JABATAN PERDAGANGAN

LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

AHMAD SHAFIQ BIN JAMIAN

(19DAT12F2052)

ACHI JAYA PLANTATIONS SDN BHD

LOT 677 JALAN KILANG,
85400 CHAAH,
JOHOR

JUN 2014

BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

OLEH

AHMAD SHAFIQ BIN JAMIAN

(19DAT12F2052)
DI
ACHI JAYA PLANTATIONS SDN BHD
LOT 677 JALAN KILANG,
85400 CHAAH, JOHOR

Buku Laporan Ini Dikemukakan Kepada

Pensyarah Penilai Di Jabatan Perdagangan
Sebagai Memenuhi Sebahagian Dari
Syarat Penganugerahan
Diploma Perakaunan

POLITEKNIK MUADZAM SHAH

JUN 2014

i.

PERAKUAN
PELAJAR
Saya akui laporan ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan
yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.

Tandatangan

: ...................................................

Nama Pelajar

: AHMAD SHAFIQ BIN JAMIAN

No Pendaftaran

: 19DAT12F2052

Tarikh

ii.

PENGHARGAAN
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera

Syukur Alhamdulillah dengan limpah kurnia-Nya, dapat saya menamatkan

latihan industri selama empat (4) bulan dan lima belas (15) hari ini dengan jayanya di
Achi Jaya Plantations Sdn Bhd yang terletak di Chaah Johor bermula pada 23 Jun
hingga 7 November 2014. Pada masa yang sama berjaya menyempurnakan laporan
latihan industri ini sepertimana yang telah ditetapkan bagi memenuhi syarat utama
penganugerahan Diploma Perakaunan.
Pertama sekali saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada kedua
ibubapa saya yang banyak memberi dorongan kepada saya sepanjang menjalani latihan
industri ini. Di sini juga saya ingin mengambil kesempatan untuk mengucapkan terima
kasih yang tidak terhingga kepada pihak pengurusan latihan industri di Politeknik
Muadzam Shah khususnya pihak Jabatan Perdagangan dalam menguruskan hal-hal
berkaitan dengan pelajar.Sejuta penghargaan juga kepada penyelia/Financial Controller
syarikat iaitu Encik Safuddin Bin Aspan dan juga akauntan syarikat, Cik Faizah Binti Hj
Zaiden yang begitu mengambil berat tentang perkembangan saya sepanjang saya
menjalani latihan di syarikat tersebut.
Tidak lupa juga kepada seluruh kakitangan syarikat ini yang banyak memberi
tunjuk ajar kepada saya tentang perjalanan syarikat ini beroperasi yang selama ini tidak
saya ketahui. Ia juga banyak mengajar saya tentang betapa pentingnya perhubungan di
dalam kumpulan ketika menjalankan tugas dengan wujudnya semangat berkumpulan.
iii.

Segala latihan yang saya peroleh tidak mungkin dapat saya kutip sekiranya tanpa
kerjasama yang baik daripada seluruh kakitangan. Terima kasih kepada semua warga
Achi Jaya Plantations Sdn Bhd kerana sudi meluangkan masa untuk memberi tunjuk
ajar walaupun sibuk menjalankan tugas harian. Ucapan terima kasih sekali lagi kepada
Encik Safuddin Bin Aspan selaku penyelia dan juga Cik Faizah Binti Hj Zaiden selaku
penyelia 2.

Segala nasihat dan juga tunjuk ajar yang telah diberikan oleh semua warga kerja
syarikat ini akan saya jadikan pedoman dan manfaatkan sebaik mungkin. Semoga
segala ilmu akan diberkati Allah S.W.T hendaknya. Beribu kemaafan saya pohonkan
sekiranya terdapat kesilapan sepanjang saya menjalani latihan di sini.

Akhir sekali kemaafan dipinta kepada rakan seperjuangan yang bersama-sama

dengan saya menjalani latihan industri di sini iaitu Mohd Hafizuddin Bin Sharingat
daripada UTEM yang banyak memberi kerjasama dan perbincangan sepanjang kami
berada di sini. Walaupun banyak dugaan dan getir yang kami tempuhi, akhirnya kami
selamat juga menamatkan latihan kami.

Sekian, Wassalam.

iv.

ABSTRAK
Laporan ini menerangkan tentang aktiviti yang saya lakukan sepanjang saya
menjalani latihan industri selama empat (4) bulan lima belas (15) hari di Achi Jaya
Plantations Sdn Bhd . Syarikat ini menjalankan operasi menjual minyak sawit, isirum
kelapa sawit dan juga elektrik hasil daripada kaedah biogas.

Di dalam laporan ini menerangkan secara terperinci mengenai latarbelakang

syarikat, pengurusan admin dan kewangan ( finance and admin management ),
pengurusan komersial ( commercial management ), dan pengurusan estet ( estate
management ) syarikat, dan juga aktiviti yang dilakukan sepanjang tempoh latihan,
masalah-masalah dihadapi serta komen dan cadangan membina untuk pihak organisasi
dan pihak politeknik sendiri.

Semoga setiap maklumat yang diterangkan akan memuaskan hati pembaca

sekaligus dapat memberi manfaat kepada diri saya dan pihak organisasi itu sendiri. Di
samping itu juga, ia dapat memberikan saya panduan dan kekuatan dalam menghadapi
segala permasalahan yang bakal saya tempuhi ketika saya berada di alam pekerjaan
nanti.

Insya Allah.

v.

SENARAI KANDUNGAN
KANDUNGAN

MUKASURAT

Halaman Judul

Perakuan

ii

Penghargaan

iii

Abstrak

Senarai Kandungan

vi

Senarai Rajah

viii

Senarai Lampiran

ix

BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1

Pengenalan Latihan Industri

1.2

Objektif Latihan Industri

1.3

Objektif Laporan Latihan Industri

1.4

Kepentingan Latihan Industri

BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1

Pengenalan Organisasi

2.2

Sejarah Penubuhan Organisasi

2.3

Aktiviti Organisasi

2.4

Carta Organisasi

10

vi
BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN ORGANISASI

3.1

Pengenalan

11

3.2

Ringkasan Aktiviti Latihan Organisasi

12

BAB 4 LAPORAN TEKNIKAL

4.1

Pengenalan Perakaunan

24

4.4

Sistem Pemfailan

38

BAB 5 KESIMPULAN
5.1

Kesimpulan

44

BAB 6 KOMEN DAN CADANGAN

6.1

Komen Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

46

6.2

Cadangan Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

48

BIBLIOGRAFI / RUJUKAN
LAMPIRAN

vii

BAB 1

PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1

Pengenalan Latihan Industri

1.1.1 Pendahuluan
Latihan industri merupakan salah satu syarat wajib yang perlu dilalui oleh setiap

pelajar Politeknik seluruh Malaysia sebelum diperakukan untuk penganugerahan

Diploma Politeknik KPTM. Tempoh Latihan Industri adalah selama satu semester (20
minggu). Sepanjang tempoh tersebut para pelajar perlu menimba ilmu pengetahuan
serta pengalaman dan kemahiran daripada pelbagai bentuk kerja yang dilakukan. Para
pelajar juga dapat mengaplikasikan segala teori yang telah dipelajari kepada bentuk
praktikal. Di samping itu, ia bertujuan untuk memberi peluang kepada pelajar untuk
mengaitkan teori-teori yang dipelajari semasa berada di Politeknik dengan cara kerja
yang sebenar. Ia juga dapat meningkatkan kemahiran berkomunikasi di samping
menyemai semangat kerja dengan produktif dan perhubungan yang baik sesama
pekerja.

1
1.1.2 Objektif Latihan Industri

Objektif latihan industri adalah seperti berikut:

a)

Keberkesanan komunikasi
Komunikasi yang berkesan dapat dipupuk semasa menjalani latihan industri.

Komunikasi dua hala yang berlaku bukan sahaja antara pelajar dengan pekerja malah
dari pelbagai pihak iaitu antara pelajar dengan majikan, pelanggan, pembekal, dan pihak
lain. Pelajar perlu bersedia menghadapi pelbagai situasi dan berkomunikasi dengan baik
supaya maklumat yang tepat dapat disampaikan dan diterima dengan jelas.

b)

Mengamalkan etika kerja yang baik

Setiap organisasi mempunyai etika dan peraturan. Pelajar harus melaksanakan

tugas yang diberikan dengan sempurna dan mengikut masa yang telah ditetapkan
berdasarkan peraturan kerja yang telah ditetapkan. Pelajar mestilah bersedia menerima
arahan dari semasa ke semasa.

c)

Memberi pendedahan kepada alam pekerjaan

Melalui latihan industri, pelajar secara tidak langsung dapat merasai dan

memahami situasi alam pekerjaan yang sebenar. Pelbagai pengalaman dapat ditimba
untuk manfaat pekerjaan di masa hadapan.
2
d)

Membina personaliti individu

Latihan industri dapat membina keyakinan diri pelajar. Pelbagai situasi dan
ragam manusia perlu dihadapi dan skopnya lebih luas jika dibandingkan ketika situasi
pembelajaran di dalam kelas. Sedikit sebanyak pola pemikiran pelajar dapat digubal dan
perasaan malu untuk berkomunikasi dengan masyarakat dapat diatasi, secara tidak
langsung dapat membina personaliti individu yang berjaya.

e)

Menghasilkan laporan Latihan Industri

Penyediaan laporan latihan industri ini dapat melatih pelajar menulis laporan

teknikal yang lengkap dan teratur.

1.1.3 Objektif Laporan Latihan Industri

Objektif latihan industri adalah:

a)

Bukti kepada latihan yang diikuti

Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar direkodkan dalam buku laporan

harian sebagai bukti bagi latihan yang diikuti. Dengan terhasilnya laporan ini, pihak
Politeknik dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan kefahaman dan
prestasi pelajar sepanjang tempoh latihan.

b)

Mendokumenkan aktiviti-aktiviti sepanjang latihan

Laporan latihan industri perlu disediakan oleh pelajar sebagai satu cara

mendokumentasikan gerak kerja dan aktiviti sepanjang tempoh latihan. Pengalaman

serta pengetahuan baru dapat dijana melalui laporan yang dibuat oleh pelajar.

c)

Laporan yang berguna di masa hadapan

Pengalaman adalah salah satu syarat utama yang dipertimbangkan oleh sesebuah

organisasi dalam mencari pekerja. Perakuan daripada pihak organisasi semasa latihan
industri boleh dijadikan bukti pelajar tersebut mempunyai pengalaman dalam bidang
yang diceburi.

1.1.4 Kepentingan Latihan Industri

Latihan industri adalah bertujuan memberikan peluang kepada para pelajar untuk
lebih memahami alam pekerjaan yang sebenar. Pelajar diberi peluang untuk
mempraktikkan ilmu yang diperolehi semasa sesi pembelajaran iaitu teori kepada
praktikal. Teori dan praktikal merupakan dua perkara yang sama penting untuk
diadaptasi. Para pelajar dapat berfikir di luar kotak pemikiran bahawa teori tidak
semestinya sama dengan praktikal, dengan kata lain apa yang kita pelajari tidak
semestinya sama dengan situasi sebenar. Antara kepentingan latihan industri adalah:
a) Pelajar dapat mempraktikkan suasana kerja yang sebenar.
b) Pelajar dapat mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan
dalam industri.
c) Dapat mengetahui masalah-masalah yang timbul dan cara
penyelesaian.
d) Dapat menambahkan lagi pengalaman dalam bidang yang
diceburi.
e) Dapat memperluaskan pergaulan dengan pekerja di organisasi.

5
BAB 2
LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1

Pengenalan Organisasi
2.1.1 Pendahuluan
Achi Jaya Plantations Sdn Bhd merupakan salah sebuah syarikat swasta
di dalam sektor perladangan sawit di Malaysia dan mempunyai 3 buah
ladang iaitu Johor Labis Estate, Sungai Gerchang Estate serta Claire
Estate dan juga memproses minyak sawit di sebuah kilang kepunyaan
syarikat untuk dijual kepada pelanggan seperti Palmaju Edible, Keck
Seng, Mewaholeo Industries, Felda Marketing Service S/B dan
sebagainya. Syarikat ini beroperasi di Lot 677, Jalan Factory, 85400
Chaah, Johor Darul Takzim, Malaysia.
a.

Memungut hasil sawit dan hantar ke kilang milik syarikat

b.

Memproses buah sawit tersebut untuk dijadikan minyak mentah

c.

Minyak mentah pula akan dijual kepada syarikat yang lain

d.

Isirum,tempurung dan juga minyak yang telah busuk (sludge oil)

akan dijual kepada pelanggan kami

6
2.1.2 Visi Penubuhan Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

i)

Sebuah organisasi yang membekalkan minyak

mentah sawit yang berjaya di Malaysia

2.1.3 Misi Penubuhan Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

i)

Memberi perkhidmatan yang berkualiti dan

berintegriti dalam membangunkan sektor swasta
yang efektif dan berkaliber

2.1.4 Objektif Penubuhan Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

i)

Menjadi pembekal minyak mentah sawit yang

berkualiti tinggi

ii)

Membina jaringan atau mewujudkan kolaborasi pelaburan

bersama pelabur tempatan dan juga pelabur asing

iii)

Melabur dan mengukuhkan nilai rantaian pengedaran

melalui tindakan mengkomersialkan produk bermargin
tinggi di seluruh Malaysia

2.2

Sejarah Penubuhan Syarikat

Achi Jaya Plantations Sdn Bhd (AJ Plantations) 538814-H merupakan sebuah
syarikat perladangan tanaman sawit dan juga memproses minyak mentah sawit
sendiri. Syarikat ini pada awalnya telah bekerjasama sebagai Achi Jaya Services
Sdn Bhd pada 10 Februari 2001. Kemudian syarikat ini telah bertukar nama
kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd pada 3 Disember 2003. Pada 1 Jun 2004,
7

syarikat ini telah mempunyai 3 buah estet yang menjalankan tanaman sawit
iaitu Johore Labis Estate (JLE), Sungei Gerchang Estate (SGE), dan juga Claire
Estate (CLE) yang berjumlah 12,000 hektar di dalam kawasan Chaah. Kesemua
tiga-tiga buah estet ini telah digabungkan antara satu sama lain dan terdapat
sebuah kilang yang memproses minyak mentah sawit terletak di dalam Johor
Labis Estate (JLE). Tambahan pula, kilang memproses minyak sawit tersebut
dianggarkan telah menghasilkan sebanyak 250,000 tan buah sawit (FFB) setiap
tahun. Buah sawit / Fresh Fruit Bunches (FFB) ini telah diproses di kilang Johor
Labis dimana kapisiti untuk memproses buah sawit adalah sebanyak 60 tan
setiap satu jam. Kilang ini juga dapat memproses minyak mentah sawit / Crude
Palm Oil (CPO) dalam anggaran 58000 tan serta 16000 tan isirum sawit / Palm
Kernel (PK) setiap tahun. Secara keseluruhannya minyak mentah (CPO) dan
juga isirum sawit (PK) ini akan dijual kepada kilang penapisan minyak mentah
dan juga kilang pemprosesan isirum sawit untuk pemprosesan yang seterusnya.
2.3

Aktiviti Organisasi
a)

Pengumpulan Buah Sawit

Buah sawit (FFB) yang baru sampai dari ladang adalah berbentuk
setandan atau biji yang telah terlerai. Untuk memastikan proses berjalan
dengan lancar, jumlah kuantiti buah yang dikumpul akan diperiksa di
tempat pengumpulan tersebut sebelum dihantar ke tempat pemprosesan
buah.

b)

Pensterilan Buah Sawit

Pensterilan bermaksud penggunaan wap panas yang bersuhu tinggi yang
8

dikenakan pada buah tersebut. Tujuan penstrilan ini adalah untuk

melembutkan buah sawit tersebut supaya mudah untuk meleraikan bahan
yang berserat serta isi dalamnya semasa proses peleraian biji sawit yang
berikutnya. Buah sawit (FFB) akan dikenakan wap panas tersebut selama
90 minit.
c)

Proses Meleraikan Biji Sawit Daripada Tandan

Setelah selesai melalui proses pensterilan buah, buah tersebut akan
dileraikan dengan memasukkan ke dalam tangki pemotongan biji sawit
supaya biji tersebut dapat dileraikan daripada tandan sawit. Tandan buah
sawit diasingkan supaya proses memerah minyak daripada biji sawit
mudah dilaksanakan.

d)

Proses Memerah Minyak

Biji sawit yang telah dileraikan akan diperah untuk mengeluarkan
minyak dengan menggunakan mesin pemampat (compressor machine).
Minyak tersebut akan dikumpul dan seterusnya akan dimasukkan ke
dalam tangki penapisan dengan tujuan untuk menapis minyak tersebut
sehingga bersih.

e)

Penyimpanan Minyak
Minyak yang telah ditapis akan disimpan di dalam tangki penyimpanan
dan sedia untuk dihantar kepada pembeli seperti Keck Seng Sdn Bhd dan
juga Mewaholeo Industries Sdn Bhd.
9

2.4

Carta Organisasi Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

FD
I
NR
AE
NC
CT
EO
RR
/
&
C
E
O

10

BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1

Pengenalan
Pelajar yang menjalani latihan industri perlu mencatatkan segala aktiviti
sepanjang tempoh latihan indusri di dalam buku Jurnal Refleksi yang telah
dibekalkan kepada para pelajar sebelum menjalani latihan industri. Buku Jurnal
Refleksi perlu dicatatkan aktiviti setiap hari oleh para pelajar. Laporan yang
ditulis perlu mendapatkan tandatangan pengarah setiap minggu untuk disahkan.
Melalui buku jurnal tersebut, pengarah atau pengurus sesebuah syarikat dapat
memberikan komen atau cadangan yang bernas dalam produktiviti yang
dihasilkan pelajar selama mereka menjalani latihan indutri sekali gus dapat
memberi peluang kepada para pelajar memperbaiki hasil kerja dari hari ke hari.

11
3.2

Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

Bulan

Aktiviti

Jun

1) Melapor diri di Achi Jaya Plantations

(23/06/2014 28/06/2014)

Sdn Bhd

2) Memperkenal diri dalam suai kenal

dengan staf Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

3) Menerima penerangan kerja-kerja yang

perlu dilakukan semasa tempoh latihan
industri

4) Melihat contoh ringkasan akaun secara

keseluruhan yang disediakan untuk CEO
pada setiap bulan

5) Memfailkan segala dokumen yang

berkenaan dengan GST yang bakal
dilaksanakan pada April 2015

12

5) Mengumpul segala maklumat

berkenaan GST di laman web Kastam
Diraja Malaysia

6) Melihat cara penyediaan akaun untuk

diaudit dan pengiraan cukai

7) Mengemaskini Imbangan Duga / Trial

Balance

8) Membuat semakan invois dan

menyusun mengikut nombor invois untuk
Julai

bulan Jun
1) Melihat dan mempelajari Jurnal Am

(01/07/2014 26/07/2014)

yang dibuat pada setiap bulan untuk

syarikat

2) Mengenal pasti kedudukan prepayment

di dalam catatan bergu / double entry

3) Mengemaskini dan menyusun atur

baucar tunai bagi bulan Jun

13

4) Memfailkan baucar bayaran tunai dan

baucar pembayaran bagi bulan Jun

5) Merekod data baucar bayaran tunai di

dalam buku tunai bagi bulan Jun

6) Mencetak TT Form untuk melakukan

pembayaran bagi ketiga tiga estet iaitu
JLE, SGE dan CLE

7) Mencari kod di dalam akaun bulan Jun

untuk disemak semula

8) Menyusun atur semula segala dokumen

ECP/SGP bagi bulan Januari, Februari dan
Mac serta memfailkan dokumen tersebut

9) Merekod data dan amaun cek di dalam

buku cek bagi bulan Julai

10) Mengisi borang perangkaan sawit

dengan menggunakan mesin taip

14

11) Membantu membuat persiapan untuk

Majlis Berbuka Puasa di Achi Jaya
Plantations Sdn Bhd

12) Mengfakskan surat RHB untuk

disemak oleh CEO
Ogos

1) Membuat semakan untuk invois bagi

(02/08/2014 30/08/2014)

bulan Ogos dan menyusun atur mengikut

nombor invois tersebut

2) Mengemaskini baucar bayaran tunai

dan menyusun atur mengikut tarikh serta
meletakkan kod pada setiap baucar
tersebut

3) Membuat senarai nama penerima cek

dengan menggunakan Microsoft Excel

4) Merekod data dan amaun cek di dalam

buku cek bagi bulan Ogos

15

5) Memfailkan baucar bayaran tunai dan

baucar pembayaran bagi bulan Julai

6) Merekod segala data baucar bayaran

tunai di dalam buku tunai bagi bulan Julai

7) Mencetak TT Form untuk pembayaran

bagi ketiga tiga estet iaitu JLE, SGE dan
CLE untuk bulan Ogos

8) Membuat semakan Bank Remittance

bagi bulan Ogos

9) Membuat kad ucapan untuk menjemput

staf Achi Jaya Plantations Sdn Bhd
sempena Majlis Sambutan Hari Raya
Aidilfitri yang berlangsung di Kelab St
Rhodes

10) Menyusun atur dan memfailkan

dokumen ringkasan gaji pekerja bagi
setiap estet untuk bulan Ogos

16

11) Menghadiri taklimat bantuan

kecemasan / Fist Aid di bilik seminar
anjuran unit OSH

12) Mencetak TT Form untuk

pembayaran kepada Public Bank bagi
bulan Ogos

13) Membuat semakan dan menyusun

atur invois bagi bulan Ogos

14) Mengfakskan surat RHB yang

memiliki jumlah amaun pengeluaran sawit
kepada cawangan KL untuk disemak oleh
CEO
September

1) Menyusun atur segala invois pada

(02/09/2014 30/09/2014)

bulan Ogos dan membuat semakan amaun

dan nombor invois tersebut

2) Mengemaskini baucar bayaran tunai

bagi bulan Ogos serta meletakkan kod
mengikut spesifikasi baucar tersebut

17

3) Merekod data dan amaun cek di dalam

buku cek bagi bulan September

4) Membuat senarai nama penerima cek

dengan menggunakan Microsoft Excel

5) Menyusun atur dan memfailkan

dokumen ringkasan gaji pekerja bagi
setiap estet untuk bulan September

6) Mencetak TT Form untuk membuat

bayaran bagi Johore Labis Estate (JLE)
dan Claire Estate (CLE) untuk bulan
September

7) Menyusun atur dan memfailkan baucar

bayaran tunai dan baucar pembayaran bagi
bulan Ogos

8) Mencetak TT Form untuk membuat

bayaran bagi Sungei Gerchang Estate
(SGE) untuk bulan September

18

9) Merekod segala data baucar bayaran

tunai bagi bulan Ogos di dalam buku tunai

10) Mencetak TT Form untuk

pembayaran kepada Public Bank bagi
bulan September

11) Membuat semakan nombor

pendaftaran bagi pekerja asing yang telah
diperbaharui

12) Menaip maklumat syarikat di dalam

borang untuk dihantar kepada Suruhanjaya
Syarikat Malaysia (SSM)

14) Meletakkan cop pada dokumen

pekerja estet untuk disahkan oleh Senior
Manager Estate (SME)

15) Membuat semakan invois bagi bulan

September untuk memastikan amaun
adalah tepat dan mengikut susunan

19

16) Fotostat biodata diri pekerja asing

untuk disimpan oleh unit Human Resource
(HR)
17) Menyusun atur kesemua invois bagi
bulan September supaya mengikut
Oktober

susunan yang betul

1) Menaip data di dalam borang

(01/10/2014 31/10/2014)

menggunakan mesin taip untuk dihantar

kepada pihak Kementerian Malaysia

2) Fotostat biodata diri pekerja asing

untuk disimpan oleh unit Human Resource
(HR)

3) Menyusun atur dan meletakkan kod

mengikut spesifikasi pada baucar bayaran
tunai bagi bulan September

4) Merekod data dan amaun cek di dalam

buku cek bagi bulan Oktober

20
5) Mencetak TT Form untuk bayaran bagi

Johore Labis Estate (JLE) dan Claire

Estate (CLE) untuk bulan Oktober

6) Menyusun atur serta memfailkan

baucar bayaran tunai dan baucar
pembayaran bagi bulan September

7) Merekod segala data baucar bayaran

tunai di dalam buku tunai bagi bulan
September

8) Mencetak TT Form untuk membuat

bayaran Sungei Gerchang Estate (SGE)
bagi bulan Oktober

9) Membuat senarai nama penerima cek

dengan menggunakan Microsoft Excel

10) Mengisi borang perangkaan sawit

dengan menggunakan mesin taip

21
11) Mengisi biodata diri pekerja asing
untuk disemak oleh Jabatan Imigresen di

dalam Microsoft Excel

12) Membuat pengiraan cukai yang

dikenakan GST untuk disemak oleh CEO

13) Mengikat / binding dokumen yang

perlu dihantar kepada CEO

14) Mencetak TT Form untuk

pembayaran kepada Public Bank bagi
bulan Oktober

15) Membuat semakan invois untuk

melihat amaun dan nombor invois adalah
tepat bagi bulan Oktober

16) Fotostat biodata diri pekerja asing

untuk disimpan oleh unit Human Resource
(HR)

22
November

1) Membuat kad jemputan sempena Hari

(01/11/2014 07/11/2014)

Sukaneka Achi Jaya untuk dihantar kepada

pengarah dan tetamu VIP

2) Menyusun atur serta meletakkan kod

pada baucar bayaran tunai mengikut
spesifikasinya bagi bulan Oktober

3) Merekod data dan amaun cek di dalam

buku cek bagi bulan November

4) Binding dokumen daripada unit OSH

yang menerangkan berkenaan penggunaan
bahan kimia untuk para pekerja di makmal

5) Membuat senarai nama penerima cek

dengan menggunakan Microsoft Excel

6) Menyusun atur serta memfailkan

baucar bayaran tunai bagi bulan Oktober

23
BAB 4
LAPORAN TEKNIKAL

4.1

Pengenalan Perakaunan
Perakaunan merupakan salah satu proses yang wajib dilakukan oleh setiap
syarikat yang berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
Perakaunan merujuk kepada merekod, meringkas, mentafsir atau menganalisis
sesebuah perniagaan. Perakaunan merupakan proses yang tidak statik, dimana ia
boleh berubah mengikut kesesuaian jenis perniagaan. Perakaunan digunakan di
dalam perniagaan untuk melihat gambaran sama ada sesebuah perniagaan
mendapat keuntungan atau kerugian. Perbentangan Laporan Kewangan
merupakan salah satu hasil daripada proses perakaunan selepas merekod
maklumat-maklumat yang diperolehi ke dalam sistem.
Perbentangan Laporan Kewangan amat diperlukan untuk :a) Pemilik Perniagaan
b) Pihak Pengurusan Perniagaan
c) Pengguna Luaran
d) Penghutang dan Pemiutang
e) Kerajaan (LHDN)
f) Kesatuan Sekerja
24
4.1.1 Definisi Perakaunan

Perakaunan merupakan proses mengasingkan maklumat, merekod

maklumat, meringkas, mentafsir, dan menganalisis maklumat sesebuah

perniagaan dengan melibatkan beberapa prinsip yang perlu dipatuhi oleh

individu yang melakukan proses perakaunan.
Perakaunan dapat menunjukkan tahap sesebuah perniagaan sama ada
untung atau rugi dan dapat menunjukkan sesebuah perniagaan aktif atau
pasif.
Sistem perakaunan yang dibuat akan menunjukkan aset, liabiliti, ekuiti
pemilik, pendapatan, kos , belanja dan untung rugi secara terperinci.
Dokumen yang diperlukan untuk membuat akaun sesebuah perniagaan
adalah :a) Buku Tunai
b) Baucar Pembayaran / Baucar Tunai
c) Invois / Inden
d) Resit
e) Kaki Cek / Keratan Cek
f) Penyata Bank
g) Senarai Perbelanjaan
h) Lain-lain
25
4.1.2 Penyediaan Akaun Pelanggan
Terdapat beberapa langkah dalam membuat sesebuah akaun perniagaan
sebelum penyata untung rugi dikeluarkan. Proses permulaan membuat

sesebuah akaun ini perlu dilakukan bagi memudahkan seseorang itu

merekod maklumat di dalam sistem dan juga mengelakkan sesebuah
akaun itu menjadi salah. Langkah-langkah yang dilakukan bagi membuat
akaun bergantung kepada individu tersebut dimana mengikut tahap
kesesuian dan keselesaan bagi menyiapkan akaun sesebuah perniagaan
dengan cepat sebelum tiba tarikh akhir untuk dihantar ke jabatan audit.
Di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd, selalunya tempoh menyiapkan akaun
akan diberikan selama sepuluh hari sahaja. Akaun yang dibuat perlulah
teratur dan tidak boleh tertinggal maklumat yang telah diberikan oleh
pelanggan semasa merekod. Kesalahan didalam akaun akan
menyebabkan kecacatan terhadap penyata kewangan kelak dan
menyebabkan proses membuat semula akaun dilakukan. Berikut
merupakan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam membuat akaun
sesebuah perniagaan :a)

Menyusun Maklumat
Menyusun maklumat merupakan langkah permulaan bagi
sesebuah perakaunan. Maklumat perlu disusun dengan kemas
mengikut tahun, bulan, dan tarikh. Hal ini perlu dilakukan supaya
memudahkan langkah seterusnya dalam membuat akaun.
Maklumat yang disusun selalunya yang berkaitan invois, bil, resit
dan memo.
26

b)

Memahami jenis perniagaan

Selepas menyusun maklumat dengan kemas dan terperinci,
seseorang individu yang ditugaskan membuat akaun sesebuah

perniagaan perlu memahami selok-belok perniagaan sesebuah

syarikat. Hal ini perlu dilakukan supaya tidak membuat kesalahan
dalam merekod maklumat kelak. Tujuan memahami corak
perniagaan sesebuah syarikat adalah untuk mengelakkan salah
faham apabila tiba waktu merekod. Apabila merekod maklumat,
segala perbelanjaan atau pendapatan sesebuah syarikat perlulah
mengikut jenis perniagaan yang telah didaftarkan kepada
Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
Contoh :1)

Jika sesebuah syarikat itu telah mendaftar dengan

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) untuk membuat
perniagaan yang berkaitan bidang kejuruteraan, maka segala
bentuk belanja, kos, dan pendapatan hanya perlu direkod
yang berkaitan bidang kejuruteraan sahaja. Untuk memahami
jenis perniagaan yang diceburi, seseorang itu perlu bijak
dalam membuat rujukan bagi perniagaan syarikat dimana
rujukan perlu dibuat melalui fail-fail dan rekod akaun
sebelumnya. Antara fail yang boleh dibuat rujukan adalah:i) Current Audit File (CAF)
ii) Permanent Audit File (PAF)
iii) Secretarial File (SF)

27
c)

Merekod segala maklumat ke dalam sistem

Seterusnya, merekod maklumat ke dalam sistem merupakan
langkah yang perlu diambil perhatian dan perlu dilakukan dengan

berhati-hati untuk mengelakkan kesalahan dalam membuat

transaksi-transaksi. Proses ini selalunya mengambil masa
selewatnya-lewatnya seminggu sebelum disemak oleh Financial
Controller (FC) di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.
Di syarikat ini, segala rekod dalam membuat sesebuah akaun akan
direkod menggunakan sistem Peach Tree. Pengrekodan
menggunakan sistem ini akan memudahkan proses menyiapkan
akaun. Merekod sesebuah maklumat merupakan langkah yang
memerlukan ketelitian dan kesabaran yang tinggi. Segala dokumen
yang direkod perlu mengikut susunan tarikh, bulan dan tahun. Hal
ini bagi mengelakkan akaun tersebut menjadi celaru dan serabut.
Selain itu, merekod maklumat mengikut susunan yang betol dapat
memberikan kesenangan kepada pihak audit kelak dalam membuat
semakan terhadap penyata kewangan sesebuah perniagaan. Ia juga
dapat memberikan kesenangan bagi individu tersebut dalam
memperbetol transaksi yang salah . Disamping itu, ia dapat
memudahkan dalam membuat penerangan kepada pengarah syarikat
tentang keadaan akaun bagi syarikat tersebut.

28
d)

Penyediaan Imbangan Duga

Selepas proses merekod, diikuti pula langkah menyediakan
imbangan duga pada tempoh akhir perakaunan dengan

menyenaraikan baki semua akaun. Namun begitu, imbangan duga

yang disediakan ini bukanlah proses akhir kerana perlu dihantar
dan disemak oleh Financial Controller (FC) Achi Jaya
Plantations Sdn Bhd terlebih dahulu sama ada imbangan duga
tersebut perlu dibuat pelarasan atau tidak.
e)

Pelarasan
Pelarasan perlu dibuat jika perlu sahaja iaitu jika terdapat konflik
dan masalah yang tidak sepatutnya terjadi kepada nilai dalam
imbangan duga. Sebagai contoh, pelarasan perlu dilakukan jika
sesebuah perniagaan itu mempunyai baki tunai atau bank yang
agak tinggi selepas proses memasukkan maklumat. Hal ini
menyebabkan belanja dan hasil akaun sesebuah perniagaan juga
akan dibuat pelarasan imbangan duga. Sebagai contoh, pelarasan
perlu dilakukan jika sesebuah perniagaan itu mempunyai baki
tunai atau bank yang agak tinggi selepas proses memasukkan
maklumat. Hal ini menyebabkan belanja dan hasil akaun sesebuah
perniagaan juga akan dibuat pelarasan.

29
f)

Penyediaan Akhir Imbangan Duga

Jika terdapat pelarasan dalam akaun sesebuah syarikat, maka
penyediaan imbangan duga perlulah disediakan semula. Selepas

imbangan duga yang terakhir dikeluarkan, ia akan diserahkan

kepada audit untuk diauditkan dan akan dibuat cukai.
g)

Penyediaan Penyata Pendapatan

Penyediaan penyata pendapatan merupakan langkah kedua
terakhir dalam proses perakaunan. Ia dikeluarkan pada tempoh
akhir perakaunan sesebuah perniagaan. Di sinilah, tahap prestasi
sesebuah perniagaan diukur sama ada perniagaan tersebut
mengalami keuntungan atau kerugian. Selepas proses perakaunan
disiapkan, invois akan dikeluar untuk menyatakan nilai sesebuah
penyata kewangan kepada wakil syarikat yang menjadi pelanggan
Achi Jaya Plantation Sdn Bhd. Penyata pendapatan ini,
menyenaraikan semua hasil dan perbelanjaan dalam sesebuah
perniagaan. Ia merupakan formula lengkap untuk mengetahui
sesebuah perniagaan itu mengalami untung atau kerugian.

h)

Penyediaan Kunci Kira-kira

Penyediaan kunci kira-kira merupakan proses terakhir dalam
proses membuat akaun.

30
RM

RM

RM

Jualan

XXX

Tolak : Pulangan Jualan

(XXX)

Jualan Bersih

XXX

Tolak : Kos Jualan

Stok Awal

XXX

Belian

XXX

Tolak : Pulangan Belian

(XXX)

Belian Bersih

XXX

Tambah : Angkutan Masuk

XXX

insuran atas Belian

XXX

XXX
XXX

Tolak : Stok Akhir

(XXX)

XXX

Untung Kasar @ Rugi Kasar

XXX

Tambah : Hasil

XXX
XXX

Tolak : Belanja

(XXX)

Untung Bersih @ Rugi Bersih

XXX

Rajah 1 menunjukkan kaedah pengiraan penyata pendapatan

31
4.1.3 Dokumen yang diperlukan untuk membuat akaun
a)

Nota Kredit

Nota kredit merupakan salah satu maklumat penting untuk merekod

transaksi di dalam proses membuat akaun. Ia digunakan apabila terdapat
pulangan barangan yang rosak, salah jenama, atau pecah. Catatan akaun
perlu direkodkan kerana catatan akan memberi kesan terhadap jumlah
hutang.
b)

Kaki cek
Kaki cek merupakan dokumen penting yang perlu diberikan oleh pihak
pelanggan untuk disemak terhadap sesuatu perbelanjaan. Kaki cek
merupakan keratan rentas yang ditinggalkan di dalam buku cek selepas
sesuatu cek tersebut digunakan. Keratan cek ini sangat penting untuk
mengetahui jumlah wang yang digunakan dalam perniagaan bagi
sesebuah perniagaan. Ia perlu ditulis dengan ringkas dan tepat supaya
seseorang yang membuat sesuatu akaun itu memahami jenis perbelanjaan
yang dilakukan.

c)

Slip Bank
Slip bank merupakan satu salinan kecil yang diterima selepas
memasukkan tunai ke dalam akaun. Ia merupakan bukti bahawa wang
tunai sudah dimasukkan ke dalam akaun. Slip bank juga mempunyai
bukti masa dan tarikh di mana wang kita dimasukkan ke dalam akaun. Di
dalam proses merekod maklumat, slip bank dirujuk sama ada pihak bank
telah merekod di penyata bank atau tidak.

32
e)

Invois

Invois merupakan satu dokumen ringkas yang diberikan penjual kepada

pembeli. Secara khasnya, ia disediakan sebagai nota serahan yang
diberikan kepada pembeli untuk disahkan. Ia juga disediakan kepada
pelanggan untuk menyatan nilai sesuatu barangan yang telah dibeli.
Invois dikeluarkan bagi transaksi yang melibatkan hutang sahaja. Bagi
transaksi tunai tidak dikeluarkan invois.
f)

Baucar Pembayaran
Baucar pembayaran merupakan dokumen yang dikeluarkan bagi
pembayaran menggunakan cek. Ia dikelurkan setelah pelanggan
membayar hutang sesuatu barang kepada pembekal barangan.

g)

Baucar Tunai
Baucar tunai tunai disediakan bagi pembayaran secara tunai. Ia
dikeluarkan untuk memberitahu jumlah yang telah dibayar kepada
pembekal. Ia juga boleh dijadikan bukti untuk pembayaran sesuatu
barang tersebut.

h)

Penyata Bank
Penyata bank merupakan salah satu dokumen perniagaan yang perlu
diberi oleh pihak bank kepada unit kewangan Achi Jaya Plantation. Pada
setiap akhir bulan, pihak bank akan mengeluarkan penyata bank bagi
akaun sesebuah perniagaan. Ia merupakan rekod akaun semasa
perniagaan antara pihak bank dengan pelanggan. Pihak yang membuat
akaun sesebuah perniagaan sangat memerlukan dokumen penyata bank

33

ini untuk menyemak ketepatan catatan buku tunai serta baki wang tunai
di dalam akaun.Tujuan penyata bank disediakan adalah untuk merekod
setiap transaksi cek keluar masuk didalam sesebuah akaun perniagaan.
Secara terperincinya, apabila pihak planggan memasukkan aliran wang
ke dalam akaun, maka pihak bank akan merekodkan transaksi tersebut
dibahagian kredit. Bagi transaksi tersebut, pihak pelanggan akan
merekod debit di dalam buku tunai. Apabila aliran wang tunai
dikeluarkan, maka pihak bank akan merekod transaksi tersebut di
bahagian debit untuk akaun semasa pelanggan. Bagi pelanggan pula,
rekod tersebut perlu dikreditkan di dalam buku tunai di bahagian lajur
bank. Antara tujuan lain penyata bank diperlukan adalah :i)

Menyesuaikan baki di buku tunai dan bai di penyata bank.

ii)

Memastikan ketepatan nilai rekod di baki tunai.

iii)

Mengenal pasti sebab perbezaan di antara baki di buku tunai

dan baki di penyata bank.

4.1.4 Penerangan Perbezaan Antara Buku Tunai Dengan Penyata Bank

a)

Transaksi direkodkan di dalam buku tunai tetapi tidak direkodkan di

dalam penyata bank.
i)

Kesilapan di dalam buku tunai

ii)

Cek belum di clear kan.

34

b)

Transaksi direkodkan di dalam penayata bank tetapi tidak direkodkan di

dalam buku tunai.
i)

Cek tidak laku

ii)

Penerimaan tunai atau cek oleh pihak bank

iii)

Pembayaran oleh pihak bank

4.1.5 Penyediaan Akaun Perniagaan (Syarikat Guaman)

Untuk penyediaan akaun bagi syarikat yang dikawal selia oleh syarikat guaman,
akaun pelanggan merupakan akaun amanah yang daripada stakeholder. Surat
tuntutan iaitu Certified by Architect sangat diperlukan dalam proses membuat
akaun. Proses untuk memudahkan kawal selia akaun tersebut, pembuat akaun
harus bijak dalam menyusun atur proses akaun tersebut. Oleh itu, beberapa
peraturan haruslah diikuti bagi memudahkan proses membuat akaun perniagaan
kawalan syarikat guaman.
Antara langkah-langkah tersebut ialah :a)

Segala yuran guaman yang diterima secara berasingan haruslah

dimasukkan ke dalam akaun pejabat iaitu office account tetapi
sekiranya yuran guaman itu bercampur dengan bayaran-bayaran lain, ia
lebih mudah untuk terus dimasukkan ke bank iaitu Client Account.
Selain itu, bayaran disbursement juga adalah lebih mudah di masukkan
ke dalam Client Account.

35

b)

Bayaran disbursement lebih mudah dimasukkan teros ke akaun Client

Account.

c)

Penerimaan wang daripada stakeholder iaitu daripada bank, atau pihak

kerajaan hendaklah dikeluarkan official receipt sebagai bukti
penerimaan pembiayaan tersebut dan hendaklah terus dimasukkan ke
dalam Client Account.

d)

Sekiranya kebanyakan urusan menggunakan aliran wang tunai daripada

Office Account, maka tuntutan pembayaran boleh dibuat daripada
disbursement untuk dipindahkan dari Client Account ke Office
Account. Tetapi dengan syarat ia tidak boleh dicampurkan dengan yuran
guaman.

e)

Oleh itu, kesemua wang disbursment sahaja tanpa dicampur dengan

yuran guaman sahaja boleh dipindahkan ke Office Account.

f)

Selepas dibuat pindahan ke Office Account, baucar akan dikeluarkan

dan disenaraikan segala nilai pembelian, nama pembeli atau fail
mengikut peringkat keperluan.

g)

Yuran guaman hanya boleh dipindahkan selepas tamat urusan dengan fail
pelanggan iaitu closing file dengan menyenaraikan beberapa butiran
dan beberapa jumlah amaun yang telah dicatat di dalam baucar
pembayaran dan terus difailkan ke dalam Office Account berserta slip
bank selepas dibuat pembayaran tersebut.

36

4.1.6 Kesimpulan
Perakaunan merupakan proses yang wajib dilakukan oleh semua perniagaan
yang berdaftar di bawah Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Proses
perakaunan merupakan salah satu proses awal di mana terhasilnya penyata
kewangan yang sangat diperlukan untuk mengira cukai perniagaan dan cukai
bagi seseorang individu melalui keuntungan yang diperolehi sepanjang tempoh
akaun sesebuah perniagaan. Oleh itu, setiap syarikat perlulah menyediakan
penyata kewangan syarikat mereka bagi mengelakkan kompaun atau denda oleh
kerajaan.

37

4.2

Sistem Pemfailan
Sistem pemfailan sangat dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan
maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari
dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada
tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada
perancangan dan pengurusan yang teliti da sisetmatik ke atas fail-fail yang
membawa kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen
tersebut adalah penting, maka tanggungjawab setiap staf di Achi Jaya
Plantations Sdn Bhd akan mengendalikan dokumen tersebut ke dalam fail.
Fail mempunyai kepentingan yang penting iaitu :a.

Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang

diperlukan.

b.

Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah direkodkan

dalam tempoh masa yang panjang.

c.

Sebagai bahan rujukan.

d.

Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan.

e.

Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail

dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam
keadaan yang pantas, mudah dan selamat.

38

Faktor-faktor pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :a.

Boleh diubah suai

b.

Boleh dikemaskini

c.

Kesamaan

d.

Penjimatan Kos

e.

Penyelarasan dan kawalan

f.

Mudah dikesan atau dicari

4.2.1 Kelebihan Sistem Pemfailan

Kerja pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya.
Antara kelebihan tersebut adalah :a.

Mempertingkatkan kualiti pentadbiaran jabatan dengan memberikan

semua tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan
maklumat, sistem fail dan penyimpanan rekod.

b.

Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku panduan

/ atau manual pengurusan fail dan rekod.

c.

Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistmeatik dan

konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.

d.

Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.

39

4.2.2 Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai

a.

Rak Fail
Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada yang
firma ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut
abjad dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti
ruang untuk fail akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya.

b.

Alat Penebuk Lubang

Alat penebung lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa membuat
proses pemfailan.

c.

Tali Hijau
Duganakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah
memperkemaskan dokumen dan surat.

d.

Klip
Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan dokumendokumen di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.

e.

Stapler
Terdapat dua jenis stapler yang diguna pakai iaitu stapler besar dan
stapler kecil.

40

4.2.3 Pemfailan Mengikut Tarikh dan Kronologi

Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu kaedah
yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut tarikh
seperti yang tercatat di didalam surat yang diterima daripada pelanggan. Hal ini
bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu.
Manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun dibahagian atas sekali
di dalam fail.
4.2.4 Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara
Surat-surat dan dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan
kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkaraperkara yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang
telah dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, pinjaman dan lain-lain
lagi. Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala
dokumen dan data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat dikumpulkan
bersama bagi mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.
4.2.5 Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen Perniagaan
Setiap dokemen yang dterima daripada pelanggan akan disertakan dengan
dokumen data perniagaan yang telah dijalankan. Ini memudahkan kerja merekod
dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen perniagaan adalah :a.

Baucar pembayaran

b.

Jurnal baucar

c.

Baucar tunai

d.

Invois

e.

Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan

41

4.2.6 Proses Pemfailan

i.

Menyusun Salinan Resit Pembayaran

Setiap dokumen seperti resit pembayaran iaitu resit kompaun, resit
perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di kaunter bayaran akan
diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan nombor resit
tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah membuat
penyemakan dan penyusunan mengikut tarikh salinan resit. Sistem
penyimpanan resit yang tidak sistematik akan meyukarkan kerja
pencarian data atau maklumat perniagaan. Oleh itu, segala salinan resit
atau dokumen perniagaan pelanggan perlu disimpan dengan teratur.

ii.

Menyusun salinan Cek Di Dalam Fail

Cek yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sama ada amaun di dalam
cek sama atau tidak amaun yang telah dibuat. Salinan dariapad cek akan
direkod ke dalam baucar dan akan dibuat rujukan jika ada sebarang
masalah yang berlaku. Cek disusun di dalam fail mengikut tarikh, bulan
dan tahun.

42

4.2.7 Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam Fail Yang Bersesuaian Dan

Tempat Fail Disimpan.
Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses menebuk
lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir dalam
sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak
simpanan fail.
Contoh :-

Rajah 2 menunjukkan rak simpanan fail

4.2.8 Kesimpulan
Sistem pemfailan yang dilakukan di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd sangat
penting untuk menjaga kualiti dokumen dan melindungi data-data perniagaan
daripada tercicir, bercampur-aduk atau hilang. Kaedah pemfailan yang
sistematik akan melanacarkan proses dalam melakukan proses perakaunan, audit
dan pengurusan. Oleh itu, adalah lebih baik jika syarikat-syarikat yang besar
atau yang kecil mengamalkan sistem pemfailan di dalam perniagaan supaya
dapat memudahkan semua untuk melakukan kerja-kerja merekod dan mencari
semula dokumen-dokumen yang lama jika perlu.

43

BAB 5
KESIMPULAN

5.1

Pengenalan
Setelah lebih kurang 4 bulan 15 hari saya menjalani latihan industri di Achi Jaya
Plantations Sdn Bhd, saya telah belajar pelbagai ilmu yang bermanfaat yang
dapat memberikan kebaikan kepada saya apabila saya bekerja kelak.
Pengalaman membuat latihan industri di firma ini mengajar saya bagaimana cara
untuk mengolah ilmu yang dipelajari di politeknik ke dalam pekerjaan yang
dilakukan. Secara keseluruhannya, saya dapati bahawa Achi Jaya Plantations
Sdn Bhd merupakan sebuah firma yang sesuai untuk para pelajar menimba ilmu
sebanyak mungkin sama ada di dalam bidang perakaunan, bidang kejuruteraan,
bidang teknologi maklumat dan pengurusan pejabat.Selaian itu,beberapa
pendedahan telah diberikan semasa menjalani latihan industri. Sebagai contoh,
saya telah diajar cara untuk merekod buku tunai, merekod buku cek serta
membuat TT Form. Perkara ini telah membantu pelajar berkeyakinan apabila
berhadapan dengan perkara yang sama pada masa hadapan. Perlu diingatkan
bahawa latihan industri merupakan satu insentif kepada pelajar untuk menimba
ilmu sebanyak mungkin di luar kelas. Selain itu, pemilihan tempat untuk latihan
industri juga perlu bersesuaian dengan kursus yang diambil agar para pelajar
dapat mengolah ilmu yang sedia ada ketika bekerja. Dengan adanya latihan
industri ini dapat melatih para pelajar mendedahkan diri mereka dengan

44

suasana pekerjaan kelak selain dapat memudahkan mereka menyesuaikan diri

mereka dengan pekerjaan yang dipilih pada masa akan datang. Hal ini kerana
suasana di alam pekerjaan sangat berbeza dengan suasana permbelajaran.
Sebagai seorang pelatih, sifat sabar dan merendah diri ketika ditegur apabila
membuat kesilapan sangat diperlukan untuk membantu kita meningkatkan
prestasi dan mutu kerja. Para pelajar perlulah berfikiran positif dan berusaha
sedaya upaya untuk mencari ilmu. Akhir sekali, latihan industri merupakan
tempat para pelajar menunjukkan kebolehan mereka ketika bekerja dan juga
merupakan tempat untuk pelajar mencari pengalaman dan ilmu yang sangat
berharga sebelum mendapat pengiktirafan dilpoma di dalam jurusan atau kursus
yang telah mereka pilih.

45

BAB 6
KOMEN DAN CADANGAN

6.1

Komen Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

Pada pandangan saya sepanjang saya menjalani latihan industri ini sepanjang
empat bulan lima belas hari, Achi Jaya Plantations Sdn Bhd merupakan sebuah
firma yang sangat sesuai untuk para pelajar perdagangan membuat latihan
industri terutama bagi pelajar yang mengambil kursus akauntansi dimana mereka
boleh menimba ilmu yang banyak di dalam bidang perakaunan. Namun begitu,
terdapat beberapa kelemahan yang telah saya kesan ketika berada di firma ini.
Antara kelemahan-kelemahan tersebut adalah :a.

Penggunaan Mesin Fotostat

Semua jabatan di dalam firma ini hanya menggunakan satu sahaja mesin
fotostat dimana mesin ini merupakan salah satu mesin fotostat serta
menjadi mesin faks yang telah dibeli oleh firma. Pada sesetengah waktu,
staf-staf di firma ini terpaksa berebut dan menunggu masa yang terlalu
lama untuk menggunakan mesin fotostat ini. Selain itu, mesin ini selalu
mengalami kerosakan apabila penggunaan yang kerap.

b.

Penggunaan Waktu Bekerja Yang Salah

Waktu bekerja di firma ini adalah dari pukul 8.30 5.00. Penetapan
waktu tersebut sangat sesuai seperti waktu pejabat yang lain. Namun
begitu, kebanyakan pekerja tidak datang tepat dan tidak memulakan

46

pekerjaan dalam masa yang telah ditetapkan walaupun sistem punch

card telah dilaksanakan. Hal ini telah menyebabkan firma ini selalu
memulakan waktu pekerjaan yang terlewat sedikit daripada waktu
bekerja sebenar. Hal ini sudah tentu akan mengganggu gugat kualiti hasil
kerja yang dilakukan seperti kelewatan menyiapkan hasil kerja sebelum
waktu yang ditetapkan.
c.

Penggunaan Elektrik Yang Berlebihan

Secara keseluruhannya penggunaan barangan elektronik di dalam pejabat
ini akan menggunakan tenaga elektrik. Setelah selesai menggunakan
barangan elektronik seperti komputer, mesin fotostat, dan juga mesin
pencetak haruslah ditutup suisnya bagi tujuan penjimatan tenaga elektrik.
Kebanyakan staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd akan membiarkan
suis terbuka dan plug tidak dicabut. Hal ini telah menyebabkan bekalan
elektrik kerap terputus di dalam pejabat kerana penggunaan voltan yang
berlebihan dan telah mengganggu kepada staf yang lain untuk
melaksanakan tugas-tugas mereka.

d.

Penyalahgunaan Wang Firma

Setiap perbelanjaan yang berkaitan dengan firma akan menggunakan
wang firma. Oleh itu, staf tidak boleh sesuka hati untuk menggunakan
wang tersebut untuk perkara yang tidak begitu penting kepada firma.
Perkara ini hanyalah akan merugikan wang firma kerana setiap
perbelanjaan akan direkod pada setiap bulan untuk membuat perakaunan.

47

Sebagai contoh, setiap kali perjumpaan daripada unit OSH (Occupational

Safety And Health) akan membeli makanan dan minuman untuk
menjamu para pekerja kilang yang menghadiri taklimat tersebut. Hal
tersebut tidak perlu dilakukan kerana tidak memberi keuntungan kepada
firma malah hanyalah merugikan sahaja.
e.

Permasalahan Internet
Penggunaan internet amatlah penting di dalam firma ini. Setiap kerja
yang dilakukan akan menggunakan internet kerana perlu diisi secara
online. Masalah yang sering timbul di firma ini adalah talian internet
kerap kali terputus. Hal ini telah menyukarkan sesuatu tugas yang
memerlukan talian internet.

6.2

Cadangan Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

Berdasarkan permehatian saya selama saya berada di firma ini, Saya ingin
memberikan sedikit cadangan terhadap masalah yang timbul di firma ini.
Antaranya adalah :a.

Achi Jaya Plantations Sdn Bhd perlulah menyediakan sebuah lagi mesin
fotostat. Hal ini akan dapat memberikan penjimatan masa yang banyak
apabila mempunyai sebuah lagi mesin fotostat.

b.

Masalah datang lewat ke tempat pekerjaan perlulah diberi perhatian yang

serius oleh semua staf di firma. Penggunaan sistem punch card telah
dilaksanakan namun masalah terus berlaku kerana tiada siapa yang
menegur atau mengambil tindakan selanjutnya. Oleh itu, tugas pihak
atasan untuk mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap staf yang
48

sering lewat ke tempat kerja perlulah dilaksanakan dengan segera supaya

kelewatan ini tidak berlaku lagi.
c.

Staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd perlulah mengambil perhatian

terhadap penggunaan elektrik di dalam pejabat. Perkara ini tidak boleh
diambil ringan kerana melibatkan seluruh bangunan pejabat terputus
bekalan elektrik. Oleh itu, setiap kali menggunakan sesuatu bahan
elektronik, perlulah ditutup suis dan menanggalkan plug apabila telah
selesai menggunakannya. Penggunaan plug yang berlebihan juga perlu
dikurangkan bagi mengambil langkah keselamatan warga staf di Achi
Jaya Plantations Sdn Bhd.

d.

Perbelanjaan yang melibatkan firma perlulah digunakan dengan

sebaiknya bagi menjaga keuntungan syarikat. Barang atau perkara yang
tidak begitu penting kepada firma perlulah dielakkan kerana akan
menjadi pembaziran wang firma sahaja. Perkara seperti memberi juadah
kepada pekerja kilang pada setiap kali taklimat untuk keselamatan
perlulah dihentikan kerana taklimat tersebut diadakan dua kali dalam
sebulan. Hal ini telah merugikan firma sekiranya setiap kali taklimat
diadakan, makanan dan minuman akan dibeli menggunakan wang firma.
Oleh itu, Financial Controller perlulah menghentikan perkara seperti ini
agar wang firma tidak dibazirkan begitu sahaja.

49

e.

Talian internet di dalam pejabat tersebut perlu diambil berat oleh unit IT
supaya permasalahan ini dapat diatasi. Modem wifi hendaklah diperiksa
selalu dan jika terdapat kerosakan perlulah diselenggara dengan segera
agar masalah ini tidak berulang lagi. Kerjasama antara staf amatlah
diperlukan agar perjalanan di dalam firma berjalan dengan lancar
sekiranya saling bantu membantu.

50

Lampiran A

Lampiran A menunjukkkan contoh Travelling Claim Form

Lampiran B

Lampiran B menunjukkan contoh Biodata Diri Pekerja Asing

Lampiran C

Lampiran C menunjukkan contoh Invois