sistem informasi yang dibangun
dapat menghasilkan informasi yang
cukup akurat sehingga tidak banyak
kesalahan.
c. Sistem informasi yang dibangun
dapat
mengatasi
permasalahanpermasalahan terjadinya kehilangan
data-data akademik dengan cara
backup data serta terdapat restore
data.
5.2 Saran
Perangkat lunak Sistem Informasi
pembayaran
SPP
ini
masih
dapat
dikembangan seiring dengan perkembangnya
dan kebutuhan pengguna sistem sehingga
dapat mencapai hasil dan kinerja sistem yang
lebih baik. Adapun beberapa saran untuk
pengembangan perangkat lunak:
a. Adanya fasilitas untuk menangani
proses kwitansi kepada siswa.
b. Adanya fasilitas untuk menangani
proses pembayaran akademis lainya
misal pembayaran uang gedung.
c. Adanya
proses
keterangan
pembayaran ,apakah pembayaran
dengan bantuan beasiswa atau tidak.

DAFTAR PUSTAKA
1. Eko.2006.Visual Basic 6 Beginer
Guide.Mediacom.Yogyakarta
2. Firdaus.2006.7 Jam Belajar Interaktif
Visual Basic 6.0 Untuk Orang
Awam.Maxikom
3. Sudarman,Danim.2002.Menjadi
Peneliti Kualitatif.Pustaka Setia
4. Panji .Sistem Pembayaran SPP (
http://djiesoft.blogspot.com,diakses
pada 25 Desember 2012
5. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain.
( http://www.Gramedia.com, diakses
pada 27 Desember 2012
6. Poerwadaminta.
2006.
Sistem
Informasi. Jakarta : Salemba
7. Wahyono Teguh. 2004. Konsep
Dasar, Analisis
Desain dan
Implementasi.(http://www.
Amazon.com, diakses pada 28
Desember 2012