URA IA N PEKE RJA A N

TITLE JABATAN

: 1. Penganggung Jawab Kampus B

2. Sekretaris Ketua PMB 2012

MELAPOR KEPADA

: 1. Wakil Direktur 3
2. Ketua PMB 2012
3. Kabag Presenter

UNIT/SEKSI

: MARKETING

DIVISI/DEPARTEMEN

: MARKETING

PEMEGANG POSISI

: MONDANA

SUPERVISOR

: DUDUN JUNAEDI

ANALISIS

: WAKIL DIREKTUR 3

TANGGAL

: 06-JUNI-2012

I.

TUJUAN UTAMA JABATAN :

1. Kinerja Organisasi Pelayanan di Kampus B dapat berjalan optimal
2. Memberi pelayanan yang baik kepada Ketua PMB 2012 .
3. Meregistrasikan Mahasiswa Baru sebanyak-banyaknya

II.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

Kinerja Organisasi Pelayanan di Kampus B dapat berjalan optimal
1. Memperbaiki diri dengan beramal, beribadah dan belajar, bertukar informasi
dan pengalaman dengan keluarga, rekan dilingkungan kerja, rekan diluar
lingkungan kerja.
2. Melaksanakan perintah/himbauan dari Direktur dan kepala bagian umum/
personalia untuk melayani pengguna jasa didalam/diluar lingkungan kerja :
1). Memeriksa kerapian dan kebersihan lingkungan kerja pribadi antara
lain mulai dari halaman kampus B, lantai 1, lantai 2, lantai 3 dan lantai
4 dengan membangun kerjasama dengan bagian pendidikan, bagian
keuangan, bagian umum dan personalia, bagian marketing/promosi,
kemahasiswaan, IT/EDP dan SPMI.
2). Memeriksa keamanan dan kenyamanan perkuliahan
- Berkoordinasi dengan petugas akademik tentang kesiapan kelas,
jadwal kuliah, daftar hadir dosen dan mahasiswa.
3). Memeriksa kenyamanan dan kerapian setiap ruangan kerja
- Berkoordinasi dengan petugas Bagian Umum tentang kesiapan Air
Mineral untuk dosen, gula/kopi dosen, kebersihan dan kerapian
ruang dosen, kelas, kursi/meja perkuliahan, Infocus dan OHP,
papan tulis dan penghapus, kondisi AC, keharuman kelas dan toilet.

3). Memeriksa kesiapan Sistem Informasi/Teknologi

- Berkoordinasi dengan bagian IT seputar kesiapan peralatan dan
perlengkapan sistem komputerisasi, Infocus, OHP, SIAKAD Online.
4). Mencatat keinginanan pelanggan politeknik lp3i bandung
- Berkoordinasi dengan bagian kemahasiswaan seputar kegiatan
kemahasiswaan BEM, ROHIS, SICE, LAC, ICON, HIMASI
- Berkoorsinasi dengan SPMI dan GDK seputar harmoni dan
apresiasi civitas akademika.
Memberi pelayanan yang baik kepada Ketua PMB 2012 .
1. Membantu Ketua PMB 2012 dalam merencanakan, melaksanakan,
merealisasikan tujuan PMB 2012, yaitu meregistrasikan 1016 mahasiswa
baru untuk mengikuti program Diploma 3 Tahun Akademik 2012/2013.
1). Bersama ketua PMB 2012, mengumpulkan data sekolah menengah
atas yang ada didalam/diluar kota bandung dalam wilayah propinsi
jawa barat.
2). Bersama ketua PMB 2012, Membuat rencana kunjungan ke sekolahsekolah menengah atas, rencana kerjasama dengan sekolah-sekolah
menengah atas, jadwal pelaksanaan dan teknis kerjasama
dilingkungan sekolah, luar sekolah dan kampus politeknik lp3i
bandung.
3). Bersama ketua PMB 2012, Menyusun kepanitian PMB 2012 dalam
rangka mensukseskan kunjungan ke sekolah-sekolah menengah atas,
rencana kerjasama dengan sekolah-sekolah menengah atas, jadwal
pelaksanaan dan teknis kerjasama dilingkungan sekolah, luar sekolah
dan kampus politeknik lp3i bandung.
3). Bersama ketua PMB 2012, Merealisasikan rencana kunjungan ke
sekolah-sekolah menengah atas, rencana kerjasama dengan sekolahsekolah menengah atas, jadwal pelaksanaan dan teknis kerjasama
dilingkungan sekolah, luar sekolah dan kampus politeknik lp3i
bandung.
3). Bersama ketua PMB 2012, mengendalikan pergerakan panitia PMB
2012 dalam rangka kunjungan ke sekolah-sekolah menengah atas,
kerjasama dengan sekolah-sekolah menengah atas, jadwal
pelaksanaan dan teknis kerjasama dilingkungan sekolah, luar sekolah
dan kampus politeknik lp3i bandung.
4). Bersama ketua PMB 2012, Melaporkan hasil kunjungan ke sekolahsekolah menengah atas, kerjasama dengan sekolah-sekolah
menengah atas, jadwal pelaksanaan dan teknis kerjasama
dilingkungan sekolah, luar sekolah dan kampus politeknik lp3i
bandung.
5). Bersama ketua PMB 2012 dan panitia PMB 2012, mengevaluasi hasil
kunjungan ke sekolah-sekolah menengah atas, kerjasama dengan
sekolah-sekolah menengah atas, jadwal pelaksanaan dan teknis
kerjasama dilingkungan sekolah, luar sekolah dan kampus politeknik
lp3i bandung.

2.

Bersama Ketua PMB memeriksa Skedul Kegiatan PMB 2012

1). Berkoordinasi dengan ketua PMB 2012 untuk persiapan kebutuhan
dalam kegiatan yang telah diskedulkan.
2). Berkoordinasi dengan bagian promosi untuk pengadaan tool
marketing, al: form aplikan, form biodata, buku panduan, selayang
pandang, brosur, daftar harga, baligho, spanduk, flyer, poster.
3). Berkoordinasi dengan bagian presenter untuk mempersiapkan materi,
personil dan anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan yang telah
diskedulkan.
4). Berkoordinasi dengan petugas logistik untuk mendistribusikan tool
yang dibutuhkan bagian presenter dalam kegiatan yang telah
diskedulkan ketua PMB 2012.
5). Berkoordinasi dengan PIC dan Presenter, Koordinator PIC, Ketua
PMB 2012, Wadir 3 dan Direktur untuk menetapkan rencana dan
anggaran belanja pada pelaksanaan kegiatan yang telah diskedulkan.
6). Berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk mempersiapkan
anggaran belanja yang telah ditetapkan Direktur, Wadir 3, Ketua PMB
2012, Kordinator PIC, Presenter dan PIC untuk menetapkan rencana
dan anggaran belanja pada pelaksanaan kegiatan yang telah
diskedulkan.
7). Mengevaluasi dan menentukan langkah berikutnya untuk skedul
kegiatan telah ditetapkan Direktur, Wadir 3, Ketua PMB 2012,
Kordinator PIC, Presenter dan PIC untuk menetapkan rencana dan
anggaran belanja pada pelaksanaan kegiatan yang telah diskedulkan.
8). Membantu ketua PMB 2012 membuat dan mengajukan Reward dan
punisment kepada Direktur, Wadir 3, bagi PIC dan Presenter demi
meningkatnya kinerja panitia PMB 2012.

III.

LINGKUNGAN/ LATAR BELAKANG

Adalah bagian Marketing Politeknik LP3I Bandung. Tanggung jawab utama
divisi ini adalah Melakukan aneka macam kegiatan dengan berbagai cara
agar dapat meregistrasikan mahasiswa baru sebanyak-banyaknya.

IV.

Kontak Kunci
Internal
1. Wakil Wakil Direktur 3, Mendapatkan pengarahan dalam melaksanakan
prosedur kerja dan ketetapan kerja dalam rangka mensukseskan tujuan
utama Politeknik LP3I Bandung dari bagian Marketing.
2. Ketua PMB 2012, Mendapatkan pengarahan dalam melaksanakan
prosedur kerja dan ketetapan kerja untuk sesegera mungkin tujuan PMB
2012 meregistrasikan mahasiswa baru sebanyak-banyaknya tercapai.
Eksternal
1. Bagian kerjasama sekolah, koordinasi dalam rangka kegiatan kerjasama
sekolah yang ada hubungannya dengan penerimaan mahasiswa baru.

2. Bagian Front Office, koordinasi dalam rangka kegiatan presentasi sekolah

atau kegiatan lain di sekolah untuk kepentingan PMB 2012.
3. Bidang T.I (Teknologi informasi), koordinasi dalam rangka mendapatkan
jaminan kesiapan berjalannya sistem komputer dalam rangka pelayanan
pengguna jasa dalam lingkungan politeknik lp3i bandung dan diluar kampus
politeknik lp3i bandung.
4. Aplikan, adalah siswa kelas XII yang datanya telah terdapat dalam
database Bagian IT. untuk menyampaikan informasi yang lengkap tentang
program pendidikan Diploma III.
5. Orang tua Aplikan Politeknik LP3I Bandung,
informasi detail seperti halnya kontak aplikan.

untuk menyampaikan

3. Pengguna Informasi, untuk memudahkan mengirim informasi agar

Politeknik LP3I Bandung dikenal, dan melakukan registrasi.
4. Bidang Pendidikan, bila ada hubungannya dengan pelayanan mahasiswa
baru atau mahasiswa yang sedang aktif.
5. Bidang Keuangan, sehubungan dengan kegiatan operasional dalam
lingkungan internal dan eksternal apabila ada hubungannya dengan
anggaran.
6. Bidang NEWS, koordinasi dengan bagian ini biasanya sebatas materi dari
isi news itu sendiri biasanya hanya berhubungan dengan info PMB 2012
7. Bagian Penempatan Kerja dan Karir, bila ada kebutuhan alumni dalam
kegiatan PMB 2012 yang biasanya gathering Politeknik LP3I Bandung
dengan pihak sekolah yang telah kerjasama dengan Panitia PMB 2012.
8. Bagian Kelas Karyawan, selain ada hubungannya dengan pelayanan
untuk kelas reguler, pelayanan terhadap kelas karyawan juga
membutuhkan kerjasama rutin dari bagian ini.
V.

TANTANGAN/ PEMECAHAN MASALAH

1. Politeknik LP3I Bandung mendesain dan membuat struktur organisasi
sangat bersifat situasional. Seharusnya terdapat empat faktor yang
mempengaruhi struktur organisasi, yaitu faktor strategis, skala perusahaan,
teknologi, serta lingkungan.
1)
Strategi organisasi : Masalah utama yang di hadapi oleh organisasi
agar tujuan yang telah di tetapkan dapat tercapai adalah bagaimana
organisasi tersebut sebaiknya di strukturkan. Pilihan struktur yang
tepat belum tentu menjamin kesuksesan dalam pencapaian tujuan,
akan tetapi bisa meningkatkan kemungkinan sukses dalam
pencapaian tujuan. Strategi organisasi di buat sebagai upaya
pencapaian tujuan organisasi, oleh karena itu jika struktur organisasi di
bentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan, maka struktur
organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka
perubahan yang terjadi pada strategi organisasi akan berdampak
pada perubahan struktur organisasi. Perubahan yang terjadi pada

2)

3)

4)

VI.

struktur organisasi dengan demikian menyiratkan adanya perubahan

strategi organisasi.
Skala organisasi : Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki
struktur organisasi yang lebih sederhana, dan tidak terlalu banyak
terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan sedangkan organisasi
yang sangat besar karena ruang lingkup aktifitasnya yang luas, maka
memerlukan pendelegasian pekerjaan dan wewenang. Sehingga
dalam mendesain struktur organisasinya pun mempertimbangkan
berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut.
Faktor teknologi : yang terkait di sini adalah dengan cara bagaimana
sebuah produk dari sebuah organisasi bisnis bisa di hasilkan atau juga
dengan cara bagaimana pekerjaan di lakukan. Ada pekerjaan pekerjaan yang bersifat rutin dan ada pekerjaan yang bersifat tidak
rutin. Bagi pekerjaan yang bersifat rutin, berdasarkan sifat
kerutinannya maka memerlukan bagian khusus untuk menanganinya.
Di sisi lain faktor teknologi juga terkait dengan penggunaan alat -alat
bantu dalam sebuah organisasi. Jika sebuah organisasi misalnya
mengerjakan proses produksinya dengan sebuah mesin maka perlu
ada bagian khusus yang tidak bertanggungjawab dalam memastikan
apakah pekerjaan di bagian yang menggunakan mesin tersebut
senantiasa berjalan, akan tetapi juga tetap memastikan bahwa mesin
tersebut dapat berfungsi dan berjalan sebagaimana mestinya sehingga
pekerjaan ynag semestinya di lakukan tidak terbengkalai.
Faktor Lingkungan : Proses penyesuaian yang dilakukan oleh
organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya.
Linkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu
menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang
senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan organisasi yang
cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur
organisasi.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan tanpa meminta persetujuan atasan :
1. Berkoordinasi dengan bagian internal dan eksternal,
2. Mewmpromosikan Politeknik LP3I Bandung secara mandiri.
3. Melakukan presentasi Politeknik LP3I Bandung kepada tetangga
4. Distribusi Tool Promosi Politeknik LP3I Bandung di tempat umum
5. Mempromosikan Politeknik LP3I Bandung di Gathering secara gratis
Keputusan yang dibuat kemudian diinformasikan kepada atasan :
1. Seluruh kegiatan yang menyangkut kinerja di Perusahaan
2. Seluruh kegiatan yang mengatasnamakan perusahaan
3. Pekerjaan yang bukan bidangnya
Keputusan yang harus dengan persetujuan atasan
1. Istirahat/cuti kerja
2. Kegiatan yang tidak ada relevansinya perkerjaan
3. Kegiatan yang tidak konstruktif bagi tugas dan jabatan

VII.

DIMENSI
1. Jumlah anak buah
TOTAL
2. Anggran Tahunan

: 0 Orang
: 0 Orang
: 0 Orang

VIII.

KETERAMPILAN, PENGETAHUAN, DAN PENGALAMAN YANG

DIPERLUKAN OLEH PEKERJAAN
Mutlak
1. Pendidikan minimal SMA atau sederajat
2. Memahami maksud pimpinan
3. Komunikasi lancar
4. Memiliki potensi untuk bekerja keras
5. Mempunyai kemampuan bekerja dalam tim
6. Menguasai aplikasi komputer perkantoran
7. Mampu bekerja dalam Tekanan

IX.

KEINGINAN DAN HARAPAN :

Keinginan Pada Lembaga 1 Tahun Yang Akan Datang
1. Memiliki mahasiswa Reguler 2.000 orang
2. Memiliki 10 gedung baru di lokasi yang strategis
3. Memiliki fasilitas standar berskala internasional
4. Memiliki minimal 5 orang Profesor dan 10 orang Doktor serta 100 master
5. Memiliki kurikulum yang lebih baik
6. Memiliki Akreditasi A baik lembaga dan program pendidikannya
Keinginan Pada Lembaga 5 Tahun Yang Akan Datang
1. POLITEKNIK LP3I BANDUNG, menjadi pusat pendidikan sepanjang
hayat bagi semua pribadi dan golongan
2. POLITEKNIK LP3I BANDUNG, menjadi institusi pendidikan tinggi
pertama bagi masyarakat sebelum melanjutkan pendidikan kejenjang
pendidikan Strata-1, Strata-2, dan seterusnya.
3. POLITEKNIK LP3I BANDUNG, adalah industri pendidikan yang
senantiasa menjadi penyedia Sumber Daya Manusia yang utama bagi
masyarakat dunia industri dan masyarakat dunia usaha
4. POLITEKNIK LP3I BANDUNG, memiliki program pendidikan dengan
pendekatan terbaik yang mampu membawa perubahan pada Sistim
Pendidikan Nasional
5. POLITEKNIK LP3I BANDUNG, memiliki Sertifikat Manajemen Mutu
sehingga POLITEKNIK LP3I BANDUNG benar-benar diakui oleh
masyarakat sebagai institusi unggul dalam hal, antara lain :
1)
Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
2)
Jaminan Kualitas Produk dan Proses
3)
Meningkatkan Produktivitas perusahaan & Persaingan Pasar
4)
Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan
5)
Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
6)
Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
7)
Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk
8)
Meningkatkan komunikasi internal

9)
10)
11)

Meningkatkan image positif perusahaan

Sistem terdokumentasi
Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

Keinginan Pada Lembaga 10 Tahun Yang Akan Datang

POLITEKNIK LP3I BANDUNG, adalah sebuah kampus dimana didalamnya
terdapat fasilitas umum milik sendiri, antara lain :
1. Institusi Pendidikan Tinggi yang memiliki produk-produk dengan VISI,
MISI dan kompetensi yang jelas
2. Pusat Kajian Ilmiah Berstandar Dunia
3. Pusat Pembelajaran Praktis POLITEKNIK LP3I BANDUNG
4. Pusat Komputerisasi POLITEKNIK LP3I BANDUNG
5. Perumahan Pimpinan POLITEKNIK LP3I BANDUNG
6. Perumahan Staf dan Karyawan POLITEKNIK LP3I BANDUNG
7. Televisi POLITEKNIK LP3I BANDUNG
8. Radio POLITEKNIK LP3I BANDUNG
9. Biro Bantuan Hukum POLITEKNIK LP3I BANDUNG
10. Bank POLITEKNIK LP3I BANDUNG
11. Asuransi POLITEKNIK LP3I BANDUNG
12. Rumah Sakit POLITEKNIK LP3I BANDUNG
13. Pusat Perdagangan POLITEKNIK LP3I BANDUNG
14. Pusat Perbelanjaan POLITEKNIK LP3I BANDUNG
15. Pusat Kesenian dan Olah Raga POLITEKNIK LP3I BANDUNG
16. Tour & Travel POLITEKNIK LP3I BANDUNG
17. Percetakan POLITEKNIK LP3I BANDUNG
18. Pusat Bimbingan Karir POLITEKNIK LP3I BANDUNG
19. Mahasiswa POLITEKNIK LP3I BANDUNG mendapat Insentif bulanan,
tahunan selama mengikuti perkuliahan dan penempatan kerja sebelum
diwisuda garansi uang kembali 1000%
X.

KOMITMEN YANG AKAN DILAKUKAN

1. Mengikuti Rapat-rapat pimpinan di Politeknik LP3I Bandung
2. Mempelajari Buku Panduan Politeknik LP3I Bandung
3. Mengikuti Kegiatan di Luar Kampus
4. Mengikuti Kegiatan di Dalam Kampus
5. Mempelajari Buku-buku Tentang organisasi
6. Membaca Buku Tentang Kepemimpinan
7. Membaca Buku Tentang Kepersonaliaan
8. Membaca Buku Seputar Dunia Pendidikan
9. Berlangganan Tabloid Komputer
10. Membaca Buku-buku Internet

XI.

STANDAR KOMPETENSI KERJA

1. Sebagai Penanggungjawab Kampus B
1) Personal Komputer,
2) Koneksi Internet,
3) Printer + Kertas HVS,
4) Meja Kerja + Kursi Kerja

2. Sebagai Sekretaris PMB 2012 dan Presenter

1) Personal Komputer,
2) Microsoft Office,
3) Printer + Kertas HVS
4) Meja Kerja + Kursi Kerja,
5) Kop Surat Politeknik LP3I Bandung
Rutin
Mengikuti rapat-rapat internal untuk mendapatkan pengarahan prosedur kerja
dan ketetapan kerja dalam rangka mensukseskan visi dan misi bidang
marketing Politeknik LP3I Bandung.
1. Mendata tool promosi Internet Politeknik LP3I Bandung
2. Mengarsipkan tool promosi Internet Politeknik LP3I Bandung
3. Mencari Home Page SMA di Internet, Mendata Home Page SMA di
Internet, Mencari Milis-milis SMA di Internet, Mendata e-mail SMA di
Internet,
4. Mencari Blog SMA di Internet, Mendata Blog SMA di Internet, Mencari
Situs Iklan Internet, Mendata Situs Iklan Internet
5. Mempromosikan Politeknik LP3I Bandung Homepage SMA
6. Mempromosikan Politeknik LP3I Bandung ke Milis-milis SMA
7. Mempromosikan Politeknik LP3I Bandung ke Email-email SMA
8. Mempromosikan Politeknik LP3I Bandung ke Blog-blog SMA
9. Mempromosikan Politeknik LP3I Bandung ke Situs-situs Iklan
10. Mem-Follow Up Respon Positif Pengguna Milis
11. Mem-Black List Respon Negatif Pengguna E-mail
12. Mem-Follow Up Respon Positif Pengguna E-mail
13. Membuat laporan pekerjaan yang telah dilaksanakan kepada atasan
14. Melaksanakan Pekerjaan yang sifatnya situasional sesuai permintaan
atasan langsung atau tidak langsung
Non Rutin
1. Mengikuti rapat-rapat eksternal untuk mendapatkan pengarahan prosedur
kerja dan ketetapan kerja dari pimpinan dalam rangka mensukseskan Visi
dan Misi Bagian Kerjasama Sekolah
1) Mengetik Surat Permohonan Kerjasama dengan Sekolah
2) Mengedit Surat Permohonan Kerjasama dengan Sekolah
3) Mencetak Surat Permohonan Kerjasama dengan Sekolah
4) Mengarsipkan Surat Permohonan Kerjasama dengan Sekolah
5) Mengetik Surat Nota Kesepahaman (MOU) dengan Sekolah
6) Mengedit Surat Nota Kesepahaman (MOU) dengan Sekolah
7) Mencetak Surat Nota Kesepahaman (MOU) dengan Sekolah
8) Mengarsipkan Surat Nota Kesepahaman (MOU) dengan Sekolah
9) Membuat, Mengedit, Mencetak dan Mengarsipkan Jadwal Kegiatan
Sekolah untuk bagian kerjasama
10) Membuat, Mengedit, Mencetak dan Mengarsipkan Rekapitulasi Data
Siswa untuk Bagian Kerjasama Sekolah

11) Membuat,
Mengedit,
Mencetak dan Mengarsipkan Proposal
Kerjasama dengan Sekolah
12) Mempersiapkan perlengkapan marketing Politeknik LP3I
13) Mendistribusikan Tool Marketing Politeknik LP3I Bandung waktu UN,
Pameran, Gathering dan kegiatan lain disekolah mitra/binaan
14) Mengetik surat-surat untuk membantu bagian kerjasama sekolah
15) Mengarsipkan Surat-surat untuk Arsip bagian kerjasama sekolah
16) Mengetik Worksheet untuk membantu bagian kerjasama sekolah
17) Mengarsipkan Worksheet untuk Arsip bagian kerjasama sekolah
18) Mencetak Direct Mail untuk Siswa Kelas XII
19) Mengarsipkan Direct Mail untuk Siswa Kelas XII
20) Mencetak Direct Mail untuk Orang Tua Siswa Kelas XII
21) Mengarsipkan Direct Mail untuk Orang Tua Siswa Kelas XII
2. Membuat laporan pekerjaan yang telah dilaksanakan kepada atasan
3. Melaksanakan Pekerjaan yang belum di laksanakan
XII.

Verifikasi
Tanda tangan pemegang jabatan

: ........................................

....................... Tanggal

: ........................................

Tanda tangan atasan

: ........................................

....................... Tanggal

: ........................................